Årsmøte i Tromsø badmintonklubb 2012

Transkript

1 Årsmøte i Tromsø badmintonklubb 2012 Sted: Radisson Blu Tid: onsdag 15. februar, klokken SAKSLISTE 1. Godkjenne de stemmeberettigede 2. Godkjenne innkalling og saksliste 3. Valg av ordstyrer, referent og to protokollunderskrivere 4. Årsmelding 5. Regnskap 6. Treningsopplegg og fasiliteter 7. Medlemskontingent Budsjett 9. Valg a. Leder og nestleder b. Kasserer c. To styremedlemmer d. Representant til landsting e. To revisorer f. Valgkomité med en leder og et medlem 10. Pizza og sosialt samvær SAKSPAPIRER 1. Årsmelding 2. Regnskap 3. Styrets forslag til budsjett 4. Styrets forslag til medlemskontingent 5. Valgkomiteens innstilling 6. Styrets forslag til neste års valgkomité, revisorer og representanter på landstinget

2 Årsmelding for Tromsø badmintonklubb Styresammensetning, møtevirksomhet og representasjon På årsmøte ble følgende styre valgt: Leder: Nestleder Kasserer Medlem: Medlem: Merete Andreassen Anja Roth Niemi Sindre Myhr Raymond Ronessen Stig-Inge Johansen Fra høsten 2011 ble Marit Arntzen foreldrekontakt i styret. Hennes oppgaver har primært vært å organisere det praktiske med turneringer ungene deltok på, loddsalg og ellers kontakt mot foreldre. Det ble avviklet 9 styremøter i løpet av Merete Andreassen har vært TBKs representant i styret i Hålogaland Badmintonkrets, Anja Roth Niemi har vært vara. Merete Andreassen har møtt på et ledermøte i Norges badmintonforbund i Oslo, i perioden Handlingsplan Styrets prioriteringer har i stor grad vært styrt av de målsettinger og tiltak som er lagt i handlingsplanen for Gjennom en rekke tiltak legger handlingsplanen opp til fem kortsiktige målsettinger. Her nevnes kort hva som er iverksatt for å realisere disse: 1) Et bedre aktivitetstilbud til medlemmene Styret har vært velfungerende i løpet av perioden, men vi ser at det kan være gunstig med sterkere arbeidsfordeling innad i styret med det høye aktivitetsnivået klubben har nå. Vi har forsøkt å sørge for at nye medlemmer blir tatt i mot på trening, samt sikre kommunikasjonsflyt gjennom nettside og folder. Folderen har imidlertid ikke vært delt ut høstsemesteret nye rutiner for folder og innkreving av kontingent vil bli iverksatt i

3 2) Øke aktivitetsnivået i klubben Turneringsdeltagelsen har vært god dette året, vi har etablert rutiner for økonomisk støtte og reiseledelse der barn/ungdom deltar. TBK har arrangert to turneringer i 2011, men vi har ikke fått til lagserie/-kamp ennå. Vi var ikke involvert i Arctic Open i 2011, men dette engasjementet er tatt opp igjen i ) Jobbe fram kontakt med kommunen og idrettsrådet i forhold til bedre utstyr i hallen Styret har hatt utstrakt kontakt med Idrettsrådet, særlig i forhold til innkjøp av nytt utstyr og treningstimer. Vi håper på utvidete treningstimer fra høsten Etter en lang og omstendelig prosess var 7 nye stolper og nett endelig på plass i hallen i februar Vi jobber nå for bedrete oppbevaringsmuligheter for utstyret som eies av kommunen. Vi jobber for ny oppmerking av banene på sikt. TBK disponerer to skap for oppbevaring av eget utstyr. Tellekasser er innkjøpt. 4) Øke antall medlemmer, særlig gruppen under 18 år Som rekrutteringstiltak ble det tidlig i 2011 hengt opp plakater på kjøpesentre, butikker og skoler. Det ble også kjørt nybegynnerkurs i januar, der det ble gitt rabatt på innmelding i etterkant. Det ble gjort forsøk med «Badminton i Skolen» (se nedenfor). Medlemsveksten har imidlertid vært så stor i løpet av året at på grunn av kapasitetsproblemer har vi vært nødt til å nedprioritere ytterligere rekruttering. 5) Barn som kommer på trening skal ivaretas av de voksne, og det skal skapes et sosialt fellesskap mellom barna Det er utviklet et eget treningsopplegg på torsdager der barn/unge ivaretas av to kompetente trenere (se nedenfor). Vi har imidlertid ikke lykkes å engasjere flere voksne på disse treningene. I 2012 vil vi stimulere til at de voksne i større grad inviterer barn/unge til spilling utover det organiserte opplegget. I løpet av 2012 vil styret jobbe videre for å realisere de tiltakene som foreløpig ikke er iverksatt, i arbeidet for å nå handlingsplanens langsiktige målsettinger. 3. Medlemsutvikling og kontingent Klubben har pr totalt 50 medlemmer, hvorav 28 er over 18 og 22 under 18 år. Det har altså vært en dobling av medlemstallet i løpet av Kontingentsatsene har vært kr 700 for voksne og kr 400 for barn. 4. Treningsforhold og treningstimer Treningene er lagt til Hall B i Tromsøhallen. På vårsemesteret var treningstidene: Tirsdager Torsdager

4 Til tross for at vi søkte om to timer tre ganger i uka, og ønsket oss trening tidligere på ettermiddagen av hensyn til barna i klubben, ble antallet treningstimer redusert fra høstsemesteret. De tildelte treningstimene ble også lagt seinere på kvelden. Ordinære treningstimer var da: Tirsdager Torsdager Etter å ha signalisert vår misnøye med de nye treningstidene fikk vi tildelt 1,5 timer på de søndager når hallen ikke er utleid, kl Vi har hatt løpende kommunikasjon med Idrettsrådet med hensyn til den dårlige kapasiteten på treningene og de ugunstige treningstidspunktene, og har tro på at vi vil bli prioritert ved neste tildeling. 5. Treningsopplegg Første halvår 2011 var det 5-10 barn på torsdagstreningene. Ansvarlig trener var Merete Andreassen. Noen av ungene hadde spilt en stund og lært en del badminton, og nye unger kom til etter hvert. Utfordringen ble å få til et opplegg som tok hensyn til ulikt ferdighetsnivå. På høsten delte vi inn i to grupper på barnetreningen; en for viderekommende og en for nybegynnere. Det har vært inntil 15 deltagere på disse treningene. Erling Johansen har hatt ansvar for viderekommendegruppen og Merete Andreassen for nybegynnerne. Fra oktober overtok Erik Wåland som trener for nybegynnerne. Alle disse har Trener-1-kompetanse. Styret er meget fornøyd med å ha fått på plass denne ordningen. Det er særlig viktig med stabile trenere ettersom klubben er i en oppbygningsfase, og utdanning av barn og unge er helt vitalt for at klubben skal være levedyktig. For å understreke dette har styret vedtatt en kompensasjonsordning for trenerne, der hver trener kan få utstyr eller reisekostnader dekket etter eget valg for inntil 2000 pr. år. Styret ber om godkjenning fra årsmøtet for å videreføre denne ordningen. Det har så langt ikke vært mulig å få til organisert trening for seniorer grunnet mangel på trenere. På grunn av økning i medlemstall ble det på høsten stadig flere på treningene og derav utfordring med å få plass på bane til alle. Det ble forsøkt rulleringsordninger og hovedsakelig doublespill, med vekslende suksess. Ut fra diskusjon på årsmøtet vil styret i 2012 fokusere på hvordan kapasitetsproblemene kan løses best mulig; kortsiktig ved fleksibilitet og samarbeid på treningene, og langsiktig ved å få økt timetall for treninger for neste sesong. 3

5 6. Turneringsavvikling Vi har arrangert to turneringer: Bymesterskapet: Ble arrangert i april, en uoffisiell turnering for byens to registrerte klubber, samt to bedriftslag. Her fikk vi erfaring med arrangement i forkant av vår første offisielle turnering. 40 spillere deltok. Tromsøpalmen: Til denne turneringen hadde vi 52 påmeldte fra 9 klubber. Arrangementet forløp uten problemer og TBK fikk gode tilbakemeldinger på opplegget fra besøkende klubber. Under begge arrangementer var innsatsen fra foreldregruppa svært viktig. Foreldrene var ansvarlige for kafédrift og var delaktig i bemanning av sekretariatet. 7. Turneringsdeltagelse Klubben har hatt deltakere på følgende turneringer: Arctic Open januar Tromsø Kretsmesterskap februar Harstad Veteranmesterskapet mars Askøy Polarfjäderen mars Kiruna Bymesterskapet 30. april Tromsø Midnight Sun Open mai Hammerfest Tromsøpalmen september Tromsø Barents Open oktober Kirkenes Polarcirkel cup november Bodø Deltageravgift for barn og ungdom har blitt dekket av klubben. Der barn og ungdom har reist til turneringer har klubben dekket opphold og reise for reiseleder. Ungdommene har betalt en egenandel på 500,-. Foreldre har vært med på turneringene i Kiruna og Bodø. TBK har oppnådd gode resultater i ungdomsklassene, og hevder seg godt i seniorsammenheng i landsdelen. Vi har imidlertid foreløpig få A-spillere i klubben, og kan også med fordel utvikle flere damespillere. Som kuriositet kan nevnes at TBK fikk sølv i Norgesmesterskapet for veteraner (V1) i Kurs og treningssamlinger 29. november fikk vi trener-2 Tove Laila Ingebrigtsen fra Båtsfjord til å lede en treningssamling for klubbens medlemmer. 12 meldte seg på denne og ga positive tilbakemeldinger på at det hadde vært lærerikt og nyttig. Vi satser på å få til flere samlinger av denne typen også neste sesong. 4

6 Det har ikke vært avholdt andre treningssamlinger eller trener-1-kurs i vår krets dette året. Det ble avholdt et kurs for nybegynnere i januar med 19 deltagere og 6 instruktører/hjelpere. Merete og Anja var ansvarlige for kurset. I følge handlingsplanen skulle kurs være avholdt to ganger pr. år, dette ble ikke fulgt opp på grunn av kapasitetsproblemer. TBK gikk til innkjøp av en strengemaskin våren 2011, og Raymond Ronessen ble kurset i hvordan bruke denne av eksperter fra Sport Modern i Sandefjord. Klubben subsidierer utstyr til strenging, mens Raymond får personlig kompensasjon på kr 150 fra de som eier racketen som skal strenges. I følge handlingsplan skal ungdommer sendes på årlig treningssamling i Saariselkä. Dette ble ikke gjennomført fordi arrangørene krever deltagelse av trener en hel uke, noe ingen av trenerne hadde mulighet til. I 2012 vil vi undersøke mulighet for å sende ungdommer på andre treningssamlinger. Forbundet har vedtatt at klubbene skal ha minimum én kretsdommer i forbundets «dommerpool» for å kunne delta på nasjonale mesterskap. TBK har planer for å få dette gjennomført i Nettside og kommunikasjon Sindre Myhr har vært ansvarlig for utvikling og drift av hjemmesiden tromsobk.no. Siden har blitt betydelig oppgradert i løpet av året og er det primære kommunikasjonsmidlet mellom styret og medlemmer utenom personlig kommunikasjon på treningene. Blant annet legges alle referater fra styremøtene, avisoppslag, beskjeder og bilder fra turneringer ut her. Tromsø badmintonklubb sin Facebook-side benyttes også ofte, og har nå 60 «likere». Det ble utviklet en folder med informasjon om TBK, treningsopplegg og rutiner, som skal deles ut til alle medlemmer i klubben. Dette fungerte godt i vårsemesteret, men ble ikke fulgt opp utover høsten. Fra høsten 2012 vil styret satse på å distribuere folderen sammen med giro for kontingentbetaling. Informasjon om kommende sesong og aktuelle turneringer skal være sentralt i tillegg til generell informasjon om klubben. 10. TBK i lokalsamfunnet Presseoppslag TBK ble omtalt i itromsø og Nordlys i forbindelse med Arctic Open 2011 og Barents Open i Kirkenes (se nettside for faksimile). Samarbeid med TSI TBK samarbeidet med TSI om avvikling av Bymesterskapet (særlig i forhold til opplæring i bruk av CupAssist) og nybegynnerkurset (deltagelse av hjelpeinstruktører). 5

7 «Badminton i Skolen» Dette er et prosjekt i regi av Norges badmintonforbund som vi forsøkte på to skoleklasser ved Grønnåsen ungdomsskole. Instruktører fra klubben var Merete Andreassen, Anja Niemi og Raymond Ronessen. Formålet var å reklamere for badmintonsporten og rekruttere barn til klubben. Vi opplevde at det var vanskelig å engasjere elevene for sporten i løpet av en gymtime, og ingen av deltakerne møtte heller opp til trening i klubben i etterkant. Norges badmintonforbund sendte oss, som en del av prosjektet, en racketbag med 15 nybegynnerracketer som vi har lånt ut til nye medlemmer i etterkant. 6

8 Resultatregnskap for Tromsø badmintonklubb, 2011 Inntekter Medlemskontingent Egne kurs/turneringer netto Ekstern støtte SUM inntekter Utgifter Avgifter og lisenser, NBF Kjøp av utstyr Turneringsstøtte Diverse utgifter Tap på salg Styrereiser/kurs/møter SUM utgifter Netto overskudd Til egenkapital Eiendeler Bank Kontanter Utstyr for salg Baller for salg Fordringer Egenkapital og gjeld Egenkapital Gjeld , , , , , , , , , , , , Noter

9 Noter til resultatregnskap for Tromsø badmintonklubb, fra grasrotandelen, 6000 i lokale aktivitetsmidler, resten er fra NBF sitt landslotteri, som for enkelhets skyld ble lagt under denne posten. 2. Inkluderer strengemaskin, strenger, poengtavler og førstehjelpsskrin. 3. I all hovedsak reise, overnatting og påmeldingsavgift, fratrukket egenandel, for ungdommene og reiselederne på Barents open og Polarsirkel cup. 4. Årsmøteutgifter, styremøteutgifter og betaling til trenerne er inkludert her. 5. Det er lagt opp til at baller selges vesentlig billigere enn innkjøpspris, men likevel er posten noe større enn den burde vært, grunnet manglende innbetaling for mottatte ballrør. De som har unnlatt å betale har senere sluttet. Det var også problemer med å ha oversikt over hvem som mottok ballrør for utsatt betaling grunnet mangende rutiner. Det er tatt tak for å få orden på dette, og styret har per god kontroll over ballsalget. Tiltak inkluderer at vi har én person som er ansvarlig for ballsalget, samt at vi unngår etterskudssbetaling. 6. Utgifter til strengekurs i Sandefjord og NBF ledermøte i Oslo. 7. Det er ikke foretatt varetelling på dette utstyret per Også her har det vært problemer med innbetaling fra enkelte, og dårlige rutiner for registrering av hvem som mottar utstyr. Det er satt igang konkrete tiltak for å få orden på dette. Det er lagt inn mulighet for styret til å registrere fordringer gjennom nettsiden. 8. Ikke utbetalt grasrotandel (24700) og ikke betalt påmeldingsavgift fra Tromsøpalmen (2975) utgjør mesteparten av dette. Påmeldingsavgiften er betalt og grasrotandelen mottatt per

10 Regnskap for Tromsøpalmen, 2011 Bilag Inntekter TP1 Ballsalg (kontant) kr 3 550,00 TP1 Ballsalg (bank) kr 300,00 TP1 Ballsalg (Skyldig) kr 150,00 TP2 Påmelding (kontant) kr 1 025,00 TP3 Påmelding (bank) kr 5 575,00 - Påmelding (skyldig) kr 2 975,00 TP4 Café kr 5 471,50 SUM kr ,50 Bilag Utgifter - Varekosnt. baller kr 4 425,00 TP5 Halleie kr 7 360,00 TP6 Premier kr 4 424,25 TP7 Varekosnt. café kr 2 944,50 SUM kr ,75 Sum netto -kr 107,25

11 Styrets forslag til budsjett for Tromsø badmintonklubb, 2012 Generelt Inntekter Medlemskontingent voksen Basert på dagens medlemstall Barn/ungdom Basert på dagens medlemstall Student Basert på dagens medlemstall Landslotteriet max, minus for usolgte lodd Grasrotandelen Basert på det vi har fått hittil i år Lokale aktivitetsmidler 5863 Det vi fikk i fjor SUM Utgifter Spillerlisenser voksne NBF Innrapportert medlemstall Spillerlisenser barn, NBF Innrapportert medlemstall Klubbavgift NBF Abonnementsavgift, NBF -700 Kjøp av utstyr Turneringsnett og strengeutstyr Årsmøte kr i leie, 1500 for pizza Styremøter Legger opp til at noen av styremøtene kan inkludere mat Tap på salg Ca. det fra i fjor Styrereiser/kurs/møter Det vi brukte i fjor + litt til Diverse utgifter Det vi brukte i fjor Kompensasjon for trenerjobb Jf. Årsmelding Ekstra treninger 4*4T Leie av hall SUM Egne turneringer/kurs Arctic Open Netto café arctic open 4761 Dette er allerede mottatt Overskudd Arctic Open 8000 Foreløpig, avventer tall fra Jørgen Påmeldingsstøtte Arctic Open For ungdommene SUM Bymesterskapet Netto café bymesterskapet 2000 Basert på fjorårets café Påmelding bymesterskap i fjor + ungdommene Baller bymesterskap -300 Torurnament og A07 selges til 150,- Premier bymesterskap Litt mer enn det vi betalte i fjor Halleie bymesterksap timer á 295 Påmeldingsstøtte bymesterskapet For ungdommene SUM 2045

12 Tromsøpalmen Netto café Tromsøpalmen 2500 Basert på fjorårets café Vi fikk inn 9575 på dette i fjor, i tillegg til Påmelding Tromsøpalmen ungdommene som ikke betalte Baller Tromsøpalmen -500 Torurnament og A07 selges til 150,- Regner med dette blir billigere enn Premier Tromsøpalmen fjorårets Halleie Tromsøpalmen Det vi betalte i fjor Påmeldingsstøtte Tromsøpalmen For ungdommene SUM 640 Nybegynnerkurs Påmelding nybegynnerkurs i fjor, skal dette være gratis? Halleie nybegynnerkurs i fjor SUM Eksterne turneringer Reiseleder + trener (maks egenandel større Reisestøtte kretsmesterskapet enn utgifter) Reisestøtte Kiruna 10 B 2 V Reiseleder + trener + ungdommene egenandel Reisestøtte Båtsfjord 10 B 2 V Reiseleder + trener + ungdommene egenandel Reisestøtte Polarsirkel cup 10 B 2 V Reiseleder + trener + ungdommene egenandel Reisestøtte barents open 10 B 2 V Reiseleder + trener + ungdommene egenandel Reisestøtte hadselsmashen Reiseleder + trener (maks egenandel større enn utgifter) SUM Påmeldingsstøtte KM Påmeldingsstøtte Kiruna 10 B Voksne + ungdommene Påmeldingsstøtte Båtsfjord 10 B Voksne + ungdommene Påmeldingsstøtte Hammerfest 10 V For de voksne Påmeldingsstøtte polarsirkel cup 10 B Voksne + ungdommene Påmeldingsstøtte barents open 10 B Voksne + ungdommene Påmeldingsstøtte hadselsmashen 10 B Voksne + ungdommene Påmeldingsstøtte veteranmest. 4 V Voksne SUM NETTO -2541

13 S a k 7 : M e d l e m s k o n t i n g e n t Forslag til vedtak: For sesongen fastsettes medlemskontingenten til kr 700 for personer over 18 år og kr 400 for personer under 18 år. Studenter betaler kr 500. Kontingenten skal betales ved s t a r t a v n y s e s o n g.

14 Valgkomitéens innstilling for nytt styre Leder: Merete Andreassen Nesteleder: Anja Niemi Kasserer: Sindre Myhr Styremedlem: Raymond Ronessen Styremedlem: Morten Markussen For valgkomitéen Roar Larssen

15 Sak 9d: Styrets forslag til representanter til Landstinget Forslag til vedtak: Til Landstinget 2012 velges følgende representanter Sak 9e: Styrets forslag til revisorer Forslag til vedtak: Som revisorer for regnskap 2012 velges Sak 9f: Styrets forslag til valgkomité til årsmøtet 2012 Forslag til vedtak: Til valgkomité for årsmøtet 2013 velges leder: Marit Arntzen medlem: Ståle Åbotsvik.