STUDIESTEDSSTRUKTUR DELPROSJEKT 1

Transkript

1 Arkivsak-dok. 17/ Saksansvarlig Anita Eriksen Saksbehandler Per Arne Skjelvik Saksgang Møtedato STUDIESTEDSSTRUKTUR DELPROSJEKT 1 Forslag til vedtak: Styret tar arbeidet og leveransen fra delprosjekt 1 i studiestedsprosjektet til orientering. 15

2 Saksframstilling Bakgrunn Det vises til styresak 24/18 Revidert mandat for prosjektet framtidig studiestedsstruktur hvor styret ber om at det rapporteres til styret etter hvert som problemstillinger defineres og viktige analyser foreligger. Delprosjekt 1 - Datainnsamling og analyse - har levert et sett med indikatorer som dokumenterer aktiviteten på studiestedene. Det gis en orientering om arbeidet og leveransen fra delprosjektet i denne saken. Indikatorer Delprosjektet skal levere et sett med indikatorer som dokumenterer utvikling og status for aktiviteten på de ulike studiestedene. Prosjektgruppen er en intern datainnsamlings- og analysegruppe og består av følgende personer: Prosjektleder Per Arne Skjelvik (prosjektleder) Helge Restad ( Organisasjon) Irene Andreassen (Forskningskvalitet) Lars Røed Hansen (Utdanning) Gruppen engasjerer selv ytterligere interne ressurser etter behov. Indikatorene omfatter både faglig og administrativ aktivitet og synligjør volum, kvalitet og økonomi knyttet til studiestedene. Aktivitet i 2017 er utgangspunktet for dokumentasjon av status, mens utviklingen i indikatorene kan gå så langt tilbake som til Indikatorene baseres på fakta/observasjoner. Gruppen skal ikke analysere eller tolke indikatorene utover det som er nødvendig for å knytte informasjonen til ulike studiested. Det samlede settet med indikatorer skal gi et grunnlag for senere å analysere og tolke følgende forhold ved studiestedene: a) Bidrar aktiviteten på studiestedene til å realisere strategi 2020? b) Hvor god er kvaliteten i utdanning- og forskningsaktiviteten på studiestedene? c) Hvor attraktive er studiene og hvor stor er etterspørselen fra studenter på studiestedene? d) Hvor attraktiv er studiestedene for vitenskapelig personale? e) Hvor kostnadseffektiv er studiestedene? 16

3 Metode Ved oppstart i januar 2018 fikk delprosjektet et forslag til et sett med indikatorer som skulle leveres. Prosjektgruppen har brukt dette som utgangspunkt for arbeidet, men har løpende vurdert hvilke indikatorer som totalt sett gir den beste dokumentasjonen av aktiviteten på studiestedene. Det har blitt lagt vekt på at indikatorene skal: omfatte både faglig og administrativ aktivitet synligjøre volum, kvalitet og økonomi baseres på fakta/observasjoner Bredden i indikatorene er stor og prosjektgruppen har benyttet mange ulike ressurser fra organisasjonen for å samle inn fakta/observasjoner. Om lag 20 personer fra fellesadministrasjonen og fakultetene har vært engasjert utover de fire faste deltagerne i prosjektgruppen. Prosjektgruppen har løpende informert om arbeidet i overordnet prosjektgruppe, strategisk ledergruppe og i IDF. Informasjon om indikatorene er lagt inn i en database som vil være et grunnlag for et overordnet virksomhetsstyringssystem for Nord universitet. Databasen er designet og organisert i fakta- og dimensjonstabeller. Databasen inneholder 19 faktatabeller og 14 dimensjonstabeller. Rapportering og presentasjon av indikatorene kan med dette gjøres fleksibelt og på et stort antall måter. Prosjektgruppen har ikke tolket indikatorene utover det som har vært nødvendig for å knytte informasjonen til ulike studiested. Delprosjektet har ikke vurdert alternative modeller for studiestedsstruktur eller testet hypoteser om studiestedene. Det samlede indikatorsettet som delprosjektet legger fram nå er et grunnlag for videre bearbeiding i de andre delprosjektene i prosjekt framtidig studiestedsstruktur. Det vil sannsynligvis bli behov for å jobbe videre med og evt utvide indikatorsettet etter hvert som de andre delprosjektene kommer i gang og behovet for informasjon blir mer spesifisert. Noen utfordringer Arbeidet med innsamling av indikatorene har medført noen utfordringer: Få indikatorer har en klar kobling mot studiested, dvs studiested mangler som dimensjon i datasystemene. Dette krever manuelt arbeid og delvis tolkning av informasjon for å knytte indikatorene til studiested. Medarbeidere er tilsatt på ett studiested (kontorsted), men mange arbeider på tvers av geografi/studiesteder og er i realiteten ikke knyttet til ett bestemt studiested. Dette forsterkes av pågående digitalisering hvor fysisk arbeidssted får mindre betydning. 17

4 Ny organisasjon og felles systemer var først på plass Dette gjør at historikk er vanskelig tilgjengelig. Felles systemer mangler fortsatt på noen områder og relevant og sammenlignbar informasjon er derfor vanskelig tilgjengelig (eks administrasjon av praksis) Selv om vi har innført felles systemer brukes de fortsatt noe ulikt i organisasjonen og informasjonen har variabel kvalitet (eks FS studieadministrativt system). Noe av informasjonen er «privatisert» i regneark og lokale systemer. Kvalitetssikring Kildene til indikatorene er av ulik karakter og kvalitet. Kvalitetssikring har i stor grad vært gjort av de enkelte medarbeiderne som har innhentet informasjon, basert på deres fagkunnskap og erfaring fra området. I den grad det har vært mulig har indikatorene blitt avstemt/kontrollert mot eksterne databaser/systemer, dette gjelder primært DBH. Noen av indikatorene har blitt forkastet pga for lite utvalg og/eller dårlig kvalitet. Selv om det har vært utfordringer med innsamling av indikatorene mener likevel delprosjektgruppen at det samlede indikatorsettet gir et godt bilde på aktiviteten som er på studiestedene. Ytterligere kvalitetssikring av indikatorene gjøres etter spesifikasjon fra de andre delprosjektene som kan signalisere hvilke indikatorer som er spesielt kritiske for videre arbeid. Historikk Tilgangen til historiske data som kan knyttes opp mot studiested har vært begrenset og/eller kostbar å fremskaffe, og prosjektgruppen har i første omgang valgt å dokumentere indikatorer kun fra Prosjektgruppen avventer videre innsamling av historiske data til de andre delprosjektene i prosjekt framtidig studiestedsstruktur framlegger hvilke områder det er behov for å dokumentere historikk. Økonomi Prosjektgruppen har beregnet faste driftskostnader som er direkte knyttet til de fysiske studiestedene. Dette omfatter primært husleie, strøm og andre faste driftskostnader samt kostnader knyttet til de årsverkene som er direkte knyttet til studiestedet (renhold og drift). Resterende kostnader er i stor grad enten uavhengig av studiested eller det er årsverkskostnader (faglige og administrative) som bare i varierende grad i praksis er knyttet til ett enkelt studiested. En eventuell fordeling av totale driftskostnader til de ulike studiestedene og videre økonomiske analyser avventes til ulike alternativer/hypoteser er laget av de andre delprosjektene. 18

5 Leveranse Leveransen fra prosjektgruppen er som beskrevet over en strukturert database med indikatorer, organisert i fakta- og dimensjonstabeller. De fleste indikatorene kan inngå i enkle, sammenlignbare beregninger som viser ulike forholdstall ved studiestedene, for eksempel antall kvadratmeter/antall studenter. Et begrenset antall forholdstall er lagt inn i databasen så langt, men dette kan utvides løpende i prosjektet videre etter behov. Databasen er velegnet for dynamisk analyse og presentasjon av indikatorene. Dette gir et grunnlag for å vurdere gjensidig utelukkende alternativer eller hypoteser som kommer senere i prosjektet. Rapportering og presentasjon av indikatorene kan med dette gjøres fleksibelt og på nesten ubegrenset antall måter. Fordi vi har så mange dimensjoner er det flere måter å presentere indikatorene på. Under viser vi noen få eksempler, i styremøtet vil vi vise et større utvalg av eksempler. Faktatabeller Faktatabellene inneholder de observasjonene/hendelsene som indikatorene gjenspeiler. Faktatabellene inneholder kun tall samt relasjoner til dimensjonstabellene. Tallene reflekterer både volum, kvalitet og kostnader. Oversikt over indikatorene i faktatabellene vises i tabell 1 under. 19

6 Aktivitet Faktatabell Indikator Undervisning Studieprogrammer Antall Studieplasser Undervisning Søkere Totalt 1. prioritet Kvalifiserte Kvalifiserte 1. prioritet Gitt tilbud Svart Ja Møtt Registrert Studierett Snittkarakter inn Undervisning Produksjon Helårsekvivalenter Studenter Undervisning Praksisopphold Antall Varighet Undervisning Internasjonalisering Innreisende studenter Utreisende studenter Undervisning Eksamen Antall oppmeldt Antall møtt Undervisning Fullførte studier Kandidater (gradsgivende studier) Andre studier Undervisning Kvalitet Snittkarakter ut Strykprosent Undervisning Studentvelferd Kantineomsetning Bokhandel omsetning Leieinntekter hybel/leilighet Utleieenheter Barnehagebarn Undervisning Studenttilfredshet Antall svar Tilfredshet alt i alt Forskning Doktorgrader Antall Forskning Prosjektsøknader Beløp (søkt) Beløp (innvilget) Forskning Prosjektaktivitet Beløp (prosjektkostnader) Forskning Publisering Nivå 1 Nivå 2 Annen aktivitet Årsverk Antall Annen aktivitet Stillinger Antall Annen aktivitet Drift studiested Antall kvadratmeter (M2) Husleiekostnad Total driftskostnad Annen aktivitet Bibliotek Brukere Utlån Besøk Kurs Annen aktivitet Ledige stillinger Stillinger Søkere Tabell 1: Faktatabeller 20

7 Dimensjonstabeller Dimensjonstabellene inneholder egenskaper som beskriver indikatorene og som gjør dynamiske analyser (slice and dice) mulig. Alle indikatorene har en relasjon til de to konforme dimensjonstabellene Studiested og Enhet (institusjon, avdeling, fakultet). Det betyr at alle indikatorene kan analyseres/presenteres med Studiested og/eller Enhet som dimensjon i tabeller/grafer. Forøvrig har indikatorene relasjoner til en rekke ulike dimensjoner avhengig av type indikator. Eksempler på andre dimensjoner er: Studieprogram Stillingskode Kompetansenivå Alder Kjønn Finansieringskilde Prosjekttype Eksamensform Eksempler på presentasjon av indikatorer og forholdstall følger under. BODØ LEVANGER NESNA STEINKJER NAMSOS MO I RANA STJØRDAL VERDAL SANDNESSJØEN VESTERÅLEN LEKNES USPESIFISERT OPPDAL SNÅSA NARVIK MOSJØEN KIRKENES TYSFJORD GRANÅSEN TROMSØ MERÅKER M Graf 1: Indikator: Antall kvadratmeter lokaler fordelt på studiested

8 35 M2 pr student Graf 2: Forholdstall: Kvadratmeter pr student på studiested 1400 Fullførte studier Kandidater Andre Graf 3: Indikator: Fullførte studier fordelt på studiested 22

9 Kandidater/UFF-årsverk ,5 4,0 4,3 4,2 3,5 3,0 2,5 2,9 2,8 2,7 2,4 2,3 2,0 1,5 1,0 0,5-1,2 0,9 Graf 4: Forholdstall: Kandidater pr faglig årsverk fordelt på studiested 250 Publikasjonspoeng Nivå 1 Nivå Graf 5: Indikator: Publikasjonspoeng fordelt på nivå og studiested 23

10 0,60 0,56 Publikasjonspoeng/UFF-årsverk ,50 0,40 0,33 0,30 0,20 0,10 0,25 0,22 0,20 0,18 0,13 0,12 0,10 - Graf 6: Forholdstall: Publikasjonspoeng pr faglig årsverk fordelt på studiested 24