Årsmøte i Tevellia Hytteeierlag

Transkript

1 Årsmøte i Tevellia Hytteeierlag Teveltunet lørdag 17. oktober 2009 kl SAKLISTE: 1. Styrets beretning 2. Revidert regnskap 3. Innkomne saker 4. Godkjenning av budsjett 5. Valg

2 Årsmelding for perioden fra styret i Tevellia Hytteeierlag Styret har i perioden bestått av: Leder: Sekretær: Kasserer: Styremedlem/veilagsleder: Varamedlem: Roger Almvik Halvor Hjelm-Hansen Morten Grønli Erling Mathisen Rune Ottersbo Revhaug Det har i perioden vært avholdt 7 styremøter (referat er fortløpende sendt til medlemmene pr. e-post). I tillegg har det blitt avholdt to ekstraordinære møter vedrørende vannforsyningen samt to enkeltmøter med Meraker Brug ad samme sak. En befaring i feltet sammen med Meraker Brug vedrørende veienes beskaffenhet og evt. framtidig trasé for ny vanntilførsel er også gjennomført. For øvrig har styrets medlemmer hatt hyppig kontakt via telefon og ikke minst e-post i perioden. Enkelte medlemmer av de ulike underutvalg har deltatt på noen styremøter. Innledning Denne årsmeldingen vil ikke gå i detaljer på de enkelte saker styret har behandlet i perioden, styrereferater kan forevises for årsmøtet og er som nevnt ovenfor sendt ut på e-post. Som vanlig har styret i hovedsak beskjeftiget seg med saker som omhandler veiene i feltet samt vannforsyningen. Sistnevnte vil for øvrig fremmes som egen sak på årsmøtet. Vei På siste årsmøte ble det vedtatt at gjeldende standard på vedlikehold, brøyting og strøing skulle videreføres og at avtale med vår faste leverandør av disse tjenestene skulle forlenges med justering for pris samt inkludering av p-plasser ved E-14. Dette har fungert tilfredsstillende også inneværende periode. Veistumpen inn til pumpehuset er utbedret og gjort bredere slik at det kan kjøres med bil helt fram til pumpehuset (samt forhindrer uønsket parkering på nabotomta). Videreføring av Fellesvei 1 til hyttene helt øst i feltet har lenge vært planlagt men blitt utsatt i påvente av bebudet veibekostning av Vinmonopolet. Sistnevnte er blitt purret flere ganger av styret, men på vårt initiativ har Meraker Brug sendt inn søknad til Meråker kommune om endring av reguleringsplan og følgelig at alt ligger til rette for hurtig iverksettelse så snart eier av Pol-hytta bestemmer seg for å gjennomføre sine veiplaner. I juni ble det gjennomført en befaring på alle veiene sammen med Meraker Brug. Vedlikehold og utbedring av veinettet vil bli gjennomført før vinteren i henhold til de feil og mangler som ble avdekket under denne befaringen. Store deler av dette vil bli bekostet og gjennomført av

3 Meraker Brug som en del av overtakelsesavtalen samt de skader som påføres veinettet som følge av hytteutbyggingen i feltet. Styret foreslår at det lages en vedlikeholdsplan for alle veiene i feltet for å sikre best mulig forutsigbarhet vedrørende lagets utgifter til vei samt sikre god standard også i årene framover. Vann Også i inneværende periode har vanntilførselen vært variabel tross iherdig innsats fra enkelte medlemmer av laget. Uheldigvis så fikk vi en teknisk feil i elektronikken samtidig som den første frosten kom sist vinter med det som følge at deler av rørnettet frøs til og følgelig manglende vann i rørene også hos de som vanligvis har vann året gjennom. En annen grunn til at vanntilførselen varierer er at uautoriserte tar seg til rette både i pumpehuset og med stenge/åpne-kranene i feltet. Etter visse justeringer i vår/sommer ser det derimot ut til at hele feltet har hatt stabil og god vanntilførsel. Det er foretatt vannprøver i henholdt til plan og vannet viser glimrende kvalitet. Enkelte har undret seg over at det legger seg et hvitt belegg i kjeler og kar, men dette skyldes det høye kalkinnholdet og er helt ufarlig. Etter pålegg fra forrige årsmøte har styret jobbet med å utrede mulighetene for ny vanntilførsel (nye rør) for hele feltet. Dette arbeidet har dessverre tatt lengre tid enn både planlagt og ønsket, men dette er et stort prosjekt som krever både grundighet og samarbeid med flere instanser og etater. Styret har valgt å samarbeide nært med Meraker Brug både av praktiske og økonomiske årsaker. Ett møte samt en befaring sammen med representanter for Bruket har blitt gjennomført og det er godt håp om at sistnevnte vil bidra økonomisk i prosjektet. Styret har videre valgt å samarbeide/leie inn et eksternt prosjekteringsfirma, Trønderplan, for å få et kravspesifikt grunnlag for hele prosjektet og i forhold til anbudsinnhenting. Dette siste fremmes som egen sak til årsmøtet. Økonomi Økonomien i hyttelaget er god og vi har opparbeidet oss en egenkapital som gir trygghet for uforutsette utgifter for laget. Annet I samarbeid med områdets øvrige hyttelag har mulighetene for tråkking av skiløyper i området blitt utredet. Tre interessenter har gått sammen om å kjøpe tråkkemaskin og styret har innvilget inntil kr som tilskudd til drift. Styret har anskaffet et regnskaps- og kartotekprogram. Det er viktig at alle gir beskjed til styret om endringer i adresse, telefonnr og epost! Lederen vil takke medlemmene av styret for godt og konstruktivt samarbeid i perioden. Trondheim:

4 REGNSKAP TEVELLIA HYTTEEIERLAG Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap INNTEKTER INNTEKTER INNTEKTER INNTEKTER Kontingent Kontingent Kontingent Kontingent Renter 30 Renter Renter Renter SUM SUM SUM SUM UTGIFTER UTGIFTER UTGIFTER UTGIFTER Vannanlegg Vannanlegg Vannanlegg Vannanlegg Veinett Veinett Veinett Veinett Årsmøte Årsmøte Årsmøte Årsmøte Veilys Veilys - Veilys Veilys - Porto Porto Porto Porto Diverse Diverse Diverse Diverse SUM SUM SUM SUM RESULTAT RESULTAT RESULTAT RESULTAT Eiendeler bankkonto pr 1/ Eiendeler bankkonto pr 1/ BUDSJETTFORSLAG TEVELLIA HYTTEEIERLAG Noter til budsjett INNTEKTER *Kontingent Antall Beløp Kontingent* Ordinær (vann & vei) (kr 2 500): Renter Vei (kr 2 000,-) SUM Bedrift (kr 5 000,-): Inntekt kontingent UTGIFTER **Drift vannanlegg Vannanlegg** Strøm pumpehus Veinett*** Festeavgift pumpehus Årsmøte Diverse (vannprøver, forsikring, koplinger/rør/etc) Admin Prosjektering nytt vannanlegg SUM Sum vannanlegg RESULTAT ***Drift veinett - Snøbrøyting (12 500,- per mnd x 6 mnd) Eiendeler bankkonto pr 1/ Vedlikehold av veinett (stasjonsvei + annet) Sum veinett

5 Sak til årsmøtet Tevellia Hytteeierlag, Utredning av nye vannledninger i hyttefeltet: Viser til årsmelding 2009 vedrørende bakgrunnsinformasjon for dette forslaget. Styret i hytteeierlaget 2008/09 foreslår følgende: Styret i Tevellia hytteeierlag gis fullmakt til å videreføre samarbeidet med Trønderplan as og Meraker Brug om et forprosjekt for legging av nye frostfrie vannledninger i hyttefeltet. En eventuell iverksetting av hovedprosjekt skal godkjennes av lagets medlemmer ved uravstemning. For styret Roger Almvik

6 Valgkomitéens innstilling til valg i Tevellia Hytteeierlag Årsmøtet for Leder Roger Almvik Ingen forslag Styremedlemmer Morten Grønli (kasserer) Gjenvelges for 1 år Halvor Hjelm-Hansen (sekretær) Erling Mathisen (veilag) Varamedlem Rune Ottersbo Revhaug Jorun Lundemo, for 2 år Vassutvalg Roger Almvik (leder) Edvard Kruken Pål Larsen Veilag Erling Mathisen (leder) Trond Rødsand Jan Westvik Jostein Aksnes, for 2 år Revisorer Trond Folkestad Trond Folkestad, for 1 år Werner Stefanussen Werner Stefanussen, for 1 år Valgkomitè Dag Kirksæther Roger Almvik, for 1 år Rune Ottersbo Revhaug Rune Ottersbo Revhaug, for 1 år

7 Årsmøtet i Tevellia Hytteeierlag Teveltunet, lørdag 17. oktober 2009 kl REFERAT Oppmøte: 24 stemmeberettigede tilstede. 1. Godkjenning av innkalling og saksliste Avtroppende leder Roger Almvik viste til utsendt årsberetning fra styret, og redegjorde for noen hovedpunkter. Det ble igjen tatt opp at uautorisert åpning/endring av koblinger og kraner på vannanlegget ikke skal skje. Det kan se ut til at skiløyper vil bli tråkket til vinteren, og i den forbindelse ble nevnt at det av enkeltpersoner vil tas intitativ til å rydde skog ved jernbaneundergangen. Når det gjelder snøbrøyting bør det gjentas for Mesta at de skal brøyte p-plass ved E14. Det ble fremsatt forslag om etablering av hytteeiermanual/felleskriv/internettt-info som kan gi nødvendig informasjon om skrevne/uskrevne regler og retningslinjer for hytteeierne, særlig med tanke på en egnet introduksjon for nye hytteeiere. Vedtak: Styrets beretning godkjent av årsmøtet. 2. Valg av ordstyrer og referent Roger Almvik, ordstyrer Halvor Hjelm-Hansen, referent 3. Revidert regnskap Kasserer Morten Grønli redegjorde for årets regnskap. Nytt moderne medlemskartotek er innkjøpt for ca kr 9000 og satt i funksjon. Økonomien i hyttelaget er god. Bankkontobeholdning pr er på kr , men det er snarlig forfall på en større veganleggregning (ca kr ). Se for øvrig vedlagte regnskap. 4. Innkomne saker Vegbom: Styret hadde på forrige årsmøte fått fullmakt/oppgave å se på tekniske/praktiske løsninger. Hjelm-Hansen redegjorde for innhentet informasjon fra Foraas Områdesikring, jf styremøtereferat Tilbud på Nice Signo6l bom, 5 meter, med rustfritt bomhus og el-magnet anslagsstolpe for bomrør, samt fundamenter mv kostnad pr vegbom kr eks mva. Har bl.a deteksjon om kjøretøy står under

8 bomrør og med brukerystem på kodelås, fjernkontroll, telefon eller SMS. Dette vil gi en teknologisk god og formentlig driftsikker bom-løsning. Styret fremmer ikke forslag om slik investering nå, men legger til grunn at saken kan tas opp på ny når det er tegn til negativ utvikling i vinningskriminalitet i området. Hytteeierne ble oppfordret til å ha et øye med hverandres hytter. Meråker-posten: Firma Fonnfjeld Design har på vegne av Meråker-posten spurt om å få tilsendt hytteeierlagets medlemsadresseliste for sin distribusjon. Forslag vedtatt om å kunne overlevere adresseliste en gang i året med vilkår om at denne ikke brukes til andre formål en distribusjon av Meråker-posten. Man kan reservere seg mot å være på adresselisten. Styret vil oversende adresselisten til Fonnfjeld Design etter De som vil reservere seg, må gi styret beskjed før Prosjekt nytt vannannlegg: Det er ihht oppdrag fra årsmøtet 2008 gjort en foreløpig utredning om nye ledninger i hyttefeltet for å sikre helårs vann til hyttevegg. Det er sterkt etterlengtet at man kan ha sikker tilgang på vann. Foruten legging av nye ledninger/traseer, er det aktuelt å etablere ett eller flere brønnhus som tillegg til dagens. Rådgiverfirmaet Trønderplan er satt på saken, og skal komme med et forprosjekt innen november 2009 med anbudsgrunnlag/kravspesifikasjoon. Meråker Brug er med i prosjektet. Det kom innspill om at man også burde vurdere avløpsledninger i forbindelse med prosjektet. Det ble også trukket frem at forutsetningene for å utnytte/legge inn vann er forskjellige for nye og gamle hytter. Anleggsarbeidet vil avstedkomme negative virkninger pga naturinngrep, men kan eventuelt kunne avhjelpes ved at nye fellesvegtraseer benyttes. Tre alternative løsningsmodeller: Legging av to nye vanntraseer retning vest øst (1), etablere tre nye brønner med områdeavgrensning (2) og å etablere 5-6 stjerneløsninger for ledningsfordeling (3). Avløpsledninger og fordelingsmodell vil bli vurdert ved det videre arbeid. Werner Stefanussen blir prosjektleder for arbeidet, jf punkt 5 nedenfor (Valg). Erling Mathisen tar et driftsmessig ansvar for vassanlegget som vi har i dag. Åsmøtet fattet følgende enstemmige vedtak om vannanleggprosjektet: Styret i Tevellia hytteeierlag gis fullmakt til å videreføre samarbeidet med Trønderplan as og Meraker Brug om et forprosjekt for legging av nye frostfrie vannledninger i hyttefeltet. En eventuell iverksetting av hovedprosjekt skal godkjennes av lagets medlemmer ved uravstemning og eventuelt ekstraordinært årsmøte. 4. Godkjenning av regnskap og budsjett Forprosjektering nytt vannanlegg bevilget kr for neste budsjettår. Regnskap og budsjett (inkl forslag om uendret årskontingent) vedtatt. 5. Valg: Valgkomiteens innstilling til årsmøtet 2009:

9 Leder: Roger Almvik Ingen forslag Styremedlemmer: Morten Grønli Gjenv. For 1 år e.e.ønske Halvor Hjelm-Hansen I kke på valg Erling Mathisen (Veilaget) varamedlem Rune Ottersbo Revhaug Jorun Lundemo, for 2 år Vassutvalg: Roger Almvik (leder) Edvard Kruken Pål Larsen Veilag: Erling Mathisen (leder) Trond Rødsand Jan Westvik Jostein Aksnes, for 2 år Revisorer: Trond Folkestad Trond Folkestad, for 1 år Werner Stefanussen Werner Stefanussen, for 1 år Valgkomite: Dag Kirksæter Roger Almvik, for 1 år Rune Ottersbo Revhaug Rune Ottersbo Revhaug, for 1 år Som det fremgår, har ikke valgkomiteen funnet kandidat til ny leder. Dette er beklagelig. Leder skal egentlig velges av årsmøtet. Mye av vassanleggsfunksjonen som skal ligge til leder kan imidlertid trekkes ut av styrelederfunksjonen inntil videre, ved at det gis oppdrag i vassutvalget med en prosjektleder for nytt vannanlegg. I denne situasjon fattet årsmøtet følgende vedtak for året når det gjelder styret/styreleder: Årsmøtet beslutter at styret kan konstituere seg selv. Valgkommiteens forslag til verv ble noe justert slik at følgende valg ble vedtatt gjort av årsmøtet: : : Leder: - Styremedlemmer: Morten Grønli Gjenv. For 1 år e.e.ønske Halvor Hjelm-Hansen Erling Mathisen (Veilaget) Jostein Aksnes, for 2 år varamedlem Rune Ottersbo Revhaug Jorun Lundemo, for 2 år Vassutvalg: Roger Almvik Prosjektleder Werner Stefanussen (ny midlertidig funksjon) Edvard Kruken Pål Larsen Veilag : Erling Mathisen (leder) Trond Rødsand

10 Jan Westvik Jostein Aksnes, for 2 år Revisorer: Trond Folkestad Trond Folkestad, for 1 år Werner Stefanussen Tor Frigaard, for 1 år Valgkomite: Dag Kirksæter Roger Almvik, for 1 år Rune Ottersbo Revhaug Rune Ottersbo Revhaug, for 1 år