Selskapskontroll av. Bø og Sauherad Produkter AS

Transkript

1 k k I OM TELEMARK KOMMUNEREVISJON IKS Selskapskontroll av Bø og Sauherad Produkter AS BØ kommune - -Sauherad kommune Selskapskontrollrapport nr.:

2 Innhald SAMANDRAG 3 1 INNLEIING Bakgrunn, føremål og problemstillingar Kort om metode Høyring 6 2 FAKTASKILDRING Innleiing Nærmare om selskapet Bø og Sauherad Produkter AS (BPS) Avtaletilhøve Skyldnader i høve til offentlege instansar Juridiske forhold Organisasjon Miljø Økonomisk utvikling Generalforsamlinga Styret Revisor Framtidsutsikter Nærmare om eigarkommunane Bø og Sauherad Generelt Bø kommune Sauherad kommune 15 3 VURDERINGAR Vurderingar om selskapet Bø og Sauherad Produkter AS Vurderingar om eigarkommunane Bø og Sauherad 18 4 TILRÅDINGAR 19 Vedlegg 19 Telemark kommunerevisjon IKS 2

3 Samandrag Bakgrunn for selskapskontrollen Bakgrunnen for selskapskontrollen er plan for selskapskontroll vedteke av kommunestyret i Sauherad og i Bø. Mandat for gjennomføring av prosjektet er vedteke av kontrollutvala. Denne selskapskontrollen er generell og har som hovudføremål å vurdere eigarane si oppfølging av eigarskapet i Bø og Sauherad Produkter AS (BSP). Undersøkinga dekker hovudsakleg åra 2009 og BSP er eigd av Bø kommune (60 %) og Sauherad kommune (40 %). Metode Selskapskontrollen er gjort i samsvar med kommunelova sine reglar om gjennomføring av selskapskontroll i 77 og 80, og forskrift om kontrollutval 13 og 14. Selskapskontrollen bygger på informasjon frå eigarane, styret, administrasjonen og opne kjelder. Funn og vurderingar Vårt hovudinntrykk at verksemda vert styrt og driven etter eigarane sine føremål, og at selskapet i all hovudsak oppfyller dei krava som vert stilt både i vedtektene og i andre reglar om sektoren. Føresetnader for vidare drift av selskapet er til stades, men den økonomiske utviklinga i selskapet har vore negativ. Styret har hatt jamlege møter og handsama saker som ligg innanfor styret si forvaltning. Protokollar og informasjon som vi har motteke viser at styret i all hovudsak har sørgt for god og forsvarleg forvalting og tilsyn. Vi har kommentert at selskapet ikkje følgjer offentleglova, at styret ikkje har vedteke styreinstruks, at styret ikkje handsamar løn og anna godtgjersle til dagleg leiar og at kontrollutvala og revisor for kommunen ikkje får varsel om generalforsamling. Både Bø og Sauherad kommune har etter vår vurdering tilfredsstillande følgt opp sine eigarinteresser i BSP. Begge kommunane bør likevel betre informasjonsrutinane til kommunestyret, slik at årsrekneskap og årsmelding for kommunane sine selskap minst blir referert. Bø kommune har vedteke ei eigarskapsmelding i 2009, men det har ikkje Sauherad. Det er vedtatt i Midt-Telemarkrådet at det skal utarbeidast ei felles eigarskapsmelding for selskap der Bø, Nome og Sauherad eig meir enn 50 % til saman. I tillegg til deltaking på generalforsamling, er det eigaroppfølging gjennom eigarmøta mellom administrasjon og politiske leiing i kommunane og styreleiar og dagleg leiar for bedrifta. På eigarmøtet i 2010 vart det bestemt at det skal vere eit årleg felles eigarmøte, og eit møte med bedrifta og kvar og ein eigarkommune. Ingen av eigarane har definert kriterier for val og samansetjing av styret. Men Bø kommune har sagt i eigarskapsmeldinga og i sak i kommunestyret i 2010 at valnemnd skal opprettas. Telemark kommunerevisjon IKS 3

4 Tilrådingar Med utgangspunkt i dei hovudfunna som er gjort i denne selskapskontrollen tilrår vi følgjande: Bø og Sauherad Produkter AS bør: - utarbeide instruks for styret med nærare reglar om styret sitt arbeid og sakshandsaming, mellom anna handsaming av løn til dagleg leiar - gjere ei heilskapsvurdering av om BSP pliktar å følgje offentleglova og lov om offentlege anskaffingar, og eventuelt etablere rutinar som sikrar at reglane vert følgde - varsle kontrollutvala og kommunane sin revisor om møter i generalforsamling Skien, høyringsdato 14. juni 2011 Telemark kommunerevisjon IKS Berit M. Dalvik ass. revisjonssjef/registrert revisor Telemark kommunerevisjon IKS 4

5 1 Innleiing 1.1 Bakgrunn, føremål og problemstillingar Bakgrunnen for selskapskontrollen er plan for selskapskontroll vedteken av kommunestyret i Sauherad og i Bø. I denne selskapskontrollen er hovudføremålet å vurdere eigarane si oppfølging av eigarskapen i Bø og Sauherad Produkter AS (heretter forkorta til BPS) innanfor dei rammene som går fram av kommunelova og forskrift om kontrollutval. Kontrollen tek sikte på å svare på følgjande hovudproblemstillingar: Fører eigarkommunane k ontroll med dei eigarinteressene dei har i selskapet? o Har kommunen etablert rutinar for oppfølging og evaluering av eigarinteressene sine? o Er rutinane gode nok, og blir dei følgde? Utøver Bø kommune og Sauherad kommune eigarinteressene sine i samsvar med kommunestyret sine vedtak og føresetnader, aktuelle lovreglar og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? Mandat for gjennomføring av prosjektet er vedteke av kontrollutvalet i begge eigarkommunane. Undersøkinga dekker i hovudsak åra 2009 og Selskapet vart fusjonert i 2008, jf. Pkt. 2.1, men sjølve fusjonen er ikkje omfatta av undersøkinga. 1.2 Kort om metode Denne selskapskontrollen er gjort i samsvar med reglane om gjennomføring av selskapskontroll i kommunelova 77 og 80, og forskrift om kontrollutval 13 og 14. Selskapskontrollen har i utgangspunktet ei brei tilnærming og prøver å fange opp flest mogleg problemstillingar relatert til oppfølging av eigarskapen. Utover dette vil kontrollen ikkje gå i djupna, men heller identifisere problemstillingar som ein seinare kan undersøke nærare. Vi presiserer at selskapskontrollen er ei vurdering av om verksemda blir styrt i samsvar med eigarane sine føremål. Dette vil seie at kontrollen er avgrensa til ei vurdering av om eigarane har etablert tilfredsstillande rammer for styring, og at verksemda faktisk opererer i samsvar med føremålet. Ei materiell vurdering av organisering, drift og funksjon til selskapet fell såleis utanfor denne kontrollen. Rapporten bygger på informasjon frå eigaren, styret, administrasjonen og opne kjelder, mellom anna Føretaksregisteret, mv. Når vi brukar kjelder utover informasjon frå eigarane, er det for å sikre at eigarstyringa også er omsett i praksis. Noko av informasjonen om selskapet, styret og administrasjonen har eit detaljnivå som går utover informasjon om den reine eigarstyringa. Vi presenterer dette likevel, som eit bidrag til Telemark kommunerevisjon IKS 5

6 eit heilskapsbilde som kan vere verdifull for vurderinga av eigarstyringa i selskapet og om denne fungerer i praksis. Henting og vurdering av informasjon i denne kontrollen er i hovudsak gjort med utgangspunkt i følgjande kjelder: Aktuelle lover og forskrifter Selskapet sine vedtekter Eigarmelding Bø kommune Møte med dagleg leiar Eigenmelding frå styret Eigenmelding frå ordførarane i Sauherad og Bø KS sine tilrådingar om eigarstyring) Hovudfokus i rapporten vil være på negative funn. Det vil si at det som i utgangspunktet er i orden, ikkje vil være gjenstand for nærmare omtale eller vurdering. I en rapport med få negative funn vil det likevel bli oppgitt nødvendig nøkkelinformasjon om selskapet og eigarane, og kommentert enkelte positive funn. Vår samla vurdering er at metodebruk og kjeldetilfang i denne selskapskontrollen har gitt eit godt nok grunnlag til å gjennomføre kontrollen i tråd med dei problemstillingane som kontrollutvalet har vedteke. 1.3 Høyring Utkast til rapport vart sendt på høyring til styret og dagleg leiar i BSP og til ordføraren i Bø og i Sauherad kommune, med kopi til kommunane sine rådmenn. Kommentarane frå selskapet og frå Bø kommune følgjer som vedlegg 2 til rapporten, og har ikkje medført endringar i rapporten. Sauherad kommune har ikkje svart på høyringa. 2 Faktaskildring 2.1 Innleiing Bø Produkter AS og Bø og Sauherad Asvo AS vart fusjonert med verknad frå Bø Produkter AS var det overtakande selskapet, og endra namnet til Bø og Sauherad Produkter AS. Aksjekapitalen er kr , fordelt på 200 aksjar a kr 1000; inndelt i A og B-aksjar. Bø kommune eig 120 A-aksjar (60 %) og Sauherad kommune eig 80 B-aksjar (40 %). Selskapet sitt hovudkontor er i Bø, men bedrifta er også lokalisert i Gvarv. Føremålet med selskapet er "å bidra til økt sysselsetting av yrkeshemmede ved produksjon, handel eller annen næringsvirksomhet, kvalifisering, yrkestrening eller andre tiltak/aktiviteter" jf. 3 i vedtektene I Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak, utgitt av KS, februar 2011, Tidlegere vart tilrådingane gitt ut av KS Eierforum. Telemark kommunerevisjon IKS 6

7 Vedtektene seier i 7 at "det skal ikke utbetales økonomisk utbytte og det skal ikke skje andre utdelinger til aksjonærene ut over tilbakebetaling av innskutt kapital. Overskudd skal forbli i selskapet og komme de yrkeshemmede til gode". Verksemda til BSP er i skjerma sektor (attføringsbedrifter og vekstbedrifter). Selskapet arrangerer arbeidsretta tiltak i avtale med NAV Bø, Nome og Sauherad. Selskapet har også eit samarbeidsprosjekt med Bø kommune og NAV Bø bygd opp rundt arbeidstreningstiltak. Verksemda har produksjon innan mekanikk, snikkarverksemd, montasje, gartnarverksemd, ved og industrisaum, og seljer til bedrifter og private. Den mekaniske avdelinga er ifølge dagleg leiar en vesentlig del av verksemda, og omsetninga frå avdelinga er større enn inntektene frå NAV. 2 Alle tilsette i den mekaniske avdelinga er tilsette på ordinære arbeidsvilkår, men avdelinga har og tre tilsette med tilrettelagt arbeid. Visjon og hovudmål for Bø og Sauherad Produkter AS er: 1. "Sikre og utvikle en kompetanse både innenfor attføring, avklaring og produksjon som gjør bedriften konkurransedyktig. 2. Øke konkurransekraften i forhold til andre aktører både innenfor attførings- og produksjonsprosessen. 3. Være det beste alternativet for de nye NAV-strukturene i området. 4. Videreutvikle og øke synligheten og verdsettingen i samfunnet generelt og i nærmiljøet spesielt av det arbeidet som gjøres på bedriften. 5. Bedriftens verdigrunnlag skal bygges på følgende 4 prinsipper: Tillit, engasjement, lojalitet og likeverd." BSP hadde per gjennomsnittleg 29 årsverk. Selskapet hadde då 20 faste APS plasser, 13 VTA plasser og 2 personar i tilrettelagt arbeid. 3 I rekneskapsåret 2010 har selskapet sysselsett totalt 19,5 årsverk. 2.2 Nærmare om selskapet Bø og Sauherad Produkter AS (BPS) Avtaletilhøve Ifølge dagleg leiar er det ikkje forhold som tilseier at selskapet bryt avtalte eller andre regulerte plikter. BPS har avtale om gjennomføring av arbeidsretta tiltak med NAV Bø, Nome og Sauherad. Den årlege gjennomgangen av avtalen er nylig gjennomført, og avtalen er underteikna av NAV. Dette er ein avtale om gjennomføring av arbeidsmarknadstiltak 'følgje forskrift om arbeidsretta tiltak. 4 Forskrifta stiller fleire krav til arrangørane av tiltaka i skjerma sektor. Vedtektene seier i 5 at "selskapet skal ha eget attføringsutvalg". 'følgje dagleg leiar meinast med dette at det skal være ei eiga attføringsavdeling, slik at det ikkje skjer kryssubsidiering med NAV-midlar. BSP har eigen attføringsavdeling, med eigen leiar og eigen rekneskap. 2 Ifølge dagleg leiar var inntektene frå NAV 36 % av sum driftsinntekter i APS er forkorting for arbeidspraksis i skjerma verksemd og VTA er forkorting for varig tilrettelagt arbeid 4 Forskrift nr av Telemark kommunerevisjon IKS 7

8 Forsikringane til selskapet er bekrefta å vere å jour og betalt. Selskapet har ikkje styreansvarsforsikring, men styret skal ifølge dagleg leiar vurdere dette på neste styremøte. BSP eig forretningslokala sine både i Bø og på Gvarv. 'følgje notar til årsrekneskapen for 2009 hadde Sauherad kommune stilt sikkerheit for den langsiktige gjelda til selskapet på 0,78 mill. Notar til årsrekneskapen for 2010 viser at gjelda no er sikra ved pant i eigedommen i Bø.6 Selskapet har ifølge dagleg leiar leasingavtale på 3 varebilar. Det vart inngått ein avtale i sju punkt mellom BSP og Bø kommune om etablering og drift av felles base for arbeidstreningstiltak i lokala til BSB i Bø. Den vart det skrive under ei leigekontrakt for fem år for Bø kommune si leige av lokale hjå BSB, knytt til arbeidstreningstiltak. Både dagleg leiar og styret er merksame på reglane for offentlege anskaffingar. Styret opplyser at dei har fylgt desse reglane i den grad det har vore aktuelt. Daglig leiar er i tvil om verksemda kjem inn under desse reglane, og opplyser at reglane ikkje er brukt i samband med inngåing av avtalar om leasing. 5 Notar til årsrekneskapen viser at det vart kjøpt og aktivert driftsmidlar i 2009 for kr og i 2010 for kr Ifølge dagleg leiar nyttar ikkje selskapet eksterne rådgivarar utanom vald revisor. Sjå nærare om revisor i pkt Skyldnader i høve til offentlege instansar Selskapet har ifølge dagleg leiar ikkje uoppgjorte krav til offentlege instansar, her under skatte- eller meirverdiavgiftskrav. Dagleg leiar opplyser at selskapet oppfyller offentlege pålegg. Selskapet har de to siste åra hatt tilsyn frå mellom andre El-tilsynet, Heiskontrollen og Arbeidstilsynet. Sistnemnde har nylig godkjent lakkavdelinga etter synfaring, og verksemda arbeider med å lukke dei avvika som vart påvist i den mekaniske delen. Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV) har sett krav til kvalitetssikring med ekstern revisjon og sertifisering av arbeidsmarknadstiltak i skjerma verksemd innan utgangen av 2011 (EQUASS). 7 BPS arbeider med å gjere ferdig alle nødvendige dokument til fristen 1. juli, og dagleg leiar meiner dei er i rute. I høve til Brønnøysundregistrene er selskapet å jour med både innlevering av årsrekneskap og andre pliktige opplysningar. 5 Rev i sor har i samband med ein annan selskapskontroll fått opplyst at Attføringsbedriftene i NHO-service, som BPS er medlem av, har gjort ei vurdering som seier at det er uklart om attføringsselskapa pliktar å følgje lova om offentlege anskaffingar. 6 Opplysningar frå foreløpig årsrekneskap for 2010 mottatt EQUASS Assurance er eit europeisk system for kvalitetssikring av velferdstenester med ekstern revisjon og sertifisering Telemark kommunerevisjon IKS 8

9 2.2.3 juridiske forhold Styret og dagleg leiar stadfester at dei ikkje er kjende med at det er gjort irregulære og/eller straffbare forhold relatert til verksemda. Dei stadfester også at dei på tidspunkt for gjennomføringa av selskapskontrollen ikkje har tvistar for domstolane eller andre konfliktar. På spørsmål til styret om reglane i offentleglova vert følgde, svarer dei "I prinsippet, men aldri vært aktuelt". 8 Dagleg leiar er i tvil om selskapet pliktar å følgje denne lova, og opplyser at det ikkje er oppretta rutinar for journalføring av inn og utgåande korrespondanse Organisasjon Det er ingen uavklarte tilsetjingsforhold. Alle tilsette har ifølge dagleg leiar arbeidsinstruks og arbeidsavtale. Selskapet har ikkje bonusordningar. Det er ikkje inngått avtalar for nokre tilsette eller for styret som gjeld opsjonar, sluttvederlag, lån eller sikkerheitsstilling eller liknande. Sjukefråværet for 2009 var på 8,4 % og 32,6 % i I følgje dagleg leiar har den store auken si årsak i at fleire tilsette var sjukemeldt over lang tid. Det har ikkje vore alvorlege arbeidsulukker dei to siste åra. Selskapet har inngått avtale om inkluderande arbeidsliv (IAbedrift). Selskapet er medlem av bedriftshelseteneste. Verksemda har fokus på HMS-arbeid, og bygger for tida opp eit nytt HMS-system som ein del av arbeidet med å bli EQUASS sertifisert. Det er valt verneombod og hovudverneombod. Det er vurdert, men førebels ikkje oppretta arbeidsmiljøutval. Det vart ifølge dagleg leiar gjennomført arbeidsmiljøundersøking siste gong i Styret har i 2009 vedteke visjon, hovudmål og kvalitetspolitikk i fem hovudpunkt. Dette dokumentet vert også rekna som etiske retningsliner for selskapet, og er å finne på heimesida.") Korleis ein skal halde seg til nærståande er ifølge dagleg leiar teke inn i dei tilsette sitt arbeidsreglement. Dagleg leiar gir årleg ei stadfesting til selskapet sin revisor om tilhøvet til mulige nærståande og inhabilitet. Styret opplyser at handtering av tilhøvet til mulige nærståande og inhabilitet vert praktisert ved konkret diskusjon i kvart enkelt tilfelle Miljø 'følgje årsmeldinga for 2009 er styret si oppfatning at selskapet ikkje forureinar det ytre miljø, og det er difor ikkje sett i verk tiltak. 8 Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) av Då dette ligg utanfor den perioden vi kontrollerer, er resultatet av undersøkinga ikkje undersøkt nærare Telemark kommunerevisjon IKS 9

10 2.2.6 økonomisk utvikling Nøkkeltal for selskapet" Alle tal i heile Resultat Driftsinntekter Driftsresultat Årsresultat Ordinært utbytte 0 0 Resultatgrad % -6,2 % -0,5 % Balanse Sum anleggsmidlar Sum omløpsmidlar Eigenkapital: Innskott eigenkapital Opptent eigenkapital Sum gjeld Likviditetsgrad 1 2,7 3,3 Eigenkapitalandel i % 66,4 % 71 % Gjeldsgrad 0,5 0,4 Totalrentabilitet % -10,2 % -0,7 % Selskapet si årsrekneskap etter fusjonen viser negative årsresultat, og negative tendensar. Underskotet for 2009 vart vel 1,2 mill. høgare enn i 2008, samtidig som driftsinntektene vart reduserte. I årsmeldinga for 2009 blir det vist til at produksjonen hadde ein nedgang på 8,5 %, men at "Dette er ikke så galt når en ser på arbeidsmarkedet og finanskrisen som vi har vært igjennom." Likviditetsgrad 1 på 2,7 og eigenkapitalandel på 66,4 % (soliditet) vert vurdert som god. Årsrekneskapen for 2010 er enno ikkje fastsett av styret, og er difor ikkje med i tabellen. Førebels resultatrekneskap for 2010 viser at det blir eit underskot på vel 1,8 mill. kr.6 I notar til årsrekneskapen for 2009 står det at selskapet ikkje er skattepliktig. Det er difor ikkje berekna skatt. Det er ikkje betalt utbytte, og underskot er dekt opp av eigenkapital. Styret stadfester i årsmeldinga for 2009 at årsrekneskapen er gjort opp i forhold til føresetnaden fortsatt drift Generalforsamlinga Ordførarane har møtt som eigarrepresentantar i generalforsamlinga i I 2009 var det varaordførarane som var til stades. Kommunestyret i Sauherad har delegert fullmakt til ordfører til å møte, med varaordfører som vara, jf I saka om eigarskapsmelding i Bø i 2009, jf. pkt , vart det bestemt at til vanleg vil ordføraren, eller den som han gir fullmakt, representere kommunen i generalforsamling, jf. pkt. 7 i vedlegg 3. De ordinære generalforsamlingane har vorte halden innan fristen. 12 Det har ikkje vore ekstraordinære generalforsamlingar dei to siste åra. Innkallinga med saksdokument til møte Formlar som er nytta ved berekning av nøkkeltal og definisjon av disse, sjå vedlegg 1. Telemark kommunerevisjon IKS 10

11 er datert , dvs. ikkje med minst ei vekes frist slik lova krev. 13 I 2009 er innkallinga ikkje underteikna eller datert, men vi har sett at Bø kommune har stempla innkallinga til møte som mottatt , som er innafor fristen. I innkallinga til generalforsamlinga i 2010 er det spesifisert 7 saker, mens protokollen viser behandling av 6 saker. Saka om godkjenning av honorar til revisor manglar. Det er generalforsamlinga som formelt vel styret i selskapet. I 2010 viser protokollen at det ble gjort endring i styret. Eit varamedlem ble valt inn som styremedlem for resten av valperioden. (følgje registreringar i Enhetsregisteret er det også valt eit nytt varamedlem, jf. omtale i pkt Dette syner ikkje protokollen, men det er påført med penn på innkallinga. Selskapet har ikkje eiga valnemnd, men det er framsett forslag om å opprette valnemnd, jf. pkt Eigarane har ikkje definert kriterium for val og samansetting av styret. Det er ikkje sendt kopi av innkallingene eller varsel om generalforsamling til kontrollutvalet og kommunen sin revisor Styret Styret har seks medlemmer med personlige varamedlemmer, jf. oversikt i vedlegg 1. Fem medlemmer er oppnemnt av eigarane og eit av medlemmene er valt av og mellom dei tilsette. Styret vert vald for ein periode på 4 år, parallelt med kommunestyreperioden. Styret vel sjølv sin leiar og nestleiar, med mindre generalforsamlinga samrøystes bestemmer å velje styreleiar og nestleiar. Styret har hatt 9 møte i 2009, 7 møte i 2010 og 2 møte i 2011 per Det blir ført protokoll frå kvart møte. Protokollane viser dato, kven som har vore til stades, sakene som er handsama og kva vedtak som er gjort. Protokollane er i dei aller fleste tilfella underteikna av dei som har vore til stades. Det går ikkje fram av protokollane kvar møtet er halde. 16 På kvart møte har styret fått orientering om selskapet sin økonomi og attføringssituasjonen. I tillegg har styret handsama saker mellom anna om budsjett, EQUASS sertifisering, etiske retningsliner, samarbeid med andre attføringsbedrifter, tilsetting av ny rekneskaps- /kontormedarbeidar, utbygging i Bø, årsrekneskap og årsmelding, avtalar med Bø kommune og NAV, hyttebutikken, eigarskapsmøte, strategi/årsplan 2011 og vedtektsendringar. I 2009 evaluerte styret arbeidsforma si og vedtok "å kjøre samme driftsform som tidligere". Styreleiar og dagleg leiar deltek på eigarmøte. Desse møta er nærare omtala i pkt Aksjelova 5-5 (1): Innan seks månader etter utgangen av kvart rekneskapsår skal selskapet halde ordinær generalforsamling. 13 Aksjelova 5-10 (2): Innkalling til generalforsamlinga skal vere sendt seinast ei veke før møtet skal haldast dersom ikkje vedtektene set ein lenger frist Kommunelova 80 seier at kontrollutvalet og kommunen sin revisor skal varslast og har rett til å vere til stades på selskapet si generalforsamling. 16 Aksjelova 6-29 (1): Det skal førast protokoll over styrehandsaminga. Den skal minst vise tid og stad, deltakarane, handsamingsmåten og styret si avgjerd. Telemark kommunerevisjon IKS 11

12 Løn til dagleg leiar blei sist fastsett våren 2010 av styreleiar. Det går ikkje fram av styreprotokollane at dette er lagt fram for styret. Ytingar til dagleg leiar går fram av notar til årsrekneskapen, og for 2009 var dette til saman kr Det er ikkje utarbeidd instruks for dagleg leiar, og heller ikkje for styret. 17 Styret følgjer opp dagleg leiar gjennom dialog med styreleiar, både løypande og via styremøter. Styret fikk ei samla godtgjering for 2009 på kr Styreverva er ikkje registrert i Styrevervregisteret ( ) Revisor Selskapet sin revisor, jf. vedlegg 1, har gitt normal revisjonsmelding for Ein kan då legge til grunn at intern kontroll, bokføring og rekneskapsrapportering m.m. fungerer tilfredsstillande. Revisor stadfester at det ikkje er sendt nummererte brev til leiinga etter fusjonen. Det er sendt eit oppsummeringsbrev om revisjon av årsrekneskapen for 2010, og revisor påpeker i brevet "nødvendigheten av at selskapets ledelse kritisk vurderer driftsnivået i forhold til markedet og rammebetingelsene for øvrig". Revisor har delteke ved styret sin gjennomgang av årsrekneskapen, og revisor har også vore til stades på den ordinære generalforsamlinga i Note til årsrekneskapen for 2009 viser at det er kostnadsført revisjonshonorar på kr eks. mva. Av dette var kr eks. mva honorar til annan bistand. For 2010 er godtgjering til revisor fordelt med kr eks. mva for revisjon og kr eks. mva for andre tenester Framtidsutsikter (følgje dagleg leiar er godkjenning som attføringsbedrift frå NAV Telemark og statlege vedtak knytt til skjerma sektor grunnlaget for selskapet sin eksistens. Det er ei utfordring for selskapet at NAV systemet er lite føreseieleg og at oppseiingstida i avtalar berre er seks månader. I statsbudsjettet for 2011 var det færre tiltaksplassar for heile landet. For BSP har dette resultert i at bedrifta mista fem APS plassar og to VTA plassar. Økonomisk vil det seie ein nedgang på nesten 1 mill. kr. Reduksjon av plassar fører også til reduksjon av talet på rettleiarar. Det er krav om ein rettleiar per fem plasser. Den mekaniske avdelinga til selskapet opererer i ein marknad med konkurranse, og merkar økonomiske konjunktursvingingar som til dømes finanskrisa. Denne avdelinga er ifølge dagleg leiar en vesentlig del av verksemda. I strategi/årsplan 2011 står det "Vi har hatt en omstillings periode etter fusjon, som vi mener vi har kommet godt ut av. Vi har funnet vår driftsplattform, og er klare for nye utfordringer." 17 Aksjelova 6-23 (1): I selskaper hvor de ansatte har representasjon i styret, skal styret fastsette en styreinstruks som gir nærmere regler om styrets arbeid og saksbehandling. Telemark kommunerevisjon IKS 12

13 2.3 Nærmare om eigarkommunane Bø og Sauherad Generelt Eigarmøte I tillegg til deltaking på generalforsamling, jf. pkt , er det eigaroppfølging gjennom eigarmøta mellom administrasjon og politiske leiing i kommunane og styreleiar og dagleg leiar for bedrifta. På eigarmøtet vart det bestemt at det skal vere eit årleg felles eigarmøte, og eit møte med bedrifta og kvar og ein eigarkommune. På møtet deltok begge ordførarane og rådmennene i tillegg til dagleg leiar og styreleiar. Det vart skrive referat frå dette møtet, men ikkje frå eigarmøtet Det er fastsett at det skal være eigarmøte 31. mai i år. Det har ifølge dagleg leiar vore eit eigarmøte med Bø kommune, men ikkje med Sauherad kommune. Ifølge dagleg leiar er det laupande dialog med eigarane. Kriterier for val og samansetting av styret Ingen av eigarane har definert kriterier for val og samansetjing av styret. Men Bø kommune har sagt i eigarskapsmeldinga og i sak i kommunestyret i 2010 at valnemnd skal opprettas, jf. pkt Stortinget har, med virkning fra , skjerpet inn reglene for habilitet. Da slår forvaltningslovens 6 fast at ingen kommunalt ansatte eller folkevalgte skal håndtere saker i kommunen som gjelder et selskap der de selv er styremedlem. Dette kan ha betydning for kommunens forslag til valg av styremedlemmer og styreleder på neste generalforsamling. Evaluering av styret Eigarane gjer inga særskilt evaluering av styret. I eigarskapsmeldinga til Bø kommune, jf. pkt , står det at styreleiar har eit særleg ansvar for å sikra at styrearbeidet fungerer godt. Vidare står det at styret i si årsmelding skal gje ei samla vurdering av selskapet si styring og leiing. I årsmeldinga for 2009 manglar denne vurderinga. Midt-Telemarkrådet Midt-Telemarkrådet er et samarbeidsorgan for det interkommunale samarbeidet i Midt- Telemark regionen. Rådet er sett saman av ordførarar, rådmenn og ein politikar frå opposisjonen i kvar av kommunane Bø, Nome og Sauherad. Leiarvervet går på omgang mellom ordførarane i dei tre kommunane. Midt-Telemarkrådet har eit eige sekretariat som og organiserer og koordinerer dei ulike utviklingsprosjekta som skjer i regi av samarbeidet. Sekretariatet vert leia av ein regionrådssekretær. Midt-Telemarkrådet vedtok i sak 40/10 "å iverksetje nødvendig utgreiingsarbeid rundt ulike samarbeidsformer mellom våre arbeidsmarknadsbedrifter, også samarbeid utanfor regionen bør utgreiast. Målet med framlegga skal være å kunne møte framtidige krav frå NAV som innkjøpar av attførings- og integreringstenester". Det vart sett ned ei arbeidsgruppe med seks representantar, mellom andre tre frå BSP, med frist for å levere ei utgreiing med tilrådingar innan (følgje dagleg leiar i BSP har Midt-Telemarkrådet vedtatt å avslutte arbeidsgruppa. Selskapa skal levere ein rapport om arbeidet som er gjort, og bedrifta står fritt til å sjå på vidare samarbeid med andre tilsvarande selskap. Telemark kommunerevisjon IKS 13

14 gjorde Midt-Telemarkrådet følgjande vedtak: "Midt-Telemarkrådet ber rådmennene om å utarbeide felles saksframstilling om eigarskapsmelding for interkommunale selskap der Bø, Nome og Sauherad eig meir enn 50 % til saman. Dette gjeld og Bø og Sauherad Produkter". Det er ikkje sett tidsfrist i vedtaket, men ifølgje ordføraren i Sauherad skal dette være gjort i løpet av Bø kommune Dei siste åra har kommunestyret i Bø handsama fleire saker med betyding for BPS. Den vedtok kommunestyret ein fusjon av Bø Produkter AS og Bø og Sauherad ASVO AS etter tilråding frå ei arbeidsgruppe og notat frå eit konsulentselskap. I vedtaket står det: 1. "Med utgangspunkt i at større og større deler av attføringsverksemda vert konkurranseutsett, og fordelar knytte til felles administrativ løysing og et utvida tilbod, er Bø kommune positiv til ein fusjon mellom dei to bedriftene. 2. Eigarandelen til kvar av kommunane bør reflektere dei realverdiane som kvar av eigarane går inn med i den nye bedrifta. 3. Prinsippet om at dei to eigarane må vera samde dersom større strukturelle endringar skal gjennomførast vert lagt til grunn." Selskapa vart formelt fusjonert med tilbakeverkande kraft for rekneskapen for Av vedtektene går det fram at dei to eigarane må vera samde om større strukturelle endringar, jf. pkt. 3 i vedtaket i avsnittet over. I kommunestyremøtet var det temamøte med informasjon om kommunalt eigarskap. Kommunestyret i Bø handsama og godkjende eigarskapsmelding for Bø kommune Eigarskapsmeldinga er bygd opp i tre delar; del I Eigarskap og selskapsstyring, del II Selskapsoversyn og del III Interkommunalt samarbeid i Midt-Telemark etter kommunelova. I Eigarskapsmeldinga del I, punkt 2.4, står Bø kommune sine retningsliner for eigarskap, og kontroll av selskap. Innhaldet i punktet er systematisert etter dei 19 tilrådingane frå KS Eierforum.' Punkt 2.4 har grundig omtale, og er tatt inn som vedlegg 3 til rapporten her. I del Il i meldinga er eigarskapen i BSP omtala og vurdert, men det er ikkje gitt spesiell tilråding og ikkje fremja eiga sak om selskapet. I Bø kommune sine retningsliner for eigarskap osv. står det i pkt. 2 at eigarskapsmeldinga skal revideras årleg og leggjast fram for kommunestyret til godkjenning i fyrste møtet etter ferien, avhengig av administrativ kapasitet. I8 Eigarmeldinga er send ut til alle selskapa som er nemnde i saka. Det er ikkje lagt fram revidert eigarskapsmelding etter ferien i I formannskapet var det sak om val av nytt styremedlem og varamedlem for BSP for resten av valperioden etter innstilling frå valnemnda i Bø. Dette vart grunngjeve med eigarskapsmeldinga, jf. over, der det går fram at "Som hovudregel skal rådmannen ikkje sitja i 18 Fyrste kommunestyremøte etter ferien i 2010 var 20.9, men vi kan ikkje sjå at saken er protokollert. Telemark kommunerevisjon IKS 14

15 selskapsstyre der kommunen har eigarinteresser. Rådmannen og rådmannen sin avløysar skal ikkje sitja i føretaksstyra" (jf. pkt. 19 i vedlegg 3). Kommunestyret handsama ei sak oppretting av eigne valnemnder i kommunale aksjeselskap og interkommunale selskap. Det vart mellom anna vist til vedtaket om eigarskapsmeldinga: "For selskap med fleire eigarar/eigarkommunar, så bør det opprettast ei eiga valnemnd som speglar eigardelen i selskapet", jf. pkt. 10 i vedlegg 3. Det vart vedteke at ordførar skal følgje opp tilrådinga og ta initiativ til å vedtektsfeste bruk av valkomité i alle aksjeselskap der Bø har aksjar. BSP sitt styre har handsama saka i april i år, og vedtok å følgje opp saka vidare og få ei avklaring frå Sauherad kommune. 'følgje dagleg leiar venter ein på svar frå Sauherad kommune før det kan bli lagt fram sak på årets generalforsamling i siste del av juni. Bø kommune har inngått avtale med BSP om felles base for arbeidstreningstiltak og har også inngått leigekontrakt om leige av lokale hos BSP, jf. pkt !følgje ordførar blir BSP sin årsrekneskap og årsmelding gjort kjend for kommunestyret og formannskapet som referatsak. Vi har ikkje funne referatsaker om BSP sin årsrekneskap og årsmelding i møtebøker frå kommunestyre og formannskap dei siste syv månadene i I eigenmeldinga frå eigarrepresentanten (ordførar) er det eit spørsmål om kommunestyret/ formannskapet får god og tilstrekkeleg informasjon om selskapet. Her svarer ordførar "kan bli enda bedre". BØ kommune har i liten grad hatt opplæring av og informasjon om eigarstyring til folkevalde eigarrepresentantar. Ordførar opplyser at gjennom den politiske behandlinga av eigarskapsmeldinga får representantane ein del lærdom, og at det er gitt føringar i eigarskapsmeldinga om opplæring, jf. nr. 1 i vedlegg Sauherad kommune Den var det sak i kommunestyret om fusjon av Bø Produkter AS og Bø og Sauherad ASVO AS. Rådmannen viser i saka til tilråding frå arbeidsgruppa og at kommunestyret i Bø i møte hadde slutta seg samrøystes til innstillinga. Saken ble lagt fram med likelydande innstilling i begge kommunestyra. I vedtaket står det: 1. "Med utgangspunkt i at større deler av attføringsvirksomheten blir konkurranseutsatt, og fordeler knyttet til felles administrativ løsning og et utvidet tilbud, er Sauherad kommune positiv til en fusjon mellom bedriftene Bø og Sauherad asvo og Bø produkter. 2. Eierandelene til hver av kommunene bør reflektere de realverdier som hver av eierne går inn med i den nye bedriften. 3. Prinsippet om at de to eierne må være enige gjelder dersom større strukturelle endringer skal gjennomføres." (følgje ordførar har det ikkje vore fleire saker om BSP i kommunestyret i Sauherad. Telemark kommunerevisjon IKS 15

16 I tillegg til deltaking på generalforsamling og eigarmøte følgjer kommunen opp BSP også ved tilbakemelding frå eigne styrerepresentantar. Sauherad kommunestyre har ikkje utarbeidd eigarskapmelding for deira selskap, men det er vedteke av Midt-Telemarkrådet at det skal bli utarbeidd ei felles eigarskapsmelding mellom andre for BSP, jf. pkt (følgje ordføraren si eigenmelding har kommunestyret i Sauherad for lang tid tilbake delegert fullmakt til ordførar å møte som kommunen sin eigarrepresentant, med varaordførar som vara. Dette er ikkje verifisera av oss. Årsrekneskap og årsmelding frå BSP og andre selskap som kommunen har eigarinteresser i skal leggast fram som orientering for kommunestyret. (følgje ordførar vart dette skjerpa inn i Ved gjennomgang av protokollar frå kommunestyret og formannskapet etter fann vi ingen referatsak om BSP, men vi fann referatsak om eit anna aksjeselskap som kommunen har eigarinteresser i. På spørsmål om kommunestyret/formannskapet får god og tilstrekkeleg informasjon om selskapet, svarar ordførar at "det er alltid vanskelig å gi "nok" informasjon". Det er ikkje etablert obligatorisk opplæring av og informasjon om eigarstyring til folkevalde eigarrepresentantar ut over at det vert gitt generell informasjon. 3 Vurderingar Vurderingane har som hovudføremål å handsame eigarstyringa opp mot dei kriteria som er nemnde under punktet "Kort om metode". Vurderingane bygger på den informasjon som er presentert i faktaskildringa. 3.1 Vurderingar om selskapet Bø og Sauherad Produkter AS Føremålet i vedtektene er klart definert, og gir eit forholdsvis spesifikt handlingsrom. Verksemda skal bidra til auka sysselsetting av yrkeshemma ved produksjon, handel eller anna næringsverksemd osv. Informasjon om selskapet tyder på at aktivitetane er innanfor føremålet. Skjerma sektor er regulert av lover og forskrifter som stiller fleire krav til verksemda og dei konkrete tiltaka. NAV har nylig fornya godkjenninga av BSP som tiltaksarrangør. Vårt hovudinntrykk er at verksemda er styrt og driven etter eigarane sine føremål, og at selskapet i all hovudsak innfrir dei krava som er stilt både i vedtektene og i andre reguleringar av sektoren. Føresetnader for vidare drift av selskapet er til stades, men BSP har negativ økonomisk trend og ikkje ubetydelege underskot. Styret har i kvart møte hatt eigen sak om økonomisituasjonen, og ein må difor tru at styret er kjend med dei negative talla. Protokollane frå styremøta viser at styret har truffe fleire tiltak, mellom anna full gjennomgang av økonomien på avdelingane. Telemark kommunerevisjon IKS 16

17 Selskapet opplyser at dei ikkje er skattepliktige. I utgangspunktet er alle aksjeselskap skattepliktige, jf. skatteloven 2-2. Men ei verksemd kan likevel vere friteken frå inntekts- og formuesskatt, jf. skatteloven 2-32, fyrste ledd, dersom selskapet eller innretninga ikkje har erverv til føremål. I Liknings-ABC 2008/09 og 2009/10 står det at "bedrifter for yrkesvalghemmede og som er godkjent av Arbeids- og inkluderingsdepartementet ved NAV, anses normalt ikke å ha erverv til formål". Styret har hatt jamlege møte, og handsama saker som ligg innanfor styre si forvaltning. Ut frå mottekne protokollar og informasjon ser det ut til at styret i all hovudsak har sørgt for god og forsvarleg forvalting og tilsyn. Vi ønskjer likevel å kommentere nokre forhold i dei neste avsnitta. Styret har ikkje fastsett styreinstruks med nærare reglar om styret sitt arbeid og sakshandsaming. Dette har styret plikt til når dei tilsette har representasjon i styret, jf. aksjelova Godtgjersle til dagleg leiar er ikkje handsama av styret. Så lenge vedtektene ikkje bestemmer at det er generalforsamlinga som tilset dagleg leiar, er dette styret si oppgåve. Når tilsetting av dagleg leiar høyrer inn under styret, jf. aksjeloven 6-2, 19 skal fastsetjinga av løn og anna godtgjersle skje i møte. Handsaming av ytingar til leiinga bør være eit tema i en styreinstruks. Styret og dagleg leiar har opplyst at offentleglova vert følgd i den grad det har vore aktuelt, men har ikkje rutinar for mellom anna postjournal. Dagleg leiar er også i tvil om lova gjeld for BSP. Frå vart ny offentleglov sett i verk. 8 Lova gjeld mellom anna for alle sjølvstendige rettssubjekt der kommunen har eigardel på meir enn 50 %, jf. offentleglova 2 c). Lova vil likevel ikkje gjelde for sjølvstendige rettssubjekt etter bokstav c dersom rettssubjektet hovudsakleg driv næringsverksemd i direkte konkurranse med og på same vilkår som private, jf. offentleglova 2 fyrste ledd andre punktum. Kravet er normalt at meir enn halvparten av verksemda skal vere utsett for konkurranse. Avgjerdsla av om verksemda til BSP i hovudsak er utsett for konkurranse må bygge på ei heilskapsvurdering. 2 Denne vurderinga må taka omsyn til kor stor del av den samla omsetnaden, fortenesta, talet på tilsette, verdien av driftsmidla og marknadsverdien som knyter seg til dei delane av verksemda som er utsette for konkurranse. Vi vil difor tilrå selskapet å gjere ei konkret vurdering av om offentleglova gjeld for BSP, og eventuelt etablere rutinar som sikrar etterleving av lova, som til dømes postjournal m.m. Reglane om offentlege anskaffingar gjeld for offentlege oppdragsgivarar, jf. lov om offentlege anskaffingar 2 og forskrift om offentlige anskaffingar 2-1. Forskrifta omfattar i tillegg til stat og kommune også offentlegrettslege organ. Dvs. organ eller verksemder som er organisert som eigne rettssubjekt, til dømes aksjeselskap, men som står i eit nært tilknytingsforhold til det offentlige. Slike verksemder som tener samfunnsmessige behov, er omfatta av reglane. Offentlegrettslege verksemder som opererer i konkurranse med andre på like vilkår, er ikkje omfatta av reglane om offentlege anskaffingar. Dette går fram av rettleiaren til reglane om offentlege anskaffingar. Etter vår vurdering er BSP omfatta av 19 Aksjelova 6-2 (2): Daglig leder vert tilsett av styret dersom det ikkje er bestemt i vedtektene at dette skal gjerast av generalforsamlinga. 20 Rettleiar til offentleglova utgitt av Justis- og politidepartementet Telemark kommunerevisjon IKS 17

18 reglane om offentlege anskaffingar. Dersom selskapet ynskjer å definere seg utanfor desse reglane, bør dei få undersøkt det rettslege grunnlaget for det nærare. Protokoll frå generalforsamlinga i 2010 manglar vedtak på handsaming av revisorhonorar og val av varamedlem. Vi legg til grunn at dette er ei forgløyming, sidan begge sakene stod på innkallinga. Når et selskap er heileigd av kommunar, har kontrollutvala og kommunen sin revisor møteog talerett i generalforsamlinga og skal varslas om møte, jf. kommunelova 80. Det er styreleiar som kallar inn til generalforsamling, og som også bør sørgje for at dette varslet vert sendt. Styreverva er ikkje registrert i Styrevervregisteret. KS tilråding "nr. 16 Godgjøring og registrering av styreverv" l tilrår at alle som tar på seg styreverv for kommunale selskap bør registrere verva på Vurderingar om eigarkommunane Bø og Sauherad Både Bø og Sauherad kommune har etter vår vurdering tilfredsstillande følgt opp sine eigarinteresser i BSP. Begge kommunane bør likevel betre informasjonsrutinane til kommunestyret, slik at årsrekneskap og årsmelding for kommunane sine selskap blir referert, jf. avsnitt under. Ordførarane/varaordførarane har møtt som eigarrepresentantar i generalforsamlingane. Oppnemning av politisk leiing til eigarorganet er positivt, og i tråd med tilråding "nr. 7 Sammensetning og funksjon til eierorgan". 1 I tilrådinga står det at "Eierutøvelsen skal speile kommunestyrets samlede/flertallsbeslutning. Det er sentralt at det opprettes en forutsigbar og klar kommunikasjon mellom eierorgan og kommunestyre i forkant av generalforsamling". Tilråding nr. 7 rettar seg også mot at eigarstyringa skal skje gjennom eigarorganet for selskapa og ikkje gjennom styra. Vidare går det fram at "innenfor selskapsformene AS og IKS bør det for å sikre engasjement, debatt og reell politisk avklaring av eierorganets myndighet, etableres forutsigbare kommunikasjonsformer mellom kommunestyre og eierorgan som forankres i eierskapsmeldingen". Dagens ordning i kommunane skal vere at generalforsamlingsdokumenta vert referert i etterkant i kommunestyret, sjølv om dette ikkje har skjedd i For å sikre politisk avklaring bør det vurderast om dokumenta heller skulle bli referert før generalforsamling. For å legge til rette for dette, er det ofte naudsynt at fristen for innkalling til generalforsamlinga vert forlenga. Dersom eigarane ynskjer ei utvida innkallingsfrist, bør det takas inn i vedtektene. Bø kommune har laga ei grundig eigarskapsmelding i 2009 i tråd med tilråding "nr. 2 Utarbeidelse av eierskapsmeldinger" 1 og tatt utgangspunkt i alle tilrådingane ved utarbeiding av retningslinene for eigarskap, leiing og kontroll av selskap, jf. vedlegg 3. Eigarskapsmeldinga er sidan den gong ikkje gjennomgått eller revidert, men meldinga likevel seiest å vere forholdsvis ny. Ved neste revisjon av eigarskapsmeldinga bør ein vere merksame på at seks av tilrådingane er oppdaterte og endra i 2010 og Eigarskapsmeldinga bør følgjast opp av ein særskilt eigarstrategi, slik det vert tilrådd i "nr. 2 Utarbeidelse av eierskapsmeldinger".1 Telemark kommunerevisjon IKS 18

19 Sauherad kommune har ikkje utarbeidd eigarskapsmelding. Det er vedtatt i Midt- Telemarkrådet at det skal utarbeidast ei felles eigarskapsmelding for selskap der Bø, Nome og Sauherad eig meir enn 50 % til saman. Styret vert ikkje evaluert. I tilråding "nr. 11 Rutiner for kompetansevurdering av selskapsstyrene" 1 anbefaler ein å gjere slik vurdering. Vidare står det at "eier har ansvar for å sikre at styret besitter den nødvendige kompetansen for å nå selskapets mål." I tillegg blir det tilrådd at ein etablerer rutinar som ein del av styret sine rammer, for å sikre utvikling av nødvendig kompetanse. Det er deretter lista opp fleire punkt, mellom anna at styret skal fastsette instruksar for styret og den daglige leiinga og gjennomføre ei eigenevaluering kvart år både når det gjeld kompetanse og arbeid. Tilråding "nr. 1 Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte" 1 seier at "kommuner bør som en del av folkevalgtopplæringen gjennomføre obligatoriske kurs og/eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i de ulike aspektene knyttet til eierstyring av utskilt virksomhet. Den første opplæringen bør gjennomføres i løpet av de første 6 månedene av valgperioden og senere med oppfølging etter 2 år. Det tilrådes at kommunestyret etter gjennomføring av generalforsamling, får forelagt en oversikt over status for selskapa." Ordførarane opplyser at kommunane ikkje har etablert slik opplæring. 4 Tilrådingar Med utgangspunkt i dei hovudfunna som er gjort i denne selskapskontrollen tilrår vi følgjande: BØ og Sauherad Produkter AS bør: - utarbeide instruks for styret med nærare reglar om styret sitt arbeid og sakshandsaming, mellom anna handsaming av løn til dagleg leiar gjere ei heilskapsvurdering av om BSP er omfatta av offentleglova og lov om offentlege anskaffingar, og eventuelt etablere rutinar som sikrar at reglane vert følgde - varsle kontrollutvala og kommunane sin revisor om møter i generalforsamling Vedlegg Vedlegg 1 Generell informasjon om Bø og Sauherad Produkter AS og formlar for berekning av nøkkeltal Vedlegg 2 Høyringssvar til rapporten frå selskapet og Bø kommune Vedlegg 3 Bø kommune sine retningsliner for eigarskap, leiing og kontroll av selskap Telemark kommunerevisjon IKS 19

20 Vedlegg 1 Bø og Sauherad Produkter AS Generell informasjon om Bø og Sauherad Produkter AS Dagleg leiar: Revisor: Finn Sigurd Johannessen Ernst & Young AS, Bø i Telemark Oversikt over styret Styret valt/endra på generalforsamling Styrefunksjon Styreleiar Terje Kili Terje Kili Nestleiar Leif Bruno Lindhardt Leif Bruno Lindhardt Styremedlem Gunn Annie Hellestad Kristin Kleppen Oddvar Rønningen Hans Jakob Hedenstad (a) Gunn Annie Hellestad Helge Vreim Oddvar Rønningen Hans Jakob Hedenstad (a) Varamedlem Peder Simon Rekkedal Berit Bjørg Kirkestuen Øyvind Erikstein Gunhild Else Kleven Ripegutu Håvard Isaksen Sigbjørn Kaasine (a) Peder Simon Rekkedal Berit Bjørg Kirkestuen Øyvind Erikstein Gunhild Else K Ripegutu Kristin Kleppen Arild Magne Pedersen (a) (a) er dei tilsette sin representant Formlar nytta ved berekning av nøkkeltal: Resultatgrad i % Likviditetsgrad 1 Eigenkapitalandel i % Gjeldsgrad Totalrentabilitet i % (Driftsresultat x 100) / Sum driftsinntekter Resultatgraden er eit mål på kor stort driftsresultatet er i høve til omsetjinga. Sum omløpsmidlar / Sum kortsiktig gjeld Likviditetsgrad 1 måler bedrifta si evne til å dekke betalingspliktene etter kvart som dei forfell. Likviditetsgrad 1 bør være større enn 1,5. (Sum eigenkapital x 100) /Sum totalkapital Er eit uttrykk for kor stor del av eigedelane som er finansiert med eigenkapital og dermed kor mykje av eigendelane som kan gå tapt før kreditorane sine fordringar kjem i fare. Sum gjeld / Sum eigenkapital Gjeldsgraden viser kor stor gjelda er i høve til eigenkapitalen. En gjeldsgrad på 1 vil si at bedrifta har like stor gjeld som eigenkapital. Ein kan seie at jo mindre dette forholdstalet er jo meir solid er bedrifta. (Driftsresultat + finansinntekter) x 100 / Gjennomsnittlig totalkapital Totalrentabiliteten viser bedrifta si avkastning på den totale kapitalen som er bunden i bedrifta. Er altså et mål på avkastninga på sjølve eigedelane, og representerer eit viktig nøkkeltall ved lønnsemdsberekning. Telemark kommunerevisjon IKS 20

21 Vedlegg 2 BØ og Sauherad Produkter AS Høyringssvar til rapporten frå selskapet Bø og Sauherad Produkter AS Frå styreleiar Terje Kili i selskapet mottok vi følgjande høyringssvar per e-post 10. juni 2011: "Styret i Bø & Sauherad Produkter AS hadde møte i går kveld og gikk i den sammenheng gjennom utkast til selskapskontroll av Bø & Sauherad Produkter. Styret synes at rapporten er god og gir et godt bilde av drift og utfordringer for bedriften. Vi vil likevel benytte anledningen til å komme med en kommentar: - Til 2. avsnitt under funn og vurderinger skrives at styret ikke handsamer lønn og annen godtgjørelse til daglig leder. Realiten i den saken er at styreleder fikk fullmakt fra styret til å fremforhandle lønn med mer. Styret ble muntlig orientert om resulatet i etterkant. Den orienteringen burde vært ført som eget punkt i et styrereferat." Kommentarane har ikkje medført endringar i rapporten. Høyringssvar til rapporten frå eigarkommunen Bø Frå ordførar Arne Storhaug i Bø kommune mottok e-post 9. juni 2011 med vi følgjande kommentarar: "Mine kommentarer til høringsrapporten er følgende: I utgangspunktet er jeg enig i tilrådningene i rapporten ( se sammendraget side 4 ). Videre ser jeg klart at min kommune må få opp haldbare rutiner for å sette årsmelding / regnskap m.m. som referatsaker til formannskap og kommunestyre. Gjerne og i tillegg ; direkte til formannskapsmedlemmene. Personlig tror jeg det er fornuftig at formannskapene deltar på ett eiermøte i året. Dette ville øke innsikten og involveringen fra eierkommunene enda bedre. Ellers mener jeg at vi ved å følge opp, og revidere våre eierskapsmeldinger, skal kunne bli enda bedre og aktive eiere av bla. Bø og Sauherad Produkter as. Dette er mine betraktninger. Ellers vil jeg takke revisjonen for en informativ og nyttig rapport!" Kommentarane har ikkje medført endringar i rapporten. Høyringssvar til rapporten frå eigarkommunen Sauherad Sauherad kommune har ikkje svart på høyringa. Telemark kommunerevisjon IKS 21

22 Vedlegg 3 Bø og Sauherad Produkter AS Utdrag frå eigarskapsmelding for Bø kommune Bø kommune sine retningsliner for eigarskap, leiing og kontroll av selskap Med utgangspunkt i KS Eierforum sine 19 råd om eigarskap (i kursiv), samt gjeldande lovverk og etablerte rutinar og ordningar i kommunen, legg vi i dette kapittelet (tekst i ramme) fram ei samla oversikt over prinsipp, reglar og rutinar som leggjast lagt til grunn for Bø kommune si eigarskapspolitikk. Nr 1 Obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalde Kommuner bør som en del av folkevalgtopplæringen gjennomføre obligatoriske kurs og/eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i de ulike aspektene knyttet til eierstyring av utskilt virksomhet i løpet av de første 6 månedene av valgperioden og senere med oppfølging etter 2 år. Det anbefales at kommunestyret etter gjennomføring av generalforsamling, får forelagt en oversikt over status for selskapene. Bø kommune vil organisere ei systematisk opplæring av folkevalde knytt til eigarstyring. Dette vil skje som del av den generelle opplæringa av folkevalde, og kan i tillegg knytast som tema til kommunestyret si årlege behandling av eigarskapsmeldinga og kontrollutvalet si melding og selskapskontroll. Nr 2 Utarbeiding av eigarskapsmelding Kommuner skal foreta en politisk gjennomgang av virksomhet som er organisert som selvstendige rettssubjekter eller interkommunale organer gjennom utarbeidelse av en eierskapsmelding. Eierskapsmeldingen bør gjennomgås og eventuelt revideres hvert år i kommunestyret. Eierskapsmeldingen skal følges av strategier og formål/selskapsavtale for det enkelte selskap. All eierskap i selvstendige rettssubjekter skal fremgå på en klar og instruktiv måte i kommunens årsberetning. En eierskapsmelding kan defineres som et overordnet politisk styringsinstrument for virksomhet som er lagt til et annet rettssubjekt, eget styre, en vertskommune eller til et annet interkommunalt organ. En eierskapsmelding bør som minimum ha tre hovedpunkter: 1. Oversikt over kommunens virksomhet som er lagt i selskaper og samarbeid 2. Politiske og juridiske styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskaps- og samarbeidsformene 3. Formålsdiskusjon og selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene, herunder vedtektsrevisjon. Bø kommune utarbeider si eigarskapsmelding etter KS Eigarforum sine råd. Målet er å utvikla kommunen som ein betre eigar, for dermed å sikra at kommunen og samfunnet sine interesser i selskapa, vert forvalta i tråd med vedtekne formål, forventningar og føresetnader. Eigarskapsmeldinga reviderast årleg og leggjast fram for kommunestyret til godkjenning. Så langt råd er skal dette skje i første møte etter ferien. Administrativ kapasitet (og kompetanse) kan verta ein avgrensande faktor når det gjeld rådmannen si saksbehandling og oppfølging. Det er likevel ein føresetnad at det i samband med den årlege behandlinga av meldinga vert lagt til rette for ei generell drøfting av prinsippa og rutinane som denne meldinga legg opp til, saman med ei evaluering av formål, resultat og drift knytt til selskap som er særleg viktige for kommunen. Eventuelle endringar i strategi og eller tiltak i høve einskildselskap skal så langt råd er drøftast i dette møtet. Telemark kommunerevisjon IKS 22