Rapport forvaltningsrevisjon Midler utenfor kommuneregnskapet Skaun kommune

Rapport forvaltningsrevisjon Midler utenfor kommuneregnskapet Skaun kommune År 2005

Innholdsfortegnelse side 1. SAMMENDRAG... 3 2. INNLEDNING... 4 2.1 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET...4 2.2 HJEMMEL FOR FORVALTNINGSREVISJON...4 2.3 HØRING...4 3. PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER... 4 3.1 PROBLEMSTILLINGER...4 3.2 REVISJONSKRITERIER...5 4. METODE OG GJENNOMFØRING... 5 4.1 METODE...5 4.2 GJENNOMFØRING...5 4.3 AVGRENSNINGER AV PROSJEKTET...6 5. REVISORS FUNN OG VURDERINGER... 6 5.1. PROBLEMSTILLING 1: OPPBEVARER OG DISPONERER ENHETENE MIDLER UTENFOR KOMMUNEREGNSKAPET?...6 5.2 PROBLEMSTILLING 2: OPPBEVARER OG DISPONERER ENHETENE MIDLER SOM BURDE VÆRT TATT INN I KOMMUNEREGNSKAPET?...7 5.3 PROBLEMSTILLING 3: RAPPORTERES BRUK AV MIDLER UTENFOR KOMMUNEREGNSKAPET TIL OVERORDNET NIVÅ?...10 6. REVISORS KONKLUSJON... 10 7. REVISORS ANBEFALINGER... 10 8. KILDER... 11 VEDLEGG VEDLEGG 1-3: I SÆRTRYKK OG UNNTATT OFF, JFR. OFF.L 5A VEDLEGG 4: HØRINGSUTTALELSE Orkanger, 22.12.2005 Inge Storås Daglig leder Revisjon Midt-Norge IKS Side 2 av 11

1. SAMMENDRAG I denne rapporten undersøker vi om Skaun kommune disponerer midler utenfor kommuneregnskapet. Revisjonen anbefaler på generelt grunnlag at all tilgang og bruk av kommunale midler tas inn i kommuneregnskapet. På den måten sikres det at midlene blir underlagt de samme interne kontrolltiltakene som resten av kommuneregnskapet. Hva kommuneregnskapet skal omfatte er regulert i kommunelovens 48 og forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner, midler som vedrører kommunens virksomhet skal tas inn i regnskapet. Framstillingen i rapportens funn- og vurderingsdel er strukturert rundt tre problemstillinger. Vi undersøker for det første om enhetene oppbevarer og disponerer midler utenfor kommuneregnskapet, for det andre om enhetene oppbevarer og disponerer midler som burde vært tatt inn i kommuneregnskapet og for det tredje om bruk av midler utenfor kommuneregnskapet rapporteres til overordnet nivå. For den første problemstillingen viser datamaterialet at enhetene og kontorene (heretter omtalt som enheter) i Skaun kommune disponerer midler utenfor kommuneregnskapet. Vår undersøkelse viser at de disponerte ca. 2,5 millioner på de to tidspunktene som er dekket av vår undersøkelse. Ca 2 millioner av disse midlene skriver seg fra skogavgiften. Revisors vurdering er at skogavgiften er midler som skal holdes utenfor kommuneregnskapet. Når vi holder disse utenfor er det allikevel ca en halv million kroner som holdes utenfor kommuneregnskapet. Analysen ved den andre problemstillingen viser at en stor del av disse midlene etter revisors vurdering bør tas inn i kommuneregnskapet. Dette gjelder særlig gaver og melkekonti, og på slike konti disponeres ganske store beløp. For midler som mottas fra tredjepart til særskilt formål skal det opprettes bundet fond i kommuneregnskapet hvis midlene ikke benyttes det året de mottas. For en del konti bør det foretas en nærmere vurdering av om kontiene bør tas inn i kommuneregnskapet, mens andre konti etter revisors vurdering kan holdes utenfor. Ikke alle konti oppgitt fra banker og butikker er tatt med i svaret fra enhetene, det kan derfor være konti som lederne ikke har oversikt over. Vi anbefaler av den grunn at det foretas en ny gjennomgang av midler de disponerer utenfor kommuneregnskapet. Analysen ved den tredje problemstillingen viser at omtrent 40 % av kontiene ikke rapporteres til overordnet nivå. En slik rapportering mener revisor bør gjøres for å ha en viss kontroll med midlene som kommunen eier. Revisjon Midt-Norge IKS Side 3 av 11

2. INNLEDNING 2.1 Bakgrunn for prosjektet Kommunens årsregnskap skal vise kommunens økonomiske stilling og tilgang og bruk av midler. For at denne informasjonen skal være fullstendig må alt være registrert i regnskapet. Vår erfaring fra lignende prosjekt i andre kommuner i revisjonsdistriktet er at enhetene disponerte en del midler utenfor kommuneregnskapet. Kommunene hadde liten oversikt over disse midlene, og deler av midlene burde etter revisors vurdering vært tatt inn i kommuneregnskapet. Prosjektet var derfor ønsket gjennomført også i Skaun kommune, og ble vedtatt gjennomført av kontrollutvalget i sak 14/04. 2.2 Hjemmel for forvaltningsrevisjon Revisjonsarbeidet skal omfatte forvaltningsrevisjon, jfr. kommuneloven 78 nr 2 og forskrift om revisjon 6. Forvaltningsrevisjonens innhold fremgår av forskrift om revisjon 7: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Det sentrale i forvaltningsrevisjon er vurderinger av om resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Forvaltningsrevisjon er i denne forstand resultatorientert. 2.3 Høring Foreløpig rapport er sendt til kommunen og høringsuttalelse foreligger i brev av 21.12.05. Kommunens høringsuttalelse medfører ingen endringer i rapporten, og revisors merknader og vurderinger tas til følge. Uttalelsen følger som vedlegg. 3. PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER 3.1 Problemstillinger Generelt så anbefaler vi å ta all tilgang og bruk av kommunale midler inn i kommuneregnskapet. På den måten sikres det at midlene blir underlagt de samme interne kontrolltiltakene som resten av kommuneregnskapet, og at god kommunal regnskapsskikk følges. Kommunens regnskap blir fullstendig, da det viser all virksomhet i kommunens regi. Vårt utgangspunkt med denne revisjonen var å få oversikt over midler utenfor kommuneregnskapet. Vi ønsket også å vurdere om midler utenfor kommuneregnskapet burde tas inn, og å se på hvilken rapportering det er med midlene. Problemstillingene er på denne bakgrunn: Problemstilling 1: Oppbevarer og disponerer enhetene midler utenfor kommuneregnskapet? Problemstilling 2: Oppbevarer og disponerer enhetene midler som burde vært tatt inn i kommuneregnskapet? Problemstilling 3: Rapporteres bruk av midler utenfor kommuneregnskapet til overordnet nivå? Revisjon Midt-Norge IKS Side 4 av 11

3.2 Revisjonskriterier Revisjonskriterier angir en standard/norm som konkretiserer de forventninger og krav vi har i prosjektet. Kilder for revisjonskriterier kan for eksempel være lover og forskrifter, kommunens egne vedtak og retningslinjer, faglitteratur, standarder fra andre kommuner og beste praksis. Funn i problemstillingene vurderes mot revisjonskriterier for problemstillingene. I den første problemstillingen har vi ingen kriterier. Vi samler inn faktainformasjon fra enhetene og bankene. I den andre problemstillingen er det sentrale revisjonskriteriet knyttet til at dersom midlene vedrører kommunens virksomhet, så skal de tas inn i kommuneregnskapet. Hva kommuneregnskapet skal omfatte er regulert i kommunelovens 48 og forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner. I forskriftens 7 står blant annet følgende: All tilgang og bruk av midler i løpet av året som vedrører kommunens og fylkeskommunens virksomhet skal fremgå av driftsregnskapet eller investeringsregnskapet.alle utgifter, utbetalinger, inntekter og innbetalinger skal regnskapsføres brutto. Revisjonskriteriet er hentet fra denne bestemmelsen. Vi har innhentet formålene for de ulike konti, og vurdert dette opp mot revisjonskriteriet. I denne sammenheng vil også Kommunal og arbeidsdepartementet brev av 12.09.94 være med og belyse kriteriet. Departementet uttalte at foreldrebetaling av kost i barnehager skal tas inn i kommuneregnskapet. Deres uttalelse kan anvendes analogt på andre formål. I den tredje problemstillingen er internkontroll revisjonskriteriet. Rapportering er etter revisors syn et nødvendig ledd i god intern kontroll, og det er administrasjonssjefens ansvar å sørge for at det blir etablert intern kontroll i virksomheten. I kommuneregnskapet har man rutiner for attestasjon og anvisning, budsjettkontroller, rapportering og politisk behandling av regnskapet. Kommunale midler som ikke er en del av kommuneregnskapet bør også være underlagt god intern kontroll. 4. METODE OG GJENNOMFØRING 4.1 Metode Revisor sendte den 09.11.2004 brev til rådmannen med en orientering om oppstart av prosjektet. Som metode for datainnsamling er det benyttet dokumentanalyse og samtaler som belyser datamaterialet. Det ble sendt ut brev til alle de 32 enhetene i kommunen. For en del konti har vi fått mer informasjon om formålet fra lederne gjennom telefonsamtaler. Alle enhetene svarte på vår henvendelse. I tillegg ble det sendt ut brev til 2 banker og 3 butikker i nærområdet som kan ha innskudd fra kommunens enheter. 4.2 Gjennomføring Hovedansvarlig for prosjektet er revisor Ann Jorun Lund. Prosjektet ble gjennomført i perioden november 2004 til august 2005. Revisjon Midt-Norge IKS Side 5 av 11

4.3 Avgrensninger av prosjektet Vi har innhentet opplysninger fra enhetene og en del banker og butikker som kan ha innskudd. Innehaver av innskudd i banker og butikker kan være personer, navn på bygninger, formål eller annet som ikke blir tatt med i bankenes svar på vår forespørsel. I tillegg kan skifte av personale ved kommunens enheter være årsak til at ikke alle midler er kjent av personalet. Det kan derfor finnes midler utenfor kommuneregnskapet som ikke har kommet til vår kunnskap. I prosjektet har vi konsentrert oss om opplysningene fra enhetene. Opplysningene fra banker og butikker er gjennomgått for å kontrollere om alle konti de har oppgitt er med i svaret fra enhetene. Vi har ikke vurdert hvor mye som totalt disponeres av enhetene i løpet av et tidsrom, kun hvor mye de har disponibelt per 31.12.03 og 30.09.04. Vi har derfor ingen formening om hvor mye som faktisk benyttes utenom kommuneregnskapet i løpet av et år. Vår vurdering av om konti burde vært tatt inn i kommuneregnskapet baserer seg i hovedsak på enhetenes korte svar på formålet med de ulike konti. Det kan derfor være forhold som ikke har kommet til vår kunnskap som ville ha påvirket vår vurdering. Vår gjennomgang har ikke vært rettet mot å avdekke eventuelle misligheter. 5. REVISORS FUNN OG VURDERINGER 5.1. Problemstilling 1: Oppbevarer og disponerer enhetene midler utenfor kommuneregnskapet? I denne problemstillingen blir resultatet av datainnsamlingen om midler utenfor kommuneregnskapet presentert. Enhetene ble bedt om å gi en fullstendig oversikt over midler utenfor kommuneregnskapet som de disponerer. Dette innebar opplysninger om saldo, formål, hvem som disponerer kontoene og om det rapporteres til noen, og i tilfelle til hvem dette gjøres. For en del konti har vi fått mer informasjon om formålet fra lederne gjennom telefonsamtaler. Alle enhetene svarte på vår henvendelse. I tillegg ble det sendt ut brev til 2 banker og 3 butikker i nærområdet som kan ha innskudd fra kommunens enheter. Dette ble gjort for å få en oversikt over totaliteten i midler utenfor kommuneregnskapet. Alle bankene og butikkene svarte på vår henvendelse. 5.1.1 Revisors funn Datamaterialet viser at resultatenhetene disponerer midler utenfor kommuneregnskapet. Enhetene har til sammen oppgitt at de disponerte kr. 2.515.298 per 31.12.03 og kr. 2.554.688 per 30.09.04 fordelt på 50 konti/ kasser, hvorav 46 ikke er en del av kommuneregnskapet (ikke oppgitt saldo på de to av de tre som er i kommuneregnskapet). Hovedbeløpet gjelder skogavgift ved næringskontoret med over 2 millioner. Når denne kontoen tas ut disponerte enhetene henholdsvis 419 tusen og 520 tusen. På begge disse tidspunktene mangler opplysninger om saldo på enkelte konti, slik at beløpene som disponeres er høyere. I tillegg har vi fått opplyst 21 konti med til sammen kr. 73.833 fra banker/ butikker som ikke er oppgitt fra enhetene, og som vi ikke kan se i kommuneregnskapet. Dette gjør at det er sannsynlig at enhetene disponerer midler i tillegg til det som er oppgitt. Revisjon Midt-Norge IKS Side 6 av 11

Det er variasjon i hvor mye de ulike enhetene disponerer. 16 av de 32 enhetene har oppgitt at de ikke disponerer midler utenfor kommuneregnskapet. De fleste konti finnes ved avdeling helse og oppvekst. I vedlegg 1 er det en oversikt over totalbeløp og antall konti utenfor kommuneregnskapet som de ulike enhetene har oppgitt som svar på vår henvendelse. I vedlegg 2 er det en oversikt over konti oppgitt fra banker/ butikker som verken er i kommuneregnskapet eller er oppgitt fra enhetene. 5.2 Problemstilling 2: Oppbevarer og disponerer enhetene midler som burde vært tatt inn i kommuneregnskapet? I denne problemstillingen blir det vurdert om midler som ikke er inntatt i kommuneregnskapet er av en slik art at de vedrører kommunens virksomhet. Vi har i vår vurdering lagt stor vekt på eierforholdet til midlene. 5.2.1 Generelle vurderinger, kommentarer og anbefalinger Vi gjør oppmerksom på at midler mottatt til særskilte formål fra tredjepart og som ikke blir brukt i det regnskapsåret de mottas, skal settes av til bundet fond i kommuneregnskapet. Hvis det avsettes på ubundet fond risikerer man at fondsavsetningen strykes hvis driftsregnskapet ved regnskapsavslutningen viser seg å gi et regnskapsmessig merforbruk, jfr 9 i forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner. Unntatt fra strykninger er avsetninger som i medhold av lov, forskrift eller avtale er reservert særskilte formål. Avtale bør etter revisors syn involvere en tredjepart. Gaver mottatt fra noen til et bestemt formål, for eksempel trivselstiltak eller nye leker, skal derfor settes av på bundet fond. For små konti kan kommunen etablere rutiner for registrering i kassakladd ved resultatenhetene som oversendes kommunekassen for registrering etter behov eller etter fastsatte intervaller. Som nevnt under problemstilling 1 ble det fra banker og butikker oppgitt en del konti som ikke er oppgitt fra enhetene og som vi ikke finner i kommuneregnskapet, men som vi antar er kommunale midler. For å få fullstendig oversikt anbefaler vi derfor at enhetene foretar en ny gjennomgang av hvilke midler de disponerer utenfor kommuneregnskapet, og at de så vurderer om dette er konti som bør inn i kommuneregnskapet. 5.2.2. Revisors funn, vurderinger og konklusjon Som forventet var det mange ulike formål med kontiene som disponeres utenfor kommuneregnskapet. De formål som er oppgitt i resultatenhetenes svar er listet opp i andre kolonne i vedlegg 3. Som eksempler nevner vi klassekonti og skolemelk. Vi har i rapporten sortert de ulike formålene for kontiene i forhold til kommuneregnskapet. Vi har delt inn i konti som vi mener bør inn i kommuneregnskapet, konti som kan holdes utenfor kommuneregnskapet og konti som det bør foretas en nærmere vurdering av. Vår vurdering for hver konto er også vist i siste kolonne i vedlegg 3. Vi gjør oppmerksom på at det kan være forhold vi ikke kjenner til mht de ulike konti som ville ha påvirket våre vurderinger. 5.2.2.1. Konti som bør inn i kommuneregnskapet Gavekonto Revisjon Midt-Norge IKS Side 7 av 11

Vi antar at disse midlene er gaver til kommunal virksomhet, og at de derfor bør tas inn i kommuneregnskapet. Dette gjelder også mottatte midler fra for eksempel FAU (arbeidsutvalg). Pårørendekonto I kontrollutvalgets sak 12/1995, pårørendeutvalget Børsa sykeheim revisjon av gavemidler, ble det fattet følgende vedtak: Nedre Gauldal kommunerevisjonsidistrikt kan ikke påta seg å revidere gavemidler som disponeres av pårørendeutvalget ved Børsa sykeheim. Ved vår henvendelse i dette prosjektet ble det oppgitt at kontoen nå disponeres av styrer ved sykehjemmet. Da midlene nå disponeres av en ansatt mener vi at dette nå er kommunale midler (gavemidler) som skal registreres i kommuneregnskapet. Elevenes gavekonto "Honorar" fra lag/ org ved elevopptredener, samt støtte fra foreldreforeninga til innkjøp av utstyr. Oppsparte "honorar" deles ut som talentpris med ujevne mellomrom. Vi mener dette bør tas inn i kommuneregnskapet, da kommunen trolig blir ansvarlig hvis midlene tapes. Vi minner om muligheten til å avsette til bundet fond. Melkekonto og yoghurtkonto Alle skolene har oppgitt melkekonto. Dette er midler som er innbetalt av elevene for å dekke den enkelte elevs behov for melk til skolematen. For elevene representerer de innsamlede midlene forhåndsbetaling for en vare som forventes levert. Dersom noe skulle skje med disse midlene vil det være naturlig at skolen blir holdt ansvarlig. Dette gjør at vi betrakter det som mer betryggende at midlene registreres i kommuneregnskapet som en del av kommunens virksomhet. Kostpenger Ilhaugen barnehage Personalet betaler kostpenger som brukes til for eksempel bussbilletter og andre turformål for barna. Da pengene ikke benyttes til innkjøp av mat, er det kommunen som betaler maten. Ved å holde dette utenfor kommuneregnskapet blir ikke kommuneregnskapet fullstendig, da det ikke viser alle inntekter (kostpenger personalet) og utgifter (bussbilletter oa). Overføringen kan gjøres noen ganger i året avhengig av beløp. Kontorkasse hvor formålet er små beløp for kopiering, leie av telefon Da kommunen betaler kopi og telefonutgifter bør denne inntekten føres inn i kommuneregnskapet. Kopipenger og boksalg biblioteket Dette er inntekt som tas inn på boksalg og kopiering. Da dette skjer i regi av kommunen bør denne inntekten føres inn i kommuneregnskapet. 5.2.2.2. Konti som kan holdes utenfor kommuneregnskapet Skogavgift Næringsavdelingen har oppgitt skogavgift på over 2 millioner kr som holdes utenfor kommuneregnskapet. Disse midlene ble med når skogkontorene/landbruk ble en del av kommunen i 1994. Revisor har vært i kontakt både med saksbehandlere hos fylkesmannen i Nord- og Sør-Trøndelag samt landbruksdepartementet, for å få avklart hvorvidt dette anses som kommunale midler eller ikke. Jurist hos landbruksdepartementet var tydelig på at disse midler ikke var kommunale og skulle dermed holdes utenfor kommuneregnskapet. Revisor forholder seg dermed til denne vurderingen. Revisjon Midt-Norge IKS Side 8 av 11

Personalkonti Konti som personalet selv samler inn og benytter utenfor kommunens drift ser vi ingen grunn til at skal inn i kommuneregnskapet. Dette blir etter vårt syn et privat anliggende. Det ble oppgitt fem slike konti: gaver, blomster, matpenger personalet og to konti for kaffe. Klassekasser Ved Buvik skole har de klassekasser. Pengene kommer fra for eksempel loddsalg og overskudd på forestillinger, det foretas ikke rene innsamlinger blant elevene. For alle klassene skal pengene brukes helt opp til en tur i 7 klasse, slik at kontoen ender i 0. For en klasse ble dette ikke gjort pga spesielle omstendigheter, de midlene skal brukes når klassen har jubileum. Alle konti disponeres av skolens sekretær med rapportering til klassestyrer/ klassekontakt, slik at alle blir likt behandlet og fulgt opp. Ideelt sett mener vi at det bør opprettes kontoer i elevenes navn, slik at midlene blir den enkelte elevs private eiendel. Da det ved Buvik skole ikke er innsamling/ sparing fra den enkelte elev og alle konti får oppfølgning fra sekretær med rapportering, har vi valgt å akseptere at disse kontoene holdes utenfor kommuneregnskapet. FAU Foreldrenes arbeidsutvalg og lignende er etter vårt syn selvstendige organer som ikke er kommunal virksomhet. Vi mener derfor at midler de disponerer ikke skal inn i kommuneregnskapet. Når en kommunal enhet mottar gaver i form av gjenstander eller penger fra FAU mener vi det skal tas inn i kommuneregnskapet, fordi det da blir kommunale midler. Dette blir å behandle likt med gavekonti, se punkt 5.2.2.1. Tilsvarende vurdering gjelder for FAU i barnehager. Elevrådskasse Forutsatt at dette ikke er kommunale midler og at elevrådet disponerer og står ansvarlig for midlene, kan dette holdes utenfor kommuneregnskapet. Aksjonsdagskasse Pengene kommer fra aktiviteter/ tilstelninger i forbindelse med den årlige TV-aksjonen. Pengene går til aksjonen og til å dekke utgifter i den forbindelsen. Anses ikke å være en del av kommunens virksomhet, og kan dermed holdes utenfor kommuneregnskapet. Siim-prosjektet Venn oppvekstsenter skolen Dette er midler som sannsynligvis er innsamlet til bruk ved innkjøp av planter til arboret i Eggkleiva. Kontoen har ikke vært i bruk på mange år. Den kan disponeres av rektor og rapporteres internt. Det er opplyst at dette ikke er kommunale midler. Skolen bør vurdere å avslutte kontoen dersom den ikke benyttes. 5.2.2.3. Konti som det bør foretas en nærmere vurdering av Kontantkasse Gullhaugtun Brukernes egne penger som disponeres av ansvarlige i boligen til innkjøp av mat. Det føres regnskap i boligen og regnskap til hjelpeverger. Ved dagens praksis disponerer ansatte andres penger uten at dette er omfattet av den interne kontroll som er etablert rundt kommuneregnskapet. Hvis kommunen blir ansvarlig ved tap av penger, anbefaler vi at kommunen kjøper inn maten og fakturerer beboerne, dvs at dette tas inn i kommuneregnskapet. Kontantkasse Meieribakken Kjøp av mat fra ansatte. 4 beboere og en avlastningsbolig bytter på å kjøpe inn felles mat. Utgiftene for avlastningsboligen belastes kommuneregnskapet. Når ansatte spiser av dette betaler de inn til en kasse som også benyttes til innkjøp av mat. Ved dagens praksis dispo- Revisjon Midt-Norge IKS Side 9 av 11

nerer ansatte andres penger uten at dette er omfattet av den interne kontroll som er etablert rundt kommuneregnskapet. Hvis kommunen blir ansvarlig ved tap av penger, anbefaler vi at kommunen kjøper inn maten og fakturerer beboerne og de ansatte, dvs at dette tas inn i kommuneregnskapet. 5.3 Problemstilling 3: Rapporteres bruk av midler utenfor kommuneregnskapet til overordnet nivå? 5.3.1 Revisors funn Omtrent 40 prosent av kontiene rapporteres ikke til overordnet nivå. I vedlegg 3 er en oversikt over formål, hvem som disponerer midlene og hvem det rapporteres til for de ulike konti som er oppgitt fra resultatenhetene. 5.3.2 Revisors vurdering og konklusjon Kommunale midler bør være underlagt god intern kontroll. I kommuneregnskapet har man rutiner for attestasjon og anvisning, budsjettkontroller, rapportering og politisk behandling av regnskapet. Kommunale midler som ikke er en del av kommuneregnskapet bør også være underlagt god intern kontroll. Etter revisors syn bør et absolutt minimum av dette være å rapportere til overordnet nivå. Dette er ikke gjort for ca 40 prosent av kontiene i vår undersøkelse. 6. REVISORS KONKLUSJON Enhetene i Skaun kommune disponerer midler utenfor kommuneregnskapet. Vår undersøkelse viser at de disponerte ca. 2,5 millioner på de to tidspunktene som er dekket av vår undersøkelse. Ca 2 millioner av disse midlene skriver seg fra skogavgiften. Revisors vurdering er at dette er midler som skal holdes utenfor kommuneregnskapet. Når vi holder disse utenfor er det allikevel ca en halv million kroner som holdes utenfor kommuneregnskapet. En stor del av disse midlene bør etter revisors vurdering tas inn i kommuneregnskapet. Dette gjelder særlig gaver og melkekonti, og på slike konti disponeres ganske store beløp. For en del konti bør det foretas en nærmere vurdering av om kontiene bør tas inn i kommuneregnskapet, mens andre konti etter revisors vurdering kan holdes utenfor. Ikke alle konti oppgitt fra banker og butikker er tatt med i svaret fra enhetene, det kan derfor være konti som lederne ikke har oversikt over. Det er kr. 73.833,- fra banker/butikker som ikke er oppgitt fra enhetene, og som vi ikke kan se i kommuneregnskapet. Omtrent 40 prosent av kontiene rapporteres ikke til overordnet nivå. En slik rapportering mener revisor bør gjøres for å ha en viss kontroll med midlene som kommunen eier. 7. REVISORS ANBEFALINGER Generelt så anbefaler vi at all tilgang og bruk av midler i kommunens virksomhet tas inn i kommuneregnskapet. Revisor anbefaler at konti som nevnt i kapittel 5.2.2.1 tas inn i kommuneregnskapet såfremt våre forutsetninger stemmer. For midler som mottas fra tredjepart til særskilt formål skal det opprettes bundet fond hvis midlene ikke benyttes det året de mottas. Revisjon Midt-Norge IKS Side 10 av 11

For konti nevnt i kapittel 5.2.2.3 anbefaler vi at det foretas en nærmere vurdering av om de bør tas inn i kommuneregnskapet. I tillegg anbefaler vi at lederne av resultatenhetene foretar en ny gjennomgang av midler de disponerer utenfor kommuneregnskapet for å sikre at de har oversikt over alle midler. Eventuelt nye midler bør vurderes i forhold til kommuneregnskapet. 8. KILDER Svar fra alle enhetene i kommunen om hvilke midler de disponerer utenfor kommuneregnskapet. Saldoforespørsel ble sendt til 2 banker og 3 butikker, alle svarte på vår henvendelse. Postbanken SpareBank1Midt-Norge Coop Skaun Coop Orkla BA Coop Prix Buvika Revisjon Midt-Norge IKS Side 11 av 11