Ringerike kommune Kommuneoverlegen Tyristrand barnehage Kindsåsveien 26 3533 TYRISTRAND Saksnr. Løpenr. Arkivkode Deres ref. Dato 14/742-7 4531/14 J07 2.12.2014 Rapport fra smitteverntilsyn i barnehagen Kommuneoverlegen v/fagansvarlig for miljørettet gjennomførte 14.10.2014, varslet systemtilsyn med Tyristrand barnehage, uteavdelingens etterlevelse av Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv. 17. Smittevern. Sammendrag: Kommuneoverlegen v/fagansvarlig for miljørettet helsevern valgte å gjennomføre tilsyn med syv barnehagers arbeid med smittevern i oktober 2014. Systemtilsynet inngår i «Plan for miljørettet helsevern 2014-2016». Systemtilsynet ble gjennomført med dokumentinnsyn, intervjuer av ledere og medarbeidere og omvisning i barnehagen. De intervjuede i barnehagen var samstemmige om rutiner som ble praktisert i smittevern-sammenheng og anså rutinene som godt innarbeidet. Internkontrollsystem viser imidlertid at barnehagen har utfordringer knyttet til de formelle kravene til skriftlig internkontrollsystem. Internkontrollsystem oppfyller ikke formelle krav og mangler barnehagens identitet, godkjenningsstatus, versjon o.l.. Tilsynet har 1 merknad. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der myndigheten finner grunnlag til å påpeke mulighet for forbedring. Avvik og merknader Avvik: Ingen Merknader: Mangler i internkontrollsystem. Tilsynet Tilsynet ble lagt opp med: Sted: Tyristrand barnehage Tid: 14.10.2014, kl. 09.00-12.00 Til stede: Styrer Lise Helgesen, pedagogisk leder Yngvild Martinsen og assistent (barne- og ungdomsleder) Aud Eva Faanes Grimsmo. Tilsynet ble ført av: Kommuneoverlegen v/fagansvarlig for miljørettet helsevern Unni Suther Hjemmel: Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv. 25 Tilsyn. Postboks 123, 3502 Hønefoss Tlf: 32 11 74 00 / Fax: 32 12 50 30 postmottak@ringerike.kommune.no www.ringerike.kommune.no
2 Tilsynskriterier: Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv. 17 Smittevern. Mål for tilsynet: Å utvikle miljørettet helsevernkompetansen Opplegg for tilsynet: Felles informasjonsmøte Åpningsmøte Intervju av leder, mellomleder og medarbeider Befaring Sluttmøte m/konklusjon Samlet oppsummering fra systemtilsyn i 7 barnehager. Fagansvarlig for miljørettet helsevern gjennomførte systemtilsyn med internkontroll og praksis med smittevernet i 7 barnehager, alle med uteavdelinger eller som bruker naturen aktivt. Systemtilsyn inngår i «Plan for miljørettet helsevern 2014-2016» godkjent at Ringerike kommunestyret 22.5.2014, sak 72/2014. Tilsynskriteriet var: «Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv. 17 smittevern. Virksomheten skal planlegges og drives slik at risiko for spredning av smittsomme sykdommer blir å så liten sompraktisk mulig.» Systemtilsyna omfattet dokumentinnsyn, intervjuer og omvisning. Det ble ikke registrert vesentlige forskjeller i hvordan de ansatte beskrev praksisen i de syv barnehagene, selv om de styrende dokumentene (internkontrollsystemene) var vesentlig forskjellige i innhold, utforming og tilnærming. Tilsynet fant ikke bevis i noen av barnehagene for avvik fra Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv. 17. Smittevern. Med bevis menes at det ble ikke registrert mangel på samsvar med forskriftens bestemmelser i både internkontrollsystemet og i svarene som ble gitt under intervjuene. Alle barnehagene hadde riktig utstyr for håndhygiene på rett sted. Barnehagene hadde oversikt over gjeldende lover, forskrifter, m.m. og flere av barnehagene hadde i tillegg en stor samling av informasjonsskriv lastet ned fra internett i internkontroll - permene (Folkehelseinstituttet, barnehagenes faglige instanser, Ringerike kommune, o.a.). Tilsynet fant at kun en barnehage kunne vise til et fullgodt internkontrollsystem. I følge de intervjuede i denne barnehagen ble systemet benyttet aktivt og helst som elektronisk versjon for raskt å få oversikt over bakgrunn for og hensikt med prosedyrene. Det ble sagt at de opplevde internkontrollsystem som et «levende» arbeidsverktøy og et godt system som de kunne støtte seg til i det daglige. Denne barnehagen var også den eneste som hadde en egen formell håndhygieneprosedyre. Barnehagene hadde ikke utarbeidet mål for smittevernet eller utført risikoanalyser spesifikt for smittevern, men viste til barnehagens overordnede mål og risikoanalyse for barns helse generelt. De intervjuede opplyste at deres arbeidsmål var «minst mulig sykdomsutbrudd» samt god kontakt og samarbeid med foreldrene om barnas allmenntilstand. Det ble opplyst at barnas helse var det viktigste på barnehagens agenda og at det var det mest aktuelle temaet som ble drøftet med foreldrene.
3 Barnehagestyrerne opplyste at alle nyansatte måtte lese gjennom sentrale dokumenter i internkontrollsystemet og at faste ansatte ble kjent med endringer i internkontrollsystemet gjennom at de: 1) enten deltok i revideringene eller 2) at de måtte lese gjennom endringene. Alle måtte undertegne på å ha lest gjennom og kjente til de nyeste styrende dokumentene. Alle syv barnehagene stilte krav til hygienekunnskaper hos de ansatte ved pass og stell av barn samt ved matlaging. Noen av barnehagene opplyste at de benyttet et web-basert læringssystem for ansatte i barnehager hvor det ble stilt krav om en form for «sertifisering». Informasjonsflyten i barnehagen foregikk på to måter: 1) muntlig mellom kollegaer, leder, styrer og foreldre og 2) skriftlig med oppslag på informasjonstavle, epost fra styrer til ansatte og foreldre. Det ble spurt om informasjonsrutiner ved mistanke om utbrudd, ved sykdomsutbrudd og ved informasjon fra foreldrene. Barnehagene hadde ikke spesifisert rutiner ved sykdomsutbrudd, men alle opplyste at de hadde økt fokus på hygiene, håndhygiene med bruk av sprit på hender og overflater i utbruddsperioder. Alle de intervjuede opplyste at håndhygiene var den viktigste smittevernrutinen herunder bruk av hansker ved bleieskift, blodsøl, oppkast, diare, o.l.. Barnehagene forklarte at de i praksis benyttet Folkehelseinstituttets «håndhygienerutiner» utgitt under «svineinfluensa-perioden» i 2009. Håndhygiene inne i barnehagene ble gjennomført under rennende vann og med bruk av flytende såpe og papirhåndkle. Håndhygiene ble praktisert ved ankomst til barnehagen, etter utetid, etter kontakt med dyr, etter kontakt med sopp, etter dobesøk, før og etter bespisning, før og under matlaging, osv.. Utstyr for håndhygiene på tur ble oppgitt til å være: bruk av våtservietter på barn og spritservietter på voksne, samt at de voksne benyttet hansker ved stell av barn. Barnehagene praktiserte at alle barna måtte være hjemme i minst 48 t etter siste oppkast eller diare. Barnas allmenntilstand var ellers avgjørende i vurderingene av barna kunne være i barnehagen. Ingen barnehager registrerte smitteutbrudd på overordnet nivå, kun i den daglige fraværsregistreringen på det enkelte barnet på den enkelte avdelingen. Barnehagene kunne ikke angi hvor mange sykdomsutbrudd de hadde hatt de to siste årene, men opplyste om generelt lavt sykefravær. Blant smittsomme sykdommer hos barna de to siste årene, ble det nevnt oppkast, diare, vannkopper, munn-hånd-fot-syke, femte barnesykdom, øyekatarr, m.m. Det ble i liten grad praktisert internkontroll utover vernerunder, bruk av sjekklister og avviksmeldinger ved fysiske feil i barnehagen. Tilsynet fikk opplyst at det ikke var praksis for å registrere avvik på feil gjennomføring av en arbeidsprosedyre. Det var kun ved avvik i de fysiske forholdene at det ble benyttet avviksskjema. Viss avvikende praksis observeres blir det tatt opp muntlig med kollegaen der og da. Beskrivelse: Tyristrand barnehage er en ordinær 3 avdelings barnehage med en uteavdeling. Uteavdelingen har barn i alderen 3 til 6 år. Uteavdelingen benytter et klubbhus som hovedbase og et skogområde med to hytter, en utebod med toalett, en platting og en bålplass som utebase. Uteavdelingen er tilrettelagt med muligheter for fysisk aktivitet og lek på idrettsbanen og i naturen og inne i klubbhuset.
4 Vurdering: Et viktig prinsipp i Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv. er krav om internkontroll for å dokumentere overholdelse av forskriftens bestemmelser. Barnehagen overleverte 25.9.2014 kopi av dokumentene de har knyttet til forskriftens bestemmelser om smittevern. Barnehagens oversendte dokumenter oppfyller ikke formelle krav til et internkontrollsystem og ville ha ført til avvik dersom tilsynet hadde omfattet forskriftens 4. Ansvar. Internkontroll. Manglene i internkontrollsystem framkommer derfor som merknader i denne rapporten. Barnehagen angitte internkontrollrutiner er en punktliste over hvilke prosedyrer som internkontrollsystem skal inneholde for hver enkelt bestemmelse i Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv.. I internkontrollsystemet er det ikke lagt inn internkontrollprosedyrer, men et stort antall informasjonsskriv, handlingsplaner, sjekklister og protokoller. Dokumentene er aktuelle, men kun som grunnlagsdokumentene til et internkontrollsystem. Selv om det er opptil den enkelte virksomhet å fastsette hvordan internkontrollsystem skal utformes, er denne formen for internkontrollsystem ikke lett anvendelig i praksis og arbeidet med ajourhold blir uoversiktlig. Det vises gjennom at vedlagte informasjonsskriv enten er foreldet dato eller ikke er datert. Fagansvarlig for miljørettet helsevern er kjent med at kommunen nå reviderer internkontrollsystem for barnehager og skoler. De intervjuede informerer om at de bruker systemet og finner svarene her samt på internett og ved henvendelse til andre ansatte og styrer. Det var godt samsvar mellom svarene de intervjuede ga og de viste til adekvat kunnskaper om hva som skulle gjøres når. Tilsynet finner derfor ikke bevis for avvik, men anmoder om at merknader til internkontrollsystemet rettes slik at systemet blir mer velfungerende i barnehagen. Styrer for barnehagen fikk utkast til rapporten, da med dato19.11.2014 til gjennomsyn i en uke. Tilbakemelding er datert 21.11.2014. Styrers merknader til rapporten registreres som vedlegg til saken, da jeg ikke kan se at tilbakemeldingen endrer på konklusjonen. Internkontroll er et viktig prinsipp i Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.. og Helsedirektoratet anbefaler at tilsyn skal gjennomføres som systemtilsyn (innsyn i de skriftlige internkontrollsystemet). Funn: Avvik og merknader: Avvik Ingen Merknadene: 1. Merknad Mangler i internkontrollsystem. Kommentar: Barnehagen har mangler i det formelle internkontrollsystemet, her nevnes: dokumentidentitet, godkjenningsstatus, dato, versjon, hensikt, beskrivelse, etc. og risikoanalyser og prosedyrer
5 mangler. De ansatte beskriver en praksis med mange rutiner som de opplyser er godt innarbeidet i barnehagen, men som ikke framkommer av de skriftlige internkontrollrutiner. Barnehagen har heller ikke kunnet vise til rutiner for egenkontroll med at de innarbeidede rutinene faktisk følges og ajourholdes. Saksdokumenter: Ringerike kommune, miljørettet helsevern i barnehager og skoler, 3. Regelverk, (juni 2013) 5. Opplysning og informasjonsplikt desember 2011), 17. Smittevern, (desember 2011), Behandling av mat (desember 2011), Ringerikes kommunes skriv; Hygiene i barnehagen (udatert), Tyristrand barnehages oppfordring til foreldrene om håndhygiene, hygiene ved lavvo, informasjons ang. klær og garderober, generell hygiene, hygiene utedo, sjekk av klubbhus og uteområder, info til foreldre om diare og vikarinfo. Skjemaer for samtykke, kjøletemp., avviksmelding, vernerunder, risikovurdering, Intern notat fra Kommuneoverlegen, datert 24.8.2009; smittevern for tilsette. Folkehelseinstituttets faktablad; Hodelus og faglige råd; Barnehager og smittevern (januar 2009), Ringerike kommune; prosedyre for mulig eksponering for blod og kroppsveske, (udatert) Helsesøsters skriv om hodelus, 20.11.2012. Tyristrand barnehage; Handlingsplan - langtidsfrisk (udatert), Sykdom og ulykkesforebyggende plan Tyristrand barnehage, Sikkerhetsplan (udatert), oversikt over sikkerhetsrisikoer generelt, Ettersendte dokumenter: Ringerike kommune, Miljørettet helsevern i barnehager og skoler: Innhold i mhv-perm Revisjons av internkontrollsystemet, datert oktober 2014. Revisjons av prosedyrer, datert oktober 2014. Revisjon av prosedyrer, datert 1. desember 2011. Langtidsfrisk-Handlingsplan for Tyristrand barnehage 31.1.2014. Hygiene i barnehagen Med hilsen e.f. Unni Suther Fagansvarlig miljørettet helsevern unni.suther@ringerike.kommune.no Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten underskrift