PLO Prosjektet Styringsgruppe sak 1/2015 Ressursmangler og restanse av oppgaver etter prosjektperiodens sluttdato 1 Introduksjon PLO prosjektet ble startet høsten 2011, og i løpet av 2014 ble det igangsatt elektronisk samhandling på alle somatiske sengeposter i Bodø, Vesterålen og Lofoten. Målsetting: I løpet av prosjektperioden skal samtlige døgnenheter i NLSH kommunisere elektronisk til pleie- og omsorgstjenesten i kommunene. Prosjektets formål: «NLSH skal samhandle elektronisk gjennom PLO-meldinger for å bedre kvaliteten i kommunikasjonen mellom helseforetak og kommunene. PLO-meldinger bidrar til raskere og mer effektiv avklaring i forhold til utskrivningsklare pasienter, og skaper bedre forutsigbarhet og trygghet både for pasienten, pårørende og for helsepersonellet i helseforetak og kommuner». 2 Status Prosjektet ble forlenget til 1.7.2015. Etter ny evaluering av fremdrift og arbeidsoppgaver som gjenstår er det tydelig at prosjektet ikke vil være ferdig til denne dato. Det er også driftsoppgaver som vil være varige arbeidsoppgaver etter prosjektets slutt. 2.1 Status kommuner Alle våre 21 samhandlingskommuner kommuniserer elektronisk med Nordlandssykehuset somatikk. Det tekniske er på plass til å starte kommunikasjon med saltenkommunene i psykiatri. De resterende Salten kommunen vil kommunisere elektronisk til psykiatrien i løpet av våren 2015. Det er også flere andre kommuner som sykehuset har regionale funksjoner mot. Disse er ikke koblet opp mot Nordlandssykehuset da våre samhandlingskommuner var førsteprioritet. 2.2 Status somatikk Alle sengeposter i somatikken har startet opp med å benytte pleie- og omsorgsmeldinger i kommunikasjon med kommunene. Det kartlegges nå om hvordan akuttmottaket kan involveres i bruk av elektroniske pleie- og omsorgsmeldinger. 2.3 Status psykiatri Det er til sammen 15 døgnenheter i psykiatrien som skal starte med elektronisk meldingsutveksling med kommunene. 13 enheter i Bodø og 2 i Vesterålen. Oppstart pilot psykiatri med D-post på SDPS er ferdig nå i januar. Neste avdeling har oppstart i uke 9 i februar.
3 Prosjekt restanser 3.1 Kommuner Alle våre samhandlingskommuner er teknisk klare til å starte med elektronisk samhandling med psykiatri NLSH. Det er andre årsaker til at ikke alle kommunene vil starte opp rett etter endt pilotperiode. Kommuner som vi har regionale funksjoner mot er ikke koblet opp mot NLSH. (Vedlegg1). Dette vil ikke få stor prioritet første halvdel av 2015 da ressurser og tidsbruk vil gå på undervisning og igangsetting av de psykiatriske avdelingene som samhandler med saltenkommunene. 3.2 Somatikk Prehospital klinikk (akuttmottak) ble i første del av prosjektet ikke tatt med i elektronisk samhandling med kommunene. Dette var en bevist strategi da vi ville sikre gode etablerte rutiner inn på sengepostene. Det er startet arbeid med å kartlegge hvordan akuttmottak kan bli en del av den elektroniske samhandlingen. Begrunnelser for å involvere akuttmottak inn i elektronisk meldingsutveksling: - Vi vil få viktige helseopplysninger inn på et tidligere stadium i pasientforløpet. 3.3. Psykiatri Det var oppstart i psykiatrien med pilot på D-post på SDPS med oppstart i november 2014. Piloten avsluttes i januar. Etter en mer nøysom kartlegging av de psykiatriske enhetene og evaluering av pilot er det tydelig at prosjektet ikke vil nå sine mål i løpet av tiden som er satt. Oppstarten i psykiatrien ble også forsinket 2 måneder grunnet tekniske utfordringer. 4 Driftsoppgaver Nye rutiner og nye systemer gir nytt ansvar og nye arbeidsoppgaver. Følgende permanente arbeidsoppgaver er knyttet til elektroniske pleie- og omsorgsmeldinger, tidligere meldt inn av tidligere prosjektleder. (Vedlegg 2 styringsgruppesak 3-2014) a) Revidering og oppdatering av rutiner og prosedyrer ved endringer i samhandlingsavtalene. b) Overvåking og rydding av PLO-meldinger i mappen udefinert arbeidsflyt i DIPS. c) Kontaktpunkt for samarbeidskommuner d) Oppfølging i forhold til revidering og endringer i PLO modul e) Brukerveiledning f) Superbruker koordinator g) Oppdatere opplæringsmateriell h) Opplæring i forbindelse med nye funksjoner i PLO modul i) Testing ved oppgraderinger i DIPS/oppgradering hos kommuner j) Håndtering av feilsendte meldinger og avvik knyttet til dette k) Oppdatering av nettside/pulsen
5 Forslag Skisserer to forslag for å komme i mål med arbeidsoppgavene som gjenstår som midlertidige prosjektoppgaver. Forslag for å ivareta varige arbeidsoppgaver etter prosjektperiode er skissert i styresak 3/2014. 5.1 Forlenge prosjektperiode a). Forlenge prosjektperiode med fungerende prosjektleder ut 2015. (Fungerende prosjektleder har i dag permisjon fra sin stilling fra medisinsk avdeling avd. B3 Hjerteovervåkningen (sykepleier). Permisjonen går ut 1.7.2015). b). Tilsette ny prosjektleder fra 1.7.2015 og ut 2015 Hvis fungerende prosjektleder ikke får permisjon fra sin stilling på medisinsk avdeling etter 1.7.2015 må det ansattes ny prosjektleder for å ferdigstille prosjektet. Ny prosjektleder bør involveres i prosjektet snarlig for opplæring/kompetanseoverføring. 5.2 Ekstra ressurser/prosjektmedarbeider Tilføre prosjektet ekstra ressurser i form av prosjektmedarbeider i 100 % stilling. Med mål om å få prosjektet ferdig til 1.7.2015.
Vedlegg 1 I den opprinnelige prosjektplanen var målet å koble opp de 21 kommunene i Salten, Lofoten og Vesterålen som hadde Nordlandssykehuset som lokalsykehus. Nordlandssykehuset har imidlertid regionale funksjoner, og mottar pasienter fra kommuner lengre sør og nord. Det er en mindre pasient strøm mellom disse kommunene og sykehuset, men det vil være tilfeller der det er behov for samhandling. Samhandlingen mellom sykehuset og kommunene skal fortrinnsvis være elektronisk. Det er derfor behov for å utvide prosjektet til å omfatte oppkobling av kommuner på Helgeland og enkelte kommuner i Ofoten og i Troms. Følgende kommuner bør kobles opp mot Nordlandssykehuset i Bodø i løpet av prosjekt perioden men er ikke inkludert i fremdriftsplanen: Ballangen Evenes Lødingen Narvik Tjelsund Harstad Ibestad Bardu Kvæfjord Tromsø Bindal Sømna Brønnøy Vega Herøy Dønna Nesna Lurøy Grane Hattfjelldal Vefsn Vedlegg 2
Styringsgruppe sak 3/2014 Forslag til fordeling av videre arbeidsoppgaver og ansvar knyttet til elektroniske pleie- og omsorgsmeldinger 1 Introduksjon Regjeringen har lagt føringer for at all kommunikasjon mellom aktørene i helsesektoren skal foregå elektronisk, og implementeringen av pleie- og omsorgsmeldinger mellom Hf og kommunal pleie- og omsorgstjeneste er et viktig skritt mot digital samhandling. På Nordlandssykehuset har implementeringen vært forsinket av flere årsaker. I januar 2014 ble PLO meldinger driftssatt i Nordlandssykehuset og store deler av de somatiske sengepostene samhandler nå elektronisk. Prosjektets formål er følgende: Kvalitet, trygghet og respekt NLSH skal samhandle elektronisk gjennom PLO-meldinger for å bedre kvaliteten i kommunikasjonen mellom helseforetak og kommunene. PLO-meldinger bidrar til raskere og mer effektiv avklaring i forhold til utskrivningsklare pasienter, og skaper bedre forutsigbarhet og trygghet både for pasienten, pårørende og for helsepersonellet i helseforetak og kommuner. 2 Arbeidsoppgaver Ved å innføre nye systemer, kommer også nytt ansvar og nye arbeidsoppgaver knyttet til bruk og vedlikehold. Et halvt år etter driftsettingen av PLO-meldinger på Nordlandssykehuset er det blitt tydeligere hvilke arbeidsoppgaver som tilkommer i ordinær drift. Arbeidsoppgavene som er skisserte nedenfor anses som nødvendige for å imøtekomme nasjonale føringer, og for å sikre forsvarlig drift og bruk av PLO- meldinger. 2.1 Følgende permanente arbeidsoppgaver ved NLSH er knyttet til elektronisk meldingsutveksling: a) Revidering og oppdatering av rutiner og prosedyrer ved endringer i samhandlingsavtalene. b) Overvåking og rydding av PLO-meldinger i mappen udefinert arbeidsflyt i DIPS. c) Kontaktpunkt for samarbeidskommuner d) Oppfølging i forhold til revidering og endringer i PLO modul e) Brukerveiledning f) Superbruker koordinator g) Opplæring av ny ansatte h) Opplæring i forbindelse med nye funksjoner i PLO modul i) Testing ved oppgraderinger i DIPS j) Håndtering av feilsendte meldinger og avvik knyttet til dette k) Oppdatering av nettside/pulsen Kari J. Saksenvik, prosjektleder for implementering av elektroniske pleie- og omsorgsmeldinger, Intern- IT, Nordlandssykehuset
2.2 Følgende midlertidige oppgaver må også ivaretas internt på NLSH a) Opplæring og oppstart på resterende avdelinger som av ulike grunner ikke er kommet med ila. prosjektperioden. b) Oppkobling og test mot resterende kommuner og kommuner i andre fylker enn Nordland. c) Åpne kurs dager. Ekstra opplæring etter oppstart for de som trenger det. d) Evaluering av implementeringen og gjennomføring av oppfølging og forbedringstiltak. e) Deltagelse i prosjektet tjenestebasert adressering f) Deltagelse i Helse-Nord FUNNKe nettverk 2.3 Følgende oppgaver utføres av HN-IKT ihht. Tjenesteavtale: a) Overvåking og drift av meldingsutveksling EDI/messagebroker b) Varsling til kommune og brukere på NLSH ved nede tid og oppgraderinger c) Teknisk oppsett og oppkobling mot kommuner 3 Fordeling av ansvar og oppgaver Det er utarbeidet en skisse på hvordan ansvar og oppgaver må fordeles i organisasjonen for å sikre omforente prosedyrer og trygg meldingsovervåking. 3.1 Utvidelse av prosjektet Det tilsettes en midlertidig funksjon på Nordlandssykehuset ut juni 2015 som ivaretar følgende oppgaver: a) Opplæring og oppstart på resterende avdelinger som av ulike årsaker ikke er kommet i gang i prosjekt perioden. b) Oppkobling og test mot resterende kommuner og kommuner i andre fylker enn Nordland. (Vedlegg 1) c) Åpne kurs dager. Opplæring av brukere som trenger oppfrisking osv. * d) Evaluering av implementeringen og oppfølging/forbedringstiltak e) Deltagelse i prosjektet Tjenbari f) Deltagelse i FUNNKe nettverk / bidra til omforente prosedyrer i Helse- Nord g) Opplæring i forbindelse med nye funksjoner i PLO modul* h) Testing ved oppgraderinger i DIPS* i) Oppdatering av nettside/pulsen j) Revidering og oppdatering av rutiner og prosedyrer ved endringer i samhandlingsavtalene eller endringer i DIPS k) Overvåking og rydding i mappen udefinert arbeidsflyt i DIPS. l) Kontaktpunkt for samarbeidskommuner m) Brukerveiledning* n) Formulere endringsønsker til DIPS og bidra med innspill til nasjonal revidering av pleie- og omsorgsmeldingene. * overføres gradvis til superbrukere når kompetansenivået er tilstrekkelig. Kari J. Saksenvik, prosjektleder for implementering av elektroniske pleie- og omsorgsmeldinger, Intern- IT, Nordlandssykehuset
3.2 Ansvarsoppgaver som knyttes til samhandlingsavdelingen. a) Mottak og videreformidling av avviksmeldinger fra enhetsledere og kommuner b) Revidering (årlig eller annen hvert år) av tjenesteavtaler med hensyn til elektronisk meldingsutveksling (innhold, meldingstype, frister, ansvar) Det opprettes et OSO IKT råd som har følgende mål: a) ivareta en samordnet oppgradering og testing av IKT systemer til bruk i meldingsutveksling b) ivareta en gjennomgående identisk bruk av meldingsutveksling mellom pleie- og omsorg, fastleger og spesialisthelsetjenesten i alle kommuner og helseforetak c) medvirke til sikker meldingsovervåking og oppfølging av avvik d) medvirke til systematisk opplæring av helsepersonell i bruk av elektroniske meldinger 3.3 Enhetsledere sitt ansvar: a) Videreformidle informasjon til ansatte b) Opplæring av ny ansatte. c) Håndtering av feilsendte meldinger og avvik knyttet til dette d) Tildele superbruker tid til å ivareta egen kunnskap og opplæring av kollegaer e) Overvåking av avdelingens PLO arbeidsgruppe og sørge for at de ansatte rydder denne f) Sørge for tilgjengelige superbrukere i avdelingen, og arrangere opplæring av nye superbrukere dersom nødvendig 3.4 Superbrukeren sitt ansvar: a) Drive brukerstøtte på egen avdeling b) Teste PLO modul ved behov c) Sammen med enhetsleder følge opp PLO arbeidsgruppe og avvik som skjer på avdelingen Vi ser at det er nødvendig med en direkte kontakt mellom NLSH og HN-IKT for å sikre effektiv kommunikasjon og raske avklaringer, og det er foreløpig et stort behov for å følge enhetsledere og superbrukere tett opp for å sikre korrekt bruk av PLO meldinger. 4 Kostnader: Kostnadene ved å utvide prosjektet er i hovedsak knyttet til lønnskostnader. Basert på erfaringer fra prosjektet er det estimert at et halvt år forlenging av prosjektet vil være tilstrekkelig til å fullføre midlertidige arbeidsoppgaver og få fordelt resterende oppgaver i drift. Kostnader forbundet med utvidelse av prosjektet er estimert til følgende: Person ansatt i 100 % stilling i ½ år. Det vil i tillegg være behov for oppfølging av kommuner, vedlikehold av kunnskap, medvirkning i revidering og overvåking av udefinert arbeidsflyt ut over prosjektperioden. Det estimeres til 20 % fast stilling. Kari J. Saksenvik, prosjektleder for implementering av elektroniske pleie- og omsorgsmeldinger, Intern- IT, Nordlandssykehuset
i Tjenbar / Tjenestebasert adressering: Nasjonale føringer krever at meldingsutvekslingen skal foregå gjennom tjenestebasert adressering. Dette er et prosjekt hos Helse-Nord IKT. De er i testfase per 22.05.14 og tidsramme for innføring er ikke avgjort. Implementeringen vil først skje mot legekontor i Nordland, og deretter kommunal pleie- og omsorgstjeneste. Arbeid knyttet til dette er bl.a. gjennomgang av adresse register, opplæring av sykepleiere i bruk av nye adresser. Arbeidsoppgavene er per i dag ikke skissert for NLSH av prosjektledelse i HN-IKT og avklaringer i forhold til hvem som skal bidra til arbeidet er derfor uklart. Det er ønskelig at noen med god kjennskap til PLO meldinger bidrar i implementeringen av tjenestebasert adressering av PLO meldinger for å sikre at endringene er i samsvar med retningslinjer for bruk av PLO meldinger. HN-IKT: Kostnader for drift er skissert i forprosjekt rapporten. De årlige kostnadene for drift og vedlikehold påvirkes ikke av prosjektets utvidelse, da arbeidsoppgavene inngår i tjenesteavtalen som allerede foreligger mellom HN-IKT og Nordlandssykehuset. I forhold til oppkobling av kommuner er det per i dag Geir Klaussen i HN-IKT som er midlertidig ansatt i FUNNKe prosjektet som gjennomfører oppkobling mot samarbeidskommuner, og det er uklart hvordan oppkoblingen mot kommunene gjøres dersom FUNNKe prosjektet ikke fortsetter i deler av 2015. Det er ikke avklart om det er sykehus eller kommunene som skal betale for oppkobling etter finanisering fra FUNNKe stopper. 5 Sammendrag forslag: a) Prosjektets omfang utvides til å gjelde kommuner i Helse - Nord regionen. b) Tidsrammen til prosjektet utvides t.o.m. juni 2015. c) Arbeidsoppgavene og ansvar fordeles som skissert ovenfor. d) Prosjektleder ansettes ut juni 2015. e) Videre forvaltning av PLO modul legges til Intern- IT ved Nordlandssykehuset. a. Overvåking av udefinert arbeidsflyt, kontaktpunkt for kommunene, håndtering av avvik og feilsendte meldinger kan tillegges et servicetorg dersom dette etableres i ettertid. f) Opplæringskoordinator ved Intern-IT er kontaktpunkt for superbrukere på avdelingen i etterkant av prosjektet.