KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE

KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE Årsrapport 2012 Kontrollutvalgets virksomhet 1. Kontrollutvalgets ansvar og oppgaver 2. Medlemmer og sekretariat 3. Aktivitet 4. Økonomi 5. Regnskapsrevisjon 6. Forvaltningsrevisjon og undersøkelser 7. Selskapskontroll 8. Tilsyn med revisor

1. Kontrollutvalgets ansvar og oppgaver Kontrollutvalgets oppgaver og ansvar fremgår av kommunelovens 77 med tilhørende forskrift for kontrollutvalg. Kontrollutvalgets overordnede målsetting kan formuleres som å bidra til å skape tillit til forvaltningen. I forskrift om kontrollutvalg ( 4) er utvalgets alminnelige oppgaver formulert slik: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder å påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. I tillegg fremgår det av lovverket at: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalgets tilsynsoppgaver løses i praksis ved å bestille tjenester innenfor områdene: Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll 2. Medlemmer og sekretariat Kontrollutvalget har bestått av følgende: Faste medlemmer Morten Hagen (Gbl), leder Harald Westby (H), nestleder Peter Oskar Saugstad (Ap) Kari Marie Engnæs (Sp) Heidi Granli Højfeldt (Ap) Varamedlemmer For Ap/Sp/Sv: 1. Reidun Ramse Sørensen (Ap) 2. Pål-Arne Oulie (Sp) 3. Tore Tangen (Ap) 4. Tatiana Nordhagen (Sv) For H/Frp/V: 1. Marianne Dæhlen (Frp) 2. Knut Viset (V) 3. Trine Ruud (H) For Gbl: 1. Käth Granheim (Gbl) 2. Willy Westhagen (Gbl) Sekretariat: Forskrift om kontrollutvalg stiller krav om at sekretær for utvalget skal være uavhengig av både kommunens revisor og kommunens administrasjon. Kommunene i Gjøvik- og Hadelandsregionen har inngått felles avtale om kjøp av sekretærtjenester fra firmaet Kontrollutvalgstjenester v/kjetil Solbrækken. Rammeavtalen ble inngått høsten 2010 etter gjennomført konkurranse i tråd med lov om offentlige anskaffelser. Kontrakten løper i 4 år, frem til 15.11.2014 med mulighet for forlengelse ett + ett år. 2

3. Aktivitet År 2012 2011 2010 2009 2008 Antall møter 7 6 6 5 5 Antall saker 52 54 47 45 34 4. Økonomi Kontrollutvalget utarbeider selv forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen, jf. forskrift om kontrollutvalg 18. Det er kommunestyret som fastsetter de økonomiske rammene for kontrollutvalgets virksomhet. Nedenfor følger oversikt over regnskap/budsjett for siste år: Konto Regnskap 2012 Justert budsjett 2012 Oppr. Budsjett 2012 Regnskap 2011 Regnskap 2010 1081 Godtgjørelse andre folkevalgte 58 300 70 000 60 000 63 467 55 130 1082 Tapt arbeidsfortjeneste 0 5 000 5 000 2 800 0 1099 Arbeidsgiveravgift 8 220 10 000 7 000 9 343 7 773 1101 Abonnementer og faglitteratur 7 950 6 000 7 000 6 145 6 586 1116 Bevertning under møter 5 049 5 000 4 000 7 072 4 786 1150 Kurs og veiledning 27 700 30 000 32 000 24 900 11 600 1160 Utgifter til godtgj. for reiser mv 2 356 2 000 2 000 957 1 140 1220 Leie av driftsmidler 10 680 1270 Kjøp av sekretærtjenester 199 050 192 000 150 000 197 087 143 918 1429 Merverdiavgift, kostnad drift 52 700 38 000 38 000 50 471 31 495 1729 Momskompensasjon, inntekt drift - 52 700-38 000-38 000-50 471 31 495 Sum funksj/tjenste 1100 319 304 320 000 267 000 311 773 230 933 Kontrollutvalget 1202 Edb nett og maskinvare - - - 0 9 288 1240 Serviceavtaler - - - 188 1351 Kjøp av tjenester fra Innlandet 1 019 797 1 042 000 1 095 984 368 691 495 Revisjon IKS 000 Sum funksj/tjenste 1101 Revisjon 1 019 794 1 042 000 1 095 000 894 556 700 747 SUM ANSVAR 6200 KONTROLLORGANER 1 339 098 1 362 000 1 362 000 1 206 291 931 680 5. Regnskapsrevisjon Oppfølging av revisjonsarbeidet og tilsyn med revisors faglige arbeid: Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, jf. forskrift om kontrollutvalg 6. Gjennom løpende rapportering fra revisor har kontrollutvalget påsett at revisjonsarbeidet foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk, kontrollutvalgets instrukser og avtale med revisor. Innlandet Revisjon IKS har i løpet av året gitt følgende orienteringer overfor utvalget: 3

Statusrapportering etter utført interimsrevisjon av regnskapet for 2011(vinter -12) Presentasjon/gjennomgang i forbindelse med årsregnskapet for 2011 (vår - 12) Presentasjon av revisjonsplan/revisjonsstrategi for 2012 (høst -12) Uttalelse om årsregnskapet: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi en uttalelse til årsregnskapet, jf. forskrift om kontrollutvalg 7. Uttalelsen skal følge regnskapssaken til kommunestyret, via formannskapet. Kontrollutvalget har i løpet av året avgitt uttalelse til følgende regnskaper: Årsregnskapet for Gran kommune for 2011 Til stede under behandlingen av saken i kontrollutvalget var Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor og administrasjonen v/rådmann, økonomisjef og regnskapsansvarlig. Oppfølging av kommunestyrets merknader: Kontrollutvalget skal rapportere til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader til årsregnskapet er blitt fulgt opp (forskriftens 8). Det foreligger ingen merknader fra kommunestyret til oppfølging. 6. Forvaltningsrevisjon og undersøkelser Lovpålagte oppgaver: Det skal utarbeides en plan for forvaltningsrevisjon, minimum en gang i valgperioden (første året i valgperioden). Planen skal vedtas av kommunestyret. Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og resultatet av disse. Kontrollutvalget skal rapportere til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader til rapporter om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker, som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Plan for forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget har i løpet av året laget en plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015. Planen ble vedtatt av kommunestyret høsten 2012. Planen er basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på ulike sektorer. Kommunestyret har delegert til kontrollutvalget å foreta undersøkelser og eventuelt igangsette kontroller på andre områder enn de som er nevnt i planen, dersom det oppstår behov for dette i planperioden. 4

Kontrollutvalgets aktiviteter gjennom året: a) Forvaltingsrevisjonsprosjekter: (ingen) I 2012 ble det prioritert gjennomføring av overordnet analyse og etablering av plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015, fremfor gjennomføring av et konkret revisjonsprosjekt. b) Mindre undersøkelser, foranalyser, orienteringer mv.: Avslutning av varslingssaken og gjennomgang av kommunes varslingsrutiner (ordfører og rådmann orienterte) Diverse saker i forbindelse med overordnet analyse og utarbeidelse av ny plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2012-2015: Valg av metode for gjennomføring av overordnet analyse Presentasjon av administrativ organisering og oversikt over kommunale selskaper (rådmann orienterte) Kostra-analyse (2011-tall) utført/presentert av Innlandet Revisjon IKS Brainstorming og foreløpig valg av tema/områder for kontroll vurdering av risiko for svikt og konsekvenser av evt. svikt Utarbeidelse av ny plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2012-2013 ( planen sluttbehandlet i kommunestyret høsten 2012) Internkontroll og risikovurderinger i Gran kommune (rådmannen orienterte) Presentasjon av virksomhetsområde Helse og omsorg og orientering om samhandlingsreformen (orientering v/virksomhetsleder Helse og omsorg) Rullering av plan og utbygging sør i Gran sentrum Saksbehandling Søndre Morstadgutua og regulering/utbygging sør i Gran Sentrum (orientering v/spesialkonsulent plan og utvikling og rådmannen) Gjennomgang av resultatrapportering 1. tertial og 2. tertial 2012 for Gran kommune Forundersøkelse/forvaltningsrevisjon tema: Forsvarlig saksbehandling (v/innlandet Revisjon IKS) Redegjørelse for prosess og saksbehandling i forbindelse med etablering av sterkskjermet enhet (Skirstadgutua) Kommunens rutiner for journalføring og håndtering av offentlighetsloven Oversikt over revisjonsrapporter de siste årene og oppfølgingen av disse: År Tema / område Oppfølging / kommentar 2012 (ingen) 2011 Styring og kontroll med eiendomsforvaltning i Gran kommune (sluttbehandlet i kommunestyret) 2010 Rapport: Samhandling mellom barnehager og barnevern (sluttbehandlet i kommunestyret) Til oppfølging. Ikke tidfestet. Fulgt opp i 2011, der barnehageleder og barnevernleder orienterte om hvordan anbefalingene i rapporten var fulgt opp. Kontrollutvalget konkluderte med at rapporten var tilfredsstillende fulgt opp, men vedtok samtidig å foreta en ny oppfølging på et senere tidspunkt. 5

2009 (ingen) 2008 (ingen) 2007 Rapport: Vann og avløpsområdet (sluttbehandlet i kommunestyret) 2007 Spørreundersøkelse av ledere og ansattes IKTmodenhet (sluttbehandlet i kommunestyret) Avsluttet. Avsluttet. 7. Selskapskontroll Lovpålagte oppgaver: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Det skal utarbeides en plan for selskapskontroll, minimum en gang i valgperioden (første året i valgperioden). Planen skal vedtas av kommunestyret. Selskapskontrollens obligatoriske del går primært ut på å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontroll kan også omfatte forvaltningsrevisjon i selskapet Plan for selskapskontroll: Kontrollutvalget har i løpet av året laget en plan for selskapskontroll for perioden 2012-2015. Planen ble vedtatt av kommunestyret høsten 2012. Planen er basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for kontroll med kommunens styring med selskaper (eierskapskontroll), eller med forvaltningen i kommunalt eide selskaper. Kommunestyret har delegert til kontrollutvalget å foreta undersøkelser og eventuelt igangsette kontroller på andre områder enn de som er nevnt i planen, dersom det oppstår behov for dette i planperioden. Oversikt over kontroller de siste årene og oppfølgingen av disse: År Tema / selskap Oppfølging / kommentar 2012 Revisjonsrapport: Hadeland Energi AS Rapporten ble sluttbehandlet i kommunestyret februar 2013. 2011 Forundersøkelse Hadeland Energi AS Samarbeid mellom kontrollutvalgene i Gran, Lunner og Jevnaker. Forundersøkelse gjennomført høsten 2011. Det ble bestilt prosjekter rettet mot utbyttepolitikk og overholdelse av lov om offentlige anskaffelser og offentlighetsloven. Avsluttes i 2012. 2011 Hadeland EnergiNett AS: Konkluderte med at selskapet har gode 6

Risiko- og sårbarhetsanalyse mht. lengre strømbrudd på Hadeland 2011 Hadeland Energi AS: Årsrapporteringen fra selskapet 2010 Etablering av eierskapspolitikk i Gran kommune rutiner på området. Avsluttet. Kritisk gjennomgang av selskapenes/konsernets årsrapportering. Påpekt forbedringspotensial og konkrete anbefalinger som er kommunisert til selskapet. Vurderes fulgt opp. Orientering om vedtatt eierskapspolitikk i Gran kommune v/rådmann. 2009 Eierstyring i Gran kommune Samtale med ordfører og rådmann om behovet for etablering av eierskapspolitikk for Gran kommune. 2009 Eierskapskontroll av Hadeland Energi AS Hadelandprodukter AS (rapport oversendt kommunestyret) 2009 Eierskapskontroll av Hadelandprodukter AS (rapport oversendt kommunestyret) Innspill til videre arbeid. Oppfølging mindre aktuelt. Innspill til videre arbeid. Oppfølging mindre aktuelt. 2008 (ingen) Ikke prioritert. 2007 HRA AS Rapporten påpekte flere forhold rettet mot eierstyring og håndtering av regelverket for selvkost. Oppfølging av rapporten er foretatt på ulikt vis over flere år. Med unntak av selskapets håndtering av selvkostfond, anses rapporten å være tilfredsstillende fulgt opp. Håndtering av selvkostfond er planlagt fulgt opp i 2012. 8. Tilsyn med revisor Kort om revisjonsordningen: Kommunen har valgt å løse kravet om revisjon gjennom deltakelse i det interkommunale selskapet Innlandet Revisjon IKS. Alle kommunene i Gjøvik- og Hadelandsregionen er deltakere i selskapet sammen med Oppland Fylkeskommunen og bl.a. Lillehammer kommune. Selskapsavtalen forplikter kommunene å kjøpe alle sine revisjonstjenester fra Innlandet Revisjon IKS. Selskapet fakturerer etter medgått tid. Det er representantskapet i selskapet som fastsetter timepris. Kontrollutvalget foretar bestilling av tjenester på vegne av kommunen. Formelle krav: Kontrollutvalget har påsett at oppdragsansvarlig revisor oppfyller de lovbestemte kravene til kvalifikasjoner (regnskapsrevisjon). Det er også påsett at revisor oppfyller kravene til uavhengighet og objektivitet, herunder at revisor ikke har tatt på seg rådgivningsoppdrag, eller andre tjenester for kommunen, som kan reise tvil om dette. 7

Pris og kvalitet: Kontrollutvalget har inngått egen avtale med Innlandet Revisjon IKS som bl.a. regulerer omfang og pris på tjenestene ( oppdragsavtale ). For å bidra til utvikling av kvaliteten på tjenestene er det i samarbeid med revisjonen satt konkrete krav/forventninger til de ulike tjenesteleveransene. I praksis utøves tilsynet med revisor løpende gjennom året, som en integrert del av revisors rapportering til utvalget i forbindelse med revisors tjenesteleveranser. Når det gjelder pris er det avtalt at det skal gjennomføres årlig benchmarking av kostnadene til revisjon, og at denne skal presenteres for kontrollutvalget. Slik sammenligning er foretatt i løpet året og viser at kostnadene til regnskapsrevisjon ligger omtrent på snittet sammenlignet med kommuner på samme størrelse. Høsten 2012 ble det gjennomført en forbundsbasert kvalitetskontroll av Innlandet Revisjon IKS (i regi av Norges Kommunerevisorforbund). De utvalgte oppdragene fikk godkjent (høyeste score). Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder har orientert kontrollutvalget om kontrollen og resultatene. Jaren, 22. mars 2013. 8

Kommunikasjon i Gran kommune Strategi 2013-2016

1. FORORD Gran kommune har arbeidet systematisk med informasjon og kommunikasjon de siste ti årene. I 2003 åpnet kommunetorget, og et par år etter startet arbeidet med å utvikle en kommunal nettside. I 2008 ble det vedtatt en kommunikasjonsstrategi som slo fast at kommunikasjon er et virkemiddel for å nå mål i Gran kommune. Hovedfokus i kommunikasjonsarbeidet denne tiårsperioden har vært en kommunal nettside med god tilgjengelighet og godt innhold. Kommunen har fått sin egen grafiske profil som er tatt i bruk i organisasjonen. I tillegg er det lagt vekt på å utvikle kommunetorget. Det er blitt et fysisk knutepunkt for informasjon til innbyggerne og et hyggelig publikumssenter hvor folk opplever at de blir godt mottatt og får utført ærendet sitt. Vi har vært ett poeng unna en sekser i www.norge.no sin kvalitetsvurdering av offentlige nettsider. Kommunetorget har i Forbrukerrådets årlige tester vist at de er best i Oppland på sørvis gjennom fem år. Det har så langt vært en bevisst strategi å fokusere på å gjøre det vi gjør godt og ikke hoppe på for mange nye ting. De neste fem årene er fortsatt det viktigste å sikre kvaliteten på det vi gjør, men også kaste oss over nye utfordringer som for eksempel intranett for alle, språk og innhold i kommunikasjon, sosiale medier og mest av alt økt kunnskap i organisasjonen om hvordan kommunikasjon kan hjelpe oss å nå mål. 2. HENSIKT OG FORANKRING 2.1 Overordnet mål og hensikt Kommunikasjon er et strategisk virkemiddel for å nå mål, alene eller i kombinasjon med de juridiske, økonomiske, fysiske og organisatoriske virkemidlene kommunen ellers har til rådighet. Det overordnede målet for ekstern og intern kommunikasjon er å bidra til at Gran kommune har et godt omdømme. Med omdømme mener vi at innbyggerne og andre eksterne målgrupper er fornøyd med kommunens tjenester og aktivitet over tid. Det innebærer at innbyggerne lett skal kunne benytte kommunens tjenester, holde seg orientert om demokratiske beslutningsprosesser og komme i dialog med kommunen. 2.2 Forankring Lovverk: Kommunen forholder seg i tillegg til en rekke lover og forskrifter som gir ulike målgrupper lovfestet rett til å motta informasjon. Ifølge Kommunelovens 4 skal kommuner og fylkeskommuner drive aktiv informasjon om sin virksomhet». I tillegg sier andre lover som for eksempel Forvaltningsloven, Plan- og bygningsloven og Offentlighetsloven noe om hvordan kommunen skal informere Kommunens styringsdokumenter: Flere av kommunens styringsdokumenter inneholder mål for kommuneorganisasjonens arbeid og kommunikasjonsarbeid, for eksempel kommuneplanens Gran kommune 2 Kommunikasjonsstrategi 2013-2016

samfunnsdel og «Vi i Gran». Disse gir god forankring for bevisst bruk av informasjon og kommunikasjon. 3. KOMMUNIKASJONSPRINSIPPER 3.1 Kommunikasjon er et lederansvar Rådmannen har overordnet ansvar for mål, prinsipper og strategier for informasjon og kommunikasjon i Gran kommune. Informasjonsansvaret er i hovedsak knyttet til den virksomheten som har fag- og saksansvaret. All informasjon som kommer fra Gran kommune skal i størst mulig grad være samordnet og framstå som helhetlig, forutsigbar og tydelig. 3.2 Kommunikasjonen skal være åpen og aktiv Gran kommune skal med aktiv kommunikasjon legge til rette for innspill og bidra til åpenhet, offentlig innsyn og demokratisk deltagelse. Gran kommune skal gi innbyggerne relevant informasjon om plikter, rettigheter og muligheter. Informasjon om Gran kommunes tjenester skal være lett tilgjengelig og tilrettelagt for ulike målgrupper. 4. KOMMUNIKASJON I HVERDAGEN Alle kommunikasjonstiltak skal ha definert hva en vil formidle (budskap), hvem det formidles til (målgruppe) og hvordan det skal formidles (kanal). Målrettet kommunikasjon forutsetter at budskap, målgruppe og kanal er tilpasset hverandre. 4.1 Målgrupper Grovt sett kan vi kategorisere kommunens målgrupper slik: Interne: De ansatte. Som tjenesteytere er de ansatte organisasjonens viktigste ressurs i kommunikasjon med omverdenen. God intern kommunikasjon gir de ansatte kunnskap om virksomheten, skaper tillit, stolthet og arbeidsglede og er også en forutsetning for at Gran kommune lykkes med ekstern kommunikasjon. Eksterne: Innbyggere, brukere av kommunens tjenester og beslutningstakere. Disse målgruppene består av enkeltmennesker og grupper med ulikt behov for informasjon i forskjellige situasjoner. Kommunen møter dem som næringsdrivende, foreldre, husbyggere, m elever og pleietrengende, for å nevne noen eksempler. Gran kommune 3 Kommunikasjonsstrategi 2013-2016

4.2 Kommunikasjonskanaler De viktigste kanalene for generell kommunikasjon i Gran kommune er Kommunetorget, kommunes nettsider, intranett, sosiale medier og media. Det er nødvendig å kombinere bruken av skriftlige, elektroniske og muntlige kanaler avhengig av hvilken type informasjon som skal formidles og hvem den skal nå. Mens et personlig brev i noen tilfeller er nødvendig for å sikre at lovpålagt informasjon når fram til enkeltpersoner, er annonsering i avisen, stands, Facebook og åpne møter eksempler på andre kanaler som kommunen bruker aktivt for å få fram sitt budskap til utvalgte målgrupper. 5. MÅL OG STRATEGIER Mål: Informasjon fra kommunen til innbyggerne skal være nyttig, lett å forstå og lett å finne. Strategier: Gjøre skriftlig informasjon lettere å lese ved å forbedre språket og legge vekt på struktur og utforming. Være mer bevisst på visuell kommunikasjon og bruke den grafiske profilen i alle ledd. Tenke bevisst igjennom valg av budskap, målgrupper og kanaler for å gjøre kommunikasjonen mer målrettet. Utvikle verktøy og systemer for at informasjon i krisesituasjoner ivaretas best mulig. Kommunens internettsider skal være kommunens viktigste kanal for generell informasjon om kommunens virksomhet. Mål: Innbyggerne skal oppleve Gran kommune som imøtekommende og en kommune som gjør en god jobb. Strategier: Befeste kommunetorgets posisjon som Gran kommunes ansikt utad og videreutvikle tjenesten de leverer. Dele de gode historiene om Gran kommune. Mål: Dialogen mellom kommunen og innbyggerne skal forenkles. Strategier: Bruke mer elektronisk kommunikasjon i saksbehandling. Videreutvikle nettbaserte selvbetjeningsløsninger. Vurdere bruken av digitale kanaler og modulløsninger. Mål: Lederne skal være gode kommunikatører. Strategier: Øke kunnskapen og entusiasmen for kommunikasjon som virkemiddel for å nå mål. Bruke kommunikasjon som strategisk virkemiddel i viktige prosesser. Gran kommune 4 Kommunikasjonsstrategi 2013-2016

Mål: De ansatte skal være gode ambassadører for kommunens virksomhet. Strategier: Intern kommunikasjon skal bidra til en felles kultur hvor de ansatte lærer, trives og utfører sitt arbeid effektivt, med stolthet og glede. Være åpen og i forkant med informasjon i viktige interne prosesser. Intranett skal være den viktigste kanalen for intern informasjon. 6. ORDFORKLARINGER Ambassadør At de ansatte skal være kommunens ambassadører, betyr at de gjennom sitt arbeid skal representere og formidle kommunens verdier og holdninger, nedfelt i «Vi i Gran»-dokumentet. Budskap Budskap er hva vi ønsker å kommunisere, altså meningsinnholdet. Budskapet bør tilrettelegges spesielt for de målgruppene som de i første rekke er beregnet på. At budskapet når fram, forutsetter god kjennskap til målgruppen. Informasjon vs. kommunikasjon I norsk språkbruk brukes begrepene informasjon og kommunikasjon om hverandre. En enkel måte å skille dem på, er at kommunikasjon betegner prosessen, mens informasjon er det som formidles, altså budskapet. Jobben er ikke gjort bare ved å informere, en skal også legge til rette for at det er lett å gi tilbakemelding. Eksempel: Når kommunen skriver et brev, er informasjon selve innholdet i brevet. I motsetning til informasjon, betegner kommunikasjon en prosess. Den kan starte i det det blir bestemt at det skal sendes et brev for å informere. Å kommunisere betyr at saksbehandleren skriver brevet forståelig for målgruppa, og gjør det klart hvordan og hvor avsenderen kan komme med tilbakemelding. Når kommunen mottar svar, blir det sendt fra dokumentsenteret til saksbehandler. Dette er kommunikasjon. Kanal Kanal er et hvert medium eller forum som formidler et budskap til et publikum eller en gruppe, for eksempel Facebook, møter, brev og telefon. For at et budskap skal nå fram, må kanalvalget være tilpasset målgruppa. Målgruppe Målgruppen den/dem man primært ønsker å nå med et budskap. Målgrupper kan for eksempel være innenfor et geografisk område eller innenfor en aldersgruppe. Kommunikasjon med målgruppen krever innsikt i målgruppens forutsetninger, problemer og behov. Omdømme Med omdømme mener vi hvordan innbyggere og andre oppfatter Gran kommune over tid. Kommuner konkurrerer om den beste kompetansen, å rekruttere arbeidskraft, å skaffe nye innbyggere og å holde på gode ansatte. Alt dette forutsetter et godt omdømme, som kommunikasjon kan bygge opp om. Gran kommune 5 Kommunikasjonsstrategi 2013-2016

Internasjonal strategi Gran i en global verden Vedtatt av Gran kommunestyre dd.mm.åå Utkast fra politisk arbeidsgruppe for MIC-samarbeidet i egenskap av internasjonalt utvalg 4. februar 2013

GRAN I EN GLOBAL VERDEN Bakgrunn Gran kommune har fra 1999 til 2013hatt et internasjonalt engasjement gjennom samarbeidet med Mukono og etter hvert Lugazi i Uganda i MIC-prosjektet (Municipal International Cooperation). Dette prosjektet har gitt Gran kommune verdifull forståelse av en annen kultur. Vi er blitt kjent med utviklingsspørsmål og har etablert nære relasjoner med folk med helt andre forutsetninger enn oss. Samarbeidet har bidratt til god utvikling i vennskapskommunene våre i Uganda, både når det gjelder administrative rutiner, skatteinnkreving, skolegang og miljøtiltak. Dette har resultert i at Gran kommune er utnevnt som Internasjonal kommune av KS og Fredskorpset. Fordi vi er blitt vant til å samarbeide med folk fra andre land, er vi ofte blitt bedt om å bistå som verter når det kommer utenlandske delegasjoner for å se hvordan kommune- Norge fungerer. Næringslivet Næringslivet på Hadeland arbeider stadig mer internasjonalt. Hadelands største bedrift Hapro, som i 2011 hadde milliardomsetning, har store internasjonale bedrifter som sitt marked, og importerer det meste av delene i produksjonen. Dette er avhengig av både språkkunnskap og forståelse for internasjonal økonomi. Aditro er en del av et internasjonalt konsern med hovedkontor i Sverige, og Alfa skofabrikk har flyttet all sin produksjon utenlands. Du store Alpakka importerer også tilnærmet alle sine produkter fra Peru. Energigården har også et utstrakt internasjonalt samarbeid. Mange andre bedrifter i Gran opererer i et internasjonalt marked. Det stedbundne jordbruket og ikke minst skogbruket er sterkt globalt influert. Dette så vi følgene av da Follum på Hønefoss ble lagt ned. Nærheten til Gardermoen gjør at de som ønsker å arbeide og virke internasjonalt, kan velge å bo og bosette seg i Gran. Lag og foreninger Mange lag og foreninger har et stort internasjonalt engasjement. Foreningen Nordens 60-årige liv i bygda har bidratt til et vennskapelig samkvem med kommuner i Danmark, Sverige og Finland. Nordisk samarbeid gjennom vennskapstreff er en inspirasjon til gjensidig læring. Fordelene i den nordiske erfaringsutvekslingen er at kommunene har mange like utfordringer og forutsetninger. Hånd i hånd Uganda (HIHU) har i over 20 år drevet bistandsarbeid i Mukono. Utgangspunktet for det kommunale samarbeidet mellom Gran og Mukono, og senere også Lugazi, var en følge av HIHUs tilstedeværelse i Mukono. HIHU har bygd skoler, helsesenter og arbeidstreningsbedrift i Mukono og hvert år drar mange fra Gran til Mukono for dugnadsarbeid. GRAN KOMMUNE 2 INTERNASJONAL STRATEGI

Eierne av Du store alpakka startet i 2004 arbeidet med å bygge opp Mirasolskolen i Peru. Skolen har vokst, og driften finansieres gjennom salg av alpakkaull og månedlige bidrag fra privatpersoner. Skolene og barnehagene Nær sagt alle barneskolene i Gran har et internasjonalt engasjement gjennom «skolejoggen», der foreldre og andre i kretsen bidrar med tilskudd. Pengene har ofte gått til internasjonale formål, spesielt Redd Barna og til skoler i Mukono og Lugazi. Mange av skolene har også andre solidaritetstiltak. Hadeland videregående skole har gjennom mange år hatt internasjonalt engasjement, både gjennom Operasjon Dagsverk, men også gjennom ulike internasjonale prosjekter og organisasjoner. Gjennom Comenius-prosjekter og andre programmer er det en utstrakt elevutveksling mellom HVS og andre skoler, både i og utenfor Europa. Mange ungdommer fra Gran tar hele eller deler av utdanningen sin utenlands. Språk- og kulturkunnskap er viktig for at de skal lykkes. Innvandrere Stadig flere personer fra Polen og de baltiske statene arbeider i Gran kommune. Særlig innen jordbruket har de blitt helt avgjørende i innhøstningsarbeidet. I skogbruket er også skogkulturinnsatsen avhengig av disse sesongarbeiderne, da det har vært vanskelig å få norsk arbeidskraft. Etter hvert som arbeidsreglene er liberalisert har mange blitt her over lengre tid og jobber nå mer eller mindre på helårsbasis i Norge som avløsere og røktere. Mange med håndverkererfaring har også slått seg ned i bygda vår og har blitt viktige for å holde hjulene i gang i mange byggprosjekter. Gran har gjennom mange år vært fast mottaker av flyktninger, både enslige barn og familier. De får sin språk- og samfunnsopplæring gjennom skole og introduksjonsprogram. Å skaffe flyktningene et bra sted å bo og bidra til at de får arbeid og ellers blir integrert i lokalsamfunnet vårt, er viktige utfordringer i dette arbeidet. Mange innbyggere i Gran har ektefeller fra andre land. Dette fører til at vi må legge til rette for integrering i lokalsamfunnet. Vi må kunne møte folk med annet språk og kultur på en god måte slik at de blir verdifulle bidragsytere i lokalsamfunnet vårt. Diakoniutvalgene sammen med Gran frivilligsentral inviterer til flerkulturell midsommerfest på Badstua i Nordre Brandbu. Internasjonal kvinnegruppe og matlagingsgruppe er også eksempler på lokale tiltak. Ferier i det store utland God privatøkonomi har ført til at innbyggerne i Gran reiser stadig oftere på ferie til utlandet. Da er språkkunnskap og kulturell forståelse vesentlig for å få et utbytterikt opphold. GRAN KOMMUNE 3 INTERNASJONAL STRATEGI

Gjennom helsestasjonen legger Gran kommune til rette for at innbyggerne kan få de nødvendige vaksinene lokalt. Hvorfor skal vi drive internasjonalt arbeid? Nær sagt alle som bor i Gran må forholde seg til at verden er blitt globalisert. Vi er alle blitt en del av den og vi får verden tett innpå oss i det daglige. Det gir mange spennende muligheter, men også en del utfordringer. Gran skal drive internasjonalt arbeid i erkjennelsen av at vi er en del av det globale samfunnet og daglig påvirkes av internasjonal politikk og økonomi. Gran er en del av verden, og vi skal engasjere oss i internasjonalt arbeid og skal ta et globalt samfunnsansvar som bidrar til en bærekraftig utvikling. Internasjonalt samarbeid styrker næringsutviklingen og bidrar til at kommunen kan levere gode tjenester til befolkningen. GRAN KOMMUNE 4 INTERNASJONAL STRATEGI

INTERNASJONAL STRATEGI Innledning Gran kommune skal bruke internasjonalt arbeid som et redskap for å bidra til gode og effektive tjenester, og for å stimulere til internasjonal forståelse og utvikling. Det er viktig å hente ny kunnskap og inspirasjon utenfra for å styrke næringsutvikling og tjenesteproduksjon. Dette vil igjen skape merverdi for Gran kommunes innbyggere. Deltakelse i internasjonale prosjekter gir tilgang til kompetansedeling, erfaringsutvekslinger og finansielle virkemidler. Gran kommune skal ta sin del av det globale samfunnsansvaret og bidra til demokrati, sosial rettferdighet og bærekraftig utvikling gjennom å dele kunnskap og erfaringer med land som har behov for det. Mål Gran kommune skal ta aktivt del i internasjonalt samarbeid som kan bidra til bedre oppgaveløsing og utvikle kommunen kulturelt og næringsmessig. Delmål 1 Gran kommune samarbeider internasjonalt for å utveksle erfaringer og kunnskap for å bedre både eget og andres tjenestetilbud, samt styrke lokaldemokratiet. Strategi 1.1 Gjennom samarbeid med kommuner i andre land skal Gran kommune utveksle erfaringer og få innspill, i den hensikt å bedre tjenestetilbudet. Strategi 1.2 Gran kommune må trekke ulike deler av organisasjonen inn i det internasjonale samarbeidet der dette er hensiktsmessig. Både administrativt og politisk nivå må delta i arbeidet. Strategi 1.3 Gran kommune skal gjennom sitt eierskap i bedrifter bidra til internasjonalt engasjement. Strategi 1.4 Gran kommune skal organisere sitt internasjonale arbeid gjennom et internasjonalt utvalg på 3 personer oppnevnt av og fra kommunestyret. Delmål 2 Gran kommune skal gjennom Norges samarbeidsavtaler med EU, og gjennom bilateralt samarbeid med kommuner i andre land, hente inn faglig og politisk kunnskap, og bidra til gjensidig kompetanseoverføring. GRAN KOMMUNE 5 INTERNASJONAL STRATEGI

Strategi 2.1 Gran kommune skal følge utviklingen innen de EU/EØS -programmene som er mest relevante, for å kunne benytte seg av aktuelle program. Strategi 2.2 Gran kommune skal bygge opp egen søknadskompetanse for å kunne søke om prosjektmidler innen ønskede områder, og også ved å reise ut, og selv ta i mot delegasjoner fra utlandet. Strategi 2.3 Gran kommune skal videreføre vennskapskommuneavtalene med Kungsbacka i Sverige, Saarijärvi i Finland og Pärnu i Estland på en hensiktsmessig måte. Strategi 2.4 Samarbeidet med kommunene Mukono og Lugazi i Uganda skal videreføres. Kontakten mellom de tre kommunene skal bygge på de relasjonene som er opparbeidet gjennom 13 års MIC-partnerskap. Gran kommune skal aktivt vurdere samarbeid gjennom organisasjoner som for eksempel Hånd i hånd Uganda, Fredskorpset, Vennskap Nord- Sør. Strategi 2.5 Gran kommune skal holde kontakt med KS internasjonale avdeling og bidra med sin kompetanse om partnerskap i MIC. Gran kommune skal i planperioden sende en søknad om et nytt forprosjekt i MIC. Strategi 2.6 Gran kommune vil søke å avsette kr 200.000 årlig som kommunens egenandel for kunne initiere internasjonale prosjekter basert på tilskudd fra andre kilder, for å få større effekt av kommunens innsatsmidler. Delmål 3 Gran kommune skal gjennom gode tjenester og internasjonalt samarbeid synliggjøre og profilere kommunen og slik bidra til å styrke kommunens konkurranseevne og omdømme. Strategi 3.1 Gran kommune skal søke å bistå næringsliv og frivillige organisasjoner som døråpner og stimulere til kontakt med våre samarbeidskommuner, eller prosjekter. Strategi 3.2 Gran kommune skal ha tjenester som er godt tilrettelagt for å leve i en global verden, herunder helsetjenester og tjenesteinformasjon på engelsk og andre aktuelle språk. Strategi 3.3 Gran kommune vil prioritere barn og unge. Dette er en gruppe som i stadig sterkere grad vil trenge internasjonale impulser og erfaringer for å møte morgendagens utfordringer. GRAN KOMMUNE 6 INTERNASJONAL STRATEGI