NEFs Organisasjonsperm. oppdatert oktober 2014

NEFs Organisasjonsperm oppdatert oktober 2014

INNLEDNING Denne organisasjonspermen er ment som en veiledning i de viktigste aspektene ved drift av en lokalforening. Vi har ønsket å lage den så enkel og lesbar som mulig, og går derfor ikke inn på detaljnivå om alle emner. Isteden prøver vi å vise til steder hvor man kan finne mer informasjon på egenhånd. Permen kan også finnes på nettet: www.epilepsi.no/om-oss/informasjo/ Her kan man også finne de vedleggene som omtales i permen, sånn som skjemaer maler og retningslinjer. Når man driver en lokalforening er det naturlig at man har mange spørsmål, særlig til å begynne med. Det er bare å ringe administrasjonen i NEF for å be om råd. Det er flere ansatte som kan være behjelpelige med lokale spørsmål og på www.epilepsi.no finnes en oversikt over de ansatte i administrasjonen med kontaktinformasjon. I mange tilfeller er det organisasjonskonsulenten som er den rette personen å kontakte. Den som sitter i denne stillingen vil stort sett kunne svare deg på praktiske spørsmål knyttet til foreningsdriften, og vil ellers kunne sette deg over til rett person. For å unngå dobbeltarbeid, setter vi pris på at man involverer så få personer som mulig av gangen, og at eventuelle oppfølgingsspørsmål stilles til samme person som man innledet kontakt med. Kontaktinfo: Norsk Epilepsiforbund Karl Johans gate 7 0154 Oslo tlf: 22 47 66 00 mail: nef@epilepsi.no Nettsider: www.epilepsi.no

INNHOLD Å starte en lokalforening 4 Hva er en lokalforening i NEF? 4 Stiftelsesmøte 4 Registrering i Brønnøysundregistrene 5 Organisasjonsstruktur i NEF 5 Årsmøte 6 Årsmelding 7 Regnskap 7 Valg 7 Protokoll fra årsmøtet 7 Styrearbeid 8 Styremøter 8 Taushetsplikt 8 Å finansiere aktiviteter 9 Økonomisk styring 11 Kommunikasjon 12 Medlemskontakt 12 Rådgivning 12 Mediekontakt 13 Internett og sosiale medier 13 Viktige datoer og frister 14 3

4 KAPITTEL 1 Å STARTE EN LOKALFORENING HVA ER EN LOKALFORENING I NEF? Lokalforeningene i NEF er det leddet i organisasjonen som er nærmest medlemmene, og som sørger for at de kan ha et aktivitetstilbud i eget nærmiljø. Det er et mål i organisasjonen å ha aktive lokallag i alle fylker. Lokallag lever for og av medlemmene. De gir medlemmene et bedre tilbud og en arena for å påvirke organisasjonen de er en del av. Medlemmene, på sin side, gir lokallagene en kilde til frivillig innsats, og er dessuten en viktig inntektskilde. 3/10 av kontingenten som et medlem betaler inn til NEF blir videreført til den lokalforeningen vedkommende tilhører. Medlemmer velger selv hvilken lokalforening de vil knyttes til, og de kan også velge ikke å være tilknyttet noen lokalforening. Det er derfor viktig at man forsøker å lage et aktivitetstilbud som kan være tiltrekkende for mange. Lokalforeningene er også en svært viktig brikke i NEF sin demokratiske struktur. I lokalforeningene har alle medlemmer stemmerett ved årsmøte, som sikrer at de har medbestemmelses rett over NEF sitt styre og virke i eget nærområde. Lokalforeningene har også hovedtyngden av delegater ved NEF sine landsmøter, som er den øverste myndigheten i organisasjonen. STIFTELSESMØTE For å starte en lokalforening, må man ha et stiftelsesmøte hvor et styre blir valgt. Det er forbundsstyret som skal godkjenne opprettelse av lokalforeninger i NEF. Det er derfor fornuftig å snakke med administrasjonen for bistand rundt det praktiske med søknad før man innkaller til stiftelsesmøte. I søknaden må det fremkomme hvilket navn man ønsker på lokalforeningen, og hvilket geografisk område man ønsker å dekke. På et stiftelsesmøte må det være minst tre personer til stede som er villig til å stille til styrevalg. Man bør imidlertid være oppmerksom på at tre engasjerte personer som oftest ikke er nok til å holde en lokalforening aktiv over tid. En lokalforening bør være robust nok til å overleve dersom noen av dens styre medlemmer ikke lenger kan eller vil fortsette i vervet. Det blir den kun dersom det er flere medlemmer som involverer seg i lokalforeningen og dens aktiviteter. Som nevnt tidligere, bestemmer medlemmene selv hvilken lokalforening de vil være del av. Noen har også tatt et bevisst valg om å være medlem i en lokalforening som dekker et annet område enn der de selv bor, eller ikke å være med i noen lokal - forening overhodet. Derfor blir ikke medlemmer automatisk overflyttet når en ny lokalforening stiftes i deres område. Administrasjonen vil imidlertid sende ut et brev hvor man informerer om den nye foreningen, og anbefaler medlemmer å knytte seg til lokalforeningen.

Landsmøte Forbundsstyre Administrasjon Fylkeslag Lokalforening Lokalforening Lokalforening Lokalforening REGISTRERING I BRØNNØYSUNDREGISTRENE Når etableringen av lokalforeningen er godkjent av forbundsstyret, må den registreres i Enhetsregisteret. Foreningen vil med dette få et eget organisasjonsnummer, som bl.a. vil være nødvendig for å opprette en bankkonto i foreningens navn. For å registrere foreningen i Enhetsregisteret, sender man inn: Skjema «Samordnet registermelding» Protokollen fra stiftelsesmøtet NEFs vedtekter Registreringen er gratis, og man finner skjema på nettsidene til Brønnøysundregistrene (www.brreg.no). Man kan enten laste ned skjemaene for utfylling på papir, eller man kan sende inn skjemaet elektronisk ved å logge seg inn på www.altinn.no. HUSK: Alle lokalforeninger må avholde årsmøte innen utgangen av februar. ORGANISASJONSSTRUKTUR I NEF Lokalforeningene i NEF er selvstyrte. Det vil si at de står fritt til å ta avgjørelser om egen økonomi og aktivitetstilbud. Samtidig er de del av en organisasjonsstruktur, hvor de er underlagt Landsmøtet og Forbundsstyret. Disse gjør vedtak som bestemmer rammene for lokalforeningsdrift i NEF. Noen lokalforeninger er også med i fylkeslag. Disse er ikke å regne som en overordnet myndighet, men som samarbeidsorganer for foreningene. Fylkeslag kan være nyttige for å arrangere tiltak som er for omfattende for én forening å gjennomføre alene. NEF har også en ansatt administrasjon. Denne har kun en støttefunksjon i organisasjonen, og har ingen bestemmelsesrett over andre organisasjonsledd. De kan imidlertid være behjelpelige med å avklare hvilke bestemmelser og regler som gjelder. Siden lokallagene kun driftes gjennom frivillig innsats, er det naturlig at aktivitetsnivået varierer, både mellom ulike foreninger og i forskjellige perioder. Om man legger seg på et nivå med høy eller lav aktivitet, bør bestemmes etter lokale forhold. Et minimumskrav er likevel at det avholdes årsmøte hvert år innen utgangen av februar. I forkant av årsmøtet må styret ha laget en årsmelding som rapporterer om foreningens aktivitet det foregående året, og et regnskap som viser årets inntekter og utgifter til foreningen. I etterkant av et årsmøte, må årsmøtereferat skrives og undertegnes. Dette sendes deretter til administrasjonen, sammen med årsmeldingen og regnskapet. Dersom det går to år uten at administrasjonen mottar disse papirene, kan forbundsstyret sette lokalforeningen under administrasjon. Dersom forholdene ikke blir ryddet opp som følge av dette, kan foreningen bli tvangsnedlagt. 5

6 KAPITTEL 2 ÅRSMØTE SAKER SOM SKAL BEHANDLES I ET ÅRSMØTE Godkjenning av innkalling og dagsorden Valg av dirigent og referent Valg av 2 til å underskrive protokollen, og evt. tellekorps. Årsmelding og regnskap Plan og budsjett for kommende år Innkomne saker Valg av: Leder Styre- og varamedlemmer Valgkomité for neste år Årsmøtet er den viktigste begivenheten for lokalforeninger i løpet av et år, siden det er dette som sikrer at driften av foreningen er demokratisk forankret i medlemmene. Resten av året er det styret som leder lokalforeningene, men disse kan ikke fatte vedtak som er i strid med det årsmøtet har bestemt. Alle foreningens medlemmer har stemmerett på årsmøtet, og de må innkalles med minst 14 dagers varsel. Innkallingen må inneholde informasjon om tid og sted for møtet, en foreløpig saksliste, og kontaktperson for medlemmer som har spørsmål eller ønsker å melde inn egne saker til årsmøtet. Ved begynnelsen av årsmøtet er det en del formaliasaker som man må gjennomgå. Først skal innkallingen til årsmøtet og dagsorden godkjennes. Deretter skal man velge dirigent til å lede møtet, referent til å skrive referat, og 2 personer til å underskrive referatet. Disse personene bør være forespurt på forhånd. Valgene av slike møtefunksjonærer vedtas gjerne ved akklamasjon (at enighet uttrykkes ved applaus). Dersom det er mange deltagere på møtet, bør det også velges et tellekorps for avstemningene. Foruten disse formsakene, skal årsmelding og regnskap for foregående år forelegges årsmøtet. Årsmøtet skal også vedta arbeidsplan og budsjett for kommende år. Man kan også ta opp andre saker som styret har ønsket å forankre i årsmøtet, eller som medlemmer eventuelt har meldt inn i forkant. Møtet avsluttes med valg av styre og valgkomité for neste år. HUSK: Endringer i styret må meldes inn til Brønnøysundregistrene.

TIPS: Bruk forsidearket for innsendelser av årsmøtepapirer til administrasjonen. Da er det enklere å holde orden på alle dokumentene. Du finner forsidearket som bilag til organisasjonspermen på epilepsi.no. ÅRSMELDING Årsmeldingen er et viktig dokument, som gjør at man har anledning til å kunne gå tilbake i dokumentasjonen og huske hva som var aktuelt et gitt år. Årsmeldingene er også gode å ha dersom dere skal søke om midler et sted. Det er den som informerer om hva dere har gjort et spesifikt år, og hvordan dere gjorde det. I en årsmelding bør det fremkomme: Hvem som har sittet i styret det siste året (også om det har vært frafall) Antall styremøter og behandlede saker Hvilke aktiviteter som ble gjennomført Regnskapsresultatet for året Skriv til sist et sluttord hvor dere beskriver litt om hva som har fungert bra og hva som ikke har fungert bra. Dette er også et sted hvor dere kan trekke linjer litt lengre frem i tid om hva dere ønsker å utvikle videre. REGNSKAP Ansvaret for å føre regnskap er en viktig del av det å være tillitsvalgt i en frivillig organisasjon. Regnskapet viser inntekter og utgifter for året, og hvordan foreningens økonomiske stilling er. Når man setter opp regnskap, kan man bruke NEF sine standardiserte oppsett. Disse kan man finne som vedlegg til organisasjonspermen på epilepsi.no. De fleste foreninger i NEF er ikke regnskapspliktige. Det vil si at de ikke trenger å sende inn regnskap til Brønnøysundregistrene. Da er det heller ikke et krav fra norske myndigheter å få regnskapet godkjent av autorisert revisor. Regnskapet skal uansett legges frem for årsmøtet, og sendes inn til administrasjonen i NEF i ettertid. Til administrasjonen er det viktig at man også legger ved bilagsjournalen i regnskapet (se avsnittet om økonomisk styring i neste kapittel). Dette er for at NEF sentralt kan søke mva-kompensasjon på foreningens vegne. Denne kompensasjonen gjør at foreningen vil få dekket inn en stor andel av pengene som har gått til merverdiavgift i løpet av et år. VALG Lokalforeningen skal ha et styre på fra 3 til 9 medlemmer inkludert leder, styremedlemmer (minimum 2) og eventuelle varamedlemmer (maksimalt 2). Kandidatene velges hver for seg, først styreleder, så styremedlemmer, og varamedlemmer til slutt. Styreleder velges for ett år. Styremedlemmer velges for to år, men det bør være ordnet på en slik måte at halvparten av styremedlemmene er på valg ved hvert årsmøte. Det vil si at ved et stiftelsesmøte til en lokalforening, så anbefales det at halvparten av styremedlemmene velges for ett år og halvparten for to år. Da kommer man inn i en vekslende syklus i påfølgende år. Varamedlemmer velges for ett år av gangen. Ideelt sett bør alle lokalforeninger ha en valgkomité, som har forespurt aktuelle kandidater for styreverv, og kommet med en innstilling før årsmøtet. Medlemmer kan melde inn motforslag i forkant av årsmøtet. Man kan også fremme motforslag i selve møtet, som kalles et benkeforslag. Etter at styret er valgt, bør det velges en ny valgkomité, som har i oppgave å lage en innstilling til valg i neste årsmøte. PROTOKOLL FRA ÅRSMØTET Etter årsmøtet skal referent renskrive protokollen, som kontrolleres og undertegnes av de to protokollunderskriverne som ble valgt i møtet. Deretter sendes referatet til administrasjonen sammen med årsmelding og regnskap. I referatet må det fremkomme klart hvem som har blitt valgt til hvilke verv. Husk også å melde endringer i styret inn til Brønnøysundregistrene. For å gjøre det enklere å huske alle dokumentene som skal sendes inn til administrasjonen, har vi laget et forsideark hvor man kan fylle ut den viktigste informasjonen og krysse av på vedlagte dokumenter. Forsidearket kan finnes som bilag til organisasjonspermen på epilepsi.no. 7

8 KAPITTEL 3 STYREARBEID Det er styret som har ansvar for driften av lokalforeningen mellom årsmøter. Typiske arbeidsoppgaver for et styre er å arrangere medlemsmøter og kurs, holde stand og annen informasjonsvirksomhet, samt å søke penger til foreningens aktiviteter. Styret er også bindeleddet mellom lokalforeningen og NEFs sentrale ledd, og sender representanter på sentrale arrangementer, som tillitsvalgtsamlinger og landsmøter. Like etter årsmøtet bør det gamle og det nye styret ha et møte for å hjelpe de nye inn i rutinene. Det er viktig at man snarest mulig overfører nødvendige fullmakter for foreningens bankkonti og passord til foreningens profiler i sosiale medier. Endringer i styret må også meldes inn til Brønnøysundregistrene. Etter at et nytt styre er valgt av et årsmøte, vil det konstituere seg selv på første styremøte. Det vil si at styret fordeler oppgaver og roller seg imellom. Ledervervet er allerede avgjort av årsmøtet, men styret vil selv avgjøre hvem som skal være f.eks. nestleder, sekretær og kasserer. Det er viktig at leder og styremedlemmer deler informasjon seg imellom, slik at alle vet hva de andre jobber med. Manglende informasjon kan føre til at arbeidet i styret stopper opp dersom en nøkkelperson blir syk eller slutter. Nestleder bør være like godt informert som leder, slik at han/hun kan tre inn i stillingen raskt, dersom leder er borte. STYREMØTER Styret bør møtes minst annenhver måned. Det er lurt å fastsette disse møtene god tid i forveien, slik at styremedlemmene kan gi beskjed dersom noe kommer i veien. Innkalling til styremøter bør oppgi hvilke saker som skal tas opp, slik at styremedlemmene får tid til å forberede seg. En del saker vil gå igjen på hvert styremøte, sånn som godkjenning av innkalling, godkjenning av protokoll/referat, og regnskap. Man bør også gå gjennom post og referater fra forbundsstyret, slik at alle er oppdatert. Andre saker kan for eksempel knytte seg til gjennomføring og evaluering av aktiviteter, søking av midler eller prinsipielle spørsmål. Det er styreleders ansvar å lede møtet. Hvor strengt dette praktiseres, vil variere. I noen styrer er det nødvendig å holde en streng talerliste (liste over hvem som har ordet), slik at man sikrer at alle som ønsker det får ordet i en gitt sak. I andre tilfeller kan man ha det mer løst, og være mindre opptatt av slike formaliteter. Det er imidlertid viktig å huske å føre protokoll. Denne skal si noe om hvilke saker som har vært behandlet, og hva vedtaket i alle saker var. TAUSHETSPLIKT Som styremedlem vil man kunne få vite personlig og/eller sensitiv informasjon om medlemmer i kraft av sitt verv. Alle styremedlemmer må derfor undertegne en taushetserklæring angående denne informasjonen. All informasjon om enkeltmedlem mer er taushetsbelagt, også navn. Det betyr blant annet at ingen andre enn styret kan få innsyn i medlemslister. Enkeltmedlemmer vil imidlertid kunne settes i kontakt med andre, dersom de er forespurt først. Taushetserklæring kan finnes som bilag til organisasjonspermen på epilepsi.no. Det som foregår innad i styremøter er ikke taushetsbelagt på samme måte som medlemsinformasjon, men styret bør diskutere i hvilken grad styremedlemmer skal synliggjøre hvem som var enige og uenige i et styrevedtak utad. Det er viktig å kunne fremstå samlet utad for å drive effektivt styrearbeid. Dersom et styremedlem er sterkt uenig i et vedtak, kan de imidlertid be om å få notert dissens.

ROLLER I EN LOKALFORENING Leder: Ledervervet er det mest krevende vervet i en lokalforening, siden denne er øverste ansvarlig for alt styrearbeidet i foreningen. Lederen delegerer arbeid til andre styremedlemmer, men må samtidig ha kontroll over styrets arbeid. Sammen med kasserer er lederen ansvarlig for lagets økonomi. Vedkommende er også ansvarlig for å overholde frister for innsendelse av årsrapporter og regnskap/budsjett. Skriftlig korrespondanse som vedrører foreningen bør være godkjent av leder. Lederen er også foreningens kontaktpunkt for NEF sentralt, media og andre. Å FINANSIERE AKTIVITETER Lokalforeninger har flere inntektskilder. De får en fast andel av kontingentene til egne medlemmer. I tillegg får de videreformidlet sin andel av NEFs mva-kompensasjon, og et tilskudd til likepersonarbeid. Dette er forutsatt at foreningen sender nødvendige rapporter inn til administrasjonen. Lokalforeninger kan også søke støtte fra fylket, kommunen eller private aktører. Dette krever ofte en del arbeid med søknads- og rapportskriving, men kan gi de inntektene som skal til for å gi foreningen et skikkelig løft. Lokalforeningenes andel av medlemskontingentene utbetales i to omganger. Den første utbetalingen skjer rundt månedsskiftet juni/juli. Dette er vanligvis den største utbetalingen, siden de fleste medlemmene har betalt kontingenten sin innen den tid. For å få med alle medlemmer, skjer det en ny utbetaling i januar/februar påfølgende år. Denne utbetalingen kan først gjennomføres etter at administrasjonen har fått godkjent de endelige medlemslistene av NEFs revisor. For å motta disse midlene, må foreningen først ha avholdt årsmøte i tråd med vedtektene, og sendt inn protokoll, årsmelding og årsregnskap til administrasjonen. NEFs administrasjon søker også om midler, hvorav en andel settes av til lokalforeninger. Et av disse tilskuddene Likepersonmidler. Likepersontiltak er aktiviteter hvor det skjer kunnskapsoverføring mellom mennesker med epilepsi eller deres pårørende. Eksempler er foredrag, samtalegrupper og stand. Rene sosiale tilstelninger, som julebord og grilling, regnes ikke som likepersontiltak. NEF sentralt får tildelt penger basert på hvor stor likepersonaktivitet det har vært i organisasjonen i foregående år. For å ta del i denne tildelingen, må derfor lokalforeningene rapportere sine likepersontiltak til administrasjonen. Siden tildelingsmyndigheten skiller mellom «ordinære» og «arbeidsrettede» likepersontiltak, må NEF også vite hvilke av aktivitetene som har hatt arbeid og utdanning som tema. Sistnevnte aktiviteter gir noe mer penger. NEF sentralt tildeler også Velferdsmidler, som er en liten tildeling til rene sosiale aktiviteter. Nestleder: Fungerer som leder dersom denne melder forfall. Vedkommende bør ha egne ansvarsområder, men skal alltid ha nok oversikt over helheten i foreningen til å kunne gå inn i lederrollen om det blir nødvendig. Sekretær: Føring av protokoll/referat er sekretærens hovedoppgave. Dette er et viktig verktøy for styringen av foreningen, og opplysningene i referatet må derfor være så tydelige at man kan lese klart hvilken sak det var snakk om, behandlingen av denne, og konklusjonen. I samarbeid med leder, har sekretæren også ansvar for øvrige skriftlige oppgaver i foreningen, som å sende ut innkallinger og innbydelser, svare på brev/henvendelser, skrive rapporter og ta vare på arkivet. Kasserer: Kasserer er ansvarlig for å føre foreningens regnskap, og utarbeide budsjettforslag i samarbeid med leder. På styremøter bør kasserer informere om foreningens økonomiske status. Dersom leder og kasserer er samme person, bør styret velge en annen medansvarlig for økonomien. Det er viktig at en ny kasserer så raskt som mulig får overført nødvendige fullmakter til å holde oversikt over foreningens økonomi. Styre- og varamedlemmer: Styremedlemmer/varamedlemmer er medlemmer av styret som ikke er valgt til noen bestemt funksjon som for eksempel kasserer eller sekretær. For å få god arbeidsfordeling i styret bør disse også få egne ansvarsområder (for eksempel internettansvarlig eller arrangementsansvarlig). Det er viktig at styret i fellesskap diskuterer fordeling av arbeidsoppgaver slik at man unngår en skjev fordeling. 9

10 Bilagsjournal er listen over hvilke bilag som har blitt ført på hvilken konto. Denne bør sendes inn til administrasjonen, slik at de kan søke mva-kompensasjon for foreningen. En annen tilskuddsordning som NEF videreformidler er mva-kompensasjon. Dette er en tilskuddsordning som skal dekke opp for pengene som frivillige organisasjoner betaler inn til staten i merverdiavgift. Søknaden om kompensasjon sendes av administrasjonen etter sommeren, og tildelingen blir klar i november. Dersom en lokalforening har sendt inn regnskap og bilagsjournal (se avsnittet om økonomisk styring under), blir kostnadene deres tatt med i den totale beregningen. Pengene som dette genererer blir ført tilbake til lokalforeningen. For å få momskompensasjon, må foreningen være registrert i Frivillighetsregisteret. Man registrerer seg i Frivillighetsregisteret gjennom en samordnet registermelding til Brønnøysundregistrene, på samme måte som med Enhetsregisteret. Registrering i Frivillighetsregisteret koster en liten sum i registreringsavgift og årsavgifter. Per 2014 er registreringsavgiften 250 kr, og årsavgiften 135 kr. Man må ikke betale årsavgift det året man registrerer seg. Også eksterne tilskuddsgivere kan søkes om penger til aktiviteter. Studieforbundet Funkis støtter kurs og studie arbeid i organisasjoner for mennesker med funksjonshemminger. I 2014 kan man få kursstøtte på 100 kr pr kurstime. Kurstimene som man melder inn vil også gjøre at foreningen kan få et ekstratilskudd såkalt tilretteleggingstilskudd for kurs de holder det påfølgende året. Dette ekstratilskuddet er ment for å dekke ekstrakostnadene som følger med å ha kurs for mennesker som trenger tilrettelegging. For å melde inn kurs til Studieforbundet Funkis, må man bruke det nettbaserte systemet Kursadmin. Et styremedlem eller leder i lokalforeningen kan få tilgang ved å kontakte organisasjonskonsulenten i administrasjonen. Vær forberedt på at dere vil trenge litt opplæring før dere kan ta Kursadmin i bruk. Mange kommuner og fylkeskommuner har støtteordninger til lokalt frivillig arbeid eller folkehelseaktivitet. Det finnes også legater og stiftelser som støtter enkeltprosjekter. Gjensidigestiftelsen gir for eksempel ut over 100 millioner hvert år til prosjekter som fremmer trygghet og helse. Når man søker penger av denne typen givere, er det ofte lurt å prøve å synlig gjøre at støtte kan føre til varig forbedring i deres frivillige arbeid. ExtraStiftelsen er en annen stiftelse som gir midler til frivillig arbeid. På grunn av kravene som settes til søknadene og rapportene her, vil imidlertid denne ordningen være mest aktuell for NEF sentralt. I 2014 ble det imidlertid gjennomført en prøveordning hvor man kunne søke mindre summer med mindre papirarbeid. Denne prøveordningen ble kalt ExtraExpress, og blir muligens videreført i fremtiden. Hvis man er aktiv i lokalmiljøet, kan det hende at medlemmer eller andre naboer ønsker å gi penger til lokalforeningen over grasrotandelen til Norsk Tipping. For å kunne motta slike midler må man være registrert i Frivillighetsregisteret. Det er mange som tipper uten å ha fastsatt en mottaker av grasrotandelen, så her kan det lønne seg å drive påvirkningsarbeid. Noen foreninger tjener også gode penger på lotterier og bingo. Lotterier kan man relativt enkelt organisere selv, mens bingo midler gjerne mottas ved at man får en avtale med en profesjonelt drevet bingohall. Det er imidlertid viktig å huske på at man må være godkjent som lotteriverdig organisasjon av Lotteri- og Stiftelsestilsynet før man kan motta slike midler. For å søke om dette må man fylle ut et enkelt skjema som kan finnes på lottstift.no. Når man har godkjenningen må man huske å rapportere inn regnskapstall hvert år for ikke å miste den.

TIPS: Administrasjonen har laget et excel-ark som kan hjelpe i økonomiarbeidet. Denne finnes som bilag til organisasjonspermen på epilepsi.no. ØKONOMISK STYRING Tilskuddsgivere og medlemmer forventer at pengene de gir skal forvaltes på en god og ryddig måte. Den økonomiske styringen av foreningen er kasserers fremste oppgave, men også her er det leder som er øverste ansvarlige. Derfor er det viktig med tett og god kommunikasjon mellom kasserer og leder i styret. Øko nomi styring innebærer en del forskjellige oppgaver. Foreninger med store budsjetter overlater gjerne mange av disse oppgavene til en ekstern regnskapsfører. I foreninger med mindre pengestrøm, kan det være at kasserer tar det meste av jobben. Uansett hvor mye penger man har å rutte med, er det viktig å ha en god plan for hvordan de brukes. Budsjettet er det styret som lager, på bakgrunn av arbeidsplanen for året. Den skal legges frem for årsmøtet i februar. Å sette opp budsjett kan være vanskelig første året, siden det er vanskelig å vite hvor store inntekter man kan forvente. For foreninger som har vært driftet en stund er dette enklere. I et budsjett bruker man gjerne en kontoplan for å fordele de ulike typene av inntekter og utgifter. På inntektssiden kan man for eksempel ha en konto som heter «medlemskontingent», og en annen konto som heter «tilskudd». På utgiftssiden kan man for eksempel ha konti som heter «reiseutgifter», «kontorrekvisita» og «husleie». Det er viktig at det blir ført løpende regnskap over pengestrømmen i foreningen. Etter hvert som regninger kommer inn, må de føres inn i regnskapet på den passende kontoen. Det samme gjelder penger som kommer inn, sånn som tilskudd og kontingentpenger. Listen som viser hvilke bilag som har blitt ført på hvilken konto, kalles en bilagsjournal. Selve bilagene må nummereres, og spares på i ti år. Begynn nummereringen på nytt for hvert nye år. Husk også at kassebeholdningen må kontrolleres regelmessig og sjekkes mot regnskapet. Ved årsavslutning skal kassen telles opp av kasserer og leder i fellesskap. Begge bekrefter beholdningen, og at den stemmer, ved å signere oppgjørsskjemaet. Deretter skal det settes opp et resultatregnskap, som samler kostnadene på hver konto, og viser årets overskudd/underskudd. Det skal også settes opp et balanseregnskap, som oppgir foreningens eiendeler, og dens egenkapital og gjeld. Etter at regnskapet er ferdigstilt, må det kontrolleres av revisor. Denne skriver en uttalelse som bekrefter at regnskapet er funnet ryddig, og gir et korrekt bilde av foreningens økonomiske situasjon. Regnskapspliktige foreninger må bruke autorisert revisor til dette. Andre foreninger kan bruke en tillitsvalgt revisor, eller de kan be administrasjonen gjøre revisjonen for dem. Administrasjonen har laget et regneark som kan være til hjelp i økonomiarbeidet. Arket kan finnes som bilag til organisasjonspermen på epilepsi.no. Det har forskjellige faner for budsjett, bilagsjournal, resultatregnskap og balanse. Regnearket er lagt opp slik at tall som føres inn i budsjett og bilagsjournal blir regnet sammen i regnskap og balanse. Dermed kan skjemaet redusere arbeidsbyrden ved regnskapsføring en del. Som nevnt tidligere, må regnskap presenteres for årsmøtet, og sendes inn til administrasjonen i NEF. Legg også ved bilags journalen, og eventuell revisor melding, slik at administrasjonen kan søke mvakompensasjon på foreningens vegne. 11

12 KAPITTEL 4 KOMMUNIKASJON MEDLEMSKONTAKT Som styremedlem i en lokalforening er man på mange måter NEFs ansikt ut til medlemmene. Det er viktig at man er klar over denne rollen, og opptrer på en måte som er forenelig med NEFs formål og verdier. Dette er egentlig ikke så vanskelig; å repre sentere NEF handler for det meste om å være et medmenneske, og å bidra til en kultur hvor den enkelte opplever å bli sett og ivaretatt. Særlig for nye medlemmer kan det være viktig at noen ser dem og tar dem godt imot. Dersom det dukker opp noen nye ansikter på et medlemsmøte, faller det gjerne i god jord om styrelederen eller en annen representant for styret introduserer seg selv og ønsker dem velkommen. Samtidig kan det være et poeng å vise noe tilbakeholdenhet, og ikke overøse folk med oppmerksomhet eller informasjon. Poenget er å vise åpenhet og at man er tilgjengelig dersom de skulle ønske noe. Mye av kontakten med medlemmer er skriftlig. Dette kan fort bli dyrt, dersom man kun baserer seg på individuelle brev til medlemmer. Prøv heller å få samlet informasjonen i færre og større utsendelser, både for å spare porto og for å gjøre det enklere for mottakeren. Det kan også være lurt å bruke epost dersom man har adressen, både siden det er gratis, og fordi det ofte virker mindre påtrengende enn brev. Tekstmeldinger, på sin side, oppleves ofte som mer nærgående. Man bør være forsiktig med denne kommunikasjonsformen, men det kan være en god måte å få ut viktig informasjon raskt. I 2015 vil NEF ta i bruk et nytt medlemssystem, som åpner nye muligheter for medlemskontakt. Dette systemet gir hvert medlem tilgang til en «Min side», hvor man enkelt kan forvalte sitt eget medlemskap, se utestående fakturaer, knytte seg til lokallag, m.m.. Når en lokalforeningsleder logger seg inn på min side, kan de umiddelbart se hvor mange medlemmer som er i foreningen, og hvor mange som har kommet til siden sist de var innlogget. Medlemssystemet kan også brukes til å sende mail til medlemmer, samt å legge ut kurs og aktiviteter, som medlemmene kan melde seg på. RÅDGIVNING Når man får epilepsi, eller en av ens nærmeste har epilepsi, stiller man seg ofte mange ulike spørsmål. En av de viktigste oppgavene dere har i lokalforeningene og fylkeslagene er å være likeperson for andre mennesker som også har berøringspunkter til epilepsidiagnosen. Bare det å være til stede og vise at epilepsi ikke nødvendigvis er verdens undergang, kan være til hjelp for andre mennesker. Ettersom denne erfaringsutveks lingen ofte oppleves som veldig nyttig i seg selv, trenger man ikke alltid å møtes til store temamøter. Mange foreninger opplever at det kan være like nyttig for den enkelte å møtes på et utelukkende sosialt arrangement. Svært mange av NEFs lokalforeninger arrangerer jevnlig grillturer, hytteturer, båtturer, julebord, sommeravslutning, treningsgrupper og andre sosiale sammenkomster. Når det gjelder faglige temamøter, kan det være lurt å tenke på hvilke ressurser dere har i umiddelbare nærhet. Kanskje er det en lege med spesiell fagekspertise som kan prate om epilepsi og menn, psykogene ikke-epileptiske anfall, eller andre tema. Kanskje har dere et styremedlem som er sosionom, og kan ta for seg ulike støtteordninger man kan søke på dersom man har epilepsi. Det finnes med andre ord masse forskjellige ting å gjøre. Det viktigste er at det dere gjør er basert på deres og medlemmenes ønsker. Nytt medlemssystem blir tatt i bruk i 2015, dette gjør det lettere å holde oversikt over medlemsmassen.

TIPS: Det kan være lurt å rådføre med administrasjonen om dere får henvendelser fra media. Det også være lurt å be om en sitatsjekk før en artikkelen sendes til trykk. MEDIEKONTAKT Lokalaviser kan være en god måte å synliggjøre foreningens aktiviteter overfor omverdenen. Én mulighet er å kjøpe annonseplass for å spre ordet om en aktivitet, men det kan også finnes andre alternativer. Noen lokalaviser har for eksempel faste «hva skjer»-spalter, hvor man kan melde inn aktiviteter. Den største synligheten får man imidlertid gjennom nyhetsartikler. Dersom man planlegger en spesiell aktivitet, kan det være lurt å sende ut en pressemelding. Gode pressemeldinger blir av og til satt rett inn i avisen, så det kan lønne seg å legge litt arbeid ned i dem. Skriv på samme måte som man ville gjort i en avisartikkel, gjerne med sitat eller to fra den som er ansvarlig for arrangementet, og pass på at det ikke er noen stavefeil. Hvis man er heldig, kan det også hende at avisen er interessert i å sende noen til arrangementet for å lage en oppfølgingssak. Hvis ikke, er det ingenting i veien for å prøve å lage saken selv, og sende den inn. Her er det også viktig at man eventuelt jobber godt med artikkelen, slik at avisen ikke trenger å bruke masse tid på redigering. Et par gode bilder kan også være til hjelp. Av og til kan det hende at lokalaviser ber lederen for en lokalforening om en uttalelse om et aktuelt tema. Dette er ofte situasjoner som kommer litt bardus på, og dersom det gjelder en litt følsom sak, kan det være lurt å prøve å kjøpe seg litt tid til å formulere gode svar. En måte å gjøre dette på kan være å be journalisten om å forklare saken, og så be vedkommende om å ringe tilbake litt senere. Man kan også be om å få spørsmål på e-post, og besvare på samme måte. Administrasjonen stiller gjerne opp til rådføring i slike situasjoner. Etter at man har gitt svar til journalisten kan det også være lurt å be om en sitatsjekk før artikkelen sendes til trykk. INTERNETT OG SOSIALE MEDIER Folk som søker informasjon om et tema i dag, går vanligvis rett på nett. Godt oppdaterte nettsider kan derfor være et veldig nyttig verktøy for å spre informasjon om foreningen. Alle lokalforeninger i NEF har sin egen underside på epilepsi.no. Her kan man legge inn informasjon om styremedlemmer, referater fra møter, nyheter om aktiviteter, m.m.. For å redigere nettsidene må man gå inn på http://www.epilepsi.no/edit. Hver forening har sitt eget brukernavn og passord. Minst én person i foreningen bør gjøre seg godt kjent med redigeringsverktøyet, slik at nettsiden kan oppdateres fortløpende. Sosiale medier kan også være en fin måte å kommunisere med medlemmer og andre interesserte. Noen foreninger har for eksempel startet facebookgrupper for å spre informasjon om aktiviteter og dele nyheter. Starter man en slik gruppe i foreningens navn, må man imidlertid være oppmerksom på at man representerer NEF, og innlegg fra styremedlemmer bør være i tråd med organisasjonens verdisyn og føringer. Man bør også passe på at gruppen ikke begynner å «leve sitt eget liv». Når utenforstående kan legge inn kommentarer, vil det alltid være en mulighet for at det kommer upassende innlegg eller feilinformasjon. Det er viktig at man følger opp profiler og grupper på sosiale medier jevnlig, sånn at man raskt får korrigert uriktigheter eller slettet sårende innlegg. For å hjelpe foreninger å drifte sidene sine i tråd med NEFs verdier, har forbudsstyret vedtatt retningslinjer for internett og sosiale medier. Disse kan finnes som vedlegg til organisajons permen på epilepsi.no. 13

14 VIKTIGE DATOER OG FRISTER VÅR Andre mandag i februar Den Internasjonale Epilepsidagen 28. februar Frist for å avholde årsmøte (lokalforeninger) Midten av mars Tillitsvalgtsamling (vår) 31. mars Frist for å avholde årsmøte (fylkeslag) 1. mai Frist for innsending av årsmøteprotokoll, årsmelding og regnskap til NEF HØST Første lørdag i september Tidlig i november Den Nordiske Epilepsidagen Tillitsvalgtsamling (høst)

15

Avsender: Norsk Epilepsiforbund Karl Johans gate 7, 0154 Oslo 22 47 66 00, www.epilepsi.no