Disponering av stillinger

Farmasøytisk institutt Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Disponering av stillinger føringer ved tilsettinger Vedtatt av instituttstyret 10.09.2014 Oppdatert 15.09.2014 Postadresse: Boks 1068 Blindern, 0316 Oslo Besøksadresse: farmasibygningen, Sem Sælands vei 3 0371 Oslo Telefon, faks, e-post:22 85 65 85 /22 85 44 02/instituttkontoret@farmasi.uio.no

2 Bakgrunn Farmasøytisk institutt har de senere år hatt et policydokument som har vært førende ved tilsetting i ledige stillinger. Dokumentet har vært et godt styringsredskap, men er ikke lenger tilpasset dagens situasjon og den utviklingen Farmasøytisk institutt nå er inne i, både når det gjelder forskning og utdanning. Det er ledelsen ved institutt og fakultet som håndterer tilsettingsspørsmål og slik sett kan et dokument som dette synes overflødig. Instituttledelsen ønsker likevel å ha et dokument som kan være veiledende i tilsettingsspørsmål, og som gjør rede for hvilke hensyn som legges til grunn når tilsetting skal foretas. For å få gode diskusjoner og konstruktive innspill i arbeidet med dette dokumentet har en gruppe av fast og midlertidige vitenskapelige ansatte, teknisk og administrative ansatte samt instituttleder arbeidet med et nytt dokument for tilsettinger. Alle seksjoner har vært representert. Gruppens sammensetning har vært slik: professor Leon Reubsaet, professor Marianne Hiorth, postdoktor Eili Tranheim Kase, overingeniør Tove Larsen, kontorsjef Rigmor Bjørkli og instituttleder Henrik Schultz. Rigmor Bjørkli har vært sekretær for gruppen. Policydokumentet for tilsettinger fra 2010 har vært drøftet av ledelsen og styret flere ganger i løpet av 2013. Den klare bestillingen har vært at utdanningsperspektivet og undervisningsbehovet må ivaretas i langt sterkere grad enn tidligere i det nye dokumentet. Dette må imidlertid gjøres slik at også forskningsperspektivet bevares. Farmasøytisk institutt mangler et oppdatert strategidokument. Arbeidet med en ny strategi starter opp på et utvidet styreseminar den 29. oktober 2014 og det tas sikte på at en ny strategi vil være på plass i løpet av vårsemesteret 2015. Strategidokumentet vil være overordnet dette dokumentet og dette dokumentet vil bli endret slik at det er i tråd med strategien dersom dette viser seg å være nødvendig. Sentrale utviklingstrekk I arbeidet med et dokument som vil være veiledende ved framtidige tilsettinger har det vært viktig å ta høyde for noen sentrale utviklingstrekk i samfunnet, ved fakultetet og ved instituttet som vil være førende i rekrutteringspolitikken. Det er nødvendig å gjøre vurderinger og fatte beslutninger ut fra en tidshorisont på minimum 10 år. Hvordan ser virkeligheten ut om 10-15 år? Arbeidsgruppen har drøftet noen trekk som utkrystalliserer seg allerede nå. I det følgende vil vi kort peke på noen av disse. Nytt bygg nye forskningssatsinger? Om 10 år vil Farmasøytisk institutt forhåpentligvis være lokalisert i et nytt bygg. Det nye bygget vil påvirke organiseringen av forskning og undervisning som følge av samlokalisering av instituttets

3 egne faggrupper, men også med andre fagmiljø. Nye laboratoriefasiliteter med avanserte instrumenter vil også kreve mer spesialisert teknisk personale dedikert til drift av spesialutstyr. Samlokalisering vil stille andre krav til ressursbruken samtidig som det muliggjør tettere samarbeid både innen forskning og innen undervisning. Fakultetet signaliserer at tettere samarbeid innenfor alle områder og på tvers av instituttene vil være påkrevd i årene som kommer. Etablering av endringsmiljøer er et signal om hvilken strategi som vil være gjeldende de neste årene. Et nytt Livsvitenskapsbygg vil helt klart forsterke denne utviklingen og legge til rette for nye samarbeidskonstellasjoner. Forskningen utvikler seg i tverrfaglig retning samtidig som rekruttering kun til de tradisjonelle kjerneområdene ikke tar hensyn til behovet for utvikling av nye fagfelt. Denne utviklingen vil ha innvirkning på rekruttering av fagkompetanse. De tradisjonelt lange ansettelsesforholdene for fast ansatte ved instituttet tilsier at ovennevnte forhold bør innarbeides i rekrutterings- og tilsettingsprosedyrene så tidlig som mulig, slik at instituttet er godt rustet til å møte de kravene og behovene et nytt bygg vil representere. Samfunnets behov for farmasøyter Utdanningen og studieprogrammene må være innrettet mot samfunnets behov og gjennomgå kontinuerlige evalueringer med påfølgende justeringer. Hvilken farmasøytisk kompetanse vil samfunnet ha behov for om 10 år? Utviklingen tilsier at primærhelsetjenesten og sykehusene vil ha større behov for farmasøytisk fagkompetanse enn tilfellet er i dag. Dette vil ha betydning for innretningen på utdanningen, som igjen vil stille krav til de ansattes fagkompetanse. Vil det være nødvendig å utvikle flere farmasøytiske studieprogram eller studieretninger som gir ulik sluttkompetanse? Utviklingen av eventuelle nye studieretninger og studieprogram må imidlertid være i samsvar med instituttets strategidokument. Skal det tas høyde for å øke antall studieplasser? Hva med etter- og videreutdanning for uteksaminerte kandidater? Bør perspektivet om livslang læring bygges inn i rekrutteringsplanene? Farmasi er et lite fagområde i et nasjonalt perspektiv og i drøftingen av etter- og videreutdanning av farmasøyter bør nasjonalt samarbeid om evu-tilbud drøftes. Alderssammensetningen Alderssammensetningen blant de vitenskapelige ansatte er en utfordring. Som følge av tidligere tilsettinger er instituttet kommet i den situasjon at mange ansatte vil bli alderspensjonister på omtrent samme tid. Dette er en faktor som må vies oppmerksomhet og håndteres på en måte som sikrer kontinuitet i forsknings- og undervisningsaktivitetene også i framtiden.

4 Grunnleggende prinsipper Instituttet skal rekruttere dyktige fagfolk i alle stillingskategorier. For at instituttet skal nå de strategiske målene for utdanning og forskning er det avgjørende at tilsettingene innenfor alle stillingskategorier er i tråd med fastsatt strategi 1. Det tekniske personalet har en viktig rolle i kjernevirksomheten, både i utdannings- og forskningsaktiviteten, og kompetansebehovet knyttet til disse stillingene må til enhver tid vurderes nøye. De administrative støttefunksjonene må videre innrettes i forhold til de krav og forventninger som kommer fra universitetet sentralt, fakultet og instituttets eget behov. Rekrutteringsutfordringene er imidlertid størst når det gjelder de faste vitenskapelige stillingene, og det er særlig tilsetting i denne type stillinger som kan være utfordrende å håndtere. I tilsettingssaker er det nødvendig å være framtidsrettet og vurdere behovet for fagkompetanse i forhold til framtidige utviklingstrekk. Samtidig er det nødvendig å se til at dagens behov for kompetanse innenfor både forskning og undervisning også ivaretas. Videre vil de ytre rammebetingelsene fastsatt av myndighetene være en førende faktor også i framtidige tilsettingssaker. Det er med andre ord en balansert vurdering som til enhver tid må gjøres. Det er instituttledelsen og styret som avgjør om og hvilke krav og ønsker som skal vektlegges ved utlysning av ledige og nye stillinger. I vurderingen vil det bli lagt vekt på følgende: instituttets strategidokument, forskningskompetanse, undervisningsbehov, pedagogisk kompetanse, personlige egenskaper og alderssammensetning i fagområdet. Hvilke vurderinger som til slutt er avgjørende vil være situasjonsbetinget. De tre viktigste momentene ved tilsetting i vitenskapelige stillinger er utdypet nedenfor. Undervisningsbehov Det er viktig at behovet for undervisningsressurser er et bærende prinsipp i rekrutteringen av ansatte. Undervisning i profesjonsstudiet krever en viss faglig bredde, og for å kunne dekke opp undervisningsbehovene er det nødvendig at de totale undervisningsressursene kan benyttes på en fleksibel måte. For å opprettholde den påkrevde kvaliteten i utdanningen er det også nødvendig å ta hensyn til hver enkelt ansattes kompetanse. Dersom noen fagområder har større behov enn andre, må dette komme i betraktning når stillinger blir ledige eller ved oppretting av nye stillinger. I noen situasjoner er det ønskelig å rekruttere personer som kan gi undervisning innenfor et bredere felt. 1 Det vil bli utarbeidet et nytt strategidokument i løpet av høsten 2014/våren 2015.

5 I slike tilfeller må det åpnes for at undervisningsbehovene kan vektes mer enn vitenskapelig produksjon. 2 Pedagogisk kompetanse Å være ansatt i en vitenskapelig stilling innebærer undervisning, forskning, formidling samt fellesoppgaver/administrative oppgaver. I det akademiske systemet har søkerens forskningsmeritter vært avgjørende og den pedagogiske kompetansen har i mindre grad vært tillagt vekt. Pedagogisk kompetanse er en faktor som bør tillegges større vekt i bedømmelsen av søkere. Farmasøytisk institutt ønsker å vektlegge interesse og motivasjon for undervisning i vurderingen av søkere. Både i søknadsbrevet og i intervjuet vil det være påkrevd at søkerne reflekterer over egen undervisningspraksis. Et reflektert forhold til undervisning i forhold til læring og læringsaktiviteter kan være avgjørende i rangering av søkerne. Det er et mål å tilsette personer som kan stimulere til pedagogisk diskusjon og utvikling av undervisningen på instituttet og den som tilsettes bør kunne dokumentere resultater fra arbeid med undervisning og læring. Det tekniske personalt er involvert i undervisning av studenter særlig i tilknytning til laboratorieaktiviteter. Det er et mål at også denne gruppen gis mulighet til å opparbeide seg formell pedagogisk kompetanse, dersom de ikke har dette på tilsettingstidspunktet. Dette vil gi personlig utvikling samtidig som det vil føre til økt utdanningskvalitet. Forskningskompetanse Ved tilsetting i vitenskapelige stillinger er det tradisjon for at forskningskompetanse og den vitenskapelige produksjonen tillegges størst vekt. Hvilken type forskningskompetanse og forskergrupper vil være aktuelle om 10-15 år? Oppretting og nedlegging av forskergrupper må være preget av dynamikk og det vil være kontinuerlige endringer i konstellasjonene. Ved tilsettinger bør det tas hensyn til eksisterende forskning og faglig profil samtidig som det kan være behov for å bygge opp nye fagmiljø, noe som tar tid. Forskning innebærer utstrakt samarbeid, og samarbeidsevne og vilje er egenskaper som må tillegges vekt i bedømmelsen av søkere. For å sikre en bredere utlysning bør stillinger i all hovedsak lyses ut innenfor de ulike fagfeltene og ikke til en spesiell forskergruppe. For øvrig vises det til den kommende strategien. Samarbeid med andre institutt og forskningsmiljø vil ha betydning i de vurderingene som gjøres. I denne sammenhengen er det også viktig å se på personlig egnethet og kontinuiteten i seksjonen. Dagens alderssammensetning gjør at instituttet allerede er sårbar med hensyn til framtidig avgang i forhold til aldersgrensen. 2 I forbindelse med styreseminaret den 29. oktober 2014, er det viktig også å drøfte opprettelsen av rene undervisningsstillinger, universitetslektor, førstelektor og dosent, jfr UiO Retningslinjer for undervisningsstillinger ved UiO. Ephorte referanse 2014/3066.

6 Fakultetets politikk er at stillinger primært skal lyses ut som førsteamanuensis for å sikre rekruttering av unge talenter. Instituttets styre skal godkjenne utlysning av disse stillingene. Tilsetting i de ulike stillingskategoriene Tilsetting av professor og førsteamanuensis Det kan være gode grunner for å videreføre ledige stillinger som professor/førsteamanuensis innenfor samme fagområde, men dette er ingen selvfølge og må vurderes i hvert enkelt tilfelle. Seksjonen ved seksjonsleder skal begrunne ressursbehovet gjennom instituttets strategiske plan for forskning og en beskrivelse av hvilke undervisningsbehov som skal dekkes ved egen seksjon, eventuelt også ved de andre seksjonene. Videre må beskrivelsen av undervisningsplanen gjenspeile de aktuelle behovene samt være i tråd med det til enhver tid gjeldende EU-direktivet. Ledergruppen skal deretter foreta en grundig vurdering av forsknings- og undervisningsbehovene ved instituttet som helhet og de berørte fagfelter i særdeleshet. Innstillingen sendes styret for godkjenning. Instituttets strategiske plan for forskning bør ta hensyn til eksisterende forskningsområder og deres relevans i forhold til de satsningsområdene som avspeiles i utlysningene fra Norges forskningsråd (NFR) og European Research Council (ERC). Etablering av helt nye forskningsområder vil komme som en konsekvens av beslutninger om endring i strategien fra styret/fakultetet, og her kan rekruttering av personer til professorater være aktuelt. Tilsetting i stipendiatstillinger Tilsetting av stipendiater er delegert til instituttleder. Følgende prinsipper vil være gjeldene i tilsetting av de instituttinterne stipendiatstillinger. Stipendiatstillinger tildeles seksjonene i henhold til instituttets strategi og er ment å være fireårige med 25 % undervisningsplikt. Den enkelte seksjon ved seksjonsleder må gjøre de nødvendige vurderingene og fordele stillingene på fagområde. De interne stipendiatstillingene skal fortrinnsvis tilsettes av personer som har farmasøytisk fagkompetanse, det vil si mastergrad i farmasi eller tilsvarende. Dersom instituttet velger å tilsette en stipendiat som ikke behersker norsk eller et skandinavisk språk vil tilsettingsperioden være på 3 år uten undervisningsplikt. Instituttleder disponerer en treårig stipendiatstilling. Denne stillingen kan tildeles en seksjon, et fagområde eller splittes opp slik at stillinger med treårig finansiering kan tildeles et ekstra år dedikert til undervisning eller andre oppgaver utover forskning. 3 3 Som et ledd i kompetanseoppbyggingen (veiledningserfaring) er det viktig at unge vitenskapelig ansatte tildeles stipendiater.

7 Instituttet har etter hvert fått mange stipendiatstillinger. Dette er positivt, men enkelte år kan det være mangel på godt kvalifiserte søkere til å fylle de ledige stillingene. Det er avgjørende at instituttet kun tilsetter kandidater som har den nødvendige kompetansen og motivasjonen for å ta en doktorgrad samt gjennomføre pliktarbeidsdelen. Dersom det ikke melder seg godt kvalifiserte søkere holdes stillingen ledig og lyses ut ved en senere egnet anledning. Tilsetting i postdoktor-stillinger Postdoktorstillingene skal primært brukes i strategiske rekrutteringsprosesser for å rekruttere forskningstalenter, og for å styrke forskningen. Tilsettingstiden er som hovedregel for 3 år med 10 % pliktarbeid. I ansettelsesprosessen er det mulig å velge ut de beste uavhengig av språkkompetanse. Seksjonene ved seksjonslederne foreslår utlysning av postdoktorstillingene og instituttleder beslutter utlysning. Hver av de tre seksjonene disponerer en postdoktorstilling. Tilsetting i tekniske stillinger Ved ledighet i tekniske stillinger skal disse normalt utlyses som tekniske stillinger innenfor samme seksjon, dersom det fortsatt er behov for denne type kompetanse knyttet til forskning og undervisning. Samlokalisering og bruk av felles utstyr kan imidlertid gi andre føringer. Ledige stillinger kan imidlertid trekkes inn og instituttets samlede behov vil bli vurdert av instituttledelsen før ny utlysning finner sted. I denne vurderingen ønskes innspill fra seksjonen med en beskrivelse av arbeids- og ansvarsområdet for stillingen. Stillingen skal fortrinnsvis ha funksjoner på tvers av forskergrupper. Instituttets styre skal godkjenne utlysning av tekniske stillinger. Tilsetting i administrative stillinger Dersom det ikke blir vesentlige endringer i arbeids- og ansvarsfordelingen mellom sentraladministrasjon, fakultet og institutt, må dagens nivå på antall stillinger i administrasjonen videreføres som et minimum. Stillingene kan ikke omgjøres til vitenskapelige stillinger. Pr i dag er mange administrative oppgaver lagt til de tekniske stillingene eksempelvis innkjøpsfunksjonen, webredaktøroppgaver og HMS-koordinatorrollen. Dette er oppgaver som kan legges til administrasjonen forutsatt tilførsel av nye stillingsressurser. Tilsetting i professor II og delstilling som førsteamanuensis Farmasøytisk institutt ønsker å knytte til seg ressurspersoner i professor II-stillinger/delstilling som førsteamanuensis. Personer i II-er stillinger skal generere merverdi for instituttet og skal som hovedregel være eksternt finansiert. Eksternt finansierte II-stillinger godkjennes av instituttleder. I spesielle tilfeller der stillingen er finansiert over basisøkonomien skal den forelegges og godkjennes av instituttstyret. Bidraget til instituttet skal beskrives i en kontrakt. Avtalene skal være tidsbegrenset. Tilsetting i II-stillinger gjøres av fakultetets tilsettingsutvalg etter forslag fra henholdsvis instituttstyret eller instituttleder.

8 Emeritiavtaler Farmasøytisk institutt ønsker å legge til rette for ansatte som har hatt en vitenskapelig hovedstilling ved instituttet og som fortsatt ønsker å bidra i instituttets aktiviteter, gis anledning til dette. Farmasøytisk institutt har derfor anledning til å tilby forlenget universitetstilknytning til tidligere ansatte, såfremt den aktuelle aktiviteten er verdifull for instituttet. Spørsmål om det skal gis slikt tilbud avgjøres i hvert enkelt tilfelle av instituttleder, og pensjonister kan således ikke påberope seg rett til fortsatt tilknytning. Instituttet ønsker i hovedsak å legge seg på en praksis der det kan inngås en treårs avtale med mulighet for forlengelse et år av gangen for personer som er 67 år eller yngre. Fra fylte 68 år og eldre kan det gis en ett årig avtale med mulighet for årlig forlengelse, jfr UiOs retningslinjer. Det skal inngås individuelle arbeidsavtaler. Avtalen skal konkretisere de gjensidige ytelsene mellom emeritus og instituttet. Dersom en emeritus tildeles kontor og eventuelt laboratorieplass betinger dette at emeritus er villig til å påta seg oppgaver som undervisning, veiledning, formidling, deltakelse i bedømmelseskomiteer og/eller sensorvirksomhet uten ekstra honorering. Emeritus vil få tilgang til universitetets IT-infrastruktur og brukerstøtte. Antall faste stillinger pr mai 2014 Fast vitenskapelige 31 Tekniske/ingeniører 16,9 Administrasjonen inkl IT 9 Instituttleder 1