Leiepriser og - vilkår Rock C ity o g K ulturhuset i N amsos 28.08.2011
Leiepriser Utleieareal Kommersielle arrangement Arr. i regi av lag og foreninger % av omsetning Minstepris % av omsetning Minstepris Galleriet, Kulturhuset 16 % 2.100,- 12 % 1.600,- i Namsos Konsertsal, 16 % 6.800,- 12 % 5.100,- Kulturhuset i Namsos Kulturkafeen, 16 % 1.500,- 12 % 1.200,- Kulturhuset i Namsos Namsos Kino (Liten 16 % 2.300 12 % 1.800,- sal) Namsos Kino (Stor 16 % 3.900,- 12 % 3.000,- sal) Rock City Cafe 16 % 2.500,- 12 % 1.200,- Rock City Hall 16 % 10.200,- 12 % 7.000,- Utleieareal Arrangement uten billettomsetning Kommersielle Lag og arrangører foreninger Kulturarrangement i bankettoppsett % av omsetning Minstepris Galleriet, Kulturhuset 2.100,- 1.600,- 16 % 2.100,- i Namsos Konsertsal, 6.800,- 5.100,- Ikke mulig - Kulturhuset i Namsos Kulturkafeen, 1.500,- 1.200,- 16 % 1.500,- Kulturhuset i Namsos Namsos Kino (Liten 2.300 1.800,- Ikke mulig - sal) Namsos Kino (Stor 3.900,- 3.000,- Ikke mulig - sal) Rock City Cafe 2.500,- 1.200,- Ikke mulig - Rock City Hall 10.200,- 7.000,- 16 % 10.200,- Priser kurs og konferanse Tjeneste Pris Kommentar Rock City Hall Rock City Hall, ½ sal (minste del) Rock City Hall, ½ sal (største del) Konsertsal, Kulturhuset i Namsos Teknikk til kurs og konferanser Lys og lyd i forbindelse med kulturinnslag All kurs og konferansevirksomhet avtales og bestilles gjennom Rica Rock City Hotell Tlf. 74 22 40 00 eller 97 59 59 50 Projektor og lydanlegg er inkludert i prisen Må avtales spesielt i hvert enkelt tilfelle 1
Bistand fra teknisk- og arrangementsteknisk personell: Tjeneste Pris Kommentar Teknisk personell pr. time 450,- pr. time Dagspris Teknisk personell 3.300,- Inntil 7,5 timer Bistand fra teknisk personell 630,- pr. time utover 7,5 timer (og etter kl. 24:00) Bærehjelp 675,- pr oppdrag pr. pers. Maks. 3 timer inkl. inn- og utlast. Bærehjelp over 3 timer 275,- pr. time pr. pers Arrangementsverter Inkl. i leiepris Utfører publikumsmottak, billettkontroll og sikkerhetsoppfølging. Vaktansvarlig Kr. 450,- pr time Vaktansvarlig over 7,5 timer Kr. 675,- pr time Sikkerhetsvakter Kr. 350,- pr time pr. person Inntil 7,5 timer Sikkerhetsvakter over 7,5 timer Kr. 550,- pr time pr person (og etter kl. 24:00) Garderobevakter Kr. 200,- pr. time Garderobevakter etter kl. 24:00 Kr. 300,- pr time Minimumsdebitering for alt personell: 3 timer. Billettjenester Tjeneste Pris Kommentar Billettsalg til arr. i KH og Inkl. i leiepris RC Billettavgift på alle solgte- og fribilletter 20,- pr. billett Billettavgift belastes alltid hver enkelt kunde hvis ikke annet er avtalt. Programmeringsavgift for eksterne arrangement. 500,- Gjelder for arrangement som ikke gjennomføres i RC eller KH SMS varsling 200,- pr utsending Last minute varsel same formiddag som arrangement. Salgsrapportering Inkl. i billettjenester Arrangør får brukernavn og passord, og logger selv på etter behov. Andel av felles markedsføring 800,- 2
Priser på tjenester og utstyr Lysanlegg NTE Arena Kulturhuset Komplett lysanlegg 7.000,- 4.000,- Enkel lyssetting til møte / seminar 2.000,- 2.000,- Følgespot, pr. stk (eksklusiv operatør) 1.200,- 1.200,- Tillegg pr. ekstraforestilling samme dag 50 % på utstyr Lydanlegg pr. rigge- /prøve- /forestillingsdag: (Taleanlegg (1 mikrofon) inkludert i grunnleie for salen) Komplett lydanlegg (alt disponibelt) 8.000,- 6.000,- Redusert lydanlegg (20 kanaler/4 monitorer) 5 000,- - Sang- og taleanlegg (10 kanaler/ 2 monitorer) 3.000,- 3.000,- Tilkobling høyttalerflate 2.500,- 2.500,- Trådløs mikrofon (pr stk.) 500,- 500,- Tillegg pr. ekstraforestilling samme dag 50 % på utstyr Tilleggsutstyr etter avtale. Diverse utstyr pr. rigge- /prøve- /forestillingsdag Røykmaskin, pr. stk. 500,- 500,- Blueray spiller 1.000,- - Videokanon 1.500,- 1.500,- Sceneplattinger, pr. stk 150,- 150,- Annet forbruksmateriell faktureres etter forbruk Tillegg pr. ekstraforestilling samme dag 50 % på utstyr NB! Husets tekniske personale forutsettes brukt når husets faste utstyr inngår i utleien. All leie betinger minimum 1 tekniker til stede. Hvis egne teknikere ønskes brukt skal disse godkjennes av husets tekniske ansvarlig. Ved personellbistand på offentlige høytidsdager gjelder egne satser. Det tas forbehold om endringer i timesatsene ved tariffrevisjon. 25 % MVA blir lagt til på utleie av utstyr. 3
Ansvar Leietakeren forplikter seg til å sette seg inn i husets leievilkår og sørge for at disse blir overholdt. Overtredelse av reglene kan medføre økonomisk ansvar. Skader på bygninger, utstyr og inventar som ikke skyldes normal slitasje vil bli utbedret, og kostnadene belastes leietakeren. Utleiers forsikring dekker ikke tap eller skader på leietakers utstyr, personlige eiendeler, instrumenter etc. mens dette brukes eller oppbevares i Rock City eller Kulturhuset i Namsos. Leietaker oppfordres til å ha nødvendig utstyr tilstrekkelig forsikret. Bar og skjenkestasjoner Bevilgningshaver i henholdsvis Kulturhuset og Rock City er Namsos Catering og Rica Rock City Hotel. Alle avtaler om skjenking må gjøres direkte med bevilgningshaver. Servering av mat All matservering i henholdsvis Kulturhuset og Rock City er ved Namsos Catering og Rica Rock City Hotel. Alle avtaler om servering må gjøres direkte med disse. Bemanning fra utleier En representant for arrangementsavdelingen vil alltid være tilgjengelig ved et hvert arrangement. Denne personen står til leietakers disposisjon med låsing, informasjon og rettledning, men skal ikke pålegges bæring, rigging, vakt - tjeneste og lignende. Billettkontroll og publikumsmottak Vakthold/billettkontroll ved dører og under forestillinger besørges av utleiers ansatte og/eller - frivillige arrangementsverter hvis ikke annet er avtalt. Ved større konsertarrangement hvor forskriftene krever sertifisert vakthold, skal en plan for dette alltid legges fram og godkjennes av utleier i god tid før arrangementet gjennomføres. Billettsalg Billettsalg til arrangementet inngår som en del av leieavtalen. En billettavgift på kr. 20,- pr billett kommer i tillegg til den billettprisen som arrangør bestemmer. Det kan ikke selges flere billetter/tas inn flere personer enn det som er beskrevet i gjeldende branninstruks. Til arrangement i Rock City og Kulturhuset i Namsos skal alt billettsalg foregå gjennom arrangementskontorets billettsystem. Booking rutiner All booking skjer etter først til mølla prinsippet. En booking er gjeldende i det øyeblikket en avtale er signert av både utleier og leietaker. I en planleggingsfase kan et lokale reserveres. I det øyeblikk det foreligger andre forespørsler på samme lokale, må den som har reservert lokalet signere leieavtale, eller frigi lokalet, senest 48 timer etter henvendelse fra utleier. En reservasjon kan uansett ikke opprettholdes lengre enn 12 uker før arrangementsdato. Etter denne frist skal bindende avtale inngås. 4
Brann og sikkerhet Husets vaktansvarlig er i samarbeid med arrangør ansvarlig for at rutiner og instrukser overholdes. Ved utløst alarm skal alltid evakuering iverksettes og gjeldende branninstruks følges. Inntil brannvesen og/eller politi ankommer er det husets arrangementsansvarlige som leder evakuering og tar de nødvendige avgjørelser. Bruk av lys og fakler Stearinlys, fakler etc. tillates ikke benyttet inne eller utenfor foran inngangene. Utleier disponerer 2 store gassfakler og rød løper som kan leies til bruk utenfor inngangen før forestillinger / under arrangement. Bærehjelp Utleier kan være behjelpelig med å formidle bærehjelp og annet ekstramannskap. Dette personellet vil leietaker ha arbeidsgiveransvaret for om ikke annet avtales skriftlig. Bærehjelp som leiens inn av arrangør skal alltid være over 18 år og være under ledelse av en person sceneteknisk erfaring. Disponering av fribilletter Utleier skal disponere inntil 10 fribilletter til et hvert arrangement i Kulturhuset og Rock City. Ved arrangement som har flere enn en forestilling skal utleier ha inntil 5 billetter pr. tilleggsforestilling. Utleier står fritt til å fordele disse fribillettene til de forestillingene en ønsker. Ansatte i Kulturhuset og Rock City kan uten vederlag benytte restplasser som er tilgjengelige ved forestillingsstart. Generelle vilkår Avtalen utstedes i to eksemplarer, hvorav en beholdes av arrangør. Leieavtalen ansees ikke som inngått før leieavtale er returnert til arrangemnentskontoret i underskrevet stand. Frist for retur av underskrevet leieavtale er senest to uker fra utstedelsesdato. Kansellering/oppsigelse av avtale For avtaler inngått 6 mnd eller mer før arrangementsdato Ved avlysning senere enn 16 uker før arrangementsdato faktureres leietaker for 50 % av Ved avlysning senere enn 8 uker før arrangementsdato faktureres leietaker for 75 % av Ved avlysning senere enn 2 uker før arrangementsdato faktureres leietaker for 100 % av grunnbeløpet og for påløpte kostnader, inkl. bestilt personell. Det beregnes i tillegg en kompensasjon på 10 % av forventet omsetning basert på 50 % av salens publikumspotensial. For avtaler inngått mellom 6 og 3 måneder før arrangementsdato Ved avlysning senere enn 8 uker før arrangementsdato faktureres leietaker for 50 % av Ved avlysning senere enn 4 uker før arrangementsdato faktureres leietaker for 75 % av Ved avlysning senere enn 2 uker før arrangementsdato faktureres leietaker for 100 % av grunnbeløpet og for påløpte kostnader, inkl. bestilt personell. Det beregnes i tillegg en kompensasjon på 10 % av forventet omsetning basert på 50 % av salens publikumspotensial. For avtaler inngått senere enn 3 måneder før arrangementsdato Ved avlysning senere enn 6 uker før arrangementsdato faktureres leietaker for 50 % av 5
Ved avlysning senere enn 2 uker før arrangementsdato faktureres leietaker for 75 % av Ved avlysning senere enn 1 uke før arrangementsdato faktureres leietaker for 100 % av grunnbeløpet og for påløpte kostnader, inkl. bestilt personell. Det beregnes i tillegg en kompensasjon på 10 % av forventet omsetning basert på 50 % av salens publikumspotensial. Ved refundering av billetter i forbindelse med avlyst forestilling beholder utleier billettavgiften + kr 10,- pr billett. NB! Kansellering av en avtale skal alltid skje skriftlig. Ledsagerbevis I Kulturhuset i Namsos og Rock City aksepteres det alltid ledsagerbevis. Det vil si at alle som har gyldig ledsagerbevis kan kjøpe en billett til full pris og ha med seg en ledsager uten kostnad. Markedsføring/annonsering Ved arrangement i Rock City og Kulturhuset i Namsos skal i utgangspunktet faste annonsemaler benyttes. Ved egenannonsering må leietaker påse at annonsen inneholder korrekt informasjon om billettsalg, oppstart av arrangement samt arrangemerntsnavn (det samme som er blitt brukt siden kontraktsinngåelse). Kulturhusets/Rock Citys logo skal være med i enhver annonse. Kulturhuset og Rock City utgir hver sesong et program som fulldistribueres i Namdalsregionen. Alle arrangement som er booket inne deadline vil få en oppføring i dette programmet. Andel av felles markedsføring vil bli belastet arrangementsoppgjør (se prisliste). Det er i midlertid anledning til å kjøpe større plass og/eller annonseplass i det samme programmet. Ta kontakt med arrangementskontoret for nærmere avtale. Produksjonsplanlegging For å kvalitetssikre at alle arrangement blir gjennomført på en så god måte som mulig forutsettes det at arrangør setter av tid til et produksjonsmøte i så god tid som mulig før arrangementet. For utenbys leietakere utveksles denne informasjonen via telefon og/eller e- post. Publikumsarealer Under alle arrangement i Rock City og Kulturhuset er i utgangspunktet alle areal utenom arrangemnetsarenaen utleiers ansvar. Hvis leietaker har spesielle ønsker knyttet til profil, publikumsmottak eller annet kan dette avtales i hvert enkelt tilfelle. Rettigheter Arrangement som krever tillatelse fra rettighetshaver, kan ikke fremføres uten at nødvendige rettigheter er innhentet. Kulturhuset i Namsos og Rock City har intet ansvar ovenfor rettighetshaver, bortsett fra ved egne produksjoner. Det forutsettes at leietaker ved tvilstilfeller konsulterer og følger LOV 1961-05- 12 nr. 02: Lov om opphavsrett til åndsverk m.v. (åndsverkloven). Rydding og renhold Leietaker er ansvarlig for at alle leide rom er ryddet og at alt utstyr er satt på plass etter bruk. Nødvendig ekstra rydding og rengjøring utenom det som er normalt blir foretatt for leietakers regning. Sikkerhet Leietaker skal i samarbeid med utleier påse at gjeldende regler og forskrifter som omhandler sikkerhet alltid overholdes. Ved større arrangement skal alltid retningslinjene fra Direktoratet for 6
samfunnssikkerhet og beredskap følges. En godkjent sikkerhetsplan skal alltid framlegges i god tid før arrangementsavvikling. Ved arrangement, øvinger eller andre samlinger skal alltid alle rømningsveier være fri for utstyr og hensatte gjenstander. Hvis dette ikke overholdes kan utleiers arrangementsansvarlige stoppe arrangementet inntil forskriftsmessig sikkerhetsnivå er gjenopprettet. Når maksimalt antall personer er inne i lokalet skal dørvaktene alltid avvise ytterligere personer som ønsker å komme inn. Det totale antallet personer i rommet beregnes på grunnlag av både publikummere, artister, ansatte og andre som oppholder seg i rommet. Hvis dette ikke overholdes kan utleiers arrangementsansvarlige stoppe arrangementet inntil forsvarlig antall personer i lokalet kan dokumenteres. Scenerigging skal alltid foregå under ledelse av en på forhånd godkjent person med sceneteknisk erfaring. Det forutsettes at gjeldende regler og forskrifter til en hver tid følges. Personer under 18 år har ikke adgang til sceneområde under rigging. Personer mellom 16 og 18 kan gis tilgang etter nærmere avtale og under oppfølging av godkjent scenemester. Avvik av teknisk eller annen art skal alltid meldes til utleiers arrangementsansvarlige. Alle avgjørelser som tas vedrørende sikkerhet tillegges utleiers arrangementsansvarlige alene. Eventuelle konsekvenser dette vil ha for arrangementet er leietakers ansvar. Spesialeffekter All bruk av røykmaskin, pyroeffekter, eksplosive stoffer mv. må avtales spesielt med utleier i god tid før arrangement. Slikt utstyr skal alltid håndteres av dokumentert kvalifisert personell. Åpen varme er strengt forbudt uten at det er iverksatt kompenserende tiltak (ekstra vakthold, slukkeutstyr etc.) Slike tiltak skal alltid godkjennes av utleiers arrangementsansvarlige. Før spesialeffekter monteres og/eller brukes skal alltid utleiers arrangementsansvarlige kontaktes slik at nødvendige tiltak i forhold til brannvarsling kan iverksettes. Leietaker vil bli holdt ansvarlig for skader og ekstra utgifter påført bygning, utstyr og personell vedr bruk av spesialeffekter. Tilleggsarealer/ekstrarom Det er kun de rom og arealer som fremgår av avtalen som kan benyttes i forbindelse med arrangement. Hvis det oppstår behov for ytterligere rom eller arealer undervegs i et arrangement eller under forberedelse til arrangement, skal dette alltid avtales med utleiers arrangementsansvarlig før rommene tas i bruk. Rom som brukes i forbindelse med konsert til backstage er tilgjengelige etter nærmere avtale og skal være utflyttet og ryddet senest 2 timer etter konsertslutt, men allikevel ikke senere enn kl. 02:00. 7