OPPFØLGING AV KOMMUNESTYRETS VEDTAK GILDESKÅL KOMMUNE

OPPFØLGING AV KOMMUNESTYRETS VEDTAK GILDESKÅL KOMMUNE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT November 2009

FORORD Forvaltningsrevisjon er en pålagt oppgave i henhold til kommunelovens 77 nr 4. Formålet med forvaltningsrevisjon er å utføre systematiske undersøkelser av den kommunale tjenesteproduksjon, myndighetsutøvelse og økonomiske forvaltning, herunder se etter muligheter til forbedringer, eventuelt påpeke svakheter og mangler. Oppfølging av kommunestyrets vedtak er et høyt prioritert område i kommunens plan for forvaltningsrevisjon 2007-2011. Prosjektet er gjennomført på oppdrag fra kontrollutvalget i, jf. vedtak av 24. september 2008. Denne rapporten oppsummerer resultatene fra undersøkelsen. Ansvarlig for gjennomføring av prosjektet har vært forvaltningsrevisor Svein Erik Moholt. Salten kommunerevisjon vil takke alle som har bidratt med informasjon i undersøkelsen. Takk også til styres representanter som svarte på spørreundersøkelsen. Bodø, den 11.11.2009 Svein Erik Moholt ansvarlig forvaltningsrevisor Salten kommunerevisjon IKS 2

Innhold: 0. SAMMENDRAG... 4 2. FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER... 6 2.1 FORMÅL... 6 2.2 PROBLEMSTILLINGER... 6 2.3 AVGRENSNINGER... 7 3. METODE OG GJENNOMFØRING... 7 4. REVISJONSKRITERIER... 8 5. FAKTA OG VURDERINGER... 9 5.1 Har administrasjonen rutiner for oppfølging og iverksettelse av kommunestyrets vedtak? Systemer for oppfølging, iverksettelse og rapportering tilbake til kommunestyret.... 9 5.1.1 Revisjonskriterier... 9 5.1.2 Fakta... 9 5.1.3 Vurdering... 11 5.2 Blir kommunestyrevedtakene iverksatt og gjennomført?... 12 5.2.1 Revisjonskriterier... 12 5.2.2 Fakta... 12 5.2.3 Vurdering... 15 5.3 Er kommunens saksutredning forsvarlig, og er saksframstillinger og forslag til vedtak lett forståelige, klare og tydelige?... 16 5.3.1 Revisjonskriterier... 16 5.3.2 Fakta... 16 5.3.3Vurdering... 18 6. KONKLUSJON... 19 7. ANBEFALING... 21 8. RÅDMANNENS KOMMENTAR... 22 Vedlegg 1 Rådmannens kommentar... 23 Vedlegg 2 Et utvalg kommunestyrevedtak fra 2006 med status for iverksettelse... 24 Vedlegg 3 Resultater fra spørreskjemaundersøkelsen i kommunestyret... 33 Salten kommunerevisjon IKS 3

0. SAMMENDRAG Formålet med prosjektet har vært å vurdere i hvilken grad administrasjonen i Gildeskål kommune følger opp kommunestyrets vedtak og rapporterer tilbake til kommunestyret om status for iverksettelse. Prosjektet har også vurdert om rutinene for saksutredning til politisk behandling er forsvarlig. Innsamlingen av data baserer seg på intervju med rådmannen og samtaler med fagledere. I tillegg er det sett på et utvalg kommunestyresaker og dokumenter. Vi har ikke vurdert den faglige siden ved den enkelte sak eller kontrollert om lover og regler er fulgt i forhold til saken i seg selv. Følgende problemstillinger er lagt til grunn i rapporten: 1. Har administrasjonen rutiner for oppfølging og iverksettelse av kommunestyrets vedtak? Systemer for oppfølging, iverksettelse og rapportering tilbake til kommunestyret. 2. Blir vedtak i kommunestyret iverksatt? 3. Er administrasjonens saksutredning forsvarlig, og er saksframstillinger og innstillinger til vedtak ryddige, klare og tydelige? Undersøkelsen viser at ikke har skriftlige rutiner for oppfølging og iverksettelse i forhold til vedtak i kommunestyret. Det foreligger heller ikke en samlet oversikt over status for iverksettelse av kommunestyrevedtak Rådmannen har satt i verk tiltak for å få oversikt over saker fra 2007, fra før han tiltrådte i stillingen. Dette vil slik vi ser det være et viktig og nødvendig bidrag for rådmannen til å få oversikt over aktiviteten i administrasjonen litt tilbake i tid. En kritisk suksessfaktor for at den nevnte registreringen skal være et hensiktsmessig verktøy for rådmannen, er at administrasjonen har gode rutiner i forhold til edb saksarkivet. Etter rådmannens egen oppfatning, gjenstår det noe for at dette skal være på plass. Ut fra rådmannens eget utsagn, er det behov for å få en oversikt og registrering i forhold til oppfølging og iverksetting av vedtak. Han nevner selv eksempel på at vedtak ikke er iverksatt. I denne rapporten går det fram at 9 av de 14 undersøkte vedtakene er satt i verk, noen av disse er riktignok ikke fullført. Et eksempel på dette er at kommunen har tatt opp lån hos Husbanken, men slik vi oppfatter det, bare lånt ut deler av midlene videre. Det fremgår også at avhengighet av eksterne aktører har bidratt til at enkeltprosjekter ikke er fullført. Det er 5 vedtak som oppgis å ikke være fulgt opp. Når det gjelder hovedrevisjonen av Kommunedelplan for fysisk aktivitet og naturopplevelser, oppgis dette å ikke være utført pga manglende kapasitet i administrasjonen. Når det gjelder de fire andre sakene oppgis Salten kommunerevisjon IKS 4

årsakene å være endrede forutsetninger eller prioriteringer. For revisjonen er det uklart om disse endringene er klarert med, eller kommunisert for politisk ledelse. Det er revisjonens inntrykk at det har vært krevende for administrasjonen/ledelsen i kommunen å gi svar på status for flere av de undersøkte sakene. Årsaken til dette er avgang og utskiftninger i personell. Etter revisjonens oppfatning innebærer dette i seg selv en risiko for at vedtak ikke blir fulgt opp. Oppfatningen blant kommunestyrets faste medlemmer må sies å gi et nokså delt inntrykk i forhold til om at kommunestyrets vedtak blir fulgt opp. En stor andel svarer både og i forhold til om man mener vedtak blir fulgt opp av administrasjonen og det samme er tilfellet i forhold til om kommunestyret blir informert om oppfølging av sine vedtak. Det er også et nokså delt inntrykk i forhold til om manglende oppfølging er et problem (om det er akseptable årsaker til dette). Når det gjelder om vedtak følges opp innen rimelig tid, er det en stor andel som svarer både og. Det må sies å være positivt at tre representanter gir uttrykk for at oppfølging og informasjon har blitt bedre med ny administrativ ledelse/rådmann. Etter revisjonens oppfatning har administrasjonen i kommunen rutiner som bør være tilstrekkelig til at saksfremlegg til kommunestyret er godt kvalitetssikret. Man har ikke en skriftlig rutine, men sakene går tjenestevei og blir godkjent av rådmann før de legges frem. Basert på det utvalget av saker som er gjennomgått i avsnitt 5.2, fremgår det at sakene i hovedsak følger malen for saksfremlegg. Unntaket fra dette er to saker som etter revisjonens oppfatning har en grunnleggende mangel, ved at sakene mangler vurdering. I malen under Vurdering, nevnes det som vist ovenfor at det kan lages en oppsummering med alternative løsninger hvis vurderingen blir lang. Ingen av sakene har en slik oppsummering og dette har med tanke på sakenes omfang, neppe vært nødvendig. Det er i en sak (91/07) antydet alternative løsningsmuligheter, uten at dette er tatt med i innstillingen til vedtak. For mange av sakene er det sannsynligvis unødvendig eller uhensiktsmessig med alternative vedtaksforslag. Men i enkelte saker kunne det kanskje vært åpnet opp for det. Det er dette forholdet representantene i kommunestyret hyppigst har nevnt som et savn i saksfremleggene. Spørreskjemaundersøkelsen blant kommunestyrets faste medlemmer viser et litt blandet bilde når det gjelder grad av tilfredshet med kvaliteten på saksutredninger. Av de enkeltfaktorer som nevnes hyppigst som en svakhet, er manglende belysning av alternativer, manglende belysning av konsekvenser og at selve fremstillingen ikke er lett forståelig. En nokså stor andel av representantene mener innstilling til vedtak er klar og tydelig. Rådmannen gir uttrykk for at tiltak er iverksatt og planlagt i forhold til rapportens funn. Salten kommunerevisjon IKS 5

1. INNLEDNING Dette prosjektet berører forholdet mellom de folkevalgte og administrasjonen. Kommunestyret er kommunens øverste myndighet. Rådmannen er bindeleddet mellom komunestyre og administrasjonen som skal gjennomføre den vedtatte politikk. I dette prosjektet har kontrollutvalget ønsket å se nærmere på etterlevelsen av kommunestyrets myndighet. styre behandlet 110 politiske saker i 2007. For at de folkevalgte skal ha tillit til administrasjonen og for at innbyggere skal ha tillit til kommunen er det viktig at vedtakene blir gjennomført etter intensjonen og at dette også blir formidlet til så vel politikere og innbyggere. 2. FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER 2.1 FORMÅL Formålet med undersøkelsen er å vurdere i hvilken grad administrasjonen i Gildeskål kommune følger opp kommunestyrets vedtak og rapporterer tilbake til kommunestyret om status for iverksettelse, og om forutgående saksbehandling er forsvarlig. Da formålet med prosjektet i følge bestillingen fra kontrollutvalg/kommunestyre hovedsakelig dreide seg om oppfølging av kommunestyrets vedtak, har vi valgt å fokusere mest på dette i undersøkelsen. 2.2 PROBLEMSTILLINGER For å undersøke om administrasjonen i Gildeskål følger opp kommunestyrets vedtak og om saksutredning, saksframlegg og informasjon om iverksettelse er tilfredsstillende, er følgende problemstillinger utledet: 1. Har administrasjonen rutiner for oppfølging og iverksettelse av kommunestyrets vedtak? Systemer for oppfølging, iverksettelse og rapportering tilbake til kommunestyret. 2. Blir vedtak i kommunestyret iverksatt? 3. Er administrasjonens saksutredning forsvarlig, og er saksframstillinger og innstillinger til vedtak ryddige, klare og tydelige? Salten kommunerevisjon IKS 6

2.3 AVGRENSNINGER Kommunerevisjonen har sett på rutiner for saksforberedelse og iverksettelse av vedtak, samt på iverksettelse av et utvalg kommunestyrevedtak. Vi har ikke vurdert den faglige siden ved den enkelte sak eller kontrollert om lover og regler er fulgt i forhold til saken i seg selv. I samsvar med (bestillingen fra) kontrollutvalget har revisjonen valgt å fokusere mest på oppfølging av kommunestyrevedtak. Problemstilling 3 som omhandler saksutredning begrenser seg til en kartlegging av rutiner og en sjekk av om saksbehandlingsmalen følges. En vurdering av faktiske utredninger og framlegg ville blitt for omfattende i tilknytning til dette prosjektet. 3. METODE OG GJENNOMFØRING Undersøkelsen er gjennomført i henhold til Norges kommunerevisorforbunds Standard for forvaltningsrevisjon RSK 001. Data er samlet inn gjennom intervju, dokumentanalyse og spørreundersøkelse. Informasjonen er verifisert av rådmannen. Revisor har også innhentet tilbakemelding fra administrasjonen vedrørende status for iverksettelse av noen faktiske kommunestyrevedtak. Det er gjennomført intervju med rådmann Even Ediassen, samt samtaler med organisasjonsleder og sektorledere. For å få et inntrykk av i hvilken grad de folkevalgte er fornøyd med saksutredning, vedtaksoppfølging og administrasjonens tilbakemelding vedrørende status for gjennomføring av vedtakene, ble det gjennomført en spørreundersøkelse blant de 16 faste representantene i styre. Samtlige har svart på undersøkelsen. I tillegg til å kartlegge rutiner for iverksettelse og rapportering, ønsket vi å sjekke faktisk iverksettelse av noen kommunestyrevedtak. Det er sjekket 14 kommunestyrevedtak fra 2007. Utvalget er skjønnsmessig gjort for å finne saker som er godt egnet/hensiktsmessige i forhold til å undersøke oppfølging. Vi har bedt om tilbakemelding på status for iverksettelse samt om det var blitt rapportert til folkevalgt organ. Salten kommunerevisjon IKS 7

4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de krav og forventninger som forvaltningsrevisjonsobjektet vurderes i forhold til. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området. De kan hentes fra lovverk, politiske vedtak og føringer, administrative retningslinjer, anerkjent teori på området og andre sammenlignbare virksomheters løsninger. Kriteriene holdes opp mot faktagrunnlaget, og danner basis for de analyser og vurderinger som foretas og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet som revisjonskriterier: - Kommuneloven - Ot.prp. nr. 42 (1991-92) Om lov om kommuner og fylkeskommuner - Et utvalg kommunestyrevedtak - Kommunale retningslinjer - Kommunalrettslig litteratur Revisjonskriteriene vil bli utdypet for hver av problemstillingene. Grunnleggende revisjonskriterium for hele rapporten er kommunelovens 23 nr. 2 som sier at det er rådmannen som er ansvarlig for saksutredning og iverksettelse av vedtak. Salten kommunerevisjon IKS 8

5. FAKTA OG VURDERINGER 5.1 Har administrasjonen rutiner for oppfølging og iverksettelse av kommunestyrets vedtak? Systemer for oppfølging, iverksettelse og rapportering tilbake til kommunestyret. Revisjonen har undersøkt om administrasjonen har oversikt over status for iverksettelse av politiske vedtak og i hvilken grad de har rutiner/system for oppfølging og iverksettelse av kommunestyrets vedtak. Definisjon rutine Med rutine menes her etablerte normative, standardiserte prosedyrer eller handlinger som følges fast. En rutine er ofte nedfelt skriftlig, men kan også være etablert praksis. Den skal ikke være personavhengig. Det skal med andre ord ikke være slik at hvorvidt et vedtak blir iverksatt avhenger av hvem som er saksbehandler/avdelingsleder. styre har ikke et reglement eller et fattet vedtak som sier noe om hvordan det skal informeres om hvordan vedtak følges opp. Revisjonen har derfor ikke et revisjonskriterium dette kan vurderes i forhold til. I faktadelen nedenfor vil vi vise til hvordan dette blir utført, men vi vil ikke gjøre en vurdering av hvordan kommunestyret blir informert. 5.1.1 Revisjonskriterier Rådmannen skal sørge for at politiske vedtak blir iverksatt, jf. kommuneloven 23 punkt 2: Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Allment etablerte ledelsesprinsipper sier at en virksomhetsleder har ansvar for å etablere rutiner og systemer som sikrer at organisasjonen når de mål som er satt. 5.1.2 Fakta Rådmannen i Gildeskål gir uttrykk for at kommunen ikke har skriftlige rutiner for oppfølging, iverksettelse og rapportering i forhold til vedtak i kommunestyret. I kommunens reglement for kommunestyret fra 1977, fremgår det ikke føringer i forhold til tilbakemelding til kommunestyret. Rådmannen gir videre uttrykk for at han som relativt ny rådmann oppfatter at systemet man praktiserer, er det som kan kalles fullført saksbehandling. Han gir uttrykk for at saksbehandleren har totalansvaret for saken fra det øyeblikk den er fordelt, til den er brakt til utførelse. Og at hvis det står noe konkret i saken i forhold til rapportering tilbake til kommunestyret, så er det saksbehandler som skal følge opp dette. Salten kommunerevisjon IKS 9

Rådmannen har med utgangspunkt i kommunens edb saksarkiv laget en oversikt over saker fra 2007, og hvilken status de har i saksarkivet. Dette har han brukt som et utgangspunkt for å få oversikt over saker før han begynte i kommunen. Organisatorisk er administrasjonen inndelt i fire virksomheter, en modell rådmannen oppfatter som en mellomting mellom etatsorganisering og tonivåmodell. De fire virksomhetene er: - oppvekst og kultur, - plan- og utvikling, - helse- og sosial, og pleie- og omsorg. Disse har i følge rådmannen selvstendige ledere med den myndighet og ansvar som tilhører området. Rådmannen opplyser at han har tatt en sjekk rundt omkring i organisasjonen på nesten alle virksomheter, og har selv funnet at vedtak ikke nødvendigvis er fulgt opp slik det var forutsatt. Han sier videre at: Det kan være flere årsaker til det. Eksempelvis ble det vedtatt innføring av Gerica for flere år siden, og det er ikke tatt i bruk. Og det er vanskelig å få oversikt over hva er det som ligger av vedtak som vi ikke har greid å følge opp. Og det er såpass mange vedtak i løpet av et år, at du er helt prisgitt at saksbehandleren sier i fra at det er en sak som har lagt et år, og at jeg ikke greier å få den frem. Av forskjellige grunner. Men jeg har nok ikke full oversikt til å konkludere og kunne si at vi ikke følger opp, for det gjør vi. Men jeg har enkelteksempler på saker som viser at vi ikke følger opp alle vedtak som er gjort. Rådmannen gir videre uttrykk for at han har et eget system for å holde kontrollen med spørsmål eller forhold som politikerne tar opp i møtene: Fra hvert eneste formannskapsmøte og kommunestyremøte, lager jeg meg et referat på ting som politikerne tar opp, som ikke er en sak. Eller spesielle forhold i en sak som de har merknader til. Disse notatene går jeg jevnlig igjennom. I følge rådmannen diskuteres også oppfølging av spesielt større saker i det månedlige ledergruppemøtet. Rådmannen opplyser at administrasjonen ikke gir systematisert tilbakemelding til kommunestyret om oppfølging av saker men det informeres løpende. Han nevner som eksempel en sak om mottak og bosetting av flyktninger: Der har jo kommunestyret fattet et vedtak i fjor høst, om at det skal utredes videre. Og da kommer jeg til å si til formannskapet at denne saken er forsinket. Den blir ikke utredet på denne siden av første halvår. Han nevner også årsmeldinga som en systematisk tilbakemelding til kommunestyret, men den går mer på rapportering i forhold til målsettinger og måloppnåelse, enn i forhold til enkeltvedtak. Det rapporteres ellers i årsmeldinga om forhold man ikke har fått fulgt opp. Salten kommunerevisjon IKS 10

5.1.3 Vurdering Kommunen ikke har skriftlige rutiner for oppfølging og iverksettelse i forhold til vedtak i kommunestyret. Det foreligger heller ikke en samlet oversikt over status for iverksettelse av kommunestyrevedtak Rådmannen satt i verk tiltak for å få oversikt over saker fra 2007, fra før han tiltrådte i stillingen. Dette vil slik vi ser det være et viktig og nødvendig bidrag for rådmannen til å få oversikt over aktiviteten i administrasjonen litt tilbake i tid. En kritisk suksessfaktor for at den nevnte registreringen skal være et hensiktsmessig verktøy for rådmannen, er at administrasjonen har gode rutiner i forhold til edb saksarkivet. Etter rådmannens egen oppfatning, gjenstår det noe for at dette skal være på plass. Ut fra rådmannens eget utsagn, er det behov for å få en oversikt og registrering i forhold til oppfølging og iverksetting av vedtak. Han nevner selv eksempel på at vedtak ikke er iverksatt. Salten kommunerevisjon IKS 11

5.2 Blir kommunestyrevedtakene iverksatt og gjennomført? Kommunerevisjonen har undersøkt om et utvalg kommunestyrevedtak fra 2007 er blitt iverksatt. Vi ba om status for iverksettelse fra den enkelte enhet, om årsak hvis vedtak ikke var blitt iverksatt og om det var blitt rapportert til folkevalgt organ. 5.2.1 Revisjonskriterier Kriteriene fra 5.1.1 gjelder også for denne problemstillingen. I tillegg danner utvalget av kommunestyrevedtak i seg selv kriterier som administrasjonen vurderes i forhold til. 5.2.2 Fakta Tabell 1 viser utvalget av kommunestyrevedtak, ordnet kronologisk etter avdeling/enhet. Status framgår av kolonne fire. Denne tabellen bygger på redegjørelser fra administrasjonen. Fullstendige tilbakemeldinger og vedtak er samlet i vedlegg 2. Tabell 1 Status for iverksettelse av et utvalg kommunestyrevedtak PS nr. Saken gjelder Sektor/avd. Status Kommentar 07/12 Overordnet planverk for helse, miljø og Helse og sos Iverksatt sikkerhetsarbeidet 07/22 Prosjektskisse rekruttering og stabilisering av arbeidskraft i Gildeskål Sentraladm Iverksatt Ikke fullført fordi man avventer tilskudd fra fylkesmannen. 07/31 Låneopptak i Husbanken til videreutlån Helse og sos Iverksatt En stor andel av lånet er ikke videreutlånt. 07/32 Strategisk kompetanseoppbygging et fornyingsprosjekt Sentraladm Iverksatt Vedtakets pkt 2 er ikke bekreftet gjennomført. 07/33 Nytt reglement for oppfølging av sykefravær Sentraladm Iverksatt Reglementet er iverksatt og aktivt. 07/100 Gildeskål politiråd samarbeidsavtale mellom og Gildeskål lensmannskontor Sentraladm Iverksatt Begrenset aktivitet pga lav bemanning ved lensmannskontoret 07/104 Permisjonsreglement 2007 felles Sentraladm Iverksatt 07/21 Forslag til ny organisatorisk struktur Helse og sos Iverksatt virksomhet for helse- og sosial. Virksomhet for pleie- og omsorg. 07/89 Driftsavtale ved Sandhornøy Helse og sos Iverksatt eldresenter 07/15 Introduksjonsprogram for innvandrere Helse og sos Ikke iverksatt Saken trukket fra videre behandling. Endrede forutsetn. 07/99 Kommunedelplan for fysisk aktivitet og naturopplevelser Rullering 2007-2008 Kultur og fritid Ikke iverksatt Dette pga personellmessige forhold. 07/24 Erverv av eiendom gnr 25, brnr 103 og Drift og Ikke iverksatt Endrede forutsetninger 508 vedlikehold 07/91 Personellressurser for utviklingsoppgaver og byggesaksbehandling Drift og vedlikehold Ikke iverksatt Endrede forutsetninger 07/98 Konsulentbistand sammenslåing av Inndyr og Stjernåga vannverk Drift og vedlikehold Ikke iverksatt Endrede forutsetninger Salten kommunerevisjon IKS 12

Som det framgår av tabellene 1 og 2, er 9 av de 14 vedtakene i utvalget blitt iverksatt. Tabell 2: Status for iverksettelse Iverksatt 9 Ikke iverksatt 5 Sum 14 De utvalgte vedtakene (sakene) varierer i stor grad i forhold til kompleksitet og omfang. Noen dreier seg enkelt om innføring av en ny sats, eller bygging av et bygg. Andre dreier seg om prosesser som går over tid og inkluderer mange aktiviteter. Sakene har følgende status: - 07/12 Overordnet planverk for helse, miljø og sikkerhetsarbeidet: Vedtaket er iverksatt. Reglementet er gjennomført og er for tiden under revisjon. - 07/22 Prosjektskisse rekruttering og stabilisering av arbeidskraft i Gildeskål: Vedtaket er igangsatt men ikke fullført. Det ble søkt om skjønnsmidler og tilskudd fra Fylkesmannen, men disse er ikke utbetalt. - 07/31 Låneopptak i Husbanken til videreutlån: Vedtaket er iverksatt. Låneopptaket er gjennomført, og pr. i dag har kommunen ca 1,8 mill på egen konto til disposisjon for videreutlån i form av etableringslån. En stor andel av midlene er foreløpig ikke lånt ut. - 07/32 Strategisk kompetanseoppbygging et fornyingsprosjekt: Vedtaket er iverksatt. Prosjektet er gjennomført i 2007 og 2008 med bistand fra Bedriftskompetanse AS. Vedtakets pkt 2 om å legge fram en konkret plan for støtte av assistenter som tar fagutdanning, er ikke bekreftet gjennomført. - 07/33 Nytt reglement for oppfølging av sykefravær: Vedtaket er iverksatt. Reglementet er gjennomført og aktivt. Reglementet er publisert i s hjemmesider, og benyttes som felles retningslinjer ved oppfølging av sykefravær. - 07/100 Gildeskål politiråd samarbeidsavtale mellom og Gildeskål lensmannskontor: Vedtaket er gjennomført, men i begrenset omfang på grunn av lav bemanning ved lensmannskontoret. - 07/104 Permisjonsreglement 2007 felles: Vedtaket er iverksatt. Reglementet er gjennomført og aktivt. - 07/21 Forslag til ny organisatorisk struktur virksomhet for helse- og sosial. Virksomhet for pleie- og omsorg: Vedtaket er iverksatt. Ny organisasjonsmodell er iverksatt. Salten kommunerevisjon IKS 13

- 07/89 Driftsavtale ved Sandhornøy eldresenter: Vedtaket er iverksatt. Driftsavtalen ble reforhandlet. Betaling av kost fra pensjonærene ble justert. - 07/15 Introduksjonsprogram for innvandrere: Vedtaket er ikke iverksatt. Saken ble trukket fra videre behandling pga endrede forutsetninger. - 07/99 Kommunedelplan for fysisk aktivitet og naturopplevelser Rullering 2007-2008: Vedtaket er ikke iverksatt. Hovedrevisjon av planen er ikke rullert pga personalmessige forhold i kommunen. - 07/24 Erverv av eiendom gnr 25, brnr 103 og 508: Vedtaket er ikke iverksatt. Fylkeskommunen vedtok senere å selv foreta investeringer på egne arealer. Andre forhold er også endret slik at kommunen ikke lenger har presserende behov for tilrettelegging av arealer. - 07/91 Personellressurser for utviklingsoppgaver og byggesaksbehandling: Vedtaket er ikke iverksatt. Nye forutsetninger medførte at det ikke var hensiktsmessig å gjennomføre tilsettingen. - 07/98 Konsulentbistand sammenslåing av Inndyr og Stjernåga vannverk: Vedtaket er ikke iverksatt. Ikke gjennomført pga andre prioriteringer. Informasjonen om oppfølgingen av prosjektene er delvis innhentet fra aktuell tjenesteenhet og delvis via organisasjonsleder. Informasjonsinnsamlingen har i følge organisasjonsleder vært krevende på grunn av utskiftninger av personell. Hva mener de folkevalgte om vedtaksoppfølgingen resultat fra spørreskjemaundersøkelsen 1 Revisjonen gjennomførte en enkel spørreskjemaundersøkelse blant kommunestyrets faste medlemmer, og samtlige 16 har svart på undersøkelsen. - På spørsmål om representantene opplever at kommunestyrets vedtak blir fulgt opp/iverksatt av administrasjonen, svarer 7 at det mener man i høy (1) eller nokså høy grad (6). 8 representanter har svart både og, på dette. Ingen svarte i nokså liten eller liten grad. En svarte Vet ikke. - På spørsmål om representantene opplever at kommunestyret blir informert om oppfølging/iverksetting av sine vedtak, svarer 3 at det mener man i høy (0) eller nokså høy grad (3). 9 representanter har svart både og, på dette. 4 svarte i nokså liten (2) eller liten grad (2). 1 Skjemaet og resultatene fra spørreskjemaundersøkelsen fremgår som vedlegg 3. Salten kommunerevisjon IKS 14

- På spørsmål om representantene opplever manglende oppfølging av kommunestyrets vedtak som et problem (i betydningen at det ikke foreligger relevante/akseptable årsaker til dette), svarer 4 at det mener man i liten (1) eller nokså liten grad (3). 7 representanter har svart både og, på dette. 5 svarte i nokså høy (1) eller høy grad (4). - På spørsmål om representantene opplever at kommunestyrets vedtak blir fulgt opp/iverksatt innen rimelig tid, svarer 4 at det mener man i høy (0) eller nokså høy grad (4). 9 representanter har svart både og, på dette. 2 svarte i nokså liten (2) eller liten grad (0). I svarskjemaene gir tre av kommunestyrerepresentantene uttrykk for at oppfølging av kommunestyrevedtak og informasjon om dette, har blitt bedre med ny administrativ ledelse/rådmann. 5.2.3 Vurdering Som det fremgår er 9 av de 14 undersøkte vedtakene satt i verk, noen av disse er riktignok ikke fullført. Et eksempel på dette er at kommunen har tatt opp lån hos Husbanken, men slik vi oppfatter det, bare lånt ut deler av midlene videre. Det fremgår også at avhengighet av eksterne aktører har bidratt til at enkeltprosjekter ikke er fullført. Det er 5 vedtak som oppgis å ikke være fulgt opp. Når det gjelder hovedrevisjonen av Kommunedelplan for fysisk aktivitet og naturopplevelser, oppgis dette å ikke være utført pga manglende kapasitet i administrasjonen. Når det gjelder de fire andre sakene oppgis årsakene å være endrede forutsetninger eller prioriteringer. For revisjonen er det uklart om disse endringene er klarert med, eller kommunisert for politisk ledelse. Det er revisjonens inntrykk at det har vært krevende for administrasjonen/ledelsen i kommunen å gi svar på status for flere av de undersøkte sakene. Årsaken til dette er avgang og utskiftninger i personell. Etter revisjonens oppfatning innebærer dette i seg selv en risiko for at vedtak ikke blir fulgt opp. Oppfatningen blant kommunestyrets faste medlemmer må sies å gi et nokså delt inntrykk i forhold til om at kommunestyrets vedtak blir fulgt opp. En stor andel svarer både og i forhold til om man mener vedtak blir fulgt opp av administrasjonen og det samme er tilfellet i forhold til om kommunestyret blir informert om oppfølging av sine vedtak. Det er også et nokså delt inntrykk i forhold til om manglende oppfølging er et problem (om det er akseptable årsaker til dette). Når det gjelder om vedtak følges opp innen rimelig tid, er det en stor andel som svarer både og. Det må sies å være positivt at tre representanter gir uttrykk for at oppfølging og informasjon har blitt bedre med ny administrativ ledelse/rådmann. Salten kommunerevisjon IKS 15

5.3 Er kommunens saksutredning forsvarlig, og er saksframstillinger og forslag til vedtak lett forståelige, klare og tydelige? Saksutredninger utgjør et viktig grunnlag for kommunestyrets vedtak. Hvis saksframstillingen ikke er god, kan beslutninger bli fattet på svakt/sviktende grunnlag. Revisjonen har undersøkt hvilke rutiner administrasjonen har for saksutredning. 5.3.1 Revisjonskriterier Tidligere var ansvaret for at en sak var forsvarlig forberedt tillagt ordføreren, i dag er det rådmannens ansvar. Dette framgår av lovverk og reglementer. - Kommuneloven 23 nr. 2: Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. 2 - Kommunalrettslig litteratur: Ansvaret for å påse at sakene er forsvarlig utredet, innebærer ikke noen form for utsettende veto fra administrasjonssjefens side om han/hun mener det ikke har vært tid eller ressurser til å gjennomføre en skikkelig saksutredning..administrasjonssjefen eller den som legger saken fram på hans eller hennes vegne har plikt til å gjøre oppmerksom på eventuelle svakheter og ufullstendigheter i saksforelegget, slik at de folkevalgte kan ta hensyn til dette. 3 - Kommunal mal for saksfremlegg. 5.3.2 Fakta Administrasjonens rutiner for saksforberedelse til kommunestyret Som vist til tidligere i rapporten under avsnitt 5.1, så praktiserer kommunen et system med fullført saksbehandling. Kommunen har ikke formaliserte rutiner for saksforberedelse, men rådmannen gir uttrykk for at malen for saksfremlegg nok er den viktigste føringen når saksbehandlerne utarbeider saksfremlegget. Til intern bruk har de også en årskalender med frist for saksbehandlere for å levere saker. I denne fremgår det hvilke saker rådmannen minst forventer kommer opp. Rådmannen går også igjennom utkastet, og ved behov tar han kontakt for å undersøke en sak nærmere. På forhånd er saken kvalitetssikret av vedkommende virksomhetsleder. I forhold til utredning av saker gir rådmannen uttrykk for følgende: Vi har diskutert mange ganger hvor mye en sak skal utredes, og hvor går grensen mellom å skrive i saken og lage vedlegg. Det har vi ikke noe god fasit på. Jeg har jo eksempler på saker vi har lagt frem som ikke har vært godt nok utredet. Med logiske brister og feil. 2 Innebygd i rådmannens oppgaver om å sørge for forsvarlig saksforberedelse og iverksetting av vedtak, ligger det også at han/hun har både rett og plikt til å påpeke eventuelle rettslige feil og mangler ved avgjørelser i de folkevalgte organer (Overå og Bernt, 2006: 156). 3 Overå og Bernt (2006: 170): Kommuneloven med kommentarer. Kommuneforlaget. Salten kommunerevisjon IKS 16

I følge rådmannen har han tatt opp hvordan en sak presenteres i politisk fora. For selv om saksfremlegget er basisen for det som går frem, så kan man også legge til en muntlig presentasjon og orientering til kommunestyret. Det mener han de kan bli flinkere til å gjøre, for det er ikke alltid gitt for et kommunestyremedlem å sette seg inn i en sak bare ved hjelp av et saksdokument. Rådmannen viser til en sak angående kjøp av brannvarslingsanlegg til to skoler som kom tilbake fra kommunestyret. Utredningen hadde etter hans oppfatning vært grei nok, men det ble likevel ikke forståelig nok for de som skulle gjøre vedtaket. Mal for saksbehandling Malen for saksfremlegg følger av sak/arkivsystemet. Følgende punkter inngår i malen i nevnte rekkefølge: - Bakgrunn for saken - Vurdering - Forslag til vedtak Det fremgår også nærmere av malen hvordan bidragene i forhold til hvert punkt skal utformes. Under punktet om Vurdering, står det følgende: Blir vurderingen lang tas det med en oppsummering hvor alternative løsninger presenteres. Ingen av de undersøkte sakene har en slik oppsummering, men i en av sakene (91/07)drøftes alternative løsninger, uten at innstilling til vedtak angir et valgalternativ. Basert på saksfremleggene til de 14 utvalgte sakene som er gjennomgått i avsnitt 5.2, har vi observert følgende: - I 9 av saksfremleggene følges saksbehandlingsmalen helt korrekt. - I tre av sakene (12, 33 og 100/07) er det bagatellmessige avvik fra malen. - To av sakene (21 og 22/07) har Forslag til vedtak, men ikke de to andre punktene i malen. Sak 21 mangler etter vårt syn vurdering av sakens hovedanliggende. Sak 22 har en vedlagt prosjektskisse, men mangler ellers helt Vurdering av saken. De 14 utvalgte saksfremleggene varierer i lengde fra 1 til 4 sider. Hva mener de folkevalgte om kvalitet på saksutredning/saksfremlegg resultat fra spørreskjemaundersøkelsen Revisjonen gjennomført en enkel spørreskjemaundersøkelse blant kommunestyrets faste medlemmer, og samtlige 15 har svart på undersøkelsen. - På spørsmål om representantene opplever at kommunestyresaker er tilfredsstillende saksbehandlet av administrasjonen, svarer 9 at det mener man i høy (1) eller nokså høy grad (8). 5 representanter har svart både og, på dette. 2 svarte i nokså liten (2) eller liten grad (0). Salten kommunerevisjon IKS 17

- På spørsmål om utdyping av hva man eventuelt har opplevd som utilfredsstillende med saksbehandling/utredning, er følgende svar gitt: - Utilstrekkelig faktagrunnlag: 4 - Manglende belysning av alternativer: 8 - Manglende belysning av konsekvenser: 6 - Selve saksfremstillingen (uryddig/ikke lett forståelig) : 5 - For lang saksfremstilling: 4 - Annet: 1 - På spørsmål om representantene opplever innstillinger til vedtak som klar og tydelig, svarer 13 at det mener man i høy (4) eller nokså høy grad (9). 3 representanter har svart både og, på dette. Ingen svarte i nokså liten eller liten grad. 5.3.3 Vurdering Etter revisjonens oppfatning har administrasjonen i kommunen rutiner som bør være tilstrekkelig til at saksfremlegg til kommunestyret er godt kvalitetssikret. Man har ikke en skriftlig rutine, men sakene går tjenestevei og blir godkjent av rådmann før de legges frem. Basert på det utvalget av saker som er gjennomgått i avsnitt 5.2, fremgår det at sakene i hovedsak følger malen for saksfremlegg. Unntaket fra dette er to saker som etter revisjonens oppfatning har en grunnleggende mangel, ved at sakene mangler vurdering. I malen under Vurdering, nevnes det som vist ovenfor at det kan lages en oppsummering med alternative løsninger hvis vurderingen blir lang. Ingen av sakene har en slik oppsummering og dette har med tanke på sakenes omfang, neppe vært nødvendig. Det er i en sak (91/07) antydet alternative løsningsmuligheter, uten at dette er tatt med i innstillingen til vedtak. For mange av sakene er det sannsynligvis unødvendig eller uhensiktsmessig med alternative vedtaksforslag. Men i enkelte saker kunne det kanskje vært åpnet opp for det. Som det fremgår ovenfor er det dette forholdet representantene i kommunestyret hyppigst har nevnt som et savn i saksfremleggene. Spørreskjemaundersøkelsen blant kommunestyrets faste medlemmer viser et litt blandet bilde når det gjelder grad av tilfredshet med kvaliteten på saksutredninger. Av de enkeltfaktorer som nevnes hyppigst som en svakhet, er manglende belysning av alternativer, manglende belysning av konsekvenser og at selve fremstillingen ikke er lett forståelig. En nokså stor andel av representantene mener innstilling til vedtak er klar og tydelig. Salten kommunerevisjon IKS 18

6. KONKLUSJON Formålet med undersøkelsen har vært å vurdere i hvilken grad administrasjonen i Gildeskål kommune følger opp kommunestyrets vedtak og rapporterer tilbake til kommunestyret om status for iverksettelse, og om forutgående saksbehandling er forsvarlig. På bakgrunn av undersøkelsen som presentert i denne rapporten, oppsummerer kommunerevisjonen funnene som følger: Problemstilling 1: Har administrasjonen rutiner for oppfølging og iverksettelse av kommunestyrets vedtak? Systemer for oppfølging, iverksettelse og rapportering tilbake til kommunestyret. Kommunen ikke har skriftlige rutiner for oppfølging og iverksettelse i forhold til vedtak i kommunestyret. Det foreligger heller ikke en samlet oversikt over status for iverksettelse av kommunestyrevedtak Rådmannen har satt i verk tiltak for å få oversikt over saker fra 2007, fra før han tiltrådte i stillingen. Dette vil slik vi ser det være et viktig og nødvendig bidrag for rådmannen til å få oversikt over aktiviteten i administrasjonen litt tilbake i tid. En kritisk suksessfaktor for at den nevnte registreringen skal være et hensiktsmessig verktøy for rådmannen, er at administrasjonen har gode rutiner i forhold til edb saksarkivet. Etter rådmannens egen oppfatning, gjenstår det noe for at dette skal være på plass. Ut fra rådmannens eget utsagn, er det behov for å få en oversikt og registrering i forhold til oppfølging og iverksetting av vedtak. Han nevner selv eksempel på at vedtak ikke er iverksatt. Problemstilling 2: Blir vedtak i kommunestyret iverksatt? Som det fremgår er 9 av de 14 undersøkte vedtakene satt i verk, noen av disse er riktignok ikke fullført. Et eksempel på dette er at kommunen har tatt opp lån hos Husbanken, men slik vi oppfatter det, bare lånt ut deler av midlene videre. Det fremgår også at avhengighet av eksterne aktører har bidratt til at enkeltprosjekter ikke er fullført. Det er 5 vedtak som oppgis å ikke være fulgt opp. Når det gjelder hovedrevisjonen av Kommunedelplan for fysisk aktivitet og naturopplevelser, oppgis dette å ikke være utført pga manglende kapasitet i administrasjonen. Når det gjelder de fire andre sakene oppgis årsakene å være endrede forutsetninger eller prioriteringer. For revisjonen er det uklart om disse endringene er klarert med, eller kommunisert for politisk ledelse. Salten kommunerevisjon IKS 19

Det er revisjonens inntrykk at det har vært krevende for administrasjonen/ledelsen i kommunen å gi svar på status for flere av de undersøkte sakene. Årsaken til dette er avgang og utskiftninger i personell. Etter revisjonens oppfatning innebærer dette i seg selv en risiko for at vedtak ikke blir fulgt opp. Oppfatningen blant kommunestyrets faste medlemmer må sies å gi et nokså delt inntrykk i forhold til om at kommunestyrets vedtak blir fulgt opp. En stor andel svarer både og i forhold til om man mener vedtak blir fulgt opp av administrasjonen og det samme er tilfellet i forhold til om kommunestyret blir informert om oppfølging av sine vedtak. Det er også et nokså delt inntrykk i forhold til om manglende oppfølging er et problem (om det er akseptable årsaker til dette). Når det gjelder om vedtak følges opp innen rimelig tid, er det en stor andel som svarer både og. Det må sies å være positivt at tre representanter gir uttrykk for at oppfølging og informasjon har blitt bedre med ny administrativ ledelse/rådmann. Problemstilling 3: Er administrasjonens saksutredning forsvarlig, og er saksframstillinger og innstillinger til vedtak ryddige, klare og tydelige? Etter revisjonens oppfatning har administrasjonen i kommunen rutiner som bør være tilstrekkelig til at saksfremlegg til kommunestyret er godt kvalitetssikret. Man har ikke en skriftlig rutine, men sakene går tjenestevei og blir godkjent av rådmann før de legges frem. Basert på det utvalget av saker som er gjennomgått i avsnitt 5.2, fremgår det at sakene i hovedsak følger malen for saksfremlegg. Unntaket fra dette er to saker som etter revisjonens oppfatning har en grunnleggende mangel, ved at sakene mangler vurdering. I malen under Vurdering, nevnes det som vist ovenfor at det kan lages en oppsummering med alternative løsninger hvis vurderingen blir lang. Ingen av sakene har en slik oppsummering og dette har med tanke på sakenes omfang, neppe vært nødvendig. Det er i en sak (91/07) antydet alternative løsningsmuligheter, uten at dette er tatt med i innstillingen til vedtak. For mange av sakene er det sannsynligvis unødvendig eller uhensiktsmessig med alternative vedtaksforslag. Men i enkelte saker kunne det kanskje vært åpnet opp for det. Som det fremgår ovenfor er det dette forholdet representantene i kommunestyret hyppigst har nevnt som et savn i saksfremleggene. Spørreskjemaundersøkelsen blant kommunestyrets faste medlemmer viser et litt blandet bilde når det gjelder grad av tilfredshet med kvaliteten på saksutredninger. Av de enkeltfaktorer som nevnes hyppigst som en svakhet, er manglende belysning av alternativer, manglende belysning av konsekvenser og at selve fremstillingen ikke er lett forståelig. En nokså stor andel av representantene mener innstilling til vedtak er klar og tydelig. Salten kommunerevisjon IKS 20

7. ANBEFALING Revisjonens anbefaling er følgende: - Administrasjonen bør ha rutiner for å sikre en tilstrekkelig oversikt slik at vedtak blir iverksatt. - Ut fra tilbakemeldingene fra kommunestyret ser det ut til å være et behov for bedre rapportering om oppfølging av vedtak. - Ut fra tilbakemeldingene fra kommunestyret kan det være grunn til å se på hva som kan gjøres for å øke tilfredsheten med saksfremleggene. Salten kommunerevisjon IKS 21

8. RÅDMANNENS KOMMENTAR Rådmannes kommentar til rapporten fremgår som vedlegg 1 på neste side. Vi registrerer at rådmannen gir uttrykk for at tiltak allerede er satt i gang og at flere oppfølgingstiltak er planlagt. Slik vi ser det endrer ikke rådmannens kommentarer på rapportens vurderinger og konklusjon vedrørende. Salten kommunerevisjon IKS 22

Vedlegg 1 Rådmannens kommentar I forhold til rapporten kommenterer rådmannen følgende: Etter min mening gir rapporten en god og dekkende beskrivelse av status og utfordringer innenfor vedkommende saksfelt. Rådmannen har etter at revisjonen ble gjennomført utarbeidet en skriftlig veiledning til de ulike saksbehandlere som skal nyttes ifm utarbeidelse av saksfremstillinger til politisk behandling. I tillegg er det utarbeidet en skriftlig oversikt over de ulike møtene, og hvilke tidsfrister som gjelder internt i administrasjonen. Dette for å tydeliggjøre saksgangen, og hvilket ansvar som hviler på hvilket nivå i administrasjonen. Samtidig er det ment å skulle understøtte en mer solid saksbehandling. Etter rådmannens mening er det behov for videre oppfølgning av saksfeltet mht kompetanseheving i bruk av saksbehandler-verktøyet EDB- Sak/arkiv, oppdatering av programvare samt sterkere fokus på kommunal forvaltning, herunder utarbeidelse av saksfremlegg. Dette vil bli fulgt opp i perioden fremover. Salten kommunerevisjon IKS 23

Vedlegg 2 Et utvalg kommunestyrevedtak fra 2006 med status for iverksettelse Sortert kronologisk og etter enhet Sentraladministrasjonen: PS 07/12 Overordnet planverk for helse-, miljø og sikkerhetsarbeidet PS 07/22 Prosjektskisse rekruttering og stabilisering av arbeidskraft i Gildeskål PS 07/31 Låneopptak i Husbanken til videreutlån PS 07/32 Strategisk kompetanseoppbygging- et fornyingsprosjekt PS 07/33 Nytt reglement for oppfølging av sykefravær PS 07/100 Gildeskål politiråd samarbeidsavtale mellom og Gildeskål lensmannskontor PS 07/104 Permisjonsreglement 2007 - felles Avdeling for helse og sosial: PS 07/21 Forslag til ny organisatorisk struktur for virksomhet helse- og sosial og pleieog omsorg PS 07/89 Driftsavtale ved Sandhornøy eldresenter Avdeling for kultur og fritid: PS 07/15 Introduksjonsprogram for innvandrere PS 07/99 Kommunedelplan for fysisk aktivitet og naturopplevelser Rullering 2007-2008 Avdeling for plan og utvikling: PS 07/24 Erverv av eiendom gnr 25, brnr 103 og 508 PS 07/91 Personellressurser for utviklingsoppgaver og byggesaksbehandling Avdeling for drift og vedlikehold: PS 07/98 Konsulentbistand sammenslåing av Inndyr og Stjernåga vannverk Salten kommunerevisjon IKS 24

Sentraladministrasjonen: PS 07/12 Overordnet planverk for helse-, miljø og sikkerhetsarbeidet VEDTAK: Forslag til overordnet planverk for helse, miljø og sikkerhetsarbeidet godkjennes og iverksettes uten opphold. Medarbeidersamtaler innarbeides i planverket. Konklusjon: Vedtaket er iverksatt. Reglementet er gjennomført og er p.t. under revisjon. Reglementet er publisert i s hjemmeside, og benyttes som felles retningslinjer for HMS arbeid. Pågående revisjon omfatter HMS internkontroll håndbok som er undervedlegg til det overordnede planverket. Kommunen tar sikte på å samordne rutinene innenfor alle virksomhetsområder, og gjennomfører for tiden også en restrukturering av IKT rutiner ifm HMS planverket vha nytt Intranett. Rapportert til folkevalgt organ om oppfølging: Kilde for opplysningene: Olav Breivik, organisasjonsleder PS 07/22 Prosjektskisse rekruttering og stabilisering av arbeidskraft i Gildeskål VEDTAK: vedtar fremlagte prosjektskisse og tiltaksplan. Administrasjonen legger frem forslag til dekking av kommunens egenandel i prosjektet ved budsjettregulering. Konklusjon: Vedtaket er igangsatt men ikke fullført. Det ble søkt om skjønnsmidler og tilskudd fra Fylkesmannen, men disse er ikke utbetalt. Rapportert til folkevalgt organ om oppfølging: Kilde for opplysningene: Olav Breivik, organisasjonsleder Salten kommunerevisjon IKS 25

PS 07/31 Låneopptak i Husbanken til videreutlån VEDTAK: tar opp lån i Husbanken på kr 3 000 000,- til videre utlån i 2007. De allerede vedtatte retningslinjer for opptak og tildeling av etableringslån skal gjelde inntil videre. Konklusjon: Vedtaket er iverksatt. Låneopptaket er gjennomført, og pr. i dag har kommunen ca 1,8 mill på egen konto til disposisjon for videreutlån i form av etableringslån. Låneordningens saksbehandling forvaltes p.t. av Sosialkontoret i samarbeid med Økonomiavdelingen. Gildeskål Sparebank besørger gjeldsbrev og utbetaling. Nok markedsført?? Rapportert til folkevalgt organ om oppfølging: Kilde for opplysningene: Olav Breivik, organisasjonsleder PS 07/32 Strategisk kompetanseoppbygging- et fornyingsprosjekt VEDTAK: 1. Formannskapet vedtar at prosjektet gjennomføres som planlagt og i henhold til prosjektskisse. Det søkes kr 250 000,- i skjønnsmidler fra Fylkesmannen. Prosjektet gjennomføres under forutsetning av støtte fra Fylkeskommunen. 2. Det legges fram en konkret plan for støtte av assistenter som tar fagutdanning, ved permisjon med lønn og dekning av reise- og oppholdsutgifter til samlinger. Konklusjon: Vedtaket er iverksatt. Prosjektet er gjennomført i 2007 og 2008 med bistand fra Bedriftskompetanse AS. Oppdraget lød på "bistand i forbindelse med prosjekt strategisk kompetansebygging innen økonomistyring". Rapportert til folkevalgt organ om oppfølging: Kilde for opplysningene: Olav Breivik, organisasjonsleder Salten kommunerevisjon IKS 26

PS 07/33 Nytt reglement for oppfølging av sykefravær VEDTAK: Foreslåtte reglement for oppfølging av sykemeldte i godkjennes med følgende endring/tillegg og iverksettes uten opphold: I beskrivelse/prosedyre endre siste setning i første punkt i avsnitt for sykefraværsoppfølging/bedriftsintern attføring: Ved sykefravær på over 14 dg, er det viktig at denne avklaringen gjøres så raskt som mulig i sykemeldingsperioden. Rask kontakt er uansett viktig, og det formelle kravet må ikke være til hinder for dette. Vedlegg nr 1 oppdateres i henhold til dette. Vedlegg 2; Samtykke til innhenting av nødvendige saksopplysninger. Det må presiseres hvilket tidsrom samtykket er gyldig for. Til pkt 2 dokumentasjon 2. avsnitt: Dokumentasjonen i den enkelte sak kan oppbevares både ved lp-avdelingen og hos den respektive virksomhet/tilsvarende. Dokumentene skal oppbevares forsvarlig. Sykemelding innen 9 mnd: Sender ikke ut informasjonsbrev til arbeidstaker med anmodning om å søke uførepensjon. Arbeidstaker inviteres til arbeidsplassen og orienteres om muligheten til å søke uførepensjon. Konklusjon: Vedtaket er iverksatt. Reglementet er gjennomført og aktivt. Reglementet er publisert i s hjemmesider, og benyttes som felles retningslinjer ved oppfølging av sykefravær. Reglementet er satt i sammenheng med IA avtale og retningslinjene fra NAV vedr Tettere oppfølging av sykmeldte (dialog). Rapportert til folkevalgt organ om oppfølging: Kilde for opplysningene: Olav Breivik, organisasjonsleder PS 07/100 Gildeskål politiråd samarbeidsavtale mellom og Gildeskål lensmannskontor VEDTAK: etablerer Gildeskål Politiråd gjennom samarbeidsavtalen. Konklusjon: Vedtaket er gjennomført i begrenset omfang på grunn av lav bemanning ved lensmannskontoret. Det er avtalt at det skal holdes et statusmøte mellom ordfører, rådmann og lensmannskontoret i løpet av sommeren 2009. Rapportert til folkevalgt organ om oppfølging: Kilde for opplysningene: Olav Breivik, organisasjonsleder Salten kommunerevisjon IKS 27

PS 07/104 Permisjonsreglement 2007 - felles VEDTAK: Kommunestyret er svært positive til at det nå er utarbeidet et nytt permisjonsreglement. Foreslåtte reglement for permisjoner i godkjennes og iverksettes uten opphold. Konklusjon: Vedtaket er iverksatt. Reglementet er gjennomført og aktivt. Permisjonsreglementet er publisert i s hjemmesider, og benyttes som felles retningslinjer ved behandling av permisjonsøknader. Rapportert til folkevalgt organ om oppfølging: Kilde for opplysningene: Olav Breivik, organisasjonsleder Avdeling for helse og sosial: PS 07/21 Forslag til ny organisatorisk struktur for virksomhet helse- og sosial og pleieog omsorg VEDTAK: Organisasjonsmodellene for virksomhet Pleie og Omsorg og virksomhet Helse og Sosial godkjennes og iverksettes. Konklusjon: Vedtaket er iverksatt. Ny organisasjonsmodell er iverksatt. Rapportert til folkevalgt organ om oppfølging: Kilde for opplysningene: Egen kjennskap til kommunen gjennom andre forvaltningsrevisjonsprosjekt. Salten kommunerevisjon IKS 28

PS 07/89 Driftsavtale ved Sandhornøy eldresenter VEDTAK: 1. Driftsavtale ved Sandhornøy eldresenter reforhandles med driver for perioden 01.01.08-01.01.10. 2. Driftstilskuddet justeres i henhold til økte utgifter til kost og lønn til kr. 235 000 pr år. 3. Betaling av kost fra pensjonærene justeres. 4. Dersom det ikke lykkes å reforhandle med nåværende driver, lyses driftsavtalen ved Sandhornøy eldresenter ledig snarest mulig for samme periode. Driftsavtalen ble reforhandlet. Betaling av kost fra pensjonærene ble justert. Konklusjon: Vedtaket er iverksatt. Rapportert til folkevalgt organ om oppfølging: Referatsak til hovedutvalg og kommunestyre. Kilde for opplysningene: Enhetsleder pleie- og omsorg. Avdeling for kultur og fritid: PS 07/15 Introduksjonsprogram for innvandrere VEDTAK: 1. Det utredes en modell for opplæring i norsk og samfunnskunnskap basert på brukerbetaling og delvis tilskudd fra for innvandrere som ikke har rett til gratis opplæring i fagene. Voksne innvandrere inntil 55 år fra EØS/EFTA-området tilbys 114 timer norskopplæring og 25 timer samfunnskunnskap. 2. Modell for opplæring må gi den enkelte grunnlag for å kunne fungere som aktiv innbygger i kommunen, og gjøre det mulig å gjennomføre opplæringa i et positivt studiemiljø og i kombinasjon med aktivt yrkesliv. 3. Konkret forslag til modell for opplæring med finansieringsplan legges fram for kommunestyret før sommerferien. Det legges til grunn at investering i opplæring for innvandrere er en del av næringsutvikling for kommunen. 4. I konkret forslag til modell må klargjøres hvem som skal omfattes av opplæringen. Modellens benevnelse må også innbefatte tilflyttere som søker permanent oppholdstillatelse. Konklusjon: Vedtaket er ikke iverksatt. Programmet hadde sin bakgrunn i forventet behov for fremmedspråklig arbeidskraft spesielt ifm bygging av torskeslakteri på Våg på Sandhornøy. Salten kommunerevisjon IKS 29