EUROPEAN COMMISSION Directorate-General for Education and Culture Lifelong Learning Programme Call 2010 LLP Elektronisk søknad 2010 Søkerveiledning Innhold I. Innledning... 2 II. Hovedpunkt i den elektroniske søknaden... 2 III. Hvordan fylle ut, levere, skrive ut og sende søknaden... 3 IV. Felttype og funksjonalitet... 5 IV.A. Felttype... 5 IV.B. Gjengangere... 6 IV.C. Funksjoner som fungerer som knapper... 7 Side 1 av 9
I.Innledning LLP elektronisk skjema gjør det mulig å fullføre og sende inn søknadsskjemaer for visse programmer/tiltak under EUs program for livslang læring (heretter kalt LLP) i elektronisk format. Skjemaet muliggjør: Godkjenning/validering av skjema (sjekker om alle obligatoriske data er fullstendig og korrekt utfylt) Innlevering av skjema online Utskrift av skjema, som signeres og sendes per post For 2010 - utlysningen er det elektroniske skjemaet tilgjengelig for disse syv tiltakene: Forberedende besøk (for Comenius, Grundtvig, Erasmus og Leonardo da Vinci). Erasmus mobilitet for høyere utdanningsinstitusjoner Leonardo videreutvikling Partnerskap (for Comenius multilaterale og bilaterale partnerskap, Grundtvig partnerskap og Leonardo da Vinci partnerskap) Leonardo da Vinci mobilitet Comenius og Grundtvig lærerassistenter Comenius lærerassistenter og vertsskole. LLP elektronisk skjema er en PDF-fil og fylles ut i Adobe Reader. For å kunne bruke skjemaet trenger du versjon 8.1 eller nyere av Adobe Reader. Det er til en hver tid anbefalt å bruke siste versjon av Adobe Reader. Adobe Reader kan du laste ned gratis her: www.adobe.com Det elektroniske søknadsskjemaet må lastes ned fra nettsiden til SIU under det enkelte tiltak. II.Hovedpunktene i bruken av det elektroniske søknadsskjemaet Hovedpunktene for innlevering av en elektronisk søknad er som følger: Last ned søknaden som PDF-fil og lagre lokalt på din PC o Fra www.siu.no, under det tiltaket du ønsker å søke på Fyll ut skjemaet o Du trenger ikke å være koblet opp mot internett for denne delen Godkjenn skjemaet ved å bruke validate (godkjenn/valider) knappen
o Skjemaet sjekker at alle obligatoriske felt i søknaden er utfylt og at data er gjenkjennelig 1 Send inn det elektroniske søknadsskjemaet Skriv ut: o For å levere skjema må du være online. Dersom innleveringen er gyldig, vil du umiddelbart få en ny PDF-fil som heter Submission confirmation (bekreftelse på innlevering). Den vil inneholde et ID-nummer for innlevering og videre instruksjoner o Dersom du ikke får levert skjemaet på måten beskrevet over, kan du legge skjemaet som et vedlegg til en e-post og sende denne til SIU o innlevert skjema (skal signeres) o Submission confirmation (den du mottok ved innlevering) Send følgende per post til SIU: o Både signert skjema og Submission confirmation (bekreftelse på innlevering) III. Hvordan man fyller ut, leverer, skriver ut og sender søknadsskjemaet Prosedyren blir her beskrevet steg for steg: 1. Det elektroniske skjemaet er tilgjengelig på www.siu.no, under det enkelte tiltak ELEKTRONISKE SKJEMAER STILLES TIL RÅDIGHET SOM ET VERKTØY AV DE NASJONALE KONTORENE FOR Å FORENKLE OG FORBEDRE PROSESSEN MED Å LEGGE INN DATA. 2. Søkeren må laste ned søknadsskjemaet fra hjemmesiden til sitt lands nasjonale kontor og lagre det lokalt, på sin egen PC eller nettverk. Søknadsskjemaet er en PDF fil. SELV OM DET ER MULIG Å FYLLE UT DET ELEKTRONISKE SKJEMAET DIREKTE PÅ BRUKERENS NETTLESER, ANBEFALER VI Å LASTE DET NED TIL EGEN HARDDISK. DETTE VIL FORHINDRE AT MAN MISTER SKJEMAET ETTER AT MAN LUKKER NETTLESEREN. FORDEL: A. DET VIL HINDRE VISSE NETTLESERE I Å LAGRE BEKREFTELSESBESKJEDEN PÅ SAMME SIDE SOM DET INNSENDTE E-SKJEMAET, NOE SOM VIL FØRE TIL AT MAN MISTER DET INNSENDTE SKJEMAET. B. DET NEDLASTEDE E-SKJEMAET KAN BLI LAGRET OG LUKKET NÅR SOM HELT UTEN AT MAN MISTER INNLAGTE DATA. NB FØLGENDE BESKRIVELSE FORUTSETTER AT SØKEREN HAR LASTET NED OG LAGRET E- SKJEMAET LOKALT 3. Søkeren åpner e-skjemaet ved å bruke Adobe readers open funksjon eller ved å dobbeltklikke på PDF filen. Open Form - vinduet tillater at man søker etter filen i de tilgjengelige lagringsenhetene og mappene i PCen. 1 Det er ikke mulig å levere skjemaet dersom det mangler obligatorisk informasjon
Søkeren fyller ut de obligatoriske feltene ved å bruke musen eller tab-knappen til å navigere. Vennligst legg merke til følgende: a. Obligatoriske felt er markert med en spesiell farge som beskrevet i pkt. IV nedenfor: Felttyper og funksjonaliteter, A.2 b. GRÅ felt er Forhåndsutfylt eller kalkulerte felt som beskrevet i pkt. IV nedenfor: Felltyper og funksjonaliteter, A.1. De kan ikke endres av søker og vil enten vise standardverdier, kalkulerte resultat eller data allerede lagt inn i andre felt eller tabeller c. Hvis det finnes tabeller eller felt i skjemaet hvor det er mulig å ha flere innføringer eller deler/seksjoner kan bli gjentatt, kan søkeren legge til eller slette rader eller seksjoner ved å klikke på eller knappene. d. Resultatet av utregninger og nummerering eller rader i noen tabeller og gjentakere viser seg automatisk. I andre tilfeller, når knappen viser seg, må søkeren trykke på denne knappen for å få resultatet av utregningene. Søkeren kan alltid lagre allerede ifylte data underveis. Det er mulig å lagre e-skjemaet før det har blitt godkjent/validitert, ved å bruke lagrefunksjonen. Det er bra å lagre jevnlig mens man fyller ut skjemaet, slik at man ikke mister data ved tekniske problemer eller feil bruk av verktøyet. NB DET ER ALLTID MULIG Å LAGRE SKJEMAET FØR GODKJENNING 4. Etter å ha fylt ut det elektroniske skjemaet, trykker søkeren på "Validate (godkjenne/valider) for å forsikre seg om at skjemaet er korrekt utfylt og at det ikke mangler noen obligatoriske data. Når søkeren: 1.1. har fullført e-skjemaet, 1.2. har forsikret seg om at alle obligatoriske data er fylt ut og at e-skjemaet er gyldig, 1.3. er tilfreds med opplysningene det inneholder, med andre ord at søkeren har lest korrektur på utskriften av siste versjon, går søkeren til neste punkt: 5. Søkeren trykker på Submit Online (Send online) knappen for å levere skjemaet. Hvis det ikke er noen feil i leveringsprosessen, sender serveren øyeblikkelig en annen PDF fil til søkeren, Submission confirmation (bekreftelse på innlevering), som inneholder Submission ID (bekreftelses-identifikasjon) og beskrivelse av de neste stegene som må tas for å fullføre prosedyren. Denne filen åpnes automatisk (søknaden vil også være åpen i Adobe Reader) og må lagres. Hvis levering av skjemaet går galt, (for eksempel hvis bekreftelsen, Submission confirmation, ikke dukker opp innen ett minutt eller søkeren får en feilmelding), må søkeren følge den alternative prosedyren beskrevet i kapittel III.9.
VENNLIGST LEGG MERKE TIL AT BARE GYLDIGE SKJEMAER KAN LEVERES. ET IKKE GYLDIG SKJEMA VIL GENERERE EN FEILMELDING HVIS SØKEREN PRØVER Å LEVERE DET. ETTER EN VELLYKKET INNLEVERING VIL ET ANNET PDF DOKUMENT KOMME FREM PÅ SKJERMEN. BEGGE FILER MÅ BEHANDLES SEPARAT SOM BESKREVET UNDER 6. Søkeren skriver ut a og b: a. det fullførte og innleverte e-skjemaet (nedlasted og innlevert online PDF e- skjema). For å skrive ut e-skjemaet, bruk Print Form (skriv ut skjema) knappen (eller skriv ut funksjonen i filmenyen) b. PDF filen Submission confirmation (bekreftelse på innlevering) som inneholder Submission ID (innleveringsidentifikasjon) ved å bruke skriv ut funksjonen i filmenyen c. På utskriften av det innsendte søknadsskjemaet og spesielt i The Declaration of Honor (siste side), må søkeren: i. Fylle ut for hånd de obligatoriske feltene: sted, navn og dato ii. Fylle ut andre felt hvis det er relevant og nødvendig iii. Stemple med søkerinstitusjonens stempel (hvis nødvendig) iv. Signere søknaden 7. Hvis det er et partnerskapsskjema: a. Koordinatoren sender det fullstendig utfylte og innsendte e-søknadsskjemaet til partnerne (PDF-filen), samt Submission confirmation ( bekreftelse på innlevering ) (PDF), i god før tidsfristen b. Partnerne og koordinatoren må legge til følgende i søknadsskjemaet (seksjon M: Signaturer): i. Fylle ut for hånd de obligatoriske feltene: dato, navn, stilling, etc. ii. Stemple med søkerorganisasjonens stempel hvis det er påkrevd av det nasjonale kontoret iii. Signere søknaden PARTNERE MÅ IKKE FORANDRE NOEN DATA I SKJEMAET NÅR DET HAR BLITT SENDT INN AV KOORDINATOR. INFORMASJONEN SOM SKAL FYLLES UT AV PARTNERNE, ER BARE DET SOM SKAL FYLLES UT FOR HÅND. 8. Søkeren (koordinator og partnere i partnerskapssøknader) sender følgende med post til det nasjonale kontoret før tidsfristen: a. Det signerte søknadsskjemaet b. Bekreftelse på innlevering NB Nasjonalkontorets adresse kan finnes i seksjon B.3 NASJONALE KONTORER 9. I tilfelle det blir feil med online-innleveringsprosedyren: UNDERSØK VENNLIGST FØLGENDE I TILFELLER DER DET ELEKTRONISKE SKJEMAET ER FULLFØRT OG GYLDIG, MEN INNLEVERING ER UMULIG:
a. UNDERSØK OM DIN PC ELLER MAC ER KOPLET TIL INTERNETT b. SPØR DITT NASJONALE KONTOR OM DE KJENNER TIL PROBLEMER I INNLEVERINGSPROSEDYREN c. FØLG DEN ALTERNATIVE PROSEDYREN BESKREVET UNDER DERSOM DET ER UMULIG Å FINNE EN LØSNING PÅ PROBLEMET A. Søkeren trykker på knappen "Create Email Attachment" (Lag e-post vedlegg): a. En ny liten fil med tilleggsfil i XML format blir laget, denne inneholder dataene fra søknadsskjemaet. Søkeren lagrer denne filen. 2 b. Søkeren sender denne filen som vedlegg til det nasjonale kontorets e-post adresse, som kan finnes i seksjon B.3, NASJONALE KONTORER i skjemaet B. Søkeren skriver ut: α. Søknadsskjemaet som er gyldig, men ikke innlevert a. I Declaration of Honour (siste side i søknadsskjemaet) må søkeren : i. Fylle ut sted og dato ii. Fylle ut andre felt om det er relevant og nødvendig iii. Stemple med søkerinstitusjonens stempel hvis relevant iv. Signere C. Søkeren sender den signerte søknaden til det nasjonale kontoret før søknadsfristen. IV. Felttyper og funksjonaliteter IV.A.Felttyper I e-skjemaet er det tre felttyper: 1. Forhåndsutfylte eller kalkulerte felt Grå bakgrunn. Data kan ikke legges inn i disse feltene 2. Obligatoriske felt Oransje bakgrunn eller rød kant. Alle må fylles ut for at skjemaet skal være gyldig 3. Valgfrie felt Gul bakgrunn eller uten rød kant. De kan fylles ut hvis nødvendig, men er ikke obligatoriske. 2 Hvis det oppstår problemer med beskjeden som et vedlegg til XML filen, er det også mulig å produsere samme fil ved å bruke menyen øverst, velg: Document / Forms / Export Data. Filen som blir laget, må sendes til det nasjonale kontorets adresse. MERK! Ikke send denne filen hvis du allerede har sendt e-skjema online eller hvis e-skjemaet ikke er gyldig.
Fig. 1. Felttyper For å fremheve de obligatoriske feltene, klikk på Highlight Fields knappen i informasjonsvinduet. Fig. 2. Highlight Fields-funksjonen Obligatoriske felt vises med fremhevet rød kant. Fig. 3. Typer av søknadsfelt: obligatoriske felt fremhevet. IV.B.Gjentakere To standardfunksjoner er tilgjengelige for å legge til eller slette ett eller flere punkter i en liste: Fig. 4. Gjentagere - Standard layout. Hvis nye rader behøves, kan de legges til ved å trykke på + knappen. Det er mulig å fjerne en rad fra listen ved å trykke på - knappen.
IV.C.Funksjoner som viser seg som knapper Validate (Godkjenn/valider)-knappen: Sjekker at all obligatorisk informasjon har blitt fylt ut. Hvis noe ikke har blitt fylt ut, vil en beskjed med navnet på det første ufullstendige feltet komme opp og viser til det relevante feltet i skjemaet. Denne knappen kommer frem på alle sidene. Den vil kontrollere alle feltene i skjemaet og ikke bare feltene på den siden der man trykte på knappen. Submit Online (Send Online)-knappen: Utfører den same godkjenningen som godkjenn/vailder knappen, og hvis skjemaet er gyldig, sender dataene til en sentral server. Hvis innsendelsen er vellykket, sender serveren tilbake en annen PDF-fil til søkeren, bekreftelse på innlevering som inneholder innleverings ID og beskrivelse av de neste stegene for å fullføre prosedyren. Print Form (Skriv ut skjemaet)-knappen: Setter i gang utskriften av søknadsskjemaet. For en korrekt utskrift er det anbefalt å velge Shrink to Printable Area i Skriv ut vinduet som vist i figur 4 under. Fig. 5. Printing options. Create Email Attachment (Lage e-postvedlegg)-knappen: Gir søkeren mulighet til å legge dataene fra søknaden i en liten XML fil som kan sendes som vedlegg til det nasjonale kontoret i tilfelle online-innsendelsen ble mislykket.
IV.D.PDF Standardfunksjoner Standard PDF-funksjoner som finnes i toppmenyen og/eller som ikoner i navigeringsfeltet, varierer avhengig av hvilken versjon av Acrobat Reader som blir brukt av søkeren. Funksjonene er forklart i Acrobat Reader sitt hjelpesystem.