Time & Attendance Timeregistrering End User Sluttbruker
Introduction Introduksjon This presentation is a step by step walkthrough of the time registration process in our HR system. The information is presented by screenshots and explaining text. The system and screenshots are in English, but the text in this e-learning module is both in English and Norwegian. There is a separate Q&A section at the end Informasjonen som gis i denne presentasjonen er en steg for steg gjennomgang av timeregistrerings prosessen i vårt HR system. Informasjonen blir presentert med skjermbilder og forklarende tekst. Systemet og skjermbildene er på engelsk, mens teksten i denne e-lærings modulen er både på engelsk og norsk. Det er et eget Spørsmål og Svar avsnitt til slutt. 2
Main Menu Hoved Meny 3
Overview Oversikt The time registration window is divided into two parts. One for project hours and one for wage hours The project hours part involves all hours worked on one or more projects, both invoicable to customer and internally. There are notes fields for each project and week. The wage hours part is meant for any deviations from the employee s normal hours and for absence. Timeregistrerings bildet er delt i to deler. En prosjekt del og en lønnsdel. Den øvre delen er prosjekt timer som gjelder timer som kan faktureres til kunde og internt. Der er egne notat felt under timene for hver uke, for hvert prosjekt. Lønnsdelen er i korte trekk hva den ansatte selv har krav på av tillegg til normal lønn for de timene som er arbeidet eller for fravær. 4
Time Registration Time Registrering In addition to the registration of job hours, you can also account for your absence, overtime, and all other information that forms the basis of your salary. The system can retrieve information about the schedule that is connected to you, and displays the number of hours that remain to be accounted for. The goal is to have 0 (zero) hours in the Remaining Wage Hours field. Press the empty project box to display list of available projects. I tillegg til å registrere timer kan du også legge inn fravær, overtid og andre elementer som gir utslag på lønnsseddelen. Systemet finner informasjon om din rotasjon og viser det antall timer som skal føres I din arbeidsperiode. Målet er å ha 0 (null) timer i feltet Remaining Wage Hours. Trykk den tomme prosjekt boksen for å få opp liste med tilgjengelige prosjekter. 5
Finding Project Finne Prosjekt All available projects are listed in the project navigator. If you know the name of your project you can press the Seach Project tab to search. Drill down by clicking the arrow in order to find your specific part in the project. Press Select to the right to transfer project to Time Sheet. Alle tilgjengelige prosjekter er listet opp i prosjekt navigatoren Dersom du vet navnet på prosjektet ditt, kan du søke ved å klikke på Search Project fliken. For å finne din spesifikke rolle i prosjektet klikker du på pilen for å komme lenger ned i prosjekt hirearkiet. Trykk Select for å legge til prosjekt aktiviteten til din timeliste. 6
Register Project Hours Registrere Prosjekttimer Project Hours (Top section) Enter all hours worked, including overtime. You can have multiple projects Report Code is a code for your role in the project. This will appear when you have chosen a project. Your schedule is shown in the bottom. If your presence hours equals your schedule, you can confirm your timesheet. Deviations from this is presented on the next slide. Notes for project hours can be made in the white section under the hours. Notes for Wage codes will be shown at a later stage in this presentation. Prosjekt timer (Øverste del) Registrer alle timer du arbeider, inkludert overtid. Du kan ha flere prosjekter. Report code er en kode for din rolle i prosjektet. Den vil komme til syne når du har valgt prosjektkode. Ditt skjema vises i bunn. Dersom tilstedetimer er lik ditt skjema kan du godkjenne timelisten din. Avvik fra dette går vi gjennom på neste side. Noter for prosjekt timer kan gjøres i den hvite delen under timene Noter for lønnsarter vil bli vist senere i denne presentasjonen. 7
Register Wage Hours Registrere Lønnstimer Wage Hours (Bottom section) In this example we have added two extra hours Tuesday and Wednesday form the last example. Notice that remaining hours shows -2. This means that we have to account for these two hours in the wage code section. Enter all hours worked that are subject to: Increments Overtime Compensatory time Wage code click the wage code section to display all available wage codes from dropdown When entered correctly, you will see that remaining hours are now back to 0. Lønns timer (Nederste del) I dette eksempelet har vi lagt til to ekstra timer tirsdag og onsdag fra siste eksempel. Legg merke til at remaining hours viser -2. Dette betyr at vi må redegjøre for disse timene i Wage Code delen. Registrer alle timer du har arbeidet som påvirker din lønn: Tillegg Overtid Compensatory time Wage code klikk på wage code seksjonen for å få opp alle relevante fraværskoder i en liste. Trykk List symbolet for å vise tilgjengelige lønnskoder 8
Wage code allocation Lønnskode Allokering If you are working on multiple projects and you have multiple wage code items that you want to allocate to the various projects, a window will appear when you register wage codes that allows you to select project activities. Mostly relevant when the wage code items are invoicable. The system will have predefined which wage codes you may allocate to projects Dersom du arbeider på flere prosjekter og har flere lønnsarter som du ønsker å fordele på prosjektene, vil et vindu komme opp når du legger inn lønnsarter. Dette tillater deg å velge forskjellige prosjekt aktiviteter. Dette er mest relevant når lønnsartene skal viderefaktureres. Systemet vil ha forhåndsdefinert hvilke lønnsarter du kan allokere til prosjekter. 9
Attendance Notes Kommentarfelt There is a functionality to add attendance notes. To the left there is a link called Attendance Notes. If you press this link a new window will appear where you can add notes day by day. Det vil være muligheter for å legge til kommentarer. Til venstre er der en link som heter Attendance Notes, når du trykker på denne vil det komme opp ett nytt bilde i forgrunnen som du kan skrive kommentarer i for hver dag. 10
Absence Fravær All absence must be registered in the Wage Code section only. Wage code click the wage code section to display all available Absence codes from dropdown, and choose the one relevant for you. Please note that there are different codes if you are on schedule or off schedule (offshore only) Important that there are no remaining hours in relation to your schedule. Alt fravær skal registreres og skal kun registreres i Wage Code delen. Wage code klikk på wage code seksjonen for å få opp alle relevante fraværskoder i en liste. Vær obs på at der er forskjellige koder for om du er on schedule eller off schedule. (gjelder offshore) Viktig at det ikke er noen gjenstående timer i forhold til ditt skjema. 11
Authorization Godkjenning In the left pane you see all employees matching your filters on top. You may click on any employee to display details in the right pane You can choose Unauthorized only Click the button next to the Diff Hours to select all, then approve. Til venstre ser du alle ansatte som matcher filteret du har satt på toppen, Du kan klikke på en ansatt for å vise detaljene for timene til høyre. Du kan velge å kun vise de personene som ikke har godkjente timer Klikk på knappen ved siden av Diff Hours for å markere alle, for så å godkjenne. 12
What s New? Balances Hva er nytt? Balanser Balances are a set of rules that automaticly accumulate according to how you register your hours. Examples may be: Offshore Hours Overtime hours Vacation days used Rest value is not used, the Balances only count upwards Is used for information purposes Balanser er et sett regler som automatisk akkumulerer de timer du registrerer. Eksempler kan være: Offshore timer Overtidstimer Ferie dager tatt ut Rest Verdi er ikke brukt, balansene teller kun oppover. Balansene er til informasjon 13
Q&A Do I have to find my projects every week? No, the system will keep all your projects in the projects section until you actively delete them with the waste bin. Can I register hours behalf on others? No, every employee will have their personal login which only allows time registration for own hours. Yes, If you are a linemanager and have people that report to you, these will display as drop down list where your name is. You may register hours on their behalf. Spørsmål&Svar Må jeg finne mine prosjekter hver uke? Nei, systemet beholder dine prosjekter i prosjektdelen helt til du aktivt sletter dem med søppeldunken. Kan jeg registrere timer for andre? Nei, hver ansatt personlig pålogging som kun tillater timeføring for seg selv. Ja, dersom du er linjeleder og har ansatte som rapporterer til deg. De ansatte vil da vises som en nedtrekksliste hvor navnet ditt er. Du kan da føre timer på vegne av dem. 14