Travel Expense Reiseregning. End User Sluttbruker Drilling

Transkript

1 Travel Expense Reiseregning End User Sluttbruker Drilling 1

2 Introduction Introduksjon This presentation is a step by step walkthrough of the Travel Expense process in our HR system. The information is presented by screenshots and explaining text. The system and screenshots are in English, but the text in this information are both in English and Norwegian. Informasjonen som gis i denne presentasjonen er en steg for steg gjennomgang av reiseregningsprosessen i vårt HR system. Informasjonen blir presentert med skjermbilder og forklarende tekst. Systemet, skjermbildene og teksten i bruksanvisningen er både på engelsk og norsk. 2

3 Language Språk To select language use the marked symbol. Available language: English and Norwegian Save Klikk på markert symbol over Velg ønsket språk: Norsk eller engelsk Lagre 3

4 Useful information Nyttige tips Shortcut to main menu: press Archer logo. Tilgang til hovedmeny ved å klikke på Archer logo. Shortcut to travel expenses, time registration etc. by clicking «Human Resource». Tilgang til snarveier reiseregning, timer etc. ved å klikke på «Human Resource». 4

5 Clarifications Presiseringer Telephone bills: Original invoices, please send directly to payroll, don t use Travel Expense. Travel Expenses will be paid either the 15 th or together with the monthly salary. Expenses have to be Approved and Received at the Payroll office 3 days before payday. Heliport waiting: Specified receipts must be submitted with the travel expense under Other Expenses. Allowance: Choose only meals you are entitled to. If breakfast at the hotel is included and lunch is served at the course, you are only entitled to dinner that day. Choose therefore only dinner this day. If the Payroll Department changes the travel Expense, the change will be written in the Purpose field. Telefon regninger: Originale bilag, sendes direkte til lønn uten reiseregning, kun bilaget. Reiseregninger utbetales den 15 ende og sammen med lønnsutbetaling. Reiseregninger som er mottatt på lønningskontoret samt godkjent av linjeleder/hr før utbetaling, skal i utgangspunktet utbetales. Heliport venting: Spesifisert kvittering sendes inn i sammen med reiseregning og registreres under «kostnader» Alternativer: Heliport wait 2 hours, 4 timer utover dette (etter 6 timer) skal Heliport wait 4 hours Diett: En diett velges pr døgn/dag. Eks: Om du har vært på kurs og fått dekket lunch, så velges diett lunch inkl. Hvis lønnsavdelingen endrer på noe i reiseregningen, kommer dette frem i formål feltet. 5

6 Main Menu Hoved Meny In the main menu, please click Travel in the Create New section in order to start travel expense process. In order to view previous expense sheets, press Travel / Expense claim in the History section. Travel expenses are shown as "Not Completed" until it is ready for the next payment. Approve Travel Expenses is for managers to see the queue of unapproved expenses from subordinates. I hovedmenyen for reiseregning finner du seksjonen «Opprett ny». Her velger du for å starte prosessen med å lage ny reiseregning. For å se tidligere reiseregninger, trykk «Historikk». Reiseregningen vises som Ikke fullført til den er klargjort av lønn for neste utbetaling. For ledere: «godkjenn reiseregninger» Her kan man se køen av reiseregninger som enda ikke er godkjent fra medarbeidere en har ansvar for. 6

7 Expense Sheet Task Pane Reisereging Oppgavemeny Save Saving your expense sheet Preview Preview and printing Delete Delete entire Expense Sheet New Create new Expense sheet Overview An overview of all your exp. Credit Card Displaying your credit card transactions Quick Entry Ability to choose more from list Modify Allowance Refresh window Entertainment Shows entertainment section Use other Currency Opens the currency section Confirm Confirm => Send to manager for approv. Approve Approve for managers Duplicate Copy existing expense Attachments Not in use Lagre Lagre reiseregning Forhåndsvis Forhåndsvisning og utskrift slett Slett hele reiseregningen Ny Lage ny reiseregning Mine reiser/utlegg Total oversikt over dine reiser Kredit kort Viser dine kredittkort transaksjoner Hurtigvelger Da kan du velge flere valg fra liste Representasjon Vise og skjule representasjon Valutaer Åpner valuta håndtering Bekreft Bekreft => send til leder for godkjenning Godkjent Godkjenn for ledere Dupliser Kopierer eksisterende reiseregning Vedlegg Ikke i bruk 7

8 Topics to fill in Hva som må fylles before incl. ut, før en legger expenses and allowance inn diett, kostn. etc.: Select: Travel Type Project Start and end date Abroad Purpose Route Save Now you can start adding the expenses and allowance Velg: Reisetype Prosjekt Reise-/utleggsdato (til og fra) Utenlandsreise Formål Reiserute Lagre Først da er du klar for å legge inn utgifter og diett 8

9 Defining Purpose Legg inn reisetype Click Travel Type to define purpose of travel. Work For work related travel Course/Meeting/Education this is used for external course and education. If you are an offshore worker, then use this for meetings outside schedule also. Daily Commuting- daily commuting Other Expenses all other expenses including entertainment Klikk Travel Type for å definere reisens formål Work for arbeidsrelatert reise Course/meeting/Education denne brukes til eksterne kurs og utdannelse. Dersom du er ansatt offshore, brukes denne også for møter utenom din rotasjon. Daily commuting Daglig kjøring mellom arbeidssted og overnattingssted. Other Expenses for alle andre utgifter, inkludert representasjon. 9

10 Defining Project Legg in Prosjekt Click Project/WO to display projects window. Allows you to enter which project the Expense will be charged to. Klikk «Prosjekt» for å vise vindu med prosjekt aktiviteter. Dette gjør det mulig å velge hvilket prosjekt reiseregningen skal føres mot. 10

11 Finding Project Finne Prosjekt All available projects are listed in the project navigator. If you know the name of your project you can press the Search Project tab to search. Drill down by clicking the arrow in order to find your specific part in the project. Press Select to the left to transfer project to Expense Sheet. Alle tilgjengelige prosjekter er listet opp i prosjekt navigatoren Dersom du vet navnet på prosjektet ditt, kan du søke ved å klikke på søk aktivitet fliken. For å finne din spesifikke rolle i prosjektet klikker du på pilen for å komme lenger ned i prosjekt hirearkiet. Velg ved å klikke i sirkelen foran prosjektet som reisekostnadene skal belastes. 11

12 Time & Date Tid & Dato Bilde 1 Bilde 2 Click the date section in order to display Calendar Change month by using the black arrows in the top section You may use the cursor to choose day in month In the bottom section there are two lines. Drag the grey box to determine time of day. One of the lines are for hours, the other for minutes. NB! Important to add correct date/time, this will effect the allowance. Klikk på dato seksjonen for å få opp kalenderen (bilde 1) Korrekt måned velges ved å bruke de sorte pilene øverst i bildet (bilde 2) Du kan velge dag i måneden ved å klikke på tallet med musepekeren og skrive inn riktig måned. (bilde 2) I bunnen er der to linjer for reise- og hjemkomsttidspunkt. Dersom du drar den grå boksen endrer klokkeslettet seg. Den ene linjen er for timer den andre minutter. (bilde 2) NB! Viktig å føre korrekt dato/tid, da dette har betydning for utbetaling av diett. 12

13 Only when Kun ved traveling abroad utenlandsreise Mark for abroad in the heading at the start. Choose country under allowance. Klikk av for utenlandsreise i starten av reiseregningen hvis du har vært på reis til utlandet. Korrekt land velges under diett, seinere i reiseregningen. 13

14 Purpose/Itinerary Årsak/Reiserute Purpose Reason for the Expense (Please write down agreements which have been made in advance of the travel. Such as unusual travel routes, special agreements made with HR, information about private accommodation.) If the Payroll Department changes the travel Expense, the change will be written in the propose field Itinerary Specify the itinerary ITS IMPORTANT TO PRESS SAVE BEFORE YOU MOVE ON TO THE NEXT STEP. Enter reason of taxi use on line of cost code. Formål Formål for utgiftene/reisen (Her kan en skrive avtaler som er gjort i forkant av reisen. Eks: spesielle reisemåter/reiseruter, distanser, overnatting osv.) Hvis lønnsavdelingen har endret på noe i reiseregningen, kommer dette frem i «Formål» feltet. Reiserute Spesifiser reiseruten NÅ MÅ EN LAGRE REISEREGNINGEN FØR EN GÅR VIDERE. NB! Grunn for taxi bruk skal alltid oppgis på linjen hvor kostnaden føres. 14

15 Allowance Kostgodtgjørelse For domestic flights do not define an area. Choose + to the right and then select from the pull down list Cost Code. Select the meals you are entitled to, those that you don t get covered. Is it a travel abroad, define first the Area, then Save. Then go to Allowance and choose + for a new row. Now you can choose the meals that are not covered. They all start with Abroad. If you have receipts in different currencies, you can use the Use other currency button. A new space will then open next to the amounts on your sheet. It allows you to enter amount in different currency and exchange rate. For more information about which allowance you are entitled to, see next page. Ved innenlands reiser trenger en ikke definere område. Trykke på + for å få ny linje, velg så diett type. Velg en diett pr døgn/dag du har vært på reise Er du på reise i utlandet, må du først definere område, så lagre. Har du flere diettdøgn trykk + for ny linje og velg aktuell diett. For mer informasjon vedrørende hvilke diett du har krav på, se neste side. 15

16 Allowance Common to all the allowances, is that you should select one allowance for each day you have been traveling. You select what has been covered. You can add Quantity, but the time and dates must be correct in Start Date and End Date. Accommodation in Hotels: Use Hotel Breakfast, Hotel Lunch, Hotel Dinner. Diett/Godtgjørelse Felles for alle dietter er at du skal velge en diett for hvert døgn/dag Du skal velge hva du har fått dekket. En linje diett for hver dag/døgn du skal ha diett. Datoene og klokkeslettene må stemme for Start Date og End Date for reisen. Overnatting på hotell: eksempel: Hotel Breakfast inkl Hotel Lunch inkl, Onshore & Offshore Private Accommodation: (Staff house or private): Breakfast, Lunch or Dinner. Onshore Private Accommodation, uses when you work onshore. Only used if you have a project agreement signed. Offshore Private Accommodation, uses when you are going offshore or home after a trip offshore. Or if you have to work the planned offshore trip onshore. Courses: For allowances who are not covered, use either Accommodation, In Hotel or Private Accommodation if you stay private. If not staff house, but private, use also: Private Accommodation Night Allowance. Overnatting privat: Hvis du ikke bor i staff house, men ordnet privat overnatting, bruk også: Eksempel: Private Accommodation Breakfast and Lunch inkl. Private Accommodation and Dinner inkl. Onshore Private Accommodation: brukes når du er på jobb onshore. Her må en ha signert prosjekt avtale. Mulige valg, se forrige side. Offshore Private Accommodation, brukes når du skal reise offshore, eller kommer hjem fra en offshore tur. Eller hvis du må jobbe din offshore periode på land. Private Accommodation Night Allowance, brukes ved privat overnatting (utenfor heimen) Kurs: Bruk hotell satser eller Privat Accommodation etter hvor du har overnattet. 16

17 Allowance Diett for dagreiser If you travel to meetings or daily courses for only 1 day: No overnight Stay: Hvis du reiser til møter eller kurs for kun 1 dag dvs uten overnatting: Bruk dagdiettsatser: No Overnight Stay > 12 hrs. Breakfast No Overnight Stay > 12 hrs. Breakfast inkl No Overnight Stay > 12 hrs. Lunch No Overnight Stay > 12 hrs. Lunch inkl No Overnight Stay > 12 hrs. Dinner No Overnight Stay > 12 hrs. Dinner inkl No Overnight Stay 9-12 hrs. Breakfast No Overnight Stay 9-12 hrs. Breakfast inkl No Overnight Stay 9-12 hrs. Lunch No Overnight Stay 9-12 hrs. Lunch inkl No Overnight Stay 9-12 hrs. Dinner No Overnight Stay 9-12 hrs. Dinner inkl No Overnight Stay 5-9 hrs. Breakfast No Overnight Stay 5-9 hrs. Breakfast inkl No Overnight Stay 5-9 hrs. Lunch No Overnight Stay 5-9 hrs. Lunch inkl No Overnight Stay 5-9 hrs. Dinner No Overnight Stay 5-9 hrs. Dinner inkl No Overnight Stay 0-5 hrs. Lunch No Overnight Stay 0-5 hrs. Lunch inkl No Overnight Stay 0-5 hrs. Dinner No Overnight Stay 0-5 hrs. Dinner inkl Remember: Please write on the travel expenses as much information as you can. The more you tell us, the better it is. Like when you re leaving and returns home, time and date. Where you are staying. And if something abnormally happens and will affect what you are entitled to, please also inform us about this. Husk: Oppgi så mye informasjon som du kan, jo mer du forteller oss, jo bedre er det. Som når du reiser og kommer hjem igjen, tid og dato. Og hvis noe unormalt skjer som vil påvirke hva du har krav på, trenger vi å vite dette og. 17

18 Expenses Utlegg Define Date of occasion (calendar will display when entering the dates field) Define Cost Code from Drop down list. (If you take a taxi, this must be justified. Add names of other passengers, if any. Specify Cost Enter Amount Project Activity, Work Order and Org Unit will be the same as you have defined on top of the sheet. If you require to change project activity to another project, you may do so by clicking the list symbol to the right in the field. The project window of available projects will then appear. If you need to delete a line, press the trash bin to the right, in the respective line Definer dato for hendelse (kalender vil komme til syne når du trykker på datofeltet) Definer kost kode fra nedtrekksmenyen (Dersom du tar taxi må dette begrunnes. Oppgi navn på medpassasjerer om du deler taxi. Spesifiser kostnad, en linje per kostnad. Dersom du har kvitteringer i en annen valuta, kan du bruke valuta knappen i headingen. Ett nytt felt vil da vises ved summene på reiseregningen som tillater deg å legge inn sum i annen valuta og vekslingsraten. Prosjekt Aktivitet, Work Order og organisasjons enhet vil være det samme som du har definert på toppen av arket. Dersom du ønsker å endre til en annen prosjektaktivitet kan du gjøre det ved å trykke på liste symbolet til høyre i feltet. Vinduet med tilgjengelige prosjekter vises da. Dersom du trenger å slette en linje, trykk på søppelbøtten lengst til høyre ved den gitte linjen. NB! Kostnadstyper som starter med Abroad brukes kun ved utenlandsreise! 18

19 Expenses Utlegg In some cases the Company may pay some expenses for you. In such cases you simply tick the box paid by company and proceed to create an expense sheet in the same manner as if you paid for it yourself. (remember to attach receipts and prints of expense form) The expense will not be reimbursed to you, however it will be paid back to the department that made the payment. I noen tilfeller hender det at Archer legger ut for enkelte reisekostnader. I slike tilfeller krysser du av i boksen paid by company og fortsetter deretter og registrere reiseregningen på samme måte som om du hadde betalt for den selv. (Husk å legge ved kvitteringer og utskrift av reiseregningen) Utlegget vil da ikke bli betalt til din konto, men ført tilbake til avdelingen som gjorde utlegget. 19

20 Mileage Km Godtgjørelse Define Date of occurrence (calendar will display when clicing in the dates field) Define Cost Code from Drop down list Define travel route. Enter Quantity (Number of Kilometres driven) The rate will automatically adjust according to the expense rules relevant to you. Project Activity, Work Order and Org Unit will be the same as you have defined on top of the sheet. If you require to change project activity to another project, you may do so by clicking the list symbol to the right in the field The project window of available projects will then appear. If you need to delete a line, press the trash bin to your right in the respective line. If you claim Passenger Allowance, names of the passengers must be listed here. Definer dato for hendelse (kalender vil komme til syne når du trykker på datofeltet) Definer kost kode fra nedtrekks menyen Definer reiseruten Legg inn kvantum ( Antall kilometer kjørt) Raten vil automatisk justeres i henhold til det regelsett som er gjeldende for din ansettelse Prosjekt Aktivitet, Work Order og organisasjons enhet vil være det samme som du har definert på toppen av arket. Dersom du ønsker å endre til en annen prosjektaktivitet kan du gjøre det ved å trykke på liste symbolet til høyre i feltet. Vinduet med tilgjengelige prosjekter vil da vises. Dersom du trenger å slette en linje, trykk på søppelbøtten lengst til høyre ved den gitte linjen. Hvis du har hatt passasjerer med deg i din private bil, må navnene oppgis her. Bruk da Passenger Allowance. 20

21 Entertainment Representasjon Entertainment will only be used for expenses related to meetings with customers In order to display entertainment press the Entertainment button in the pane. Define Date of occurrence (calendar will display when clicing in the dates field) Define Cost Code from Drop down list Provide a description of expenses Amount on receipt Enter names on all participants and Agenda Project Activity, Work Order and Org Unit will be the same as you have defined on top of the sheet. If you require to change project activity to another project, you may do so by clicking the list symbol to the right in the field The project window of available projects will then appear. If you need to delete a line, press the trash bin to your far right in the respective line Representasjon skal kun benyttes i forbindelse med utlegg til kundemøter. For å vise entertainment, trykk representasjon knappen i fanen øverst. Definer dato for hendelse (kalender vil komme til syne når du trykker på datofeltet) Definer kostnadstype fra nedtrekks menyen Gi en beskrivelse av utlegget Legg inn sum på kvittering Skriv in navn på alle deltakere og Agenda Prosjekt Aktivitet, Work Order og organisasjons enhet vil være det samme som du har definert på toppen av arket. Dersom du ønsker å endre til en annen prosjektaktivitet kan du gjøre det ved å trykke på liste symbolet til høyre i feltet. Vinduet med tilgjengelige prosjekter vi da vises. Dersom du trenger å slette en linje, trykk på søppelbøtten lengst til høyre ved den gitte linjen. 21

22 Expense sheet Confirmation Godkjennelse Reiseregning For å bekrefte reiseregningen din, klikk godkjenn ikonet i oppgavemenyen. Reiseregningen blir da sendt til din linjeleder for godkjenning Deretter må du skrive ut reiseregningen, signere og sende den inn sammen med originale kvitteringer. In order to confirm your expense sheet, press the confirm icon in the task pane. The expense sheet is then sent for your line manager s approval. You must then print, sign and send in the expense sheet along with your original receipts. 22

23 Expense sheet Print Reiseregning Utskrift For å skrive ut reiseregningen, klikk «forhåndsvis» i oppgavelinjen på toppen. Ett nytt vindu vil da åpnes i en versjon som du også kan skrive ut. In order to Print your expense sheet, click the preview button in the task pane. A new window will appear with a printable version of your expense sheet. 23

24 Expense Overview Reiseregning Oversikt In the main menu you may click My travel Expenses All expenses that not are confirmed by you, will display here as Preliminary You can confirm them at the right. All expenses confirmed will show as confirmed, with a date stamp. You can view the expense sheet in printable format by clicking the left icon. The name that appears next to the expense sheet is the approver. By clicking this name you may send him an e- mail. I hovedmenyen kan du velge Mine reiseregninger Alle reiseregninger som ikke er godkjent av deg vil vises her som Preliminær Du kan godkjenne dem ved å trykke på det høyre ikonet. Alle reiseregninger som er godkjent av deg vil vises her som Bekreftet. Du kan se reiseregningen i utskriftsformat ved å trykke på det venstre ikonet. Navnet som kommer opp ved reiseregningen er godkjenneren, trykker du på navnet kan du sende ham en e-post. 24