Prosedyrer for høgskolebiblioteket, Høgskolen i Gjøvik

1 Prosedyrer for høgskolebiblioteket, Høgskolen i Gjøvik I vedlagte dokument ligger en oversikt over HIG bibliotekets nedfelte prosedyrer. Prosedyrene er en del av HIGs kvalitetssystem. Ved evt. konflikt mellom HIGs og høgskolebibliotekets prosedyrer skal HIGs prosedyrer ha forrang. Det er lagt vekt på å unngå å dublere prosedyrer som er beskrevet i andre dokumenter som inngår i HIGs kvalitetssystem. Bibliotekets prosedyrer beskriver hvordan sentrale prosesser og arbeidsoppgaver løses ved biblioteket. Hensikten er å sikre kvalitet og relevans av høgskolebibliotekets tjenester. Prosedyrene skal bidra til en effektiv bruk av ressursene som stilles til rådighet for driften, og de skal gjøre det enkelt for arbeidstakere å gå inn og løse ulike arbeidsoppgaver. Alle prosedyrer er bygd opp etter samme mal og skal foruten selve prosedyren inneholde informasjon om prosedyrenummer, prosedyrenavn, dato for siste endring og navn på den som endret prosedyren. Prosedyrene oppdateres jevnlig og ved behov etter intern saksbehandling i høgskolebiblioteket. Prosedyrene gjøres tilgjengelig via bibliotekets nettside. I tabell over prosedyrene på påfølgende sider kan det være hull i rekken av prosedyrer. Dette skyldes at prosedyren er fjernet eller at den er tatt opp i andre prosedyrer. Gjøvik i mars 2014 Klaus Jøran Tollan bibliotekleder

2 Prosedyrenr. Prosedyrenavn Ansvarlig rolle HIGB P 001 HIGB P 002 Prosedyre for virksomhetsrapportering Prosedyre for opplæring av bibliotekansatte og studentassistenter Bibliotekleder Skrankeansvarlig HIGB P 004 Prosedyre for statistikk Bibliotekleder HIGB P 005 Prosedyre for HMS arbeid Bibliotekleder HIGB P 006 Prosedyre for valg og mottak av media Innkjøpsansvarlig bibliotekar HIGB P 007 Prosedyre for HIGIA Forskningsdokumentasjonsansvarlig bibliotekar HIGB P 008 HIGB P 009 HIGB P 010 Prosedyre for avviksbehandling Prosedyre for informasjon og markedsføring Prosedyre for mediaregistrering, katalogisering, klassifikasjon Bibliotekleder Webansvarlig bibliotekar Katalogansvarlig bibliotekar HIGB P 011 Prosedyre for referansearbeid Skrankeansvarlig HIGB P 012 Prosedyre for registrering av brukere i biblioteksystemet Skrankeansvarlig HIGB P 013 Prosedyre for utlån Skrankeansvarlig HIGB P 014 Prosedyre for fjernlån Skrankeansvarlig HIGB P 015 HIGB P 016 Prosedyre for pensum og ressurssamling Prosedyre for vedlikehold av samlinga Skrankeansvarlig Innkjøpsansvarlig bibliotekar HIGB P 017 Prosedyre for vitenskapelig Forskningsdokumentasjonsansvarlig

3 HIGB P 018 HIGB P 019 rapportering Prosedyre for anskaffelser til biblioteket Prosedyre for studentvaktarbeid bibliotekar Bibliotekleder Skrankeansvarlig

1 HIGB P 001 Prosedyre for virksomhetsrapportering Sist redigert 17. mars 2014 av Klaus Jøran Tollan Innhold 1) Anvendelse og hensikt 2) Referanser 3) Definisjoner 4) Ansvar og myndighet 5) Beskrivelse 5.1) Generelt 5.2) Årsrapport 6) Avviksbehandling

2 1) Anvendelse og hensikt Hensikten med prosedyren er å sikre at utforming av rapporter fra høgskolebiblioteket foregår etter vedtatte retningslinjer. Prosedyren gjelder bibliotekleder. 2) Referanser Se også HIGB P 004 Prosedyre for statistikk og HIGB P 009 Prosedyre for informasjon og markedsføring. 3) Definisjoner BL = Bibliotekleder 4) Ansvar og myndighet BL er ansvarlig for at det utarbeides rapporter om Høgskolens bibliotektjeneste og at disse oversendes høgskoledirektør. Rapporter skal gjøres åpent tilgjengelig via høgskolebibliotekets nettsted. 5) Beskrivelse 5.1) Generelt Prosedyren behandler hvordan rapportering om høgskolebibliotekets virksomhet skal foregå, hva som skal rapporteres og hvordan rapporteringen skal gjøres kjent. 5.2) Årsrapport BL skal utarbeide årsrapporter om høgskolebibliotekets virksomhet. Årsrapporten skal bestå av en oversikt over høgskolebibliotekets aktiviteter, samlinger og sentrale utviklingstendenser. Årsrapporten for foregående år skal foreligge senest 1. mars i inneværende år. Ferdig årsrapport oversendes høgskoledirektøren. Rapporten skal også oversendes Høgskolebibliotekets webansvarlig som sørger for nettpublisering.

3 6) Avviksbehandling Avvik fra prosedyren skal meldes via avviksskjema til BL.Se HIGB P 008 Prosedyre for avviksbehandling

1 HIGB P 002 Prosedyre for opplæring av bibliotekansatte og studentassistenter Sist oppdatert 18 mars 2014 av Klaus Jøran Tollan Innhold: 1) Anvendelse og hensikt 2) Referanser 3) Definisjoner 4) Ansvar og myndighet 5) Beskrivelse a) Opplæring av nytilsatte b) Opplæring av medarbeidere c) Opplæring av studentvakter 6) Avviksbehandling

2 1) Anvendelse og hensikt Hensikten med prosedyren er å sikre at opplæring og behandling av alle ansatte foregår planmessig og etter enhetlige retningslinjer. Dette øker utnyttingen av ressursene og hever den ansattes kompetanse og bibliotekets omdømme. 2) Referanser Personalhåndboka Rutiner (fellesområdet) 3) Definisjoner BL = bibliotekleder FA = fellesadministrasjonen 4) Ansvar og myndighet BL har et overordnet ansvar for at nyansatte og alle andre ansatte får den opplæringen som er nødvendig. 5) Beskrivelse a) Opplæring av nytilsatte BL utarbeider opplæringsprogram i henhold til nedfelte retningslinjer. Den nyansatte skal følges opp både faglig og sosialt Opplæringsprogrammet skal inneholde en presentasjonsrunde i biblioteket, FA og avdelingene. Kontorplass skal klargjøres og nødvendige rekvisita anskaffes. Den nytilsatte skal gjøres kjent med bibliotekets hjemmeside, prosessbeskrivelser og de administrative rutinene. De lover og retningslinjer biblioteket og høgskolen er underlagt skal gjennomgås. b) Opplæring av medarbeidere Det skal årlig, i forbindelse med medarbeidersamtaler, foretas en vurdering av opplærings og kompetansebehov hos alle medarbeiderne. Opplæringen av medarbeidere skal skje både ved interne og eksterne kurs. Behov for opplæring meldes BL, som vurderer om behovet kan dekkes ved intern opplæring. Påmelding til eksterne kurs må godkjennes av BL c) Opplæring av studentvakter Studentvaktene skal læres opp til betjene forespørsler i skranken, hjelpe studentene og andre bibliotekbrukere med å søke i biblioteksystemet og å finne frem til litteratur i hyllene. I tillegg skal studentvakten utføre enklere arbeid som å rydde bøker på plass i hyllene, klargjøring av nye bøker og rydding/klargjøring av arealet til påfølgende arbeidsdag. Andre arbeidsoppgaver tillegges ved behov. Opplæring vil bli gitt.

3 Se også HIGB P 019, prosedyre for studentvaktarbeid. 6) Avviksbehandling Avvik fra prosedyren skal meldes via avviksskjema til BL. Se HIGB P 008 Prosedyre for avviksbehandling

1 HIGB P 004 Prosedyre for statistikk Sist endret 17. mars 2014 av Klaus Jøran Tollan Innhold 1. Anvendelse og hensikt 2. Referanser 3. Definisjoner 4. Ansvar og myndighet 5. Beskrivelse 5.1 Generelt 5.2 Samlinger 5.3 Tjenester 5.4 Samlingsbruk 5.5 BS 6 Avviksbehandling

2 1. Anvendelse og hensikt HIG biblioteket ønsker å drive virksomheten basert på en kunnskapsbasert praksis. I dette arbeidet står innhenting og analyse av statistikk om ulike sider av driften sentralt, og prosedyren skal bidra til at kvaliteten og omfanget av statistikkarbeidet blir ensartet og kvalitetssikret. Prosedyren er til bruk for alle i biblioteket som bruker statistikk for å skaffe til veie informasjon om daglig drift og de som har spesielt ansvar for rapportering og statistikkføring. 2. Referanser HIGB P 001 Prosedyre for virksomhetsrapportering Nasjonalbiblioteket statistikk og rettledning http://www.nb.no/bibliotekutvikling/tall og fakta/statistikk for norske bibliotek/fag og forskningsb ibliotek Bibsys statistikk http://www.bibsys.no/norsk/bibliotekar/lister_og_statistikk/ 3. Definisjoner BL = Bibliotekleder BS = Bibliotekstatistikken 4. Ansvar og myndighet Alle bibliotekmedarbeidere har ansvar for på eget initiativ å gjennomføre statistiske undersøkelser og analyser innenfor egne ansvarsfelt som grunnlag for iverksettelse av tiltak og prioriteringer. BL har ansvaret for BS som leveres Nasjonalbiblioteket hvert år. BS skal i hovedsak basere seg på tall og statistikk fra biblioteksystemet, men må komplementeres med HIGs regnskapstall, tall fra DBH etc. 5. Beskrivelse

3 5.1 Generelt Statistikk er et verktøy for å synliggjøre aktiviteten i biblioteket ved hjelp av tall og dokumentere utviklingstrekk. Statistikken skal benyttes i markedsføring, budsjett og planleggingarbeid. Arbeidet med statistikk og analyse skal være en integrert del av det daglige kvalitetsutviklingsarbeidet. HIG biblioteket skal dele statistiske data og metoder for datainnsamling med andre i den grad det ikke kommer i konflikt med personvernhensyn eller andre vesentlige interesser. 5.2 Samlinger Alt materiale som biblioteket stiller til disposisjon for brukerne skal registreres i biblioteksystemet. Størrelsen på bibliotekets samlinger oppgis i bind. Brutto tilvekst er alt nyinnkjøpt materiale og gaver. Netto tilvekst er nyinnkjøpt materiale minus kassert eller tapt materiale. Tilveksttall hentes fra tilvekstmodulen i biblioteksystemet. Biblioteksystemets årlige oversikt over statistikk og tilvekst skal brukes. Manuelle statistikker skal unngås. Oversikter over tapt materiale (IPP) gjennomgås kvartalsvis og alltid i forbindelse med sommerryddingen. 5.3 Tjenester HIG biblioteket skal føre egen statistikk over de viktigste tjenestene som bibliotekpersonalet yter til studenter og ansatte. Innsamlingen skal gjøres rasjonell og tidsbesparende. Aktuelle tjenester som det skal føres daglig statistikk over: Planlagt undervisning og kursaktivitet Omfang (antall deltakere, tid brukt til forberedelse og gjennomføring). Navn på ansvarlig bibliotekansatt for kurs og undervisningsaktiviteten. Deltakers nivå og avdelingstilhørighet. Tema for kurs og undervisningsaktiviteten. Språket som kurs og undervisningsaktiviteten ble gitt på. På andre tjenesteområder bør det gjennomføres periodiske eller sporadiske tellinger for å sjekke at kvaliteten på bibliotekets leveranser opprettholdes og er innenfor oppsatt målsetning. Dette kan omfatte: Leveransetid Innkjøp: Fra bestilling av materiale til det er mottatt i biblioteket.

4 Fra ønsket er mottatt til bestilling er utført. Fra mottak i biblioteket til det er tilgjengelig for brukeren. Leveringstid fra ulike leverandører. Antall feilleveranser. Fjernlån: Fra bestilling av materiale til det er mottatt og tilgjengelig for brukeren. Effektuering av fjernlån fra HIG biblioteket til andre bibliotek. Leveringstid fra ulike transportører. Henvendelser på chat og e post Chat Antall henvendelser. Kategorisering av henvendelser. E post (bibliotekets felles e post) Antall e post pr måned/kvartal. Tid fra mottatt e post til avsluttet sak. Antall IT relaterte spørsmål i skranken Antall referansespørsmål i skranken Sosiale medier Antall brukere og antall leste sider Interaksjoner 5.4 Samlingsbruk Tallene som skal med i BS fremgår av statistikkskjemaet og hentes i den grad det er mulig fra biblioteksystemets statistikkmodul. Det tas ut COUNTER rapporter over bruk av elektroniske ressurser minst en gang pr år fulltekst og bibliografiske baser fra de enkelte baseleverandørene. Det føres en samlet oversikt over bruken av e ressurser hvor ulike mål for bruk og pris beregnes. Det skal føres månedlig statistikk over utlån, fornyelser og bruk av utlånsautomat. 5.5 BS BL er ansvarlig for å fylle ut og levere BS innen oppgitte frister. Det bør utarbeides en kortversjon av sentrale indikatorer fra BS. 6 Avviksbehandling Avvik fra prosedyren skal meldes via avviksskjema til BL. Se HIGB P 008 Prosedyre for avviksbehandling

1 HIGB P 005 Prosedyre for HMS-arbeid Sist oppdatert 17. mars 2013 av Klaus Jøran Tollan Innhold: 1) Anvendelse og hensikt 2) Referanser 3) Definisjoner 4) Ansvar og myndighet 5) Beskrivelse a) HMS håndboka b) Bruk av årstidsbudsjetter for arbeidstid 6. Avviksbehandling

2 1) Anvendelse og hensikt Hensikten med prosedyren er å sikre at HMS arbeidet i høgskolebiblioteket foregår etter vedtatte retningslinjer. 2) Referanser Høgskolen i Gjøviks HMS håndbok: http://www1.compendiapersonal.no/kunder/hig/hms.nsf/ 3) Definisjoner BL = Bibliotekleder HMS = Helse, miljø og sikkerhet 4) Ansvar og myndighet BL er ansvarlig for at HMS arbeidet i høgskolebiblioteket følger HIGs retningslinjer og praksis slik den uttrykkes gjennom HIGs HMS håndbok. 5) Beskrivelse a) HMS håndboka HMS håndboka er det overordnede og styrende dokument for HMS arbeidet. Høgskolebiblioteket følger HMS håndbokas retningslinjer og anbefalte praksis. I den grad høgskolebiblioteket utfører ekstratiltak på HMS området skal det beskrives i denne prosedyren. b) Bruk av tidsbrukbudsjetter I erkjennelsen av at personalet er en av de viktigste innsatsfaktorene i arbeidet med å utvikle gode bibliotektjenester, og som et ledd i arbeidet med å tilrettelegge for forutsigbarhet og autonomi i oppgaveutførelsen, bruker høgskolebiblioteket tidsbrukbudsjetter for ansattes arbeidstid. Den enkelte ansatte utarbeider forslag til hvordan arbeidstiden for påfølgende år planlegges brukt, og forslaget inngår som et fast tema i medarbeidersamtalen hvor det tas en beslutning på hvordan tidsbrukbudsjett skal være. I påfølgende medarbeidersamtale skal man evaluere

3 tidsbrukbudsjettet opp mot faktisk tidsbruk, og gjøre nødvendige tilpassninger for neste tidsbrukbudsjett. Arbeidstidsbudsjettene skal brukes aktivt i høgskolebiblioteket årsplanleggingsarbeid. 6. Avviksbehandling Avvik fra prosedyren skal meldes via avviksskjema til BL. Se HIGB P 008 Prosedyre for avviksbehandling

1 HIGB P 006 Prosedyre for valg og mottak av media Sist oppdatert: 20. juni 2013 av Inger Johanne Dæhlen Innhold 1) Anvendelse og hensikt 2) Referanser 3) Definisjoner 4) Ansvar og myndighet 5) Beskrivelse a) Generelt b) Valg av bøker og andre media b1) Generelt b2) Retningslinjer c) Valg av tidsskrifter c1) Generelt c2) Retningslinjer d) Hjelpemidler i valgprosessen e) Innkjøpsrutiner e1) Valg og vurdering av leverandør f) Mottak g) Fakturabehandling 6) Avviksbehandling

2 1) Anvendelse og hensikt Prosedyren gjelder for bibliotekansatte som jobber med valg og innkjøp av media. Hensikten med prosedyren er å sikre at samlinga er bredt sammensatt på områdene som er relevante for forskning, undervisning og utdanning ved høgskolen, og at god ressursutnytting ivaretas, og at media stilles så raskt som mulig til rådighet for brukerne 2) Referanser Brukerhåndbøker for TILVEKST (for registrering av titler) og PERIODIKA. 3) Definisjoner BL = Bibliotekleder IB = Innkjøpsbibliotekar SB = Spesialbibliotekar BS = Biblioteksystemet HiG = Høgskolen i Gjøvik HIGIA = Høgskolen i Gjøviks institusjonelle arkiv AA = Attestasjonsansvarlig 4) Ansvar og myndighet BL er ansvarlig for at prosedyren blir iverksatt og fulgt opp av IB. Bibliotekansatte som arbeider med valg og innkjøp av materiale, må sikre en balansert og faglig forsvarlig oppbygging av bibliotekets samlinger og god utnyttelse av ressursene. SB er ansvarlig for rutinene, og at disse følges opp av de ansatte. SB er ansvarlig for at tildelt mediebudsjett overholdes. BL informerer SB regelmessig om det totale forbruket av mediebudsjettet. 5) Beskrivelse a) Generelt Samlingene skal tilfredsstille studenters og ansattes faglige behov. Av pensum og

3 ressurslitteratur skal minst ett eksemplar kjøpes inn til biblioteket. Det er viktig at alle fagområdene blir dekket. God samlingsutvikling forutsetter nær og god kontakt med fagmiljøene slik at biblioteket til enhver tid har oppdatert informasjon når det gjelder pensumlister og andre relevante dokumenter. Skrankeansvarlig innhenter pensumlister fra fagmiljøene. b) Valg av bøker og andre media b1) Generelt IB skal sørge for at det blir drevet aktiv litteraturovervåking innen de aktuelle fagområdene. Det skal opprettes kontaktnett med rådgivende fagfolk i medievalgsprosessen. Dette er viktig for å sikre innkjøp av aktuell og relevant litteratur/medier, samtidig som faglærerne holdes orientert om ny litteratur innen sitt fagområde. Medievalg skal ses i sammenheng med den eksisterende samling. Liste, og statistikkfunksjonen i BS skal brukes aktivt. b2) Retningslinjer Det skal tas hensyn til følgende i utvalgsprosessen: det skal prioriteres bredest mulig utvalg av litteratur framfor mange eksemplarer av samme tittel anbefalt litteratur skal finnes i biblioteket nivået på litteraturen skal følge studenters og læreres behov, fra det elementære til det avanserte det er ikke bibliotekets oppgave å holde studentene med pensumlitteratur leveringstider enkelttitler av elektroniske bøker kjøpes inn ved behov/etterspørsel til den e bokplattformen biblioteket tilbys av leverandørene. c) Valg av tidsskrifter c1) Generelt Alle nye tidsskriftabonnement skal vurderes opp mot eksisterende samling.vi prioriterer elektroniske tidsskrifter framfor trykte, der de er tilgjengelige og innenfor bibliotekets økonomiske rammer. Høgskolebiblioteket har p.t. to hovedleverandører: Ebsco for utenlandske tidsskrifter, og Norsk bibliotekforening, Tidsskriftformidlingen for norske og nordiske tidsskrifter. Enkelte tidsskrifttitler bestilles fra forlag.

4 Oversikt over alle trykte tidsskrifter på fellesområdet: F:\Bibliotek\Trykte tidsskrift: Trykte_tidsskrift_på_hylla c2) Retningslinjer Høgskolebiblioteket følger Høgskolens innkjøpsstrategi og Forskrift om offentlige anskaffelser. Hver høst gjennomgås tidsskriftbestanden med de respektive fagmiljøene med tanke på utskfting, oppsigelse eller fornyelse. Abonnementene fornyes/avbestilles årlig. Tidsskrifter vurderes opp mot fagmiljøenes behov og eksisterende abonnementer. BL koordinerer abonnementene på de elektroniske tidsskriftene (konsortieavtaler). Biblioteket benytter BSs modul for periodikakontroll/behandling av periodika. d) Hjelpemidler i valgprosessen innspill og samarbeid med fagansatte og andre brukere pensumlister tilleggslitteratur i emnebeskrivelsene forlagskataloger nettinformasjon fra forlagene anmeldelser i fagtidsskrift/aviser lister over tapte bøker lister over reserverte bøker lister over hyppig innlånte bøker varslingstjenester e) Innkjøpsrutiner Alle forslag til innkjøp leveres IB for vurdering og tilbakemelding gis innen en uke. Alle innkjøp registreres i BS. Bestilte dokumenter purres 1 gang pr måned. e1) Valg og vurdering av leverandør Følgende kriterier skal tas med i vurderingen ved valg av leverandør: Hurtighet på leveranse Konkurransedyktige priser

5 Tilgjengelighet Mulighet for fleksible avtaler Oppfølging/tilbakemeldinger Kompetanse Bestillings og purremuligheter f) Mottak Kontroll av varer mot faktura/følgeseddel, og dokumentet skal mottas i biblioteksystemet g) Fakturabehandling Faktura attesteres av AA og sendes til BL for anvisning 6) Avviksbehandling Avvik fra prosedyren skal meldes via avviksskjema til BL. Se HIGB P 008 Prosedyre for avviksbehandling

1 HIGB P 007 Prosedyre for HIGIA Sist oppdatert 17. mars 2014 av Aneta Laskowska Innhold: 1) Anvendelse og hensikt 2) Referanser 3) Definisjoner 4) Ansvar og myndighet 5) Beskrivelse a) Generelt b) Innhold Studentoppgaver: bachelo, master, og videreutdanningsoppgaver Skriftseriene ved HiG Doktorgradsavhandlinger Vitenskapelige artikler Kronikker og andre publikasjoner 6) Avviksbehandling

2 1) Anvendelse og hensikt Prosedyren gjelder for bibliotekansatte som jobber med HiGIA. HIGIA er et verktøy for å publisere og formidle forsknings og studentarbeider. HiGIA er HIGs åpne institusjonelle arkiv og en del av konsortiet BIBSYS Brage. BIBSYS Brage er basert på åpen kildekode (DSpace). HIGIA inneholder studentarbeider på bachelor, master og phd nivå, vitenskapelige artikler, kronikker, skriftseriene og andre publikasjoner. 2) Referanser Brukerhåndbok: BIBSYS Brage Administrasjon Brukerhåndbok 3) Definisjoner BL = Bibliotekleder BS = Biblioteksystemet HiG = Høgskolen i Gjøvik HIGIA = Høgskolen i Gjøviks institusjonelle arkiv AH= kontaktperson/ administrator for HiGIA 4) Ansvar og myndighet Arkivet administreres av biblioteket ved HiG. BL bestemmer hvem som skal ha hvilke tilganger i de ulike samlingene i arkivet og hvem som er AH. BL eller den som BL peker ut deltar på konsortiemøtene på vegne av HIG. AH skal holde seg oppdatert på de endringene som blir gjort i systemet og formidle informasjonen videre til de andre. AH holder kontakt med Høgskolens administrasjon og fagmiljø og sørger for at flest mulig arbeid utført av ansatte/ studenter ved HIG blir tilgjengeliggjort via HIGIA. AH sørger for at arkivet markedsføres.

3 5) Beskrivelse a) Generelt BIBSYS Brage er BIBSYS sitt produkt for elektronisk tilgjengeliggjøring og institusjonelle arkiv. Brage er organisert som et konsortium. Ved HiG kalles dette institusjonelle arkivet HIGIA Høgskolen i Gjøviks institusjonelle arkiv. Arkivet inneholder bachelor og masteroppgaver, doktorgradsavhandlinger, publikasjoner i skriftserien samt vitenskapelige artikler skrevet av HiGs forskere. Ansatte ved HiG kan logge på via FEIDE eller via BIBSYS for å få tilgang til eget arbeidsområde og til registreringsfunksjonen. Internettadressen til kursutgaven av publiseringsarkivet er http://brage kurs.bibsys.no/xmlui/ HiGIA er registrert i OpenDOAR, en internasjonal oversikt over vitenarkiver som også høstes av Google. Google Analytics er tatt i bruk for å få bruksstatistikk (informasjon om pålogging: F:\Bibliotek\Internt\Passord). Det er også mulig å få tilgang til statistikken via administratorsiden i HIGIA. Besøksstatistikk for de enkelte enheter, samlinger og innførsler i publiseringsarkivet og statistikk for nedlasting av fulltekstfiler er åpent tilgjengelig. b) Studentoppgaver: bachelor-, master-, og videreutdanningsoppgaver Generelt Høgskolen i Gjøvik ønsker aktivt å bidra til å formidle resultatene fra både bachelor og mastergradsoppgavene til samfunnet og oppfordrer derfor alle studenter til å gjøre arbeidet sitt tilgjengelig i dette arkivet. Arkivet høstes av Google og oppgavene blir dermed veldig synlige. Fra 2011 registrerer biblioteket kun elektroniske utgaver av studentoppgaver. Alle bachelor, og videreutdanningsoppgaver som får karakter A C og alle beståtte masteroppgaver med godkjent publiseringskontrakt blir lagt inn i HIGIA. Biblioteket publiserer informasjon om delvis overdragelse av opphavsrett på websiden til HiG. AH sender e post til avgangsstudenter og veiledere når det nærmer seg frist for innlevering av studentoppgaver i mai.

4 Avtale For at HIG skal kunne gjøre studentoppgaver tilgjengelige for allmennheten må det inngås en avtale (AVTALE OM OVERDRAGELSE AV OPPHAVSRETT) mellom Høgskolen i Gjøvik v/høgskolebiblioteket og student(ene) om delvis overdragelse av opphavsrett. Undertegnet eksemplar av avtalen leveres på biblioteket eller sendes på e post (bibliotek@hig.no). For at avtale om publisering av oppgaver skal være gyldig må den være signert av alle forfattere. Biblioteket sjekker avtalen, signerer for Høgskolen og oppbevarer den. En elektronisk kopi av den undertegnede avtalen sendes på e post til førsteforfatter. Underskrevet avtale oversendes Høgskolens arkivtjeneste. Publisering Biblioteket får tilgang til de nødvendige filene i Fronter eller tilsvarende etter at endelig sensur har falt. Studenttorget gir lister med karakterer og tilgang til Fronterrom hvor oppgavene er levert. Biblioteket registrerer oppgavene i HiGIA. b) Skriftseriene ved HIG Generelt I arkivet publiseres HIGs egne rapportserier (for ytterligere informasjon om Høgskolens skriftserier se:http://www.hig.no/forskning/skriftserien): notatserie rapportserie egen rapportserie for Senter for omsorgsforskning Avtale Det skal undertegnes en avtale mellom forfatter og høgskolen. Avtalen regulerer rettigheter og plikter mellom høgskolen og forfatteren. Avtalen skal undertegnes av partene (forfatter/e og en representant for biblioteket) når manus er levert for trykking og elektronisk tilgjengeliggjøring. Avtalen finnes her. Underskrevet avtale oversendes Høgskolens arkivtjeneste. Registreringer og tilgjengeliggjøring Biblioteket sørger for fortløpende registrering og tilgjengeliggjøring. Filene finnes på: F:\Bibliotek\Skriftserien. b) Doktorgradsavhandlinger Generelt Alle doktorander skal levere en elektronisk kopi av sin doktorgradsavhandling til biblioteket for å gjøre avhandlingen tilgjengelig. Avhandlingen skal være offentlig tilgjengelig senest to uker før disputasen avholdes.

5 Registreringer og tilgjengeliggjøring Biblioteket sørger for forløpende registrering og tilgjengeliggjøring. Vitenskapelige artikler Generelt I forbindelse med registrering av HIGs vitenskapelige arbeider i CRIStin vil høgskolebiblioteket forsøke å innhente tillatelse for å arkivere pre eller postprintversjoner av artikler som er skrevet av HIGs forskere. De færreste forlag tillater at man egenarkiverer forlagets PDF versjon av artikkelen. Avtale Artikler gjøres tilgjengelig i den grad pulibserende forlag har en policy som tilltater det. Publisering Sherpa/ Romeo kan brukes for å finne ut informasjon om de vitenskapelige forlagenes opphavsrettspolitikk og selvarkivering. Oversikten er ikke fullstendig for norske tidsskrifter og forlag. Om tidsskriftet/ forlaget ikke er registrert i Sherpa/ Romeo tas det direkte kontakte med tidsskriftet/ forlaget på e post. I dokumentet settes det inn en forside med tekst som henviser til utgivelsen og kort informasjon om hvilken versjon er arkivert. Kronikker og andre publikasjoner Generelt HiGIA kan brukes for å egenarkivere/ publisere andre typer resultater av forsknings og utviklingsarbeid ved HIG. Registreringer og tilgjengeliggjøring Biblioteket sørger for forløpende registrering og tilgjengeliggjøring i HIGIA. 6) Avviksbehandling Avvik fra prosedyren skal meldes via avviksskjema til BL. Se HIGB P 008 Prosedyre for avviksbehandling

1 HIGB P 008 Prosedyre for avviksbehandling Sist oppdatert 17. mars 2014 av Klaus Jøran Tollan Innhold 1) Anvendelse og hensikt 2) Referanser 3) Definisjoner 4) Ansvar og myndighet 5) Beskrivelse a) Melding om avvik b) Oppfølging av avviksmelding 6) Vedlegg a) Skjema for melding om avvik

2 1) Anvendelse og hensikt Hensikten med denne prosedyren er å sikre at avvik fra prosedyrer blir gitt en forskriftsmessig og adekvat behandling og oppfølging. Prosedyren gjelder alle bibliotekansatte i fast stilling. 2) Referanser Se prosedyre som omhandler det aktuelle avviket. 3) Definisjoner Avvik defineres som en "uønsket hendelse" / avvik i forhold til praktisering av høgskolebibliiotekets prosedyrer og retningslinjer. BL = bibliotekleder 4) Ansvar og myndighet BL er ansvarlig for at meldte avvik tas hånd om og følges opp i henhold til prosedyrer, retningslinjer, forskrifter og lover. 5) Beskrivelse a) Melding om avvik Den som melder om avvik skal benytte avviksskjema. Avviket skal meldes raskest mulig etter at hendelsen inntraff. Den som melder skal: gi en konkret beskrivelse av den uønskede hendelsen/avviket beskrive kort mulige årsaker foreslå evt. tiltak signere og datere skjemaet og sende meldingen til BL så raskt som mulig

3 b) Oppfølging av avviksmelding BL er ansvarlig for oppfølging av avviksmeldinger fra bibliotekområdet. BL skal: sørge for at meldingen følges opp og at nødvendige tiltak iverksettes sørger for at utfylt avviksskjema sendes arkiv for arkivering. vurdere hvorvidt avviket er så alvorlig at det skal meldes verneombud, hovedverneombud, personalenheten og evt. samarbeidende virksomhet. vurdere og evt. drøfte og kommunisere avvik og oppfølging av avvik med nærmeste overordnet leder gi beskjed til melder om oppfølgingen av avviksmeldingen 6) Vedlegg a) Skjema for melding om avvik Skjema for melding følger på neste side. Skjema skrives ut og fylles ut før det oversendes BL.

4 Skjema for melding om avvik fra rutiner i prosessbeskrivelsene Avviket meldes til: Dato: Fra: (navn) (signatur) Avviket gjelder: (prosedyrenummer og pkt.) Årsaksforklaring:............... Korrigerende tiltak:.................. Endringsforslag:......

5......

1 HIGB P 009 Prosedyre for informasjon og markedsføring Sist oppdatert 17. mars 2014 av Klaus Jøran Tollan Innhold 1 Anvendelse og hensikt 2 Ansvar og myndighet 3 Definisjoner 4 Beskrivelse 5 Beskrivelse 5.1 Bibliotekets hjemmesider 5.2 Sosiale medier 5.3 Spesielle markedsføringstiltak og kampanjer 5.4 Annen intern aktivitet og deltakelse 5.5 Skilting i biblioteket 5.6 Eksterne aktiviteter og deltakelse 6 Avviksbehandling 1

2 1 Anvendelse og hensikt Denne prosedyren gjelder for bibliotekets ansatte i informasjonsarbeidet og markedsføring av høgskolens bibliotek og dets tjenester. Hensikten med prosedyren er å ha et rammeverk som sikrer enhetlig og kvalitetssikret gjennomføring av informasjons og markedsføringsarbeidet. 2 Ansvar og myndighet BL er ansvarlig for høgskolebibliotekets helhetlige arbeid med markedsføring og informasjon. Alle informasjons og markedsføringstiltak skal godkjennes av BL. Alle bibliotekets ansatte skal som en del av sine arbeidsoppgaver vurdere og komme med innspill til aktuelle informasjons og markedsføringstiltak. Et særskilt ansvar for dette er tillagt bibliotekar med ansvar for det praktiske web arbeidet i høgskolebiblioteket. 3 Definisjoner BL = Bibliotekleder 4 Beskrivelse Høgskolebiblioteket skal være et tydelig og faglig sterkt bibliotek som markerer seg både innad i høgskolen og utad. Prosedyren beskriver retningslinjer for intern og ekstern markedsføring av høgskolebiblioteket og dets tjenester. Markedsføringstiltak rettes hovedsakelig på to plan: 1. Høgskolebibliotekets primærbrukere (studenter og ansatte ved HIG) 2. Eksterne brukere, samarbeidspartnere og andre bibliotek i sektoren. 4.1 Bibliotekets hjemmesider Høgskolebiblioteket skal ha egne hjemmesider på høgskolens web. Hjemmesidene er bibliotekets hovedkanal for informasjon ut til brukerne. Biblioteket skal ha en engelsk webside for ikke norske brukere. Sidene skal inneholde informasjon til både interne og eksterne brukere, men hovedfokus er på interne brukeres behov. Hjemmesiden skal inneholde kontaktopplysninger, informasjon og mulighet for tilgang til databaser (abonnementsbaserte og allment tilgjengelige), tips og veiledning mht oppgaveskriving og forskning. Relevante nyheter fra høgskolebiblioteket publiseres også her. 2

3 Hjemmesidene vedlikeholdes og oppdateres jevnlig. Hovedansvar for videreutvikling og vedlikehold av bibliotekets hjemmesider legges til bibliotekar med web ansvar. 4.2 Sosiale medier For å nå fleste mulig brukere har høgskolebiblioteket behov for alternative nyhets og delingskanaler. Høgskolebiblioteket skal til en hver tid vurdere hvilke kanaler som egner seg best for disse formålene. Høgskolebiblioteket bør bruke kanaler som er kjent og allerede i bruk av interne og eksterne brukere. Høgskolebibliotekets mål med å bruke sosiale medier er å oppfordre til samtale og innspill fra brukere, senke terskelen for tilbakemelding og å ha kanaler for nyhetsdistribusjon som er av mer uformell karakter enn hjemmesidene. Eksempler på informasjon som kan deles i disse alternative kanalene kan være (men er ikke avgrenset til): Koblinger til aktuell informasjon om oppgaveskriving, forskning eller andre temaer relatert til høgere utdanning. Informasjon og invitasjon til høgskolens eller høgskolebibliotekets aktiviteter, kurs, møter og/eller andre events. Spørsmål til brukere om deres preferanser mht bibliotektjenester, eks. spørreundersøkelser. 4.3 Spesielle markedsføringstiltak og kampanjer Ved spesielle anledninger, for eksempel ved semesterstart og/eller eksamensperioder, kan høgskolebiblioteket vurdere det som formålstjenelig å ha ekstra fokus på enkeltstående tjenester. I slike tilfeller kan biblioteket ansatte vurdere hvilke tiltak eller kampanjer som er best egnet. Eksempler på kampanjer kan være (men er ikke avgrenset til): Skattejakt hvor et sett oppgaver relatert til ferdigheter i bruk av høgskolebibliotekets tjenester gjennomføres og det trekkes premier Informasjonsbrosjyrer som legges i studenters informasjonspakker ved semesterstart Konkurranser Deltakelse i skolens fadderuke eller lignende Temauker i fysiske lokaler eller på web 4.4 Skilting i biblioteket I biblioteket skal all skiltingen utformes slik at bibliotekbrukerne i størst mulig selv kan finne fram og nyttiggjøre seg tilbudet. Hovedreglene er at skilt o.l. skal inneholde relevant informasjon både på norsk og engelsk. 4.5 Eksterne aktiviteter og deltakelse Høgskolebiblioteket er opptatt av kunnskapsdeling og faglig engasjement. Ansatte ved 3

4 høgskolebiblioteket oppfordres derfor til å holde god kontakt med andre bibliotekarer både lokalt, nasjonalt og internasjonalt. Ansatte ved biblioteket oppfordres til å aktivt delta i faglige fora og til å bidra med eget innhold i møter og konferanser. Eventuelle bidrag ved konferanser deles via sosiale medier, bibliotekets hjemmeside eller andre egnede kanaler, og skrevne bidrag registreres i systemet for forskningsdokumentasjon. Høgskolebiblioteket kan så langt ressursene tillater det også påta seg eksterne oppdrag mot vederlag. 5 Avviksbehandling Avvik fra prosedyren skal meldes via avviksskjema til BL. Se HIGB P 008 Prosedyre for avviksbehandling 4

1 HIGB P 010 Prosedyre for mediaregistrering, katalogisering, klassifikasjon Sist oppdatert 17. mars 2014 av Inger Johanne Dæhlen 1) Anvendelse og hensikt 2) Referanser 3) Definisjoner 4) Ansvar og myndighet 5) Beskrivelse

2 1) Anvendelse og hensikt Prosedyren gjelder for bibliotekansatte som er ansvarlig for registrering, katalogisering og klassifikasjon i biblioteksystemet. Formålet er å sikre ensartede rutiner for registrering. 2) Referanser Anglo American Cataloguing Rules, Second edition (AACR2) Biblioteksystemets brukerhåndbøker for Katalogisering Periodika Autoritetskontroll Eksempelsamling Bibsys Marc bibliografisk format Nettdokumenter 3) Definisjoner SB = Spesialbibliotekar DOKID = Et nummer som genereres når ny post blir registrert i biblioteksystemet HEFTID= et nummer som blir generert når nå nytt hefte blir registrert i biblioteksystemet DOKUMENTPOST = Lokale opplysninger om en bok, for eksempel oppstillingssignatur, klassifikasjon, emneord. Alle dokumentposter er knyttet til en objektpost OBJEKTPOST = Den bibliografiske beskrivelsen av et dokument 4) Ansvar og myndighet SB er ansvarlig for at arbeidet blir utført etter denne prosedyren. 5) Beskrivelse a) Generelt Arbeidet med registrering, katalogisering og klassifikasjon i biblioteksystemet har som formål å sikre en god og effektiv gjenfinning av bibliotekets materiale. Framgangsmåtene for registrering, katalogisering og klassifikasjon i biblioteksystemet vil generelt være regulert gjennom biblioteketsystemets håndbøker og faglige standarder. Kontaktperson for katalog og periodikamodulen i biblioteksystemet skal holde seg oppdatert på endringer som blir gjort i modulene, og relevant informasjon skal gis videre.

3 Kontaktpersonen mottar rettemeldinger gjennom systemet, og disse skal sendes videre til de som eier posten rettingen gjelder. b) Utførelse Materialet skal registreres, katalogiseres og klassifiseres innen 3 arbeidsdager fra det er mottatt i biblioteket. Reservert materiale skal prioriteres foran materiale som ikke er reservert. 6) Avviksbehandling Avvik fra prosedyren skal meldes via avviksskjema til BL. Se HIGB P 008 Prosedyre for avviksbehandling

1 HIGB P 011 Prosedyre for referansearbeid og brukeropplæring Sist endret 1. november 2013 av Mona Holmen Innhold: 1) Anvendelse og hensikt 2) Referanser 3) Definisjoner 4) Ansvar og myndighet 5) Beskrivelse a) Generelt b) Utførelse Veiledning Forelesning/klasseromsundervisning Registrering 6) Avviksbehandling

2 1) Anvendelse og hensikt Denne prosedyren gjelder for alle bibliotekets ansatte. Hensikten med prosedyren er at brukeropplæring og referansearbeidet får gjennomgående høy kvalitet. 2) Referanser Boon, S., Johnston, B., & Webber, S. (2007). A phenomenographic study of English faculty's conceptions of information literacy. Journal of Documentation, 63(2), 204 228. Ekstrand, B., Seebass, G. (2009). Integrativ informationskompetens: Diskursöverbryggande samarbete mellan akademi och bibliotek. In B. Hansson, A. Lyngfeldt (Ed.), Pedagogiskt arbete i teori och praktik (pp. 83 101). Lund: BTJ Förlag. 3) Definisjoner BL = bibliotekleder 4) Ansvar og myndighet BL har ansvar for at referansearbeidet utføres på en faglig forsvarlig måte. BL har også ansvar for de hjelpemidler som er nødvendige for å utføre dette arbeidet. Bibliotekar med undervisningsansvar har ansvar for å videreutvikle brukeropplæringsprogrammer og for koordinering av brukeropplæring (studenter og ansatte). 5) Beskrivelse Bruk av HiGs samlinger og tjenester skal i utgangspunktet være gratis. Dette prinsippet gjelder uavkortet for HiGs ansatte og studenter også når biblioteket velger å kjøpe tjenesten fra andre. a) Generelt Biblioteket tilbyr brukeropplæring innen bl.a. strukturering av faglige tekster, søk og søkedokumentasjon, kildekritikk, referanseteknikk og etiske utfordringer knyttet til forskning. For at opplæringen skal ha størst mulig effekt skal brukeropplæringen knyttes nært opp mot aktuelle arbeidskrav/oppgaver eller forskningsprosjekt for brukerne. Et viktig prinsipp er at brukerne skal kunne lære i sitt eget tempo og når det passer for brukeren. Derfor satser biblioteket på informasjon og opplæring via web, bl.a. i form av websider og videoer. Bibliotekets ansatte

3 forventer at brukerne bruker disse kanalene for grunnopplæring. Den enkelte bibliotekansatte som mottar henvendelser fra brukerne er ansvarlig for at det gis svar innen avtalt tidspunkt, og er også ansvarlig for videreformidling av forespørselen enten innad i eget bibliotek eller eksternt hos andre bibliotek dersom ikke svar kan gis. Dersom en henvendelse kan besvares umiddelbart, gjøres det. Hvis ikke avtales konkret svarfrist. Brukerne har krav på eksakt svar eller videre henvisning senest ved arbeidsdagens slutt om ikke annet er avtalt. b) Utførelse Veiledning Brukeren skal intervjues for å klarlegge formålet med det som søkes, kunnskapsnivå på fagområdet, eventuelle språkferdigheter, tidsfrister og kilde for opplysningene. Dersom brukeren ønsker å avtale veiledning, skal bibliotekansatt som mottar forespørselen henvise til skjemaet Bestill en bibliotekar. Alle veiledninger skal avtales via skjemaet. Dette er for å sikre at veiledninger blir registrert og fordelt på ansatte. Ansatt ansvarlig for veiledningen setter sine initialer ved saken han/hun har tatt. Bestill en bibliotekar Tjenesten Bestill en bibliotekar gir brukerne veiledning i informasjonssøking. Det bestilles søketid hos en bibliotekar, som setter av tid for veiledning i bruk av databaser/internett. Tjenesten kan avtales utført på ansattes kontor. Et eget skjema må fylles ut ved bestilling: http://www.hig.no/biblioteket/kurs/bestill_en_bibliotekar Forelesning/klasseromsundervisning Booking av undervisning for klasse skjer i hovedsak i samarbeid med lærer. Dette for å sikre faglig integrering, noe som igjen er viktig for å forbedre læringsutbyttet (Ekstrand og Seebass 2009; Boon, Johnston og Webber 2007). Unntak gjøres for opplæring i referansehåndteringsverktøy, tekstbehandlingsprogram o.l. hvor tekniske ferdigheter er målet. Registrering Forhåndsavtalt veiledning og forelesninger/klasseromsundervisning skal registreres med nivå (bachelor, master, PhD nivå eller ansatt), avdeling, tidsbruk, forberedelsestid, språk, undervisning eller veiledning, antall deltakere og initialer på bibliotekansatt som har gjennomført veiledning/forelesning. Eget skjema finnes ( Registrering av undervisning <år> ). 6) Avviksbehandling Avvik fra prosedyren skal meldes via avviksskjema til BL. Se HIGB P 008 Prosedyre for

avviksbehandling 4

1 HIGB P 012 Prosedyre for registrering av brukere i biblioteksystemet Sist oppdatert 17. mars 2014 av Mona Holmen Innhold: 1) Anvendelse og hensikt 2) Referanser 3) Definisjoner 4) Ansvar og myndighet 5) Beskrivelse a) Generelt b) Utførelse 6) Avviksbehandling

2 1) Anvendelse og hensikt Hensikten med prosedyren er å sikre enhetlig og riktig registrering av brukerinformasjon i biblioteksystemet. Riktig brukerinformasjon er viktig for effektiv og god kommunikasjon mellom høgskolebiblioteket og den enkelte bibliotekbruker. 2) Referanser Lånekortet Brukerhåndbok Utlån Brukerhåndbok Lånereglement for høgskolebiblioteket 3) Definisjoner SKA = Skrankeansvarlig 4) Ansvar og myndighet SKA er ansvarlig for at prosedyrene følges og oppdateres. 5) Beskrivelse a) Generelt Alle som låner i HiG biblioteket, må være registrert i låntakerregisteret, ha lånekort fra HiG, annet lånekort i bibliotekbasen eller nasjonalt lånekort. Studenter/ansatte må ha studentbevis/ansattkort når de skal registreres som låntakere. Eksterne brukere må vise gyldig legitimasjon ved registrering. Brukerne skal være gjort kjent med HiGs lånereglement, godkjenne og underskrive dette. b) Utførelse For egne studenter er studentweb den primære kilden til adresseopplysninger og studentene er selv ansvarlig for å vedlikeholde disse opplysningene. De godkjenner også lånereglementet på studentweb. Eksterne lånere underskriver lånereglement på papir. (Lånereglement for høgskolebiblioteket). Avtalen oppbevares i skranken. Studentbevis/nøkkelkort er bibliotekbrukernes legitimasjon/lånekort ved HiG biblioteket. Dette må vises ved registrering og ved lån som ikke utføres på utlånsautomatene. For studenter skal både hjemmeadresse og hybeladresse registreres. Dette gjøres på studentweb.

3 Studenter som har fått vitnemål, slettes fra registeret ved behov. Eksterne brukere (personer) registreres med navn, arbeids eller studiested, privatadresse og telefonnummer. E postadresse registreres der denne finnes. Legitimasjon vises og lånereglement godkjennes og underskrives. Lånereglement er tilgjengelig i perm i skranken. Låntakerkategorier: For at det skal være mulig å føre statistikk over bruk av biblioteket, registreres lånerne i forskjellige kategorier: 1 Egne studenter 2 Egne studenter høyere grad 3 Egne fjernstudenter 4 Egne ansatte 5 Eksterne stipendiater ved egen institusjon, og gjesteforelesere 6 Studenter, stipendiater og ansatte ved andre høyere utdanningsinstitusjoner 7 Enkeltpersoner 6) Avviksbehandling Avvik fra prosedyren skal meldes via avviksskjema til BL. Se HIGB P 008 Prosedyre for avviksbehandling

1 HIGB P 013 Prosedyre for utlån Sist oppdatert 7. mars 2014 av Mona Holmen 1. Anvendelse og hensikt 2. Referanser 3. Definisjoner 4. Ansvar og myndighet Oppgaver lagt til skranken 5. Beskrivelse 5.1 Generelt 5.2 Registrering av låntakere 5.3 Behandling av låneønsker og bestillinger 5.4 Tjenester for eksterne brukere 5.5 Utlånstid. Restriksjoner på utlån/hjemlån 5.5.1 Bøker 5.5.2 Pensumlitteratur 5.5.3 Ressurslitteratur 5.5.4 Referanselitteratur 5.5.5 Litteratur innenfor et spesielt emneområde, 5.5.6 Nyanskaffet litteratur 5.5.7 Video 5.5.8 Tidsskrifter 5.5.9 Digitale dokumenter 5.5.10 Andre typer utlånsmateriell 5.6 Reserveringer 5.7 Utlån på REFID 5.8 Purringer. Påstått levert. Stoppmelding. Gebyrer. Erstatningskrav 5.8.1 Purring 5.8.2 Påstått levert 5.8.3 Gebyr/stoppmelding 5.8.4 Erstatningskrav 5.9 Retur av lån 6. Avviksbehandling

2 1. Anvendelse og hensikt Hensikten med prosedyren er å sikre kvaliteten på utlånsaktiviteten slik at brukerne møter et profesjonelt og kvalitativt godt tilbud. Det skal så langt som mulig satses på løsninger som er basert på selvbetjentprinsippet. Alle bibliotekansatte (faste og midlertidige) som møter brukere i utlånssituasjon må kjenne til og anvende denne prosedyren. 2. Referanser Brukerhåndbok for biblioteksystemet Brukerreglement for HiG biblioteket Åndsverkloven Kopinor avtalen HIGB P 012, registrering av låntakere Avtale for lån av utstyr fra Medielaboratoriet Sjekkliste for utlån av utstyr (Fellesområde) 3. Definisjoner BIBSYS: Biblioteksystemet som HiG bruker. Alle registeringer av reservasjoner, lån og retur av materiale skjer i BIBSYS slik det er spesifisert og forklart i brukerhåndboka for biblioteksystemet. Bruker:Primært høgskolens studenter og ansatte. Omfatter i tillegg eksterne bruker (privatpersoner og andre institusjoner/bibliotek) BL: Bibliotekleder SKA: Skrankeansvarlig 4. Ansvar og myndighet BL har delegert ansvaret for oppfølgingen av prosedyren til SKA. SKA er ansvarlig for at prosedyren følges av bibliotekpersonalet, at personalet får tilstrekkelig opplæring og at prosedyren endres ved behov. SKA har et særlig ansvarlig for biblioteksystemets utlånsmodul, og skal sørge for å implementere endringer fortløpende i samarbeid med BL. Ved behov har SKA ansvar for å utarbeide lokal regler hvis det er nødvendig. Det er viktig å sikre at referansearbeidet får høyest mulig kvalitet. Den enkelte ansatte er ansvarlig for at tilfredsstillende svar gis.

3 Ansvarlig for utlån skal holde seg oppdatert på de endringene som blir gjort i utlånsmodulen, og informasjonen skal gis videre til de andre. Oppgaver lagt til skranken Registrering av lånere som ikke er importert fra FS Publikumsbetjening Referansetjenester Utlån Fjernlån Mottak, purringer og retur av fjernlån Utsending av purringer på forfalt materiale Levering av fakturagrunnlag til økonomiavdelingen for erstatningskrav på ikke levert materiale Reservering av bøker og andre media Bestilling av innlån Utsetting av innkomne bøker i hyllene Rydding i hyllene Sortering av innkommet post Holde oppsyn med skranken, utlånsautomatene og alarmportalene Innhenting av pensumlister Publisere tilvekstlister 5. Beskrivelse 5.1 Generelt Alle som låner i HiG biblioteket, må være registrert i låntakerregisteret, ha lånekort fra HiG, annet lånekort i bibliotekbasen eller nasjonalt lånekort. Studenter må ha studentbevis når de skal registreres som låntakere. Ansatte må ha ansattkort, og eksterne brukere må vise gyldig legitimasjon ved registrering.brukerne skal være gjort kjent med HiGs lånereglement, godkjenne og underskrive dette. 5.2 Registrering av låntakere Se egne prosedyre HIGB P 012 for dette. https://docs.google.com/document/d/1vywx5cztqy7dll JjnKWPPEt5T7zMRAk1qxQrJ5Aj_g/edit #heading=h.cnyne1qdwv1n 5.3 Behandling av låneønsker og bestillinger

4 Låneønsker behandles fortløpende. HiGs egne brukere er prioritert foran eksterne lånere. Innkomne bestillinger sjekkes daglig, og effektueres hvis mulig i løpet av dagen, senest innen neste arbeidsdags slutt. Brukere skal i størst mulig grad selv finne den litteraturen de etterspør. Dette gjelder litteratur i HiG bibliotekets egen samling. Litteratur HiG biblioteket ikke har, kan bestilles via bibliotekskatalogen på nett. Fjernstudenter kan bestille via bibliotekskatalogen på nett. 5.4 Tjenester for eksterne brukere Eksterne brukere kan låne ved HiG bibliotekets samling. Innlån eller kopibestilling foretas ikke. Det henvises da til det lokale folkebibliotek, eller det fagbiblioteket vedkommende er tilknyttet. Andre bibliotek får låne dokumenter, eventuelt tilsendt kopier fra bibliotekets samling. Dette sendes normalt i posten, men kopier kan sendes elektronisk dersom det er hastebestilling. CD eller DVD sendes normalt ikke. 5.5 Utlånstid. Restriksjoner på utlån/hjemlån De fleste dokumenttyper er til hjemlån/utlån. Det går frem av registreringen om et dokument er til utlån eller ikke. Det kan legges restriksjoner på et dokument når det gjelder fjernlån, selv om det er til vanlig utlån for egne brukere. Referanselitteratur og litteratur ellers som bare skal brukes i biblioteket, lånes ut på dagslån. 5.5.1 Bøker Ordinær utlånstid er 4 uker. Brukeren har mulighet til å fornye lånet dersom boka ikke er reservert annen bruker eller antall fornyinger ikke er overskredet. Langtidslån er ikke mulig, bortsett fra i ferier dersom ingen står på venteliste til vedkommende bok. Om dokumentet blir reservert, skal det likevel kunne purres, selv om avtalt lang lånetid ikke har gått ut. Lån fornyes for 4 uker om gangen. 5.5.2 Pensumlitteratur Med pensumlitteratur menes litteratur som står oppført på en pensumliste, og som står plassert i pensumsamlinga i skranken. Pensumlitteratur lånes ut for 1 uke, og fornyes ikke. 5.5.3 Ressurslitteratur Med ressurslitteratur menes litteratur som står oppført på en ressursliste. Ressurslitteratur lånes ut for 1 uke, og fornyes ikke. 5.5.4 Referanselitteratur Referanselitteratur er ikke til utlån, men kan i spesielle tilfeller lånes ut for 1 dag, eventuelt fra

5 fredag ettermiddag til mandag morgen. 5.5.5 Litteratur innenfor et spesielt emneområde Enkelte deler av samling kan ha forkortet lånetid, for eksempel dagslån, eller den kan kun leses i biblioteket. 5.5.6 Nyanskaffet litteratur Lånes ikke ut til eksterne brukere før etter 6 uker. 5.5.7 DVD Utlånstid for DVD er 1 uke. Lånet kan fornyes dersom det ikke er reservert. Fjernlånes ikke. 5.5.8 Tidsskrifter Utlånstid for tidsskrifter er 1 uke. Lånet kan fornyes dersom det ikke er reservert. 5.5.9 Digitale dokumenter CD ROM som hører til bøker lånes ut sammen med boka, på bokas DOKID og med samme lånetid som boka. Bøkene er, ved slike vedlegg, merket OBS. Har CD. 5.5.10 Andre typer utlånsmateriell HiG biblioteket betjener utlånet av medieutstyr for medieteknikklaboratoriet (heretter kalt medielab). Biblioteket har henholdsvis utlån for 2. og 3. års studenter. For 1. års studenter har medielab en studentvakt som kommer faste tider for å ta seg av utlånet for disse. Medieutstyret er plassert i låste skap på biblioteket. Studenter, som har tilgang til medielabs webside for reservering av utstyr, må ha reservert utstyr her før det kan hentes ut. Avtale for lån av utstyr fra Medielaboratoriet må skrives og undertegnes hver gang. Det er kun den som har signert for lånt utstyr som kan komme å returnere det. Videre henvises til word dokumentet sjekkliste for utlån av utstyr som ligger på fellesområdet under biblioteket/prosjekter. Alt medieutstyr har bilde og tekst av innhold som henger på utstyret. Det er viktig at låner sjekker innholdet av medieutstyret nøye da medielab kan kreve erstatning av deler som mangler ved innlevering. Vi ansatte ved biblioteket eller som er ansatt som medieassistent må være like nøye med å sjekke utstyret når det leveres inn og undertegne avtalen som godkjenning til at alt er levert. Utstyret lånes ut og returneres via Bibsys.