FORORD. Veilederen er tilgjengelig på våre nettsider www.dfo.no.

Virksomhetenes avrop på rammeavtaler av 11. juni 2014 om betalings- og kontoholdstjenester for staten gjennomføring av minikonkurranse og direkte avrop Veileder

FORORD Statlige virksomheter hadde nær 65 millioner betalingstransaksjoner i 2013. Det er viktig at disse håndteres profesjonelt og gjennom effektive arbeidsprosesser som tar hensyn til virksomhetenes behov. Det er også viktig at alle statlige virksomheter får dra nytte av konkurranse mellom tilbyderne av betalingstjenester. Økonomiregelverket for staten legger premissene for betalings- og kontoholdstjenester for staten. Statlige virksomheter skal i henhold til regelverket benytte felles standarder for statens betalingssystemer, noe som innebærer at betalingsformidlingen skal foregå innenfor statens konsernkontoordning. Virksomhetenes bankkontoer skal opprettes hos banker som Direktoratet for økonomistyring (DFØ) inngår rammeavtaler med. Kontoene er knyttet opp mot konsernkontosystemet i Norges Bank, der alle statlige likvider daglig skal samles. Statens kjøp av betalingstjenester i markedet er underlagt lov om offentlige anskaffelser. Loven forutsetter at en anskaffelse så langt som mulig skal være basert på konkurranse ut fra et ønske om å oppnå effektiv ressursbruk. Konkurransen i forbindelse med anskaffelse av tjenester for betalingsformidling for statlige virksomheter skjer i to trinn: I første trinn av konkurransen konkurrerer banker seg imellom for å inngå en rammeavtale med DFØ. Bankene som det inngås rammeavtale med, deltar så i neste trinn. I dette trinnet skal alle virksomhetene foreta avrop (bestilling) på avtalene. Dette skjer i hovedsak gjennom minikonkurranse, men enkelte virksomheter er gitt anledning til å foreta direkte avrop. DFØs oppgaver på betalingsformidlingsområdet omfatter bl.a. det å gi informasjon og råd til statlige virksomheter om statlig betalingsformidling. Denne veilederen beskriver hvordan den enkelte virksomhet skal foreta valg av bank etter en minikonkurranse eller ved direkte avrop. Veilederen er tilgjengelig på våre nettsider www.dfo.no. Vi håper at veilederen blir et nyttig verktøy i virksomhetens prosess for anskaffelse av betalingstjenester og tar gjerne i mot kommentarer og spørsmål til veilederen. Juni 2014 Øystein Børmer direktør DFØ 2

INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Innledning... 5 1.1. Bakgrunn... 5 1.2. Formålet med veilederen... 5 1.3. Oversikt over aktiviteter og tidsfrister for avropsprosessen... 5 1.4. Rammeavtalebankenes kontaktpunkter i avropsprosessen... 7 2. Om rammeavtalene... 7 2.1. Rammeavtalenes omfang... 7 2.2. Tilleggsavtalene... 8 2.2.1. Tilleggsavtale for valutakontoer... 8 2.2.2. Tilleggsavtale for kontantkort... 9 2.2.3. Tilleggsavtale for utbetalinger knyttet til statslån... 9 2.3. Rammeavtalenes varighet... 9 2.4. Innskudd som skal holdes utenfor statens konsernkonto... 9 3. Virksomhetens gjennomføring av minikonkurranse... 10 3.1. Generelt om minikonkurransen... 10 3.2. Tilgang til rammeavtalene... 10 3.3. Virksomhetens brev til rammeavtalebankene... 10 3.4. Virksomhetens produkttabell eksempel... 11 3.5. Virksomhetens behandling av brev fra rammeavtalebankene... 11 3.6. Virksomhetens tildelingskriterier ved valg av rammeavtale... 12 3.7. Virksomhetens tildelingskriterier ved valg av tilleggsavtaler... 12 3.8. Virksomhetens anvendelse av tildelingskriteriene ved valg av rammeavtale... 13 3.8.1. Vurdering av pris... 13 3.8.2. Vurdering av pris eksempel... 13 3.8.3. Vurdering av kvalitet... 14 3.8.4. Vurdering av kvalitet eksempel... 15 3.8.5. Samlet vurdering av pris og kvalitet... 16 3.8.6. Avtale med flere banker eksempel... 17 3.9. Valg av bank og avslutning av avropsprosessen... 18 3.9.1. Anskaffelsesprotokoll... 18 3.9.2. Meddelelse om valg av rammeavtalebank... 18 3.9.3. Avslutning av avropsprosessen... 19 3.9.4. Offentlighet... 19 4. Virksomhetens gjennomføring av direkte avrop... 20 5. Opprettelse av nye arbeidskontoer og krav til kontokoblinger... 20 5.1. Opprettelse av nye arbeidskontoer... 20 5.2. Opprettelse av kontokobling... 21 6. Utfylling av avropsskjemaer... 21 6.1. Avropsskjema... 21 6.2. Hvem som foretar avrop... 21 6.3. Omtale av de enkelte punktene i malene for avrop... 22 6.4. Oppfølging av avropet på rammeavtale... 24 6.5. Endringer av et foretatt avrop... 25 3

Vedlegg 1: Tildelingskriterier ved DFØs valg av tilbud på rammeavtalen 26 Vedlegg 2: Brevmal for innhenting av informasjon om rammeavtalene... 29 Vedlegg 3: Protokoll for anskaffelsen... 32 Vedlegg 4: Mal for avrop på rammeavtale med vedlegg... 33 Vedlegg 5: Mal for avrop på tilleggsavtale for valuta med vedlegg... 37 Vedlegg 6: Mal for avrop på tilleggsavtale for kontantkort... 40 Vedlegg 7: Virksomheter som skal gjøre direkte avrop... 42 4

1. Innledning 1.1. Bakgrunn Direktoratet for økonomistyring (DFØ) har den 11. juni 2014 inngått nye rammeavtaler om betalings- og kontoholdstjenester for staten. Det er også inngått tilleggsavtaler for hhv. valutakontoer, kontantkort og utbetalinger knyttet til statslån. Rammeavtalene og tilleggsavtalene for hhv. valutakontoer og kontantkort er inngått med følgende tre banker: Alliansesamarbeidet SpareBank 1 DA DNB Bank ASA Nordea Bank Norge ASA For tilleggsavtalen for utbetalinger knyttet til statslån er det kun inngått avtale med DNB Bank ASA. Det er obligatorisk for virksomhetene å benytte disse avtalene. Dette er i henhold til Bestemmelser om økonomistyring i staten pkt. 3.8. Alle virksomhetene skal foreta avrop (bestilling) på avtalene gjennom minikonkurranse, med unntak av enkelte virksomheter som skal foreta direkte avrop. Virksomheter som skal foreta direkte avrop, fremgår av vedlegg 7 til denne veilederen. For alle virksomheter gjelder at avropsprosessen skal gjennomføres i tråd med det som er beskrevet i denne veilederen, inkl. bruk av obligatoriske maler som følger som vedlegg til veilederen. Gjeldende rammeavtaler for betalings- og kontoholdstjenester skal avvikles innen 31.12. 2014. Med bakgrunn i at et bankbytte medfører økt risiko for feil i regnskapsavslutningen for 2014, skal alle statlige virksomheter være over på de nye avtalene innen 1. desember 2014. Ved avtaleinngåelse har DFØ sendt brev med informasjon om valg av rammeavtalebanker til alle departementene, der departementene ble bedt om å informere sine underliggende virksomheter. Denne informasjonen er også lagt ut på våre nettsider (www.dfo.no, under Statens konsernkonto). 1.2. Formålet med veilederen Formålet med denne veilederen er å gi virksomhetene nødvendig grunnlag til å gjennomføre avropsprosessen i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser realisere gevinstene ved de nye rammeavtalene om betalings- og kontoholdstjenester Sentrale momenter som belyses, er rammeavtalenes omfang og varighet (omtalt i pkt. 2) gjennomføring av minikonkurranse (omtalt i pkt. 3) gjennomføring av direkte avrop (omtalt i pkt. 4) regler for opprettelse av arbeidskontoer og kontokoblinger (omtalt i pkt. 5) bruk av mal for avrop på rammeavtalene (omtalt i pkt. 6) 1.3. Oversikt over aktiviteter og tidsfrister for avropsprosessen Det er viktig at virksomheten kommer raskt i gang med avropsprosessen. I tabellen nedenfor fremgår av første kolonne de enkelte aktivitetene virksomheten skal gjennomføre i 5

avropsprosessen med minikonkurranse. I andre kolonne er det vist til hvor i veilederen aktivitetene er nærmere beskrevet. I tredje kolonne i tabellen er det vist til tidsløpet for aktivitetene. Hensikten med det oppgitte tidsløpet er å synliggjøre at virksomheten må sette av tilstrekkelig med tid til å gjennomføre avropsprosessen. Enkelte større virksomheten kan ha behov for mer tid enn det som er angitt i tabellen, mens mindre virksomheter kan ha behov for kortere tid. Virksomheten kan gjerne gjennomføre aktivitetene tidligere enn det som fremgår av tabellen. Det er ca. 230 statlige virksomheter som skal gjennomfører avrop i perioden fra august til 1. desember 2014. Bankene har derfor stor pågang med henvendelser. Vi ber virksomhetene ha forståelse for bankenes situasjon, og at bankene gis tilstrekkelig med tid til å svare på virksomhetenes henvendelser. Virksomheter som skal gjøre direkte avrop på rammeavtalene, skal gjennomføre alle aktivitetene i tabellen nedenfor med unntak av punkt 2 og 3. Virksomheter som skal gjøre direkte avrop, er oppgitt i vedlegg 7 til veilederen. Direkte avrop er nærmere beskrevet i pkt. 4 i veilederen. Aktivitet 1. Virksomheten sender forespørsel til DFØ om å få tilsendt kopi av rammeavtalene inklusive alle vedlegg 2. Virksomheten sender brev til samtlige Pkt. 3.3 og 3.4 rammeavtalebanker 1 Vedlegg 2 Omtalt i Tidsløpet veilederen Pkt. 3.2 Innen 1. september 2014 Så snart som mulig etter at virksomheten har mottatt avtalene, og innen medio september 2014 3. Bankens frist til å svare virksomhetene 1 Pkt. 3.3 og 3.5 Minimum 15 virkedager etter at brev er sendt fra virksomheten 1 Innen medio oktober 2014 4. Virksomheten har evaluert rammeavtalene og ev. svar fra bankene, og velger rammeavtale og eventuelt tilleggsavtaler 5. Virksomheten dokumenterer sitt valg av bank(er) gjennom en protokoll 6. Virksomheten skriver brev til alle bankene og informerer om valgt rammeavtale 7. Virksomheten og banken undertegner avrop (med vedlegg) på rammeavtalene og eventuelt tilleggsavtaler 8. Virksomheten gjennomfører testing med valgte banks løsninger mot virksomhetens egne systemer (skjer ved bankbytte eller ved bruk av nye tjenester) Pkt. 3.5, 3.6, 3.7 og 3.8 Pkt. 3.9.1 Innen medio oktober 2014 Vedlegg 3 Pkt. 3.9.2 Innen medio oktober 2014 Pkt. 3.9.3 og 6 Vedlegg 4, 5 og 6 Pkt. 3.9.3 Innen utgangen av oktober 2014 I løpet av de tre første ukene i november 2014 6

Aktivitet 9. Virksomheten sender kontokoblingsskjema til Norges Bank og rammeavtalebank (gjelder kun ved bankbytte og opprettelse av nye arbeidskontoer) 10. Virksomheten har mottatt bekreftelse på at kontokobling er opprettet (gjelder kun ved bankbytte og opprettelse av nye arbeidskontoer) 11. Virksomheten skal være over på de nye rammeavtalene Omtalt i veilederen Pkt. 5 Vedlegg 4 (vedlagt kontokoblingsskjema) Pkt. 5 Tidsløpet Innen medio november 2014 Innen utgangen av november 2014 1. desember 2014 1 Virksomheten kan ikke gi banken kortere frist enn 15 virkedager 1.4. Rammeavtalebankenes kontaktpunkter i avropsprosessen Bank Postadresse e-postadresse Alliansesamarbeidet Alliansesamarbeidet SpareBank 1 statens.konsernkonto@sparebank1.no SpareBank 1DA c/o SpareBank 1 SMN Næringsliv samfunnssektor 7467 Trondheim DNB Bank ASA DNB Bank ASA cm.samfunn-eiendom@dnb.no CM Samfunnssektor og Eiendom M-16-N PB 1600 Sentrum 0021 Oslo Nordea Bank Norge ASA Nordea Bank Norge ASA Postboks 1166 Sentrum 0107 Oslo SKK@nordea.com 2. Om rammeavtalene 2.1. Rammeavtalenes omfang Rammeavtalene med tilhørende tilleggsavtaler omtalt i pkt.1.1, omfatter følgende hovedgruppe av tjenester: kontohold i norske kroner betalingstjenester i norske kroner (inn- og utbetalinger) tilgang til bedriftsterminal valutaveksling knyttet til betalingstjenester (til/fra norske kroner) kontohold i valuta* betalingstjenester i valuta (inn- og utbetalinger)* kontantkort for utbetalinger til personer som ikke får bankkonto* utbetalinger knyttet til statsgjeld* 7

Tjenestene som er merket med stjerne (*) inngår i tilleggsavtaler for hhv. valutakontoer, kontantkort og utbetalinger knyttet til statslån. En forutsetning for bruk av de to tilleggsavtalene for valutakontoer og kontantkort er at virksomheten har fått visse unntak fra pkt. 3.8.1 i Bestemmelser om økonomistyring i staten, jf. omtale nedenfor i pkt. 2.2.1 og 2.2.2. Rammeavtalene regulerer varigheten av avtaleverket og inneholder sentrale bestemmelser for henholdsvis innbetalinger, utbetalinger, kontohold, oppgjør i Norges Bank og krav til sikkerhet i denne forbindelse. Den dekker videre de kravene som stilles til tjenester av bl.a. forretningsmessig, innsynsmessig og kontrollmessig art. Vedleggene til rammeavtalene inneholder krav til standard funksjonalitet i bankens løsninger, til kvalitet på tjenestene og avtalte priser. Virksomhetene kan ikke selv inngå egne avtaler om betalings- og kontoholdstjenester som ikke inngår i avtaleverket, med mindre dette er skriftlig avklart med DFØ på forhånd. Enkelte tjenester som tilbys av banker og som ikke er knyttet til kontohold eller inn- og utbetalinger til bankkontoer, kan virksomheten likevel selv inngå avtale om (uten avklaring med DFØ). Eksempler på slike tjenester er betalingsterminal, nattsafe, bankboks og fakturahotell. Dersom det oppstår behov for å ta i bruk nye betalings- og kontoholdstjenester som ikke inngår i rammeavtalene, kan DFØ inngå tillegg til avtaleverket. Typiske tjenester kan her være tjenester som er en videreutvikling av tjenestene som inngår i rammeavtalene. Departementene og virksomhetene kan ta kontakt med DFØ dersom det skulle oppstå behov for å få tilgang til nye tjenester innenfor betalingsformidling og kontohold. 2.2. Tilleggsavtalene 2.2.1. Tilleggsavtale for valutakontoer Det er inngått en tilleggsavtale for valutakontoer. Bruk av tilleggsavtalen innebærer avvik fra Bestemmelser om økonomistyring i staten pkt. 3.8.1 om at alle statlige likvider daglig skal samles i Norges Bank. Virksomhetene må derfor søke om unntak fra Bestemmelser om økonomistyring i staten før det foretas avrop på tilleggsavtalen for valutakontoer. Eventuelle søknader om unntak sendes fra virksomhetens overordnende departement til DFØ ved Forvaltnings- og analyseavdelingen. Ved søknad om unntak for bruk av valutakontoer, vil DFØ vurdere søknaden på grunnlag av om virksomheten: har transaksjoner i valuta som en del av sin ordinære drift eller aktivitet, og dermed foretar inn- og/eller utbetalinger i valuta har utenlandsavdelinger, og er tilknyttet lokale banker for gjennomføring av betalingsformidlingen forvalter midler i valuta, og har inn- og utbetalinger i den valuta midlene er gitt i Bankenes betalings- og kontoholdstjenester vil være tilgjengelige direkte fra Norge, via bankens egne filialer i utlandet eller gjennom korrespondentbanker. Avhengig av behov, er det lagt opp til at en virksomhet skal kunne ha en konto for en enkelt valutasort eller for en 8

flervaluta kontostruktur, hvor transaksjonene gjøres via underkontoer i ulike valutaer og likviditetsstyringen via en toppkonto. 2.2.2. Tilleggsavtale for kontantkort Det er inngått en tilleggsavtale for kontantkort. Bruk av tilleggsavtalen innebærer avvik fra Bestemmelser om økonomistyring i staten pkt. 3.8.1 om at alle statlige likvider daglig skal samles i Norges Bank. Virksomhetene må derfor søke om unntak fra Bestemmelser om økonomistyring i staten før det foretas avrop på tilleggsavtalen for kontantkort. Eventuelle søknader om unntak sendes fra virksomhetens overordnende departement til DFØ ved Forvaltnings- og analyseavdelingen. Tilleggsavtalen for kontantkort skal kun benyttes ved utbetalinger til personer som av ulike årsaker ikke får bankkonto. Det er utarbeidet et eget veiledningsnotat for bruk av kontantkort, se under Statens konsernkonto på DFØs nettsider www.dfo.no. 2.2.3. Tilleggsavtale for utbetalinger knyttet til statslån Det er inngått en egen tilleggsavtale for utbetalingene knyttet til statslån. Denne tilleggsavtalen benyttes av Finansdepartementet. 2.3. Rammeavtalenes varighet Rammeavtalene med tilhørende tilleggsavtaler løper til 31.12.2017. Etter dette tidspunktet har DFØ rett til å forlenge avtalene med ett år, dvs. maksimalt til utgangen av 2018. Rammeavtalene som ble inngått i 2010, avvikles i løpet av 2014. Alle statlige virksomheter skal innen 1. desember 2014 være over på de nye rammeavtalene. Datoen er fastsatt for å unngå bankbytte ved årsskiftet. Bankbytte innebærer økt risiko for feil i kontokoblingene mellom oppgjørskontoene i Norges Bank og virksomhetenes nye arbeidskontoer. 2.4. Innskudd som skal holdes utenfor statens konsernkonto Statlige virksomheter disponerer enkelte ganger midler som ikke skal inngå i konsernkontoordningen. Dette gjelder ikke-statlige midler som for eksempel beslaglagte midler og midler som tilhører klienter, pasienter, innsatte, med mer. Det samme kan gjelde ordninger der statlige virksomheter videreformidler midler på vegne av andre, uten at disse skal inntektsføres hos virksomheten. Et eksempel på dette er studiefinansieringsmidler for utenlandske studenter. Virksomhetene kan for midler som ikke skal inngå i konsernkontoordningen, inngå avtale med en annen bank enn dem som staten ved DFØ har rammeavtale med. For å avgjøre om midler skal være innenfor eller utenfor konsernkontoordningen, bør den statlige virksomheten forvisse seg om midlene tilhører staten. Hvis midlene tilhører enkeltpersoner, skal de normalt ikke inngå i statens konsernkontoordning. 9

3. Virksomhetens gjennomføring av minikonkurranse 3.1. Generelt om minikonkurransen En rammeavtale er en avtale inngått mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører og som har til formål å fastsette vilkårene for de kontraktene som skal tildeles i løpet av en gitt periode særlig med hensyn til pris og eventuelt planlagte mengder. Det endelige valget av leverandør forutsetter en ny (forenklet) konkurranse mellom alle rammeavtaleleverandørene, i samsvar med nærmere angitte prosedyrer som sikrer forutberegnelighet, likebehandling og gjennomsiktighet. Minikonkurranse benyttes fordi ikke alle vilkårene for en kontrakt er fastsatt i rammeavtalene (jf. forskrift om offentlige anskaffelser 15-3, pkt. 3). Minikonkurranse skal også bidra til å ivareta den enkelte statlige virksomhets egne behov knyttet til tjenestene omfattet av rammeavtalene. Ved gjennomføring av minikonkurranse skal virksomhetene ikke vurdere eller vektlegge andre betalings- og kontoholdstjenester enn de som inngår i rammeavtalene med tilhørende tilleggsavtaler, se pkt. 2.1. 3.2. Tilgang til rammeavtalene Virksomheten får tilsendt de nye rammeavtalene og eventuelt tilleggsavtalene fra DFØ ved å henvende seg pr. e-post til følgende adresse: - E-postadresse: konsernkonto@dfo.no Eventuelt kan henvendelser også skje pr. telefon til: - Tone Haugland, seniorrådgiver, tlf. 932 42 762 Det må fremgå av henvendelsen dersom virksomheten ønsker tilgang til tilleggsavtalene for valutakontoer og/eller kontantkort. DFØ vil sende rammeavtalene pr. post til virksomheten. Husk derfor å oppgi postadresse i henvendelsen til DFØ. Rammeavtalene med vedlegg vil også bli lagt ut på DFØs nettsider (under Statens konsernkonto), med unntak av vedlegg 8 om tilleggsinformasjon om enkelte tjenester, vedlegg 9 om tidsfrister og vedlegg 10 om pris. Dette skyldes at disse vedleggene inneholder ikke offentlig informasjon. Se også pkt. 2 for nærmere omtale om rammeavtalene med tilhørende tilleggsavtaler. 3.3. Virksomhetens brev til rammeavtalebankene Ved gjennomføring av minikonkurranse på rammeavtalene om betalings- og kontoholdstjenester og tilleggsavtalene, skal virksomheten benytte brevmal i vedlegg 2 i sin henvendelse til rammeavtalebankene. Kontaktinformasjon til bankene er gitt i pkt. 1.4. 10

Virksomhetene skal henvende seg til alle de tre rammeavtalebankene og be om bekreftelse på prisene og utdypende informasjon om kvalitet. Virksomheten kan ikke utelate en eller flere rammeavtalebanker. Brevet til bankene skal omfatte en oversikt over egen aktivitet i form av en produkttabell, se eksempel i pkt. 3.4 og brevmalen i vedlegg 2. Virksomheten skal gi banken en frist på minimum 15 virkedager for å besvare henvendelsen. Vi ber virksomhetene ha forståelse for at bankene har mange henvendelser som skal besvares. Virksomheter som har omfattende spørsmål, bør derfor vurdere om de kan gi lenger tidsfrist. Hensikten med at virksomheten skal be om bekreftelse på priser, er at virksomheten skal være sikker på at de har forstått prisene i rammeavtalene riktig. Virksomheten har ikke anledning til å avtale andre priser enn de som fastsatt i rammeavtalene. Det samme gjelder for tilleggsavtalene. Hensikten med at virksomheten skal be om utdypende informasjon om kvalitet, er at omtalen i rammeavtalene av tjenestene ikke nødvendigvis gir tilstrekkelig informasjon til virksomheten. Virksomheten kan derfor ha behov for tilleggsinformasjon som kan vektlegges ved valg av bankforbindelse. Slik tilleggsinformasjon vil da være mer tilpasset den enkelte virksomhets eget behov for bruk av tjenester og kvaliteten på disse. Eventuelle utdypende informasjon om vilkår som følge av tilleggsinformasjon fra banken kan ikke avvike med de vilkår som allerede er fastsatt i rammeavtalene, og bankene har ikke anledning til å prise nye vilkår. Dette gjelder også for tilleggsavtalene. 3.4. Virksomhetens produkttabell eksempel Virksomhetens produkttabell skal inneholde informasjon om hvilke produkter som benyttes av virksomheten og om hvilke årlige volum som forventes. Her kan det for eksempel tas utgangspunkt i fakturaer for banktjenester det siste året. En slik oversikt behøver imidlertid ikke å ta utgangspunkt i eksakte statistikker. Forventede volumer kan være anslag som kan bygges på virksomhetens egne erfaringer. Forventet volum må beregnes ut fra en fireårsperiode, da rammeavtalenes varighet er på tre år med rett til å forlenge avtalene med ett år, jf. forskrift for offentlige anskaffelser 2-3(5). La oss anta at en virksomhet benytter seg av fire produkter, hvor forventet volum av Produkt 1, Produkt 2, Produkt 3 og Produkt 4 er henholdsvis 120 000, 70 000, 2 000 og 300. Virksomhetens produkttabell tar da form etter tabell 1 under. Tabell 1: Produkttabell eksempel med fire produkter Produkt Forventet volum (4 år) Produkt 1 120 000 Produkt 2 70 000 Produkt 3 2 000 Produkt 4 300 3.5. Virksomhetens behandling av brev fra rammeavtalebankene Virksomheten skal motta skriftlig svar fra rammeavtalebankene og innholdet skal holdes fortrolig inntil utløpet av den fastsatte tilbudsfristen. Skriftlig svar fra rammeavtalebankene skal skje i form av brev. Det er viktig at korrespondansen er sporbar og kan dokumenteres i ettertid. 11

Virksomheten skal kontrollere at prisene oppgitt i brevet fra banken, er i henhold til rammeavtalens priser (jf. vedlegg 10 til rammeavtalen). Det er ikke anledning til å avtale andre priser enn de som inngår i rammeavtalene. Virksomheten skal også kontrollere at bankens utdypende beskrivelse av kvalitet ikke medfører endringer i forhold til vilkårene som står i rammeavtalene. 3.6. Virksomhetens tildelingskriterier ved valg av rammeavtale Ved virksomhetens valg ved avrop på rammeavtalene skal det tas utgangspunkt i de samme tildelingskriteriene som DFØ har benyttet ved inngåelse av rammeavtalene, og som er omtalt i vedlegg 1. Disse tildelingskriteriene er som følger: Pris vektes med 60 % Ved vurdering av pris skal virksomheten ta utgangspunkt i tildelingskriteriet pris med tilhørende underkriterier som omtalt i vedlegg 1, tabell 1. Kvalitet vektes med 40 % Ved vurdering av kvalitet skal virksomheten ta utgangspunkt i tildelingskriteriet kvalitet med underkriterier som omtalt i vedlegg 1, tabell 5, med unntak av pkt. 10, testing. Virksomhetene skal selv bestemme vektingen av de underliggende kriteriene. Virksomheten skal vurdere tildelingskriteriene ut fra hvilke betalings- og kontoholdstjeneste virksomheten skal inngå avtale om, samt virksomhetens planlagte bruk av disse tjenestene, herunder forventet transaksjonsvolum. Virksomhetene kan derfor vekte underliggende tildelingskriterier forskjellig fra det som ble gjort ved DFØs inngåelse av rammeavtalene og tilleggsavtalene, og virksomhetene kan også vektlegge utdypende informasjon om kvalitet fra bankene. Et eksempel på ulik vekting av tildelingskriterier kan være som følger: La oss anta at en rammeavtalebank har gode veiledningstjenester i forbindelse med utenlandsbetalinger som en del av sitt serviceapparat. For en statlig virksomhet som har mange utenlandsbetalinger, har denne spesifikke servicen betydning, og virksomheten ilegger denne tjenesten stor vekt (for eksempel 15 %). For en statlig virksomhet som ikke har behov for utenlandsbetalinger, er denne servicen uten verdi og tjenesten vektes med 0 %. En nærmere beskrivelse av virksomhetens bruk av tildelingskriteriene finnes i pkt. 3.8. 3.7. Virksomhetens tildelingskriterier ved valg av tilleggsavtaler Enkelte virksomheter vil ha behov for å inngå en eller flere tilleggsavtaler. Ved valg av bankforbindelse på tilleggsavtalene for hhv. valutakontoer, bruk av kontantkort og utbetalinger knyttet til statslån, skal virksomheten ta utgangspunkt i de samme tildelingskriteriene som er omtalt i vedlegg 1. På samme måte som ved avrop på rammeavtalene, skal virksomheten vurdere tildelingskriteriene ut fra hvilke betalings- og kontoholdstjenester virksomheten skal inngå avtale om, samt virksomhetens planlagte omfang av bruk av disse tjenestene, herunder forventet transaksjonsvolum. Tilleggsavtalene omhandler i større grad beskrivelser av bankenes egne løsninger enn det som er tilfellet i rammeavtalene. Tildelingskriteriet for kvalitet tillegges derfor noe større vekt og 12

pris noe mindre vekt enn ved rammeavtalene. Tildelingskriteriene for tilleggsavtalene er som følger: Pris vektes med 50 % Ved vurdering av pris skal virksomheten ta utgangspunkt i tildelingskriteriet pris med tilhørende underkriterier, som omtalt i vedlegg 1, tabell 2, 3 og 4. Kvalitet vektes med 50 % Ved vurdering av kvalitet skal virksomheten ta utgangspunkt i tildelingskriteriet kvalitet med tilhørende underkriterier, som omtalt i vedlegg 1, tabell 6, 7 og 8, med unntak av hhv. pkt. 5 og 6 i tabell 6 og pkt. 2a i tabell 7. Virksomhetene skal selv bestemme vektingen av de underliggende kriteriene. 3.8. Virksomhetens anvendelse av tildelingskriteriene ved valg av rammeavtale Hensikten med minikonkurransen er å gi virksomhetene mulighet til å tildele kontrakter på bakgrunn av egne forhold og behov. Virksomhetene skal benytte tildelingskriteriene pris og kvalitet som beslutningsgrunnlag ut fra virksomhetens egen portefølje av tjenester (jf. pkt. 3.6 og 3.7). Hovedregelen vil være at virksomheten velger én rammeavtalebank. Virksomheten foretar da avrop på den rammeavtalen som samlet sett, og ut fra virksomhetens totale portefølje av tjenester, er den økonomisk mest fordelaktige for virksomheten. Virksomheten må vurdere hver enkelt rammeavtale ut fra den samme tjenesteporteføljen, slik at prinsippet om likebehandling av bankene blir ivaretatt. En alternativ fremgangsmåte kan være at virksomheten velger flere rammeavtalebanker. Virksomheten foretar da avrop på de rammeavtalene som ut fra enkelt produkter eller en samling av produkter, er det økonomisk mest fordelaktige for virksomheten. Dette alternativet vil bare være aktuelt dersom løsningen er praktisk gjennomførbar for virksomheten, og kostnadene ved å foreta avrop mot flere rammeavtalebanker ikke er for høye. Et eksempel på valg av flere banker er gitt i pkt. 3.8.6. 3.8.1. Vurdering av pris Virksomheten skal vurdere pris ut fra de totale kostnader knyttet til produktene virksomheten benytter seg av. Til å beregne totale kostnader skal virksomheten ta utgangspunkt i forventet volum for bruk av produkter. Virksomheten skal videre kontrollere at oppgitte priser i informasjonen fra rammeavtalebankene for de aktuelle produktene, er i samsvar med rammeavtalens vedlegg 10. 3.8.2. Vurdering av pris eksempel I tabell 2 er det satt opp et eksempel for beregning av virksomhetens totale kostnader ved bruk av hver enkelt bank. Det er i dette eksempelet tatt utgangspunkt i produkttabellen i pkt. 3.4. I tabellen er det benyttet fiktive priser. 13

Tabell 2: Totalkostnadstabell eksempel med fire produkter Produkt/total kostnad Forventet volum Pris Kostnad Bank 1 Bank 2 Bank 3 Bank 1 Bank 2 Bank 3 Produkt 1 120 000 0,50 0,30 0,10 60 000,- 36 000,- 12 000,- Produkt 2 70 000 1,10 1,00 1,20 77 000,- 70 000,- 84 000,- Produkt 3 2 000 10,00 12,00 9,00 20 000,- 24 000,- 18 000,- Produkt 4 300 40,00 30,00 35,00 12 000,- 9 000,- 10 500,- Totalkostnad 169 000,- 139 000,- 124 500,- Virksomheten skal i tillegg beregne kostnader for bruk av bedriftsterminal (jf. rammeavtalenes vedlegg 10, pkt. 2). Virksomheten som har utlandsbetalinger som innebærer veksling til/fra norske kroner, må også ta hensyn til marginer ved kjøp og salg av valuta (jf. rammeavtalenes vedlegg 10, pkt. 3). Det vil kunne påløpe administrative kostnader for virksomheten som følge av eventuelt bytte av bankforbindelse. Slike kostnader er forbundet med etablering av nye avtaleforhold og forberedelse av nye rutiner hos virksomheten. Dette er kostnader som virksomheten ikke skal ta med i beregningen av totalkostnad. Dersom det tas utgangspunkt i tabell 2, ser vi at er totalkostnaden for virksomheten blir lavest i bank 3, dvs. at bank 3 blir rangert som den beste banken etter tildelingskriteriet for pris. Bank 2 blir rangert som nest beste bank og bank 1 blir rangert sist. Gitt at virksomheten vurderer at kvalitetsnivået ikke varierer mellom rammeavtalene, skal virksomheten gjøre avrop på rammeavtalen som er inngått med bank 3. Dersom forskjellene i kvalitet mellom bankene ikke er uvesentlig, skal tildelingskriteriet for pris utgjøre 60 % av beslutningsgrunnlaget for valg av rammeavtale og 50 % ved valg av tilleggsavtale. Eksempel på hvordan dette kan evalueres er gitt i pkt. 3.8.5 nedenfor. 3.8.3. Vurdering av kvalitet Forskjellen i rammeavtalene med hensyn til kvalitet er omhandlet i rammeavtalenes vedlegg 8 om tilleggsinformasjon om enkelte tjenester og vedlegg 9 om tidsfrister. Dersom virksomheten ut fra de produktene den skal benytte har behov for utdypende informasjon om kvalitet, kan virksomheten be banken beskrive dette, jf. pkt. 3.3. Virksomheten skal selv vurdere hvordan underkriteriene for kvalitet skal vektes ut fra hvilke betalings- og kontoholdstjenester som virksomheten skal inngå avtale om. For eksempel kan en relativt ny virksomhet med lite erfaring legge større vekt på bankenes serviceapparat med veiledning og opplæring enn en veletablert virksomhet. En annen virksomhet med relativt mange innbetalinger vil for eksempel kunne legge større vekt på bankens kapasitet til å bistå i å identifisere innbetalinger som inneholder mangelfull informasjon, enn det en virksomhet med relativt få innbetalinger vil. Virksomhetenes vurdering av kvalitet må dokumenteres og inngå i begrunnelsen for valg av rammeavtalebank (jf. pkt. 3.9.1). I vurderingen av ulike rammeavtalebankers kvalitet kan virksomheten eksempelvis legge vekt på hvordan bankens kundeveiledning, opplæring, oppfølging av kundetilfredshet og tilpasning til virksomhetens behov, bidrar til en effektiv gjennomføring av betalingsformidlingsoppgaven. 14

Verdien på kvalitet vil måtte fastsettes på grunnlag av en subjektiv vurdering. Til å dokumentere virksomhetens vurdering av kvalitet, kan det være hensiktsmessig å utarbeide en egen poengskala, jf. eksempel i neste punkt. 3.8.4. Vurdering av kvalitet eksempel Et eksempel på en poengskala er at det gis poeng ut fra hvilken merverdi bankens løsning gir ut over det som er angitt som minstekrav i rammeavtalene. Poengskalaen kan gå fra 1 til 5, ut fra følgende vurderinger: Poeng 5: Løsningen som er beskrevet gir virksomheten i meget stor grad merverdi ut over det som er angitt som minstekrav i rammeavtalenes vedlegg 1 til 7. Poeng 4: Løsningen som er beskrevet gir virksomheten i stor grad merverdi utover det som er angitt som minstekrav i rammeavtalenes vedlegg 1 til 7. Poeng 3: Løsningen som er beskrevet gir virksomheten i noen grad merverdi utover det som er angitt som minstekrav i rammeavtalenes vedlegg 1 til 7. Poeng 2: Løsningen som er beskrevet gir i mindre grad merverdi utover det som er angitt som minstekrav i rammeavtalenes vedlegg 1 til 7. Poeng 1: Løsningen som er beskrevet gir virksomheten ingen merverdi utover det som er angitt som minstekrav i rammeavtalenes vedlegg 1 til 7. Denne poengskalaen er kun et eksempel. Virksomheten står fritt til å benytte andre poengskalaer eller metoder. Dette eksempelet tar for seg beregning av kvalitet. Virksomheten bestemmer som nevnt i pkt. 3.6, selv vektingen av underkriteriene ut fra sitt eget behov. Virksomheten kan også legge til grunn utdypende informasjon fra bankene som kommer i tillegg til vedlegg 8 og 9 til rammeavtalene (jf. pkt. 3.3). I dette eksempelet har en virksomheten valgt å legge vekt på 4 underkriterier. Underkriterium 1 er serviceapparat, underkriterium 2 er tidsfrister, underkriterium 3 er særskilt avtale om transaksjonsgjennomføring ved store enkeltoppdrag i valuta og underkriterium 4 er behandling av overføring til gyldig, men opphørt konto. I tabell 3 fremgår virksomhetens vekting av underkriteriene. Tabell 3: Eksempel på vekting av underkriterier for kvalitet Kvalitet/ Underkriterium Vekting Bank 1 Bank 2 Bank 3 Poeng Poeng etter vekting Poeng Poeng etter vekting Poeng Poeng etter vekting 75 % 4 3,00 4 3,00 3 2,25 Underkriterium 1 Underkriterium 5 % 3 0,15 3 0,15 3 0,15 2 Underkriterium 15 % 2 0,30 3 0,45 1 0,15 3 Underkriterium 5 % 1 0,15 3 0,15 3 0,15 4 SUM 10 3,60 13 3,75 10 2,70 Rangering 2 1 3 15

Ut fra virksomhetens egen vekting av underkriteriene, er det i dette eksempelet bank 2 som er best med hensyn til kvalitet, og rangeres som nummer 1. Bank 1 er rangert som nr. 2 og bank 3 som nummer 3. Dersom differansene i vurderingen av tildelingskriteriet pris er tilstrekkelig liten mellom bankene, skal virksomheten velge bank 2. 3.8.5. Samlet vurdering av pris og kvalitet Virksomhetene skal som omtalt i pkt. 3.6 og 3.7, benytte pris og kvalitet som tildelingskriterier ved valg av bankforbindelse. Ved valg av rammeavtale skal tildelingskriteriet for pris vektes med 60 % og kvalitet med 40 %. Ved valg av tilleggsavtaler skal tildelingskriteriene pris og kvalitet tillegges like stor vekt, dvs. 50 % hver. I eksemplene under punkt 3.8.2 og 3.8.4 er tildelingskriteriene vurdert hver for seg. Under disse punktene ble det vist til at dersom virksomheten vurderer kvaliteten som relativt lik i de tre rammeavtalebankene, er det prisen som i realiteten benyttes som beslutningsgrunnlag. Dersom prisen vurderes som relativt lik i de tre avtalene, er det kvaliteten som i realiteten benyttes som beslutningsgrunnlag. Mange virksomheter vil sannsynligvis oppleve at det er forskjell på både pris og kvalitet mellom rammeavtalebankene, og at det ikke er tilstrekkelig å begrunne valg av rammeavtalebank ut fra kun ett av kriteriene. Dette er illustrert i tabell 4, som er basert på eksemplene i tabell 2 og 3. Tabell 4: Rangering av bankene i eksempel med fire produkter Bank 1 Bank 2 Bank 3 Pris 169 000 139 000 124 500 Rangering pris 3 2 1 Poeng kvalitet 3,60 3,75 2,70 Rangering kvalitet 2 1 3 Med utgangspunkt i tabell 4 er det ikke opplagt hvilken rammeavtalebank virksomheten bør velge. I tabellen er bank 3 best med hensyn til tildelingskriteriet pris, mens bank 3 er dårligst med hensyn til tildelingskriteriet kvalitet. Vi ser at bank 2 er rangert bak bank 3 på pris, men bank 2 er bedre enn bank 3 på kvalitet. Bank 2 er bedre enn bank 1 både på pris og kvalitet, og bank 2 må derfor velges før bank 1. Bank 1 er derfor ikke med i den videre vurderingen. Hvorvidt bank 2 skal velges før bank 3, avhenger av om virksomheten vurderer forskjellen på kvalitet som relativt sett større enn forskjellen på pris. Et eksempel på hvordan dette kan vurderes er at det tas utgangspunkt i den prosentvise forskjellen mellom de beste tilbudene og de øvrige tilbudene, se tabell 5. 16

Tabell 5 Bank 2 Bank 3 Pris 139 000 124 500 Prosentvis høyere pris enn bestepris 12 % 0 Rangering pris 2 1 Poeng kvalitet 3,75 2,70 Prosentvis lavere poeng i forhold til beste poeng 0 28 % Rangering kvalitet 1 2 Forskjellen på pris mellom bank 2 og 3 er på 12 % i favør bank 3, mens forskjellen på kvalitet er 28 % i favør bank 2. Pris skal for avrop på rammeavtalene vektes med 60 % og kvalitet med 40 %. Det må da vurderes om den prosentvise forskjellen i kvalitet sammenlignet med den prosentvise forskjellen på pris, er tilstrekkelig stor til at kvalitet blir det utslagsgivende tildelingskriteriet ved valg av rammeavtale. Et eksempel på hvordan dette kan vurderes er å gi 12 poeng til bank 3 for pris (tilsvarer den prosentvise høyere prisen til bank 2) og vekte poengsummen med 60 %. Bank 3 får da 7,2 poeng og bank 2 får 0 poeng for pris. Videre kan det gis 28 poeng til bank 2 for kvalitet (tilsvarer den prosentvise dårligere poengsummen til bank 3 for kvalitet) og vekte poengsummen med 40 %. Bank 2 får da 11,2 poeng for kvalitet, mens bank 3 får 0 poeng. Bank 2 får dermed høyest poengsum og blir rangert som best etter denne metoden. Dette er oppsummert i tabell 6 nedenfor. Tabell 6 Poeng Pris Poeng kvalitet Sum vektet Rangering poeng ikke vektet vektet 60 % ikke vektet vektet 40 % Bank 3 12 7,2 0 0 7,2 2 Bank 2 0 0 28 11,2 11,2 1 Ved vurdering av tilleggsavtalene kan tilsvarende metode benyttes, men her er tildelingskriteriene vektet forskjellig (jf. pkt. 3.7). Det gjøres oppmerksom på at dette kun er et eksempel, og at det finnes flere evalueringsmetoder som er egnet til denne type vurderinger. Virksomhetene står fritt til å benytte andre metoder. Ved endelig valg av rammeavtalebank, må virksomheten dokumentere hvilken evalueringsmetode som er benyttet. 3.8.6. Avtale med flere banker eksempel Som nevnt innledningsvis under pkt. 3.8, vil hovedregelen være å velge én rammeavtalebank. I enkelte tilfeller kan likevel utfallet av minikonkurransen være at det økonomisk mest fordelaktige alternativet er at virksomheten foretar avrop mot flere rammeavtalebanker. Her gjøres det imidlertid oppmerksom på at dette alternativet kun vil være aktuelt dersom virksomheten finner løsningen praktisk gjennomførbar og at kostnaden ved å forholde seg til flere rammeavtalebanker er relativt lav. 17

Tabell 7 nedenfor viser et eksempel på totalkostnader der virksomheten vurderer avrop på flere rammeavtaler. I eksempelet er produktpriser og forventet volum de samme som i tabell 2, og det er også lagt til grunn at kvaliteten i de tre rammeavtalene er på samme nivå. Tabell 7: Produktkostnader eksempel med fire produkter Produkt/total kostnad Forventet volum Pris Kostnad Bank 1 Bank 2 Bank 3 Beste pris Bank 1 Bank 2 Bank 3 Produkt 1 120 000 0,50 0,30 0,10 12 000,- 60 000,- 36 000,- 12 000,- Produkt 2 70 000 1,10 1,00 1,20 70 000,- 77 000,- 70 000,- 84 000,- Produkt 3 2 000 10,00 12,00 9,00 18 000,- 20 000,- 24 000,- 18 000,- Produkt 4 300 40,00 30,00 35,00 9 000,- 12 000,- 9 000,- 10 500,- Totalkostnad 109 000,- 169 000,- 139 000,- 124 500,- Vi ser at produktkostnaden er lavest for produkt 1 og produkt 3 i bank 3, og at virksomheten kan velge bank 3 for disse produktene. Likeledes kan virksomheten velge bank 2 for leveranse av produkt 2 og 4. For virksomheten innebærer dette at den kan gjøre avrop med to rammeavtalebanker. Eksempelet illustrerer forskjellen på totalkostnadene ved å foreta avrop mot en eller flere rammeavtalebanker. Samlet produktkostnad blir i eksempelet lavere ved å bruke to i stedet for en bank. Virksomheten skal også ta hensyn til kvalitet, og på samme måte som under pkt. 3.8.5 må virksomheten foreta en samlet vurdering av pris og kvalitet. Virksomhetene har også adgang til å foreta avrop mot flere rammeavtalebanker på grunnlag av forskjeller i kvalitet mellom bankene på en tjeneste som er viktig for virksomheten. Dette kan f.eks. gjelde utenlandsbetalinger, der det økonomisk mest fordelaktige alternativet (vurdert samlet ut fra pris og kvalitet) kan tenkes å være å benytte en annen bank enn for de øvrige betalingstjenestene. Normalt vil avrop på flere rammeavtaler samtidig ha praktiske konsekvenser og kan medføre at andre kostnader øker (pga. flere kontoserier, ulike kontoutskrifter, terminalløsninger osv.). Virksomheten skal ta hensyn til disse faktorene i avgjørelsen om det svarer seg å gjøre avrop på flere rammeavtaler. 3.9. Valg av bank og avslutning av avropsprosessen 3.9.1. Anskaffelsesprotokoll I henhold til 3-2 i forskrift om offentlige anskaffelser skal oppdragsgiver føre protokoll fra konkurransen. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Den enkelte statlige virksomhet skal dokumentere sin vurdering og sitt valg av bank ved avrop. Som mal for protokoll kan virksomheten bruke vedlegg 3, hentet fra forskrift om offentlige anskaffelser, eller en lignende protokoll. 3.9.2. Meddelelse om valg av rammeavtalebank Etter at virksomheten har valgt bankforbindelse, skal den skrive brev til alle rammeavtalebankene og informere om hvilken bank virksomheten skal gjøre avrop med. 18

I henhold til 20-16 i forskrift om offentlige anskaffelser har oppdragsgiver en begrunnelsesplikt. Pkt. 1 i paragrafen stiller krav til at en begrunnelse skal inneholde tilstrekkelig informasjon til at leverandøren kan vurdere om oppdragsgivers valg har vært saklig og forsvarlig, og i samsvar med angitte krav og aktuelle utvelgelses- og tildelingskriterier. Selv om det ikke stilles de samme kravene til begrunnelse under minikonkurransen og direkte avrop som under konkurransen for tildeling av rammeavtaler, skal virksomhetene likevel gi en kort begrunnelse om valg av bankforbindelse. Dette for å ivareta de grunnleggende prinsippene om likebehandling, åpenhet og etterprøvbarhet. En slik begrunnelse behøver ikke å være omfattende 2. Dokumentasjonen skal bidra til at bankene som ikke har fått kontrakt, skal føle seg trygge på at virksomheten har opptrådt korrekt ifølge gjeldene regelverk og prosedyrer. I tillegg vil begrunnelsen fra virksomheten kunne bidra til at bankene på sikt får en bedre forståelse av virksomhetenes behov, og på den måten ved senere anledninger kan gi et bedre tilbud. 3.9.3. Avslutning av avropsprosessen Etter at brev om valg av rammeavtalebank er sendt, sender virksomheten utfylt skjema for avrop til banken, jf. nærmere omtale i pkt. 6. Både banken og virksomheten skal undertegne avropet. Skjemaet for avrop må sendes selv om virksomheten ønsker å gjøre avrop mot samme bank som ved tidligere rammeavtale, siden nye avrop gjelder for de nye rammeavtalene. Virksomhetene trenger ikke å si opp avrop på rammeavtale og tilleggsavtaler datert den 29.6.2010, da disse avropene har samme varighet som rammeavtalene og tilleggsavtalene og avvikles 31.12.2014. Virksomheten skal inngå egne avtaler som regulerer tekniske og praktiske forhold vedrørende bl.a. kontoåpninger, bedriftsterminaltilknytning og kommunikasjonsrutiner. Slike avtaler skal ikke berøre eller endre den funksjonalitet som er nedfelt i avtaleverket. Dersom virksomhetens valg innebærer ny bankforbindelse, skal virksomheten gjennomføre testing av bankens løsninger mot virksomhetens egne systemer før avropet trer i kraft. Testing vil også være aktuelt dersom virksomheten tar i bruk nye tjenester. Ved skifte av bank vil virksomheten få nye arbeidskontoer mens oppgjørskontoer i Norges Bank normalt beholdes. Virksomheten skal følge rutinene for kontokobling mellom arbeidskontoer og oppgjørskontoer som er angitt i rundskriv R-104 av 20. juni 2014, som er tilgjengelig på Finansdepartementets nettsider. Disse rutinene er også nærmere beskrevet i pkt. 5. 3.9.4. Offentlighet Tilbudene og anskaffelsesprotokoll er i utgangspunktet ikke unntatt offentlighet etter at valg av leverandør er foretatt, jf. offentlighetsloven 23 tredje ledd og forskrift for offentlige 2 Lovligheten av et avrop (uttak på rammeavtale) kan i prinsippet klages inn for Klagenemden for offentlige anskaffelser (KOFA). KOFA kan ikke etterprøve skjønnet brukt ved vurdering av tilbudene opp mot tildelingskriteriene, men kun etterprøve at alle sider ved regelverket er fulgt i forhold til avropet som gjøres. Eventuelle klager vil dermed være mest relevant i forbindelse med tildeling av rammeavtaler, og da for DFØ. 19

anskaffelser 3-5. Oppdragsgiver er videre pålagt å følge prinsippene om merinnsyn, jf. offentlighetsloven 11. Det gjøres oppmerksom på at rammeavtalens vedlegg 8 om tilleggsinformasjon om enkelte tjenester, vedlegg 9 om tidsfrister og vedlegg 10 om pris, er unntatt offentlighet i henhold til offentlighetsloven 23 første ledd. 4. Virksomhetens gjennomføring av direkte avrop Alle virksomhetene som er angitt i vedlegg 7, skal gjøre direkte avrop. Dette er virksomheter som har få transaksjoner og som har bekreftet overfor DFØ at de vil foreta direkte avrop. Ved direkte avrop tas det utgangspunkt i at alle vilkår er fastsatt i rammeavtalene med tilhørende tilleggsavtaler. Virksomheten skal gjennomføre alle aktivitetene omtalt i oversikten i pkt. 1.3, med unntak av aktivitet 2 og 3. Dvs. at virksomheten ikke skal henvende seg til alle bankene det er inngått rammeavtale med og be om utdypende informasjon. Virksomheten vil derfor heller ikke motta brev fra bankene. Virksomheten får tilgang til de nye rammeavtalene ved å henvende seg til adressen som er oppgitt i pkt. 3.2. Virksomhetene skal kun ta utgangspunkt i prisene ved valg av rammeavtale. Virksomheten skal ikke ta hensyn til andre tildelingskriterier (kvalitet). Beregning av totale kostnader skal skje i samsvar med omtalen i pkt. 3.8.1 og 3.8.2 (med unntak av kontroll av prisinformasjon fra bankene). Virksomhetene skal videre gjennomføre de samme aktivitetene som er omtalt under pkt. 3.9 om valg av bank og avslutning av avropsprosessen. Herunder skal virksomhetene benytte malen for anskaffelsesprotokoll i vedlegg 3 og avropsskjema i vedlegg 4 (se også omtale under pkt. 6). 5. Opprettelse av nye arbeidskontoer og krav til kontokoblinger 5.1. Opprettelse av nye arbeidskontoer Alle virksomhetene skal ha arbeidskontoer i den rammeavtalebanken virksomheten har inngått avrop med. Arbeidskonto skal alltid kobles til oppgjørskontoer i Norges Bank, slik at alle statlige likvider daglig samles i Norges Bank. Retningslinjene for oppgjørskontoer i Norges Bank og arbeidskontoer i banker innenfor statens konsernkontoordning er omtalt i rundskriv R-104 av 20. juni 2014, som er tilgjengelig på Finansdepartementets nettsider. Virksomheter som gjør avrop hos en ny bank eller av andre grunner ønsker å opprette nye arbeidskontoer, er ansvarlig for at det etableres korrekt kontokobling mellom arbeidskonto i banken og oppgjørskonto i Norges Bank, jf. omtale i pkt. 5.2. Norges Bank vil avvise alle overføringer fra banker hvor den oppgitte kontokoblingen fra banken ikke er i samsvar med kontokoblingen som er registrert i Norges Bank. 20

Virksomheten kan velge om det skal opprettes én samlet arbeidskonto for både ut- og innbetalinger eller separate arbeidskontoer for henholdsvis ut- og innbetalinger. Virksomheten kan også velge å opprette flere arbeidskontoer. Bruttobudsjetterte virksomheter som i dag har separate arbeidskontoer for hhv. inn- og utbetalinger, men som etter de nye rammeavtalene ønsker å ha én samlet konto for både ut- og innbetalinger, må opprette ny samlet oppgjørskonto for ut- og innbetalinger i Norges Bank. Dette skyldes at Norges Bank ønsker at denne type kontoer samles i en kontonummerserie. Nettobudsjetterte virksomheter og statlige fond har som hovedregel opprettet én oppgjørskonto i Norges Bank for både ut- og innbetalinger. Ved opprettelse av nye arbeidskontoer for ut- og innbetalinger, vil det ikke være behov for å opprette ny oppgjørskonto i Norges Bank. 5.2. Opprettelse av kontokobling Virksomheter som gjør avrop hos en ny bank eller av andre grunner ønsker å opprette nye arbeidskontoer, skal gi nødvendig informasjon om kontokoblinger til banken og Norges Bank ved å fylle ut og undertegne kontokoblingsskjema 1 i vedlegg til avropet, se mal i vedlegg 4 til veilederen. Virksomheten må sende dette skjemaet både til banken og Norges Bank senest 8 virkedager før arbeidskonto skal tas i bruk. Banken skal i tråd med rammeavtalens vedlegg 4, pkt. 1.2 undertegne skjemaet, og sende det videre til Norges Bank. Norges Bank vil registrere kontokoblingen i egne systemer. Norges Bank kontrollerer om kontokoblingen mottatt fra banken er lik den informasjon som er registrert i Norges Banks systemer. Norges Bank gir deretter tilbakemelding til banken om at kontokobling er etablert og er i samsvar med oversendt kontokoblingsskjema fra banken og virksomheten. Når banken har mottatt bekreftelse fra Norges Bank, skal banken gi virksomheten melding om at arbeidskontoen kan benyttes. Virksomheten må avtale med banken hvordan tilbakemeldingen skal skje. Virksomheter som gjør avrop hos samme bank som ved tidligere rammeavtale datert 29. juni 2010, og som skal videreføre eksisterende kontokoblinger, skal ikke sende kontokoblingsskjema til Norges Bank. Virksomheten må likevel dokumentere eksisterende kontokoblinger ved å fylle ut og undertegne kontokoblingsskjema 2 som vedlegg til avropet, se nærmere omtale i pkt. 6.3. 6. Utfylling av avropsskjemaer 6.1. Avropsskjema I vedlegg 4, 5 og 6 finnes en mal for avropsskjema for avrop på henholdsvis rammeavtale og tilleggsavtalene for valuta og kontantkort. Malene er også tilgjengelige på DFØs nettsider. 6.2. Hvem som foretar avrop Virksomhetens avrop mot banken(e) skal utformes i tråd med malene som er utarbeidet av DFØ. Det er utarbeidet ulike maler for avrop på rammeavtalene og på tilleggsavtale for hhv. valutakontoer og kontantkort. Avropet skal blant annet angi en oversikt over aktuelle kontoer 21

og de tjenester som virksomheten skal benytte hos banken. De enkelte punktene i malene for avrop er omtalt nedenfor. Det er ikke anledning til å avtale avvik i funksjonalitet eller priser i forhold til det som følger av de inngåtte rammeavtalene, jf. blant annet rammeavtalens pkt. 4.2. Valg av bank og avrop på rammeavtalen med vedkommende bank(er) foretas på virksomhetsnivået. En statlig virksomhet kan bestå av flere regnskapsførende enheter (med egne arbeidskontoer og oppgjørskontoer). 6.3. Omtale av de enkelte punktene i malene for avrop I malene er punkter som må tilpasses av den enkelte virksomhet, markert enten med hakeparentes ([ ]) eller ved prikking (...). Overskriften: Følgende opplysninger tas inn her: virksomhetens navn navnet på den valgte banken Dersom virksomheten velger å benytte flere enn en bank, skal virksomheten gjøre et eget avrop med den enkelte banken (til rammeavtalen som er inngått med de aktuelle bankene). Pkt. 1 Innledning: Her fylles inn opplysninger om: virksomhetens navn navnet på den valgte banken Pkt. 2 Omfang: Omtalen i vedlegg 4 på dette punktet bygger på at virksomheten skal ha tilgang til både innog utbetalingstjenester fra vedkommende bank. Dette vil være tilfellet for de aller fleste statlige virksomheter. Dersom virksomheten derimot velger å benytte en bank til bare å få utført enten ut- eller innbetalinger eller tjenester innenfor en enkelt tilleggsavtale, må teksten i punktet tilpasses dette. Omtalen i vedlegg 4 bygger videre på at virksomheten skal ha tilgang til alle de transaksjonsformer som er beskrevet i rammeavtalens vedlegg 1 om innbetalinger og vedlegg 2 om utbetalinger. Det anbefales at virksomheten ikke begrenser sin tilgang til de ulike innog utbetalingsformene i rammeavtalen. Dersom virksomheten har klarlagt at banken kun skal benyttes for å håndtere særskilte transaksjonsformer, bør dette varsles om i oversendelsesbrevet, men uten at det tas inn i avropet. På denne måten unngår virksomheten at det på et senere tidspunkt må gjøres endringer i avropet for å få tilgang til de tjenestene som ønskes innenfor rammeavtalen. En virksomhet skal ikke inngå avrop med bank(er) når det ikke tas sikte på å benytte seg av bankens betalingstjenester. 22