Månedsrapport fra konserntillitsvalgte og konsernhovedverneombud Desember 2014 Enda et år er omme og det er tid for å skrive rapport fra siste måneden i 2014. I skrivende stund er vi i starten på et nytt år og vi ønsker dere alle et godt år! Men de gode dagene kommer ikke av seg selv, det er hver enkelt av oss som er med på å gi dagen innhold. Begeistringens fem lover (AMIGO) er kanskje noe å ta med seg inn i det nye året? Annerkjennelse Mestring Inspirasjon Glede og humor Oss (fellesskapet og vi-følelsen) Valg 2015: Det er kommet inn krav om forholdstallsvalg til alle valgstyrene. Neste steg er da å få inn lister med det antall styremedlemmer og vara som skal velges. Frist for å sende inn lister er 26. januar. Møter med arbeidsgiver KTV/KVO-møtene inkludert møte med fagavdelingen i RHF-et Siden vi hadde vårt faste møte i slutten av november var det ikke planlagt møte i desember. Regionale prosjekter Kurve og legemiddelhandtering I november ble det inngått avtale om anskaffelse og innføring av KULE-løsningen, med Baxter AS hvor Meona GmbH er underleverandør. Dato for oppstart av pilot er nå 5. mai i år. Piloten starter i Helse Bergen med Mottaksklinikken og Lungeavdelingen før sommeren og Medisinsk avdeling i tre puljer fra medio september og en måned framover. Piloten vil omfatte ca. 1.000 brukere. Det er fortsatt et mål at KULE skal være innført og tatt i bruk i alle helseforetakene innen utgangen av 2017. Styringsgruppen i KULE har godkjent «Mandat for «Styringsgruppe Pilot» og «Mandat for Fagutvalg for regionale arbeidsprosesser» hvor Styringsgruppe Pilot har fått noen flere deltagere og noe utvidet ansvar og myndighet. Det blir her lagt vekt på at leveranseplaner for piloten blir etterspurt, fulgt opp og tilpasset mottaksapparatet i Helse Bergen som er pilotforetaket. Fagutvalget skal fungere så lenge KULE innføringsprosjekt varer. Arbeidet med endringsledelse og gevinstrealisering er organisert i et eget delprosjekt: «Gevinstrealisering» og skal bidra med dybdekompetanse for å tilrettelegge og planlegge en optimal prosess i arbeidet med gevinstrealisering og endringsledelse, som følge av innføring av elektronisk kurve og logistikkløsning. Representanter fra alle helseforetakene vil delta i dette arbeidet. 1
Implementering av Pakkeforløp Kreft Pakkeforløpene skal implementeres i sykehusene i løpet av 2015. Helsetilsynet konkluderte i 2010 med at det gikk for sent med utredningen ved nyoppdaget kreft eller ved mistanke om kreft, det var manglende kontinuitet i behandlingskjeden. Fra 1.januar i år skal det være forløpskoordinatorer for alle pasienter. Vårt regionale prosjekt ble innledet med en konferanse ledet av Helsedirektoratet med påfølgende regionalt møte i prosjektgruppen. Til nå har 21 tverrfaglige grupper utarbeidet 28 pakkeforløp. Det arbeides med å få til en IKT-monitorering av forløpene hvor også fastlegenes og kommunehelsetjenestens del skal tas med. Helseforetakene skal nå beskrive hvordan de arbeider med pakkeforløp for nyoppdagete kreftpasienter/pasienter hvor kreft kan være en mulig diagnose og hvordan dette tilpasses pasientenes behov og fastlegenes ønske, samt hvordan en planlegger at «støttefagene» som røntgen/lab. kan påvirke pakkeforløpene logistisk positivt. Pakkeforløpene er beskrevet å være pasientenes styringssignal til myndighetene og helseforetakene. Å få dette til å fungere innen de frister som er lagt, er en omfattende organisasjons- og ledelsesutfordring. Program for pasienttryggleik Generelt er det god aktivitet og fremdrift i de ulike innsatsområdene i programmet. Planer for 2015 er nå vedtatt i styringsgruppen. Blant annet vil det bli en større tildeling til forskning innen pasientsikkerhet og det administrative koordineringsansvaret legges til det regionale samarbeidsorganet. Det blei i 2014 gjennomført en nasjonal kartlegging av pasientsikkerhetskulturen. Undersøkelsen hadde god oppslutning blant medarbeiderne i Helse Vest med 74 % svar. På regionalt nivå var skåren lik eller bedre enn skåren i 2014. Ny nasjonal måling av pasientsikkerhetskulturen skal gjennomføres i 2016. Porteføljestyret Det er lagt opp til en omfattende investering også i 2015. Foreløpig er det en betydelig underdekning på budsjettet. Erfaringsmessig er det vanligvis forsinkelser i planer slik at investeringene blir lavere enn budsjettert. Hvis dette ikke skjer må porteføljestyret gjøre nødvendige prioriteringer i løpet av våren 2015. PoPP Portefølje- og programprosjekt Status: PoPP- prosjektet har omdisponert prosjektleder fra delprosjekt kompetanse til prosjektet for overordnet modell for gevinst og endringsledelse. Dette har konsekvenser for leveransetidspunkt for forankring og kvalitetssikring av: opplæringsmateriell for erfarne prosjektledere. gevinstrealisering og endringsledelse prosess og metode Prosjektet foreslår å utsette disse leveransene. Porteføljeprosess og verktøyprosjekt er på plan. Det foreslås en felles overordnet lokal prosess for å melde inn prosjektidéer, vurdere om disse 2
skal videreutvikles til prosjektkandidater, deretter utvikle/behandle og melde inn prosjektkandidater i helseforetakene. Prosess for regional vurdering av prosjektkandidater innmeldt fra foretakene er oppdatert og forbedret. PoPP prosjektet har i samarbeid med LIBRA programmet, regionalt porteføljekontor, programkontor for klinisk IKT og Støtte til samhandling, lokale program- og prosjektmiljø og Helse Vest programledere utarbeidet forslag til en felles programprosess for Helse Vest. Det arbeides videre med å konkretisere og ferdigstille rammeverket for gevinstrealisering og endringsledelse PoPP planlegger å levere oppdatert rammeverk til styringsgruppen 06.02.2015. LIBRA (Lager Innkjøp Budsjett Regnskap Anskaffelse) Målbildet i LIBRA er: Prosess Lik måte å jobbe på Organisasjon Riktig bemanning og organisering Teknologi Moderne og brukervennlige verktøy Informasjon Grunnlag for gode beslutninger Status: Felles arbeidsprosesser: Ny runde med arbeidsgruppene ble gjennomført i desember. Her deltar et større antall ressurser fra helseforetakene. Felles registre: Prosjektdirektivet er godkjent. Kjernegruppen er i arbeid og så snart resterende ressurser er allokert innkalles det til et oppstartsmøte for prosjektgruppen Detaljerte planer for gjennomføringsfase 1 er under utarbeidelse. Fokus nå er å kartlegge aktuelle felles registre og å dokumentere disse. LIBRA anskaffelse: 3
ORKIDE - Kategoristyring og organisering av innkjøpsområdet i Helse Vest Prosjektgruppen leverte rapport til styringsgruppen før jul med anbefaling om opprettelse av et regionalt innkjøpsselskap i Helse Vest. Styringsgruppen hadde forskjellige innspill som prosjektgruppen har arbeidet med og endelig behandling er i styringsgruppen i januar. Etter det skal rapporten ut i foretakene til behandling, hvor det på vanlig måte forventes medvirkning fra ansattes representanter. Regional plan for tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB) Styret behandlet planen i møtet i desember og ga sin tilslutning til planen. Styringsgruppen behandlet ideer i planlagt holdningskampanje. Fokus på å få pasienter til å benytte tildelt time, men det ble også diskutert en intern kampanje med fokus på hva vi selv kan gjøre i forhold til langtidsplanlegging og service til pasienten (dresse opp poliklinikkene?) Oppgaveplanlegging og poliklinikk Det jobbes med: - tiltak for å fjerne/redusere bruk av tentative timer - Ny versjon integrasjon GAT/ DIPS o Muligheter/ utfordringer - Timetildeling simulering av «optimal» løsning - Nytteverdier - Pilot på utprøving av «modell for tildeling av timer Kan vi ha ens rutine for timebooking anbefaling - overordna policy? DMA digitalt mediearkiv Anskaffelsesprosjektet er gjennomført og vinner er Sectra. Første aktivitet for prosjektet er å få opplæring i løsningen fra Sectra. Utført testing gjennomføres i henhold til testplan. Kandidater til pilot er: Hud/Helse Bergen, Hud/Helse Førde, Gastrokirurgisk/Helse Bergen, Gastrokirurgisk og Gastromedisinsk/Helse Førde, Hjerte Helse Fonna. Det er planlagt evaluering/justering av DMA i en iterativ prosess, for å sørge for at løsningen fungerer som et godt støtteverktøy i klinikkene. Det må foretas målinger, spørreskjema og samle inn spørsmål/endringsønsker. 4
Støtte til samhandling Status i arbeidet pr.8.12. «Adressering»- arbeidet er i rute og går bra. IHR (Interaktiv henvisning og rekvisisjon)- alle laboratoriene skal være i gang. Det kjøres en pilot med dialogmeldinger ved barneklinikken i Bergen. Basismeldinger- ser nå bra ut på fremdrift. Samtidig er det mange flere elektroniske basismeldinger som sendes ut fra foretaksgruppa (1,3 mill) enn det er elektroniske henvisninger/rekvisisjoner som mottas (35 000). Det har vært diskutert om vi ikke skal sende ut elektronisk uten at vi mottar tilsvarende. En slik streng tilnærming gjøres i Helse Midt. Det er meldt om store endringer i PLO versjon 2.0 som bekymrer foretakene, og dette er en tydelig på overfor Helsedirektoratet som er ansvarlig leverandør. Avvikshåndtering mellom foretakene og kommunene er utfordrende ved PLO meldingene, all den tid de ikke har felles elektroniske avvikssystem, og det er behov for å erstatte telefonhenvendelser ved forhold som skal inngå i pasientjournal. Nasjonale prosjekter Mine pas. reiser Fremdriften i prosjektet har vært i henhold til plan i rapporteringsperioden november. Utviklingsarbeidet følger planlagt framdrift, arbeidet med direktiv pågår og planlegging av gjennomføringsfasen er startet. Nasjonal IKT HF Rekruttering til foretaket pågår for fult. Innen utgangen av 2014 vil ca. 10 personer være ansatt. Det har imidlertid vært få søkere med helsebakgrunn. Styret var samstemte i at de respektive regionene må være villige til å avgi flinke folk til Nasjonal IKT HF, så sant disse selv ønsker å jobbe for foretaket. Styrets arbeidsutvalg og adm. direktør vil diskutere målrettet rekruttering av personer i sektoren. Rapporten IKT utfordringsbilde i helse- og omsorgssektoren hører med i det videre løpet for «En innbygger en journal. Utfordringene nå er blant annet knyttet til teknologi, leverandørindustrien, organisering og synliggjøring av gevinstsiden. Disse elementene forsterker hverandre. Man må sannsynligvis påregne og bruke de neste 10-15 årene på å få frem gode løsninger på de ti hovedutfordringene som er nevnt i utfordringsbildet. Det vil være viktig å få analysert problemstillingene skikkelig før man konkluderer. Styret i Nasjonal IKT mener at arbeidet med ny IKT- strategi må ses i tett sammenheng med arbeidet som utføres med målbildet i "Én innbygger - én journal". Det er viktig at dette blir parallelle prosesser, med minst mulig dobbeltarbeid. Sammenhengen mellom disse to prosessene vil medføre noe tidsforskyvning for strategiarbeidet i regi av Nasjonal IKT i forhold til opprinnelig planlagt. Nasjonal IKT: Tiltak 45.1 Etablering av nasjonal metode og rammeavtale for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre» Styringsgruppen har utvidet prosjektet b.a. til også å omfatte testing av valgt metode mønstergjenkjenning, mot loggdata i DIPS for analyse av hvilke data DIPS-logg kan gi. Dette medfører at testperioden er utvidet med ½ år og går fram til ut juni måned. Funn i perioden fram til årsskiftet blir nå behandlet i OUS ledergruppe og skal deretter sendes til behandling i respektive klinikker. Prosjektet er presentert i flere sammenhenger, bl.a. på NIKT sin hjemmeside: http://www.nasjonalikt.no/no/nyheter/ 5
NSSIL-Nasjonal samhandling og standardisering, delprosjekt innkjøp/logistikk Det arbeides med å skape tilstrekkelig felles forståelse og involvering til at en nasjonal innkjøps- og logistikkhåndbok kan bli attraktiv for alle RHF/HF. Arbeidsstrømmene må samkjøres med andre relevante parallelle initiativ så som system for håndtering av MTU- medisinsk teknisk utstyrs service og vedlikehold og system og prosess for forvaltning og vedlikehold av kategoristrukturen. Eksisterende kategoristrukturer i regionene benyttes som utgangspunkt for utarbeidelsen av den nasjonale kategoristrukturen. Drøftinger Vi gjennomførte tre drøftinger i desember: Styresak 137/2014 Miljøleiing i spesialisthelsetenesta. Styresak 141/2014 Utredning om felles nasjonal innkjøpsfunksjon i spesialisthelsetjenesten Styresak 142/2014 Rekruttering og kompetanse i foretaksgruppa Når alle har signert blir disse å finne på nettsiden http://www.helsevest.no/no/omoss/ktv_khvo/sider/default.aspx På vegne av konserntillitsvalgte i LO, UNIO, SAN, YS, Akademikerne og konsernhovedverneombudet, Aslaug Husa 6