BASIL Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøsning Faglig veiledning Resultatregnskap for ikke-kommunale barnehager 2013 Generelt om føring av Resultatregnskap for ikke-kommunale barnehager Regnskapet føres som resultatregnskap for alle ikke-kommunale barnehager som var i drift per 15.12.2013. Regnskapet føres etter periodiseringsprinsippet slik at f.eks. etterbetalinger for 2013 som er utbetalt i 2014 og registrert i Brønnøysundregisteret, føres i resultatregnskapet for 2013. Alle kostnader skal føres uten merverdiavgift. Barnehager som har fått refundert merverdiavgift skal føre alle kostnader med nettobeløp. Investeringstilskudd og etableringstilskudd skal ikke føres i årsregnskapet. Det er viktig å skille mellom barnehagens regnskapsplikt etter regnskapsloven eller annen særlovgivning for den enkelte driftsform, og Utdanningsdirektoratets krav om innlevering av resultatregnskapsskjema. Disse to forholdene må sees separat. Ikke-kommunale barnehager skal fylle ut resultatregnskapsskjemaet uavhengig av hvilke regnskapskrav man for øvrig er underlagt. Barnehager som drives som virksomhet uten regnskapsplikt og som i ligningssammenheng benytter standardfradrag fremfor dokumenterte utgifter, fritas ikke fra å levere resultatregnskapsskjemaet. Disse barnehagene må sørge for å ha den nødvendige regnskapsoversikt og dokumentasjon som skal til for å oppfylle kravene knyttet til resultatregnskapsskjemaet. På tilsvarende vis er det ikke tilstrekkelig for regnskapspliktige barnehager å kun sende inn sitt ordinære regnskap fremfor å benytte resultatregnskapsskjemaet i BASIL. Side 2: Opplysninger om barnehagen Har barnehagen i løpet av året hatt organisatoriske endringer som f.eks. eierskifte eller utvidelse? Resultatregnskap og årsmeldingsskjema kobles sammen ved hjelp av organisasjonsnummer. Dersom det har vært organisatoriske endringer i løpet av året, f.eks. at barnehagen har endret eier fra ikke-kommunal til kommunal eller motsatt, barnehagen har slått sammen flere avdelinger eller barnehagen har blitt delt opp i flere enheter med egne organisasjonsnummer, må en svare ja på dette spørsmålet. 3200 Salgsinntekt/uttak, utenfor avgiftsområdet (se veiledningen) Foreldrebetaling i barnehager er avgiftsfritt og faller utenfor avgiftsområdet. Derfor skal foreldrebetaling føres inn her. Foreldrebetaling føres med de beløpene som faktisk er utfakturert til foreldrene (altså fratrukket evt. søskenmoderasjon, mat og lignende). Dersom barnehagen får refundert søskenmoderasjon m.m. fra kommunen, føres dette som et kommunalt tilskudd på post 3400. 3400 Offentlig tilskudd/refusjon, må spesifiseres Tilskudd til tiltak for barn med nedsatt funksjonsevne i barnehage. Her føres tilskudd til tiltak for barn med nedsatt funksjonsevne, inkludert tilskudd gitt av kommunen. Dette gjelder for eksempel tilskudd til spesialpedagogisk hjelp etter opplæringsloven, som blir utbetalt som et kronebeløp til barnehagen. Dersom dette blir utført som en "tjeneste" til barnehagen av for eksempel av spesialpedagog som er ansatt i kommunen, føres dette under punktet "Supplerende opplysninger fra kommunen". Faglig veiledning Resultatregnskap for ikke-kommunale barnehager 2013 Side 1
Tilskuddet føres etter periodiseringsprinsippet slik at f.eks. etterbetalinger eller etterjusteringer for 2013 som er utbetalt i 2014, føres i resultatregnskapet for 2013. Tilskudd til tiltak for å bedre språkforståelsen blant minoritetsspråklige barn. Omfatter tilskudd til tiltak for å bedre språkforståelsen blant minoritetsspråklige barn. Både statlige og kommunale tilskudd for å bedre språkforståelsen blant minoritetsspråklige barn skal føres her. Barnehagetilskuddet, «engangstilskudd for barn i alderen 0-5 år» som er en del av Integreringstilskuddet, jf IMDIs rundskriv 1/13 skal ikke føres her, men under posten «Andre offentlige tilskudd». Kommunale tilskudd Kommunale tilskudd omfatter ordinære driftstilskudd, tilskudd til kapitalkostnader (Jf. Forskrift om likeverdig behandling ved tildeling av offentlige tilskudd til ikke-kommunale barnehager), inntekter fra salg eller utleie av plasser til kommunen og tilskudd som dekker søskenmoderasjon, friplasser m.m. Andre offentlige tilskudd: Her føres offentlige tilskudd som ikke har blitt ført i postene over. Dette gjelder for eksempel, integreringstilskudd, tilskudd fra KD til studentbarnehager, tilskudd til "onnebarnehager", tilskudd fra Sametinget, fylkeskommunen eller statlige helseforetak. NB! Refusjon fra trygdeforvaltningen for sykelønn eller lønn under fødselspermisjon m.m. føres på post 5800. 3900 Andre driftsinntekter Her føres kostpenger (foreldrenes betaling for mat i barnehagen utover ordinær foreldrebetaling), avgifter/ mulkt (inntekter som barnehagen får på grunn av sen henting av barn, manglende oppmøte på dugnader osv) og tilskudd til bedriftsbarnehager(tilskudd som barnehagen mottar fra bedrifter for ansatte som har barn i barnehagen, bedriftsbarnehager). NB! Dette gjelder ikke for fylkeskommunale eller statlige bedriftsbarnehager (sykehusbarnehager). For disse føres eierens driftstilskudd på post 3400. 4005 Varekostnad Posten kan inneholde kjøp av matvarer, som kan dekkes gjennom kostbetaling utover ordinær foreldrebetaling, og andre varer. Kjøp av matvarer: Innkjøp av matvarer til barnas måltider i barnehagen. Kjøp av andre varer: Andre varer som ikke er spesifiserte i skjemaet. 5000 5900 Lønn/personalkostnader Disse postene inneholder alle kostnader som er knyttet til arbeidskraft i barnehagen (lønn, feriepenger, pensjonskostnader, forsikring m.m.). Ev. godtgjørelse som eier av barnehagen tar ut for sin arbeidsinnsats i barnehagen føres på post 5600, dette gjelder også for familiebarnehager. NB! Arbeidsgiveravgift føres på post 5400. Eventuelt utbytte til eier skal føres under «Disponering av positivt årsresultat». 5420 Innberetningspliktig pensjonskostnad (Ikke pensjonsforsikring) Her føres barnehagens kostnader til løpende pensjonsutbetalinger til tidligere ansatte. Kostnader til pensjonsforsikring for barnehagens ansatte føres ikke her, men på post 5945 «Pensjonsforsikring for ansatte». 5800 Offentlige refusjoner vedr. arbeidskraft (sykepengerefusjon m.m.) Sykepengerefusjon, fødselspermisjon. Faglig veiledning Resultatregnskap for ikke-kommunale barnehager 2013 Side 2
5900 Annen personalkostnad Annen personalkostnad inneholder bl.a. arbeidstøy til ansatte, yrkesskadeforsikring og personalgaver. Pensjonsforsikring for ansatte føres ikke her, men på post 5945 «Pensjonsforsikring for ansatte». 5945 Pensjonsforsikring for ansatte Her føres barnehagens kostnader til pensjonsforsikring. 5950 Egen pensjonsordning Det er kun barnehager som faller inn under reglene i innskuddspensjonsloven 2-3 andre ledd for selvstendige næringsdrivende og personlig deltaker i deltakerlignet selskap som skal registrere pensjonskostnader her. Dette gjelder ikke barnehager der: Minst to personer i foretaket som begge har en arbeidstid og lønn som utgjør 75 prosent eller mer av full stilling, Minst én arbeidstaker uten eierinteresse i foretaket som har en arbeidstid og lønn i foretaket som utgjør 75 prosent eller mer av full stilling, eller Personer i foretaket som hver har en arbeidstid og lønn som utgjør 20 prosent eller mer av full stilling, og som til sammen utfører arbeid som tilsvarer minst to årsverk. Faglig veiledning Resultatregnskap for ikke-kommunale barnehager 2013 Side 3
6000 Avskrivning Uttrykker verdireduksjonen i barnehagens varige driftsmidler (bygninger, inventar og utstyr). Det betyr at anskaffelsesverdien av varige driftsmidler fordeles over den antatte levetiden til disse driftsmidlene. Varige driftsmidler defineres som anskaffelser med en verdi over 15.000 kroner og en levetid på minst tre år. NB! Barnehagene skal føre avskrivninger (dersom barnehagen eier lokalet) eller husleie for bruk av lokalene som de benytter. Avdrag på lån skal ikke føres opp, i og med at disse er avhengig av hvordan barnehagen er finansiert, ikke av slitasjen/verdireduksjonen som følger med bruk av barnehagen. 6200 Energi, brensel mv. vedr. produksjon Denne posten er ikke veldig aktuell for barnehagene, i og med at en ikke driver med energikrevende vareproduksjon benytt post 6340 for kostnadene til elektrisk strøm og brensel. 6300 Leie lokale Her skal husleie føres. 6340 Lys, varme Denne posten skal benyttes til å føre elektrisk strøm og brensel. 6395 Renovasjon, vann, avløp, renhold mv. Posten inneholder bl.a.: Offentlige avgifter til renovasjon, vann, avløp. Renhold, vaktmester dersom disse tjenestene ikke utføres av egne ansatte (som vises gjennom personalkostnader på postene 5000-5900). 6500 Verktøy, inventar mv. som ikke skal avskrives Leker, barnebøker, lekeutstyr. 6700 Fremmedtjenester (regnskap, revisjon, rådgivning og lignende) Ekstern regnskapsfører, revisor, IKT-tjenester m.m. Kurs-/seminarutgifter uten reise/opphold, kjøp av styrertjeneste/pedagogisk veiledning i familiebarnehager. Barnehager som er en del av en organisasjon som driver flere barnehager kan føre konsernkostnad til dekning av organisasjonens felleskostnader på denne posten. 7165 Reise- og diettkostnader, ikke oppgavepliktig Reise og opphold for ansatte i forbindelse med kurs/seminarer m.m. 7495 Kontingent (med fradragsrett) Kontingent for medlemskap i ulike interesseorganisasjoner. 7700 Annen kostnad Her føres eventuelle andre driftskostnader som ikke skal føres på de øvrige postene. 8060-8287 Næringsinntekt/underskudd Barnehagen vil som regel ikke ha store beløp på disse postene. NB! Ikke benytt postene her for å føre opp avdragsutgifter, jf. Kommentar til post 6000! 0411-0413 Renteinntekter og rentekostnader Her føres renteinntekter og rentekostnader som påløper i forbindelse med driften av barnehagen. Faglig veiledning Resultatregnskap for ikke-kommunale barnehager 2013 Side 4
Disponering av overskuddet Barnehager som avslutter regnskapet med et overskudd kan bruke dette prinsipielt på to måter: 1) Enten utbetales overskuddet som utbytte til eierne av barnehagen, eller 2) Det blir liggende igjen som en del av barnehagens egenkapital og brukes til styrking av barnehagens likviditet eller til finansiering av anskaffelser til barnehagen senere. Administrasjonskostnader og andre felleskostnader Det følger av forskrift om regnskapsplikt for godkjente ikke-kommunale barnehager (økonomiforskrift til barnehageloven) 2 femte ledd andre setning at barnehager som drives innenfor samme foretak eller foretaksgruppe (konsern), skal dokumentere at administrasjonsog felleskostnader mellom virksomhetene er fordelt forholdsmessig. Også når barnehageforetaket driver annen virksomhet i tillegg til den som er godkjent etter barnehageloven, skal barnehagens resultatregnskap kunne dokumentere at administrasjonsog felleskostnader mellom virksomhetene er fordelt forholdsmessig, jf. forskriften 2 femte ledd første setning. Dette betyr at punktet kun fylles ut av barnehager som oppfyller et av de følgende kriteriene: Barnehager som drives innenfor samme foretak med andre barnehager Barnehager som drives innenfor foretaksgruppe (konsern) med andre barnehager Barnehager som er en del av et foretak som driver annen virksomhet i tillegg til den som er godkjent etter barnehageloven Formålet med denne delen av rapporteringen er å gi kommunen som barnehagemyndighet et grunnlag for å vurdere om administrasjons- og felleskostnadene er fordelt forholdsmessig. Med adminstrasjonskostnader og andre felleskostnader menes indirekte kostnader for et foretak eller konsern som fordeles på barnehagene. Med konsern menes selskaper som står i slikt forhold til hverandre som beskrevet i aksjeloven 1-3. (1) Et morselskap utgjør sammen med et datterselskap eller datterselskaper et konsern. (2) Et aksjeselskap er et morselskap hvis det på grunn av avtale eller som eier av aksjer eller selskapsandeler har bestemmende innflytelse over et annet selskap. Et aksjeselskap skal alltid anses å ha bestemmende innflytelse hvis selskapet: 1. eier så mange aksjer eller andeler i et annet selskap at de representerer flertallet av stemmene i det andre selskapet, eller 2. har rett til å velge eller avsette et flertall av medlemmene i det andre selskapets styre. (3) Et selskap som står i forhold som nevnt i annet ledd til et morselskap anses som datterselskap. (4) Ved beregningen av stemmerettigheter og rettigheter til å velge eller avsette styremedlemmer skal rettigheter som morselskapet og morselskapets datterselskaper innehar, regnes med. Det samme gjelder rettigheter som innehas av noen som handler i eget navn, men for morselskapets eller et datterselskaps regning. Faglig veiledning Resultatregnskap for ikke-kommunale barnehager 2013 Side 5
Post. Nr. Her føres Postnummer fra skjemaet «Opplysninger fra barnehagens resultatregnskap for 2013» side 3 til 6. F.eks. «6700». Postbenevning Her føres Postbenevning fra skjemaet «Opplysninger fra barnehagens resultatregnskap for 2013» på side 3 til 6. f.eks. «Fremmedtjenester (regnskap, revisjon, rådgivning og lignende)». Kriterium og nøkkel for kostnadsfordeling Her beskrives kort hvordan fordelingen av adminstrasjonskostnader og andre felleskostnader er foretatt mellom barnehagen og andre barnehager i foretaket eller annen virksomhet i foretaket. Det skal også opplyses om hvilken prosentsats av kostnadene som er ført på barnehagen. Hvis det er brukt flere ulike kriterium og nøkler for kostnadsfordeling på samme post, må dette føres på flere rader. Transaksjoner med nærstående parter Oppgi nærstående parter som barnehagen har hatt transaksjoner med» Bakgrunnen for at ikke-kommunale barnehager skal rapportere om slike transaksjoner er at kommunen skal kunne kontrollere at tilskuddet og foreldrebetalingen brukes i tråd med kravene oppstilt i barnehageloven. Dette innebærer blant annet at barnehagen, overfor eier, eiers nærstående eller selskap i samme konsern, ikke kan foreta transaksjoner og belastes kostnader på vilkår som avviker fra eller med beløp som overstiger det som ville vært lagt til grunn dersom det var mellom uavhengige parter (markedsvilkår). Kravet til markedsmessige vilkår og pris for handel med nærstående følger av barnehageloven 14 a første ledd bokstav b. Her registreres alle nærstående parter barnehagen har hatt transaksjoner med i regnskapsåret 2013. Enten navn på person eller selskap. Som nærstående parter regnes: Eier(e) av barnehagevirksomheten Selskap i samme konsern som barnehagevirksomheten Eier(e)s nærstående etter aksjelovens definisjon Eier(e)s nærstående er følgende personer/selskaper, jf. lov om aksjeselskaper (aksjeloven) 1-5: ektefelle og en person som vedkommende bor sammen med i ekteskapsliknende forhold; slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken; slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken til en person som nevnt i nr 1; ektefelle til, og en person som bor sammen i ekteskapsliknende forhold med, noen som er nevnt i nr 2; selskap der vedkommende selv eller noen som er nevnt i nr 1 til 4, har slik bestemmende innflytelse som nevnt i aksjelovens 1-3. Som transaksjon regnes alle former for ulike ytelser og vederlag. Dette kan f.eks. være kjøp eller salg av varer og tjenester, leie eller utleie, lønn eller lån. Faglig veiledning Resultatregnskap for ikke-kommunale barnehager 2013 Side 6
Spesifiser transaksjon med nærstående parter Her registreres en oversikt over alle transaksjoner barnehagen har hatt med nærstående parter i regnskapsåret 2013. Transaksjonene skal vise totalsummen per hovedleveranse. F.eks. føres årets husleie på en rad selv om det f.eks. betales en månedlig leie. Nærstående parter Her registreres navn på person eller selskap som en transaksjon er gjennomført med. Som nærstående parter regnes eier(e) av barnehagevirksomheten selskap i samme konsern som barnehagevirksomheten eier(e)s nærstående etter aksjelovens definisjon Eier(e)s nærstående er følgende personer/selskaper, jf.aksjeloven 1-5: ektefelle og en person som vedkommende bor sammen med i ekteskapsliknende forhold; slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken; slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken til en person som nevnt i nr 1; ektefelle til, og en person som bor sammen i ekteskapsliknende forhold med, noen som er nevnt i nr 2; selskap der vedkommende selv eller noen som er nevnt i nr 1 til 4, har slik bestemmende innflytelse som nevnt i aksjelovens 1-3. Beskrivelse av transaksjonen. Her beskrives det kort hva som er levert. Dette kan for eksempel være lønnskostnader, husleie barnehage, felleskostnader strøm etc. Vederlag Her registreres vederlaget barnehagen har betalt eller mottatt i forbindelse med transaksjon av varen eller tjenesten. Supplerende opplysninger fra barnehagen Har barnehagen mottatt støtte til driften i regnskapsåret som ikke kommer til uttrykk i regnskapet? Dette gjelder støtte som ikke er ført som inntekt i barnehagens regnskap. Eksempler: Lav eller gratis husleie, gratis administrative tjenester (regnskapsføring, lønnsutbetalinger mv.) fra barnehagenes eier eller fra andre (ikke kommunen). NB! Foreldredugnader tas ikke med. Ev. støtte som barnehagen får fra kommunen fylles ut av kommunen selv. Beskriv innhold og omfang av slik støtte som barnehagen har mottatt i regnskapsåret. Det kan ofte være vanskelig å tallfeste verdien av slik støtte. For å få et grunnlag for mest mulig fullstendige kostnadstall for barnehagene, skal barnehagene likevel anslå et konkret kronebeløp. Har barnehagen i regnskapet for 2013 hatt ekstra kostnader knyttet til integrering av barn med nedsatt funksjonsevne eller andre barn med særlige behov? Hvis barnehagen i regnskapet har hatt ekstra kostnader knyttet til integrering av barn med særskilte behov føres dette her. Dette kan for eksempel gjelde tilrettelegging for barn med nedsatt funksjonsevne eller tiltak for å bedre språkforståelsen blant minoritetsspråklige barn. Supplerende opplysninger fra kommunen Her føres støtte fra kommunen til driften i regnskapsåret som ikke kommer til uttrykk i barnehagens regnskap. Dette kan eksempelvis være: lav eller gratis husleie for kommunale Faglig veiledning Resultatregnskap for ikke-kommunale barnehager 2013 Side 7
lokaler som barnehagen disponerer, tiltak for tilrettelegging for barn med nedsatt funksjonsevne som betales/lønnes av kommunen uten at de er belastet barnehagens regnskap (for eksempel kommunale støttepedagoger, tospråklige assistenter m.m. som arbeider med barn i den ikke-kommunale barnehagen) og lignende. Obs: Følgende utgifter skal ikke føres her: Merkantil støtte fra kommunen i forbindelse med barnehageopptak, innkreving av oppholdsbetaling m.m., tilbud til ikke-kommunale barnehager om deltakelse på kurs/opplæringstiltak og andre utgifter som kommunen har som er knyttet til kommunens funksjon som barnehagemyndighet. Beskriv innhold og omfang (anslå eventuelt beløpet) av slik støtte som barnehagen har mottatt i regnskapsåret. Faglig veiledning Resultatregnskap for ikke-kommunale barnehager 2013 Side 8