Fellestjenester Kvalitetsrapport 2010 Kunsthøgskolen i Oslo - Kvalitetsrapport 2010 - Fellestjenester side 1
OM FELLESTJENESTESRAPPORT og -PLAN I fellestjenestenes kvalitetsrapport og plan oppsummerer direktøren sentrale utfordringer og tiltak. Vurderinger om læringsmiljø baseres på tilbakemeldinger fra semesterevalueringen. Rapporten leveres sammen med det årlige budsjettforslaget for fellestjenestene. BEMERK - NYTT I ÅR Som oppfølging fra etatsstyringsmøte med departementet legges i år mer vekt på å få frem strategiske vurderinger og kvalitetsvurderinger - både når det gjelder rapport og plan. INNHOLDSFORTEGNELSE 0. Innledning - kort oppsummering... 3 1. Utdanning... 4 1.1 Studietilbud... 4 1.2 Kvalitet i utdanningen... 5 1.3 Internasjonalt utdanningssamarbeid... 8 2 Kunstnerisk utviklingsarbeid og forskning... 9 2.1 Stipendiater... 9 2.2 Kunstnerisk utviklingsarbeid og forskning... 9 3 Formidling og samfunnskontakt... 11 3.1 Formidling... 11 3.2 Samfunns- og næringsutvikling... 11 4 Organisasjon og ledelse... 13 4.1 Ressursforvaltning... 13 4.2 Arbeidsliv og arbeidsmiljø... 14 4.3 Økonomiforvaltning... 16 4.4 Samarbeid og arbeidsdeling... 16 5 Budsjettprioriteringer 2011-2012... 18 Kunsthøgskolen i Oslo - Kvalitetsrapport 2010 - Fellestjenester side 2
0. Innledning - kort oppsummering Oppnådde resultat i 2010 Planlegging og gjennomføring av samlokalisering av Kunsthøgskolen. Flytting/avvikling av St.Olavsgt, Mølleparken, NBgate, Ullevålsveien Arkivavlevering fra Ullevålsveien Innkjøp av nye møbler og maskiner/utstyr ihht utstyrsbevilgning på kr. 125 mill. Bedret tilgjengeligheten til ansatte gjennom innføring av mobilt telesystem Vellykket semesteråpning for ansatte og studenter Rekruttere og ansette økt bemanning på verksted Overgang til nytt studieadministrativt system (fra MSTAS til FS) Implementering av nytt internett Arbeidsmiljø - utvikling av organer for samarbeid - avklaring av roller Etablering av Kunsthøgskolen på sosiale medier (Facebook, twitter, bloggs) Innføring av nytt system for digital rekruttering (EasyCruit) Bedret opptakssamarbeid på scenekunst Etiske retningslinjer Vesentligste utfordringer i 2011 Effektiv og rasjonell bruk av lokaler Gjennomgang av rutiner for sikkerhet for studenter, ansatte og gjester i bygget. Støtte til rekruttering av stillinger som skal utlyses i 2011. Videreutvikle og levendegjøre internett Avklare hva vi vil innen publisering Felles budsjettstyring av verkstedene Innføring av ny maskinpark og ny teknologi i undervisningen Digitale løsninger knyttet til opptak og timeplanlegging Behov for engelskspråklig materiale Revisjon av prosedyrer knyttet til kvalitetsikring Videreutvikling av helpdesk-funksjonen for hjelp på drift og IT-området Innføring av nytt arkivsystem Kassasjonsreglement for arkiv Klargjøre behov/kanaler knyttet til intern kommunikasjon Øke grunnkompetanse blant ansatte innen bruk av IT Styrke engelsk oversettelse på internett og av studentinformasjon. Etablering av alumni-nettverk Etablering av nytt format på FoU-rapportering (kopling informasjon, FoUadm, bibliotek) Kunsthøgskolen i Oslo - Kvalitetsrapport 2010 - Fellestjenester side 3
1. Utdanning Universiteter og høyskoler skal tilby utdanning av høy internasjonal kvalitet som er basert på det fremste innen forskning, faglig og kunstnerisk utviklingsarbeid og erfaringskunnskap. 1.1 Studietilbud Høyskolen skal utdanne kandidater med høy kompetanse med relevans for samfunnets behov. Målsetning Rekruttering Kunsthøgskolen skal gjennom rekrutteringen nå de fremste talentene og aktivt sikre mangfold i søkermassen. Potensielle søkere skal få god informasjon om Kunsthøgskolen og om hvert enkelt fagområde. Søkere skal vurderes ut i fra fastsatte kriterier for det enkelte studieprogram. Kunsthøgskolens samlede studentmasse skal reflektere en variert og allsidig bakgrunn og et bredt nasjonalt og internasjonalt mangfold. Studieportefølje Studiene skal gi høy kunst- og designfaglig kompetanse. Studiene skal kvalifisere studentene til å møte profesjonsnivået. Masterstudiene skal gi kunstnerisk kompetanse på høyeste nivå og kvalifisere til opptak i Det nasjonale programmet for kunstnerisk utviklingsarbeid eller relevante doktorgradsprogrammer. Etter- og videreutdanning Etter- og videreutdanningstilbudet (KHiO+) skal aktivt bidra til profesjonenes kompetanseheving. Rekruttering Det er bedring i rekrutteringen til danseutdanningene - inkludert klassisk ballett. Kunstfag har utfordringer i forhold til målet om 5 og 3 søkere pr plass på hhv. BA og MA, men kvaliteten på søkere vurderes god. Det er en bedring i samarbeidet mellom fakultet for scenekunst og studieseksjonen etter at studieadministrative ressurser er styrket og opptaksressurser lokalisert til fakultetet. Opptaksprosessen er gjennomgått og forventninger mellom fakultetene og studieseksjon er avklart tydeligere. Studieportefølje Det lagt en plan for revisjon av alle studieprogram. Planen skal sikre at studieprogrammene tilpasses det nasjonale kvalifikasjonsrammeverk innen utgangen av 2012. Det er utarbeidet maler og veiledere for arbeidet med å skrive nye studieplaner og emnebeskrivelser. Etter- og videreutdanning Aktiviteten har vært sterkt redusert i 2010 grunnet flytting. En evaluering av aktiviteten er i gang. Målet er å skal styrke sammenhengen mellom aktivitet og faglige behov. Rekruttering Midler til avisannonsering skal flyttes til 0123 Informasjon og brukes i tråd med ny strategi for å nå søkere. Informasjonen på engelsk til søkere skal utvides. Opptak: Bruken av digital kommunikasjon med søkere skal vektlegges i 2011. Det nye studieadministrative systemets muligheter for mer effektivt opptaksarbeid skal avprøves i 2011. Det skal fortsatt gjennomføres opplæring i det nye systemet, og det skal avsettes ressurser til å støtte fakultetenes overgang til digital innlevering av opptaksprøver. Studieportefølje Arbeidet med implementering av kvalifikasjonsrammeverket skal vektlegges. De revisjoner av masterstudier som krever godkjenning av NOKUT skal identifiseres og prioriteres i 2011. Planer for nye masterstudieprogram skal støttes og det skal forberedes søknad til NOKUT. Det skal utformes nye vitnemål tilpasset ny grafisk profil. Kunsthøgskolen i Oslo - Kvalitetsrapport 2010 - Fellestjenester side 4
Etter- og videreutdanning Det vil fortsatt være sterkt redusert aktivitet i vårsemesteret 2011. Aktiviteten skal gjenopptas og utvikles på bakgrunn av evaluering av etter- og videreutdanningen. Bruken av begrepet KHiO+ avvikles og etter- og videreutdanningen skal profileres som del av den nye grafiske signatur. Det er behov for bedre kunnskap om hvilke behov våre kandidater har etter endt utdanning. Det skal etableres et alumni-nettverk som kan bidra til å knytte bånd med tidligere studenter. Risikovurdering 1.2 Kvalitet i utdanningen Høyskolen skal tilby et godt læringsmiljø med undervisnings- og vurderingsformer som sikrer faglig innhold, læringsutbytte og god gjennomstrømning. Målsetning Undervisningen Studieplaner og emnebeskrivelser skal utformes slik at læringsmål, innhold og vurderingskriterier er tydelige. Undervisningen skal være basert på kunstnerisk utviklingsarbeid eller forskning. Undervisningen skal gi studentene rom for individuell faglig utvikling. Det skal være fortløpende vurderinger som sikrer studentenes læringsutbytte. Studentene skal gjennomføre sine studier på normert tid. Kommunikasjon og samarbeid Det skal legges til rette for god kommunikasjon og informasjonsflyt mellom ansatte, studenter og ledelse på kunsthøgskolen. Det skal være kanaler som sikrer at alle blir hørt i saker som påvirker arbeidsplasser og studiehverdagen. Det skal stimuleres til samhandling, medbestemmelse og meningsutveksling i formelle og uformelle møteplasser for å bidra til et godt læringsmiljø. Helse, miljø og sikkerhet Kunsthøgskolen skal ha et åpent og inkluderende læringsmiljø og legge tilrette for studenter og ansatte med spesielle behov. Det skal være nulltoleranse for trakassering og mobbing. Det skal foreligge sikkerhetsinstrukser for alle verksteder. Det skal foreligge retningslinjer for etikk og for mobbing. Ansatte og studenter skal ha god kjennskap til relevante HMS forhold og til hvordan brudd på retningslinjer skal rapporteres. Lokaler, verksteder og utstyr Undervisningslokaler, verksteder og utstyr skal utvikles i henhold til faglige behov. Kunsthøgskolens ressurser skal i prinsippet være tilgjengelige for samtlige studenter og ansatte. Bibliotek Biblioteket skal være et ressurs- og kompetansesenter for høgskolens undervisning, forskning og utvikling. Studieadministrasjon Studieadministrasjonen skal være en service- og informasjonsenhet for fakultetene, studenter, fagansatte og gjestelærere. Studieadministrasjonen skal samarbeide nært med studieledere om planlegging og gjennomføring av programmene. Nøkkeltall - resultat og mål Styringsparameter Resultat Ambisjonsnivå 2007 2008 2009 2010 2011 Studenttilfredshet læringsmiljøundersøkelse (skala 1-6) Deltakerprosent i studentenes semesterevaluering 3,9 4,1 4,4 4,6 4,6 40 % 12 % 39 % 34% 45% Undervisning og vurderingsformer Kunsthøgskolen i Oslo - Kvalitetsrapport 2010 - Fellestjenester side 5
Det er igangsatt en prosess med revisjon av studieplaner. Prosessen skal sikre at alle studieplaner og emnebeskrivelser tilfredsstiller kvalifikasjonsrammeverket innen utgangen av 2012. Læringsmiljø - Kommunikasjon og samarbeid Kunsthøgskolens nettsider er lagt om i tråd med ny grafisk profil. Det er etablert bloggs og Kunsthøgskolen er tilstede på sosiale medier (Facebook og Twitter) Læringsmiljø - Helse, miljø og sikkerhet Det er har vært utfordringer med å få etablert sertifiseringskurs på nye verksteder. Læringsmiljø - Lokaler, verksteder og utstyr Bemanning av verksteder er styrket på fagområdene silketrykk, d-form, keramikk, skulptur (tre/data), utlån Avutstyr, lys, analog film, print/foto. Våren 2010 ble følgende endringer/utvidelser og ansettelser gjennomført: Det er gjennomført betydelige brukerrelaterte endringer i de nye lokaler gjennom hele høsten 2010. IT har etablert en help-desk løsning som sikrer tilbakemelding og oppfølging av henvendelser. Drift og IT har etablert frontkontor i resepsjonsområdet som representerer en synlig førstelinje Det har vært forsinket oppstart i noen av verkstedene. Det er utfordrende å sikre at studenter for tilfredsstillende tilgang til verksteder. Læringsmiljø - Bibliotek Høy brukertilfredshet. Biblioteket scorer 5,12 av 6 mulige i studentenes evaluering våren 2010. En oppgang på 0,1 fra studentevalueringen 2009. (Og dette på tross av redusert tjenestetilbud våren 2010 pga. flyttingen.) Biblioteket har anskaffet to nye databaser: MaterialConneXion, verdens største materialdatabase og bildedatabasen ArtSTOR. Pga. flyttingen og mangelen på utstyr ved årets brukeropplæring, har vi ikke fått anledning til å informere og lære opp studentene ordentlig i disse basene, og vi har derfor ikke skikkelige statistikker på dette ennå Bibliotekutvalget (BU) har ligget brakk siden våren 2008. Det har tidligere vist seg å være svært vanskelig å få BUs medlemmer til å stille til møtene. Det ble ikke oppnevnt studentrepresentanter til BU for 2009/2010. Spørsmålet er om BU skal videreføres eller ei. Samkjøring av rutiner og fysisk omorganisering av de tre samlingene er et stort arbeid. Mye er gjort, men det er fremdeles mye arbeid igjen. Det er opprettet en wiki for bibliotekets ansatte hvor felles rutiner legges inn etter hvert som vi jobber dem frem: http://khiobib.wikidot.com/ Digitalisering og registrering av fotosamlinger er ennå ikke igangsatt. Vi leter fremdeles etter et databasesystem som tilfredsstiller våre behov. Undersøker for tiden om en modul i Art STOR kan anskaffes til dette formål. (En annen årsak til at vi ikke har kommet videre med dette, er flyttingen som har vært svært ressurskrevende.) Læringsmiljø - Studieadministrasjon Den studieadministrative støtten til design og scenekunst er økt. Flere studiekonsulenter har nå sine arbeidsplasser ved fakultetene foreløpig har dette vist seg å gi en forbedret informasjonssituasjon. Målet er at dette resulterer i en effektivisering og større grad av kvalitetssikring mht oppfølging av studieplaner, opptak, eksamensavvikling, informasjonsflyt og oppfølging av studenter individuelt. Overgang til nytt studieadministrativt system er gjennomført. Timeplanleggingen er samordnet i forhold til bruk av felles romressurser. Resepsjonen er samlet og fungerer som et felles servicested for ansatte, studenter og gjester. Kunsthøgskolen i Oslo - Kvalitetsrapport 2010 - Fellestjenester side 6
Sammensetningen av LMU er endret slik at studentrepresentantene kommer fra studentutvalgenes ledelse, og ansatterepresentanter har ansvar for ulike deler av læringsmiljøet i sin stilling. Undervisning og vurderingsformer Som ledd i arbeidet med kvalifikasjonsrammeverket skal alle studier beskrives i samme mal slik at det legges til rette for at studieplanene for fremtiden kan legges i database og gjøres tilgjengelig på web. Læringsmiljø - kommunikasjon og samarbeid Det er behov for å vurdere hvordan intranett kan brukes bedre for å styrke den interne kommunikasjonen. Læringsmiljø - helse, miljø og sikkerhet Gjennomgang og etablering av gode rutiner for fysisk sikring av Seilduken mot innbrudd Gjennomgang og etablering av gode rutiner for brannsikkerhet på Seilduken Merking av maskinparken skal ferdigstilles. Det skal utarbeides en langsiktig plan for introduksjonskurs/ sertifisering av nye studenter. Det skal utarbeides sertifiseringsbevis og sikkerhetsinstruks på alle verksteder. Det skal utarbeides en ansvars erklæring for studenter/ansatte og fakultet. Læringsmiljø - lokaler, verksteder og utstyr Det skal sikres gode rutiner for mottak, tilbakemelding og oppfølging av henvendelser til drift og IT. Identifikasjon og prioritering av tiltak for utvikling av Seilduken skal etableres. Videreføre brukerrelaterte endringer, samt lav terskel for tilpassing og bruksendringer av arealer. Teknisk seksjon vil legge til rette for at faglig ansatte får mulighet for å ta i bruk ny teknologi hvor det er ønskelig. Teknisk seksjon vil bistå med å legge til rette for tverrfaglige prosjekt der hvor fagområdene definerer det relevant og ønskelig. Kvaliteten på renholdet oppleves fortsatt som mindre god på scenekunst og trenger fortsatt fokus i 2011. Læringsmiljø - bibliotek Anskaffelse av tre databaser (streamet film) innen dans, teater og opera fra Alexander Street Press for å styrke tilbudet for scenefagene. Fysisk ryddearbeid etter flyttingen (magasinene). Begynne forarbeidet med avfotografering og digitalisering av fotosamlinger fra Kunsthøgskolens dokumentasjonsarkiv. Læringsmiljø - studieadministrasjon Studiekonsulentene skal integreres ytterligere i den kollegiale og faglige virksomheten innen de respektive fagområdene og samarbeidet med studieadministrasjonen skal intensiveres neste år, bl.a. i forbindelse med arbeidet med kvalitetsrammeverket. Det skal skje en bedre koordinering av produksjonsplanlegging og prosjekter med lang tidshorisont. Timeplansinformasjonen på skjermer skal bli lettere å forstå ved å endre bruken av innforstått kode. Informasjonen skal bli mer tilgjengelig ved at det plasseres ut flere timeplansskjermer for både individuelle oppslag og oversikt i bygningsmassen. Overgang til ny versjon av TimeEdit skal gjennomføres. Resepsjonen skal utvikles til å bli mer rettet mot eksternt publikum. Det skal lages en funksjon for billettsalg på nett. Ordningen med studenter som kveldsvakt i resepsjonen skal utvides på en måte som er tilpasset de faglige aktiviteter (kveld/helg). Kunsthøgskolen i Oslo - Kvalitetsrapport 2010 - Fellestjenester side 7
Den årlige undersøkelse om læringsmiljøet skal legges om for å få bedre informasjon om kvaliteter og mangler ved læringsmiljøet. Læringsmiljøutvalget skal ha en sentral plass i arbeidet. Risikovurdering 1.3 Internasjonalt utdanningssamarbeid Høyskolen skal ha et utstrakt internasjonalt utdanningssamarbeid av høy kvalitet, som bidrar til økt utdanningskvalitet. Målsetning Kunsthøgskolen skal være aktiv i internasjonalt samarbeid og i nettverk, for at studentenes læringsutbytte og ansattes FoU-arbeid kan styrkes, og for å fremme norsk kunst og design. Antall utvekslingsstudenter har gått ned i 2010, noe som antas å ha sammenheng med mindre fokus på dette området i forbindelse med flyttingen. Det er et mål å få etablert bl.a. tilstrekkelig faglig informasjon på engelsk. De semestervise norskkursene har god oppslutning og gir godt utbytte. Med alle Kunsthøgskolens studenter samlet på Seilduken har en kunnet registrere en bred studentoppslutning om de felles tiltakene. Det faglige ansvaret for Kunsthøgskolens nord-sør tiltak er forankret tydeligere ved respektive fakultet, noe som styrker den faglige oppfølgingen av aktivitetene. Informasjonen på engelsk til søkere og til studenter skal økes gjennom systematisk oversettelse av studierelatert informasjon. Det skal sikre at det er sammenheng mellom ambisjonen om økt utveksling og reell støtte for utenlandske studenter. Avtaler og deltakelse i de nordiske og europeiske nettverkene skal gjennomgås med sikte på mer faglig samarbeid, som f.eks. prosjektdeltakelse og lærerutveksling, med relevante institusjoner, og med sikte på å dra nytte av eksterne økonomiske støtteordninger. Gjennomgangen skal øke fokus på strategisk tenkning i forhold til internasjonalisering. Det skal gjennomføres et seminar om nord-sør samarbeid The Arts and Global Dialogue i mars 2010. Med dette seminaret ønsker Kunsthøgskolen i Oslo og Utenriksdepartementet å skape et møtested for beslutningstakere, sponsorer, utøvere og deres institusjoner, på tvers av disipliner og programmer, for å sette utvekslingsprosjekter innenfor områdene kunst og kunstutdanning på dagsorden. Risikovurdering Kunsthøgskolen i Oslo - Kvalitetsrapport 2010 - Fellestjenester side 8
2 Kunstnerisk utviklingsarbeid og forskning Universiteter og høyskoler skal oppnå resultater av høy internasjonal kvalitet i forskning, faglig og kunstnerisk utviklingsarbeid. 2.1 Stipendiater Høyskolen skal gjennom nasjonalt og internasjonalt samarbeid tilby forskerutdanning av høy kvalitet. Forskerutdanningen skal være innrettet og dimensjonert for å ivareta behovene i sektoren og samfunnet for øvrig. Målsetning Stipendiatprogram for kunstnere Kunsthøgskolens fagområder skal styrkes gjennom å knytte til seg stipendiater som skal inngå som en aktiv ressurs for fagmiljøene. Det skal legges til rette for at stipendiatene får god oppfølging og best mulige arbeidsforhold. PhD- stipendiater Kunsthøgskolen ønsker å opprettholde kontakten med relevante fagmiljøer, særlig ved AHO og NMH, gjennom egne dr. gradskandidater på PhD programmene ved disse institusjonene. Finansiering av stipendiater på disse programmene er en utfordring. Stipendiatprogram for kunstnere Administrasjonen stipendiatvirksomheten er forenklet ved at alle administrative støttefunksjoner knyttet til stipendiatene er samlet hos ny FoU-koordinator. PhD- stipendiater Stipendiatprogram for kunstnere Fakultetene skal få støtte i arbeidet med å utvikle stipendiat-området i forhold til sine strategiske behov og satsninger. Det bør avsettes egne midler til en eller flere stipendiatstillinger som kan supplere stipendiatstillingene i kunststipendiatprogrammet. PhD- stipendiater Risikovurdering 2.2 Kunstnerisk utviklingsarbeid og forskning Kunsthøgskolene har ansvar for utvikling av praktisk rettet forskning og utviklingsarbeid på sine fagområder, og skal arbeide med kunstnerisk utviklingsarbeid, forskning, kompetanseutvikling og nyskapende virksomhet innenfor aktuelle kunst- og designfag. Kunsthøgskolene skal innrette sin forskningsinnsats slik at forskerutdanningen holder høy internasjonal kvalitet, og samarbeide nasjonalt og internasjonalt om forskning og kunstnerisk utviklingsarbeid. Kunsthøgskolen i Oslo - Kvalitetsrapport 2010 - Fellestjenester side 9
Målsetting Kunstnerisk utviklingsarbeid og forskning Kunsthøgskolen skal inngå i forpliktende samarbeid med nasjonale og internasjonale partnere. Fagansatte skal stimuleres til dokumentert refleksjon som del av eget FoU-arbeid. Fagansatte skal registrere eget FoUarbeid. FoU-arbeidet skal følges opp av faglig ledelse. Publisering Kunsthøgskolen skal gi publikasjonsstøtte til relevante prosjekter som bidrar til fagenes utvikling og som kan styrke Kunsthøgskolens faglige innhold i internasjonal sammenheng. Kunstnerisk utviklingsarbeid og forskning Administrasjonen av FoU-virksomheten er forenklet ved at alle administrative støttefunksjoner er samlet hos ny FoU-koordinator. Publisering Kunstnerisk utviklingsarbeid og forskning Fakultetene skal få støtte i arbeidet med å utvikle FoU-området i forhold til sine strategiske behov og satsninger. Det skal gjennomføres et prosjekt for registrering av ansattes FoU-arbeid på internett. Målet er at den faglige aktiviteten skal synliggjøres og være lettere tilgjengelig. Publisering I tillegg til midler til FoU-prosjekt skal FoU-utvalget administrere en egen pott knyttet til publisering. Risikovurdering Kunsthøgskolen i Oslo - Kvalitetsrapport 2010 - Fellestjenester side 10
3 Formidling og samfunnskontakt Universiteter og høyskoler skal medvirke til å spre og formidle resultater fra forskning og faglig og kunstnerisk utviklingsarbeid, og medvirke til innovasjon og verdiskapning basert på disse resultatene. Universiteter og høyskoler skal også legge til rette for at tilsatte og studenter kan delta i samfunnsdebatten. 3.1 Formidling Høyskolen skal gjennom formidling og deltagelse i offentlig debatt tilføre samfunnet resultatene fra FoU - virksomheten. Målsetning Formidling Kunsthøgskolens fagansatte skal være aktører i det profesjonelle kunst- og designfeltet. Kunsthøgskolens faglige virksomhet skal presenteres på en bedre måte på våre nettsider og slik at den er åpen og tilgjengelig for allmennheten. Kunsthøgskolen ønsker å videreføre sin publikasjonsvirksomhet og Kunstakademiet skal publisere foredragene fra Åpent Forum på nettet. Samfunnsansvar Den faglige virksomheten skal være synlig i offentligheten. Kunsthøgskolen skal være tilstede i fora der kunst vurderes og diskuteres og fortsette sin aktivitet med å skape fora for diskurs rundt kunstens rolle i samfunnet. Risikovurdering 3.2 Samfunns- og næringsutvikling Høyskolen skal medvirke til samfunns- og næringsutvikling gjennom innovasjon og verdiskapning. Målsetning Kunsthøgskolen skal medvirke til innovasjon og verdiskaping gjennom å skape innovativ kunst, og å utdanne kunstnere som har forutsetninger for å etablere egen virksomhet. Kunsthøgskolen i Oslo - Kvalitetsrapport 2010 - Fellestjenester side 11
Risikovurdering Kunsthøgskolen i Oslo - Kvalitetsrapport 2010 - Fellestjenester side 12
4 Organisasjon og ledelse Universiteter og høyskoler skal organisere og drive sin virksomhet på en slik måte at samfunnsoppdraget blir best mulig ivaretatt innenfor rammen av disponible ressurser. 4.1 Ressursforvaltning Høyskolen skal sikre en god og effektiv forvaltning av ressursene. Målsetning Eiendomsforvaltning Det skal arbeides for å opparbeide en økonomisk buffer som gjør det mulig å opprettholde kvaliteten i hele bygningsmassen. Kvalitetsmål og strategi Kunsthøgskolens kvalitetsmål skal reflektere strategisk plan og revideres årlig. På bakgrunn av erfaringene med kvalitetsarbeidet skal strategisk plan gjennomgås og evt. foreslås revidert hvert annet år. Nøkkeltall Styringsparameter Resultat Ambisjonsnivå 2011 Driftsutgifter (i tusen kroner) per avlagte 60-studiepoengsenhet 2007 2008 2009 2010 Selve flytteprosessen gikk i henhold til plan og mer effektivt og smidig enn en kunne fryktet. Innflyttingen har vært problematisk pga manglende ferdigstillelse av lokalene. Der har vært spesielt store problem knyttet til manglende ferdigstilling av verksteder. Det har vært en utfordring å gjennomføre undervisningen som planlagt, og det har påført oss flere kostnader og merarbeid enn forventet. Det er kjøpt inn utstyr og møbler i henhold til innkjøpsbevilgningen. Endringer knyttet til infrastruktur har blitt dyrere enn planlagt. For å kunne gjøre de bygningsmessige tilpasninger vi ønsker er vi avhengige av å få refusjon i husleie for høsten 2010. Krav er oversendt utbygger. Arkiv: Anskaffelse/implementering av nytt arkivsystem: Ny arkivleder er på plass fra 1. oktober en forutsetning for å kunne sette i gang med prosjektet. Vi regner med å komme igang med prosjektet i november 2010, men pga. sen oppstart må en del av prosjektet overføres til 2011, - og med det også midlene til anskaffelse. Vi regner med å få brukt halvparten av beløpet som er avsatt til dette prosjektet før nyttår. (For øvrig var beløpet til anskaffelse og implementering i snaueste laget, ca kr 50 000 for lite for 2010.) Avslutting av vårt nåværende journalsystem ModuLink, kan ikke gjøres før nytt arkivsystem er implementert. Dette vil derfor også gjøres tidlig i 2011. SHKS' arkiver er nå flyttet i sin helhet til Stiftelsen ASTAs lokaler. Ordning og merkingsarbeidet er godt i rute, og ASTA regner med å kunne gjøre de første avleveringene til Statsarkivet innen utgangen av 2010. Den største utfordring ligger i å tilpasse bygget i forhold til de ulike fagenes behov innenfor de økonomiske rammene vi har. Utfordringen ligger også i å få til en god prosess, slik at vi gjør de viktige og riktige prioriteringene. Samlokaliseringen gjør at vi må ta en ny runde når det gjelder ansvars- og oppgavefordeling i skjæringsfeltet mellom fag og administrasjon. Utfordringen er å gi de ulike fagområder tilstrekkelig god service og støtte, samtidig som vi utnytter effekten av at vi er i samme hus. Kunsthøgskolen i Oslo - Kvalitetsrapport 2010 - Fellestjenester side 13
Det er også en utfordring å få gjennomført undervisningen (våren 2011) i henhold til studieplanene. Det gjelder spesielt for kunstfag, som i særlig grad er avhengig av fungerende verksteder Styret skal utarbeide en ny strategisk plan i løpet av 2011. Arbeidsprosesser i skjæringsfeltet mellom fag og administrasjon skal gjennomgås og effektiviseres. Det innebærer en gjennomgang av kvalitetssikringsprosessene. Faglige behov skal være styrende for prosessene. Organisasjons utvalget skal levere innstilling i løpet av våren 2011 ang hensiktsmessig faglig organisering. Arkiv: Fortsette arbeidet med implementering av digitalt arkiv. I løpet av 2011 ønsker vi å få saksbehandlerne over på systemet. Viktige oppgaver: Opplæring og support, samt systemadministrasjon og -utvikling. Lovpålagt: Avslutting av Modulink, samt nødvendige uttrekk fra journalen til avlevering til Statsarkivet. Det skal utarbeides kassasjonsregler for skolen. Dette har vi ikke pr i dag. Det er lovpålagt og en forutsetning for å kunne ta fatt på avleveringsarbeidet når det gjelder arkivene fra SOHS, SBHS, STHS og SKA. Stiftelsen ASTA fortsetter arbeidet med avlevering av arkivene etter SHKS. (I den anledning må man ikke glemme at dette prosjektet kun er finansiert med 2,5 millioner så langt mens estimatet for avleveringen er på kr 3,8 millioner. Videre fremdrift i 2012 vil være avhengig av om det kan prioriteres midler til dette.) Fysisk ryddearbeid etter flyttingen (magasinene). Fortsette arbeidet med rutineutvikling og arkivplan. Risikovurdering 4.2 Arbeidsliv og arbeidsmiljø Høyskolen skal gjennom sin personalpolitikk medvirke til et høyt kompetansenivå, et godt arbeidsmiljø og et mindre kjønnsdelt arbeidsliv. Målsetning Fagkompetanse De fagansatte skal ha høy fagkompetanse og god evne til å formidle studienes fagområder. Personalpolitikk Det skal være en effektiv bruk av den samlede kompetansen og et godt samspill mellom faglige og administrative ressurser. Arbeidsmiljø Kunsthøgskolen skal være en åpen og tillitskapende organisasjon som gjennom sine beslutninger og handlinger ivaretar fysisk og psykisk arbeidsmiljø. Det skal foreligge retningslinjer for etikk og for mobbing. Ansatte og studenter skal ha god kjennskap til relevante HMS forhold, og til hvordan brudd på retningslinjer skal rapporteres. Nøkkeltall - resultat og ambisjon Styringsparameter Resultat Ambisjonsnivå 2011 Andel førstestillinger av totalt antall undervisnings-, forsker-, og formidlingsstillinger Andel kvinner i undervisnings-, forsknings- og formidlingsstillinger 2007 2008 2009 2010 HUSK andel tekn-adm Kunsthøgskolen i Oslo - Kvalitetsrapport 2010 - Fellestjenester side 14
Fagkompetanse. Gjennom medarbeidersamtaler kartlegger fakultetene individuelle behov for kompetanseheving blant fagansatte. Dette vurderes opp mot strategiske behov på fakultetsnivå. (se også pkt 2.2) Personalpolitikk Det er utarbeidet etiske retningslinjer for ansatte, som spesielt fokuserer på rolleforståelse i forholdet mellom veileder og student. Organer for samarbeid og organisering: AMU, medbestemmelse etter Hovedavtalen, (innført samarbeidsutvalg med jevnlige møter), - og vernetjenesten fungerer nå etter intensjonene. Det er gjennomført flere kompetanseutviklingstiltak i 2010. For alle tilsatte er det gjennomført kurs i førstehjelp, introduksjon av varslingsreglene og møter i forbindelse med flytting til nye lokaler. For ledere, tillitsvalgte og vernetjenesten er det hold kurs i IAavtalen. For alle nytilsatte er det holdt introduksjonskurs og for ledere med personalansvar er det holdt 2 samlinger, den ene med spesielt fokus på rekrutteringsprosessen, den andre bl. a. med fokus på utarbeiding av etiske retningslinjer Det er satt av midler til honorering av arbeidet som hovedverneombud tilsvarende 20 %- en dags- lønn. Det er innkjøpt elektronisk rekrutteringssystem, EasyCruit. Arbeidsmiljø Arbeidet med å bedre arbeidsmiljøet på Kunsthøgskolen er i all hovedsak videreført gjennom aktiviteter der ulike grupper har arbeidet sammen eller vært på temakurs/introduksjonskurs. Flytteprosessen har medført en rekke arrangementer og nye arenaer for samhandling som har bidratt positivt til kulturen. Det er gjennomført ergonomisk gjennomgang av ansattes arbeidsplasser etter flyttingen Fagkompetanse. Kompetanseheving - Det er ulike behov innen de ulike fagfelt. Det skal særlig legges vekt på å styrke fagansattes tekniske ferdigheter knyttet til å dokumentere og formidle resultatene av FoU-virksomheten. Det skal gjennomføres omfattende rekruttering i faglige stillinger. Det krever at det er gode rutiner for samarbeid mellom fakultet og personalseksjon - og en styrket bemanning i personalseksjonen. Personalpolitikk Det er satt ned et partssammensatt utvalg som skal utarbeide nye retningslinjer for Kunsthøgskolens lønnspolitikk - ferdig innen september 2011 Videreutvikling av rullerende kompetanseutviklingstiltak (HMS, Introkurs,lederopplæring osv.) -herunder videreføring av samlinger for ledere med personalansvar 2 ganger i året. Videre implementering av SAP-HR (ESS og MSS). Videre implementering av elektronisk rekrutteringssystem (EasyCruit). Nytt personalsystem Compendia vil vurderes i 2011. Arbeidsmiljø Gjennomføre ny arbeidsmiljøundersøkelse i en form som kan benyttes til sammenligning over flere år og også med andre institusjoner Gjennomgå rutiner for saksbehandling av fakultetene/seksjonene. personalsaker, og for samarbeid med Kunsthøgskolen i Oslo - Kvalitetsrapport 2010 - Fellestjenester side 15
Risikovurdering 4.3 Økonomiforvaltning Høyskolen skal ivareta høy kvalitet i økonomiforvaltningen. God intern kontroll og effektiv ressursforvaltning skal tas hensyn til i institusjonens strategiske prioriteringer. Målsetning Plan og budsjettprosess Kunsthøgskolen skal ha en ryddig og gjennomsiktig plan- og budsjettprosess som bidrar til en optimal fordeling av ressursene og til å utvikle virksomheten. Det skal utvikles årsplaner for Kunsthøgskolen som innfrir målene og som følges opp, revideres og evalueres. Ressursfordeling skal bidra til at Kunsthøgskolen når målene. Vi har en tilfredsstillende planprosess, men utfordringer med kapasitet når det gjelder å følge opp prosessen og evaluere underveis. Styret har vedtatt nytt innkjøpsreglement. Det vurderes å utvide ordningen med styringsdialoger med fakultetene fra en til to ganger i året. Nytt internt verktøy for økonomirapportering skal utarbeides. Risikovurdering 4.4 Samarbeid og arbeidsdeling Høgskolen skal bidra til at nasjonale kunnskapsressurser skal forvaltes helhetlig og til at oppgaver og ansvar fordeles og løses gjennom samarbeid. Styringsparameter Resultat Ambisjonsnivå 2011 2007 2008 2009 2010 Antall studietilbud i samarbeid med andre norske institusjoner (fellesgrader) Kunsthøgskolen i Oslo, Norges Musikkhøgskole og Arkitektur-.og designhøgskolen i Oslo ble tildelt 1,5 million kroner i SAK-samarbeid. Det er avholdt flere møter og det er definert hvilke områder samarbeidet skal utforskes videre på. Kunsthøgskolen i Oslo - Kvalitetsrapport 2010 - Fellestjenester side 16
Det skal foreligge 3 rapporter i løpet av våren 2011. - samarbeid på designfeltet (AHO, KHiO) - samarbeid på scenefeltet (KHiO, NMH) - administrativt samarbeid (AHO, KHiO, NMH) Kunsthøgskolen i Oslo - Kvalitetsrapport 2010 - Fellestjenester side 17
5 Budsjettprioriteringer 2011-2012 Vesentlige budsjettprioriteringer 2011 (innen fellestjeneste planramme) Målområde Tiltak Ressurser Styrking informasjonstiltak Arkivsystem (ephorte) - videreføring Arbeidsmiljøundersøkelse - høst 2011 Midlertidig styrking av bemanning IT Reduksjon i inntekter ved utleie av lokaler Leiekostnader nytt galleri Økonomiverktøy - utviklingsprosjekt (bestillingsverktøy) Forslag til budsjettprioriteringer for Kunsthøgskolen 2011 (utenfor fellestjeneste planramme) Målområde Tiltak Ressurser 0123 1 ny stilling Kommunikasjon 600 000 0123 FoU Formidling 100 000 0123 Engelsk oversettelse web og publikasjoner 180 000 0152 Nytt rapporteringsverktøy for utsendelse interne økonomirapporter 150 000 0165 Oversettelse av studieinformasjon 150 000 0162 Kveldsvakt fredag + vakt helg resepsjon 160 000 016X FoU rapportering 40 000 016X Alumniprosjekt 40 000 0171 1 ny stilling Mester Scene 460 000 Kunsthøgskolen i Oslo - Kvalitetsrapport 2010 - Fellestjenester side 18