AVTALE OM SAMARBEID MELLOM TANNLEGER (NB! Må leses i sammenheng med NTFs kommentarer til avtalen) Mellom tannlege...(heretter kalt praksisinnehaver) og tannlege...(heretter kalt leietaker), er det i dag inngått følgende avtale: 1. Leietaker har rett til å disponere praksisinnehavers tannlegekontor nr. (eller annen benevnelse) i... med adgang til nødvendig bruk av tilhørende venteværelse og følgende fellesrom/arealer: 2. Praksisinnehaver er forpliktet til å dekke alle utgifter som er forbundet med driften av leietakers tannlegevirksomhet. Leietaker skal imidlertid selv dekke sine utgifter til annonsering utover den annonsering som eventuelt foretas av praksisinnehaver, utgifter til egen ansvarsforsikring og eventuelle andre personlige forsikringer, samt utgifter som vedrører leietakers eget regnskap, jf. pkt. 6 nedenfor. Videre dekker leietaker sine utgifter til faglitteratur, arbeidstøy, etterutdanning og fagforeningskontingent. 3. (Ett av følgende alternativer kan velges mht. hvilket vederlag leietaker skal betale:) Alternativ I: Som godtgjørelse for denne benyttelsen av praksisinnehavers kontor, utstyr, materiell, hjelpepersonell mv., og for tilgang til praksisinnehavers pasientportefølje, betaler leietaker...% av innarbeidet honorar etter fratrekk av tannteknikerutgifter. Dersom leietaker ansetter egen tannhelsesekretær skal godtgjørelsen settes til %. Godtgjørelsen betales hver...(md./uke). Leien betales etterskuddsvis, senest den / -dag i påfølgende md./uke. eller Alternativ II: Som godtgjørelse for denne benyttelsen av praksisinnehavers kontor, utstyr, materiell, hjelpepersonell mv., og for tilgang til praksisinnehavers pasientportefølje, betaler leietaker % av innarbeidet honorar med fratrekk av tannteknikerregninger, dog minimum kr. per md./uke. Leien betales etterskuddsvis, senest den / -dag i påfølgende md./uke. eller Alternativ III: Som godtgjørelse for denne benyttelsen av praksisinnehavers kontor, utstyr, materiell, hjelpepersonell mv. (eventuelt også: tilgang til praksisinnehavers pasientportefølje) betaler leietaker kr per md./uke/time. Leien betales etterskuddsvis, senest den./ dag i påfølgende md./uke.
4. (NB! Pkt. 4a) og b) skal bare inntas i samarbeidsavtalen dersom leiesummen er fastsatt etter pkt. 3 alternativ I (% av innarbeidet honorar) og ikke dersom leiesummen er fastsatt etter pkt. 3 alternativ II eller III (minimumsleie eller fast leie). a) Alternativ I: Ved leietakers sykefravær skal det etter 14 dager (karensdager) betales godtgjørelse til praksisinnehaver for hver sykefraværsdag som tilsvarer ytelser etter NTFs Gjensidige Sykeavbruddskasse klasse Godtgjørelsen skal dekke leietakers forholdsmessige andel av antatte driftsutgifter. eller Alternativ II: Ved leietakers sykefravær skal det etter 14 dager (karensdager) betales en fast daglig godtgjørelse på kr.. til praksisinnehaver. Godtgjørelsen skal dekke leietakers forholdsmessige andel av antatte driftsutgifter. b) Leietaker forplikter seg til å tegne forsikring til dekning av sitt ansvar etter pkt. 4a). Forsikringsavtalen må være inngått senest når denne samarbeidsavtalen underskrives. c) (NB! Dersom godtgjørelsen til praksisinnehaver er fastsatt iht. pkt. 3 alternativ II eller III (minimumsleie eller fast leie) bør følgende klausul inntas:) Leietaker skal være fri leieforpliktelser ved sykefravær utover 6 måneder. 5. Hvert år kan hver av partene kreve prosentsatsen (eventuelt måneds-, ukes- eller timeleien) tatt opp til ny vurdering. Endring av prosentsatsen (eventuelt måneds-, uke- eller timeleien) forutsetter enighet mellom partene og må basere seg på fremlagte regnskapstall og årssammenligninger. Beløpet for fast daglig godtgjørelse ved sykefravær kan likeledes tas opp til årlig revurdering, jf. pkt. 4a). (NB! Dersom leiesummen er fastsatt iht. pkt. 3 alternativ II og III (minimumsleie eller fast leie) skal leietaker ikke betale godtgjørelse til praksisinnehaver ved sykefravær, se pkt. 4 ovenfor). Eventuelle endringer i leiesummen eller i den daglige godtgjørelsen ved sykefravær skal innarbeides i avtaleteksten eller nedfelles i et tillegg til denne avtalen. Både utleier og leietaker må underskrive den reviderte avtalen/tillegget til avtalen før endringene kan tre i kraft. 6. Leietaker fører sitt eget regnskap, foretar egne påtegnelser i pasientjournalene, er ansvarlig både faglig og juridisk for egen tannlegevirksomhet og opptrer i enhver sammenheng som selvstendig næringsdrivende. 7. Praksisinnehaver og leietaker bør drøfte spørsmål om utskiftninger eller endringer av utstyr og innredning i de kontorer og fellesrom som leietaker disponerer, før endringer blir gjennomført. Likeledes bør endringer i ansettelsesforholdet for hjelpepersonellet og innleie av
vikar ved hjelpepersonellets sykdom drøftes med leietaker. Leietakers bruk av eget utstyr reduserer ikke dennes forpliktelse til å betale godtgjørelse som avtalt i pkt. 3 foran, med mindre det gjøres skriftlig avtale om noe annet. 8. Hver av partene kan med 3 måneders skriftlig varsel kreve at samarbeidet opphører. 9. Ved opphør av samarbeidet skal hver av partene beholde journalene til sine pasienter. (NB! Partene bør i avtalen presisere hva som ligger i begrepet sine pasienter. Se kommentarene til denne avtalen for eksemplifisering). 10. Ingen av partene har anledning til å overdra sine rettigheter etter denne kontrakt. Dersom leietaker skal være fraværende i en på forhånd fastsatt periode i forbindelse med videreutdanning eller fødsel og omsorg for små barn, har leietaker imidlertid anledning til å overdra sine rettigheter etter denne kontrakt til en annen tannlege i denne perioden. Slik overdragelse kan kun skje dersom praksisinnehaver godkjenner den nye leietakeren. 11. Oppstår det uenighet mellom partene om hvorledes samarbeidsavtalens bestemmelser er å forstå, kan en tremannsnemnd oppnevnt av Den norske tannlegeforenings hovedstyre avgjøre spørsmålet med bindende virkning. Denne avtalen finnes i (skriv inn korrekt antall) underskrevne eksemplarer, hvorav partene har fått et hver....den... * * * * * Kommentarer til Avtale om samarbeid mellom tannleger Innledning På bakgrunn av ulike henvendelser fra flere av våre medlemmer vedrørende samarbeidsavtaler mellom praksisinnehavere og leietakere/assistenttannleger har vi funnet det hensiktsmessig å foreta en gjennomgang av vår anbefalte standardavtale for denne type samarbeid. I selve avtaleteksten er det nå foretatt noen presiseringer og tilføyelser for å oppdatere avtalen til dagens behov. Kommentarene til avtalen er også utvidet. Formålet har blant annet vært å beskrive ulike situasjoner som kan oppstå og som det er viktig å tenke gjennom før man inngår et samarbeid. Vi har også kommet med forslag til hvordan noen av disse situasjonene kan tenkes løst. Skriftlig og underskrevet avtale Både skriftlige og muntlige avtaler er bindende. Det er imidlertid viktig å presisere at man ikke bør
inngå i et samarbeid uten å ha en skriftlig avtale som er underskrevet av begge parter. Følger man dette rådet unngår man bevisproblemer i forhold til hva man faktisk har blitt enige om og man har også et bedre utgangspunkt for å løse eventuelle tvister som kan oppstå mellom partene i ettertid. Etiske regler for tannleger 19 pålegger alle NTFs medlemmer å ha skriftlig avtaler dersom de inngår i samarbeid som varer utover 3 måneder. Dersom partene blir enige om å endre avtalen i samarbeidsperioden er det viktig at også endringene nedfelles i avtalen og at begge parter underskriver den reviderte avtalen. Alternativ kan man lage et skriftlig tillegg til avtalen som også må underskrives. Det er ikke sjelden at det oppstår uenighet om hva man faktisk ble enige om! Bakgrunnen for samarbeidsavtaler mellom praksisinnehaver og leietaker Som følge av høye investeringskostnader og fordi det tar tid å bygge opp en fast kundekrets har det vært vanlig at tannleger med egen praksis leier ut kontorplass til andre tannleger (såkalte leietannleger eller assistenttannleger) som ikke allerede er etablert med egen praksis eller som av andre grunner ikke ønsker eller har mulighet til å foreta de investeringer som kreves for å starte opp tannlegevirksomhet. Det kan også være andre grunner til at man inngår i et slikt samarbeid. Formålet kan for eksempel være at partene skal inngå i et tettere partnerskap over tid eller at leietaker etterhvert skal overta praksisinnehavers virksomhet. I andre tilfeller kan formålet med samarbeidet være mer kortsiktig. En nyutdannet leietaker kan for eksempel ønske å inngå i samarbeidet og dermed dra nytte av praksisinnehavers faglige kompetanse og erfaringer fra drift av tannlegevirksomhet. Det er uansett viktig at begge parter tenker gjennom og diskuterer hvilke forventninger man har til samarbeidet. Leietaker er selvstendig næringsdrivende Forutsetningen bak vårt forslag til samarbeidsavtale er at både praksisinnehaver og leietaker er selvstendig næringsdrivende. Leietaker er med andre ord ikke ansatt hos praksisinnehaver. Ligningsmyndighetene har vist betydelig interesse for samarbeidsavtalene mellom tannleger. Myndighetene har i denne sammenheng stilt spørsmål ved om leietaker skal anses som lønnstaker/ansatt eller selvstendig næringsdrivende. Dersom vedkommende er ansatt, skal praksisinnehaver betale arbeidsgiveravgift fordi godtgjørelsen til leietaker er å anse som lønn. I motsetning til selvstendig næringsdrivende vil en ansatt ha rett til minstefradrag og lavere trygdavgift. For å bli ansett som selvstendig næringsdrivende må man utøve virksomhet av en viss varighet og et visst omfang, virksomheten må være egnet til å gå med overskudd og den må drives for egen regning og risiko. Det legges således en helhetsvurdering av skjønnsmessig karakter til grunn. Det viktigste moment synes å være at virksomheten drives for egen regning og risiko. Vi har utformet kontraktsforslaget på denne bakgrunn. Forskjell mellom selvstendig næringsdrivende og ansatte Det er viktig å være klar hva det innebærer å være selvstendig næringsdrivende og ansatt. En tannlege som er ansatt hos en praksisinnehaver har visse rettigheter både etter arbeidsmiljøloven
og etter ferieloven. Blant annet har en ansatt krav på skriftlig arbeidsavtale som ikke kan sies opp uten at det kan gis en saklig begrunnelse for oppsigelsen (oppsigelsesvern). Arbeidsmiljøloven fastsetter også bestemte oppsigelsesfrister som må følges dersom praksisinnehaver ønsker å avslutte et ansettelsesforhold og annet ikke er avtalt. Videre har en ansatt krav på ferie og feriepenger iht. ferieloven. Ingen av disse reglene i arbeidsmiljøloven gjelder for en leietaker. I motsetning til en ansatt er leietakere ikke underlagt praksisinnehavers styringsrett. Det betyr at praksisinnehaver ikke kan bestemme hvordan leietakeren skal utøve sitt yrke, og kan heller ikke som utgangspunkt instruere ham/henne mht. arbeidstid eller ferieavvikling. Leietaker som selvstendig næringsdrivende står helt fritt til å bestemme når han/hun skal arbeide og når han/hun skal ha fri. Siden praksisinnehaver og leietaker er selvstendig næringsdrivende i et kontorfellesskap og i tillegg gjerne har felles hjelpepersonell, er det imidlertid viktig å huske at man har en lojalitetsplikt overfor hverandre, og derfor må vise hensyn og gi beskjed i god tid dersom man har tenkt å være borte fra praksisen slik at andre kan innrette seg etter dette. Praksisinnehaver har heller ikke mulighet til å bestemme hvilke priser leietaker skal ta av de pasientene han/hun behandler. En slik instruksjon mht. pris vil anses som et ulovlig prissamarbeid etter konkurranseloven. Kommentarer til de enkelte bestemmelser i avtalen: Ad pkt. 1 Her beskrives hvilke lokaler leietaker kan benytte. Er det behov for presiseringer, utvidelser eller innskrenkninger i bruk av lokalene (f.eks. bruk bare på bestemte dager) bør disse tilføyes. Eksempler på hvilke fellesrom som skal omfattes av leiekontrakten utover selve behandlingsrommet og venteværelset kan for eksempel være garderobe og toalett. Ad pkt. 2 Kontrakten forutsetter at praksisinnehaver dekker samtlige utgifter med mindre uttrykkelige unntak er gjort. Dersom partene finner det mer praktisk med andre løsninger bør dette fremkomme som en tilføyelse/presisering i avtaleteksten. Eksempler på typiske driftsutgifter som må dekkes er husleie (dersom praksisinnehaver ikke eier lokalene), lønnsutgifter til hjelpepersonell, utgifter til renhold, kontormateriell, forbruksmateriell (til bruk ved behandling av pasienter), strøm, telefon, forsikringer (av praksislokaler/inventar og yrkesskadeforsikring for ansatte), vedlikehold av utstyr/inventar, nyinvesteringer, annonseutgifter, datautstyr, programvare, leie/drift av betalingsterminal, og administrasjonskostnader i forbindelse med purring på utestående honorarer. Når det gjelder leie av betalingsterminal er det vanlig at leietaker bærer eventuelle ekstrakostnader som følge av at han/hun må tilknyttes terminalen. Administrasjonskostnader i forbindelse med purring på utestående honorarer kan dekkes både av praksisinnehaver og leietaker. Dersom hjelpepersonellet gjør denne jobben, vil det være naturlig at praksisinnehaver bærer kostnaden bare hvis han/hun allerede dekker lønn til hjelpepersonellet. Hvis leietaker selv tar seg av jobben med å purre opp utestående beløp er det derimot naturlig at han/hun bærer kostnaden. Dette fordi han/hun som selvstendig næringsdrivende selv må bære risikoen for den tid dette tar. I siste omgang vil administrasjonskostnader i forbindelse med purring i noen grad gjerne dekkes av pasienten gjennom et purregebyr. Vær oppmerksom på at inkassoforskriften av 14. juli 1989 nr. 562 setter grenser for hvor mye en pasient kan belastes i purregebyr (inkassoforskriften finnes tilgjengelig på http://www.lovdata.no).
Kostnader i forbindelse med føring av eget regnskap skal dekkes av leietaker fordi regnskapsplikten omfattes av det å være selvstendig næringsdrivende. Det er naturlig at leietaker som selvstendig næringsdrivende også dekker sin egen ansvarsforsikring (inkludert implantatforsikring) og eventuell avbruddsforsikring, dersom praksisinnehavers avbruddsforsikring ikke allerede dekker leietaker. Det er også naturlig at leietaker dekker utgifter til yrkesskadeforsikring dersom han/hun har egne ansatte. Det samme gjelder utgifter til egen deltakelse på kurs, møter og kongresser, samt utgifter til faglitteratur, arbeidstøy og foreningskontingenter. Ad pkt. 3 Forutsetninger for leiesummens størrelse I de fleste tilfeller vil det være en underliggende forutsetning for samarbeidet og for fastsettelsen av vederlaget at leietaker arbeider full tid. I andre tilfeller kan leietaker ha et ønske om å jobbe mindre enn dette. Det er viktig at begge parter har klart for seg hvilke forutsetninger leieforholdet baserer seg på når man skal bli enige om størrelsen på leiesummen og øvrige forhold ved samarbeidet. Bl.a. må begge partene ha klart for seg om det forventes at leietannlegen skal opparbeide seg en egen pasientportefølje, eller om han/hun bare skal basere seg på å behandle praksisinnehavers pasienter. Dekning av løpende driftsutgifter Minimumsvederlag, fast leie eller daglig godtgjørelse Dersom leietaker har tenkt å være fraværende fra praksisen i lengre perioder, bør praksisinnehaver vurdere om det kan være hensiktsmessig å innta en klausul om et fast minimumsvederlag (dersom leietaker skal betale en prosent av innarbeidet honorar (pkt. 2 alternativ I)) eller en klausul om fast leie (pkt. 3 alternativ II). Dette for å sikre at samarbeidskontrakten ikke mister sin verdi for praksisinnehaver og også for at praksisinnehaver skal få dekket sine løpende driftsutgifter. Se mer om dette under kommentarene til pkt. 3 alternativ II og III nedenfor. Dersom man velger en klausul som forplikter leietaker til å betale en minimumsleie eller en fast leie bør man i forkant ta stilling til om denne forpliktelsen også skal gjelde dersom leietaker er fraværende fra praksisen i en lengre periode f.eks. i forbindelse med videreutdanning eller fødsel/omsorg for små barn. Et alternativ til minimumsleie eller fast leie kan også være at leietaker forplikter seg til å betale en daglig godtgjørelse tilsvarende den sum som betales ved sykefravær, dersom han/hun er fraværende fra virksomheten utover et visst antall uker i løpet av året. Dette for at praksisinnehaver skal være sikret kompensasjon for leietakers andel av antatte driftsutgifter. Som følge av inngåelsen av samarbeidet med leietaker har praksisinnehaver gjerne foretatt ekstra investeringer eller fått økte driftskostnader (f.eks. til hjelpepersonell) som han/hun bør kunne kreve dekket uansett om leietaker er til stede i virksomheten eller ikke. Etterskuddsvis betaling Siden leietaker skal betale vederlag bl.a. for tilgang til praksisinnehavers pasientportefølje er det mest naturlig at leien betales etterskuddsvis, dvs. etter at pasientbehandlingen har funnet sted og honorar faktisk er innarbeidet. Merverdiavgift Fra 1. mars 2006 vil praksisinnehaver være forpliktet til å betale merverdiavgift for den del av leiesummen som leietakere betaler for leie av utstyr og goodwill (tilgang til pasientportefølje) dersom denne overstiger hans/hennes inntjening fra egen tannlegevirksomhet. Som følge av disse vilkårene vil mindre praksisinnehavere imidlertid sjelden bli pliktige til å betale merverdiavgift. For å unngå tvil om leiesummen inkluderer merverdiavgift eller ikke, anbefaler vi at det presiseres i
kontraktsteksten at leiesummen inkluderer merverdiavgift, dersom deler av leiesummen er avgiftsbelagt. Ad pkt. 3 alternativ I Prosentsatsen beregnes av innarbeidet og ikke av innbetalt honorar. Dette gir leietaker en oppfordring til å gjøre sitt til at honorarene kommer inn. Leietaker bærer risikoen for pasientenes eventuelle manglende betaling, noe som understreker hans/hennes status som selvstendig næringsdrivende. Prosenten skal beregnes av leietannlegens honorar. Den del av pasientens innbetaling som direkte dekker fakturerte utlegg til tanntekniker skal fratrekkes. Ad pkt. 3 alternativ II Med bakgrunn i praksisinnehavers behov for å få dekket leietakers andel av de løpende driftutgifter og for å sikre seg at samarbeidskontrakten ikke mister sin verdi for ham/henne, kan et alternativ være at leietaker forplikter seg til å innbetale en minimumsleie. En forpliktelse til å betale en minimumsleie vil kunne innebære en risiko for leietaker dersom han/hun ikke får tilgang til et tilstrekkelig pasientgrunnlag. Leietakere som primært baserer sin virksomhet på tilgang til utleiers pasientportefølje bør derfor ikke inngå en slik kontrakt om minimumsleie med mindre utleier garanterer tilgang til en pasientportefølje av en viss størrelse. I stedet for en uttrykkelig garanti, kan det i avtalen også tas forbehold om tilgang til et tilstrekkelig pasientgrunnlag. Et ytterligere alternativ er å vise til hvilke forutsetninger som må være til stede for at forpliktelsen til å betale minimumsleie skal gjelde. For eksempel kan man ta inn et punkt i avtalen om at klausulen om minimumsleie forutsetter tilførsel av en viss mengde pasienter til leietakers virksomhet. Ad pkt. 3 alternativ III I stedet for en prosent av innarbeidet honorar (evt. kombinert med en bestemmelse om et minimumsvederlag) kan partene avtale at leiesummen settes til en fast pris. Dette kan være særlig aktuelt f.eks. dersom leietaker bare skal leie lokaler og eventuelt utstyr, og ikke skal få tilgang til praksisinnehavers pasientportefølje. Husk å presisere i avtalen hva som dekkes av den faste leiesummen! Dersom leietaker skal basere sin inntjening på behandling av praksisinnehavers pasienter vil en forpliktelse til å betale en fast leiesum kunne innebære en risiko for leietakeren dersom han/hun ikke får tilgang til et tilstrekkelig pasientgrunnlag. Se nærmere om dette under pkt. 3b) foran. Ad pkt. 4a) Leietakers sykefravær vil kunne medføre en økonomisk belastning både for leietaker og for praksisinnehaver. Leietaker mister sin inntjeningsevne, og praksisinnehaver får ikke vederlag som forutsatt dersom leiesummen fastsettes som en prosent av innarbeidet honorar. Praksisinnehaver vil i en slik situasjon gjerne ha behov for å få dekket leietakers andel av de løpende driftsutgifter. Dette er bakgrunnen for at vi anbefaler at det på forhånd avtales en fast daglig godtgjørelse som skal betales dersom leietaker er fraværende pga. sykdom. Størrelsen på godtgjørelsen kan enten settes til en fast sum eller tilsvarende en dagsats som ytes iht. en nærmere avtalt klasse i NTFs Gjensidige Sykeavbruddskasse (heretter Sykeavbruddskassen ). Det finnes informasjon på NTFs nettsted om hvor store ytelser man har krav på etter de ulike klassene i Sykeavbruddskassen. Fordelen med å knytte den daglige godtgjørelsen opp mot dagsatsen i en bestemt klasse i Sykeavbruddskassen er at satsene etter Sykeavbruddskassen reguleres i tråd med folketrygdens grunnbeløp (G). Man slipper da selv å foreta årlige justeringer av den daglige godtgjørelsen som skal betales praksisinnehaver ved leietakers sykefravær, jf. avtalen pkt. 5 siste
avsnitt. De 14 karensdagene (dvs. dager som går før utbetaling finner sted) som det vises til i avtaleteksten tilsvarer Sykeavbruddskassens karensdager. For øvrig vises det til pkt. 4b) nedenfor for en beskrivelse av vilkårene for å få ytelser fra Sykeavbruddskassen. Ad pkt. 4b) Det er avgjørende at leietaker har tegnet den nødvendige sykeavbruddsforsikring ved inngåelse av samarbeidsavtalen. Forsikring mot sykeavbrudd kan tegnes enten i Sykeavbruddskassen eller i et privat forsikringsselskap. Vær oppmerksom på at medlemskap i Sykeavbruddskassen som utgangspunkt må tegnes før fylte 40 år, og at medlemskapet opphører ved fylte 70 år. Det er et vilkår for å bli tatt opp som medlem i Sykeavbruddskassen at det avgis tilfredsstillende helseerklæring på skjema som kan fås ved henvendelse til NTFs sekretariat. Størrelsen på dagpengene som ytes fra Sykeavbruddskassen er begrenset. Dagpengene kan ikke overstige 1/250 av 50 % av forsikringstakerens bruttoomsetning foregående år, redusert med teknikerkostnader. I praksis betyr dette at den daglige utbetalingen ikke kan utgjøre mer enn rundt halvparten av medlemmets gjennomsnittlige daglige bruttoomsetning. Dersom leietaker ønsker å forsikre seg i Sykeavbruddskassen er det derfor viktig at avtalepartene vurderer dagpengeklasse i forhold til dette og at den daglige godtgjørelse som leietaker skal betale settes i samsvar med den forsikringen han/hun faktisk kan tegne i Sykeavbruddskassen. Det er mulig å gå ned i dagpengeklasse med virkning fra påfølgende kalenderår. Ved overgang til en høyere dagpengeklasse, må medlemmet undertegne en egenerklæring om sin helsetilstand. Utbetaling fra ny høyere dagpengeklasse kan ikke skje før etter utløpet av to hele kalenderår etter endringen. NB: Pkt. 4a) og 4b) skal ikke inntas i avtalen dersom praksisinnehavers vederlag er fastsatt iht. pkt. 3 alternativ II eller III (minimumsleie eller fast leie). I sistnevnte tilfeller er praksisinnehaver garantert en fast sum og løper dermed ingen risiko for ikke å få dekket sine løpende driftsutgifter dersom leietaker er fraværende pga. sykdom. Ad pkt. 5 Pasientmengde, utgiftsposter og arbeidskapasitet kan endres over tid. Nye offentlige pålegg vil også kunne medføre økte kostnader både for utleier og leietaker. Partene bør derfor én gang hvert år vurdere om det kan være behov for endringer i prosentsatsen (eventuelt i et annet avtalt vederlag). I de tilfeller der man har en klausul om daglig godtgjørelse ved sykefravær vil det også kunne være behov for å foreta reguleringer av dagsatsen. Dette vil ikke være like nødvendig der hvor dagsatsen er knyttet opp mot ytelser fra NTFs Gjensidige Sykeavbruddskasse siden disse ytelsene årlig oppreguleres i tråd med folketrygdens grunnbeløp. Se mer om dette under pkt. 4a) ovenfor. Endringer kan ikke ensidig kreves gjennomført, men forutsetter enighet. Husk å nedfelle endringer skriftlig og underskriv den endrede avtaleteksten/tillegget til avtalen! Ad pkt. 6 Partene må finne frem til en praktisk form for journalføring. Som selvstendig næringsdrivende er leietaker i relasjon til skatteloven, regnskapsloven, bokføringsloven og lov om helsepersonell imidlertid forpliktet til selv å føre opptegnelser. Det beste alternativ er at leietaker fører egne
journaler, men vilkårene må anses oppfylt også dersom leietaker fører sine opptegnelser på journaler som benyttes av begge parter. Leietaker er for øvrig pliktig til å fremlegge et dokumenterbart regnskap. Vær oppmerksom på at Datatilsynet krever at man angir hvem som er behandlingsansvarlig for et pasientregister (databehandlingsansvarlig). Hvilke oppgaver som påhviler en databehandlingsansvarlig følger av helseregisterloven av 18. mai 2001 nr. 24 (finnes tilgjengelig på http://www.lovdata.no). Angivelse av den databehandlingsansvarlige kan gjøres på skjema som finnes i NTFs kvalitetshåndbok kapittel 3 (vedr. ekstern kommunikasjon og datasikkerhet). Kvalitetshåndboken ligger utlagt på NTFs nettsted http://www.tannlegeforeningen.no (medlemssider)). Ad pkt. 7 Partene bør vise hensyn til hverandre. Selv om praksisinnehaver bestemmer hvilke endringer som skal gjøres, bør endringene så langt det er mulig gjøres i samarbeid med dem som arbeider i virksomheten. Leietaker kan imidlertid ikke kreve at utstyret skal skiftes ut og tilpasses sine ønskemål. Eventuelle endringer i hjelpepersonellets ansettelsesforhold kan bare gjøres etter avtale med den enkelte ansatte og må inntas i dennes arbeidskontrakt. Ved innleie av vikar i hjelpepersonellets sykefravær er det også naturlig at leietaker høres. Ad pkt. 8 Oppsigelsesfristen kan endres. Den bør imidlertid ikke være kortere, idet opphør av samarbeid kan kreve store omstillinger for partene. Dersom ikke annet er avtalt skal fristen regnes fra dato til dato, dvs. 3 måneder fra den dag oppsigelsen er mottatt. Dersom en av partene vesentlig misligholder samarbeidsavtalen følger det av generelle kontraktsrettslige prinsipper at den andre parten kan heve avtalen. Dette betyr at avtalen termineres med umiddelbar virkning. Det skal relativt mye til før hevingsretten kan gjøres gjeldende. Ad pkt. 9 Viktige utgangspunkter Innledningsvis under dette punktet må det understrekes at ingen av partene kan innkalle pasienter som ikke har inngått avtale om dette, jf. Etiske regler for tannleger 13. Pasientene har også fritt tannlegevalg, jf. Etiske regler for tannleger 4, noe som innebærer at ingen kan hindre pasienten i å søke den av tannlegene han/hun ønsker, etter opphør av samarbeidet. Det har vist seg at det i praksis kan oppstå uoverensstemmelser mellom partene i forbindelse med opphør av avtalen. Dette gjelder særlig spørsmål om leietakers bruk av journaler og etablering av konkurrerende virksomhet etter avsluttet samarbeid. Det er derfor viktig at partene tenker nøye gjennom opphørssituasjonen før samarbeidet inngås, og nedfeller skriftlig i avtalen hva man har blitt enige om. Fri etableringsrett og karanteneklausuler Når det gjelder leietakers etableringsmuligheter viser vi til at Etiske regler for tannleger 23 slår fast at partene kan etablere virksomhet hvor de måtte ønske med mindre annet er avtalt. Vær oppmerksom på at en avtale med en karanteneklausul ikke kan gi praksisinnehaver total beskyttelse mot fremtidig konkurranse fra leietaker. En karanteneklausul må begrenses både i tid og geografisk utstrekning for ikke å være i strid med konkurranseloven. Husk også at leietakere er rettslig forpliktet til å ikke etablere seg i strid med lovlig avtalte karanteneklausuler etter at samarbeidet har opphørt.
Fordeling av pasientporteføljen Når leietaker trer ut av samarbeidet er det gjerne et stridstema om eller i hvilken grad leietaker skal ha mulighet til å ta med seg journaler til pasienter han/hun har behandlet, eller om disse journalene skal forbli hos praksisinnehaver. Uenighet oppstår gjerne også ift. om leietakeren kan fortsette å innkalle pasienter han/hun har behandlet etter at han/hun har trådt ut av samarbeidet ( recall ). Vi har følgende forslag til prinsipper som kan legges til grunn når man skal avtale hvordan fordelingen av pasientporteføljen kan skje dersom samarbeidet opphører; (1) Utleiers pasientportefølje på tidspunktet for samarbeidsavtalens iverksettelse forblir i utleiers portefølje. Skriv en liste over disse pasientene. Listen bør underskrives av begge parter, slik at det ikke i ettertid oppstår uenighet om hvilke pasienter det er snakk om. (2) Pasienter som leietaker tar med seg inn i praksisen ved samarbeidets begynnelse forblir i leietakers portefølje. Skriv også her en liste med pasientnavn som underskrives av begge parter for å hindre uenighet når samarbeidet oppløses. (3) Pasienter som er kommet til praksisen etter at samarbeidet begynte, og som er leietakers venner og familie, skal kunne innkalles av leietaker etter avsluttet samarbeid, forutsatt at det er inngått avtale med pasientene om slik innkalling. Det kan være fornuftig å sette et maksimumsstak på antall venner som leietaker skal ha mulighet til å innkalle. (4) Et alternativ til pkt. (3) er å avtale at leietaker skal kunne ta med seg en viss prosentandel av pasientene som har kommet til praksisen etter at han/hun begynte. Det er i så fall naturlig at man her tar utgangspunkt i pasienter som enten er leietakers familie og venner, eller som i hovedsak er behandlet av ham/henne. En slik ordning vil også kunne fungere som en motivasjon for leietaker til å skaffe pasienter til praksisen, og dermed også være gunstig for praksisinnehaver. Når samarbeidsforholdet opphører blir partene ofte uenige om og eventuelt hvordan pasientene skal informeres om at leietaker skal tre ut av samarbeidet og derfor ikke lenger vil være tilgjenglig som behandler ved praksisinnehavers klinikk. Både av hensyn til pasientene og for å unngå konflikter mellom praksisinnehaver og leietaker bør partene før kontraktsinngåelsen derfor diskutere og blir enige om hvordan pasienter som har vært behandlet av leietaker skal informeres om dette. Partene kan f.eks. bli enige om at det sendes ut et felles orienteringsbrev ved samarbeidets opphør eller at den enkelte pasient informeres i forbindelse med utsendelse av neste innkalling. Man bør også bli enige om hvordan pasienter som er midt i et behandlingsopplegg skal informeres om at han/hun vil møte en ny behandler til neste time. Inngår man en avtale er den bindende. Dersom leietaker likevel bryter avtalens karanteneklausuler eller bestemmelser om fordeling av pasientportefølje vil det i mange tilfeller være vanskelig å bevise og beregne det økonomiske tapet som praksisinnehaver har lidt. For å sikre seg mot slikt kontraktsbrudd er det mulig å innta i avtalen en klausul om kompensasjon hvis leietaker ikke respekterer avtalen på disse punktene. Kompensasjonen kan for eksempel beregnes som en bestemt prosent av gjennomsnittlig omsetning i et visst antall år. NB: Skal man innta en slik kompensasjonsklausul i kontrakten må det klart fremgå hva som er
formålet med klausulen. Poenget er at praksisinnehaver skal være garantert en viss kompensasjon dersom leietaker bryter kontraktens konkurransebestemmelser. Utbetalingen av en slik kompensasjon bør utelukke at praksisinnehaver i tillegg får dekket sitt økonomiske tap ved å gå til erstatningssak, og på den måten få dobbel dekning. Kan praksisinnehaver påvise at hans/hennes økonomiske tap som følge av leietakers kontraktsbrudd er høyere enn den fastsatte kompensasjonssummen er situasjonen selvfølgelig en annen ift den overskytende del av tapet. Ad pkt. 11 Hver av partene kan bringe tvister om hvordan avtalen er å forstå inn for domstolene, eller for en voldgiftsrett, jf. Etiske regler for tannleger 40. I tillegg har NTF nedsatt en permanent nemnd bestående av tre personer som også skal virke som konfliktløser (NTFs tvistenemnd). Bestemmelsen i kontrakten om at tvisten kan bringes inn for denne nemnden innebærer et tilbud fra NTF til partene om hjelp til løsning av eventuelle uoverensstemmelser. For at NTFs tvistenemnd skal kunne ta stilling i konflikten er det en forutsetning at begge parter er enige om å bringe konflikten inn for denne nemnden og også er enige om at nemnden kan avgjøre konflikten med bindende virkning. Dette betyr at tvisten ikke senere kan bringes inn for domstolene. Tvistenemndens avgjørelse er endelig og begge parter må føye seg etter det resultat nemnden kommer til. Dersom man velger å gå veien om domstolene innebærer dette økte kostnader for partene ved at man må betale utgifter til advokat. Man kan også risikere og måtte betale motpartens saksomkostninger dersom man taper saken. En dom kan også ankes av begge parter, slik at det kan ta tid å få en endelig løsning på tvisten dersom saken skal avgjøres i domstolssystemet. Et alternativ til vanlig domstolsbehandling er å la saken avgjøres av en voldgiftsdomstol. Partene må så fall være enige om dette og også bære kostnadene ved voldgiftssaken. En dom fra en voldgiftsdomstol er bindende og kan ikke ankes. Det er vanlig å følge bestemmelsene i lov om voldgift av 14. mai 2004 nr. 25 når en tvist skal avgjøres ved voldgift (loven finnes tilgjengelig på http://www.lovdata.no ). * * *