TILSETTING OG PERSONALFORVALTNINGS- REGLEMENT

Alstahaug kommune TILSETTING OG PERSONALFORVALTNINGS- REGLEMENT Vedtatt i Administrasjonsutvalget 14.12.01 Referert i Kommunestyret 19.12.01 Revidert i Administrasjonsutvalget 23.06.2006 Revidert i Adm.utvalget 07.05.2009 sak 03/09 Postadresse: Besøksadresse: Sentraladministrasjon Telefon: 75075000 Organisajonsnr: Lønn- og personalavdeling Strandgt.52 Telefaks: 75075021 NO 938 712 441 MVA Rådhuset SANDNESSJØEN E-post : post@alstahaug.kommune.no 8805 SANDNESSJØEN

Side 2 av 17 INNHOLDSFORTEGNELSE: Side: 1.0 OMFANG 3 2.0 KRAV TIL TILSETTINGSPROSESSEN 3 3.0 TILSETTINGSMYNDIGHET 4 3.1 Overføring av tilsettingssaker 4 3.2 Mindretallsanke 4 3.3 Annen kompetanse 4 3.4 Myndighet i oppsigelser/avskjedssaker 5 4.0 LEDIGHET I STILLING STILLINGSANALYSE 5 4.1 Sektor/Personalkontorets ansvar 5 4.2 Stillingshjemmelsregister 5 5.0 UTLYSING AV STILLINGER HOVEDREGEL 6 6.0 UTLYSING AV STILLINGER INTERN/EKSTERN 6 6.1 Intern utlysing deltidsansattes rettigheter 6 6.2 Avgjørelse om utlysing intern/ekstern 6 6.3 Utlysing av vikariater/midlertidig tilsettingsforh. 7 6.4 Midlertidig/vikarers rett ved intern utlysing 7 6.5 Unnlatt utlysning 7 7.0 STILLINGSLEDIGHET VED SYKDOM OG UFØRE- PENSJON 7 8.0 UTLYSING AV STILLINGER RUTINER 8 8.1 Ansvar 8 8.2 Innhold i utlysingstekst 8 8.3 Likestillingslov/plan og utlysing 9 8.4 Helseattest 9 8.5 Politiattest 9 8.6 Sikkerhetsklarering 9 8.7 Utlysingsmåter 9 8.8 Informasjon om utlysing til Aetat/arbeidstakerorg. 10 8.9 Søknadsfrister 10 8.10 Fornyet utlysing 10 9.0 BEHANDLING AV SØKNADER 10 9.1 Søknader mottak/forhåndsvarsling 10 9.2 Offentlig søkerliste 10 9.3 Fortrolig behandling 10 9.4 Utvidet søkerliste/partenes innsynsrett 11 10.0 UTVELGELSESPROSESS 11 10.1 Intervju 11 10.2 Referanse innhenting av 11 10.3 Skikkethetsvurdering 11 10.4 Utvalg av tillitsvalgte uttalerett 12 10.5 Innstilling faste stillinger/skriving av sak 13 10.6 Omgjøringsmulighet/tilbakesending av sak 13 10.7 Saksforberedelse/avgjørelse midlertidig ansett. 13 11.0 AVSTEMMINGSREGLER I TILSETTINGS- SAKER 15 12.0 INTERNE OVERFØRINGER 15 12.1 Ansettelsesrådets myndighet 15 13.0 TILSETTINGSVILKÅR 15 13.1 Prøvetid 15 13.2 Melding om tilsetting søker/aetat 16 13.3 Lønnsfastsetting/lønnsansiennitet 16 14.0 TILSETTINGSFORMULAR 16 15.0 TILTREDELSE MELDINGSRUTINER INTRODUKSJON 17 16.0 FORVALTNINGSLOVEN I TILSETTINGSSAKER 17 17.0 ENDRINGER AV TILSETTINGSREGLEMENT 17 TOLKNING 17

Side 3 av 17 1.0 OMFANG Tilsettingsreglement er utarbeidet på grunnlag av kommunestyrets vedtak av 27.06.01 om ansettelsesmyndighet og Personalpolitiske retningslinjer. REGLEMENTET GJELDER FOR: Tilsettinger i stillinger i Alstahaug Kommune, uansett stillingsstørrelse og arbeidsavtaleforhold. Ansettelse av pedagogisk personale med de tilpasninger som er nødvendige i forhold til avtaleverket og opplæringsloven. Reglementet gjelder ikke når det strider mot lov, tariffavtaler eller andre bestemmelser som er bindende for kommunen. 2.0 KRAV TIL TILSETTINGSPROSESSEN Få tilsatt den søker som totalt sett er best skikket, etter prinsippet Rett person på rett plass til rett tid og sikre rask og forsvarlig saksbehandling. Arbeidet med tilsettingssaker skal påbegynnes straks etter søknadsfristens utløp. Sikre formelle krav i tilsettingssaker slik de framgår av bl.a. arbeidsmiljølov, forvaltningslov, hovedtariffavtale, hovedavtale m.v.

Side 4 av 17 3.0 TILSETTING/OPPSIGELSESMYNDIGHET 3.1 TILSETTING/OPPSIGELSESMYNDIGHET A Kommunestyret Etter Kommuneloven 22,og 24 ansetter kommunestyret selv: - Administrasjonssjef B Administrasjonssjefen Etter delegasjon fra kommunestyret tilsetter administrasjonssjef: - Fagstab herunder assisterende administrasjonssjef, kommuneplanlegger og næringssjef. - Øvrige tjenestepersoner i kommunen, jfr. Kommuneloven 24 C Subdelegasjon Administrasjonssjefen subdelegerer til Ansettelsesrådet, jfr. pkt. B Ansettelsesrådet skal bestå av: - Personalsjef - Sektorleder for aktuelt virksomhetsområde (eks. rektor) - HTV for største forbund og HTV for aktuell arbeidstakergruppe Denne delegasjon gir tillitsvalgte tilleggs rettigheter jfr Hovedavtalen Del B 3.2 g. 3.2 OVERFØRING AV TILSETTINGSSAKER: Gyldig vedtak i ansettelsesrådet krever konsensus (enighet). Ved uenighet bringes saken inn for Administrasjonssjefen. Avgjørelse tatt av Administrasjonssjefen er endelig. MERKNAD: Ved tilsetting av Fagsjef og sektorleder tiltrer Administrasjonssjef Ansettelsesrådet. Ved intervju i tilsettings saker deltar tillitsvalgt for fagområdet Ved saksbehandlingsfeil går saken tilbake til saksutreder 3.3 ANNEN KOMPETANSE TILLAGT ANSETTELSESRÅDET. Administrasjonssjefen har dessuten kompetanse i følgende personalforvaltningsspørsmål: - Omplassering - Partiell oppsigelse - Endringsoppsigelse. Sektorleders ansvar: - Tilrettevisning i arbeidsforhold foretas av nærmeste overordnede (arbeidsleder) - Advarsel i arbeidsforhold skal avgis av sektorleder. 3.4 MYNDIGHET I OPPSIGELSER/AVSKJEDSSAKER.

Side 5 av 17 Ved oppsigelse eller avskjed i arbeidsforhold etter Arbeidsmiljølovens bestemmelser, jfr. kapittel 15 om Opphør av arbeidsforhold.. A) Oppsigelse/avskjed der kommunestyret har tilsettingsmyndighet foretas av disse organer. B) Der tilsettingsmyndighet er delegert til Administrasjonssjefen, tar Administrasjonssjefen selv beslutning om oppsigelse eller avskjed i arbeidsforhold. I enkeltsaker kan Administrasjonssjefen delegere beslutningsmyndighet til: - Personalsjef - Dette gjelder i oppsigelses/avskjedssaker der faglige vurderinger rundt oppsigelsen står sentralt. Eksempelvis skolefaglige, sykepleiefaglige vurderinger m.v. - Beslutning og suspensjon (midlertidig utestenging) behandles på samme måte. C) Tillitsvalgte/rådgivers medvirkning i oppsigelse eller avskjedssaker i arbeidsforhold følger Arbeidsmiljølovens bestemmelser, jfr. 15.1, 15.3. 4.0 LEDIGHET I STILLING STILLINGSANALYSE. Rekruttering av ny medarbeider er en langsiktig investering. Den nytilsatte skal med sin kompetanse bidra til verdiskapning for kommunen. Det er derfor viktig at arbeidet i forbindelse med nyrekruttering utføres metodisk. Enhver rekruttering må ta utgangspunkt i en stillingsanalyse og kravene til stillingen. 4.1 SEKTORLEDER/ PERSONALKONTORETS ANSVAR: Sektorleder skal, sammen med tillitsvalgt, foreta en stillings og organisasjonsanalyse som bl.a. omfatter: Kan oppgavene fordeles på andre? Er det forventet endringer i organisasjonen som kan ha betydning for stillingen? Kan stillingen inndras ( lager i det tilfelle sak til politisk organ med forslag om nedleggelse) eller brukes på annen måte? Stiller dagens situasjon krav til annen kompetanse og lønn/rekrutteringstiltak? Vurdere kompetansekrav til tilsetting. I samråd med personalkontoret vurdere intern/ekstern utlysing. Jfr. avsnittet om intern rekruttering og Hovedtariffavtalen 2, pkt 2.3 og Arbeidsmiljøloven 14-3 om deltidsansattes rett til utvidelse av stilling. A) Dersom en vurdering av ovennevnte punkter innebærer vesentlige endringer i stillingens lønns og arbeidsvilkår, legges saken fram for Administrasjonssjefen til avgjørelse. B) I samråd med personalkontoret avklare om det er registrert tilsatte i vedkommende sektor eller andre sektorer med omplasseringsbehov som er kvalifisert for å kunne fylle stillingen. C) Det skal tilstrebes stillingsrotasjon. D) I samråd med personalkontoret avklare om det i kommunen er arbeidstakere som har krav på ansettelse etter arbeidsmiljølovens ( 14-9 midlertidig tilsatte og 14. 2 Fortrinnsrett til ny tilsetting ). Vurdere intern utlysing dersom det er kvalifiserte søkere blant allerede

Side 6 av 17 ansatte, jfr. avsnittet om karriereområder og Hovedtariffavtalen 2 pkt.2.3 om utvidelse av stillingen for deltidsansatte som fyller stillingens kompetansekrav. 4.2 STILLINGSHJEMMEL. A) Ny stillingshjemler opprettes og nedlegges av kommunestyre i forbindelse med den årlige budsjettbehandlingen Ajourført oversikt skal fremlegges for kommunestyret i forbindelse med budsjettbehandling. B) Personalkontoret har ansvaret for å ajourføre kommunens totale stillingshjemmelregister, jfr. Administrasjonsutvalgets sak 16/04. C) For håndtering av hjemler, jfr. Retningslinjer for hjemler. 5.0 UTLYSING AV STILLINGER HOVEDREGEL. Som hovedregel skal ledige stillinger utlyses offentlig med mindre det er gjort unntak som beskrevet i kapittel 6.0 nedenfor. 6.0 INTERN UTLYSING EKSTERN UTLYSING. Det skal foretas intern utlysing av ledige stillinger dersom det finnes kvalifiserte søkere i kommunen som har rettigheter i henhold til Hovedtariffavtale og Arbeidsmiljølov, jfr. ovenfor pkt. 4.1 Stillinger, som politisk organ kommunestyre har tilsettingsmyndighet for, skal utlyses offentlig. 6.1 INTERN UTLYSING DELTIDSANSATTES RETTIGHETER ETTER HTA`S 2.3. Deltidstilsattes rettigheter etter Hovedtariffavtalen pkt.2.3 lyder: Ved ledig stilling skal deltidstilsatte ved intern utlysing tilbys utvidelse av sitt arbeidsforhold inntil hel stilling, dersom vedkommende er kvalifisert for stillingen. Bestemmelsene i 2.3 er å forstå slik: Bestemmelsen gir deltidstilsatte en fortrinnsrett i forhold til eksterne søkere. Retten er begrenset til ny større stilling på samme nivå. Som hovedregel gjelder retten bare for fast tilsatte. Lovbestemt fortrinnsrett går foran rett etter 2.3. Retten avgrenses mot det som arbeidsgiver vurderer som mulig rent praktisk ut fra de faktiske forhold. (Dette medfører som regel at arbeidstaker må gå ut av opprinnelig stilling og over i hele den utlyste stillingen. Det har vist seg at det ofte oppstår problem når arbeidstaker har flere arbeidssteder) Ved flere interne søkere gjelder kvalifikasjonsprinsippet, jfr. HTA 2.2 6.2 AVGJØRELSE OM INTERN UTLYSING EVT. EKSTERN UTLYSING. Om intern utlysing skal foretas av ledige stillinger innenfor karriereområdene - avgjøres av sektorleder i samråd med personalkontoret.

Side 7 av 17 Det tas stilling til om det skal være intern utlysing innenfor et ansvarsområde/fagfelt eller hele kommunen. Intern utlysing av ledige stillinger etter regelverket i Hovedtariffavtalen 2.3.avgjøres av vedkommende sektorleder i samråd med personalkontoret. Tvilstilfelle forelegges personalkontoret til avgjørelse. Det tas forbehold om ekstern kunngjøring dersom det ikke melder seg søkere som anses kvalifiserte. Slik vurdering foretas av vedkommende sektorleder i samråd med personalkontoret. 6.3 UTLYSING AV VIKARIATER OG ANDRE MIDLERTIDIGE ARBEIDSFORHOLD. Ved inntak i kortvarige vikariater og som sesonghjelp, inntil 3 måneder, kan utlysing utelates. Sektorleder må påse at vikarer og midlertidige tilsatte har de kvalifikasjoner som tilsvarer det en normalt ville kreve ved fast tilsetting. Ved lengre vikariater og når vikariatet kan forventes å gå over i fast tilsetting skal hovedreglene om ekstern eller intern utlysing følges. Foretas utlysing skal vikariater normalt utlyses med tidsavgrensning. I de tilfeller det er tvil om stillingsinnehaver vil gjeninntre, kan formuleringen eks.vis: Vikariat i 6 måneder med mulighet for fast tilsetting brukes. 6.4 MIDLERTIDIG TILSATTE/FASTE VIKARERS ADGANG TIL Å SØKE INTERNT UTLYST STILLINGER. Ved intern utlysing av ledige stillinger gis følgende anledning til å søke: Tilsatte som har et fast tilsettingsforhold. Midlertidig tilsatte og vikarer forutsatt at de som minimum har opparbeidet seg 12 måneders tjenesteansiennitet i Alstahaug Kommune de 2 siste årene. 6.5 UNNLATT UTLYSING. I særlige tilfeller kan Administrasjonssjef vedta at en stilling skal besettes uten utlysing: I attføringssaker Ved omgjøring fra midlertidig til fast stilling på grunnlag av folkevalgt organs vedtak. Ved omplassering som følge av omorganisering og ved fortrinnsrett til nytilsetting etter arbeidsmiljølovens 14.2. I rekrutteringssituasjoner med liten søkertilgang og der tidsfaktoren er avgjørende. 7.0 STILLINGSLEDIGHET VED SYKDOM OG UFØREPENSJON A. SYKEVIKARIAT: Ved sykdomsfravær kan det tilsettes vikar for sykdomsperiodens varighet. Vanlig tilsettingsprosedyre følges. I tilsettingskontrakt anføres hvem vikariatet utføres for.

Side 8 av 17 Stillingen holdes åpen for arbeidstaker i sykelønnsperioden som er 1 år, og kan forlenges inntil 3 år etter søknad totalt, jfr. Personalpolitiske retningslinjer og pkt. B. Arbeidsplassleder skal før utløpet av sykelønnsperioden drøfte med arbeidstaker om denne kan gjeninntre i stillingen eller må søke omplassering evt. uførepensjon. B. ATTFØRING: I de tilfeller det innvilges attføringshjelp for en bestemt tidsperiode, holdes stillingen åpen i inntil et år fra sykepengeperiodens utløp. Før utløpet av 1-års perioden tas spørsmålet om gjeninntreden i stillingen opp på nytt. Sykepermisjon kan innvilges i ytterligere 1 år (til sammen 2 år etter sykneperiodens utløp) dersom langtidssykdom skyldes f.eks. ventetid for behandling eller rekonvalesenstid. Når arbeidsforholdet har vart 3 år etter sykeperioden ble påbegynt, skal arbeidsforholdet avsluttes. I oppsigelsen kan arbeidstaker forbeholde seg rett til tilsvarende eller annen høvelig stilling i kommunen på samme lønnsnivå (hvis ledig stilling), dersom vedkommende blir helt eller delvis friskmeldt. Denne retten gjelder i 3 år regnet fra dato for start av langtidssykefravær. Skriftlig oppsigelse fra en av partene skal foreligge. Når det foreligger skriftlig oppsigelse kan stillingen lyses ledig. Arbeidstakere som blir erklært f.eks. 50% varig arbeidsufør, skal fra personalkontoret tilsendes ny ansettelsesavtale. Ved omplassering skal stillingskode være i forhold til nye arbeidsoppgaver. 8.0 UTLYSING AV STILLINGER - RUTINER 8.1 ANSVAR. Sektorleder skal i samråd med personalkontoret, utformer utlysingstekst på grunnlag av stillings og organisasjonsanalyse, jfr. pkt. 4.1, og foretar utlysing i aktuelle media. HTV for det/de aktuelle forbund skal orienteres. 8.2 INNHOLD UTLYSINGSTEKST. Utlysingsteksten skal normalt inneholde: Overskrift stilling. Tilsettingsforhold, fast eller midlertidig. (varighet) Beskrivelse av stillingens arbeidsoppgaver. Kvalifikasjonskrav. Lønns og arbeidsbetingelser. Evnt. lønnsfastsettelse etter avtale. Krav til helseattest evt. politiattest, jfr. avsnittene nedenfor. Henvendelsesmulighet, kontaktperson, telefonnr. Opplysninger om behandling av ønske om konfidensiell behandling. Det må foreligge saklig begrunnelse for å kunne gi unntak. Jfr. 9.3 og Offentlegloven 25. Søknad sendes sektor eller personalkontor på bakgrunn av hva som er avtalt.

Side 9 av 17 Utlysingsteksten er bindende for saksbehandler og vedkommende tilsettingsorgan i forbindelse med søkervurderingen. 8.3 LIKESTILLINGSLOV/PLAN, ARBEIDSMILJØLOVENS BESTEMMELSER OM FORBUD MOT DISKRIMINERING VED STILLINGSUTLYSING. Ut fra likestillingslovens bestemmelser skal følgende iakttas ved stillingsutlysing: Stillinger må ikke lyses ledig bare for det ene kjønn, med mindre det er åpenbar grunn for det, jfr likestillingslovens 4. Stillingsbetegnelser skal i utgangspunktet være kjønnsnøytrale. I de tilfeller det ikke finnes dekkende betegnelser skal det framgå av utlysingen at stillingen kan søkes av begge kjønn. ( eks. formann.) Stillinger skal ikke utlyses med strengere krav til kvalifikasjoner enn det som er nødvendig for stillingens oppgaver. Ved utlysing av høyere/ledende stillinger skal det gjøres oppmerksom på at kommunen arbeider for en jevnere kjønnsfordeling. Ut fra Arbeidsmiljølovens bestemmelser skal følgende iakttas ved stillingsutlysing: Direkte og indirekte diskriminering på grunn av politisk syn, medlemskap i arbeidstakerorganisasjon, seksuell orientering, funksjonshemming eller alder er forbudt. Bestemmelsene gjelder tilsvarende ved diskriminering av arbeidstaker som arbeider deltid eller er midlertidig ansatt. Ved diskriminering på grunn av etnisitet, nasjonal opprinnelse, avstamning, hudfarge, språk, religion og livssyn gjelder diskrimineringsloven. 8.4 HELSEATTEST Krav om tilfredsstillende helseattest skal ta med i utlysingen for følgende grupper, jfr. Hovedtariffavtalen kap. 1 2.4: Brannvesen/feiervesen. Arbeidstakere som skal tilsettes eller gjeninntrer i stilling innen helse- og sosialtjenesten, lærerstillinger eller andre stillinger tilknyttet barneomsorg, som kommer fra, eller har oppholdt seg minst tre måneder i land med høy forekomst av tuberkulose må fremlegge helseattest som viser tuberkulinstatus og røntgenundersøkelse. Dette gjelder også midlertidige ansatte, vikarer og hospitanter. Helseattesten skal ikke være eldre enn 3 måneder og leveres arbeidsstedet ved tiltredelse. Krav om helseattest bortfaller normalt ved interne overføringer. 8.5 POLITIATTEST. Ved utlysing av stillinger innen barnehagene, grunnskolene, barnevern, omsorgen for funksjonshemmede og i brann og feiervesenet skal utlysingen inneholde krav om at tilfredsstillende politiattest som må framlegges før tiltredelse. 8.6 SIKKERHETSKLARERING.. Krever stillingen sikkerhetsklarering ( sikkerhetslov) skal dette opplyses. 8.7 UTLYSINGSMÅTER. Ved ekstern utlysing:

Side 10 av 17 Bruk av aktuelle aviser/samkjøringer og/eller fagtidsskrifter. Fellesannonse i Helgelands Blad hver fredag Ved intern utlysing: Internrundskriv gjennom personalkontoret. 8.8 INFORMASJON OM STILLINGSUTLYSINGER TIL ANSATTES ORGANISASJONER. Sektorleder skal sende kopi til tilsattes organisasjoner av alle eksternt og internt utlyste stillinger som hører inn under vedkommende organisasjons virkeområde. ( jfr. Hovedavtalens Del B 3-1) 8.9 SØKNADSFRISTER. Søknadsfrist på både internt og eksternt utlyste stillinger skal være minst 14 dager. Ansettelsesrådet bestemmer om søknader innkommet etter søknadsfristen skal tas med ved tilsetting. Dette vil være aktuelt å vurdere dersom den/de for sent innkomne søkerne anses å være aktuelle søker/e. 8.10 FORNYET UTLYSING. Ny utlysing bør og kan vurderes dersom bl.a.: Søkergrunnlaget anses å være for lite. Søkerne ikke har riktige kvalifikasjoner Utlysingen er foretatt på et uheldig tidspunkt. Avgjørelse om fornyet utlysing foretas av sektor/enhetsleder i samråd med personalkontoret. Ved fornyet utlysing orienteres de som tidligere har søkt om dette. 9.0 BEHANDLING AV SØKNADER Søknader til ledige stillinger skal behandles etter følgende regler: 9.1 MOTTAK AV SØKNADER FORHÅNDSVARSLING TIL SØKERNE. Mottatte søknader registreres i postjournalen ved den aktuelle sektor etter hvert som de kommer inn. Senest ved søknadsfristens utløp skal vedkommende sektoren gi søkerne en bekreftelse på at søknaden er mottatt og med opplysning om når tilsettingssaken kan forventes behandlet, jfr. Forvaltningsloven 11 a. 9.2 OFFENTLIG SØKERLISTE Offentlig søkerliste sendes media/andre som ber om det under henvisning til Offentlighetslovens 6 nr. 4. 9.3 SØKERE SOM ØNSKER FORTROLIG BEHANDLING. Anmodning om fortrolig behandling skal begrunnes. Ved vurdering av om et slik anmodning skal ta til følge, skal det legges vekt på om det knytter seg særlig offentleg interesse til stillingen. I utlysingen skal det gjøres oppmerksam på at opplysninger om søkeren kan bli gjort offentlig selv om søkeren har anmodet om ikke å

Side 11 av 17 bli ført opp på søkerlista. Dersom anmodningen ikke blir tatt til følge, skal søkeren gis melding om dette. Jfr. Offenleglova 25. 9.4 UTVIDET SØKERLISTE PARTENES ADGANG TIL Å GJØRE SEG KJENT MED UTVIDET SØKERLISTE (PARTSOFFENTLIGHET). Vedkommende sektor skal sette opp utvidet søkerliste, jfr. vedleggsdelen Denne skal inneholde: søkers navn og alder oversikt over utdanning og eksamener oversikt over arbeidspraksis med arbeidssted og stilling og/eller arbeidsområde/oppgaver samt lengden av praksis i de forskjellige stillinger. Part i saken (søker) har rett til å gjøre seg kjent med samtlige øvrige søkeres navn og alder og fullstendige opplysninger om deres utdanning og praksis gjennom utvidet søkerliste. Se forskrift til Forvaltningsloven 18 og 19. 10.0 UTVELGELSESPROSESSEN. Dersom det kan være aktuelt å ansette familiemedlem av leder innenfor hans/hennes ansvarsområde vil leder være inhabil. Likedan dersom det oppstår konflikter knyttet opp til leders familiemedlem. I slike tilfelle skal saken løftes et trinn opp til overordnet leder. 10.1 BRUK AV INTERVJU INTERVJUGRUPPE. Det skal som hovedregel gjennomføres intervju med søkere som er aktuelle for innstilling. Hvem som skal delta under intervju avhenger av stillingens art samt organisering og arbeidsdeling. Som et minimum bør følgende delta: sektorleder/arbeidsplassleder plasstillitsvalgt eller hovedtillitsvalgt for faggruppe, etter organisasjonenes ønske. for stillinger der tilsettingsmyndigheten er lagt til kommunestyre skal det på forhånd avklares med det aktuelle organ om medlemmer i disse organer skal delta i intervju. Intervjugruppen bør begrenses til maksimum 5 personer. Utarbeidet intervjuguide bør brukes. 10.2 INNHENTING AV REFERANSER. Det bør innhentes referanser fra tidligere arbeidsgivere for de mest aktuelle søkere. Referanser som søkerne selv har nevnt i søknaden, kan kontaktes uten nærmere avtale med søkeren. Vær presis på hva man etterspør ved referanseinnhenting. Ønskes andre referanser kontaktet, skal tillatelse fra søkeren innhentes. Det er mest praktisk og korrekt å ta opp spørsmålet om referanser under intervjuet og kontakte denne eller disse etterpå. Utarbeidet formular Innhenting av referanser, jfr. vedleggsdelen, bør brukes. 10.3 SKIKKETHETSVURDERING. Etter Hovedtariffavtalen (HTA) kap.1, 2, skal det i første rekke tas hensyn til søkernes kvalifikasjoner (teoretisk og praktisk utdanning samt skikkethet for stillingen).

Side 12 av 17 For utdanningspersonell gjelder Opplæringsloven 10-5. De formelle kvalifikasjoner vil som regel framgå av selve søknaden, vitnemål og attester. Den stillingsbeskrivelse og de kvalifikasjonskrav som er fastsatt i utlysingsteksten, er bindende for tilsettingsorganet. Prinsippet om moderat kjønnskvotering (dvs. når søkere av begge kjønn står kvalifikasjonsmessig likt, og kvinner er underrepresentert), samt ansiennitetsprinsippet (dvs. når søkere for øvrig står kvalifikasjonsmessig likt, foretrekkes den søker som har lengst tjeneste i kommunen), er avtalefestet i HTA, kap.1, 2. Er det blant søkerne noen fra en annen sektor som p.g.a. helsemessige problem eller innskrenkinger, trenger omplassering skal som regel vedkommende tilsettes foran andre søkere, dersom hun/han fyller kvalifikasjonskravene, og det ikke gjelder tilsvarende helsekrav i den nye stillingen. Jfr. ovenfor pkt. 7. Vikarer som er midlertidig tilsatt i vedkommende stilling, skal normalt ikke ha noe fortrinn i kvalifikasjonsvurderingen. 10.4 UTVALG AV TILLITSVALGTE UTTALERETT. Etter Hovedavtalens Del B 3-2 har utvalg av tillitsvalgte rett til: Få uttale seg om tilsetting, overflytting, opprykking og forfremmelse til stilling som omfattes av tariffavtalen. Å få tilsendt utvidet søkerliste, stillingsutlysing. Den utvidede søkerliste behandles som fortrolig dokument ( Need to know prinsippet). Dersom det gjelder stillinger som naturlig kan organiseres innen det organ vedkommende utvalg representerer, kan utvalget etter anmodning få samme rett til innsyn i saksdokumentene som en søkers fullmektig har etter Forvaltningsloven og forskrifter om partsoffentlighet i tilsettingssaker. Utvalg av tillitsvalgte skal i forhold til ovennevnte regelverk uttale seg om: Tilsettinger i faste stillinger Inntak i vikariater og øvrige midlertidige arbeidsforhold med varighet over 3 måneder. Intern overflytting i og mellom sektorene på permanent basis. 10.5 INNSTILLING TIL ANSETTELSE Alle søknader skal behandles og vurderes. Innstilling skal bygge på et saklig og samvittighetsfullt skjønn basert på en vurdering av kvalifikasjonene, teoretisk utdanning, praksis og personlige egenskaper. Det bør vanligvis innstilles 3 søkere dersom disse er kvalifisert i henhold til utlysingstekst. Innstillingen utformes og fremmes av den som har innstillingsmyndighet overfor ansettelsesmyndigheten. Utvidet søkerliste skal være vedlagt innstillingen. Når saken er ferdig sendes den til personalkontoret. Saksframstillingen skal inneholde: Om det er ledig fast stilling, vikariat eller midlertidig stilling (prosjekt). Stillingens hjemmelsnummer.

Side 13 av 17 Stillingens oppgaver Skikkethetskrav (kvalifikasjonskrav) og lønn. Det skal ikke begrunnes (skriftlig) hvorfor man foretrekker en søker framfor en annen. Saksfremlegg settes opp av sektor eller personalkontor etter nærmere avtale. Personalkontoret er sekretariat for Ansettelsesrådet. PERSONALKONTORETS ANSVAR: Sender ut møteinnkalling Følger opp saken og tilskriv den tilsatte etter at vedtak er fattet. Oppbevarer protokoll og personalarkiv. 10.6 OMGJØRINGSMULIGHET - TILBAKESENDING AV SAKEN. Dersom tilsettingsorganet mener det er grunner til å få vurdert andre søkere enn de som innstillende myndighet har ansett som aktuell eller har innstilt, skal saken sendes tilbake til sektorleder til ny vurdering. Gjennom saksbehandlingen skal det tilstrebes enighet mellom innstillende myndighet og tilsettingsmyndigheten før avgjørelse fattes. 10.7 SAKSFORBEREDELSE OG AVGJØRELSE VED MIDLERTIDIGE ANSETTELSER. Arbeidstaker skal ansettes fast. Avtale om midlertidig ansettelse kan likevel inngås i henhold til Arbeidsmiljølovens 14.9 og i henhold til Hovedtariffavtalen. De aktuelle punkter har følgende ordlyd: (1) Arbeidstaker skal ansettes fast. Avtale om midlertidig ansettelse kan likevel inngås: a) når arbeidets karakter tilsier det og arbeidet atskiller seg fra det som ordinært utføres i virksomheten, b) for arbeid i stedet for en annen eller andre (vikariat), c) for praksisarbeid, d) deltaker i arbeidsmarkedstiltak i regi av eller i samarbeid med Arbeids- og velferdsetaten, e) for idrettsutøvere, idrettstrenere, dommere og andre ledere innen den organiserte idretten. Sektorleder gis adgang til å foreta midlertidige tilsetting inntil 3 måneder. Arbeidstaker som har vært ansatt i mer enn ett år, har krav på skriftlig varsel om tidspunktet for fratreden senest en måned før fratredelsestidspunktet. Dette gjelder likevel ikke deltaker i arbeidsmarkedstiltak som omfattes av andre ledd bokstav d. Varselet skal anses for å være gitt når det er kommet fram til arbeidstakeren. Dersom fristen ikke overholdes, kan arbeidsgiver ikke kreve at arbeidstakeren fratrer før en måned etter at varsel er gitt. Midlertidige arbeidsavtaler opphører ved det avtalte tidsrommets utløp, eller når det bestemte arbeidet er avsluttet, med mindre noe annet er skriftlig avtalt eller fastsatt i tariffavtale. For arbeidstaker som har vært sammenhengende midlertidig ansatt i mer enn fire år kommer reglene om oppsigelse av arbeidsforhold til anvendelse. Dette gjelder likevel ikke for arbeidstaker som er midlertidig ansatt etter første ledd bokstav c, d og e. De mest aktuelle tilfellene hvor det er anledning til å bruke midlertidig tilsetting er:

Side 14 av 17 REELLE VIKARIATER - dvs. vikar for navngitt person i forbindelse med permisjon for utdanning, omsorg, svangerskap m.v. Som vikar for navngitt person regnes også midlertidig tilsetting i perioden mellom når en person slutter i en stilling og til en ny har tiltrådt. Ferievikarer regnes for vikarer for navngitte personer. Det er ikke tillatt å tilsette midlertidig personer for å dekke et konstant arbeidsbehov hos arbeidsgiver. SESONGARBEID Det kan tilsettes personer midlertidig for å dekke arbeidskraftbehov som knytter seg til sesongmessige svingninger. PROSJEKTARBEID Det er adgang til å inngå midlertidig tilsetting ved prosjektarbeid forutsatt at prosjektet skiller seg fra det arbeidet som ordinært utføres i sektoren. Prosjektet må være avgrenset i tid eller i forhold til når arbeidsoppdraget skal være utført, og arbeidsoppgavene må ikke være en del av den ordinære drift. EKSTRAORDINÆRT BEHOV/ARBEIDSTOPPER. Det er adgang til å inngå midlertidig arbeidsavtale ut fra pasienters situasjon når det er påkrevd med ekstra personell i forbindelse med sykdom/dødsfall omsorg ved livets slutt. PRAKSISARBEID. I forbindelse med arbeid i utdanningssituasjon eller nødvendig praksis for opptak til utdanningsinstitusjon, kan midlertidig arbeidsavtale inngås. ARBEIDSMARKEDSTILTAK. Det gis adgang til midlertidig tilsetting for deltaker i arbeidsmarkedstiltak. Slike tiltak må være utformet i regi av eller i samarbeid med arbeidsmarkedsetaten. MANGLENDE KVALIFISERT PERSONELL Det kan være behov for å kunne tilsette midlertidig i de tilfellene det ikke er kvalifiserte søkere til en stilling. Det vil vesentlig gjelde stillinger der det er fastsatt bestemte utdanningskrav og dette er reelt begrunnet i en bemannings-/organisasjonsplan. Aktivitetsplikt for arbeidsgiver for å skaffe kvalifiserte arbeidstakere. ÅREMÅLSANSETTELSE av bedriftens øverste leder dersom det er gjort avtale om det etter ledervilkårsavtalen. I de tilfeller sektorleder er i tvil om vilkårene for midlertidig tilsetting er til stede, skal dette tas opp snarest med personalkontoret for juridisk avklaring. Sektorleder skal iaktta følgende formelle krav ved midlertidige tilsettinger: For arbeidsforhold som varer kortere enn 1 måned skal det umiddelbart inngås skriftlig arbeidsavtale (avtale vedr. timer). Dette gjelder uansett varighet av arbeidsforholdet. For arbeidsforhold av lengre varighet enn 1 måned er lovens krav at skriftlig arbeidsavtale skal foreligge senest en måned etter at arbeidstaker tiltrådte. Sektorleder skal i arbeidsavtalen dokumentere grunnen til midlertidig tilsetting. Tvilstilfelle vurderes i samråd med personalkontoret.

Side 15 av 17 For arbeidstaker som har vært midlertidig tilsatt lengre enn 1 år, skal vedkommende sektorleder sende arbeidstakeren skriftlig varsel om tidspunktet for fratreden senest 1 måned før fratredelsestidspunktet. Det er sektorleder som har bevisbyrden for at det er inngått en skriftlig arbeidsavtale om midlertidig tilsetting på de vilkår loven setter. Virkningene av en ulovlig, midlertidig tilsetting vil mest sannsynlig være at den tilsatte må betraktes som fast tilsatt. Eks: Arbeidstaker som er inntatt i vikariat og som, når vikariatet tar slutt, fortsetter med andre oppgaver uten at ny formell avtale inngås. Sektorleder skal, enten sentralt eller på den enkelte arbeidsplass, til enhver tid ha oversikt over de som er inntatt i midlertidige arbeidsavtaler etter arbeidsmiljølovens 14-9. Sektorleder er ansvarlig for at avtale inngås og skrives. Lønningskontoret skal ha kopi av inngåtte avtaler innen 25. inneværende måned for at lønn kan bli utbetalt den 12. påfølgende måned. Lønn skal ikke utbetales uten at det foreligger gyldige avtaler. 11.0 AVSTEMMINGSREGLER I TILSETTINGS- SAKER. Ved avstemning i folkevalgte organer følges reglene i kommunelovens 35, pkt.1 og 5, hvor det heter: 1 Vedtak treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgis, hvis ikke annet følger av denne lov. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg er møteleders stemme avgjørende. 5 Ved valg og ansettelse kan hvert enkelt medlem kreve skriftlig avstemning. Det vises for øvrig til kommunelovens 38. 12.0 INTERNE OVERFØRINGER. 12.1 ADMINISTRASJONSSJEFENS MYNDIGHET. Kan ved ledighet innenfor stillingsnivåer som er angitt som interne karriereområder, overføre arbeidstakere til ledig stilling når: Det er hensiktsmessig for organisasjonen og den tilsatte selv har ønske om det. Deltidstilsatte ønsker å utvide sitt arbeidsforhold inntil 1/1 stilling, og sektorleder ikke har merknader til det. Jfr. avsnitt om Intern rekruttering. Overføringer fra en sektor til en annen. Forutsetningen for slik overføring er at vedkommende arbeidstaker fyller fastsatte kvalifikasjonskrav. Den evt. da ledige stilling vurderes/behandles etter vanlige regler. 13.0 ANSETTELSESVILKÅR Arbeidstakere tilsettes for tjeneste i Alstahaug Kommune, ikke i den enkelte sektor/arbeidssted, på de lønns og arbeidsvilkår som framgår av gjeldende lover, reglementer, tilsettingsdokumenter og tariffavtaler. Arbeidstakeren må finne seg i forandringer i sitt arbeidsområde når dette er saklig begrunnet.

Side 16 av 17 13.1 PRØVETID Arbeidstakere tilsettes skriftlig med en prøvetid på 6 måneder. Dette gjelder normalt ikke tilsatte i midlertidige stillinger, vikariater med varighet under 6 måneder og budsjettert sesonghjelparbeid. Tilsettingsmyndigheten kan frafalle vilkåret om prøvetid i særskilte tilfelle. I prøveperioden gjelder 14 dagers gjensidig oppsigelsesfrist. Vurdering og bedømmelse av arbeidstakeren i prøvetiden skal skje i samsvar med vedtatt Introduksjon av nytilsatte. Nærmeste overordnede plikter å følge opp kommunens: Introduksjon av nytilsatte I god tid før prøvetidens utløp skal vedkommende sektorleder melde fra dersom det foreligger grunner som taler mot fast tilsetting. Spørsmålet om oppsigelse forelegges administrasjonssjefen snarest, jfr. Hovedavtalens bestemmelser. 13.2 MELDING OM TILSETTING TIL SØKERE Når vedtak er gjort, avsluttes tilsettingsprosedyren med utsending av tilsettingsbrev til vedkommende søker (tilsatt). I tilsettingsbrevet skal framgå hvilke vilkår og forpliktelser som gjelder for stillingen Dersom innstilte nr.1 skulle takke nei eller ikke svare innen fastsatt frist, normalt 10 dager, sendes tilbud til neste reserve i henhold til vedtak. Ansvarlig for melding om tilsettinger foretatt av: Kommunestyret: Personalkontoret Administrasjonssjefen Ansettelsesrådet Når skriftlig aksept av at stillingen er mottatt, sendes snarest underretning til øvrige søkere med retur av vitnemål og attester. Ansvar : Som ovenfor. 13.3 FASTSETTING AV LØNN/ LØNNSANSIENNITET VED ANSETTELSER. Administrasjonssjefen fastsetter lønn for alle faste stillinger. Sektorleder fastsetter, i samråd med personalsjef, lønn for midlertidige avtaler. Personalkontoret skal i tvilstilfelle og i prinsippsaker forelegge saken for Administrasjonssjefen til avgjørelse. Lønnsansiennitet beregnes etter Hovedtariffavtalens regler. 14.0 ANSETTELSESFORMULARER. Det er utarbeidet tilsettingsformular i henhold til Arbeidsmiljølovens bestemmelser, som skal brukes ved alle tilsettinger, - fast og midlertidige tilsettinger. Ved tilsetting av ledere brukes formular for Lederavtaler.

Side 17 av 17 15 TILTREDELSE - MELDINGSRUTINER - INTRODUKSJON. Ved tiltredelse får arbeidstakeren utlevert reglement/retningslinjer som regulerer arbeidsforholdet. Ansvarlig: Sektorleder Det skal alltid inngås gyldig arbeidsavtale før tiltredelse av et arbeidsforhold. Ansvarlig faste arbeidsforhold/vikariat tilsatt i tilsettingsorgan: Personalkontoret. Ansvarlig for midlertidige tilsettinger: Sektorleder er ansvarlig for at tidsbegrenset arbeidsavtale inngås og sendes personalkontoret ved tiltredelse. 15.0 FORVALTNINGSLOVEN I TILSETTINGS- SAKER. Etter forvaltningslovens 2 er avgjørelser om tilsettinger å regne som enkeltvedtak. Se dog samme lovs 3 annet ledd. I lovens kap. V og VI finnes alminnelige regler om begrunnelsesplikt og klagerett ved enkeltvedtak. Retten til partsinnsyn etter lovens 18 og 19 er supplert av partsoffentlighet i saker om tilsettinger i den offentlige forvaltning, jfr Offentlighetsloven 5 og 6. Personalkontoret er saksbehandler for klager fra søkere og dersom det kommer krav om begrunnelse for tilsettingsvedtak. I tilsettingssaker gjelder likeledes følgende: Forvaltningslovens 11 om veiledningsplikt. Forvaltningslovens 16 om forhåndsvarsling. Dette ivaretas ved å sende melding til søkerne om at søknad er mottatt og når avgjørelse i saken kan forventes. Forvaltningslovens 17 om saksforberedelsen. ENDRINGER AV TILSETTINGSREGLEMENTET - TOLKNING. Endringer i tilsettingsreglementet kan foretas av Administrasjonsutvalget. Ved tvil om forståelse/fortolkning av reglementet forelegges saken for Administrasjonsutvalget til avgjørelse. FORHOLD TIL OFFENTLIGHETSLOV OG KOMMUNELOV 31 Alle saker i Administrasjonsutvalget er unntatt offentlighet og skal behandles i lukket møte. Det samme gjelder saker og saksforhold i Arbeidsmiljøutvalget og Ansettelsesrådet. Saksnr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Deres ref. 09/516 400 SEN/LØN/ORO 20.03.2009