Arkiv i Nordland KAIs rolle i et interkommunalt samarbeid. Tilskuer, rådgiver, eller? 01.11.2010 1
Hvorfor er interkommunale samarbeidsordninger blitt et tema! Situasjonen i Nordland Hva er utfordringene? Hvordan har Kai- institusjonene forhold seg til disse utfordringene. Tilskuer, rådgiver eller Bør Kai- institusjonene ha en strategi på dette området? 01.11.2010 2
Hvorfor har interkommunalt samarbeid blitt et tema for KAI? Stadig mer av kommunal tjenesteyting foregår gjennom interkommunale samarbeidsordninger. Interkommunale selskaper/ikan opplever problemene Flere av våre eierkommuner har i den senere tiden tatt kontakt med oss om spørsmål knyttet til arkivproblematikk knyttet til disse ordningene. Søndre Helgeland Miljø Selskap har også benyttet oss aktivt og sett verdiene i de tjenestene som IKAN kan tilby. SHMIL har også påpekt det behovet lignende selskaper har. Problemstillingene knyttet til arkiv i interkommunale samarbeidsordninger har også fått mer fokus nasjonalt, noe som blant annet har kommet til uttrykk i Riksarkivets veileder for Arkiv i interkommunale samarbeidsorgan. 01.11.2010 3
Interkommunalt samarbeid for 2010 i Nordland Antall Prosent Høyere nivå 49 19 Regionsnivå 79 31 Lavere Nivå 131 50 Sum 259 100 01.11.2010 4
Antall formelle ordninger per kommune Kommune Høyere nivå Regions nivå Lavere Nivå Sum ordninger Røst 8 9 5 22 Bodø 10 14 11 35 Fauske 11 14 17 42 Rødøy 8 4 13 25 Narvik 9 7 4 20 Lurøy 9 4 17 30 01.11.2010 5
Regionråd/politisk samordning Kompetanseutvikling Skole og barnehage Revisjon og Kontroll utvalg. Sekr. IKT og adm.støtte IKT-samarbeid Innkjøp og diverse Landbruk, vilt, friluft Kultursamarbeid Barnevern og NAV Lofotrådet, Saltentinget, Helgeland Regionråd RKK Lofoten, Karrieresentret Ofoten PTT Indre Salten, Grunnskolesamarbeidet Rødøy - Meløy Salten kommunerevisjon A/S, Kontrollutvalgsekretariatet I Lofoten Brønnøy Sømna, Interkommunalt arkiv Nordland Innkjøpssamarbeidet i Salten, Juridisk konsulent Sør Helgeland Felles landbrukskontor Narvik- Ballangen, Sortland veterinærdistrikt, Ofoten Friluftsråd Stiftelsen Salten Museum,Lulesamisk bokbuss, Teaterinstruktør Sør-Helgeland NAV Bodø-Værøy, Barneverntjenesten HALD-kommunene 01.11.2010 6
01.11.2010 7
Hva er utfordringene? Interkommunale samarbeidsløsninger har ikke fokus på arkiv! - Ofte ikke nedfelt et arkivansvar i selskapsavtaler eller andre styringsdokumenter. - Bestemmelser om arkivansvar, daglig ansvar, hva skal skje med arkivene når de går ut av aktiv bruk. - Problemer knyttet til arkivdanning, rutiner og depotløsninger. Kommunene har ikke fokus på arkiv når de etablerer samarbeidsordninger! - Vanskelig for arkivansvarlig i kommunene å få gjennomslag for at det skal tenkes arkiv når en etablerer samarbeidsløsninger. - Arkivansvar overføres til en interkommunal samarbeidsløsning 01.11.2010 8
Hvordan har KAI forholdt seg til disse problemstillingene? Tilskuer??? Rådgiver??? Hvilken strategi har KAI til kommunale samarbeidsløsninger??? 01.11.2010 9
IKA Kommune Fylke IKS Selskapsavtale Troms x x Uklart om arkiv og arkivansvar Møre og R X x Finnmark X x Hordaland x x Rogaland X X x Uklart om arkiv og arkivansvar Vestagder X x x Uklart om arkiv og arkivansvar Kongsberg X X X Nevner at selskapet skal følge lovgivning Østfold X x Nordland X X X Uklart om arkiv og arkivansvar 01.11.2010 10
Hvordan har KAI forholdt seg til disse problemstillingene? KAI som ikke tilbyr tjenester til IKS - Blir tilskuer? - Kan påvirke prosessene i kommunene - Problem at mer av kommunens tjenesteproduksjon kommer ut av kommunal kontroll KAI mister kontroll KAI som tilbyr tjenester til IKS - Kan i like stor grad være tilskuer - Har rammeverket på plass 01.11.2010 11
Hva bør KAIs rolle være!! Stadig mer av kommunal tjenesteyting foregår gjennom interkommunale samarbeidsordninger. Frykt for at rettighetsdokumentasjon og andre dokumentasjonsbehov ikke blir godt nok ivaretatt gjennom interkommunale samarbeidsordninger. KAI bør spille en aktiv rolle ovenfor IKS!!! 01.11.2010 12
Tilskuere, rådgivere, praktikere? IKA har ulik fokus på IKS. Enkelte IKA tilbyr tjenester til IKS. - Ordner arkivmateriale - Gir rådgivning - Kursvirksomhet uklart hvor aktiv IKA er i forhold til oppfølging av IKS og kommuner på dette området. Kan se ut til at IKA ikke har en klar strategi på dette området. 01.11.2010 13