Seksjonshaverne i Sameiet Kalhammaren Sør Felt A Veritashammaren 1-29 Innkalling til ordinært sameiemøte Sameiet Kalhammaren Sør Felt A Alle seksjonseiere i Sameiet Kalhammaren Sør Felt A ( Stavanger), innkalles med dette til ordinært sameiemøte i Sameiet Kalhammaren Sør Felt A. Tirsdag 06.04. 2009 kl 18.30 Tasta idrettsforening Samtlige seksjonseiere har rett til å delta i sameiemøtet og vil også ha stemmerett i henhold til lov om eierseksjoner av 23. mai 1997 nr. 31. Eventuelle leietakere har rett til å møte, men har ingen stemmerett. Dagsorden: 1. Godkjenning av innkalling,valg av møteleder og valg av to personer til å signere protokoll. 2. Årsberetning Gjennomgang ved forretningsfører Knut Inge Dale 3. Årsregnskap og budsjett. Presentasjon av regnskap,budsjett og forslag til vedtak se vedlegg 1 v/forretningsfører 4. Valg av styremedlemmer Valg av styreleder som velges for 2 år, kanditat: Veronica Venita Stevenson 2 styremedlemmer som velges for 1 år og 2 år, kanditater: Henrik Middelthon og Vivian Evensen 1 styremedlem som velges for 1 år - kandidat: 1 varamedlem som velges for 1 år - kandidat: 5. Valg av revisor og fastsettelse av dennes godtgjørelse. Forslag til vedtak: Sameiet Kalhammaren Sør Felt A velger Ernst & Young som revisor. Godtgjørelse etter regning. 6. Fakturering og betalingsrutiner Orientering ved forretningsfører ved Knut Inge Dale 7. Fordring vedlikehold (Lån) Orientering ved forretningsfører ved Knut Inge Dale Forslag til vedtak se vedlegg 2 8. Orientering om vedlikeholdsplan samt justering av prinsipper 9. Innkomne forslag se eget vedlegg 10. Undertegning av protokoll Stavanger, 22. mars 2010 Styret Sameiet Kalhammaren Sør Felt A
FULLMAKT Undertegnede gir herved. fullmakt til å møte og avgi stemme på mine vegne på ordinært sameiermøte, den 6 april 2010. Stavanger,.2010.. (sameier underskrift)
Årsberetning 2009 for Sameiet Kalhammaren Sør Felt A Beliggenhet og virksomhet Sameiet Sameiet Kalhammaren Sør Felt A ligger i Stavanger kommune og virksomheten består i drift og forvaltning av eiendommen. Det bekreftes at forutsetningen om fortsatt drift er til stede. Arbeidsmiljø Helse, miljø og sikkerhet (HMS) Sameiet har et ansvar for arbeid med helse, miljø og sikkerhet. Dette ansvar er i Internkontroll forskriften pålagt alle som har ansatte i arbeid og/eller har ansvar for bygning med fellesanlegg. Påvirkning av ytre miljø Sameiet forurenser ikke det ytre miljø i vesentlig grad utover det som må anses normalt for et boligssameie. Tillitsvalgte/styret Sameiets styre består av 2 kvinne og 1 mann. Sameiet har ingen ansatte. Sameiet følger likestillingslovens bestemmelser og tilstreber likestilling ved valg av tillitsvalgte og ved ansettelser. Det er ikke iverksatt likestillingsfremmende tiltak i sameiet. Styret har i denne perioden bestått av: Styreleder Styremedlem Styremedlem Styremedlem Varamedlem Rebecca Munch- Søegaard Åse Lillian Abrahamsen Veronica Venita Stevenson Henrik Middelthon Vidar Røyland Styrets arbeid Møtevirksomhet Det har i denne perioden vært avholdt 4 styremøter i 2009. I året som er gått har vi fått 10 nye eiere som ønskes velkommen til sameiet.
Arrangement Det har ikke vært avholdt noen arrangement eller møter for beboerne utenom årsmøtet. Det har vært avholdt en dugnad for å rydde ute områdene. Styret bestilte bosskonteiner til vår opprydning, dette gjentas i år. Styret har arbeidet med følgende viktige saker i perioden: Avsluttet rehabiliteringsprosjekt, ytre fasade Reklamasjonssak: Torjussen skal bytte glass i nr. 13 (April 2010) Etablert forretningsfører for sameiet Byttet forsikringsselskap til KLP Styrets planer Her kan orienteres om de planer styret har om; Utarbeide vedlikeholdsplan (utføres første gang mars 2010, deretter årlig gjennomgang) Rens av avløp og ventilasjon (utføres våren 2010). Renovering av balkonger HMS gjennomgang Sameiets drift og økonomi Forretningsførsel og revisjon Resultat 24 utfører forretningsførselen i henhold til kontrakt. Revisor er Stavanger Revisjon. Eiendom og forsikring Eiendommen består av bl.a. 84 boliger fordelt på 14 bygninger. Bygningene er fullverdiforsikret med fullverdiforsikring i KLP. Egenandelen ved skader utgjør kr.10.000,- Styret må kontaktes i alle saker! Forsikringen omfatter ikke innbo og løsøre. Økonomi årsoppgjøret 2009 Inntekter på kr. 3 577.351.- Kostnader på kr. 1 540.022.- Overskudd er kr. 1880.080.- Netto disponible midler er pr. 31.12. 2009 kr. 3 543.202.- herav 1190.920.- bundet i fordringer med nedbetalingstid mer en 12 mnd. Styret foreslår at disponible midler overføres til neste års drift. Sameiets økonomiske aktivitet er styrt av inntektene fra fellesutgiftene. Styret har gjennomgått regnskapet og funnet dette akseptabelt og i tråd med god regnskaps skikk. Styret ser at økonomien i sameie for 2009 blir akseptabel og at det ikke er behov for ytterligere lån for å dekke våre fremtidige utgifter. Det foventes felleskostnader vil øke noe til neste år slik at det kan gjennomføres avsetning til fremtidig vedlikehold.
Sameiets driftskonto er i Sandnes Sparebank. Styret mener at det gjennomførte vedlikeholdet er tilstrekkelig for å oppveie verdiforringelse av bygningene. Når det gjelder lån og vilkår for øvrig vises til notene i årsoppgjøret. Andre inngåtte og løpende avtaler: Sevilingeniør Rodvelt AS. PowerClean AS. Stavanger, 23.03.2010. I styret for sameie.
Sameiet Kalhammaren Sør Felt A Regnskap Regnskap Budsjett Note 2009 2008 2010 Inntekter Felleskostnader 854899 843458 907200 Vask 13500 0 0 Diverse 12957-5250 35600 Vedlikehold 2695995 554400 0 Sum Inntekter 3577351 1392608 942800 Kostnader Lønnskostnader TV pakke Renovasjon Energi Renhold Vaktmester Drift og vedlikehold Vedlikeholdsavsetninger Revisjonshonorar Honorar regnskapsfører FF Konsulent/Juridisk bistand mm Forsikringspremier Administrasjonskostnader Sum kostnader 1 87857 58191 73024 262248 187364 224784 1536 0 20000 63756 42898 74000 46148 78039 71600 25269 0 50000 3 849108 2874181 40000 0 0 0 1 12650 7500 10000 72210 66626 46250 27912 36800 40000 77644 70333 74000 13684 25462 9142 1540022 3447394 732800 Driftsresultat 2037329-2054786 210000 Finansielle poster Annen renteinntekt Annen rentekostnad Netto finansposter 32601 66706 0-189850 -137563-210000 -157249-70857 -210000 Resultat 1880080-2125643 0
Sameiet Kalhammaren Sør Felt A Regnskap Regnskap Note 2009 2008 Eiendeler Anleggsmidler Omløpsmidler Kundefordinger Andre kortsiktge fordringer Bankinnskudd,kontanter Kontanter Bankinnskudd Sum omløpsmidler 1200820 84000 71509 71655 0 0 2676722 2382421 3949051 2538076 SUM EIENDELER 3949051 2538076 EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital Opptjent Egenkapital Sum egenkapital Gjeld Avsetninger og forpliktelser Langsiktig gjeld 2 295226-1584855 295226-1584855 0 0 4 3247976 3500000 Kortsiktig gjeld Leverandørgjeld Skyldig off. Avgifter Påløpte kostn. og forskuddsbet Sum kortsiktig gjeld 109307 460164 38424 32042 258118 130725 405849 622931 Sum gjeld 3653825 4122931 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 3949051 2538076 Sted: dato:
Sameiet Kalhammaren Sør Felt A Note 0 Regnskapsprinsipper Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapsloven. Det er utarbeidet etter norske regnskapsstandarder og anbefalinger til god regnskapsskikk. Inntekter blir regnskapsført på tidspunktet for levering til kunden og kostnader blir bokført når de er påløpt slik at sammentillingsprinsippet er oppfylt. Fordringer og gjeld er klassifisert som omløpsmidler/kortsiktig gjeld hvis de forfaller innen ett år etter regnskapsavslutningstidspunktet. Omløpsmidler er vurdert til laveste av anskaffelseskost og virkelig verdi. For kundefordringer innebærer dette at det er foretatt inviduell vurdering av forventet tap. Øvrige eiendeler er klassifisert som anleggsmidler, og øvrige gjeld er klassifisert som langsiktig. Anleggsmidler er oppført til anskaffelseskost. Anleggsmidler som har begrenset økonomisk levetid, skal avskrives etter en fornuftig avskrivingsplan. Nedskrivingsplikt vurderes i de tilfeller virkelig verdi for anleggsmidler er lavere enn bokført verdi. Nedskriving foretas hvis verdifallet ikke forventes å være forbigående. Tidligere års nedskrivinger reverseres i den utstrekning grunnlaget for nedskrivingen ikke lenger er til stede. For bygninger er avskrivingsatsen satt til 0. Dersom årlig verdi foringelse ikke er kompensert med faktisk utført vedlikehold skal det regnskapsføres en tilsvarende avsetning. Bygnings avsetninger til vedlikehold blir balanseført under posten avsetning til forpliktelser. Note 1 Godtgjørelse og Pensjons forpliktelser Foretaket har ingen fast ansatte. Det er ikke avsatt til obligatorisk tjeneste pensjon, da fortaket ikke yter lønn eller har aktiviteter av slikt omfang som er innenfor virkeområde til Lov om obligatorisk tjenestepensjon 1. 1 ledd. Regnskap Regnskap 2009 2008 Godtgj. til styre- og bedrifts Arbeidsgiveravgift Sum personalkostnader 77000 51000 10857 7191 87857 58191 Godgjørelse til revisor 12650 7500 Note 2 Egenkapital Regnskap Årets resultat Regnskap Egenkapital Sum egenkapital 31.12.2009 31.12.2008 295226 1880080-1584854 295226-1584854 Note 3 Vedlikeholdskostnader Andel kostnader for sluttføring av påbegynte vedlikeholdsprosjekt utgjør: 692597 Utskifting av vinduer tidligere år, utlegg dekkes av Sameiet : 156511 Note 4 Nordea Gjeld til kredittinstiusjoner Regnskap Regnskap 31.12.2009 31.12.2008 3247976 3500000
Vedlegg 2 Forslag levert av Styret: Forslag til vedtak: Alle som har utestående fordring som gjelder vedlikehold belastet med et årlig administrasjons gebyr på 2000,- Dette faktureres første gang 1/5-2010 fra 2011 faktureres dette fra 1. Januar.