Utgave: Opprettet: Skrevet av: Gjelder fra: Godkjent av: 6.01 14.01.2000 gfg 25.09.2014 [] 1 av 6 Sertifiseringskrav normative krav... 2 1.... 2 2. Juridisk status... 2 3. Oversikt over godkjenningsomfang... 2 4. Uavhengighet, upartiskhet og integritet... 2 5. Definisjoner på aktuelle ord og begrepet... 2 6. Beskrivelse av kvalitetssystemet... 3 7. Oversikt over myndighetsdefinerte krav til opplæringsvirksomhet... 3 8. Oversikt over virksomhetens organisasjon og ledelse... 3 9. Oversikt over krav til personell... 3 10. Kompetansevurdering... 3 11. Oversikt over og kontroll med innretninger og utstyr som er nødvendig for opplæring... 4 12. Egne planer og rutiner for sikkerhetsopplæring... 4 13. Praksisopplæring... 4 14. System for registrering av gjennomført opplæring... 4 15. Kompetansebevis... 4 16. Teoretiske og praktiske prøver gjennomføring og sensurering... 5 17. Arkivering av avsluttede prøver, rapporter, vurderinger, med mer... 5 18. Beskrivelse av system for dokumentstyring... 5 19. Avviksbehandling... 5 20. Rutiner for behandling av klager og anker... 5 21. Oversikt over og krav til (under)leverandører... 5 22. Opplæringsplaner for instruktører... 5 23. Fremmedspråklige elever... 6 24. Kontakt med sertifiseringsorganet... 6 25. Forsikring... 6 26. Kunnskap om lover og forskrifter... 6 27. Lokaler og utstyr... 6 Kryssreferanser... 6
2 av 6 Sertifiseringskrav normative krav Sertifiseringskravene omfatter kontraktsvilkårene med sertifiseringsorganet (se søknad) og kravene i ordningen, gitt i forskrift om administrative ordninger (forskriftsnr. 1360, bestillingsnr. 706), forskrift om utførelse av arbeid (forskriftsnr. 1357, bestillingsnr. 703), Norm for sertifisert sikkerhetsopplæring og de til enhver tid gjeldende opplæringsplaner for sertifisert sikkerhetsopplæring. I tilleggskriteriene står det: «Opplæringsvirksomheten skal i sitt kvalitetssikringssystem dokumentere at den tilfredsstiller kravene som stilles i forskriften og tilleggskriteriene til Samordningsrådet.» 1. Med referanse til de normative kravene, har Norsk Sertifisering AS (NSAS) etablert krav til elementer i et kvalitetssystem. Kvalitetssystemets elementer er beskrevet i de følgende punktene, og ved henvisning vil man benytte referansen NS-III.2.1 + underpunkter i denne prosedyren. Mottatt dokumentasjon vil bli vurdert med kommentarer i skjemaet «Dokumentstatus» som henviser til relevante punkter i denne prosedyren. Skjemaet går mellom søker og NSAS (e-post eller kundeportal) inntil dokumentasjonen anses tilfredsstillende. Deretter vil NSAS stille med nødvendig revisorkompetanse tilpasset virksomhetens størrelse og kompleksitet og, ved besøk, kontrollere at realkompetansen er på plass og at kvalitetssystemet fungerer i henhold til de normative kravene. Sertifiseringsprosessen er vist i III.4.1. 2. Juridisk status Virksomheten må dokumentere juridisk status og eierforhold gjennom registrering i Brønnøysundregistrene. 3. Oversikt over godkjenningsomfang Det skal klart dokumenteres hva virksomheten er godkjent for å undervise i. Dette beskrives mest naturlig i innledningen til håndboken, samen med en kort beskrivelse av hele virksomheten. 4. Uavhengighet, upartiskhet og integritet Opplæringsvirksomheten og dets personell skal ikke la seg påvirke av press eller tilskyndelser til å drive markedsføring av eget eller enkeltleverandørers utstyr knyttet til opplæringen. Opplæringsvirksomhetene skal beskrive hvordan man sikrer at sensurering av prøver og eksamener foregår uhildet, eventuelt ved bruk av sensorer som ikke har deltatt i undervisningen og kjenner elevene. 5. Definisjoner på aktuelle ord og begrepet For å unngå misforståelser kan det med fordel utarbeides en oversikt over begreper som benyttes i bransjen og deres betydning.
3 av 6 6. Beskrivelse av kvalitetssystemet Virksomheten skal gjennom et kvalitetssystem dokumentere at den tilfredsstiller de normative kravene. Gjennom et kvalitetssystem kan virksomheten dokumentere sin politikk innenfor opplæringsvirksomhet og eventuelt andre områder som omfattes av kvalitetssystemet, dvs. overordnede hensikter og retning angående opplæringsvirksomhet og kvalitet dokumentere at systemet er forankret hos ledelsen sikre at systemet blir fulgt opp for å fastslå at det er hensiktsmessig og at aktivitetene og resultatene av dem stemmer overens med kravene i ordningen sikre at systemet blir holdt vedlike i forhold til interne og eksterne endringer (endringer i lover, forskrifter, tilleggskriterier, standarder o.l.) sikre kontroll på avvik før leveranse for å hindre at utstyr blir godkjent på feil grunnlag etablere retningslinjer for korrigerende tiltak som skal fjerne årsaker til avvik og hindre gjentakelse Eksempler på dette: Rutiner, beskrivelser eller prosedyrer for periodisk oppfølging fra ledelsen (sikre forankring og at systemet er hensiktsmessig), internrevisjoner (sikre overensstemmelse mellom praksis og eget system og mellom systemet og kravene i ordningen), avviksbehandling og korrigerende tiltak. Retningslinjer og prinsipper for ledelsens gjennomgåelse, internrevisjon og avviksbehandling og korrigerende tiltak er vist i henholdsvis III-2.4, III.2.3 og III.2.2. Metodene og prinsippene kan benyttes ved etablering av kvalitetssystemet. 7. Oversikt over myndighetsdefinerte krav til opplæringsvirksomhet Oversikten omfatter lover og forskrifter, normative krav knyttet til sertifiseringsordningen og aktuelle forskrifter og standarder rettet mot de fagområdene der virksomheten har sin godkjenning. Virksomheten må sikre at den til enhver tid har siste versjon av kravene. 8. Oversikt over virksomhetens organisasjon og ledelse Opplæringsvirksomheten bør ha en organisasjonsplan som viser foretakets forskjellige funksjoner og myndighets- og ansvarsforhold og hvem som innehar de forskjellige funksjonene. Nøkkelpersoner (daglig leder, ansvarlig instruktør og kvalitetsansvarlig) skal ha en navngitt stedfortreder. Samme person kan dekke flere eller alle funksjoner. 9. Oversikt over krav til personell Ansvar, arbeidsoppgaver og myndighet for faglig leder (opplæringsansvarlig), instruktører og eventuelt kvalitetsansvarlig bør dokumenteres i stillingsbeskrivelser, ansvar/oppgavematriser eller tilsvarende. Dokumentasjonen bør inkludere kompetanse eller referere til disse. Kvalifikasjonskravene til instruktører skal være i overensstemmelse med Samordningsrådets tilleggskriterier. Det skal være overensstemmelse mellom beskrivelsene og organisasjonskartet, og instrukser må ikke være i konflikt med hverandre. 10. Kompetansevurdering Faglig leder/opplæringsansvarlig skal utarbeide en skriftlig kompetansevurdering for hver instruktør som - med støtte i CV - bekrefter at vedkommende har kvalifikasjoner i overensstemmelse med Samordningsrådets tilleggskriterier, hvilket utstyr han kan undervise og at han for øvrig er egnet som instruktør. Kompetansevurderingen oppbevares på en trygg måte i et personalarkiv, hos opplæringsansvarlig, eller liknende.
4 av 6 11. Oversikt over og kontroll med innretninger og utstyr som er nødvendig for opplæring Det skal finnes en oversikt over det utstyr som skal benyttes i henhold til plan for aktuell sikkerhetsopplæring og hvor det normalt befinner seg, samt en beskrivelse av hvordan utstyret brukes og holdes ved like. Det skal entydig fremgå at det er instruktørens plikt å forvisse seg om at all nødvendig dokumentasjon er tilgjengelig og at sakkyndig kontroll er gjennomført i løpet av de siste 12 måneder. 12. Egne planer og rutiner for sikkerhetsopplæring Opplæringsvirksomheten skal på bakgrunn av den til enhver tid gjeldende planen for sikkerhetsopplæring på aktuelt arbeidsutstyr, ref. pkt. 7 Samordningsrådets modulbaserte opplæringsplaner, kunne utarbeide kursprogram og detaljerte uke- og timeplaner inndelt i de forskjellige leksjonene som inngår i gjennomføringen av den aktuelle opplæringen. Læreplanen representerer minimumskrav, og skal ikke være til hinder for at virksomheten på eget initiativ legger mer i opplæringen. Alt skal imidlertid være dokumentert. I henhold til Samordningsrådets opplæringsplaner kap. 6 skal det utarbeides leksjonshenvisninger som beskriver hvordan de enkelte leksjonene i de respektive opplæringsplanene blir presentert. Her skal det fremkomme henvisninger til benyttet læremateriell, til eventuelle videopresentasjoner, avisutklipp (f.eks. i forbindelse med forelesning om ulykker), osv. Opplæringen skal tilpasses elever med funksjonshemming, i den grad funksjonshemmingen ikke er til hinder for at vedkommende kan praktisere det han/hun har lært på en sikker måte uten at det må tas urimelig kostbare forholdsregler. 13. Praksisopplæring Den sertifiserte opplæringsvirksomheten er ansvarlig for både den teoretiske og den praktiske opplæringen. Obligatorisk timebruk er angitt i Samordningsrådets opplæringsplaner. Dersom praksisopplæringen skjer ute i bedrift, skal det oppnevnes en praksisinstruktørfadder som skal tilfredsstille gitte krav, ref. pkt. 7 «Endringer i Norm for sikkerhetsopplæring», og gjennomføring skal angis i prosedyre og en skriftlig kontrakt mellom opplæringsvirksomhet og bedrift, signert av bedriftens ledelse og verneombud (der slik finnes). Opplæringsaktiviteten skal være beskrevet i fadderbedriftens internkontrollsystem. Praksiskjøring skal primært skje etter, eventuelt parallelt med, teoriopplæringen. 14. System for registrering av gjennomført opplæring Det skal finnes oversiktlige systemer for entydig registrering av all gjennomført sikkerhetsopplæring og data skal være registrert i et kvalitetssikret register for gjennomført og bestått sikkerhetsopplæring. Dersom eksternt register benyttes, skal registeret være identifisert i systemet, og måten virksomheten kommuniserer med registeret på (gjennom skjemaer, etc.) skal være beskrevet. Dersom virksomheten driver sitt eget register, må det være systemer som sikrer at registeret overføres til andre kvalitetssikrede registre i forbindelse med eventuelt opphør av virksomheten. 15. Kompetansebevis I henhold til Forskrift om administrative ordninger (AT 706) 8-2 skal det utstedes et kompetansebevis som dokumenterer opplæringen. Kompetansebeviset skal ha et hendig format og minst inneholde: a. navn på opplæringsvirksomheten b. navn og fødselsdato på den som er opplært c. fotografi av den som er opplært d. type arbeidsutstyr som det er gitt opplæring i e. utstedelsesdato f. navn og signatur til den som utsteder kompetansebeviset
5 av 6 16. Teoretiske og praktiske prøver gjennomføring og sensurering Det skal beskrives hvor de teoretiske og praktiske prøvene kommer fra og hvordan prøvene gjennomføres. Det skal være systemer som sikrer at tilsendte eksamensoppgaver ikke kommer på avveie. Anker på sensurering behandles iht. pkt. 19. 17. Arkivering av avsluttede prøver, rapporter, vurderinger, med mer Det skal finnes rutiner for hvordan avsluttende prøver og elevlister arkiveres på en trygg måte (brannsikkert skap), slik at Datatilsynets retningslinjer for registrering av personopplysninger er fulgt, og slik at det er mulig å finne den enkelte besvarelse for eventuell ny kontroll av sensuren. Eksamensbesvarelser med BESTÅTT resultat bør arkiveres i 1 - ETT - år, mens besvarelser med IKKE- BESTÅTT resultat bør arkiveres i 10 - TI - år. 18. Beskrivelse av system for dokumentstyring All dokumentasjon i skal bygges opp slik at alle deler er entydig identifiserbare, og at det går tydelig fram hvem som er ansvarlig for utarbeidelsen og oppdateringen, hvem som godkjenner de enkelte prosedyrene og hvilken versjon som er den gjeldende. Det må finnes en oppdatert dokumentoversikt der det fremgår hvilken versjon som er gjeldende. Innholdsfortegnelsen kan brukes til dette. 19. Avviksbehandling Virksomheten bør i sitt kvalitetssystem etablere retningslinjer for å behandle interne avvik for å hindre ulykker eller andre hendelser som kan påvirke helse, miljø eller arbeidets kvalitet. Avviksbehandlingen må også fange opp klager og anker, se III.2.2. Det må angis hvem som er ansvarlig for oppfølgingen av avvik, og det må opprettes en logg for avvikene som sikrer at den ansvarlige kan følge opp, evt. purre opp avvik som ikke er lukket. Registrering av avvik og behandlingen av dem skal være tilgjengelig for Norsk Sertifisering ved besøk. 20. Rutiner for behandling av klager og anker Det må finnes et system for håndtering av anker i tilfeller der eleven ikke er enig i bedømmelsen av den teoretiske og praktiske prøven. Ny sensur foretatt av en annen sensor, evt. utenfor opplæringsvirksomheten er ett alternativ. Ny prøve, spesielt ved praksiskjøring, kan være aktuelt. Opplæringsvirksomheten skal også ha rutiner for hvordan eventuelle klager på undervisningen og andre forhold registreres og håndteres. Registrering av klager/anker og behandlingen av dem skal være tilgjengelig for NSAS ved besøk. 21. Oversikt over og krav til (under)leverandører Underleverandører som benyttes av sertifisert opplæringsvirksomhet skal tilfredsstille de samme kravene som stilles til en sertifisert opplæringsvirksomhet. Instruktører skal kompetansevurderes på linje med egne ansatte instruktører, se pkt. 10 Eventuell leie av utstyr (kraner, trucker, etc.) skal reguleres i en kontrakt der ansvarsforholdene ved eventuelle uhell (forsikring, etc.) er klart angitt. Ingen kontrakt fritar imidlertid instruktørens ansvar for å påse at utstyret er trygt å bruke, se pkt. 11. Det skal finnes en oversikt over de underleverandører som benyttes samt dokumentasjon som viser at gitte krav er oppfylt. 22. Opplæringsplaner for instruktører
Utgave: Opprettet: 6.01 14.01.2000 6 av 6 Det er ledelsens ansvar at personellet ved sertifisert opplæringsvirksomhet har nødvendige kvalifikasjoner og aktuell kunnskap om relevante lover og regler og om utstyr de skal gi opplæring i. En opplæringsplan som fornyes hvert år viser hvordan dette kan sikres. Gjennomført opplæring for den enkelte dokumenteres. Den sertifiserte virksomheten skal også påse at eventuelle innleide instruktører er oppdatert i forhold til lovverk og forskrifter. 23. Fremmedspråklige elever Elever som ikke snakker norsk skal ha en like god opplæring som norsktalende elever. Opplæringsvirksomheten skal ha dokumenterte prosedyrer for hvordan ikke-norsktalende elever håndteres. Ved bruk av tolk (anbefales ikke) må det tillegges ekstra tid. 24. Kontakt med sertifiseringsorganet Den sertifiserte virksomheten skal informere NSAS om forhold som kan påvirke kvaliteten på arbeidet: - at nøkkelpersonell som faglig leder, kvalitetsansvarlig, evt. instruktører med spesialkompetanse slutter - endringer i eierforhold - økonomiske forhold som påvirker opplæringen Det skal angis hvem som har denne kontakten 25. Forsikring Iht. Samordningsrådets tilleggskriterier for opplæringsvirksomhet ( 50) kap. 14 skal den sertifiserte opplæringsvirksomheten ha en ansvarsforsikring som dekker tenkelige erstatningskrav når det gjelder elever, instruktører og 3. person, utstyr og eiendom. Anbefalt erstatningssum er 150G pr. skade pr. år. Forsikringen må være av en slik størrelse at den vil dekke tenkelige erstatningskrav. Forsikringssummen bør ikke være mindre enn 150G. 26. Kunnskap om lover og forskrifter AT 706 8-1 forutsetter at de som driver sikkerhetsopplæring, skal ha nødvendige kunnskaper om aktuelle lover og forskrifter og standarder som er rettet mot de fagområdene der virksomheten har sin godkjenning Kunnskapene blir dokumentert ved hjelp av en prøve i forbindelse med revisjonsbesøket, fremleggelse av bestått karakter fra kurs som dekker feltet eller andre måter. 27. Lokaler og utstyr Lokalene skal tilfredsstille gitte krav til lys, støy, luftkvalitet, sanitæranlegg, etc. Krav er gitt i Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler (best. nr. 529). Kryssreferanser III.2.2 III.2.3 III.2.4 III.4.1 Avviksbehandling Intern revisjon Ledelsens gjennomgåelse Sertifiseringsprosess Opplæringsvirksomhet Eksterne referanser