PANDEMIPLAN FOR KUNSTHØGSKOLEN I OSLO JUNI 2009 1. Pandemi En pandemi er en epidemi som opptrer i et stort område og vanligvis affiserer en stor andel av befolkningen. For influensa kan en pandemi beskrives som en verdensomspennende epidemi, global spredning av et nytt virus der ingen eller bare ganske få kan forventes å ha immunitet mot det nye viruset. En betydelig andel av jordens befolkning kan forventes å bli smittet allerede i løpet av den første sesongen, fordi det ikke finnes noen flokkimmunitet. Inkubasjonstiden for influensa er kort, vanligvis 1-3 dager. En person er vanligvis smittsom i 3-5 dager fra symptomstart. Pandemiplanen skal ta utgangspunkt i et arbeidsfravær på 40 %. Ved Kunsthøgskolen tar vi utgangspunkt i 220 ansatte og 500 studenter. Et arbeidsfravær på opptil 40 % vil føre til ca 88 blant de ansatte og ca 200 blant studentene. 2. Retningslinjer for pandemiutbrudd Det vurderes slik at det primært vil være helsemyndighetens oppgave å forestå smittevern. Kunsthøgskolens oppgave vil da bli å utarbeide retningslinjer som skal ha til hensikt å redusere skadevirkninger for institusjonen ved et mulig utbrudd. Dette for å se at kritiske funksjoner og oppgaver vil bli opprettholdt og ivaretatt ved en pandemi. Sentrale problemstillinger for Kunsthøgskolen vil være drift, IT, lønn, regnskap og studieadministrative oppgaver som eksamensgjennomføring, opptak og timeplanlegging. Kunsthøgskolen er sårbar grunnet at vi har få nøkkelpersoner i kritiske funksjoner. Dette gjelder spesielt drift, IT, lønn, regnskap og studieadministrative oppgaver. Drift For å opprettholde drift av bygninger er Kunsthøgskolen i Oslo avhengig av et nært samarbeid med Brødrene Jensen på Seilduken og ekstern hjelp i St. Olavs gate og i Ullevålsveien. IT For å opprettholde tilgjengeligheten i de viktigste tjenesteleveransene bør det ikke være flere enn 50 % fraværende på samme tid. Bemanningen på IT vil i samme periode være ekstremt sårbar ved eventuelt andre uforutsette hendelser. Lønn og regnskap Innenfor regnskap og lønn må minimum to personer være tilstede for å opprettholde kritiske funksjoner/arbeidsoppgaver. Av øvrige ressurser, er regnskap og lønn helt avhengig av IT-systemet som fungerer. Systemene er driftet utenom Kunsthøgskolen i Oslo, men linje/kontakt inn til Kunsthøgskolen i Oslo må fungere.
Studieadministrasjonen For å gjennomføre opptak, undervisning og eksamen må studieadministrasjonen være bemannet med minimum to personer på hvert studiested. I tillegg må det være en beredskap på faglig ledelse (dekan og studieledere) som har gjennomføringsansvaret. Hvis studievirksomheten skal opprettholdes på et minimum nivå kreves det at IT-systemet er intakte. Følgende retningslinjer gjelder for å reduserer smittefaren: 1. Høyt hygienenivå, både når det gjelder rengjøring og håndhygiene. 2. God hoste- og nysekultur. 3. Reduksjon av omfanget fysisk kontakt. Stenge gymnastikksal, stenge utleievirksomhet, og stenge kantiner. Legge til rette for at flere kan arbeide hjemmefra når det er registrert et eller flere tilfeller i nærmiljøet. Møter erstattes med telefonsamtaler og e-post. 4. Ansatte som føler seg influensasyke skal holde seg hjemme. 5. Lage klare rutinebeskrivelser for personer som dekker de kritiske funksjonene ved Kunsthøgskolen. Dette for å sikre at kritiske arbeidsoppgaver blir utført, selv under en pandemi. 6. Flerfaglighet og overlappende kompetanse så langt det lar seg gjøre. 7. Omfordele arbeidsoppgaver så langt det lar seg gjøre. 8. Bruke studenter ved fravær av ansatte der det er mulig. 9. Legge til rett for fjernarbeid. 10. Fraværet kan reduseres ved at man: Planlegger for hjemmearbeid Gjøre arbeidstiden mer fleksibel 3. Grunnregler for informasjon i en beredskapsplan 3.1. Krisehåndtering Ved planlegging av krisehåndtering for et eventuelt pandemiutbrudd, så er det aller viktigste å forsøke å forutse fremtidige hendelser: Vær proaktiv og ikke bare reaktiv Bestemme hva som er rett å gjøre og utføre dem på en korrekt måte Prestere raskt, men likevel klartenkt rasjonell ledelse og beslutningsevne Ha innsikt om lange- og kortsiktige verdier Ha muligheten til å dra inn rett kompetanse til rådgivning og beslutning Gi tydelig informasjon til egne ansatte, eksterne målgrupper og til media Være åpen i forhold til hendelsesforløpet og innenfor det man ikke vet eller kan svare på Respektere medienes arbeidsvilkår Utnytte menneskelig og materiell ressurser på best mulig måte Kunne arbeide med de rette gjøremål selv under hardt fysisk og psykisk press Samarbeid og samvirke med andre etater og virksomheter Passe på seg selv og andre slik at ikke personer og virksomhet blir utslitt eller nedkjørt
3.2. Krisekommunikasjon Krisekommunikasjon kan defineres som den utveksling av informasjon som skjer internt og eksternt mellom myndigheter, organisasjoner, medier, samt interessegrupper og individer i forkant, under og etter en krise. Ved en krise så finnes det tre viktige dimensjoner: Krisen i seg selv Organisasjonens håndtering av krisen Bildet av selve krisen Hver eneste aktør har sin egen oppfatning av om det foreligger en krise og om krisens størrelse, karakter og konsekvens for sine egne og sin egen organisasjon. I en krise er alle beslutningstakere. Organisasjonen må derfor være godt informert om de ulike aktørers oppfatninger og kunnskaper om ulike hendelser og situasjoner. Ved krisen blir et stort antall aktører innblandet: Styret Ledelse Ansatte Ansattes pårørende Studenter Studenters pårørende Legen som diagnostiseres pasienten Smittevernlegen i Oslo Kunnskapsdepartementet Media 3.3. Mediene har en avgjørende rolle Et av krisens mest vanlige kjennetegn er at det veldig raskt oppstår et enormt behov for informasjon. Det handler om å håndtere operativ informasjon, oppdateringer, råd og veiledning, masser av spørsmål, analysere myter, rykter og beslutninger og alt dette skal formidles samtidig. 3.4 Grunnleggende syn En krisekommunikasjon bygger på at det allerede finnes et profesjonelt informasjonsarbeid. Dette innebærer at Kunsthøgskolen har en informasjonspolicy der organisasjonens grunnsyn presenteres: Kunsthøgskolen er en statlig institusjon. Styret, ansatte, studenter og samfunnet har krav på at KHiO opptrer med høy grad av kommunikasjonsbevisshet. KHiOs troverdighet og omdømme er tjent med at det informeres åpent, og at KHiO er i dialog med organisasjonen og samfunnet. Tillit og troverdighet er grunnleggende elementer ved kommunikasjon. KHiOs kommunikasjonsstrategi må bidra til å styrke denne plattformen både internt ved høgskolen, og i grensesnittet mellom Kunsthøgskolen og samfunnet.
Høgskolens kommunikasjon skal preges av åpenhet, gjennomsiktighet og troverdighet, slik at høgskolen oppfattes som faglig kompetent, tilgjengelig og viser respekt for dem den til enhver tid kommuniseres med. Denne dialogen med ulike målgrupper krever at Kunsthøgskolen presenterer sine utgangspunkt, vurderinger og hensikter. Organisasjonen må aktivt arbeide for å beholde høy troverdighet. Målgrupper vurderer troverdighet ut fra fire grunnleggende elementer: Graden av åpenhet og ærlighet Kompetanse Riktig takling av hendelsen Ved å vise medfølelse 4. Informasjonsrollens grunnregler 4.1 Informere internt Å sikre en kontinuerlig, rask, korrekt og fullstendig informasjon fra sin egen virksomhet om det som organisasjonen og særlig ledelsen trenger for å kunne fatte riktige og rasjonelle beslutninger i rett tid. 4.2 Informere eksternt (ikke til mediene) Å kontinuerlige kunne informere raskt, korrekt og fullstendig til målgrupper utenfor virksomheten som på ulik vis vil ha og trenger å få informasjon fra organisasjonen, samt å være tilstede for å kunne gi den informasjon som de vil gi, eller svare på spørsmål de stiller. 4.3 Kommunisere til mediene Å kontinuerlig kunne informere mediene på en rask, korrekt og fullstendig måte og å hele tiden kunne besvare de spørsmål og informasjonsbehov mediene har. 5. Kommunikasjonsansvar og tiltak 5.1 Ansvar Høgskolens direktør eller den han/hun delegerer ansvaret til, har ansvar for organisering og tilrettelegging som er nødvendig i den aktuelle situasjon, det vil si opprettelse av kriseledelse. I høgskoledirektørens fravær trer seksjonssjef for studier og etterutdanning inn. Kriseledelsen er ansvarlig for all ekstern og intern informasjon. Kommunikasjonslederen er medlem av kriseledelsen og er ansvarlig for koordinering av informasjon. Kommunikasjonslederen innkalles også i situasjoner med forventet stort informasjonsbehov uten at hele kriseledelsen trer i kraft.
5.2 Ekstern informasjon Informasjon til medier og myndigheter om Kunsthøgskolens håndtering skal gis av rektor eller den hun delegerer ansvaret til. I rektors fravær trer prorektor inn. Det er kommunikasjonslederens oppgave Å være orientert om situasjonen som grunnlag for egen tjeneste Å legge forholdene til rette for å kunne gi saklig informasjon om situasjonen 5.3. Intern informasjon Fortløpende oppdatering av informasjon internt blir ivaretatt av kommunikasjonsenheten. Informasjon til ansatte gis ved: Intranett Internett E-post 5.4. Praktiske tiltak Når en pandemi er et faktum, bør følgende organiseres umiddelbart eller i de påfølgende dager: Opprette krisetelefon Organisere nødvendig rom/lokaler til bruk for blant annet møter, pauser og presse. Samling for kollegaer og studenter som ønsker å snakke om det som har hendt. Informasjon om de faktiske forhold og hva som videre vil skje til ansatte og studenter. Løpende tilbakemelding på utført arbeid fra høgskolens ledelse til dem som har et særlig ansvar i forbindelse med høgskolens krisehåndtering. Debriefing etter at den mest intense fasen er over, for de som sterkest har vært involvert i selve krisen og/eller håndteringen av den disse må få anledning til å snakke om sine personlige opplevelser eventuelt med profesjonell bistand. Evaluering når det hele er kommet på avstand dvs. at de sterkest involverte sammen med sentrale eksterne aktører går nøye gjennom høgskolens generelle håndtering og gjennomføring.