Enovas etiske retningslinjer Innholdsfortegnelse Administrerende direktør har ordet 2 DEL 1: FORSTÅELSE OG ANVENDELSE AV ENOVAS ETISKE RETNINGSLINJER 3 DEL 2: ENOVAS ETISKE RETNINGSLINJER 4 1. Likeverd og mangfold 4 2. Respekt og åpenhet 4 3. Helse og sikkerhet 4 4. Anti korrupsjon 4 5. Samarbeidspartnere 4 6. Habilitet og integritet 4 7. Taushetsplikt 5 8. Innsideinformasjon 5 9. Beskyttelse av eiendeler 5 10. Kommunikasjon 5 11. Politisk virksomhet 5 12. Adferd 5 DEL 3: OPPFØLGING OG ANSVAR 6
Administrerende direktør har ordet Enova er avhengig av tillit og troverdighet for å kunne bidra til miljøvennlig omlegging av energibruk og energiproduksjon i Norge. Vi forvalter store statlige ressurser, og det er derfor viktig for oss å holde etikkfanen høyt. Det er av vesentlig betydning at vår daglige virksomhet drives på en måte som preges av kvalitet i alle ledd. Våre retningslinjer bygger på Etiske retningslinjer for statstenesta. Mitt ønske er at retningslinjene skal være en rettesnor for hvordan vi i Enova skal omgås hverandre og omverdenen. Jeg er overbevist om at Enovas verdier tydelig, ansvarlig, inspirerende og markedsnær sammen med våre etiske retningslinjer, skal bidra til at Enova fremstår som et foregangsselskap i forhold til å opptre etisk ansvarlig. Våre grunnleggende prinsipper er beskrevet i Enovas etiske retningslinjer og stiller krav både til Enova-ansatte og våre samarbeidspartnere. Jeg oppfordrer alle til en åpen og aktiv diskusjon om etiske utfordringer. Forretningsetikk i praksis avhenger av hver enkelt av oss hver eneste dag. Trondheim, i mars, 2011. Nils Kristian Nakstad Administrerende direktør 2
Enovas varmerapport DEL 1: Forståelse og anvendelse av Enovas etiske retningslinjer Det er en selvfølge at alle medarbeidere tilknyttet Enova overholder gjeldende lover og regler, i tillegg kreves det også en opptreden som er etisk og sosialt ansvarlig. Denne håndboken skal gjennom praktiske etiske retningslinjer sikre at Enovas medarbeidere vil handle på en slik måte. Medarbeidere omfatter alle ansatte, styremedlemmer, innleid personale, konsulenter og andre som handler på vegne av Enova. Alle medarbeidere plikter å sette seg inn i disse retningslinjer, og de skal gjøres kjent for alle våre samarbeidspartnere. Samarbeidspartnere omfatter tilskuddmottakere og søkere, statlige institusjoner, leverandører, kontraktorer, partnere, kunder, mellommenn og andre forretningsforbindelser. Å ha et uttømmende regelverk innen etikk er ikke mulig. Det er nødvendig å utvikle den enkelte medarbeiders bevissthet slik at et godt skjønn utvises når man opplever vanskelige situasjoner. Interne diskusjoner om etikk og dilemmatrening er derfor viktige tilleggselementer for å etablere en tilfredsstillende etisk standard og oppmerksomhet i organisasjonen. Prinsippene nedfelt i Enovas etiske retningslinjer representerer et sammendrag av relevante deler av Enovas styringsdokumenter. Når den enkelte medarbeider stilles overfor et etisk dilemma, kan man stille seg selv noen enkle spørsmål før beslutninger tas: Er jeg godt innenfor loven og Enovas etiske krav? Kan min handling skade Enovas omdømme? Bør jeg diskutere dette dilemmaet med andre? Har jeg brukt nok tid på denne beslutningen? Befinner man seg i en etisk gråsone og på egen hånd tar en rask beslutning, kan risikoen for at noe går galt være høy. Dette er en type risiko Enova ønsker å forebygge gjennom denne håndboken og dens anvendelse i den daglige virksomhet. 3
DEL 2: Enovas etiske retningslinjer 1. Likeverd og mangfold Enova arbeider aktivt for et arbeidsmiljø som er preget av likeverd og mangfold Enova aksepterer ingen former for trakassering, diskriminering eller annen utrettferdig behandling av medarbeidere, samarbeidspartnere eller andre som er engasjert i våre aktiviteter som kan oppfattes som nedverdigende. Diskriminering omfatter alt som berører likeverdprinsippet; religion, kjønn, rase, seksuell legning, alder, nasjonalitet, handikap, politisk standpunkt eller lignende forhold. 2. Respekt og åpenhet Gjensidig respekt er et grunnleggende prinsipp for vår virksomhet. Dette skal bidra til en god bedriftskultur og et godt arbeidsmiljø, noe som inkluderer respekt for menneskerettigheter og for andre kulturer og sedvaner. Oppførsel som kan ha negativ påvirkning på kollegaer, arbeidsmiljøet eller Enova er ikke akseptabel. Enova skal stimulere til en fri diskusjon om krevende problemstillinger hvor det vises toleranse og åpenhet for andres holdninger og meninger. 3. Helse og sikkerhet Enova arbeider aktivt for et solid arbeidsmiljø. Vi ønsker å legge forholdene til rette for et arbeidsmiljø preget av trivsel og innsatsvilje. Et godt arbeidsmiljø forutsetter en aktiv og kontinuerlig medvirkning av alle ansatte. Enova skal tilfredsstille nasjonale og internasjonale standarder innenfor helse, arbeidsmiljø og sikkerhet. Viser til HMS-håndboken. 4. Anti Korrupsjon Enova tolererer ikke, og motarbeider, alle former for korrupsjon. Vi skal ikke tilby, gi, godta eller motta, direkte eller indirekte, bestikkelser eller andre utilbørlige fordeler i den hensikt å skaffe personlige eller forretningsmessige fordeler for oss selv eller andre. Korrupsjon er en straffbar og uetisk handling som undergraver bedriftskulturen, markedet og samfunnet. Korrupsjon omfatter et bredt spekter av aktiviteter der formålet er å skaffe seg ulovlige fordeler. 5. Samarbeidspartnere Enova kan ikke nå sine forretningsmål uten et godt og tillitsfullt forhold til en rekke samarbeidspartnere. Det forventes at våre samarbeidspartnere opptrer i tråd med standarder som er i samsvar med Enovas etiske krav. De skal gjøres oppmerksomme på våre krav og anmodes om å følge dem. Avtaler med samarbeidspartnere må være skriftlige og gi en korrekt beskrivelse av forholdet mellom partene. Avtalt kompensasjon må samsvare med tjenesten som utføres. Det må foreligge tilfredsstillende dokumentasjon og korrekt regnskapsførsel. Er det grunn til å tro at samarbeidspartnere kan opptre på en måte som innebærer en risiko for Enovas omdømme, skal disse være gjenstand for en bakgrunnsundersøkelse ( due diligence ) for å kontrollere at omdømme, bakgrunn og kompetanse er tilfredsstillende. 6. Habilitet og integritet Enova forvalter offentlige midler på vegne av samfunnet og er avhengig av tillit. Følgelig stiller Enova absolutte krav til medarbeidernes redelighet og forretningsmoral. Enovas ansatte skal unngå deltagelse i forretningsvirksomhet, eller å inneha verv, som har tilknytning til Enovas virksomhetsområde. Det skal ikke utvises en atferd som kan skape tvil om 4
medarbeiderens eller Enovas habilitet og integritet, under utøvelsen av oppgavene. 7. Taushetsplikt Selv om Enova i størst mulig grad tilstreber åpenhet og mulighet for innsyn i sin virksomhet, skal medarbeiderne hindre at uvedkommende får tilgang til informasjon som kan skade Enovas virksomhet eller omdømme. Denne plikten skal også beskytte medarbeidernes personvern og integritet. Informasjon, utover generell forretningsmessig kunnskap og erfaringer, som medarbeiderne får kjennskap til om Enovas og våre samarbeidspartneres drifts- eller forretningsforhold, som de forstår eller burde forstå er av en slik karakter at den ikke skal tilflyte andre, skal behandles som konfidensiell og beskyttes på en hensiktsmessig måte. I henhold til arbeidsavtalen skal samtlige arbeidstakere undertegne en taushetserklæring. Taushetsplikten gjelder både utad og i forhold til kolleger som ikke har behov for opplysningene i sitt arbeid. Konfidensialitetsforpliktelsen fortsetter å gjelde etter at ansettelsesforholdet er avsluttet, eller etter at et oppdrag er fullført. 8. Innsideinformasjon Enovas virksomhet er av en karakter som gjør at medarbeiderne kan få tilgang til informasjon særlig vedrørende søkere om og mottagere av tilskudd - som kan være kurssensitiv, og de må derfor være særlig aktsomme ved sin håndtering av slik informasjon. Innsideinformasjon er informasjon som kan påvirke prisen på verdipapirer, og som ikke er offentlig tilgjengelig eller allment kjent i markedet. Det er forbudt å bruke, eller bidra til at andre bruker, innsideinformasjon om selskaper for å tegne seg for eller handle med verdipapirer. Ansatte i Enova skal behandle innsideinformasjon konfidensielt og forhindre at slik informasjon blir tilgjengelig for uvedkommende. Denne forpliktelsen omfatter enhver som har innsideinformasjon. Dette innebærer at også personer som mer tilfeldig kommer i besittelse av innsideinformasjon, vil være underlagt konfidensialitetsforpliktelsen Ansatte som ser en risiko for at innsideinformasjon kan bli misbrukt, skal rapportere dette til sin nærmeste overordnede. 9. Beskyttelse av eiendeler Alle eiendeler som tilhører Enova skal forvaltes og beskyttes på en hensiktsmessig måte. Bruk av Enovas tid og eiendeler til formål som ikke er direkte tilknyttet Enovas virksomhet skal ikke skje uten spesiell tillatelse. Det samme gjelder fjerning eller lån av slike eiendeler. Medarbeidernes bruk av informasjon, ITsystemer, herunder internett, må styres av virksomhetens behov og ikke av personlige interesser. 10. Kommunikasjon Vi gir opplysninger til, og kommuniserer åpent og nøyaktig med alle våre interessentgrupper og sørger for at riktig informasjon blir gitt til rett tid. Kommunikasjon mot media skjer i tråd med Enovas retningslinjer for mediekontakt. 11. Politisk virksomhet Enova støtter ikke politiske partier eller politikere. Enova står fritt i å delta i offentlig debatt når dette er i foretakets interesse, Alle som jobber for, opptrer på vegne av eller representerer Enova står fritt til å delta i demokratisk politisk virksomhet, men dette må være uten henvisning eller tilknytning til vedkommendes forhold til Enova. 12. Adferd Enova er en rusfri arbeidsplass. Ingen medarbeider skal være påvirket av alkohol eller andre rusmidler under sitt arbeid. Ved spesielle anledninger kan begrensede mengder alkohol allikevel bli servert, forutsatt at inntaket ikke kombineres med aktiviteter som ikke er forenlig med bruken av alkohol. Enova støtter forbudet mot kjøp av seksuelle tjenester. I forbindelse med arbeid, oppdrag og forretningsreiser for Enova har vi nulltoleranse for kjøp av seksuelle tjenester. 5
DEL 3: OPPFØLGING OG ANSVAR a) Den enkelte medarbeider er ansvarlig for å gjøre seg kjent med og utføre sine plikter i samsvar med disse etiske retningslinjer. Ledere må forsikre seg om at medarbeiderne kjenner retningslinjene, legge forholdene til rette for best mulig etterlevelse, og gå foran som gode forbilder. b) Medarbeidere som blir oppmerksomme på forhold som kan innebære brudd på de etiske retningslinjene, skal informere om dette, normalt til nærmeste overordnede. Hvis dette ikke føles hensiktsmessig, kan henvendelse skje til en annen overordnet, til verneombudet eller til personalavdelingen. Slik rapportering kan skje konfidensielt. c) Medarbeidere som av hvilken som helst grunn ikke føler det riktig å rapportere som nevnt, kan benytte seg av varslingsrutinene fastlagt i avsnittet Varsling av kritikkverdige forhold i personalhåndboken. d) Brudd på de etiske retningslinjene skal få konsekvenser for den enkelte medarbeider. Slike konsekvenser kan være disiplinærtiltak eller oppsigelse og rapportering til relevante myndigheter. 6