Nye resultatenhetsledere på nivå 2: Rutiner og prosedyrer for tilsettingsprosess fra oppstart til innstilling. (Grå celle betyr hvor hovedansvaret er forankret) pr. august 2017 Oppgaver Beslutning om at ledige lederstillinger skal besettes Kommunaldir ektør Fatter beslutning Konsulenter Personalrådgiver Kommentar Ledig stilling må meldes kommunaldirektøren før videre tiltak iverksettes. 8-års regel vurderes. Møte med aktuelle kandidater. Organisasjonene deltar Vurdere utlysing internt/eksternt Opplysninger om stillingen Ansvar Hvis midlertidige restriksjoner på utlysing går disse reglene foran. Utforming av utlysningstekst. Forslag sendes til arbeidstaker-organisasjonene for uttalelse sender forslag på Ansvar utlysningstekst til organisasjonene etter avtale med bistand til Samtale med tillitsvalgte og avdelingsledere på arbeidsplassen før utforming. Legge utlysningen inn på Webcruiter, etter avtale med Motta elektroniske jobbsøknader Søknader lagres på avskjermet del av fellesområdet Utarbeidelse av off. og utvidet søkerliste med søknader. Sendes berørte organisasjoner. bistand til Søkere som har bedt om unntatt off., må kontaktes og bes om begrunnelse Kontakt med berørte organisasjoner vedr utvelgelse av kandidater til intervju Ansvar Innkalling til gruppeintervju og / eller individuelt intervju. sender ut invitasjon via web cruiter etter avtale med Velger ut de som skal kalles inn til intervju bistand til Antall organisasjoner som deltar i intervjuet i samsvarer med regler i personal- og arbeidsreglement for Bergen kommune 9.3 1
Oppgaver Kommunaldir ektør Konsulenter Personalrådgiver Kommentar Gjennomføring av intervju og referanseinnhenting Ansvar bistand til Utarbeidelse av tilsettingssak Godkjenner Ansvar for vurdering og utvelgelse av hvem som skal innstilles/tilsettes Skriver tilsettingssak Når tilbudet går til kandidat, er dette offentlig. Innkalte søkere som ikke får stilling, får tilbakemelding pr telefon med begrunnelse for hvorfor de ikke ble valgt Tilsettingsbrev Utarbeidelse av arbeidsavtale Underskrives av Kommunaldirektør sender arbeidsavtale og taushetserklæring Godkjenner politiattest. Sender kvittering for mottatt politiattest, sammen med attester og vitnemål, til Avklarer tiltredelsesdato med den som er tilsatt Det må gå frem at tilbudet gjelder under forutsetning av tilfredsstillende politiattest Taushetserklæring leveres sammen med underskrevet arbeidsavtale Avklare lønnsfastsetting med (utlysningstekst eller veiledende lønn, og eventuelt personlig tillegg) Melder lønn til Personalrådgiver bistår ved behov Lønnsfastsetting som avviker fra utlysning og veiledende lønn Har fullmakt Anne Berit Lundberg, Olav Haga, Kari Øvrebø eller Merete Davanger Har dialog med den som har fått tilbud om stilling og som stiller lønnskrav. Den som lønnsfastsetter sender melding om vedtak til LRS Tar imot underskrevet arbeidsavtale og taushetserklæring fra den som er tilsatt Lønnsmelding Karin sender melding om tilsetting til LRS underretter Karin om startdato, dersom dette ikke framgår av arbeidsavtalen (eksempelvis: tiltredelse «etter avtale med») 2
Oppgaver Kommunaldir ektør Konsulenter Personalrådgiver Kommentar Personalmappen Karin oppretter personalmappen Mappene oppbevares på politisk sekretariat 8. etasje. i rådhuset Introduksjon av nye ledere Ansvar Se egen rutine for disse oppgavene 3
Oppgaver og sjekkliste ved mottak av nye resultatenhetsledere, pr. august 2017 Navn: Stilling: Arbeidssted: Ansvarlig leder: Tiltredelsesdato: A. Oppgaver for fellesadministrasjonen: 1. Utsendelse av tilsettingsbrev. 2. Ta imot bekreftelse på godkjent politiattest fra 3. Fastsettelse av lønn. / samarbeid med som effektuerer. Administrasjonssjef og personalrådgivere med denne oppgaven. Umiddelbart etter at tilsettingsvedtak er fattet 4. Avtale tiltredelsesdato., - formidles til 5. Sende ut signert arbeidsavtale, fullmakter, ITsikkerhetserklæring og taushetserklæring. 6. Ta imot signerte skjema og attester/vitnemål 7. Sende ut personal- og arbeidsreglement, fullmakter, evt. annet lov og avtaleverk 7. Lage ny personalmappe i arkivet over resultatenhetsledere. 8. Melde inn i LRS Karin Karin 4
9. Informere øvrige tilsatte om at ny leder er tilsatt og når vedkommende tiltrer sender melding til resultatenhet på nivå 2 om tilsettingen. De informerer videre internt. Når tiltredelse er avtalt. korrigerer distribusjonsliste (Outlook) over ledere, og vedlikeholder liste over nytilsatte B. Oppgaver for økonomiseksjonen: 1. Sette i gang nødvendige prosesser slik at økonomifullmakter blir opprettet og delegert i henhold til skjema og rutiner i Agresso Økonomisjef i samarbeid med de bydelsvise økonomirådgivere. Når tiltredelse er avtalt. 2. Tilgang til Fellesweb og enhetens nettside skjer «automatisk» når Agressoregistreringen er OK C. Oppgaver for e: 1. Orientere om støttepersoner i forberedelsen og mottaker av den nye lederen og nøkkelpersoner i enhetens selv Når tiltredelse er avtalt 2. tar imot den nyansatte og ønsker velkommen. 3. Det avtales møte for gjennomgang av organisasjon og arbeidsoppgaver. 4. Blomsterhilsen på kontoret fra. 5. introduserer mentor for leder. 6. Melder inn leder i Agresso HR Skjema finner en på Allmenningen Skjema «Brukerinnmelding i Agresso HR» fylles ut, underskrives og sendes inn av Første arbeidsdag eller etter nærmere avtale - - - - Skjema finner en på Allmenningen 7. Bestiller tilgang til BMS Tilgang til BMS/styringskortet bestilles hos bms@bergen.kommune.no 5
8. Bestiller tilgang til UBAS Tilgang UBAS (brukerundersøkelser, Skoleporten m.m.)nettredaksjonskole@bergen. kommune.no 9. Gir leder bestiller-rettigheter gjennom helpdesk. Søk «Bestillingsweb» på Allmenningen Innmelding i Extens/Hypernet 10. Bestille brukeridentitet og pålogging til PC for nyansatt som kommer utenfor Bergen kommune 11. Innføring / opplæring i arbeidsoppgaver herunder gjennomgang av diverse informasjon som: Lønn / Arbeidstid / Pensjon Forsikringsordninger Ferie Permisjoner Lønnslån Økonomirutiner og oppfølging 12. Lederavtale med oppfølgingssamtale. har jevnlige samtaler med ny leder det første året. Agresso bestiller-rettigheter, sikker sone, tilgang til S-området og postmottak for enheten, egen mailadresse Tilgang / endring sendes: extens.skole@bergen.kommune.no hypernet.barnehage@bergen.kommune.no Bestillerweb: Besillingstillingsskjema på IKT-sidene Gjennomføres i møte med og rådgiverne i oppfølgingsenheten i samarbeid med andre støttepersoner I løpet av de første arbeidsukene Etter avtale D. Oppgaver for resultatenheten selv: 1. Div. forberedelser: Kontor med nødvendig rekvisita og navn på dør. Posthylle med navn Velkomstmappe med div. info. Telefon. PC med nødvendig programvare og brukertilgang/passord Oppdatering av personlig informasjon Ledere og konsulenter i enheten. Leder får selv bestiller-rettigheter Bestiller-web: Bestillings-skjema på IKT-sidene Før tiltreden 2. Presentasjon av kolleger Ledere og konsulenter i enheten. 1. arbeidsdag 6
3. Omvisning med gjennomgang av praktiske opplysninger som: Nøkler/ID-kort Toaletter/garderobe Spiserom/kantiner Møterom Kontorrekvisita Posttjenester/postrutiner Servicefunksjoner (bank, post, butikk) Parkeringstillatelse Arkiv Intranett/internett Beredskap Ledere og konsulenter i enheten. (sammen med ) 1. arbeidsdag/ evt. i løpet av første arbeidsuke Annet som må huskes på: Annet som må huskes på: 1. Når avtroppende rektor eller styrer slutter, må den som slutter, sende melding slik at gamle tilganger slettes. 2. Ny leder må oppdatere personlig informasjon i Outlook. 3. Rektor eller styrer som slutter, må ikke melde seg selv ut før rettigheter er gitt til ny leder eller til vikar i påvente av ny tilsetting. Alternativt må melde endringene. I de fleste tilfeller skal ny leder «arve» tilganger og tilgangsnivå etter sin forgjenger. Dette gjør det lettere for «helpdesken» å se hva som må på plass. 4. Personalmapper for resultatenhetsledere lagres i personalarkivet i BBS på Rådhuset. Når en avdelingsleder blir rektor, enten det er internt opprykk eller stilling på ny skole, må se til at personalmappen flyttes/sendes til 8. etasje på Rådhuset. Det samme gjelder for barnehager, når ny styrer kommer fra en pedagogisk lederstilling. Byrådsavdeling for barnehage, skole og idrett Ansvarlig for ajourhold; administrasjonssjef Kari Øvrebø 7