Veileder for registrering av studentadministrative saker i P360 UiS 2016 Denne oversikten har som formål å vise anbefalt registreringsforslag for de mest vanlige studentadministrative sakene. Bruk av titler: Saks- og saksdokumenttitler er tilgjengelige som ferdig lagde saks- og dokumentfraser i P360. Bruk av standardiserte titler anbefales og er bra for orden og gjenfinning. Titler skal skrives på norsk bokmål. Ved behov for titler på engelsk eller andre språk skriv først tittel på norsk [bindestrek] - deretter engelsk tittel. Bruk av tilgangskode (skjerming i off journal): Tilgangskode kan påføres en sak eller dokument og sier noe om hvorvidt dokumentet skal være offentlig tilgjengelig. Setter man på tilgangskode UO_ Unntatt offentlighet må man velge passende hjemmel. Skjerming på saksnivå vil arves til saksdokumentnivå, så det skal holde å skjerme selve saken ved opprettelse. Tilgangskode regulerer ikke intern tilgang til dokumentet i Public 360 og må ikke forveksles med skjerming gjennom tilgangsgrupper. I de fleste tilfeller kan studentens navn være synlig som avsender / mottaker eller kontakt. Det er likevel enkelte saker hvor studentens navn bør skjermes ettersom sakens tittel i sammenheng med navn kan av noen oppfattes som belastende. Husk å huke av avskjerm kontakt på saksdokumentnivå i slike saker.
Bruk av tilgangsgrupper (intern skjerming i P360): Tilgangsgruppe for studentsaker er samlet under en felles tilgangsgruppe som heter «studentsaker ved uis». Denne er satt som standard for hver saksbehandler som jobber med studentsaker. Tilgangsgruppe for studentsensitive saker- Hvert fakultet har en egen tilgangsgruppe for sensitive studentsaker hvor studiekonsulenter og ledere tilknyttet Fakultet har tilgang. Det er opp til fakultetsledelsen og bestemme hvem som skal ha tilgang og hvordan denne gruppen skal brukes. Denne tilgangsgruppe skal bare brukes på saksdokument ved behov Tilgangsgruppe Ad.Hoc: Ad.hoc skjerming begrenser tilgangen til dokumentet for alle andre enn saksbehandler, dens leder og arkivet. Denne gruppen kan brukes om man anser innholdet som for sensitivt for å ligge i tilgangsgruppe for sensitive studentsaker. Tilgang til flere saksbehandlere i saksdokumenter med slik skjerming gjøres gjennom tildeling av rettigheter. Skal bare brukes på saksdokument. Det er viktig at saksbehandler er seg bevisst bruken av tilgangsgruppe og gjør en vurdering i hver enkelt sak. I stor grad er det snakk om vedlegg og notater fra student som inneholder personlige opplysninger eller legeerklæringer som må vurderes for ytterligere skjerming. Skjemaopplysninger oppfattes vanligvis ikke som sensitiv informasjon. Hvis man har en inngående søknad med et sensitivt vedlegg, skjermer man selve saksdokumentet, ikke hele saken. Vedlegg arver samme skjerming som saksdokument. Bruk av arkivdel og arkivkode: Studentsaker skal ligge i en egen arkivdel som heter student. Denne er lagt som standard for saksbehandlere som jobber med studentsaker, og vil automatisk legges til ved opprettelse av ny sak. Hver sak har fått tildelt en passende arkivkode som vises i skjema nedenfor. Arkivkode er ikke et obligatorisk krav ettersom dokumentsenteret vil legge disse inn, men det anbefales at riktig arkivkode settes på ved opprettelse av ny sak. Bruk av kontakter: Alle studenter er importert fra Felles studentsystem FS og er blitt opprettet som privatpersonkort i P360. Alle studentsaker skal knyttes opp til studenten. Dette er viktig for å ha en samlet oversikt over alle saker og dokumenter om den enkelte student. For å knytte studenten til sak, søkes navnet opp og legges som Sakspart. Alle brev skal ha en mottaker / avsender. Hvis studenten er tilknyttet et saksdokument men hverken er mottaker eller avsender søkes denne opp og legges inn som kontaktperson. Er navnet skrevet i blått (lenkefarge) er saken/ saksdokumentet koblet til privatpersonkortet.
Uregistrerte kontakter kan opprettes for engangsbruk, men dette skal bare brukes for studenter som ikke er registrert i FS og overført til Public360. En kontakt skal enten baseres på fullt personnavn eller virksomhetsnavn. Man skal ikke bruke epostadresser og unngå forkortninger.
Registrering av vanlige studentsaker Det anbefales at alle som jobber med studentsaker følger denne veilederen. Veilederen er ikke komplett, men omtaler de vanligste studentsakene. Titlene er tilgjengelige som saks- og dokumentreferanser i Public360. Tilgangsgruppe (TGG): Standard tilgangsgruppe for Saker er Studentsaker ved UiS. Saksbehandler vurderer om saksdokument skal skjermes med TGG Studentsensitive saker XXX Fakultet eller Ad.Hoc gruppe. Tittel på Sak Tittel på saksdokument Dokumenttype Endring av individuell utdanningsplan - godkjenning av emner Søknad om endring av individuell utdanningsplan - godkjenning av emner (skjema) Skjerming Skjerming avsender/ mottaker/ kontakt Arkiv kode Offl 26.1 Nei 412.7 Innpassing/ fritak for deler av studiet Merknader Innpassaker Godkjenning av emner fra andre universitet Endring av utdanningsplan / studieløp endring av individuell
Utvidet studierett utdanningsplan - godkjenning av emner Søknad om utvidet studierett Interne vurderinger Nei 457 Dispensasjoner fra eksamensforskriften Utvidet studierett studierett utover normert tid utvidet studierett Klage på karaktersetting [EMNEKODE] Klage på karaktersetting [EMNEKODE] (skjema) Bekreftelse på mottatt klage på karaktersetting Offl 26.1 Nei 455 Klage, anke i forbindelse med eksamen Ny sensurering av klage på karaktersetting Resultat etter klage på karaktersetting [EMNEKODE] Permisjon fra studium Søknad om permisjon fra studium (skjema) Nei 531 Fravær Permisjon/ fravær for student Hvis det følger vedlegg eller notat med personsensitivt innhold skal man vurdere
Utsatt frist permisjon fra studium Søknad om utsatt frist for innlevering av bachelor Søknad om utsatt frist for innlevering av masteroppgave Nei 456 Kontinuasjon, utsatt prøve Tilgangsgruppe for studentsensitive saker for den inngående søknaden med vedlegg. Utsettelse av innlevering av bachelor,- masteroppgaver og hjemmeeskamen (Melding om utsatt eksamen går gjennom studentweb) Søknad om utvidet frist for levering av hjemmeeksamen Innvilget (avslag) søknad om.. Hvis det følger vedlegg eller notat med personsensitivt innhold skal man vurdere Tilgangsgruppe for studentsensitive saker for den inngående søknaden med vedlegg. Tilgang til å skrive bachelor- / masteroppgave Søknad om tilgang til å skrive bachelor- / masteroppgave Nei 457 Dispensasjoner fra eksamensforskriften Eksempel- Søknad om å skrive masteroppgave tilgang til å skrive bachelor- / masteroppgave Fjerde gangs eksamen Søknad om fjerde gangs eksamen (skjema) Ja 457 Hvis det følger vedlegg eller notat med personsensitivt innhold skal man vurdere
Dispensasjoner fra eksamensforskriften Tilgangsgruppe for studentsensitive saker for den inngående søknaden med vedlegg. fjerde gangs eksamen Samlesak: Tilrettelegging av eksamen [ÅÅÅÅ] Klage på avslag om fjerde gangs eksamen Søknad om tilrettelegging av eksamen (skjema) Ja 457 Dispensasjoner fra eksamensforskriften SV og TN saker for tilrettelegging behandles i hovedsak av ESS HF behandler sine egne tilrettelegging av eksamen Samlesak: Reservert studieplass [ÅÅÅÅ] Søknad om reservert studieplass Offl 26. femte ledd. Nei 512.4 Forhåndsløfte. Utsettelse Eksterne søkere registreres som uregistrert kontakt Direkte opptak reservert studieplass Søknad om direkte opptak [STUDENTENS NAVN] Offl 26.1 Nei 512.31 Ekstraordinære opptak Eksterne søkere registreres som uregistrert kontakt
direkte opptak [STUDENTENS NAVN] Overflytting - [STUDENTENS NAVN] Søknad om overflytting til [UTDANNING] Offl 26.1 Nei 512.32 Overflytting fra annet universitet Eksterne søkere registreres som uregistrert kontakt Skifte av studieprogram overflytting til [UTDANNING] Søknad om skifte av studieprogram Offl 26. femte ledd. Nei 514 Overflyttinger til andre studieretninger ved universitetet Søknad om linjeskift- overflytting internt i organet Forhånds- godkjenning av delstudier i utlandet skifte av studieprogram Søknad om forhåndsgodkjenning av emner Offl 26. femte ledd. Nei 516 Utvekslingsstudenter Norske studenter i utlandet Innvilget (avslag) forhåndsgodkjenning av emner
Endelig godkjenning av delstudier i utlandet Søknad om endelig godkjenning av delstudier i utlandet Offl 26.1 Nei 516 utvekslings studenter Merk! endelig godkjenning inneholder karakterutskrift, derfor hjemmel Endelig godkjenning av delstudier i utlandet Godkjenning av utenlandsk utdanning Søknad om godkjenning av utenlandsk utdanning Offl 26.1 Nei 512.34 Utenlandske studenter Uregistrert kontakt Samlesak: Sluttmeldinger [ÅÅÅÅ] godkjenning av utenlandsk utdanning Sluttmelding Oppsigelse av studieplass Nei 517 Avbryting av studiet Sluttmeldinger eller Oppsigelse av studieplass En samlesak pr år tilknyttet UA/ESS HF registrerer sine egne som enkeltsak
Selvvalgt bachelor Søknad om selvvalgt bachelor Offl 26.1 Nei 454.3 Bachelor Godkjenning av selvvalgt bachelor Dispensasjon fra fristen for å semesterregistrere seg / melde seg opp til undervisning og eksamen Innvilget forhåndsgodkjenning av selvvalgt bachelor Søknad om dispensasjon fra fristen for å semesterregistrere seg Innvilget søknad om dispensasjon fra fristen for å semesterregistrere seg Nei 512.6 Dispensasjoner fra opptaksbestem melsene Klage på vedtak om opptak Klage på vedtak om opptak Ja 512.7 klage, anke over avgjørelser om opptak Enkelte saker behandles i klagenemnda vedtak legges også i møtesak Oversendelse av klage til klagenemnda N (internt notat med oppfølging) Endelig vedtak fra klagenemnda
Samlesak: Studieavtaler Learning agreementåååå/åå Signert studieavtale Learning agreement årstall navn på student Nei 516 Norske studenter i utlandet Legg til studenten som kontakt Avsender er institusjonen Tilknyttes prosjekt 15-32 Samlesak: Stipendavtaler-Grant agreementåååå/åå Signert stipendavtale - Grant agreement erasmus + Offl 26. femte ledd. Nei 516 Norske studenter i utlandet Tilknyttes prosjekt 15-32 Samlesak: Båndlegging av bachelor- og masteroppgave åååå/åå Avtale om båndlegging av bachelor- og masteroppgave Nei 459 annet om eksamen avlagt ved universitetet Studenten er avsender Bedriften er medavsender Samlesak: Orientering om oppholdstillatelse for utenlandske studenter [åååå] Innvilget (avslag) midlertidig oppholdstillatelse for borger [LAND] [STUDENTENS NAVN] Innvilget (avslag) fornyet midlertidig oppholdstillatelse for borgere av [LAND [STUDENTENS NAVN] Offl 26. femte ledd. Nei 512.34 Utenlandske studenter. Her retningslinjer for opptak, norsktest o.l. Opprette student som uregistrert hvis registrering av student skjer i FS