Strategiplan 2013-2017
Innholdsfortegnelse 1. INNLEDNING... 1 2. MÅLSETTING... 2 3. SELSKAPETS VISJON... 2 4. INTERNFUNKSJONER... 2 5. HOVEDARBEIDSOMRÅDER - STRATEGIER 2013-2017... 3 5.1 DEPOT FOR PAPIRBASERTE ARKIVER... 3 5.2 RETTIGHETSDOKUMENTASJON... 4 5.3 ORDNING OG KATALOGISERING... 4 5.4 DEPOT FOR ELEKTRONISKE ARKIVER... 5 5.5 TILGJENGELIGGJØRING OG FORMIDLING... 6 5.6 ARKIVDANNING... 7 5.8 OPPLÆRING... 9 5.9 INFORMASJON OG RÅDGIVING... 10 5.10 PRIVATARKIVER... 10 5.11 UTVIKLINGSARBEID... 11 Samhandling med arkivinstitusjoner i Arkivsenteret... 11 Digitalisering av møtebøker/skanning av skoleprotokoller... 11 Lokalarkiv Trøndelag... 11 Vendepunkt... 12 Etablering av digitaliseringsløype... 12
1. Innledning Kommunens plikt til å holde arkiv er fastlagt i Lov om arkiv. Videre inneholder Forskrift om offentlige arkiv detaljerte bestemmelser om kommunens arkivordning og dokumentbehandling, herunder plikt til å opprette en ordning for arkivbevaring, depot og formidlingstjenester. Forvaltningsloven, Offentlighetsloven, Personopplysningsloven og e- kommunikasjonsforskriften fastlegger rammer for tilgjengelighet til arkivinformasjon, for personvern og informasjonssikkerhet. Strategiplanen er utarbeidet som et hjelpemiddel for intern styring og utvikling av IKA Trøndelag. Planen for de neste fem årene, 2013-2017, er en videreføring av tidligere strategiplan. Den beskriver utviklingen, arbeidsområder, målsettinger og strategier. Planen beskriver ikke alle tjenester og aktiviteter som institusjonen representerer, bl.a. oppgaver av mer løpende karakter. I tillegg til å være institusjonens interne styringsredskap, er planen også ment som en hjelp til kommunene og andre som ønsker å få innsikt i og forstå verdien av det arbeidet vi gjør for å sikre dokumentasjonen hos våre eiere. Trondheim, den 12. mars 2013 Kari Remseth 1
2. Målsetting Overordnede mål og retningslinjer for driften i IKA Trøndelag Iks (IKA) er nedfelt i selskapsavtalens 4. IKA skal være eiernes faginstans i arkivfaglige spørsmål IKA skal arbeide for at arkiver fra eierne som har rettslig, forvaltningsmessig, kulturell- og historisk verdi blir samlet inn, tatt vare på og gjort tilgjengelig for allmennhetens bruk, forskning, kulturelle og administrative formål IKA skal være en regional aktiv samfunnsinstitusjon, som er fremtidsrettet, kvalitetsbevisst og brukervennlig både som rådgiver/konsulent for kommunene og som forvalter av kommunenes arkiver. IKA skal aktivt formidle institusjonens samlinger slik at det fremmer innbyggernes velferd og demokratiske rettigheter IKA skal være et ressurssenter for institusjoner, organisasjoner og personer som arbeider med privatarkiv. Som koordinerende organ for privatarkiver skal IKA bidra til arkivfaglig utvikling ved lokale museer IKA skal i samarbeid med andre institusjoner sørge for at privatarkiver fra bedrifter, organisasjoner og enkeltpersoner - av særlig betydning for Trøndelagsfylkenes historie - blir bevart og lagt til rette for videre bruk.. Arbeidet skal utføres i tråd med lover og forskrifter, serviceerklæring, nasjonale føringer og ICAs etiske retningslinjer 3. Selskapets visjon Sikker bevaring riktig formidling 4. Internfunksjoner Interne funksjoner skal ivaretas på en effektiv måte og støtte opp under institusjonens oppgaveløsning med minst mulig ressursbruk. Organisasjonen skal videreutvikles slik at den blir et effektivt virkemiddel for å ivareta og følge opp prioriteringene i strategiplanen. IKA Trøndelags rådgivere skal hele tiden være oppdatert på alle felter innenfor arkivforvaltning- og formidling. Interne funksjoner som regnskap og lønnsutbetaling er lagt til Værnesregionen en god og effektiv løsning som videreføres. IKA Trøndelags rådgivere skal hele tiden være oppdatert på alle felter innenfor arkivforvaltning- og formidling. Bygging av kompetanse innenfor organisasjonen skal skje gjennom kompetanseoverføring internt, gjennom deltakelse i prosjekter i samarbeid med IKAs eierkommuner og gjennom eksterne samlinger. Anvendelse av ressursene som er avsatt til kompetanseutvikling skal prioriteres mellom fagområdene ut fra strategiplan, og mellom de enkelte rådgiverne innenfor fagområdene ut fra de vektlagte arbeidsoppgaver innenfor virksomhetsplanen. 2
5. Hovedarbeidsområder - strategier 2013-2017 5.1 Depot for papirbaserte arkiver I henhold til Riksarkivarens normalinstruks for avlevering av kommunale arkiver, datert 1. juli 2002, har IKA utarbeidet egne regler for avlevering til papirbasert depot. Arkiver eldre enn 25 år, eller arkiver fra organ som legges ned og ikke blir overført til nytt organ skal avleveres til godkjent depot. Institusjonens målsetting er at vi skal være en helhetlig arkivinstitusjon for alle eiere. Vi utfører depotoppgaver og tjenester knyttet til dette på vegne av eierne. Etter avlevering har IKA ansvar for tilbakelån av arkivmaterialet til kommunene og formidling av materialet til parter og til publikum. IKA tilbyr sine eiere håndtering av bortsettingsarkiv. Dette synes som en naturlig utvikling på bakgrunn av de krav som stilles til spesialrom for arkiv i kommunene, sammen med utviklingen av arkivdanning i retning fullelektroniske arkiv. Alle eierkommuner har tilbud om å avlevere eldre og/eller avsluttet arkiv til godkjent depot. Arkiver fra private organisasjoner og selskaper kan også avleveres på samme måte. Arkivmaterialet registreres/katalogiseres, etiketteres og stilles opp i magasin for gjenfinning og gjenbruk. For å lette planlegging og gjennomføring av avlevering er det opprettet en turnus for strategiperioden. 2017 2013 2014 2015 2016 Snillfjord Osen Grong Ørland Orkdal Stjørdal Roan Leksvik Os Melhus Verdal Snåsa Selbu Lierne Malvik Levanger Holtålen Meldal Røyrvik Steinkjer Bjugn Røros Rennebu Klæbu Rissa Midtre Gauldal Tydal Skaun Frosta Oppdal Hemne Meråker Åfjord Hitra Mosvik Høylandet Frøya Inderøy Agdenes IKA vil samarbeide med kommunene for at de skal følge turnusen, slik at hver enkelt eierkommune kommer inn i en regelmessig rytme for avlevering. 3
5.2 Rettighetsdokumentasjon Rettighetsdokumentasjon kan være arkivmateriale om helsetjenester, ansettelsesforhold, skolegang og vitnemål, pedagogisk-psykologisk tjeneste (PP-tjenesten), barneverntjeneste, sosialtjeneste, og dokumentasjon om biologisk opphav. Arkivene representerer viktig rettsdokumentasjon både for våre eiere og enkeltpersoner noe som gjør at vi ønsker ekstra fokus på denne type arkiver. Rettighetsdokumentasjon kommer inn under flere av IKAs hovedarbeidsområder dvs. arkivdanning, papirbaserte- og digitale arkiver og formidling. Strategimål for de ulike arbeidsområdene gjelder også for denne type arkiver. Alle eierne skal kunne avlevere ovennevnte arkiver til depot etter regler nedfelt i eiernes arkivplaner. Daglig leder av IKA overtar ansvaret og sørger for videre håndtering av materialet i henhold til IKAs rammekonsesjon fra Datatilsynet. Tiltak 2013-2017: Kommunene etablerer interkommunalt samarbeid for flere av tjenesteområdene i denne kategorien bl.a. barnevern og PPT. IKA vil være kommunene behjelpelig med arkivorganiseringen og rutineutvikling. Ansvar for tjenesten og overføring til depot må som et minimum fremgå av vedtektene for samarbeidet i tillegg til kommunens arkivplan. IKAs veiledninger på området oppdateres og ajourholdes. Deponert arkivmateriale lånes tilbake til avleverende organ etter bestemte rutiner. Det er en vid adgang for partene i en sak å gjøre seg kjent med dokumentene i egen sak. IKA har lagt forholdene til rette for partens innsyn etter forvaltningslovens 18 i lesesal eller ved skriftlig henvendelse. 5.3 Ordning og katalogisering Ifølge Arkivlovforskriftene og Riksarkivarens arkivbestemmelser skal arkiver som avleveres depot være ferdig ordnet og katalogisert jfr. Institusjonens avleveringsregler. IKA mottar uordende arkiver som prosjekt, administrerer prosjektene og gir råd og veiledning til prosjektmedarbeidere. Alle uordnede arkiver som avleveres skal registreres/listeføres ved ankomst. Tilsvarende kan kommuner som selv ønsker å ordne sine eldre arkiver få opplæring, råd og veiledning av IKA. Arkivene i IKAs depot skal registreres i katalogiseringsverktøyet ASTA og publiseres på nettstedet Arkivportalen Ved etablering av IKAs depot i 2002 ble det påfølgende år mottatt store mengder kommunale arkiver som verken var ordnet/katalogisert eller listeført. Det eksisterer derfor et etterslep i det materiale som nå er avlevert. Avleverte arkiver er listeført av IKA og materiale ordnes fortløpende som prosjekt en ansvarsfordeling mellom kommunene og IKA. Når det gjelder ordning og katalogisering vil høyeste prioritet bli gitt klientmapper og nyere og hyppig brukt materiale fra kommunene. Dette er nødvendig for å ivareta IKAs oppgaver knyttet til partsinnsyn og saksbehandling overfor eierne og publikum. Nye avleveringer vil listeføres/katalogiseres fortløpende ved mottak. Alle arkiver både de som er katalogisert fra før og de som ordnes i perioden skal registreres i ASTA og publiseres på Arkivportalen. 4
5.4 Depot for elektroniske arkiver IKA vil tilby våre eierkommuner å deponere fra alle IT-systemer som inneholder arkivverdig informasjon i kommunene. Fokuset for strategien for 2013-2017 ligger på bevaring av fullelektroniske deponeringer. Inntil Riksarkivet publiserer forskrifter [1] som klart stadfester hvilke krav som stilles til kommunale og statlige depot i forhold til bevaring av autentisitet og integritet, vil alle institusjoner knyttet opp mot Kommunearkivinstitusjonenes digitale ressurssenter (KDRS) forholde seg til den amerikanske TRAC standarden samt leveransene i DIAS prosjektet (et prosjekt som nå leverer en norsk metadatastandard som understøtter bevaring av autentisitet og integritet, samt et depotstyringssystem som automatiserer forvaltning og loggføring av digitale deponeringer). Mottak av deponeringer fra digitale arkivsystemer er en kjerneaktivitet for IKA Trøndelag, og en stor del av ressursene i arbeidet med digitale deponeringer brukes i denne fasen. For at dokumentasjon hentet fra digitale deponeringer ikke skal kunne bestrides, er det viktig at depotet kan dokumentere at digitale deponeringer ikke har vært utsatt for uautoriserte endringer. Det er disse utfordringene som har blitt adressert i DIAS prosjektet. IKA Trøndelag har som mål å implementere disse leveransene i normal drift i samarbeid med det øvrige miljøet gjennom KDRS. IKA Trøndelag vil fremdeles opprettholde tilbudet om å være kommuner behjelpelig med generering av uttrekk. Tilbudet gjelder først og fremst fagsystemer uten Noark godkjenning, og forutsetter at kommunen selv evner å produsere en kopi av databasen for oversendelse til IKA Trøndelag. IKA Trøndelag vil på grunnlag av kopien lage uttrekk i henhold til aktuelt lovverk. Vi vil som vanlig sende ut veiledere og stille verktøy til disposisjon for at arbeidet skal kreve så lite ressurser i kommunen som mulig. I tilfeller hvor IKA Trøndelag selv må ut i en kommune for å hente ut databaser gjøres dette kun i tett samarbeid med IT avdeling eller andre ansvarlige i kommunen. For tilfeller hvor samtlige systemer er satt ut til privat leverandør må kommunen selv sørge for å få utlevert en kopi av basen fra leverandøren for oversendelse til IKA Trøndelag. For Noark systemer åpner IKA Trøndelag for rådgivning knyttet til periodisering og generering av uttrekk i henhold til Noark standard. Når det gjelder fagsystemer uten Noark godkjenning som likevel har blitt ført fullelektronisk er IKA Trøndelag åpen for dialog rundt fremgangsmåte for bevaring angår. IKA Trøndelag skal etablere produksjonsløype for digitalisering av papirbaserte byggesaksmapper. Produksjonsløypen bør basere seg en Noark-5 løsning i bunn, og er en ny tjeneste som tilbys IKAs eiere. Selve arbeidet rundt etablering av en slik tjeneste innebærer primært tekniske utfordringer, av den grunn er ansvar for etablering lagt til digitalt depot. Løsningen kan i etterkant benyttes som grunnlag for digitalisering av andre typer lignende materiale Tiltak 2013-2017 Implementere leveransene fra DIAS prosjektet, DIAS arkivpakkestruktur samt depotstyringssystemet EssArch. IKA Trøndelag vil jobbe aktivt sammen med det øvrige KAI miljøet gjennom KDRS for å sikre at ressurser innenfor digitalt depot utnyttes på best mulig måte i forhold til de utfordringer nye forskrifter vil presentere. Dette tiltaket vil ivaretas gjennom prosjektene ved KDRS. 5
Ta i bruk nye nettbaserte tjenester ved å tilby våre eiere sikker overføring av deponeringer på nett. Etablere mottak og formidlingsløsning for digitale medier som bilder og lyd, både for offentlige og private arkivskapere. På sikt ønsker IKA Trøndelag å sertifisere seg i henhold til blant annet TRAC standarden, dette for å garantere overfor våre eiere at digitale deponeringer forvaltes riktig. Dette punktet ivaretas også gjennom prosjekt ved KDRS. Digitalt depot administrerer etableringsprosjekt for digitalisering av papirbaserte byggesaksmapper. Man har som mål å etablere tjenesten i 2013. [1] Forskriftene omtales gjerne som kapitel 10 i Riksarkivarens forskrift, og skal stadfeste krav til innsiden av digitale depot, både for statlige så vel som kommunale depot institusjoner. [2] I hvilken grad et en interkommunal bedrift tilfredsstiller kravene til økonomisk stabilitet i TRAC standarden er uviss. Man kan tenke seg at IKA Trøndelag istedenfor ender opp som TRAC compliant. 5.5 Tilgjengeliggjøring og formidling IKAs 1) arkivbestand og informasjon om denne skal gjøres tilgjengelig på en effektiv og brukervennlig måte, med de begrensninger som følger av gjeldende adgangsbestemmelser. 2) Målsettingen er å gi alle brukere en reell tilgang til arkivene. 3) IKA vil arbeide aktivt for digitalisering av kildene for dermed å kunne tilgjengeliggjøre viktige etterspurte kilder på Internet. 4) Gjennom temautstillinger og utstillinger som månedens dokument vil publikum få et innblikk i spennende materiale som oppbevares i Arkivsenteret. 5) IKA skal bidra til at formidlingen utformes på en måte som kritisk reflekterer utviklingen av samfunnet. 6) Gjennom aktiv formidling skal IKA Trøndelag posisjonere seg som en relevant kulturaktør og innholdsleverandør i forhold til eierkommunene. Ad 6) berøres dette i Riksrevisjonens rapport: Dette er i tråd med arkivforskriftens formålsparagraf, som sier at verdifulle arkiver skal gjøres tilgjengelige for ettertiden. Både ABM-meldingen, Kulturmeldingen og IKT-meldingen peker på dette som en sentral målsetting for arkivfeltet. I dette ligger at passiv tilgjengelighet ikke ansees som tilstrekkelig. Aktiv oppsøking av publikum er spesielt viktig i et demokratiperspektiv og i et allment kulturhistorisk perspektiv. Som eksempler på aktiv formidling nevnes foredrag, omvisninger og undervisningsopplegg. Tiltak 2013-2017: Etter hvert som kommunenes arkiver blir ordnet og katalogisert, blir de også tilgjengelige for utlån til publikum. I praksis vil dette skje ved at katalogene for den enkelte kommunes arkiv blir tilgjengelig i lesesal og på internett via Arkivportalen, slik at det blir mulig å finne fram i arkivmaterialet og identifisere arkivstykket. Publikum vil ha tilgang til å låne tilgjengelige arkiver i lesesal i Båtmannsgata og på Dora. IKA er publikum behjelpelig med veiledning/søk i arkivene. Det legges til rette for en effektiv håndtering av brukernes (kommunene, parten og publikum) behov for informasjon og dokumentasjon fra avlevert arkivmateriale. Bruk av arkivmateriale skal foregå kontrollert. Det er utarbeidet regler for innsyn og bruk av arkivmateriale avlevert til depot. 6
Tematiske veiledninger er utarbeidet vedr. personopplysninger mappa mi, eiendom og vei og vil være et godt hjelpemiddel for videre tilgang til arkivene. I veiledningene finnes dokumentasjon om ulike temaer på tvers av institusjonsgrensene ved arkivsenteret dvs. fra både statlig, kommunal og privat virksomhet. Prosjektet Arkivveiledning på tvers er formelt avsluttet. Om ressursene tillater det er det ønskelig at arbeidet videreføres med flere tema i planperioden. Det er en vid adgang for partene i en sak å gjøre seg kjent med dokumentene i egen sak. IKA har lagt til rette for partens innsyn etter forvaltningslovens 18. Partsinnsynet skal foregå ved fremmøte eller skriftlig henvendelse. Alle henvendelser om innsyn dokumenteres skriftlig. Prosjekter for aktiv formidling skal styrke interessen for arkivmaterialets historiske viktighet. Gjennom dette søkes og arkivets posisjon i befolkningens bevissthet styrket. Veien til dette går gjennom samarbeidsprosjekter med institusjoner i eierkommunene og som innholdsleverandør på internett. Det vil legges vekt på eierkommunens posisjon i forhold til IKA; at IKA utfører arbeidet på vegne av kommunen. Det legges vekt på å utvikle pilotprosjekter som tilfører IKA Trøndelag og samarbeidsinstitusjonene kompetanse. En vil i perioden legge vekt på at utstillinger, så som månedens dokument, digitaliseres og gis et format egnet for publisering på IKAs hjemmeside. Dette vil si at artiklene under Smakebiter på hjemmesiden vil fremstå som mer utfyllende og selvstendige artikler. Det kan mot slutten av perioden være aktuelt å sette av tid med henblikk på å få alle eierkommunene representert. Pressemeldinger sendes ut i forbindelse med fullførte ordnings-/katalogiseringsprosjekter. Ferdigstilling suppleres av digitalisering av utvalgt materiale og nettutstilling. Det er ønskelig å starte oppsøkende virksomhet i kommunene. Dette gjelder for både papirdepot, privatarkiver og formidling. En ser for seg en informasjonsdag med målgruppene er arkivledere/-medarbeidere, kultursjef/-arbeidere, rådmenn, kultursjef, organiserte lokalhistoriske interesser, bibliotekpersonale og ordførere. Målsetningen for besøket vil være å øke bevisstheten om IKA Trøndelags tilstedeværelse «i» kommunen. Dette gjøres ved å orientere om papirdepot situasjonen/-mulighetene, hvordan en kommunal sak behandles hos IKA Trøndelag, hvordan status er for privatarkiv i kommunen og hvordan IKA Trøndelag formidler og forvalter kommunal kulturhistorie. Målet er å øke kvaliteten på dialogen mellom rådgivere på formidling og representanter for kommunene. Dette gir i tillegg mulighet for etterlysning av hull i kommunale arkivserier, bedre dialogen mellom IKA og kommunale saksbehandlere, hente inn lokale perspektiver på aktuelle privatarkiv og skaffe seg førstehånds informasjon om vesentlige hendelser i kommunen, som egner seg for aktiv formidling. Besøksfrekvens og datoer koordineres med Arkivdanning, men i utgangspunktet er strategiplanperioden horisonten. Se også relevante prosjekter under kapitel 5.11 Utviklingsarbeid. 5.6 Arkivdanning Arkivdanning (hvordan arkiv skapes) er våre eieres ansvar. IKA er rådgiver innen alle arkivrelaterte oppgaveområder også arkivdanning. Strategien fremover og IKAs oppgave 7
overfor eierne på området vil fra og med 2013 skje i samarbeid med IKAs brukergruppe (representanter fra eierne). Brukergruppen formaliseres på representantskapsmøtet 2013. Alle våre eiere skal få svar på sine spørsmål når det gjelder arkivdanning- og bevaring. For å få oversikt over arkivsituasjonen i kommunene skal nye eierkommuner få kartleggingsbesøk innen kort tid etter at kommunen har blitt medeier. Kartleggingsbesøkene vil rette søkelyset mot arkivdanningen så vel som den totale arkivsituasjonen i kommunen. Alle vår eiere skal få råd og veiledning ved overgang til digitale arkiver og Noark-5 standard. En foranalyse resulterer i et konfigurasjonsdokument som beskriver arkivdanningen og oppsett av valgt løsning ISO 15489 er grunnleggende i arkivdanningen. Formålet er å etablere system som kan sikre at arkiv blir skapt, arkivert og administrert på en slik måte at bevis- og dokumentasjonsinnholdet kan opprettholdes og tilgjengeliggjøres. En nasjonal kompetanseportal er under planlegging. IKA deltar i et etableringsmøte i løpet av våren og er positiv til denne satsingen. En kompetanseportal vil være svært nyttig både for våre eiere og ansatte i IKA. Rådgivende brukergruppe (faglige representanter fra eierkommunene) etableres i 2013. Nye eierkommuner vil få besøk fra rådgivere og daglig leder/nestleder snarest mulig etter at de har blitt medeiere. Rådgivere innen arkivdanning deltar i kartleggingsbesøkene. Statusrapport sendes kommunene i etterkant av besøket og følges opp av en anbefaling for hvordan vi sammen kan ivareta bestemmelsene i Arkivlov og forskrift. Kartleggings- /oppfølgingsbesøk ble gjennomført som prosjekt hos alle eiere i 2011 2012. Prosjektet ble avsluttet ved utgangen av 2012 og det foreligger ikke tilsvarende planer i strategiperioden. Noark-5 ble vedtatt sommeren 2008. I motsetning til tidligere standarder er ikke Noark-5 en kravspesifikasjon men et rammeverk som institusjonene kan benytte for å kunne utarbeide egen kravspesifikasjon. Institusjonen gir råd og veiledning, og vil så langt ressursene tillater det, delta aktivt i prosessen, enten ved å delta i prosjektene eller være faglig rådgiver i prosessen. Pr 2013 er flere våre eiere over på Noark-5 standard. For utarbeiding av veiledninger se pkt. 5.2 Rettighetsdokumentasjon. For kurs/opplæring se pkt. 5.7 og 5.8. 5.7 Arkivplan Formålet med arkivplan er å oppnå økt effektivisering og styring av arkivfunksjonen. Sammen med andre arkivinstitusjoner i Norge er det utarbeidet en Web-basert arkivplanløsning. Vår målsetting er at alle eierne, om ønskelig, skal kunne ta denne løsningen i bruk. Arkivplanen er et viktig styringsverktøy ved overgang til elektroniske arkiver. Gjennom denne dokumenteres arkivdanningen og senere gjenfinning av informasjon - og dokumentasjon av kommunenes tjenesteproduksjon. Spesielt viktig er dette i en tid med utstrakt interkommunalt samarbeid og samhandling kommunene imellom. 8
Utvikling/vedlikehold av arkivplan.no IKA vil bidra til at den web-baserte arkivplanløsningen (arkivplan.no) utbedres og programvaren utvikles. Vi har som mål å gå gjennom arkivplanmalen og gjøre forbedringer og endringer som vil være nyttige for kommunene og resurssparende i utarbeidelse av den enkelte kommunes arkivplan. Arkivplanprosjektet som ble gjennomført regionvis avsluttes våren 2013. IKA vil fortsatt bistå eierne med kurs og veiledning og på den måten legge til rette for at alle skal få utarbeidet en arkivplan/administrativ håndbok i tråd med arkivforskriftens bestemmelser dvs. en plan som sikrer styring av arkivmaterialet fra daglige post- og arkivrutiner, via løpende informasjons- og dokumentasjonsbehov i egen organisasjon, til oppbevaring for ettertiden. IKA legger til rette for at nye kommuner får opplæring i hvordan utarbeide en arkivplan og verktøyet arkivplan.no. Felleskurs vil kunne tilbys alle eiere ved behov. 5.8 Opplæring Riksarkivarens regelverk har som mål å bidra til at arkivhåndteringen i kommunene skjer planmessig og med et overordnet perspektiv. Dette perspektivet skal ta hensyn til kommunens og dens innbyggeres behov for rask og sikker tilgang til forvaltningsmessig informasjon, juridisk dokumentasjon og kulturhistorisk materiale. Målsetting er at eierne gjennom IKA skal få tilgang til nødvendig kunnskap for å ivareta dette. Tiltak 2013-2017: Utviklingen i kommunene er overgang fra papirbaserte arkiver til elektronisk kommunikasjon, saksbehandling og elektroniske arkiver. Elektroniske arkiver representerer en organisasjonsutvikling i kommunene. Utviklingen medfører endring i rutiner og roller både for saksbehandlere, ledere og arkivarer. Saksbehandlerne vil i fremtiden overta oppgaver som tidligere var lagt til arkivtjenesten, og arkivtjenesten vil få nye oppgaver som følge av utviklingen. Ulike former for kursvirksomhet vil sikte mot generell kompetanseheving både for saksbehandlere og arkivarer. IKA vil bistå kommunene med opplæring/kurs og våre rådgivere bistår eierne med alle arkivrelatert spørsmål de ønsker svar på. IKA vil årlig arrangere minst 3 fellessamlinger for alle eiere i tillegg til opplæring etter behovet hos den enkelte. Sammen med andre institusjoner i Arkivsenteret er det utarbeidet et modulbasert grunnkurs på 8 moduler. Grunnkurset og dagens øvrige kurstilbud fra IKA vil bli gjennomgått og vurdert opp mot eiernes behov for opplæring og kurstilbud. IKA vil jobbe for å få en arkivutdanning til regionen og vil kunne bistå med lærerkrefter i den forbindelse. Vi vil jobbe for at etableringen skjer siden dette også kan styrke fagmiljøet i regionen på sikt. IKA vil arbeide for at arkivinstitusjonene i fellesskap kan legge til rette for e-læring. 9
5.9 Informasjon og rådgiving IKA har som målsetting å være et ressurssenter for eierne i arkivfaglige spørsmål. Det vil være arkivorganisering, organisering og arkivhåndtering av interkommunalt samarbeid, vurdering, innføring og bruk av elektroniske sak-/ arkivsystemer, kassasjon, periodedeling, avlevering av arkiver til depot. Rådgivingsfunksjonen representerer kontinuitet i kontakten med eierne. Strategimålet har vært og vil fortsatt være viktige og prioriterte arbeidsområder for IKA. Hjemmesiden skal utvikles og vil i større grad benyttes for informasjon og dialog/samarbeid mellom kommunene. Arkheion er et fagtidsskrift som utgis av IKA sammen med andre interkommunale arkiver i Norge. Tidsskriftet vil benyttes til informasjon og arkivfaglige tema. Tendensen i den kommunale utviklingen er et utstrakt samarbeid med andre kommuner innenfor en region. Kommunene deler tjenestene mellom seg, organiserer viktige tjenester i interkommunale selskap og kjøper tjenester av hverandre. IKA tar sikte på å være kommunene behjelpelig med de arkivfaglige utfordringene dette representerer. Rådgiving i arkivfaglige spørsmål skal gis kontinuerlig etter behovet i den enkelte kommune. 5.10 Privatarkiver Som koordinator for privatarkiver i Nord- og Sør-Trøndelag har IKA Trøndelag en overordnet rolle for privatarkivarbeidet i regionen. IKA skal være et ressurssenter for institusjoner, organisasjoner og personer som arbeider med privatarkiver. IKA skal sørge for at privatarkiver av særlig betydning for Trøndelagsfylkenes historie blir bevart og tilrettelagt for bruk. Avtalene utarbeidet mellom institusjoner som tar imot privatarkiver skal sørge for at arbeidet skjer målrettet og mer koordinert. IKA skal være rådgiver for alle som driver med privatarkiver og veilede når det gjelder arkivlokaler, ordning, katalogiseringsløsninger, digitalisering, formidling og tilgjengeliggjøring. I løpet av perioden skal en bevaringsplan for hele Trøndelag ferdigstilles. Planen skal bygge på de enkelte bevaringsinstitusjonenes bevaringspolitikk. Planen blir et arbeidsdokument som utvikles videre etter som viktige arkiver samles inn og prioriteringene eventuelt endres. IKA vil også arrangere kurs og seminarer hvor privatarkiv er tema. 10
5.11 Utviklingsarbeid Samhandling med arkivinstitusjoner i Arkivsenteret Målsetting: IKA Trøndelag har som målsetting å utnytte synergieffekten av samlokalisering med andre institusjoner i Arkivsenter Dora. En samarbeidsavtale er på plass for senteret og det jobbes med ytterligere utvikling av verktøy for å fremme samarbeidet. Etter søknad til Norsk Kulturråd er det bevilget kr 400 til evaluering av samarbeidet frem til 2013 og vurdering av de muligheter samarbeidet åpner opp for. Prosjektet avsluttes i 2013 Digitalisering av møtebøker/skanning av skoleprotokoller Målsetting: Møtebokprosjektet går ut på å etablere en internettjeneste for publisering av historiske formannskapsprotokoller og gjøre de tilgjengelig på Arkivportalen Møtebokprosjektet tas opp igjen våren 2012 i forbindelse med ASTA-stiftelsens lansering av møtebokmodul og transkriberingsmodul i ASTA/Arkivportalen. Mens møtebokprosjektet har vært utsatt har IKA gått i gang med skanning og publisering av arkivmateriale via Digitalarkivet, hvor skannet materiale kan knyttes til katalogmateriale publisert på Arkivportalen. En del av dette arbeidet har skjedd via frivillig arbeid av DIS-Sør-Trøndelag som har skannet alle skoleprotokollene for Selbu kommune før 1920. Siden det er usikkert om dette frivillige arbeidet vil fortsette legger vi skanningen av skoleprotokoller på vent og satser heller på møtebokprosjektet. Lokalarkiv Trøndelag Målsetting: Utrede mulighetene for å opprette en ny institusjon i Trøndelag som skal ha privatarkiver som sitt arbeidsområde, i samarbeid med Trondheim Byarkiv og STFK. Prosjektet er støttet av Norsk Kulturråd. Prosjektet er ettårig og skal normalt avsluttes i 2013. Eventuelt videre arbeid vil avhenge av resultatet av utredningen 11
Vendepunkt Målsetting: Deltakelse i formidlingsprosjekt som skaper oppmerksomhet på nasjonalt nivå og positiv omtale av IKA Trøndelag. Gjennom samarbeidet med profesjonelle kulturaktører å tilegne seg kunnskap og metoder for formidling av arkivmateriale. Bygging av nettverk med relevante aktører innen bevilgende myndighet, media og skoleverket. I 2013 blir aktiviteten knyttet opp mot produksjon av en rapport som skal gå inn i Norsk Kulturråds videreføring av ABM Utviklings skriftserie. Etablering av digitaliseringsløype Målsetting: Som følge av vedtak i representantskapsmøte skal IKA Trøndelag i løpet av 2013 etablere en tjeneste for digitalisering av byggesaksarkiv. Løsningen skal etableres på grunnlag av Noark- 5 for å muliggjøre fullelektronisk bruk og bevaring av materialet i etterkant Nytt i 2013:IKA Trøndelag vil i samarbeid med et utvalg av sine kommuner inngå i et utviklingsprosjekt for å utvikle programvare for digitalisering basert på Noark-5, samt etablere produksjonsmiljø ved innkjøp av nødvendig maskinvare. 12