Universitetet i Bergen Forskningsutvalget Arkivkode: FU sak: 16/10 Sak nr.: Møte: 18.05.10 FREMDRIFTSRAPPORTERING I FORSKERUTDANNINGEN Bakgrunn Alle ph.d. kandidater og veiledere rapporterer årlig på kandidatens fremdrift i forskerutdanningen. Dette er reglementsfestet i ph.d. reglementet som et krav til rapportering om faglig fremdrift. UiB rapporterer to ganger i året til Kunnskapsdepartementet om ph.d. kandidatenes aktivitet og gjennomstrømming. Med en økt grad av detaljering på rapporteringskravene fra Kunnskapsdepartementet (KD) i forhold til ph.d. kandidatenes faglige fremdrift og faglige aktiviteter, har de siste års fremdriftsrapporteringer også inkludert en god del ikke faglige data som må samles inn for å kunne tilfredsstille KDs krav. Handlingsplan for forskerutdanning identifiserte et behov for tettere oppfølging av forskerutdanningskandidatene. Et grep for å få bedre oversikt over forskerutdanningskandidatgruppen har vært innføringen av ph.d. registrering. Ph.d. registrering og fremdriftsrapportering Ph.d. registreringen ble fra 01.01.2010 innført som en del av den totale oppfølgingen av ph.d. kandidatene og kommer som et tillegg til fremdriftsrapporteringen. Alle kvantitative data som hittil har vært etterspurt i fremdriftsrapportskjemaet er tatt ut av fremdriftsrapporten og lagt over til ph.d. registreringen. Denne registreringen er viktig for å kunne følge opp enhver kandidats progresjon og inngår dermed som en del av den totale fremdriftsrapporteringen for kandidatens del. Ettersom en del av de ikke faglige data fakultetene tidligere hadde hentet inn via fremdriftsrapporten nå kunne hentes inn via ph.d. registreringen ga det en anledning til å gjøre fremdriftsrapportering mer kvalitativ og hensiktmessig for kandidaten og veileder samt for instituttet/forskerskolen/fakultetet som skal følge opp fremdriftsrapportene. Fremdriftsrapporteringen ble i 2009 gjennomført med én felles frist og ett felles skjema, slik at alle kandidater og veiledere ved UiB anvendte det samme spørreskjemaet for rapporteringen. Det kom mange tilbakemeldinger på at formen på fremdriftsrapporteringen ikke er optimal i sin form og Forskningsavdelingen iverksatte på grunnlag av innspillene fra fakultetene arbeidet med utarbeide en elektronisk fremdriftsrapportering ved bruk av et spørreskjemabasert program Surveyxact. En arbeidsgruppe med personer fra POA, IT, FA samt fakultet og institutt har utarbeidet et forslag til løsning for gjennomføring av fremdriftsrapportering.
2 Elektronisk spørreskjema fremdriftsrapportering UiB har nettopp kjøpt inn et nytt spørreundersøkelsesverktøy Surveyxact som gir fakultetene mulighet til å kunne få statistiske analyser ut fra de data som samles inn, samt at en raskt kan få ut lister på hvem som har levert fremdriftsrapport og ikke. Gevinsten for brukerne, ph.d. kandidatene og veilederne er et lett anvendelig skjema som kan fylles ut uavhengig av hvor en befinner seg. Veilederne og kandidatene leverer som før, individuelle rapporter. I fremdriftsrapporteringsskjemaet som ble anvendt i 2009 kan de fleste spørsmål besvares med fritekst. Dette har en prøvd å unngå når en legger om formen til et elektronisk spørreskjema, ettersom en ønsker å unngå å innhente sensitive personopplysninger via spørreskjemaet. Alle bes i spørreskjemaet om å gi rede for på en halv side om den faglige progresjonen, det vil fremgå av spørreskjemaet at en IKKE skal oppgi opplysninger av sensitiv art ettersom fremdriftsrapporteringen gjelder den faglige progresjonen. Spørreskjemaet er utformet med spørsmål om ulike aktiviteter knyttet til publisering, presentasjoner på konferanser, samt opplevelse av veiledningssituasjonen. I tillegg bes kandidatene om å indikere hvorvidt de anser seg som forsinket og eventuelt hvilke årsaker som ligger til grunn for dette. Gjennomføringen av dette ved institusjonen vil legge til rette for at instituttene, som skal følge opp de enkelte fremdriftsrapporter, vil få tilgang til rapportene fra egne kandidater og veiledere. I tillegg vil instituttet, eller forskerskolene ved noen fakultet, få tilgang til enklere samlerapporter og analyser av progresjonen ved egen enhet (institutt/forskerskole). Fakultetsnivået vil få tilgang kun til de aggregerte data fra instituttene/forskerskolene i forhold til de spørsmålene i fremdriftsrapporteringen, og de vil få ut noen enklere analyser i forhold til progresjon og årsaker til eventuelle forsinkelser. Innholdsmessig sett er fremdriftsrapporteringsskjemaet noe endret, i stor grad for å kunne tilpasses den elektroniske spørreskjemaformen, men også for å kunne og fakultetene og instituttene/forskerskolene anledning til lettere å kunne administrere oppfølgingen av fremdriftsrapportene samt få ut enklere fellesrapporter og analyser på kandidatgruppen som, en helhet. Saken legges frem for Forskningsutvalget til orientering Vedlegg: Utkast til spørreskjema for fremdriftsrapportering for forskerutdanningen 2010 Fremdriftsrapporteringsskjema for kandidat 2009
Fremdriftsrapporteringsskjema for veileder 2009 3
Notat av 15.04.10 Gry Kibsgaard FREMDRIFTSRAPPORTERING I FORSKERUTDANNINGEN Utkast til spørsmål til bruk i Surveyxact KANDIDAT: FREMDRIFT 1. Har det siden sist skjedd endringer som har fått konsekvenser for fremdriften i forhold til opprinnelig plan for ph.d.-prosjektet? Nei Ja Hvis ja, identifiser hvor det har skjedd endringer med konsekvenser for fremdriften: Prosjektets utforming Design/metode Arbeidsplass Utstyr Finansiering Andre ikke faglige årsaker 2. Er ph.d.-prosjektet ditt del av et større forskningsprosjekt? Nei Ja 3. Skriver du din avhandling som monografi eller som en artikkelbasert avhandling? Monografi Artikler 4. Har du siden sist skrevet vitenskapelige artikler innsendt til publisering med peer review? (dette spørsmålet får kun de som har haket av på artikkelbasert avhandling) Nei Ja Hvis ja, hvor mange? 1 2 3 4 Er artikkelen(e): -innsendt -akseptert for publisering -publisert
Notat av 15.04.10 Gry Kibsgaard 5. Har du siden sist deltatt på konferanse som har relevans for forskningsprosjektet ditt? Nei Ja Hvis ja, hvor mange? 1 2 3 4 Hvis ja, var det en nasjonal eller internasjonal konferanse? Nasjonal Internasjonal Hvis ja, var deltakelsen i form av ditt bidrag med: Innlegg Innlegg basert på innsendt paper/poster Poster 6. Fremdrift i prosjektet Gi ca. en halv sides redegjørelse for forskning i perioden (FRITEKSTSFELT) 7. Hvordan vurderer du din progresjon? Meget bra Bra Tilfredsstillende Dårlig Meget dårlig 8. Planlagt innleveringstidspunkt for avhandling: Mnd / år: RULLEGARDINSVALG Samsvarer dette tidspunktet med opprinnelig plan for innleveringstidspunkt? Nei Ja VEILEDNING 9. Har du flere veiledere? Nei Ja Hvis ja, hvor mange? 1 2 3 mer enn 3 10. Hvor fornøyd er du med veiledningsforholdet samlet sett? Svært fornøyd Fornøyd Delvis fornøyd Delvis misfornøyd Misfornøyd Svært misfornøyd 11. Er du fornøyd med frekvensen på kontakt med veileder(ne)? Svært fornøyd Fornøyd
Delvis fornøyd Delvis misfornøyd Misfornøyd Svært misfornøyd Notat av 15.04.10 Gry Kibsgaard 12. Hvor enig/uenig er du i at du fra din(e) veileder(e) får tilbakemelding innen rimelig tid på utkast til manuskript? Svært uenig Nokså uenig Enig Ganske enig Svært enig Du har nå sendt inn din fremdriftsrapport for 2010. Slutt Hovedveileders fremdriftsrapportering for kandidat.. VEILEDER: KANDIDATENS FREMDRIFT 1. Har det siden sist skjedd endringer som har fått konsekvenser for fremdriften i forhold til opprinnelig plan for kandidatens ph.d.-prosjekt? Nei Ja Hvis ja, identifiser hvor det har skjedd endringer med konsekvenser for fremdriften: Prosjektets utforming Design/metode Arbeidsplass Utstyr Finansiering Andre ikke faglige årsaker 2. Fremdrift i prosjektet Gjør rede for hvordan du/dere vurderer kandidatens forskning i perioden. (FRITEKSTSFELT) 3. Hvordan vurderer du progresjonen til kandidaten? Meget bra Bra
Tilfredsstillende Dårlig Meget dårlig Notat av 15.04.10 Gry Kibsgaard 4. Planlagt innleveringstidspunkt for avhandling: Mnd / år: RULLEGARDINSVALG VEILEDNING 5. Hvor fornøyd er du med veiledningsforholdet? Svært fornøyd Fornøyd Delvis fornøyd Delvis misfornøyd Misfornøyd Svært misfornøyd 6. Er du fornøyd med frekvensen på kontakt med kandidaten? Svært fornøyd Fornøyd Delvis fornøyd Delvis misfornøyd Misfornøyd Svært misfornøyd 7. Hvor enig/uenig er du i at du fra kandidaten får ofte nok utkast til manuskript? Svært uenig Nokså uenig Enig Ganske enig Svært enig Du har nå sendt inn din fremdriftsrapport for kandidat for 2010. Slutt
FREMDRIFTSRAPPORT PH.D.-KANDIDAT Fremdriftsrapport skal leveres årlig med frist 1. november Navn på ph.d.-kandidat: Bostedsadresse: E-postadresse: For perioden: Fra til 1. november (årstall) Navn og institusjon til hovedveileder: Navn og institusjon til ev. medveiledere: Hvilket institutt ved UiB er du tilknyttet? Er du tilknyttet en forskerskole? Nei Ja, hvilken? Arbeidsgiver (hvis ikke tilsatt ved UiB): Er du fortsatt aktiv som forskerutdanningskandidat? Ja Nei Dersom du ikke lenger anser deg som forskerutdanningskandidat, må du melde dette skriftlig til instituttet og fakultetet du er tilknyttet. 1. Har det skjedd viktige endringer når det gjelder avhandlingens arbeidstittel, design/metode, arbeidsplass og/eller utstyr? Nei Ja Eventuelt hvilke? 2. Fremdrift i prosjektet Gi ca. en halv sides redegjørelse for forskning i perioden og eventuelle publiserte/innsendte artikler (eksternt finansierte kandidater kan erstatte denne med fremdriftsrapport gitt til finansieringskilde). Legg redegjørelsen som vedlegg til dette skjemaet. 3. Har det skjedd endringer i fremdriften / tid brukt til ph.d.-prosjektet i rapporteringsperioden? Nei Ja Eventuelt hvilke:
4. Har du fullført opplæringsdelen på 30 studiepoeng (ECTS)? Ja Nei Spesifiser hvilke kurs og aktiviteter som er gjennomført i perioden: 5. Har du hatt forskningsopphold i utlandet relatert til forskerutdanningen din i rapporteringsperioden? Nei Ja Ved hvilken institusjon: Periode (dato fra til): Institusjonell avtale/individuell avtale (spesifiser): 6. Har det skjedd endringer i veiledningsforholdet i rapporteringsperioden? Nei Ja Eventuelt hvilke? 7. Planlagt innleveringstidspunkt for avhandling: Mnd / år: 8. Har det skjedd endringer i tilsettingsforhold / finansiering av ph.d.-prosjektet i rapporteringsperioden? Nei Ja Eventuelt hvilke: 9. Dersom doktorgradsfinansiering har opphørt, har du søkt forlenging av ph.d.-avtaleperioden? Ev. med eller uten lønn? Nei Ja Spesifiser: 10. Har du vært i syke- / omsorgs- / svangerskaps- eller annen permisjon i rapporteringsperioden? Nei Ja Eventuell prosent og dato fra - til: 11. Har du hatt uttak av ferie i perioden? Nei Ja Spesifiser (dato til dato): Dersom det er problemer ved doktorgradsarbeidet eller veiledningsforholdet som krever spesielle tiltak, må kandidaten ta kontakt med sitt institutt og/eller fakultet. Underskrift Dato: Signatur:.. Forskerutdanningskandidat Fremdriftsrapport sendes som e-post til: For ph.d.-kandidater som ikke er tilsatt ved UiB:
Instituttet du er tilknyttet. Hvis du er tilknyttet Det psykologiske fakultet eller Det juridiske fakultet, skal fremdriftstrapporten sendes direkte til fakultetet. I tillegg til innsending av fremdriftsrapport til UiB skal kopi av fremdriftsrapporten sendes som e-post til din arbeidsgiver.
FREMDRIFTSRAPPORT VEILEDER(E) Fremdriftsrapport skal leveres årlig med frist 1. november Navn på ph.d.-kandidat: For perioden: Fra til 1. november (årstall) Navn og institusjon til hovedveileder: Navn og institusjon til evt. medveiledere: Hvilket institutt ved UiB er ph.d.-kandidaten tilknyttet? Er ph.d.-kandidaten tilknyttet en forskerskole? Nei Ja, hvilken? Ph.d.-kandidatens arbeidsgiver, hvis ikke tilsatt ved UiB: Er ph.d.-kandidaten fortsatt aktiv som forskerutdanningskandidat? Ja Nei Dersom du/dere ikke lenger anser ph.d.-kandidaten som aktiv forskerutdanningskandidat, må du melde dette skriftlig til instituttet og fakultetet kandidaten er tilknyttet. 1. Har det skjedd viktige endringer når det gjelder avhandlingens arbeidstittel, design/metode, arbeidsplass og/eller utstyr? Nei Ja Eventuelt hvilke? 2. Fremdrift i prosjektet Gjør rede for hvordan du/dere vurderer kandidatens forskning i perioden (ca. en halv side). Legg redegjørelsen som vedlegg til dette skjemaet. 3. Har ph.d.-kandidaten fullført opplæringsdelen? Ja Nei Vurdering av kandidatens fremdrift i opplæringsdelen: 4. Har det skjedd endringer i veiledningsforholdet i rapporteringsperioden? Nei Ja Eventuelt hvilke:
5. Har ph.d.-kandidaten hatt forskningsopphold i utlandet relatert til forskerutdanningen sin i rapporteringsperioden? Nei Ja Institusjonell avtale/individuell avtale (spesifiser): 6. Planlagt innleveringstidspunkt for avhandling: Mnd / år: Dersom det er problemer ved doktorgradsarbeidet eller veiledningsforholdet som krever spesielle tiltak, må veileder ta kontakt med instituttet/fakultetet ph.d.-kandidaten er tilknyttet. Underskrift veileder(e): Dato:.. Dato:.. Signatur:. Hovedveileder Signatur:. Medveileder Dato:.. Signatur:. Medveileder Fremdriftsrapport sendes som e-post til: Instituttet ph.d.-kandidaten er tilknyttet. Hvis ph.d.-kandidaten er tilknyttet Det psykologiske fakultet eller Det juridiske fakultet, skal fremdriftstrapporten sendes direkte til fakultetet. For ph.d.-kandidater som ikke er tilsatt ved UiB: I tillegg til innsending av fremdriftsrapport til UiB skal kopi av fremdriftsrapporten sendes som e-post til ph.d.-kandidatens arbeidsgiver.