1 Ammerudlia Borettslag Protokoll fra ordinær generalforsamling i Ammerudlia Borettslag ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Møtedato: 25.04.2016 Møtetidspunkt: 18.00 Møtested: Sarons lokaler, Ammerudveien 29 Til stede: 53 andelseiere, 8 representert ved fullmakt, totalt 61 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS, ble representert ved Heidi Kiplesund. Møtet ble åpnet av Erik Røed. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Tor Kjetil Dedekam Pederssen foreslått. B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. C Valg av referent og minst en andelseier som protokollvitne Som referent ble Heidi Kiplesund foreslått, og som protokollvitne ble Roar Stensson og Martine Kampsæter foreslått. D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten generalforsamlingen var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2. Behandling av årsberetning og årsregnskap for 2015 A Behandling av årsberetning og regnskap Styrets årsberetning, resultatregnskap og balanse for 2015 ble gjennomgått og foreslått godkjent. B Overføring av årets resultat til balansen Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3. Fastsettelse av godtgjørelser A. Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr 500 000. Vedtak: Vedtatt B. Godtgjørelse til valgkomiteen ble foreslått satt til kr 60 000,-. Vedtak: Vedtatt
2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 C. Godtgjørelse til BUKA ble foreslått satt til kr 60 000,-. Vedtak: Vedtatt 2 Ammerudlia Borettslag ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4. Behandling av innkomne forslag og saker A) Forslag fra styret om utskifting av heiser. Vedr utskiftning av heiser I forbindelse med en stadig økning i årlige kostnader for drift og vedlikehold av dagens heiser har styret brukt 2015 på dialog med heisleverandører og OBOS for å se på dagens kostnadsbilde opp mot kostnadene ved et skifte av heiser. Styret fremmer derfor forslag om å ta opp et lån og kontrahere leverandør av nye heiser i borettslaget. Bakgrunn: Heisene i borettslaget er i hovedsak fra byggeår, dvs nærmere 50 år. Det er gjort noen utskiftninger underveis av styringsenheter etc, men motorene er 50 år gamle. Dette betyr økende vedlikeholdskostnader samtidig som tilgangen til reservedeler reduseres. Det er nå 1 reservemotor igjen. Vedlikeholdskostnader er for 2016 budsjettert til 3.000.000,- kroner og det er en økning hvert år (se figur 1).de siste årene som er markant (se figur). Styret har de siste årene sett denne utviklingen og satte i gang et konkret arbeid i 2015 for å kartlegge muligheter for nye heiser, både praktisk og finansielt. Det har vært dialog med de 5-6 største leverandørene av heiser i Norge, inkludert eksisterende vedlikeholdspartner. Drift og vedlikehold av heiser kr4 000 000,00 kr3 000 000,00 kr2 000 000,00 krkr1 000 000,00 Estimatene styret har mottatt har sprikt, både i sum og i tidsomfang av arbeidet. For styret ble det raskt klart at det aktuelle er å skifte heisene totalt og ikke bytte enkeltelementer i heisene som vil forårsake fremtidige vedlikeholdsutfordringer. Det var et klart styrende element i sonderingene at dette skulle kunne gjøres innenfor dagens driftsbudsjett, det vil si uten å måtte øke felleskostnadene for å betjene et nytt lån. Hva har skjedd: Gjennom bransjeorganisasjonen for heisleverandører fant vi de 5 største leverandørene i Norge og kontaktet disse for å starte en markedsundersøkelse. Det var ikke en anbudskonkurranse, men en invitasjon til å gi inspirasjon, råd og prisestimater. Alle sammen svarte positivt og kom på befaring. Tilbud med prisestimat og ulike løsninger ble levert inn og sammenlignet. Gjennom denne prosessen har styret lært mye om regler og forskrifter og en ting som dukket opp underveis var at det er for svake lyskilder i oppgangen på utsiden av heisdørene. Dette er derfor også lagt inn i pristilbudene. Basert på tallene som kom inn startet styret en dialog med OBOS Banken for å se om denne innvesteringen kunne finansieres gjennom et lån som ble betjent med tilsvarende årlig sum som borettslaget i dag betaler for vedlikehold av eksisterende heiser. Resultatet av denne dialogen var meget positiv og styret ser at det er mulig innenfor
3 Ammerudlia Borettslag rammen å betjene et lån som både kan ta utskifting av heiser, oppgradering av lys samt oppgradering av inngangspartiene på bakkeplan. Som sagt så varierer pristilbudene som har kommet inn i størrelse, men det er nærliggende å se en kostnadsramme på skifte av samtlige heiser på mellom 33 og 38 millioner kroner. På toppen av dette kommer kostnader til prosjektledelse som styret vil anbefale at man leier inn for å sikre byggherreansvaret og den daglige oppfølgingen av leverandør. Basert på dialoger med OBOS Banken er det 2 mulige løsninger på finansieringen av prosjektet. Det ene er å ta opp et nytt lån stort 45.000.000 mens det andre er å refinansiere eksisterende lån og samle det i ett. I begge tilfeller er blir det forhandlinger med flere banker for å sikre et så godt tilbud som mulig. Det må også vurderes om noe av den egenkapitalen som er oppspart de siste årene skal benyttes for å redusere lånet, eller om heisene skal lånefinansieres i sin helhet. Dette blir en vurdering styret må ta sammen med banken. Gitt et lån på 45.000.000 kroner vil det ligge på omtrent 2.100.000 i årlige renter og avdrag med 30 års nedbetalingstid, forutsatt dagens rentenivå. 30 år er etter styrets skjønn det lengste man bør ha på et slikt lån da vi ser på eksisterende heiser at det nok er levetiden. Lånefinansiering noe utover beregnet levetid vil ikke anbefales. Summen som her er presentert i årlige kostnader er da godt innenfor den rammen som styret ser at brukes over eksisterende driftsrammer til drift og vedlikehold. Det er søkt om støtte fra Velferdsetaten til tiltaket. Det bemerkes her at ingen av de forannevnte summer er bindende eller eksakte da det ikke er fremforhandlet forpliktende tilbud før styret har fullmakt til å gå videre. Styret har kommet frem til at det nå er tid for å fremme forslag for Generalforsamlingen for å komme videre med dette prosjektet. Hva vil skje: Dersom styret får Generalforsamlingens tilslutning til forslaget vil styret umiddelbart sette i gang en mer formell prosess med lånetilbud og kontrahering av leverandør. Nye tilbud må hentes inn og en ny vurdering av pris må på plass. Det er nærliggende å tro at prisene har gått opp siden forrige dialog med tanke på utviklingen i blant annet kronekurs. I vurderingen av de ulike tilbudene vil heisenes vedlikeholdsplan også vurderes høyt, sammen med leverandørens beredskap og garantiordninger. Det vil også vurderes referanseprosjekter samt heisenes hastighet, størrelse, motorutforming og annet. Det vil bli forhandlinger på pris også utover det som blir gitt i tilbud da vi vet at dette vil være en heisleveranse av vesentlig størrelse i Norge. Det er allerede flagget til flere av leverandørenes hovedkontorer i Tyskland, Spania og Frankrike for å sikre de rabattene vi vil forvente. I disse forhandlingene kan også andre elementer spille inn som kommer borettslaget til gode. Dersom denne prosessen går som planlagt vil nye heiser settes i bestilling og styret vil sammen med leverandør sette opp en prosjektplan som også innehar en kommunikasjonsplan for å sikre fortløpende og god informasjon til andelseiere og beboere. Målet er å gjøre dette så smertefritt som mulig for heisbrukerne, men det er klart at det vil være en periode uten heis i oppgangen da alt gammelt skal rives og nytt monteres. Det er diskutert med leverandørene om det er mulig å ta 3 oppganger (hver andre) i hver blokk samtidig for å kutte byggetiden og flere er positive til dette. For den enkelte oppgang vil det måtte påregnes mellom 8-12 uker uten fungerende heis, men det vil aldri foregå samtidig bygging i oppganger som henger sammen med
4 Ammerudlia Borettslag gjennomganger i 5. og 10. etasje. Styret forstår godt at dette ikke er en ønsket situasjon, men prosjektet må gjennomføres på et eller annet tidspunkt, og styret anser det som mindre negativt å være uten heis fordi det kommer en ny moderne heis enn ved å være uten heis fordi det ikke er reservedeler å oppdrive. Styrets mål er at denne prosessen blir så kort som mulig og at borettslagets nåværende og fremtidige beboere vil få heiser som er moderne, driftssikre og økonomiske. Forslag til vedtak: 1. Generalforsamlingen i Ammerudlia borettslag gir styret fullmakt til å igangsette arbeidet med å skifte ut samtlige heiser i borettslaget. 2. Styret gis fullmakt til å finansiere dette gjennom låneopptak stort inntil kr 45 millioner, som betjenes innenfor ordinært driftsbudsjett. Vedtak: Forslag 1 og 2 ble enstemmig vedtatt. Forslag til vedtak: 3. Dersom mulig gis også styret fullmakt til å vurdere om andre vedlikeholdsoppgaver som rehabilitering av inngangspartier kan tas innenfor samme prosjekt. Det ble mottatt benkeforslag fra Hallvard Sandstad: «Hvis tilstrekkelige lånemidler blir ubrukt i heisprosjektet bes styret fremme sak for beboermøte med konkrete planer for rehabilitering av inngangspartiene. Rehabiliteringen skal kunne finansieres av resterende lånemidler av de 45 mill.» Styret tilsluttet seg til benkeforslaget. Det ble derfor stemt over benkeforslaget. Vedtak: Benkeforslaget ble enstemmig vedtatt. B) Forslag fra styret om avvikling av konto øremerkede midler. Borettslaget har i mange år hatt en konto med ca. 10.000,- innestående. De eldste av oss mener å erindre at dette er en konto fra et hundeutvalg som eksisterte en kort periode på 80-tallet. Forslag til vedtak: Styret foreslår at denne kontoen sies opp, og at midlene overføres borettslagets ordinære driftskonto. Vedtak: Enstemmig vedtatt -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
5 Ammerudlia Borettslag 5. Valg av tillitsvalgte A. Som styremedlem for 2 år, ble Lasse Alver foreslått. Som styremedlem for 2 år, ble Baard Kristiansen foreslått. B. Som varamedlem for 1 år, ble Anne Elton foreslått. Som varamedlem for 1 år, ble Vidar Haugan foreslått. C. Som delegert med varadelegert til generalforsamlingen i OBOS ble foreslått: Delegert Abdullah Hatay Ammerudhellinga 39 Roar Alexander Stensson Ammerudgrenda 168 Varadelegert Anne Elton Ammerudhellinga 64 Berit Walby Ammerudhellinga 80 D. Som representant(er) i valgkomitéen for 1 år, ble foreslått Rita Bergerskogen Ammerudgrenda 170 Abdullah Hatay Ammerudhellinga 39 Reidun Hulaas Ammerudgrenda 170 Roar Alexander Stensson Ammerudgrenda 168 Nina Sundberg Ammerudhellinga 64 Møtet ble hevet kl.: 19.00. Protokollen signeres av Tor Kjetil Dedekam Pederssen /s/ Møteleder Roar Stensson /s/ Protokollvitne Heidi Kiplesund /s/ Referent Martine Kampesæter /s/ Protokollvitne
6 Ammerudlia Borettslag Ved valgene på generalforsamlingen og i konstituerende styremøte har styret fått følgende sammensetning: Navn Adresse Valgt for Leder Erik B Røed Ammerudhellinga 43 2015-2017 Nestleder Baard Kristiansen Ammerudhellinga 41 2016-2018 Styremedlem Lasse Ottar Alver Messepromenaden 10 2016-2018 Styremedlem Martin Bloma Ammerudgrenda 170 2015-2017 Styremedlem Berit Walbye Ammerudhellinga 80 2015-2017