BÆRUM KOMMUNE KONKURRANSEGRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE etter forskrift til lov om offentlige anskaffelser del I og III (over EØS terskelverdi) Rammeavtale for kjøp av VA-materiell Websaksnr. 13/16797 Anbudsnr. 2013 014 August 2013 Bærum kommune
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 OPPDRAGSGIVER... 3 1.2 ANSKAFFELSENS FORMÅL... 3 1.3 ANSKAFFELSENS OMFANG... 4 1.4 VEDLEGGSOVERSIKT... 4 1.5 FREMDRIFTPLAN... 4 1.6 KONTRAKT OG KONTRAKTSPERIODE... 4 1.7 RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET... 5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 2.1 REGLER FOR KONKURRANSEN... 5 2.2 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 5 2.3 TILBUDSKONFERANSE/BEFARING... 5 2.4 OFFENTLIGHET... 5 2.5 FORBEHOLD... 6 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 6 3.1 GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV... 6 3.2 OBLIGATORISKE KRAV... 7 3.3 ANDRE KVALIFIKASJONSKRAV... 7 3.4 BRUK AV UNDERLEVERANDØR... 8 4 KRAV TIL TILBUDET... 9 4.1 TILBUDETS UTFORMING... 9 4.2 KOMPLETT TILBUD SKAL BESTÅ AV... 9 4.3 ALTERNATIVE TILBUD... 10 4.4 DELTILBUD... 10 4.5 ENDRING OG TILBAKEKALL AV TILBUD... 10 4.6 INNLEVERINGSSTED... 10 5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 10 5.1 REGISTRERING AV TILBUD... 10 5.2 TILBUDSÅPNING... 11 5.3 AVVISNING PÅ GRUNN AV FORHOLD VED TILBUDET... 11 5.4 AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE... 11 5.5 AVVISTE OG FORKASTEDE TILBUD... 11 6 AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN... 11 6.1 TILDELINGSKRITERIER... 11 6.2 OPPDRAGSGIVERS BESLUTNING OM KONTRAKTSTILDELING... 12 Bærum kommune 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Bærum kommune v/anskaffelsesenheten, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med inngåelse av rammeavtale for kjøp av vannlednings- og avløpsmateriell til løpende vedlikehold og akuttelevering. Bærum kommune gjennomfører anskaffelsen på vegne av Asker kommune og Bærum kommune. Alle kommunens virksomheter plikter å foreta sine kjøp hos den leverandør det er inngått rammeavtale med, og den valgte leverandør er etter bestilling fra den enkelte virksomhet, forpliktet til å levere i henhold til rammeavtalen. For mer informasjon om Asker kommune, se www.asker.kommune.no. For informasjon om Bærum kommune, se www.baerum.kommune.no. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Tjenestested: e-post Tor Mehus Anskaffelsesenheten tor.mehus@baerum.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver vedrørende anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. Dersom en leverandør finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, tilstrekkelige opplysninger eller på annen måte er uklart, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver. Tilleggsinformasjon fra oppdragsgiver utleveres senest 6 dager før utløpet av fristen for å levere tilbud. Spørsmål knyttet til konkurransegrunnlaget må derfor være fremsatt i rimelig tid forut for dette. Svar på spørsmål vil bli sendt alle som har meldt sin interesse for konkurransen. Det blir ikke oppgitt hvem som har stilt spørsmålet. 1.2 Anskaffelsens formål Anskaffelsen gjelder inngåelse av rammeavtale for kjøp av vannlednings- og avløpsmateriell til løpende vedlikehold og akuttlevering. Bærum kommune 3
1.3 Anskaffelsens omfang På grunnlag av siste års forbruk kan det antydes et samlet årlig uttak på ca. NOK 2,5 millioner i Asker kommune og ca. NOK 1,5 millioner i Bærum kommune eksklusive merverdiavgift. Årlig uttak vil være avhengig av økonomiske rammevilkår, politiske vedtak og markedssituasjonen for øvrig. Anslått samlet verdi for anskaffelsen i kontraktsperioden medregnet full opsjon på forlengelse (totalt 4 år) er NOK 16 millioner eks. mva. 1.4 Vedleggsoversikt Konkurransegrunnlaget har følgende vedlegg: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Vedlegg 2 Prisskjema Vedlegg 3 Kontrakt Vedlegg 4 Standard kontraktsvilkår for kjøp av varer Vedlegg 5 Tilbudsbrev Vedlegg 6 Forpliktelseserklæring fra underleverandør(er) Vedlegg 7 Samhandlingsavtale for e-handel Vedlegg 8 Etiske kontraktsvilkår Vedlegg 9 Egenerklæring for etterlevelse av etiske kontraktsvilkår 1.5 Fremdriftplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for anskaffelsesprosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøringen er sendt til Doffin.no 05.08.2013 Frist for å levere tilbud 23.09.2013 kl. 1000 Tilbudsåpning 23.09.2013 kl. 1200 Evaluering Uke 39 40 (tentativt) Utsendelse av tildelingsbrev Uke 40 (tentativt) 18.10.2013 kl. 1000 Karensperiode frem til (tentativt) Kontraktsinngåelse 22.10.2013 (tentativt) Oppstart av kontrakt 01.11.2013 (tentativt) Tilbudets vedståelsesfrist 3 måneder fra tilbudsfristen Det tas forbehold om endringer i fremdriftsplanen. 1.6 Kontrakt og kontraktsperiode 1.6.1 Kontraktsparter Oppdragsgiver har til hensikt å inngå rammeavtale med én leverandør. Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontrakt. Bærum kommune 4
Asker kommune og Bærum kommune vil være selvstendige kontraktsparter og inngå hver sin rammeavtale med den leverandøren som velges. 1.6.2 Kontraktsperiode Kontrakten har en varighet på 2 år med opsjon på forlengelse en eller flere ganger inntil 2 år. Avtalen kan totalt bli på 4 år ved utløsing av full opsjon. 1.6.3 Etiske krav Det stilles krav til sporbarhet i leverandørkjeden ved bruk av underleverandører. Det er et kontraktsvilkår at gjeldende varegruppe som anskaffes skal være produsert i overensstemmelse med grunnleggende krav til arbeidstakerrettigheter og barns rettigheter. Leverandøren skal fylle ut vedlagt egenerklæring, vedlegg 9. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristen utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres på www.doffin.no. Dersom rettelse, supplering eller endring kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om fristforlengelsen. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen reguleres av lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlig anskaffelser (FOA). 2.2 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse. Bare de tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene, vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. 2.3 Tilbudskonferanse/befaring Det vil ikke bli gjennomført tilbudskonferanse/befaring i forbindelse med gjennomføringen av konkurransen. 2.4 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokumenter i offentlig verksemd (offentleglova) jf. FOA 3-5 og 3-6. Innkommende tilbud vil være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige med unntak for opplysninger iht. FOA 3-6, jf. offentleglova. 23, jf. forvaltningsloven 19 b. Bærum kommune 5
Dersom tilbyder mener at tilbudet inneholder forretningshemmeligheter, skal det leveres ytterligere en kopi (pdf-format) som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger. Oppdragsgiver vil i alle tilfeller foreta en selvstendig vurdering av hva som kan anses som taushetsbelagte opplysninger. 2.5 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget, herunder kontrakten. Endelig tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Dersom leverandøren har flere forbehold, som hver for seg ikke er vesentlige, kan det likevel etter en konkret vurdering føre til at forbeholdene samlet sett anses som vesentlige. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelig kvalifikasjoner, vil følgende krav og dokumentasjonskrav legges til grunn: Bærum kommune 6
3.2 Obligatoriske krav Krav Krav 1 - Skatteattester Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. Norske leverandører som ikke er merverdiavgiftspliktige skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor, og kvalifikasjonskravene nedenfor, er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Krav 2 Firmaattest Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Krav 3 Økonomi Leverandøren skal ha en økonomisk og finansiell soliditet som gir oppdragsgiver trygghet for at leverandøren vil være økonomisk levedyktig i hele avtaleperioden. Dokumentasjonskrav Oppdragsgiver vil selv innhente en utvidet kredittvurdering av tilbyderne i konkurransen fra et offentlig godkjent kredittvurderingsselskap (CreditInform/Experian). Kredittverdigheten som legges til grunn for å bli kvalifisert for denne konkurransen er kredittverdig (dvs. 30 poeng eller mer i kredittvurderingen fra Bærum kommune 7
Krav Experian). Leverandører med lavere rating vil bli avvist. Dokumentasjonskrav Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Krav 4 - Gjennomføringsevne Det kreves at leverandøren har en organisasjon som har kapasitet til å gjennomføre i henhold til kontrakten. Krav 5 - Erfaring Det kreves god erfaring fra tilsvarende oppdrag. Med tilsvarende oppdrag menes lengre kontraktsforhold om levering av VAmateriell til kunder med liknende volum som Asker kommune og Bærum kommune. Krav 6 Miljø Det kreves systemer og rutiner som sikrer lav miljøbelastning ved utførelse av leveransen. Krav 7 - Kvalitetsstyringssystem Det kreves et godt og velfungerende kvalitetsstyringssystem for de ytelser som skal leveres. Dokumentasjonskrav En beskrivelse av hvilke tekniske enheter som leverandøren disponerer over til oppfyllelse av kontrakten. Organisasjonskart Liste over de 5 viktigste leveransene de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker med kontaktinformasjon. Redegjørelse for leverandørens miljøledelsessystem Redegjørelse for leverandørens kvalitetsstyringssystem. I begrepet kvalitetsstyringssystem ligger det at leverandøren har en bevissthet rundt eksempelvis kvalitetsmål, planlegging, sikring, avvikshåndtering og kvalitetsforbedring. 3.4 Bruk av underleverandør Dersom en leverandør skal benytte underleverandør(er) i kontraktsoppfyllelsen, må det legges frem en forpliktende erklæring om at han har den nødvendige råderett over underleverandøren(e)s kapasitet. Det skal i så fall legges frem en signert forpliktelseserklæring fra underleverandør(er) se konkurransegrunnlagets vedlegg 6 samt en kort beskrivelse av hvilke ytelser underleverandør skal utføre. Bærum kommune 8
4 KRAV TIL TILBUDET 4.1 Tilbudets utforming Leverandør skal forsikre seg om at tilbudet som leveres er i henhold til denne tilbudsinnbydelsen. Det er leverandørens ansvar å levere et korrekt og komplett tilbud. Tilbudet skal være skriftlig og leveres på norsk i merket og lukket konvolutt/forsendelse. Tilbud skal merkes: Anbudsnr. 2013-014 VA-materiell Anskaffelsesenheten v/tor Mehus Tilbudsbrevet skal være datert og signert av person som er bemyndiget til å forplikte leverandøren. Tilbudet kan ikke leveres per e-post. Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer i papirversjon. I tillegg skal tilbudet leveres som elektroniske versjoner på minnepinne på følgende måte: 1. Microsoft-kompatibel versjon. Oppdragsgiver skal benytte denne versjon til evalueringsformål. Versjonen må være sikret mot virus og være komplett. 2. PDF-format. Oppdragsgiver skal benytte denne versjon til arkivformål. Dokumentet skal være signert, komplett og lagret som ett dokument/én fil. 3. Sladdet versjon. Tilbudet er i utgangspunktet ikke unntatt offentlighet. Dersom leverandøren mener det er relevant, kan det leveres ytterligere én kopi av tilbudet der opplysninger som anses som forretningshemmeligheter / taushetsbelagte opplysninger er sladdet. Sladdet kopi leveres som ett dokument/én fil i PDF-format. 4.2 Komplett tilbud skal bestå av Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor. Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. Dokumentasjon Signert tilbudsbrev. Se vedlegg 5 Tilbudsbrev Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Skatteattest, jf. punkt 3.2 Merverdiavgiftsattest, jf. punkt 3.2 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. punkt 3.3.1 Dokumentasjon på leverandørens økonomiske og finansielle stilling, jf. punkt. 3.3.2 Oppdragsgiver vil selv innhente en utvidet kredittvurdering av tilbyderne i konkurransen fra et offentlig godkjent kredittvurderingsselskap (CreditInform/Experian). Dokumentasjon på leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner, jf. punkt 3.3.3 Skilleark 1 2 3 4 5 Bærum kommune 9
Dokumentasjon Skilleark Signert forpliktelseserklæring fra underleverandør, jf. punkt 3.4, jf. vedlegg 6 6 Dokumentasjon av minstekrav, jf. kapittel 3 i vedlegg 1 Kravspesifikasjon 7 Fullstendig utfylt prisskjema, jf. vedlegg 2 8 Dokumentasjon i forhold til tildelingskriteriet kvalitet og service, jf. kapittel 9 4.2 i vedlegg 1 Kravspesifikasjon Dokumentasjon i forhold til tildelingskriteriet miljø, jf. kapittel 4.3 i 10 vedlegg 1 Kravspesifikasjon Signert egenerklæring for etterlevelse av etiske kontraktsvilkår, jf. punkt 1.6.3, jf. vedlegg 9 11 4.3 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternativt tilbud. 4.4 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 4.5 Endring og tilbakekall av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud, og skal utformes i samsvar med kravene til hvordan tilbudet skal utformes og leveres. 4.6 Innleveringssted Tilbudet kan leveres eller sendes til: Leveringsadresse: Bærum kommune Veiledningstorget Arnold Haukelands plass 10 Anskaffelsesenheten v/tor Mehus 1304 SANDVIKA Postadresse: Tor Mehus Bærum kommune Anskaffelsesenheten 1304 SANDVIKA 5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottak etter hvert som de kommer inn. Ved levering på oppgitt sted hos oppdragsgiver vil leverandør få kvittering for innlevert tilbud. Bærum kommune 10
5.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted umiddelbart etter innleveringsfristen. Åpning skal foretas av minst to representanter for oppdragsgiver. Leverandørene får ikke være tilstede ved åpningen. 5.3 Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet Det gjøres oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises. Leverandøren oppfordres til å følge de anvisninger som gis i konkurransegrunnlaget og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter pr e-post til kontaktpersonen (se punkt 1.1. i dette dokumentet). 5.4 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger saklig grunn. Som saklig grunn regnes i alle tilfeller manglende budsjettmessig dekning for anskaffelsen eller manglende politiske vedtak. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 5.5 Avviste og forkastede tilbud Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 6 AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN 6.1 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kontrakt og kravspesifikasjon, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Pris 70 % Kvalitet, service og 20 % leveringstid Miljø 10 % 6.1.1 Pris Tildelingskriteriet pris vurderes i henhold til vedlegg 1 Kravspesifikasjon, punkt 4.1. 6.1.2 Kvalitet, service og leveringstid Tildelingskriteriet kvalitet, service og leveringstid vurderes i henhold til vedlegg 1 Kravspesifikasjon, punkt 4.2. Bærum kommune 11
6.1.3 Miljø Tildelingskriteriet miljø vurderes i henhold til vedlegg 1 Kravspesifikasjon, punkt 4.3. 6.2 Oppdragsgivers beslutning om kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt skal meddeles skriftlig og samtidig til berørte leverandører. Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for tildeling av rammeavtale. Oppdragsgiver skal i begrunnelsen opplyse navnet på den som fikk rammeavtalen og gi en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med angitte tildelingskriterier. Bærum kommune 12