PROTOKOLL FRA STYREMØTE MANDAG 12.11. 2006 Sted: Norlandia Østerdalen Hotell, Rv 3 litt nord for Rena Tid: 1130-1500 Til stede Fra styret: Anne Koht Walmsnæss, Per Kulstad, Ingrid Sløgedal, Ole Bjørn Salvesen, Gunleik Groven og Bente Kvile Buflod Fra administrasjonen (var ikke tilstede under behandlingen av sak 23/06): Trond Eklund Johansen Saker som ble behandlet: 18/06 REFERAT- OG ORIENTERINGSSAKER...2 19/06 AVVIKLING AV ADMINISTRASJONSGEBYR KOMMUNALE VO-MIDLER...3 20/06 INTERNKONTROLL - UTBETALINGER...4 21/06 NY DESIGNMAL SKIFTE AV LOGO...5 22/06 HEDMARK TEATER NY REGIONSTRUKTUR...5 23/06 B-SAK LOKALE LØNNSFORHANDLINGER PR 1.5.2006...6 24/06 DISPENSASJON ANTALL DELTAKERE PÅ VO-KURS...6 VEDLEGG: MØTEPLAN 2007 Protokoll sendes til: Utskrift av enkeltsaker sendes til: Styremedlemmene Varamedlemmene Medlemsorganisasjonene Lokale musikkråd NMR sentralt og regionalt Musikkens studieforbund VOFO Hedmark Lokalrevisjon AS Kultur og kompetanse - Hedmark fylkeskommune 22/06 24/06 Hedmark teater Alvdal musikkråd Hamar, 15.12.06 Anne Koht Walmsnæss (s.) styreleder Trond Eklund Johansen daglig leder Side 1 av 7
18/06 Referat- og orienteringssaker Innkomne saker fra: 1. Musikkens studieforbund Endelig studieramme 2006. 27.9. Hedmark: tillegg 86.666 kr ny ramme 388.813 kr Oppland: tillegg51.188 kr ny ramme 229.647 kr 2. Musikkens studieforbund Tilskudd til uorganiserte grupper, 10.10. Standard samarbeidsavtale er godkjent av revisor, og skal benyttes. 3. Länsstyrelsen i Värmland Høring Interreg III A, 02.10. mottatt 13.10. Kort høringsfrist 16.10. gjorde at vi ikke har svart på denne. 4. Musikkens studieforbund Ekstrabevilgning basistilskudd 2006, 17.10 Hedmark: tillegg 13.316 kr ny sum 65.611 kr Oppland: tillegg 11.997 kr ny sum 59.402 kr 5. Fagerlund skole Søknad om midler til forstilling, 24.10. Avslått 6. Hedmark fylkeskommune Tilskudd til studieforbundene, generell aktivitet, 26.10. Tilskudd vår 2006 = 49.121 kr 7. Bandorg Vervekampanje, 21.11. Den nystarta organisasjonen for band ber om hjelp til medlemsverving før nyttår. Ant. medl. < 26 år pr 1.1.07 er avgjørende for statstilskuddet. 8. Hedmark teater Valg av representanter til Hedmark teaters råd, 22.11. Vi har i dag en representant i rådet, men kan foreslå fler innen 18.12. 9. Palestina/Israel/Oslo Møtereferat kvinnekonferanse mai 2007, 20.11. 10. Forhandlingsutvalget Lønnsforhandlinger resultat, 7.12. Ventes til møtet Saker sendt til: 11. Lokale MR/Medlemsorg. Invitasjon til kurs om drift av lokale musikkråd, 19.11., Lillestrøm Avlyst pga liten påmelding prøver igjen på Hamar 21.1.07 12. Hedmark fylkeskommune Tilskudd til kulturhus revidering av regelverk, 17.10. For å sikre vår posisjon som høringsinstans når fylkeskommunen har overtatt fordelingen fra Kulturdepartementet 13. Kommunene Søknad om tilskudd til voksenopplæring vår 06, 18.10. 14. Palestina/Israel/Oslo Korrigering av møtereferat, 20.11. Uklar formulering av vår evt rolle i konferansen 15. Domkirkeodden Forutsetninger for samarbeid kurs i middelaldermusikk, 28.11. Vi er spurt om å kunne bidra med kurs i forbindelse med Middelalderfestivalen i juni 2007. Brevet drar opp forutsetninger for vår evt deltakelse (VO-regler og avgrensing ift stiftelsen Domkirkeodden) 16. Hedmark fylkeskommune Om flytting til 1. etasje, 29.11. Innkjøp og eiendom har muntlig informert om forestående flytting til 1. etasje i februar. I samråd med leder er det stilt noen forutsetninger og spørsmål i den forbindelse. 17. Hedmark fylkeskommune Årsbudsjett 2007 prisjustering?, 29.11. Det er stilt spørsmål ved om det ikke er en manglende prisjustering på driftstilskuddet til Hedmark musikkråd i forslaget til årsbudsjett for 07. Invitasjoner/innkallinger Hvem? 18. Hedmark sangerforum Informasjonsmøte, 3.10., her Trond 19. Sogn og Fjordane kulturnettverk Styremøte/-konferanse, 27.10., Skei i Jølster Trond 20. Palestina/Israel/Oslo Møte om kvinnekonferanse, 10.11., her Trond 21. Hedmark Kulturskoleråd Møte evaluering av samarbeid, 8.12., Hamar Trond 22. Hedmark fylkeskommune Møte prosjektgruppe for Musikkarkiv, 13.12., her Trond E:\Datafiler HMR\Styret\2006\Møteprotokoll 1211.doc Side 2 av 7
Sakene tas til orientering. 10 Styret har godkjent protokollen fra de sentrale forhandlingene Per Kulstad refererte i tillegg fra regionkonferansen i oktober, om bla. Kulturløftet, Frivillighet Norge og Statsbudsjettet for 2007. Statsbudsjettet gir positive signaler i forhold ilt økonomi framover. Jubileumsmiddagen var en stilfull markering av de første 30 år for Norsk musikkråd. 19/06 Avvikling av administrasjonsgebyr kommunale VO-midler Sakspapir Budsjett 2006/2007, vedtatt av HMRs årsmøte 1.4.06 I årsmøtes vedtak lå det en forutsetning om en ekstrabevilgning til voksenopplæring i revidert statsbudsjett (mai 2006). Denne bevilgningen kom, og en ytterligere økning er foreslått i statsbudsjettet for 2007. I Hedmark fylkeskommunes forslag til budsjett for 2007, er det lagt inn samme sum til driftstilskudd som i 2006 (215.000 kr) og en prisjustering (1,6% ) på bevilgningene til voksenopplæring i studieforbundene. Dette betyr at forutsetningene for 2007-budsjettet ser ut til å holde, og det er derfor ikke grunnlag for å foreslå noen vesentlige endringer. Administrasjonen vurderer det derimot som på høy tid å fjerne en arvet ordning med 10% administrasjonsgebyr på søknad og formidling av kommunale voksenopplæringstilskudd. Det har ikke vært mulig å spore det opprinnelige vedtaket om innføringen av dette gebyret, som trolig er gjort engang tidlig på 1980-tallet. Gebyret hadde nok sin berettigelse da søknad og formidling av tilskuddet var forbundet med mye arbeid og kostnad. I dag er det kun indirekte kostnader med dette, i form av maks et dagsverk pr semester. Selve utbetalingen er gratis. Målet må være å holde slike gebyr på et minimumsnivå, eller fjerne dem der det er mulig. For 2006 ville fjerning av dette gebyret bety ca 2.000 kr mindre i netto inntekt for Hedmark sin del, og ca 1.000 kr for Oppland. Denne summen vil minke i årene framover, dersom ikke kommunene gjeninnfører ordningen, eller øker tilskuddene. Budsjettmessig endring: Post Beskrivelse Vedta k Forsla g 347 0 VO-TILSKUDD KOMMUNER -30 000-30 000 767 0 KOMMUNALT VO-TILSKUDD, TIL LAG 27 000 30 000 Driftsresultat - 7 000-4 000 Budsjettet for 2007 endres i tråd med saksframlegget, og praksisen med administrasjonsgebyr på søknad/videreformidling av kommunale voksenopplæringsmidler avvikles f.o.m. 1.1.07. E:\Datafiler HMR\Styret\2006\Møteprotokoll 1211.doc Side 3 av 7
20/06 Internkontroll - utbetalinger Hedmark musikkråd har vedtatt interne rutiner for attestasjon av regnskapsbilag. Rutine for attestasjon av regnskapsbilag i NMR-Hedmark (SAK 13/95-96) 1. Utbetalinger som er vedtatt av styret kan skje uten attestasjon. 2. Normale driftsutbetalinger innenfor budsjettets rammer kan skje uten attestasjoner. 3. Utbetalinger til ansatte og tillitsvalgte skal alltid attesteres av styrets leder, eller en av de øvrige styremedlemmer når utbetalingen vedrører styrets leder. 4. Alle utbetalinger som vedrører investeringer i varige driftsmidler skal attesteres av styrets leder uansett beløp, med unntak av utbetalinger som kommer inn under pkt. 1 i disse regler. Disse rutinene ble lagd etter en periode med flere merknader fra revisors side, og uenighet mellom styret/daglig leder. I dagens driftssituasjon virker pkt 4 noe i strengeste laget, og foreslås erstattet med et punkt som har en beløpsgrense. Forslaget til nye rutiner er forelagt vår revisor, som finner dem gode, og i overensstemmelse med god regnskapsskikk. Forslag til vedtak: Daglig leder har anvisningsmyndighet innenfor vedtatte budsjettrammer. I tillegg skal regnskapsbilag attesteres, før oversending til revisor, i disse tilfeller: 1. Utbetalinger til ansatte og tillitsvalgte skal attesteres av styrets leder eller nestleder, eller en av de øvrige styremedlemmer når utbetalingen er til styrets leder eller nestleder. 2. Alle utbetalinger som vedrører investeringer i varige driftsmidler ut over kr 10.000 skal attesteres av styrets leder eller nestleder. Styremøtets behandling Gunleik Groven foreslo å heve beløpet under punkt 2 til kr 20.000 i tråd med reglene om avskrivning av slikt utstyr. Per Kulstad foreslo en ny formulering av forslagets pkt 1, for å forenkle og klargjøre. Styret kom etter en kort debatt fram til følgende: Daglig leder har anvisningsmyndighet innenfor vedtatte budsjettrammer. I tillegg skal regnskapsbilag attesteres, før oversending til revisor, i disse tilfeller: 1. Utbetalinger til ansatte og tillitsvalgte skal attesteres av styrets leder eller nestleder eller en av de øvrige styremedlemmer. 2. Når utbetalingen er til styrets leder attesteres den av nestleder eller en av de øvrige styremedlemmer. 3. Alle utbetalinger som vedrører investeringer i varige driftsmidler ut over kr 20.000 skal attesteres av styrets leder eller nestleder. E:\Datafiler HMR\Styret\2006\Møteprotokoll 1211.doc Side 4 av 7
21/06 Ny designmal skifte av logo Sakspapir 1. Designmal fra Ghostwriter - vedlagt Musikkens studieforbund har skiftet logo, og i den forbindelse fått utarbeidet en designmal for det visuelle uttrykket på brev, presentasjoner, skjema, internett og andre trykksaker. Det er et laget en logo for studieforbundet og en for fylkesavdelingene. Norsk musikkråd var invitert til å delta i denne prosessen, og evt. bruke samme firma til å lage en korresponderende logo. Dette arbeidet er nå på gang, og Norsk musikkråd vil ta stilling til et eventuelt skifte på sitt første styremøte. Som fylkesledd av Musikkens studieforbund bør en sammenheng synliggjøres også visuelt, og den nye logoen vurderes som tydeligere i forhold til å signalisere våre aktiviteter enn den vi har i dag. Den nye er også enklere (færre detaljer), og vil dermed fungere bedre på nettet og på ulike trykksaker. For fylkesmusikkrådene er det ikke forbundet kostnader med dette byttet, i og med at Musikkens studieforbund tar det. Vårt opplag av fortrykte konvolutter er på det nærmeste oppbrukt, så om vi skal skifte, så passer det nå. Hedmark musikkråd tar i bruk den nye designmalen f.o.m. 1.1.07. Styret foreslår følgende forbedringer: - bruk færre farger - harmoniser fargene rundt brunt eller blått - bruk større kontrast mellom hovedfarge og bakgrunn 22/06 Hedmark teater ny regionstruktur Sakspapir Brev fra teateret, 12.10. - vedlagt Hedmark teater har siden 1.1.2005 prøvd ut en ny modell med 3 i stedet for 4 regioner (slik det har vært organisert siden starten i 1987). Erfaringene fra teaterets side er positive, og styret i teateret ønsker en godkjenning fra stifterne på den permanente endringen i regionstrukturen. Endringen vil føre til at regionkontoret i Elverum legges ned, og regionene blir nå definert som; Nord-Hedmark: Alvdal, Folldal, Os, Tolga, Tynset, Rendalen og Stor-Elvdal Sør-Hedmark: Eidskog, Kongsvinger, Sør-Odal, Nord-Odal, Grue, Våler og Åsnes Midt-Hedmark: Hamar, Ringsaker, Stange, Løten, Elverum, Trysil, Åmot og Engerdal Utfra at både styret og rådet i Hedmark teater enstemmig har vedtatt denne endringen, bør det sterke motargumenter til for at vi ikke skal støtte en slik beslutning. Administrasjonen foreslår derfor at Hedmark musikkråd godkjenner endringen i regionstruktur. Hedmark musikkråd godkjenner Hedmark teaters beslutning om å endre regionstruktur fra fire til tre regioner. E:\Datafiler HMR\Styret\2006\Møteprotokoll 1211.doc Side 5 av 7
23/06 B-sak Lokale lønnsforhandlinger pr 1.5.2006 sinformasjon For å få en mest ryddig forhandlingssituasjon, har Norsk musikkråd bedt fylkesmusikkrådene om å ikke gjennomføre lokale forhandlinger før de sentrale forhandlingene er sluttførte, da det vil være mest hensiktsmessig både for arbeidsgivere og ansatte at dette i år gjøres i riktig rekkefølge. De sentrale forhandlingene har blitt utsatt fra oktober til desember og det er håp om at resultatet vil foreligge til møtet. I forrige runde (2004) fikk styreleder fullmakt av styret til å gjennomføre forhandlinger innenfor en gitt ramme. Saksdokumenter 1. Protokoll fra forhandlingsutvalget, 7.12.2006 (lagt fram på møtet) 2. Krav fra daglig leder, 8.12.2006 (lagt fram på møtet) Styreleder gis fullmakt til å sluttføre lokale forhandlinger med daglig leder. 24/06 Dispensasjon antall deltakere på VO-kurs Saksdokumenter E:\Datafiler HMR\Styret\2006\Møteprotokoll 1211.doc Side 6 av 7
F.o.m. skoleåret 99/00 er avgjørelse i dispensasjonssøknader lagt til styret i fylkesmusikkrådene. Vedtaket i Norsk musikkråds styre har følgende ordlyd: 1. Styret delegerer avgjørelsesmyndighet i dispensasjonssøknader for antall deltakere i opplæringstiltak til fylkesstyrene i NMR. 2. Følgende forhold legges til grunn ved behandling av søknader: Tiltaket er rettet mot særlige målgrupper, eller: En av deltakerne kan ikke fullføre tiltaket eller har for stort fravær pga. langvarig sykdom/skade eller død. Sykdommen må dokumenteres gjennom legeattest som vedlegges rapporten. Tiltaket er gjennomført i Finnmark 3. Begrunnet vedtak skal følge rapporten. 4. Informasjon om vedtak om dispensasjon gis MSF-styret som referatsak. 5. Vedtak i fylkesstyret kan ankes inn for MSF-styret. 6. Delegasjonsvedtaket gjelder fra og med studieåret 1999 Dette er en av få områder der styret i fylkesmusikkrådet har innflytelse på voksenopplæringsaktiviteten. I forskrift til lov om Lov om voksenopplæring settes minste deltakerantall til 5 personer. Dispensasjon kan innvilges hvis særlige forhold tilsier dette, og i dette tilfellet gjelder dette et tiltak som er rettet mot særlige målgrupper (jfr. pkt 2 i vedtaket fra NMRs styre). Alvdal musikkråd innvilges dispensasjon for skoleåret 2006/2007 fra bestemmelsene om minste deltakerantall for samspillgruppe for psykisk utviklingshemmede. MØTEPLAN 2007 Tid Sted/type Faste saker Torsdag 8.2. kl 13:00 Elverum/fysisk møte Årsregnskap/-melding/ Budsjettinnspill fylket/ Evt. budsjettjusteringer Mandag 16.4. Telefonmøte Landsmøtesaker NMR/MSF uke 23 uke 37 uke 42 uke 50 Økonomistatus 1. halvår/ Stipendtildeling/ Kursplaner neste skoleår Status handlingsprogrammet. MVO-søknad. Økonomistatus 1.-3. kvartal Budsjett neste år/ Årsmøteplanlegging/ Jule bord E:\Datafiler HMR\Styret\2006\Møteprotokoll 1211.doc Side 7 av 7