Regionale retningslinjer for planlegging og gjennomføring av poliklinikk
INNHOLD INNLEDNING... 3 1 Vurdering, planlegging og forberedelse før pasienten kommer... 4 1.1 Mottak av henvisning... 4 1.2 Planlegge første oppmøte... 5 1.3 Forberedelse av første oppmøte... 6 2 Kontakt med pasienten før pasienten kommer... 7 2.1 Hvordan informere/kalle inn pasienten... 7 2.2 Håndtering av ønsker om endring fra pasienter... 8 2.3 Håndtering av endringer forårsaket av foretaket... 9 3 Videre forløp for pasienten i og utenfor spesialisthelsetjenesten...10 3.1 Videre forløp i spesialisthelsetjenesten... 10 3.1.1 Planlegging av ny poliklinisk time i et allerede påbegynt forløp... 10 3.1.2 Langsiktig medisinsk planlegging... 11 3.1.3 Informasjon til fastlege/henvisende lege eller andre samarbeidspartnere underveis i et poliklinisk forløp... 11 3.2 Videre forløp utenfor spesialisthelsetjenesten... 12 4 Bakgrunn...13 Regionale retningslinjer for planlegging og gjennomføring av poliklinikk Side 2
INNLEDNING Retningslinjene i dette dokumentet skal legges til grunn for en forbedret planlegging og gjennomføring av poliklinikk. Retningslinjene skal være gjeldende for alle poliklinikker i alle helseforetak i Helse Vest RHF, samt alle private ideelle tilknyttet Helse Vest RHF. Retningslinjene deles i tre hovedområder (I, II, III): I. Vurdering, planlegging og forberedelse før pasienten kommer II. Kontakt med pasienten før pasienten kommer III. Videre forløp for pasienten i og utenfor spesialisthelsetjenesten Bakgrunn for retningslinjene er kort omtalt under kapittel 4. Regionale retningslinjer for planlegging og gjennomføring av poliklinikk Side 3
1 Vurdering, planlegging og forberedelse før pasienten kommer Hovedområde I er delt inn sekvensielt, som følger; i. Mottak av henvisning ii. Planlegge første oppmøte iii. Forberedelse av første oppmøte 1.1 Mottak av henvisning Henvisning skal være klargjort for vurderende ressurs innen 24 timer (på virkedager) etter at den er mottatt. HF-ene har sentrale mottaksavdelinger for henvisninger som behandler og sender henvisning videre. Vurderingen av henvisningen skal være startet innen de neste 24 timene (på virkedager). Total skal det ikke gå mer enn 48 timer fra henvisning mottas fra henvisende instans til vurdering av henvisningens innhold har startet. Vurderinger bør utføres av faste vurderingsansvarlige (leger, psykologer osv.) og bør også være etablert som en dedikert oppgave i avansert oppgaveplanlegging. Nødvendig opplæring for å gjøre LIS-leger i stand til å vurdere henvisninger (innen psykisk helsevern gjelder dette også for psykologer) må inn som fast punkt i kompetanseportalen. Blant elektive henvisninger er det store variasjoner hva gjelder hastegrad. Bedømmelse av hastegrad og om henvisningen eksempelvis dreier seg om en mulig kreftsykdom, er medisinske vurderinger som må gjøres raskt hvis pasienter som omfattes av pakkeforløp skal komme raskt nok i gang med videre utredning. Det er viktig å utarbeide gode rutiner for viderehenvisning mellom HF. Regionale retningslinjer for planlegging og gjennomføring av poliklinikk Side 4
1.2 Planlegge første oppmøte Medisinsk planlegging er en oppgave for lege/psykolog/andre som vurderer henvisningen. Det må i den medisinske vurderingen bli lagt en plan for det videre pasientforløp. Alle tiltak og vurderinger utført ved vurdering av henvisning skal samles i et dertil egnet skjema/notat i pasientens EPJ. Slik dokumentasjon vil være særlig viktig som et verktøy for risikoreduksjon, og for å kunne dokumentere hva som planlagt for pasienten. Skjemaet kan også begrense henvendelser og spørsmål både fra pasienter og annet helsepersonell. Tiltak og vurderinger blir allerede i stor grad utført også nå, men ved hjelp av til dels usystematiserte, manuelle løsninger. Det er viktig at neste ledd i kjeden lett kan se hva som må gjøres. Dette vil være et suksesskriterium for å sikre en god pasientflyt videre. Behandlere skal normalt overlate påfølgende koordinator-arbeid til andre. Vurderingen skal alltid, som et minimum, konkludere på fem punkter innen somatikk, eller fire punkter innen psykiatri og rus: 1) Inneholder mottatt henvisning all informasjon som er nødvendig for å fortsette planlegging/innkalling/tildeling av time? 2) Hvilke praktiske forberedelser om noen - må gjøres før time? 3) Skal pasienten ha oppnevnt pasientkoordinator? 4) Skal pasienten inn gå inn i Pakkeforløp pga. påvist eller mistenkt kreftsykdom? (Dette kan eventuelt tas ut for psykiatri og rus) 5) Skal der utføres undersøkelser utenfor egen poliklinikk (f. eks. radiologi, lab. prøver, vurdering av fra annen medisinsk spesialitet) i forkant av, eller på samme dag som poliklinisk time? Regionale retningslinjer for planlegging og gjennomføring av poliklinikk Side 5
1.3 Forberedelse av første oppmøte Pasienter skal få tildelt time i første brev. Det skal gjennomføres koordinering for pasienter som skal ha andre aktiviteter i tilknytning til konsultasjon/behandling. Koordineringen må også omfatte reise og evt. nødvendig opphold når pasientene enten 1) er skrøpelige, 2) har lang reisevei, eller begge. Dette er en oppgave for pasientkoordinator. Avansert oppgaveplanlegging er sentralt for å sikre tilfredsstillende planlegging av ressurser. Det utarbeides egne regionale retningslinjer for beste praksis, avansert oppgaveplanlegging. Analyseverktøy utviklet for foretaksgruppen i Helse Vest, i tilknytning til prosjektet Alle Møter, legger til rette for at enheter kontinuerlig kan kartlegge og forbedre sin egen planleggingshorisont. Det må utarbeides prosedyrer ved hver enhet for hvordan timer tildeles fremover i tid, for å sikre at «taus kunnskap» kan nyttes slik at sårbarhet i planlegging reduseres. Regionale retningslinjer for planlegging og gjennomføring av poliklinikk Side 6
2 Kontakt med pasienten før pasienten kommer Hovedområde II er delt inn sekvensielt, som følger; i. Hvordan informere/kalle inn pasienten ii. Håndtering av ønsker om endring fra pasienter iii. Håndtering av endring forårsaket av foretaket 2.1 Hvordan informere/kalle inn pasienten Innkalling og informasjon til pasient formidles gjennom flere ulike kanaler; Brev til pasienten (papir og digitale løsninger), nettportal (Vestlandspasienten), SMS- varsling og påminnelser, og telefonoppringninger. Foreløpig skal alle brev med tildeling av time fortsatt sendes i papirform. Vestlandspasienten legger til rette for visning av timer og annen viktig informasjon pasienten kan ha nytte av i forkant av oppmøte. Elektronisk to-veis kommunikasjon med pasienten er også en del av målbildet for Vestlandspasienten. SMS nyttes som supplerende informasjonskanal ved tildeling av timer, endring av timer og senere påminnelser. Ved innkalling må det fremkomme klart og tydelig hvor og når pasienten skal møte, hva timen gjelder og hvor pasienten eventuelt kan hente mer informasjon. Informasjonen i innkallingen må sorteres og rekkefølge på informasjonen prioriteres etter nytteverdien for pasienten, slik at pasienten med større sikkerhet møter til rett sted, rett tid og har gjennomført nødvendige forberedelser. Sted og tidspunkt for oppmøte skal uansett stadfestes som første punkt i informasjonen. Det utvikles regional mal for standardtekster i innkallingsbrev og tilhørende frasebibliotek med mulighet for nødvendige tilpasninger i forbindelse med diagnoser og tilhørighet. Juridisk vurdering av ny e-forvaltningsforskrift legger til rette for at SMS ved tildeling eller endring av, og påminnelser om timer nå kan sendes ut til alle pasienter. Gode rutiner for oppdateringer og kontroll av telefonnummer er helt nødvendig, og henvisende instanser må også gjøres ansvarlige for å bidra med riktig kontaktinformasjon på linje med medisinsk informasjon i henvisninger. Oppringing via telefon ved kort varsel (eksempelvis ved kreftforløp eller fylle opp avbestilte timer). Pasienter som ikke er å anse som tilfredsstillende informert gjennom andre kanaler kan også kontaktes via telefon. Regionale retningslinjer for planlegging og gjennomføring av poliklinikk Side 7
. 2.2 Håndtering av ønsker om endring fra pasienter Det er et mål å redusere antall endringsønsker da arbeid med re-planlegging kan kreve mye ressurser og gi forlenget ventetid. En vanlig grunn til ønsker om endring fra pasient er at tildeling av time kommer med kort varsel. Avansert oppgaveplanlegging er helt sentralt når det gjelder å legge til rette for en lenger planleggingshorisont for å tildele timer tilstrekkelig god tid i forveien så pasienten lettere kan sette av tid og dermed forebygge endring av time. Behandler kan gjøre vurderinger for å kategorisere pasienter i forbindelse med tildeling av timer, slik at de som mottar henvendelser om endring vet om de kan flytte timen i henhold til ønske fra pasient uten å konferere med behandler, og samtidig innenfor hvilke rammer timen kan flyttes. Analyseverktøy utviklet for foretaksgruppen i Helse Vest, i tilknytning til prosjektet Alle Møter, er et viktig forbedringsverktøy med tanke på god planlegging tilstrekkelig langt frem i tid. Blant annet kan avdelinger kontinuerlig følge opp hvor raskt timer tildeles etter at henvisning faktisk er vurdert. Superbrukere av analyseverktøy kan hjelpe enhetsledere og controllere med analyse av tildeling og planlegging i egen enhet. Årsak til endringsønsker må logges med korrekt kode i DIPS. Avgjørende for all analyse av data er at avslutningskoder føres riktig i journalsystemet. Holdning til dette verktøyet må foreløpig nå være å få innsikt i sin egen avdeling, se på tvers av avdelinger kan være fokus i senere ledd. I skriftlig og elektronisk kommunikasjon skal, som standard, pasienten oppfordres til å benytte seg av tildelt tid. Medarbeidere som står for timebooking og eventuelle endringer bør dessuten trenes til å informere pasienter som ønsker å flytte timer om at tidspunktet ikke er gitt tilfeldig og om sannsynlige konsekvenser en endring kan gi, som forlenget ventetid. Det må særskilt vurderes å informere noe mer eksplisitt om mulige konsekvenser ved endringer til pasienter som har spesielt ressurskrevende forløp planlagt. Regionalt vil det arbeides med en kontinuerlig bevisstgjøring både av regionens nåværende og potensielle pasienter på et generelt grunnlag, hva gjelder bruk av tildelt time. Regionale retningslinjer for planlegging og gjennomføring av poliklinikk Side 8
2.3 Håndtering av endringer forårsaket av foretaket Omfang av endringer i timeavtale forårsaket av foretaket skal være på et absolutt minimum, tatt hensyn til uunngåelige endringer som følge av sykefravær og andre akutte situasjoner det ikke er mulig å ta høyde for. Avansert oppgaveplanlegging er helt sentralt for å legge til rette for god og oversiktlig ressursplanlegging i organisasjonene. Med gode oppgaveplaner vil også konsekvenser av et fravær raskt synliggjøres og gjør det mulig å iverksette riktige tiltak tidlig. Grenser for tillatte endringsårsaker må etableres. Et planlagt fravær må være særs god begrunnet, om det er booket pasienter for behandler i perioden for fraværet. Det må også etableres rutiner for hvor tidlig endringer som gir konsekvenser for bookede pasienter, må meldes inn. Dersom en endring av ressurser medfører endring for flere pasienter, skal likevel hver pasient vurderes individuelt i forhold til flytting. Dette sikrer at man ikke gjennomfører medisinsk uforsvarlige utsettelser, utløser fristbrudd eller flytter timer der andre prosedyrer (f. eks. radiologi) skal gjøre sammen med poliklinisk oppmøte. Pasienter skal så snart som mulig og uten unødig opphold informeres om endringer. Når timer endres må det gjøres helt klart for pasienten at det gjelder endring av allerede tildelt tid. Møter og andre lederoppgaver planlegges ofte med svært kort tidshorisont. Det må på alle nivå rettes fokus mot en mer langsiktig planlegging, både lokalt, regionalt og nasjonalt. Regionale retningslinjer for planlegging og gjennomføring av poliklinikk Side 9
3 Videre forløp for pasienten i og utenfor spesialisthelsetjenesten Hovedområde III er inndelt sekvensielt, som følger: i. Videre forløp i spesialisthelsetjenesten ii. Videre forløp utenfor spesialisthelsetjenesten 3.1 Videre forløp i spesialisthelsetjenesten 3.1.1 Planlegging av ny poliklinisk time i et allerede påbegynt forløp Ved behov for ny poliklinisk time etter poliklinikkbesøk, dagbehandling eller innleggelse skal pasienten som hovedregel få tildelt ny time før de forlater sykehuset. I unntaksvise tilfeller hvor der ikke er tilstrekkelig informasjon til å planlegge ny time slik, må planleggingen starte så snart denne foreligger. Dette skal, som utgangspunkt, gjelde alle timer uansett tidshorisont. God kultur for avansert oppgaveplanlegging er et suksesskriterium for å gjøre det mulig å ta høyde for tilgjengelighet av riktig kompetanse ved planlegging i lang tidshorisont. Kommende konsultasjoner må planlegges helhetlig og godt. Journalnotatet som beskriver utførte tiltak og behandling, skal også inneholde en beskrivelse av hvorfor pasienten skal komme til poliklinikk, og eventuelle forberedelser som må gjøres før denne time. Det skal konkluderes på følgende fire punkter: A. Hvilke praktiske forberedelser må gjøres før time? B. Skal der utføres undersøkelser utenfor egen poliklinikk (f. eks. radiologi, lab. prøver, vurdering av fra annen medisinsk spesialitet) i forkant av eller på samme dag som poliklinisk time? C. Om pasienten har spesielle behov knyttet til reise til og fra konsultasjon. D. Behov for koordinator: o For pasienter som allerede har fått oppnevnt koordinator: Er behovet fortsatt til stede i det videre forløp? o For pasienter uten oppnevnt koordinator: Krever det videre forløp så mye samordning at det må oppnevnes koordinator? Regionale retningslinjer for planlegging og gjennomføring av poliklinikk Side 10
3.1.2 Langsiktig medisinsk planlegging Innenfor somatikk kan planleggingshorisonten variere mye, fra opplegg som går over mange konsultasjoner og måneder, til de som må planlegges fra oppmøte til oppmøte. Innen psykisk helsevern bør det være en behandlingsplan for hele forløpet, der det å fravike dette skal begrunnes. Uansett må planleggingshorisonten alltid omfatte neste planlagte oppmøte, enten dette skjer i form av 1) ny poliklinisk time, 2) dagopphold eller 3) innleggelse. Det skal for hver kontakt konkluderes på følgende fire punkter: A. Hvilke praktiske forberedelser må gjøres før neste time/dagopphold/innleggelse? B. Skal der utføres undersøkelser utenfor egen avdeling? C. Om pasienten har spesielle behov knyttet til reise til og fra konsultasjon/dagopphold/innleggelse. D. Behov for koordinator: o For pasienter som allerede har fått oppnevnt koordinator: Er behovet fortsatt til stede i det videre forløp? o For pasienter uten oppnevnt koordinator: Krever det videre forløp så mye samordning at det må oppnevnes koordinator? 3.1.3 Informasjon til fastlege/henvisende lege eller andre samarbeidspartnere underveis i et poliklinisk forløp Epikrise Ved innleggelser som omfatter opphold ved flere ulike avdelinger, må det skrives separat epikrise for hvert avdelingsopphold. For innleggelse kun i en avdeling, der det under dette opphold er gjort undersøkelser eller vurderinger fra eller i andre avdelinger, er det tilstrekkelig med én samlet epikrise, men det må sikres at all viktig informasjon kommer med. Dette er særlig viktig ved lange og komplekse behandlingsforløp. Informasjon til fastlegen Det må dessuten etableres god praksis for å sikre at fastleger er tilstrekkelig oppdatert og informert på relevant informasjon om pasientens forløp underveis, også når fastlegen ikke er henvisende lege. Dette skjer vanligvis ved at fastlegen mottar kopi av polikliniske notat. Kontakten med fastlegen skal samtidig legge til rette for at spesialisthelsetjenesten også mottar all relevant informasjon om pasienten fra fastlege. Regionale retningslinjer for planlegging og gjennomføring av poliklinikk Side 11
3.2 Videre forløp utenfor spesialisthelsetjenesten Vurderes så langt ikke å befinne seg innenfor arbeidsgruppens mandat og behandles dermed foreløpig ikke. Regionale retningslinjer for planlegging og gjennomføring av poliklinikk Side 12
4 Bakgrunn Viser til styresak 077/13 B angående «Alle møter»: Status for arbeidet som er satt i gang for å redusere tallet på ikke-møtte til poliklinikk i Helse Vest og det teoretiske handlingsrommet for å utnytte kapasiteten på best mulig måte. Styret sitt vedtak var: 1. Styret støttar det vidare arbeidet som skal sikre at fleire pasientar møter til planlagt time, og ber om at avansert oppgåveplanlegging blir nytta aktivt for å auke behandlingskapasiteten og kvaliteten ved poliklinikkar i Helse Vest. 2. Styret ber om at dialogen mellom pasientane og HFa knytta til tildeling av time og oppmøte betrast ytterligare og imøteser arbeidet med tiltaka på dette området for å auke den samla opplevde pasientkvaliteten. 3. Styret vil bli haldne orientert om arbeidet, og ønskjer undervegs rapportering på framdrift og gjennomføring minst ein gong i halvåret» I forbindelse med saken ble det beskrevet 4 tiltaksområder: 1. Ha god kommunikasjon mellom sjukehusa, pasienter og pårørende. Informasjonen skal være god, enkel og forståelig, enten den kommer via brev, SMS, telefon eller digitalt. 2. Planlegge tiden på poliklinikkene godt. Utnytter vi tiden godt vil medarbeiderne våre få et større handlingsrom, og kan få konsentrere seg om møtet med pasientene. 3. Avansert oppgaveplanlegging. God planlegging betyr blant annet at pasienter får time første gangen de blir tilvist, og godt innenfor fristen fagfolkene setter for start av utgreiing eller behandling. 4. Sikre at vi gjennom godt lederskap og medarbeiderskap gjennomfører viktige oppgaver, som legger grunnlag for tiltaksplanlegging i gode pasientforløp, og støtter det pasientretta arbeidet. For arbeid tilknyttet tiltaksområdene 2 og 4 ble det opprettet en regional gruppe. Gruppens sammensetning er gitt av oversikt under, med en god spredning i representasjon, hva gjelder både faglig og geografisk tilhørighet; Michael Fjeldstad Laila Johnsen Clara Gjesdal Kjell Magnus Thorvik Pål Ove Vadset Bente Irene Olsen Haraldsplass DS Haraldsplass DS Helse Bergen HF Helse Bergen HF Helse Bergen HF Helse Fonna HF Regionale retningslinjer for planlegging og gjennomføring av poliklinikk Side 13
Inger Magnusson Hauge Linda Ånderå Bokn Reidun Hauge Gudny Bukve Liv Åse Dybdal Irene Mathisen (Gruppens leder) Siv Hege Wiik Baard-Christian Schem Hilde Christiansen Sigrun Solberg Finn Olav Mjærum (Siv Una Hagen (Referent) Helse Fonna HF Helse Fonna HF Helse Førde HF Helse Førde HF Helse Førde HF Helse Stavanger HF Helse Stavanger HF Fagdirektør, Helse Vest RHF Prosjekteier, Helse Vest RHF Konserntillitsvalgt Regional prosjektleder, Helse Vest RHF Reg prosjektkoordinator, Helse Vest RHF) Gruppens medlemmer har i samråd med fagdirektør i Helse Vest RHF utarbeidet regionale retningslinjer som skal ligge til grunn for bedre planlegging og gjennomføring av poliklinikk. Regional styringsgruppe for Alle møter, Fagdirektørmøtet og Direktørmøtet i Helse Vest RHF har alle gitt sin tilslutning til retningslinjene. Regionale retningslinjer for planlegging og gjennomføring av poliklinikk Side 14