Møteinnkalling FELLESNEMND FOR KOMMUNANE ULLENSVANG, JONDAL OG ODDA I PERIODEN 2017-2019 Utval: Møtestad: Fellesnemnd Ullensvang kommune Sandven hotell, Norheimsund Dato: 17.11.2017 Tidspunkt: 13:30 Forfall skal meldast til Jondal kommune sitt sentralbord tlf.nr. 53 66 95 00 eller til Ragnvald Joakimsen på tlf.nr. 45 47 41 81. Er nokon ugilde i ei sak, må det meldast frå om dette. Varamedlemmer møter berre ved mottak av eigen innkalling. Sak nr: Sakstittel: 021/17 Godkjenning av innkalling og underteikning av møtebok 022/17 Meldinger 023/17 Økonomiplan og budsjett for samanslåingsprosjektet 024/17 Styringsdokument og prosjektplan for samanslåingsprosjektet 025/17 Frikjøp av tillitsvalde og verneombod
Arkiv: K1-033 Arkivsak ID: 17/1656-1 Journalpost ID: 17/17281 Saksh.: Joakimsen, Ragnvald Dato: 23.10.2017 Nemnd / utval Møtedato Saksnr Fellesnemnd Ullensvang 17.11.2017 021/17 kommune Godkjenning av innkalling og underteikning av møtebok Prosjektleiar sitt forslag til vedtak: Fellesnemnda godkjenner innkallinga til dagens møte, og vel representantane Reidun Haugen Dalseth og Johnny Vikne til å skrive under møtebok frå møtet i dag prosjektleiar Ingjerd Astad,
Arkiv: K1-033 Arkivsak ID: 17/1656-3 Journalpost ID: 17/18524 Saksh.: Joakimsen, Ragnvald Dato: 10.11.2017 Nemnd / utval Møtedato Saksnr Fellesnemnd Ullensvang 17.11.2017 022/17 kommune Meldingar Dokument til orientering Journalpostid. Tittel 17/16229 Innspel til bruk av nemning for den nye storkommunen Ullensvang Prosjektleiar sitt forslag til vedtak: Utvalet tar meldingane til etterretning. prosjektleiar Ingjerd Astad,
Arkiv: K1-036K3 - &23 Arkivsak ID: 17/1001-56 Journalpost ID: 17/17720 Saksh.: Joakimsen, Ragnvald Dato: 23.10.2017 Nemnd / utval Møtedato Saksnr Partssamansett utval - 07.11.2017 010/17 Ullensvang kommune Fellesnemnd Ullensvang kommune 17.11.2017 023/17 Økonomiplan og budsjett for samanslåingsprosjektet Dokumentnr Tittel 341410 Økonomiplan og budsjett for samanslåingsprosjektet 341373 Sak 01717 Økonomiplan og budsjett for samanslåingsprosjektet Prosjektleiar sitt forslag til innstilling/vedtak: Fellesnemnda vedtek følgjande økonomiplan/prosjektbudsjett for samanslåingsprosjektet: prosjektleiar Ingjerd Astad, Saka gjeld: Fellesnemnd for Ullensvang kommune har i oppgåve å samordne og ta seg av førebuinga av samanslåinga av dagens herad og kommunar. I hht fellesnemnda sine fullmakter, skal nemnda handsama budsjett og økonomiplan for sjølve gjennomføringa. Fellesnemnda handsama økonomiplan og budsjett for samanslåingsprosjektet i sak 17/17 i møte den 18. oktober, og vedtok økonomiplan og budsjett som vist under her. Før fellesnemnda fattar endeleg vedtak i sitt neste møte den 16.-17. november, vert økonomiplanen/budsjettet send over til partssamansett utval til uttale. Saka vart handsama i partssamansett utval i sak 010/17, den 7. november. Det vart ikkje gjeve noko uttale frå partssamansett utval til prioriteringane i økonomiplan/budsjett for samanslåingsprosjektet. Ut frå dette anbefaler prosjektleiar at fellesnemnda gjer endeleg vedtak om økonomiplanen/budsjettet likelydande vedtaket i sak 017/17.
Saksframlegg og vedtak frå fellesnemnda, sak 17/17, er lagt ved som informasjon til handsaming av saka her. Det er særskilt ressursane avsett til frikjøp av tillitsvalde og verneombod som det er vesentleg at partssamansett utval gir uttale om. Samstundes står utvalet fritt til å uttala seg om prioriteringane som økonomiplana og budsjettet legg opp til i vedtaket i fellesnemnda, sak 17/17. Vedtak FN-017/17 Økonomiplan og budsjett for samanslåingsprosjektet Fellesnemnda tilrår følgende økonomiplan/prosjektbudsjett for samanslåingsprosjektet:
Budsjettet vert lagt fram for PSU. Budsjettet vert vurdert på nytt i løpet av 1. halvår 2018. Saka skal ekpederast av: Særutskrift skal sendast til: Sakshandsamar Alle relevante partar Arkiv
Arkiv: K1-036K3 - &23 Arkivsak ID: 17/1001-57 Journalpost ID: 17/17722 Saksh.: Joakimsen, Ragnvald Dato: 23.10.2017 Nemnd / utval Møtedato Saksnr Partssamansett utval - 07.11.2017 011/17 Ullensvang kommune Fellesnemnd Ullensvang kommune 17.11.2017 024/17 Styringsdokument og prosjektplan for samanslåingsprosjektet Dokumentnr Tittel 343117 241015_Ullensvang kommune - Styringsdokument og plan versjon 3 Prosjektleiar sitt forslag til innstilling/vedtak: Fellesnemnda tek innspel til endringar/korrigeringar frå partssamansett utval til etterretning og innarbeider endringane i styringsdokument og prosjektplan, versjon 3. prosjektleiar Ingjerd Astad Saksopplysningar: Styringsdokument og prosjektplan skal gje føringar og retning for prosjektarbeidet fram mot etableringa av nye Ullensvang kommune 2020. Fellesnemnda handsama saka om styringsdokument og prosjektplan i sak 020/17, og versjon 3, datert 15.10.17, er tilpassa der ein no står i samanslåingsprosessen. Fellesnemnda sendte planen over til handsaming i partssamansett utval, for at utvalet kunne gje innspel til endringar/korrigeringar av planen. Med dette fekk medlemmane i utvalet meir tid på desse dokumenta enn første gong dei hadde saka oppe til drøfting. Innspel frå partssamansett utval er viktig for å sikre at prosjektplana blir eit best mulig grunnlag for det arbeidet som skal gjennomførast i prosjektperioden. Partssamansett utval handsama planen i sak 011/17. Det vert gitt følgjande innspel til styringsdokument og prosjektplan:
Vedtak PSU-011/17 Styringsdokument og prosjektplan for samanslåingsprosjektet Tilråding: Fellesnemnda vedtek prosjektleiar sitt framlegg til budsjett og økonomiplan slik det ligg føre. Som prosjektleiar sitt forslag, med endring av språkbruk i punkta i 1.2: pkt 1 "gå inn 100%" pkt 3 "Brei medverknad frå folkevalde, tillitsvalde og tilsette." pkt 6 "Vilje til å nytta ekstra ressursar på å byggja kultur og identitet." Saka skal ekpederast av: Særutskrift skal sendast til: Sakshandsamar Alle relevante partar Arkiv
Arkiv: K1-036K3 - &23 Arkivsak ID: 17/1001-55 Journalpost ID: 17/17716 Saksh.: Joakimsen, Ragnvald Dato: 23.10.2017 Nemnd / utval Møtedato Saksnr Partssamansett utval - 07.11.2017 009/17 Ullensvang kommune Fellesnemnd Ullensvang kommune 17.11.2017 025/17 Frikjøp av tillitsvalde og verneombod Prosjektleiar sitt forslag til vedtak: Fellesnemnda vedtek følgjande ordning for frikjøp av tillitsvalde og verneombod som deltek i prosjektarbeidet med bygginga av Ullensvang kommune: Omfanget av frikjøpsressurs for å styrke det totale frikjøpet i samband med etableringa av Ullensvang kommune vert sett til 150% stillingsressurs. Frikjøpsressursen skal fordelast med 120 % til tillitsvalde og 30 % til hovudverneomboda. Representantane som vert kjøpt fri representerer alle tilsette i dei tre kommunane og ikkje berre eigne medlemer. Representantane har ansvar for koordinering, møteførebuing, møter og informasjon. For dei tillitsvalde gjeld dette også forankring av saker med andre organisasjonar. Ei frikjøpsordning vil ivareta involvering av dei tillitsvalde og verneombod i partssamansette arbeidsgrupper, partssamansette utval og eventuelt andre felles møtearenaer. Tillitsvaldsrepresentantar i partssamansett utval (PSU) vert gjeve møtegodtgjersle i tråd med fellesnemnda sitt vedtak om økonomiske vilkår for medlemer av fellesnemnda, partssamansett utval og andre styre, råd og utval som fellesnemnda opprettar. Frikjøp av tid i dette høve, gjeld berre arbeid knytt til samanslåingsprosessen og prosjektorganisasjonen, dvs fram til 01.01.2020. Avtalen om frikjøp av tillitsvalde og verneomboda vert inngått for eitt år, frå hausten 2017 til hausten 2018. Ordninga skal evaluerast og drøftast på nytt våren 2018.
Fordelinga av frikjøp for tillitsvalde skal i kvar kommune drøftast i møte med arbeidstakarorganisasjonane før det vert fatta vedtak om frikjøp i fellesnemnda. Det vert oppretta eit felles forum for tillitsvalde og verneombod for kommunane som inngår i samanslåingsprosjektet Ullensvang kommune. Føremålet med forumet er: - Felles informasjon - Drøftingar på tvers av kommunegrenser og forbund - Eit forum der prosjektleiar møter tillitsvalde - Velja representantar inn i prosjektgrupper/arbeidsgrupper Ordninga vert finansiert over tilskotet til samanslåingsprosessen. prosjektleiar Ingjerd Astad Saksopplysningar: Etablering av nye Ullensvang, ei kommunesamanslåing for tre kommunar, medfører ein stor omstillingsprosess der det er viktig at dei tillitsvalde vert involvert i prosessane så tidleg som mogleg. Tillitsvalde og verneombod skal ha ein sentral plass i samanslåingsprosessen. Den administrative organiseringa skal gjennomførast ved ein inkluderande prosess i nært samarbeid med dei tillitsvalde og dei tilsette. Omstillingsprosessen bør i størst mogleg grad vere ryddig og konstruktiv. Tilsette sitt behov for relevant og aktuell informasjon er ekstra stor i ein slik prosess. Det inneber at tillitsvalde også har behov for meir tid til kontakt med medlemmene, samt til samhandling og informasjonsutveksling tillitsvalde imellom. Saka om frikjøp vert handsama i møte i partssamansett utval den 10. oktober då. Følgjande vert spelt inn under handsaminga: Debatt :Møtegodtgjersle / auka frikjøp; utstyr?: Dei tillitsvalde i Odda kommune har tekniske hjelpemiddel ( lesebrett). Ulike behov og tilpassingar. Kvar kommune må ta ansvar for sine her Terje Mikkelsen: (UDF) føreslo: Frikjøp av tilitsvalde: 20 % for tillitsvalde med fast plass i partsamansett utval. Hovudverneomboda skal ivaretakast. 30 % til fordeling til andre ( buffer) etter løpande virdering -i alt 150%. Vedtaket bør evaluerast hausten 2018 inkl fordeling Borge (SP) : Vi må og ta inn over oss avstandane når det gjeld frikjøp Mannsåker : Betyr dette at ein må stilla med eigen bil? Rådmann Jondahl; Vi i tek med oss signala til arbeidsutvalet og kjem tilbake til PSU. Hovedverneomboda sin posisjon ligg i saka vidare Ut frå debatten vert følgjande vedtak fatta:
Partssamansett utval drøfta saka, la forslaget /forslaga som kom inn under møtet ved protokollen som innspel til arbeidsutvalet som ordning for frikjøp for/av tillitsvalde og verneombod som deltek i prosjektarbeidet med nye Ullensvang kommune. ( Vart ikkje sett under votering /handsama som vedtatt som for dei ande sakene. ) I tillegg til dei momenta som vert løfta inn i saka ved første gongs handsaming, vil arbeidsutvalet gje følgjande innspel til saka: Omfanget av frikjøpsressurs for å styrke det totale frikjøpet i forbindelse med etableringa av Ullensvang kommune vert sett til 150% stillingsressurs. Frikjøpsressursen skal fordelast med 120 % til tillitsvalde og 30 % til hovudverneomboda. Gjennom det vil ein ivareta at hovudverneombod vert involvert i prosjektarbeidet. Avtalen om frikjøp av tillitsvalde vert inngått for eitt år, frå hausten 2017 til hausten 2018. Ordninga bør da evaluerast og drøftast på nytt våren 2018. Erfaringar frå nylig gjennomførte samanslåingsprosessar tilseier òg at det kan vere behov for å auke graden av frikjøp gjennom prosjektperioden. Prosjektleiar vil ut frå dei innspel som har kome inn frå partssamansett utval og arbeidsutvalet gje følgjande anbefalingar til å konkretisere ei ordning for frikjøp av tillitsvalde og verneombod som deltek i prosjektarbeidet med bygginga av Ullensvang kommune: Omfanget av frikjøpsressurs for å styrke det totale frikjøpet i forbindelse med etableringa av Ullensvang kommune vert sett til 150% stillingsressurs. Frikjøpsressursen skal fordelast med 120 % til tillitsvalde og 30 % til hovudverneomboda. Representantane som vert kjøpt fri representerer alle tilsette i dei tre kommunane og ikkje berre eigne medlemmar. Representantane har ansvar for koordinering, møteførebuing, møter og informasjon. For dei tillitsvalde gjeld dette også forankring av saker med andre organisasjonar. Ei frikjøpsordning vil ivareta involvering av dei tillitsvalde og verneombod i partssamansette arbeidsgrupper, partssamansette utval og eventuelt andre felles møtearenaer. Tillitsvaldsrepresentantar i partssamansett utval (PSU) vert gjeve møtegodtgjersle i tråd med fellesnemnda sitt vedtak om økonomiske vilkår for medlemmer av fellesnemnda, partssamansett utval og andre styre, råd og utval som fellesnemnda opprettar. Frikjøp av tid i dette høve, gjeld berre arbeid knytt til samanslåingsprosessen og prosjektorganisasjonen, dvs fram til 01.01.2020. Avtalen om frikjøp av tillitsvalde og verneomboda vert inngått for eitt år, frå hausten 2017 til hausten 2018. Ordninga skal evaluerast og drøftast på nytt våren 2018. Fordelinga av frikjøp for tillitsvalde skal i kvar kommune drøftast i møte med arbeidstakarorganisasjonane før det vert fatta vedtak om frikjøp i fellesnemnda. Det vert oppretta eit felles forum for tillitsvalde og verneombod for kommunane som inngår i samanslåingsprosjektet Ullensvang kommune. Føremålet med forumet er: Felles informasjon Drøfta på tvers av kommunegrenser og forbund Eit forum der prosjektleiar møter tillitsvalde Velja representantar inn i prosjektgrupper/arbeidsgrupper Ordninga vert finansiert over tilskotet til samanslåingsprosessen.
Vedtak PSU-009/17 Frikjøp av tillitsvalde Tilråding: PSU tilrådde prosjektleiar sitt framlegg til ordning Saka skal ekpederast av: Særutskrift skal sendast til: Sakshandsamar Alle relevante partar Arkiv