Konkurransegrunnlag Leie av ett hurtiggående fartøy til prøvetaking av bunnfisk 2008-2011 Tokt nr: 2008 802 Tilbudsfrist 10.12.2007 kl. 1430 Åpen anbudskonkurranse 1
Orientering om oppdragsgiver: HAVFORSKNINGSINSTITUTTET: Er den største forskningsinstitusjonen innenfor ressursforvaltning, havmiljø og havbruk i Norge. Med mer enn 600 ansatte er instituttet også blant de største i verden på dette området og internasjonalt ledende på en rekke forskningsfelt. Havforskningsinstituttet er underlagt Fiskeri- og kystdepartementet. Kjerneområdet til Havforskningsinstituttet er de marine ressursene, havmiljøet og havbruk. Instituttets hovedmål er å levere faglige råd til myndigheter, næring og samfunn om spørsmål knyttet til disse tre områdene. I TILBUDSINNBYDELSE Orientering om toktet : Havforskningsinstituttet ønsker å leie ett hurtiggående fartøy i perioden januar 2008 desember 2011. Fartøy og mannskap må være disponibelt i 6 8 uker hvert kvartal. Første periode blir i tidsrommet januar/februar/mars, andre periode i april/mai/juni, tredje periode i august/september og fjerde periode i november/desember. Vi tar forbehold om mindre justeringer av de enkelte periodene. Fartøyet skal i hovedsak benyttes til å gå fra fiskebruk til fiskebruk i området fra Lofoten til Varanger en gang hvert kvartal. På fiskebrukene blir det tatt prøver fra landet fangst fra andre båter. Mannskapet skal være behjelpelig med prøvetaking som består av lengdemåling, veiing og uttaking av otolitter etc., og de må kunne sløye, hodekappe og behandle fisk på forskriftsmessig måte. Arter det blir tatt prøve av er bl.a. torsk, hyse, sei, uer og blåkveite. Spesielt i vintersesongen må utleier stille med to personer som er behjelpelig med prøvetakingen, dersom HI krever det. Det kan også bli aktuelt å bruke fartøyets egen juksamaskin til prøvetaking. Toktene vil starte/avslutte i Tromsø, eller nærmere avtalt nord-norsk havn. 1 Kontraktens forutsetning, omfang og varighet Med forbehold om at nødvendige årlige bevilgninger blir gitt Havforskningsinstituttet vil kontrakten vare i 4 år, ca. 185 190 døgn pr år. 2
2 Anskaffelsesprosedyre /- kontrakt Konkurransen skjer i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA), vedtatt ved kgl. res. 24.november 2006. Anskaffelsen gjennomføres som et uprioritert tjenestekjøp ved åpen anbudskonkurranse i henhold til del II i forskriftene, jf kapittel 5. 3 Frist for levering av tilbud Tilbud må være oppdragsgiver i hende innen mandag 10.12.2007 kl. 1430 for å komme i betraktning. Tilbud er rettidig avgitt dersom det er kommet til innleveringsstedet før tilbudsfristens utløp. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i forsendelsen, postgangen og lignende. For sent innkomne tilbud avvises, og returneres uåpnet. 4 Innlevering av tilbud Tilbud med nødvendig dokumentasjon skal leveres på norsk i lukket konvolutt merket Tokt nr. 2008 802. Tilbudet skal enten sendes eller leveres til : Postadresse : Havforskningsinstituttet Postboks 1870, Nordnes 5817 Bergen Leveringsadresse : Havforskningsinstituttet Nykirkekaien 1 5004 Bergen Tilbud må ikke sendes pr. telefaks eller pr. e-post. Mottatte tilbud i strid med dette avvises, se punkt 7. 5 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Dersom tilbyderne har spørsmål til konkurransegrunnlaget er fristen til dette satt til 30.11.2007 kl.1430. Alle henvendelser skal skje skriftlig pr. e-mail til postjournal@imr.no og merkes med det aktuelle toktnummer. Oppdragsgiver har kun adgang til å besvare spørsmål som gjelder eventuelle uklarheter eller feil i konkurransegrunnlaget. 3
6 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. 7 Avvisning av tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise tilbud i henhold til: Forskrift om offentlige anskaffelser 11-11, Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet. Forskrift om offentlige anskaffelser 11-12, Avvisning av unormalt lave tilbud. Forskrift om offentlige anskaffelser 11-10, Avvisning på grunn av forhold ved leverandøren. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med reglene om avvisning nevnt ovenfor. Beslutning om avvisning med kort begrunnelse vil bli meddelt skriftlig. 8 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med 31.01.08. II GRUNNLAGET FOR KONKURRANSEN 1 Kvalifikasjonskrav til reder Ved vurdering vil det bli lagt vekt på at tilbyderen har det faglige, tekniske og økonomiske grunnlag som er nødvendig for å kunne oppfylle kontraktens forpliktelser. Følgende dokumentasjon skal følge tilbudet : Skatteattester HMS-egenerklæring 4
Skatteattester Det skal vedlegges 2 skatteattester; 1 attest fra kemner/kommunekasserer (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) og 1 attest fra skattefogd i vedkommende fylke (merverdiavgift). Begge attestene har betegnelsen RF 1244 og er fastsatt av Skattedirektoratet. For utenlandske leverandører skal det fremlegges attester som dokumenterer at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser vedrørende betaling av skatter og avgifter. Attestene skal være oppdragsgiver i hende senest ved tilbudsfristens utløp. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. Dersom skatteattestene ikke er oppdragsgiver i hende ved tilbudsfristens utløp skal tilbudet avvises. HMS-egenerklæring Samtlige leverandører skal levere HMS-egenerklæring i samsvar med skjema for dette som ligger vedlagt dette konkurransegrunnlag. Ved dette må leverandøren erklære at han/hun oppfyller eller ved tildeling av kontrakt vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. (HMS) Egenerklæringen må være oppdragsgiver i hende senest innen tilbudsfristens utløp. Dersom egenerklæringen ikke er oppdragsgiver i hende ved tilbudsfristens utløp skal tilbudet avvises. 2 Krav til fartøy m.v. Fartøyet må : a) Være hurtiggående med marsjfart 18 20 knop. b) Ha en lengde på ca. 50 fot. For fartøy over 50 fot, stilles det ekstra krav til utstyr, sikkerhet og bemanning (fører må selvsagt inneha de nødvendige navigasjonssertifikater). c) Ha moderne kommunikasjonsutstyr, tilgang til internett, e-post, mobiltelefon, telefax/skriver, VHF og ekkolodd. d) Ha oppgraderte elektroniske sjøkart. e) Ha 220 volt anlegg. f) Ha mulighet å koble til landstrøm med forskjellige kontaktstørrelser. g) Ha dusj og vaskemuligheter. h) Ha tilfredsstillende adskilt arbeidssted med plass til mikroskop og PC etc. i) Ha ekstra tilfredsstillende lugarplass for inntil 2 personer fra HI. j) Ha juksamaskin. k) Ha mulighet for å fryse ned fiskeprøver. 5
l) Ha lagringsplass for prøvetakingsutstyr. m) Ha garderobe for tørk og oppbevaring av arbeidstøy. n) Ha ilandstigningsleider eller annen løsning for sikker ombordstigning ved lavvann. o) Være bemannet for kontinuerlig drift i prøvetakingsperiodene. p) Ha godkjent rednings- og sikkerhetsutstyr. q) Hydraulisk vinsjutstyr er en fordel. r) Ha røykfrie felles oppholdsrom, forbud mot røyking på lugarene og i byssen. s) Ha prosedyre for avfallshåndtering (herunder spillolje) som forhindrer forurensing. 3 Dokumentasjon vedrørende fartøyet Følgende dokumentasjon skal følge tilbudet: 3.1 Spesifikasjon av fartøy, sikkerhetsutstyr, kommunikasjonsutstyr og lugarforhold. 3.2 En redegjørelse for de øvrige forhold nevnt under punkt 2 ovenfor som ikke er omfattet av spesifikasjonen gitt under pkt. 3.1. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at tilbudet blir avvist, jfr. FOA 11-11. III TILDELINGSKRITERIER Tilbydere som anses egnet iht. ovennevnte kvalifikasjonskrav og krav til fartøy får vurdert sine tilbud iht. tildelingskriteriene. Kontrakten vil bli tildelt på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbud. Ved tildeling av kontrakt vil følgende kriterier bli vektlagt : 1. Art og kvalitet av utstyr om bord slik det er beskrevet under punkt 2 ovenfor. 2. Innvendige fasiliteter om bord (lugarforhold, arbeids/kontorplass, osv.) 3. Erfaring (bl.a. dokumentert kjennskap til aktuelle farvann, sløying/behandling av fisk, erfaring fra fiske) 4. Miljøhensyn (bl.a. røykfrie soner, avfallshåndtering) 5. Pris Kriteriene er ikke angitt i prioritert eller vektet rekkefølge. Tilbyder har et selvstendig ansvar for å dokumentere de ulike tildelingskriteriene. 6
IV ØVRIGE REGLER OM KONKURRANSEN OG TILBUDET 1 Kostnader ved å delta i konkurransen Enhver kostnad som tilbyder pådrar seg i forbindelse med konkurransen og eventuell kontraktsinngåelse dekkes av tilbyder. Det samme gjelder kostnader pådratt ved demonstrasjoner, tester eller lignende. 2 Tilbyders rett til å gjøre endringer og tilbakekall Avgitt tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall av tilbud skal skje skriftlig. Endringen av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 3 Oppdragsgivers rett til å foreta suppleringer, endringer og tilbakekall Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Enhver supplering, endringer eller rettelse vil umiddelbart bli sendt til samtlige tilbydere som har mottatt konkurransegrunnlaget. Dersom rettelser, suppleringer eller endringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til det i tilbudet, vil oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. 4 Avlysning av konkurransen eller forkastelse av tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger saklig grunn. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste alle tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, eventuelt bruke deler av tilbudet. 5 Valg av tilbud Oppdragsgiver velger blant de ikke avviste tilbud, på basis av de angitte tildelingskriterier, det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Det kan velges og inngås kontrakt med en eller flere leverandører. 6 Oppdragsgivers opplysningsplikt Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle deltakerne i rimelig tid før kontrakt inngås. Kontrakt er inngått når begge parter har undertegnet kontrakten. 7
7 Forbehold Eventuelle forbehold må spesifiseres i tilbudsbrevet. Forbeholdet må være presist og entydig, og skal være slik at oppdragsgiver kan vurdere avviket (prissette) uten kontakt med leverandøren. På generelt grunnlag vil vi minne om at tilbyderne ved anbudskonkurranser, hvor det ikke er anledning til å forhandle med tilbyderne, bør være varsomme med å ta forbehold til konkurransegrunnlaget da tilbudet må avvises dersom det ikke er mulig å evaluere hva forbeholdene ved innebære for leveransen. 8 Pris / oppgjør Fartøyets pristilbud ønskes gitt i pris pr. døgn, uten bunkers og smøreolje. Prisen skal være fast for hele leieperioden. Fartøyets drivstoff-forbruk ved marsjfart må oppgis. Oppgi også oljeforbruk til hjelpemotor / aggregat. Leier dekker utgifter til bunkers (minus evt. CO2- og NOX avgifter) og smøreolje fra avtalt avgangshavn til ankomsthavn. Leier dekker havneavgifter og evt. landstrøm. Kost og evt. telefonutgifter skal ikke tas med i tilbudet. Eventuelle andre elementer som inngår i pristilbudet skal beskrives. Alle priser skal være oppgitt i norske kroner ekskl. merverdiavgift. 8
Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Dato ( ) Ingen ansatte Representant for de ansatte * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt av kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. 9