EID KOMMUNE Formannskapet HOVUDUTSKRIFT

EID KOMMUNE Formannskapet HOVUDUTSKRIFT Møtedato: 22.06.2016 Møtetid: Kl. 08:30 09:00 Møtestad: Kommunestyresalen Saksnr.: 091/16-095/16 Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedl. møtte Parti Sigurd Reksnes Sp Hans Pettetr Gilleshammer Ap Ugilde Sak Følgjande varamedl. møtte Alfred Bjørlo 094/16 Gunvald Ludvigsen 095/16 Møteleiar: Frå adm. møtte: Utlevert i møtet: Orientering: Sp.mål/interpell.: Synfaring: Diverse: Alfred Bjørlo, frå sak 094/16: Eli Førde Aarskog Åslaug Krogsæter, Svei Otto Melheim Underskrifter: Eli Førde Aarskog Arild Krogh Nøstdal Ida Elisabeth Lien Ohrvik

Sakliste Sak nr. Saktittel 091/16 Godkjenning av innkalling og saksliste 092/16 Godkjenning av møteprotokoll 093/16 Referatsaker 094/16 Sagastad - Oppstartsløyving 095/16 Sagastad - avklaringar kring arealdisponering og intensjonsavtale

EID KOMMUNE Møtebok SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Saksansv. Formannskapet 22.06.2016 091/16 JEA Avgjerd av: Saksansv.: Janne Endal Andersson Arkiv: Namn-, Namn- Objekt: Arkivsaknr 16/1354 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE RÅDMANNEN SI TILRÅDING: Innkalling og sakliste 22.06.2016 vert godkjent. 22.06.2016 FORMANNSKAPET F-091/16 VEDTAK: Innkalling og sakliste 22.06.2016 vert godkjent.

EID KOMMUNE Møtebok SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Saksansv. Formannskapet 22.06.2016 092/16 JEA Avgjerd av: Saksansv.: Janne Endal Andersson Arkiv: Namn-, Namn- Objekt: Arkivsaknr 16/1355 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL RÅDMANNEN SI TILRÅDING: Møteprotokollen frå møte 16.06.2016 vert godkjent. 22.06.2016 FORMANNSKAPET F-092/16 VEDTAK: Møteprotokollen frå møte 16.06.2016 vert godkjent.

EID KOMMUNE Møtebok SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Saksansv. Formannskapet 22.06.2016 093/16 JEA Avgjerd av: Saksansv.: Janne Endal Andersson REFERATSAKER Arkiv: Namn-, Namn- Objekt: Arkivsaknr 16/1353 Nr Dok.ID T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 1 16/6958 I 01.06.2016 Sandane Flyklubb v/ Inge Mykland Søknad om sponsing i anledning Flydag på Sandane Lufthavn 2 16/7464 I 09.06.2016 Husbanken Avslag på søknad om kompetansetilskot til prosjektet. Hogaåsen som spydspiss for bærekraftige bustader 3 16/7833 I 15.06.2016 Justisdepartementet Høring - forslag til ny domstollov RÅDMANNEN SI TILRÅDING: Refererte saker vert tekne til etterretning slik dei ligg føre. 22.06.2016 FORMANNSKAPET F-093/16 VEDTAK:

Refererte saker vert tekne til etterretning slik dei ligg føre.

EID INDUSTRIHUS KF Møtebok SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Saksansv. Eid Industrihus KF 13.06.2016 020/16 SOM Formannskapet 22.06.2016 094/16 SOM Kommunestyret 22.06.2016 103/16 SOM Avgjerd av: Kommunestyret Saksansv.: Svein Otto Melheim Sagastad - Oppstartsløyving Arkiv: 610 U50 Objekt: Arkivsaknr 16/1108 Nr T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 2 I 06.06.2016 Eid industrihus KF Sagastad kostnad- og finansieringsplan 2016-2017 Prenta vedlegg: Sagastad - kostnads- og finansieringsplan for 2016-2017 Aktuelle lover, forskrifter, avtalar m.m.: Kommunelova lov av 25.09.1992 nr. 107, spesielt kap. 11 Forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak, av 24.08.2006 Kva saka gjeld: Oppstartsløyving vedkomande prosjekt Sagastad. Bakgrunn for saka: I sak 179/15 godkjente kommunestyret økonomiplanen for 2016-2019 for Eid Industrihus KF, der Sagastad-prosjektet ligg inne med kr 27 millionar i økonomiplanen i 2018, finansiert med låneopptak. Det blir aktivitet i prosjektet allereie i 2016 og 2017, slik at delar av dei 27 millionane må brukast i desse to åra.

Saksutgreiing: Prosjektet har allereie no hatt utgifter i samband med ulike avklaringar på eigedom, leigeforhold og kontraktforhold i forprosjekt. Det er i tillegg stor aktivitet med pågåande prosjekt vedkomande utfylling av Nordøyrane, samt at Eid Fjordvarme KF skal etablere nytt vekslarhus i området. Dette medfører at det må planleggast og utførast infrastruktur på vatn, avløp, straum og fiber i området på ein fullverdig måte. På sikt skal Sagastadbygget ha etablert og tilknytt sin infrastruktur, dermed er det naturleg å tilpasse ei tilrettelegging no i denne fasen. Ved ei seinare tilrettelegging av infrastrukturen vil det verte meir arbeidskrevjande og dyrare løysingar. Vidare framdrift er avklaring på leigeavtale i løpet av sommaren 2016. Deretter startar vi opp med entrepriseval, prosjektering og kontrahering av leverandørar på utføring i løpet av 2016-2017. Byggestart er vinteren 2018, med ferdigstilling 01.01.2019. Dagleg leiar viser til vedlagt kostnads- og finansieringsplan for 2016-2017. Vurdering: For at Eid Industrihus KF skal få gjennomført denne aktiviteten og framdriftsplanen må delar av prosjektet allereie no finansierast opp. Eid Industrihus KF har ubunde investeringsfond, samt ubrukte lånemidlar frå prosjekt 1100 Kjøp av tomter/bygg, som kan nyttast til å finansiere utgiftene i 2016 og 2017, slik at nytt lån til Sagastad kan takast opp i 2018 som planlagt. Start av prosjektet i 2016 og 2017 medfører ikkje auka utgiftsramme for prosjektet. Ramma vil framleis vere på kr 27 millionar, slik at startløyving i 2016 og 2017 gjer at løyvinga i 2018 vert tilsvarande mindre. DAGLEG LEIAR SI TILRÅDING: Det vert vedteke ei oppstartsløyving vedkomande Sagastad-prosjektet i 2016 og 2017, til saman kr 2 600 000,-, finansiert ved bruk av kr 1 750 000,- frå føretaket sitt ubunde investeringsfond og kr 850 000,- av ubrukte lånemidlar frå prosjekt 1100. Oppstartsløyvinga skal ikkje gå utover totalramma i prosjektet, som framleis skal vere på kr 27 millionar. 13.06.2016 EID INDUSTRIHUS KF EIKF-020/16 VEDTAK: Det vert vedteke ei oppstartsløyving vedkomande Sagastad-prosjektet i 2016 og 2017, til saman kr 2 600 000,-, finansiert ved bruk av kr 1 750 000,- frå føretaket sitt ubunde investeringsfond og kr 850 000,- av ubrukte lånemidlar frå prosjekt 1100. Oppstartsløyvinga skal ikkje gå utover totalramma i prosjektet, som framleis skal vere på kr 27 millionar. 22.06.2016 FORMANNSKAPET

Alfred Bjørlo (V) ba om vurdering av habilitet i handsaming av saka grunna rolla som styremedlem i Sagastad. Han vart kjend inhabil og gjekk frå vidare handsaming av saka. Gunvald Ludvigsen (V) møtte som vara i handsaminga av saka. F-094/16 VEDTAK: Det vert vedteke ei oppstartsløyving vedkomande Sagastad-prosjektet i 2016 og 2017, til saman kr 2 600 000,-, finansiert ved bruk av kr 1 750 000,- frå føretaket sitt ubunde investeringsfond og kr 850 000,- av ubrukte lånemidlar frå prosjekt 1100. Oppstartsløyvinga skal ikkje gå utover totalramma i prosjektet, som framleis skal vere på kr 27 millionar. Svein Otto Melheim -dagleg leiar-

EID KOMMUNE Møtebok SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Saksansv. Teknisk-og samfunnsutval 09.06.2016 062/16 ELE Formannskapet 16.06.2016 083/16 ELE Kommunestyret 22.06.2016 099/16 ELE Formannskapet 22.06.2016 095/16 ELE Avgjerd av: Kommunestyret Saksbehandler: Elin Leikanger Arkiv: 144 D14 Objekt: Arkivsaknr 10/2140 Sagastad - avklaringar kring arealdisponering og intensjonsavtale Prenta vedlegg: 1. Forprosjekt Nordøyrane 2. KS-62/14 Intensjonsavtale Sagastad 3. Forprosjekt Sagastad Uprenta vedlegg: F-13/13 Opparbeiding av Nordøyrane friområde (Godkjenning av forprosjekt) KS-92/13 Opparbeiding av Nordøyrane friområde (Avgrensing av prosjektet) KS-142/14 Opparbeiding av Nordøyrane friområde (Vedtak om oppstart) Kva saka gjeld: Saka gjeld oppheving av intensjonsavtale mellom Eid kommune og Stiftinga Sagastad SUS, og avklaringar kring opparbeiding og drift av tomt omtala i intensjonsavtalen. Bakgrunn for saka: Kommunestyret godkjende 27.03.2014, KS-62/14 ein intensjonsavtale med Stiftinga Sagastad SUS. Avtalen innebar mellom anna at Eid kommune skulle overdra utfylt tomt på Nordøyrane vest for Sjøgata til Stiftinga Sagastad SUS. Denne tomta skulle vere Eid kommune sin del av total finansiering, saman med 1 mill kr i aksjekapital i eigedomsselskapet.

I samband med godkjenning av økonomiplan 2016-2019 for Eid Industrihus KF, vart det gjort vedtak om eit låneopptak på kr 27 mill i 2018 til bygging av eit utleigebygg for Sagastad. Det er stilt følgjande vilkår i pkt 6 i vedtak KS-179/15: «Kommunestyret føreset at nødvendig privat finansiering kjem på plass før bygging av Sagastad starta opp, og at byggekostnaden kjem innanfor ramma på 27 mill kr». Forprosjekt Sagastad ligg no føre. Det vert planlagt eitt sirkulært bygg på ca 1000 m2. Inkludert i forprosjektet er utomhusarbeid, avgrensa til båtslipp, belysning og hellelegging/kantstein i inngangspartiet til bygget. Kommunal opparbeiding av Sagaparken var i utgangspunktet avgrensa til regulert friområde og parkering, dette fordi det var meininga at Sagastad skulle overta tomt jf intensjonsavtalen. Saksutgreiing: Etter vedtak i sak KS-179/15 vart føresetnadene kring eigedomsforhold og opparbeiding av det aktuelle området endra, og føresetnadene for intensjonsavtalen gjeld ikkje lenger. Eid Industrihus KF sitt oppdrag er å etablere eitt utleigebygg, der Sagastad vert leigetakar. Eid kommune og Eid Industrihus KF er same juridiske eining, og det har lite føre seg å dele frå Sagastadtomta til ein separat eigedom. Administrasjonen har hatt møte med Sagastad og Eid Industrihus KF for å avklare korleis restareala på «Sagastadtomten» skal opparbeidast og disponerast. Sagastad ønskjer ikkje å inngå nokon leigeavtale på utandørs areal. Eid Industrihus KF sitt mandat er avgrensa til etablering av eit utleigebygg. Dette inneber at det vert opp til kommunen å avgjere kva som skal gjerast med restareala. Vedlagd forprosjekt Sagastad illustrerer utnyttinga av tomta, og gjev eit kortfatta oversyn over dei ulike elementa i bygget. WC er plassert ved hovudinngangen, slik at det er tilgjenge frå utsida av bygget. Nærleik til park og badeplass gjer at dette toalettet vil verte nytta som offentleg toalett. Eid kommune bør inngå ein driftsavtale, som sikrar at toalettet er tilgjengeleg for ålmenta. Alternativt vil kommunen på sikt ha behov for eit eige toalettbygg. Det er lagt inn ein gangveg langs sørsida av tomta, som endar i ein pir. Denne piren er ikkje finansiert, og inngår ikkje i Eid Industrihus sitt oppdrag. Ved den planlagde piren kjem Eid fjordvarme KF til å bygge nytt vekslarhus. Dette vert tilpassa Sagastadbygget, med same materialbruk. Tilkomst og parkering er synt i samsvar med forprosjekt Nordøyrane. Bussar er tenkt å skulle stoppe på eksisterande busstopp ved Kyrkjetunet. Det vert peika på at det må etablerast sikkert gangfelt over Sjøgata, men dette er ikkje planlagt eller finansiert. Administrasjonen har stilt spørsmål ved om parkering og bussoppstilling er dimensjonert med tanke på planlagde besøkstal. Her har Sagastad innhenta erfaringstal frå andre besøkssenter, og på denne bakgrunn konkludert med at parkeringskapasiteten er god nok. Om ønskjeleg kan parkeringsplassen utvidast på arealet mellom parkeringsplassen og Sagastadbygget. Varetransport er tenkt via privat veg på eigedommen mot sør. Den kommunale avkøyringa frå Sjøgata vert endra noko, slik at denne også kan nyttast av naboeigedommen (Moengården). Det vert føresett at Eid Industrihus KF, som huseigar, inngår avtale om bruk av privat tilkomstveg.

Økonomiske konsekvensar: Opparbeiding av «restareal» på Sagastadtomten må finansierast, det er for tidleg å seie kva dette vil koste. Vurdering: Kommunen ferdigstiller i nær framtid friområde, parkering og sjøfront/gangveg i samsvar med godkjend reguleringsplan og forprosjekt. Sagastad startar bygginga av Myklebustskipet ca 1. september 2016. Byggearbeidet vil føregå i ein rubbhall som vert plassert inntil parkeringsplassen. Byggearbeid på «Sagastadbygget» startar truleg i 2017. Desse planlagde arbeida gjer at det er lite aktuelt å ferdigstille opparbeiding av «Sagastadtomta» no. Det er fornuftig å samordne dette arbeidet med bygginga av Sagastad. Med tanke på at kommunen også i framtida skal vere eigar av friareal og «Sagastadtomt», ser ikkje administrasjonen noko alternativ til at vi også står for opparbeidinga. Dette vil truleg innebere ei enkel opparbeiding, oppfylling av matjord og tilsåing/utrulling av plen. Om parkeringsarealet skal utvidast, vil dette utgjere ein større kostnad. Sagastadprosjektet er enno i ein tidleg fase, og det vil vere viktig for partane å halde ein tett dialog kring detaljplanlegginga slik at dei ulike partane er best mogeleg samordna. Finansiering av kommunal opparbeiding må vi kome attende til når detaljplanar ligg føre. Nye opplysningar i saka, 12.06.2016 Etter møtet i teknisk styre 09.06.2016 har administrasjonen motteke følgjande presisering frå styret i Stiftinga Sagastad v/styremedlem Roger Bergset: «Slik saka er framstilt ser det ut til at Eid kommune vil få ekstrakostnader i forbindelse med opparbeiding av uteareal rundt Sagastad bygget. Dette er ei mistyding. I kalkyla for Sagastad bygget revidert pr. 19.04.2016 ligg det inne eit budsjett på opparbeiding av uteareal på total NOK 2.145.000,-. Dette er inkludert i ramma på NOK 27 mill. Husleiga Sagastad skal betale skal såleis også dekke kostnaden til opparbeiding av arealet som er nær bygget.» Denne presiseringa inneber at pkt 4 i rådmannen si tilråding ikkje lenger er aktuell. Nye opplysingar i saka, 19.06.2016 Administrasjonen har no kontakta Nordplan AS, for å få så god avklaring som råd er i høve innhald og avgrensingar forprosjekt Sagastad. Kalkyle for utandørsarbeid er sett opp slik: Beskrivelse Mengde Pris/eining Pris Slipp RS 250 000 Utandørs belysning 25 12 093 302 343 Kantstein 150 595 89 221 Betongheller 3200 402 1 286 357

Kantstein 300 595 178 442 Lauvtre, inkl jord 10 3965 39 651 I alt 2 145 486 Nordplan stadfestar at det ikkje er samsvar mellom planskisse og grovkalkyle. Dette fordi detaljeringsnivået i eit forprosjekt er lågt, og det er ikkje teke endeleg stilling til utforminga. Dette vert gjort i detaljprosjekteringa. I kalkylen er det lagt inn betongstein på eit areal på 3200 m2, sjølv om delar av dette arealet truleg skal vere plen. Plen er rimelegare enn betongstein (kring halv pris) Ved kostnadsrekninga har Nordplan lagt til grunn at tomtearealet er ferdig oppfylt. Dette er avklara med kommunen, og kommunen syter for oppfylling til dei høgder som ligg inne i forprosjektet. Avgrensinga av utearealet på 3200 m2 går ikkje fram av forprosjektet, men Nordplan har laga ein illustrasjon av kor stort areal dette utgjer, arealet er stipla gult på skissa nedanfor. Eid kommune ferdigstiller no alt areal som er skravert blått på skissa, jf saksutgreiinga ovanfor. Illustrasjonen syner at det truleg er 500-700 m2 som ikkje er teke inn i nokon av prosjekta. Om ein legg plen på dette arealet, vert kostnaden kring 100.000,- kr. Med føresetnad om at hellelagt areal vert redusert, så er det rom for opparbeiding av dette arealet innanfor dei kostnadsrammene som som går fram av forprosjekt Sagastad. Konklusjon: Det sentrale i denne saka er oppheving av intensjonsavtalen med Sagastad. Dette er ein føresetnad for at Eid Industrihus KF kan overta forprosjektet, og kome vidare med detaljprosjektering og bygging. I dette ligg også naudsynte avklaringar med Sagastad og andre partar i området.

RÅDMANNEN SI TILRÅDING: 1. Vedtak i sak KS-62/14 Intensjonsavtale Sagastad vert oppheva. 2. Eid Industrihus KF får i oppgåve å inngå avtalar om vegrett for vareleveranse til Sagastad. 3. Toalett skal vere tilgjengeleg for ålmenta i Sagastad. Det skal utarbeidast eigen avtale med kommunen om drift av toalettet. 4. Eid kommune opparbeider restareala kring Sagastadbygget til standard tilsvarande «Sagaparken». Finansiering vert å kome attende til når detaljplanar bygg og utomhusareal ligg føre. 09.06.2016 TEKNISK-OG SAMFUNNSUTVAL Oddvin Hansen stilte spørsmål ved eigen habilitet, då han er investor i Sagastad. Utvalet fann at han var habil. TSU-062/16 VEDTAK 1. Vedtak i sak KS-62/14 Intensjonsavtale Sagastad vert oppheva. 2. Eid Industrihus KF får i oppgåve å inngå avtalar om vegrett for vareleveranse til Sagastad. 3. Toalett skal vere tilgjengeleg for ålmenta i Sagastad. Det skal utarbeidast eigen avtale med kommunen om drift av toalettet. 4. Eid kommune opparbeider restareala kring Sagastadbygget til standard tilsvarande «Sagaparken». Finansiering vert å kome attende til når detaljplanar bygg og utomhusareal ligg føre. 16.06.2016 FORMANNSKAPET F-083/16 VEDTAK: Saka vert utsett til ekstraordinært formannskapsmøte 22. juni. 22.06.2016 FORMANNSKAPET Alfred Bjørlo (V) ba om vurdering av habilitet i handsaming av saka grunna rolla som styremedlem i Sagastad. Han vart kjend inhabil og gjekk frå vidare handsaming av saka. Gunvald Ludvigsen (V) møtte som vara i handsaminga av saka.

Fellesframlegg til nytt pkt 4, fremja av Tore Hjelle (H): Opparbeiding av restareal må utførast innanfor dei vedtekne økonomiske rammene for Sagastad. Det vart røysta over fellesframlegget som vart samrøystes vedteke. F-095/16 VEDTAK: 1. Vedtak i sak KS-62/14 Intensjonsavtale Sagastad vert oppheva. 2. Eid Industrihus KF får i oppgåve å inngå avtalar om vegrett for vareleveranse til Sagastad. 3. Toalett skal vere tilgjengeleg for ålmenta i Sagastad. Det skal utarbeidast eigen avtale med kommunen om drift av toalettet. 4. Opparbeiding av restareal må utførast innanfor dei vedtekne økonomiske rammene for Sagastad. Åslaug Krogsæter -rådmann-