Kurs 10/2011: Førstehjelpskurs Torsdag 25. august 2011 Bernt Bigton organisasjonssekretær
Agenda Økonomi og regnskap Utdanningsforbundets portal Utdanningsforbundets logo/ Designmanualen Tillitsvalgt-info E-post for lokallag Datasikkerhet s2
Økonomi Totalressursen til lokallagene består av: Frikjøp Driftsmidler s3
Økonomi Frikjøp Frikjøp til lokallag avhenger av medlemstallet. Prosentsatsen beregnes ut fra en tabell (trapp) der lokallag til og med 100 medlemmer får en frikjøpsprosent på 20. Lag til og med 200 medlemmer får 24%. Trappen øker videre med 8% for hver 100 til og med 1200 medlemmer. Fra og med 1201 øker frikjøpet med 4% per 100. Frikjøp utbetales av Utdanningsforbundet direkte etter tilsendt regning fra arbeidsgiver. s4
Økonomi Driftsmidler Driftsmidler 15 % av driftsmidlene deles ut som en basisressurs. I 2011 tildeles alle lokallag en basisressurs på kr 30.977,- 85% av driftsmidlene tildeles etter medlemstall. kr 599,39 per medlem beregnet etter medlemstall per 1.januar 2011 s5
Økonomi Frikjøp s6
Økonomi Frikjøp Eks. Kristiansund. Antall medlemmer (uten vgo) 535 x kr 599,39 (driftsmidler etter antall medlemmer) = kr 320.671,- + kr 30.977,- (driftsmidler grunnbeløp) + overføring kr 8.500,- (dekker invitasjon av medlemmer til fellesarr. i kommunelokallaget). = kr 358.269,- s7
Økonomi Driftsmidler s8
Budsjett- og økonomiarbeid Det vises til vedtekter for Utdanningsforbundet, 62.1 til 62.4: " 62 LOKALLAGSSTYRETS OPPGAVER Lokallagsstyret skal: 62.1 62.2 lede virksomheten i lokallaget i årsmøteperioden. utarbeide budsjett. 62.3 disponere lokallagets midler innenfor rammen av vedtekter og vedtak i overordnede organer. 62.4 hvert år legge fram for fylkesstyret årsmelding og regnskap. Regnskapet skal være revidert av offentlig godkjent revisor engasjert av styret, eventuelt revisor valgt av årsmøtet, jf. 58.1.6.7." s9
Økonomi Retningslinjer for bruk av kontingentmidler på lokalplan: Økonomisk ansvar Styret har ansvar for lokallagets økonomi, både i forhold til offentlig lov- og regelverk og Utdanningsforbundets interne vedtekter og retningslinjer. Styret skal sørge for å holde seg løpende orientert om regnskapsstatus i forhold til budsjett, og om likviditetssituasjonen i lokallaget. Kasserer orienterer om dette på styremøtene. Av hensyn til habilitet, må lokallagslederfunksjonen og kassererfunksjonen ikke innehas av samme person. s10
Økonomi Retningslinjer for bruk av kontingentmidler på lokalplan: Regninger/fakturaer Fakturaer attesteres og anvises før utbetaling. Lokallagsleder eller nestleder må attestere regningene og kontrollere at de er tråd med bestilling mht. priser, antall, totalbeløp, garantirett m.v. Regningen må umiddelbart sendes til kasserer, som har bankfullmakt. Kasserer står for utbetaling og bokføring av regningen. s11
Økonomi Retningslinjer for bruk av kontingentmidler på lokalplan: Innkjøp Innkjøp skjer i samsvar med planer/budsjett. Ved store innkjøp må man innhente flere tilbud, og veie dem opp mot kvalitet/pris. Lokallaget bør undersøke muligheten for å nyttiggjøre seg innkjøpsavtaler i fylkes- eller sentralleddet, evt. hos kommunen/arbeidsgiver. Innkjøp ut over budsjett må bare skje etter behandling i lokallagsstyret. s12
Økonomi Retningslinjer for bruk av kontingentmidler på lokalplan Reiser, reiseregninger og godtgjøringer Her er regelen at man må prøve å reise rimeligst mulig. På reiseregninger, flybilletter, mv. må det alltid påføres hvem som har reist, når, hvilket formål, reisestrekning og evt. andre reelle opplysninger med henblikk på korrekt regnskapsførsel. Ved bruk av bil, må reiserute og adresse for start- og stoppsted angis. Reiseregningen må underskrives av den enkelte. Reiseregninger må alltid attesteres av en annen en den som har foretatt reisen. s13
Økonomi Retningslinjer for bruk av kontingentmidler på lokalplan Utbetalinger Som hovedregel bør alle utbetalinger foregå over bank. Alle utbetalinger må skje på grunnlag av dokumenterte bilag. Hvis tillitsvalgte har hatt utlegg på vegne av lokallaget, må dette refunderes i etterkant og ikke dekkes via forskuddsrutiner. Vi anbefaler at man bruker kredittkort i slike situasjoner for å unngå å få en likviditetsmessig belastning. Når lokallaget gir økonomisk tilskudd til aktivitet i klubbene, må også dette skje som en refusjon av konkrete utlegg eller betaling av innkomne regninger. Udokumenterte utbetalinger til bankkonti i klubbene må ikke forekomme. s14
Føring av lokallagenes regnskap ved fylkeskontoret Fylkeslaget tok over regnskapsføring og lønninnberetningen for lokallagene fra 1.januar 2011 i henhold til et vedtak i landsmøtet i 2009. For lokallagene innebærer dette følgende fra og med 1.januar 2011: Lokallagsstyret må sette opp budsjett som før. Det er ikke nødvendig å sende budsjettet inn til fylkeskontoret. Lokallaget har fortsatt ha disposisjonsrett over lokallagets driftsmidler på samme måte som før, og det er ut fra dette også lokallaget som sørger for alle betalinger fra bank. Lokallaget må fortsatt velge/ oppnevne en regnskapsansvarlig. Om dette ikke gjøres, så er det lokallagslederen som utfører oppgavene som regnskapsansvarlig. s15
Føring av lokallagenes regnskap ved fylkeskontoret Uavhengig av punktet ovenfor om regnskapsansvarlig, vil det fortsatt alltid være lokallagslederen som har det øverste økonomiske ansvaret for lokallagets økonomi. Lokallaget må sørge for at alle bilag blir attestert og anvist (alltid to personer fra styret som kontrollerer). Bilagene og kontoutskrift fra foregående måned sendes fylkeslaget senest den 15. i hver måned. Bilagene må ordnes slik at alle poster i kontoutskriften blir dokumentert. Regnskapsfører ved fylkeskontoret vil postere regnskapene fortløpende, og sende en økonomirapport tilbake til lokallaget. På denne måten kan lokallaget kontrollere økonomisk status opp mot budsjettet. s16
Utbetaling av honorar og møtegodtgjørelse til lokallagets styremedlemmer. Lokallaget kan ikke selv betale ut honorar og møtegodtgjørelse til sine styremedlemmer. Årsaken er at slike ytelser er oppgavepliktige i forbindelse med innbetaling av arbeidsgiveravgift. Det lokallaget må gjøre, er å sende en samlet liste til fylkeskontoret med opplysninger om hva utbetalingen gjelder, og navn, fødselsnummer og bankkonto til den som skal motta utbetalingen. Dersom beløpet overstiger kr 4.000,- per år, må det også legges ved en kopi av skattekort til den/de dette gjelder. Det mest praktiske er om det sendes en samlet liste eks to ganger per år. Når det gjelder fullmakter, så er det viktig at alle utbetalinger skjer i henhold til et protokollført vedtak i lokallagsstyret. Fylkeslaget kjører utbetalingene gjennom forbundets lønnssystem. Beløpet vil deretter bli trukket fra ved neste utbetaling av driftsmidler til lokallaget. s17
Brønnøysundregisteret Retningslinjer for bruk av kontingentmidler på lokalplan Alle lokallag må sørge for at de er registrert med et selvstendig organisasjonsnummer i Brønnøysundregisteret. Dette er en forutsetning i forhold til kundeforhold i bank, samt til lønnsinnberetningsrutiner og krav fra enkelte leverandører. s18
Agenda Økonomi og regnskap Utdanningsforbundets portal Utdanningsforbundets logo/ Designmanualen Tillitsvalgt-info E-post for lokallag Datasikkerhet s19
En guidet tur gjennom nettstedet: Forbundet lanserte nye nettsider i september 2010. Du får nå en liten guidet tur gjennom nettsidene. Vi ser på: -Sentral nettside -Fylkeslagets nettside -Lokallagets nettside Vi snakker også litt om: -Ekstranettet (medlemssidene) -Intranettet (for forbundet sentralt og fylkesstyrene) -Medlemsregisteret -Søkefunksjonen s20
Agenda Økonomi og regnskap Utdanningsforbundets portal Utdanningsforbundets logo/ Designmanualen Tillitsvalgt-info E-post for lokallag Datasikkerhet s21
Designmanual s22
Agenda Økonomi og regnskap Utdanningsforbundets portal Utdanningsforbundets logo/ Designmanualen Tillitsvalgt-info E-post for lokallag Datasikkerhet s23
Tillitsvalgt-info Vi ser på Tillitsvalgt-info. s24
Agenda Økonomi og regnskap Utdanningsforbundets portal Utdanningsforbundets logo/ Designmanualen Tillitsvalgt-info E-post for lokallag Datasikkerhet s25
E-post for lokallag Komme i gang med bruk av E-post for Lokallag Se eget hefte s26
Agenda Økonomi og regnskap Utdanningsforbundets portal Utdanningsforbundets logo/ Designmanualen Tillitsvalgt-info E-post for lokallag Datasikkerhet s27
Datasikkerhet Datasikkerhet - Håndtering av konfidensielle opplysninger - Vern mot tap av data - Beskyttelse mot sikkerhetstrusler fra internett og e-post - Arkivverdighet s28