Trinn for trinn -Legge inn arrangementsøknad i Sportsadmin. -Ta ut påmeldingsfiler for import i FriRes. -Resultat/rapportering på mindre stevne.
Gå til:www.sportsadmin.no og velg logg inn oppe til høgre Skriv inn brukarnavn og passord, dette er det samme som du brukar ved pålogging på minidrett.no Har du gløymt passord klikk på glemt passord. Manglar du brukarnavn og passord registrer deg på minidrett.no 2
1.Sjekk nede til venstre i menyen at du har valgt rett org ledd/funksjon. (bruk rullegardinmeny for å vere pålogga med rett funksjon). Du må også ha menypunktet Arrangement i venstremenyen. Har du ikkje val på ein av desse funksjonane får du ikkje lagt inn søknad før du har denne. For å legge inn arrangement må du anten vere leiar i klubb/gruppe eller ha fått oppretta funksjon som arrangementsansvarleg. Om du ikkje har tilgang- ta kontakt med kretskontoret som ordnar det. 2.Klikk på Arrangement i venstre meny. 3
1.Ny undermeny opnar seg og her vel du Administrer arrangementer 4
Dersom klubben har registrert arrangement som søknader tidlegare viser desse i tabell her. Om du vil redigere/endre allereie innlagte arrangement klikkar du på arrangementet og det opnar seg samme bilde og framdrift som ved ny søknad. Når du skal opprette nytt arrangement, klikk på opprett nytt arrangement til høgre. Dei andre felta er for å søkje opp tidlegare innlagde arrangement og er ikkje i bruk når du skal legge inn ny søknad. 5
Felt merka med * er obligatoriske og ein kjem ikkje vidare før ein har fyllt ut desse felta. Andre felt er valgfrie. 1 Arrangementets namn- skriv inn namn på arrangementet om det har namn. Er det f.eks eit seriestevne, skriv inn det i feltet. 2. Arrangør- dette feltet er normalt ferdig utfylt med klubbnavnet du er logga på som. 3.Dato- velg frå og til dato ved å klikke på kalenderikonet.dersom arrangementet går over fleire dagar vel du første og siste dag. Er det arrangement på ein dag set du same dato i begge felta. 4. Regelmessighet- dersom arrangementet er ein karusell med likt innhald kvar gong klikkar du på dette. Da kan du legge inn dato på alle arrangement i karusellen. Dersom du kun skal legge inn eit enkelt arrangement brukar du ikkje denne funksjonen. 5. Klokkeslett- feltet er ikkje obligatorisk men er klokkeslett fastsett kan du legge det inn. 6.Sted-skriv inn navn 7.Anlegg- skriv inn navn og du får opp forslag som ligg i databasen. (arr som ikkje går på fast anlegg kan droppe utfylling) 8. Kommune- normalt vil dette bli fyllt ut om du skriv inn anlegg, men vis ikkje kan du skrive det inn manuelt. Klikk Neste for å gå vidare. 6
1.Alle felt merka med *er obligatoriske og må fyllast ut før ein kjem vidare. Felta beskrivelse og dokumenter er valgfrie og ein kjem vidare utan å skrive i dei. 2. Arrangementsform: Klikk på rullegardinmeny og velg idrettsarrangement 3. Aktivitet/idrett: Klikk på rullegardinmenyen og velg 271 Friidrett 4. Nivå/type:Velg type arrangement du vil søkje om. Er ikkje ditt arrangement i lista velg Annet stevne. 5.Status: Her er ferdigutfylt søknad og det skal ikkje endrast. 6. Beskrivelse: Her kan ein skrive inn all info om stevnet ein vil ha publisert som fritekst. Det kan vere info om: klassar, startkontingent, evt påmelding ved start, kontaktpersonar med funksjonar, markedsførande tekst om arrangementet, link til nettside etc. Det du skriv i dette feltet vert synleg på nett i terminlista og har ein eigne nettsider for arrangementet kan ein gjerne vise til desse. 7. Dokumenter: Dersom ein har t.d stevneinnbyding som tekstdokument kan ein laste det opp slik at deltakarane kan lese det i terminlista og evt skrive den ut. Når du skal laste opp dokumentet må du først ha dette lagra på datamaskina di. Deretter klikkar du på Browse. Da får du opp mappene dine på harddisken og der vel du dokumentet du vil laste opp. Når du har merka det klikkar du Legg til dokument og dokumentet vert synleg i feltet Dokumentnavn/Beskrivelse. Klikk neste for å gå vidare. 7
1. Sjekk at postnr merka med * er utfylt 2. Dersom du vil legge inn kontaktinfo til personar som har funksjon/leiaransvar under arrangementet klikkar du på velg funksjon.velg deretter funksjonen du vil opprette i rullegardinmeny og klikk på søk person. Da vil du kunne søke opp rett person i databasen og denne vert synleg på nett med kontaktinformasjon med den rolla du har oppretta på vedkommande. Du kan legge til fleire funksjonar på same arrangement. NB! Dette feltet er ikkje obligatorisk og kan sløyfast om ein vil. 3. Klikk neste for å gå vidare. 8
1.Påmeldingsperiode- legg inn dato når du vil opne for påmelding og når du vil stenge for påmelding. Her er ferdigutfylt dato, men den kan/bør endrast. Klikk på kalendarikonet og velg dato. Om du ikkje vil ha påmeldingsdato men kun ha denne i fritekstfelt tidlegare (eks påmelding på stadion før start) tek du vekk dato i desse felta. 2.Tillat individuell påmelding i Min Idrett- dette feltet er ferdig avkryssa. Da blir det automatisk lagt ut webpåmelding for arrangementet der utøvar sjølv og ikkje kun klubb kan melde på. 3. Tillat påmelding utan organisasjonstilknytning- dersom ein vil tillate påmelding for utøvarar som ikkje representerer klubb hak ut denne. 3. Online betaling- dersom gruppa er registrert som betalingsmottakar kan ein bruke denne funksjonen. OBS: det forutset at den enkelte utøvar betaler sjølv ved påmelding, ellers blir ikkje påmelding registrert. 4. Klikk neste for å gå vidare. 9
Du skal no legge inn klassar og øvelsar. Er arrangemenetet over fleire dagar er det lurt å starte med å velje dette for dag 1 først. Da må du huske og legge inn dato for kvar dag så blir dette sortert på webpåmelding på dag. Du kan også legge inn startkontingent og om denne varierer frå klasse til klasse er det lurt og velje dei klassane som har lik kontingent samtidig. Felta dato, tid, og startkontingent er ikkje obligatoriske. 1. Velg klasse i felt til venstre. Du kan merke fleire klassar ved å halde nede CRTL tast samtidig som du klikkar på klassane du skal ha. 2. Klassane du har valgt er no merka med blått. For å forenkle val av øvelsar kan du velje disiplin under menyen gruppering. Du kan t.d velje flatløp for alle løpsøvingane og få opp kun løpsøvingane i feltet øvelse. Når du har valgt øvingar på løp (bruk CRTL tast for å velje fleire øvinga samtidig) og klikka legg til er desse lagra. (sjå skjembildet på side 10 i denne rettleiinga) Du kan så velje på nytt i feltet gruppering og velje t.d kast. Dersom du ikkje klikkar i feltet klasse på nytt beheld du merkinga på same klassane og kan velje t.d kastøvingane. Fortsett til du har fått lagt inn dei øvelsar og klassar du skal ha for dagen/stevnet. Om du ikkje gjer val i feltet Gruppering får du opp absolutt alle øvingane i feltet øvelse. Husk å klikke legg til for å lagre. Lagra øvelsar og klassar kjem til syne i feltet under. Skal du slette øvingar går du inn i tabellen og slettar det. Når du vil fjerne merkinga på klassane og vil velje nye klikkar du berre på feltet klasse og vel nye klassar. 3. Opprett klasse- dersom du skal ha andre klassar enn dei som ligg inne som standard klikkar du på opprett ny klasse (gul markering) og følgje prosedyre der. (Sjå skjermbildet du får opp på side 12 i denne rettleiinga). 4. Når du har fått lagt inn alle klassar og øvingar klikk fullfør og arrangementet er oppretta som søknad. Vil du gjere endringar i det du har lagt inn gå tilbake til starten der du har oversikta over arrangementa som er lagt inn på klubben, velg arrangementet og køyr igjennom same prosedyre som da du oppretta arrngementet og gjer dei endringar du skal undervegs. Når krets har godkjendt søknaden blir den publisert i terminliste på nett. 10
EKSEMPEL PÅ FLEIRVALG VED BRUK AV CRTL TASTEN: Eksempel på fleirvalg ved bruk av CRTL tasten både på klassar og øvingar. 11
SKJERMBILDE EIN FÅR VED Å KLIKKE PÅ OPPRETT KLASSE Klikkar du opprett klasse får du dette skjermbildet. Fyll inn minimum obligatoriske felt merka med * og klikk fullfør. Om det er behov for endringar i arrangementet kan ein berre ta same prosedyre og endre det som er nødvendig men ein må gå igjennom alle sidene til ein kjem til fullfør før endringane vert lagra. 12
Ta ut påmeldingsfil ved webpåmelding Eksport til FriRes eller Exel Søk først opp aktuelt arrangement (ligg under arrangementer i meny til venstre) Dobbeltklikk på arr namn og opne arrangementet. 13
Velg først arkfane «deltagere» Velg filtype Fri Res i rullegardinmenyen og klikk last ned. Lagre fila som startar med filnavnet Frires_event ID xxxxxx. Fila kan sendast på e-post til arr ansvarleg på Fri Res og importerast der. Om ein vil kan ein ta ut ei exelfil ved å gjere det valget i rullegardinmenyen. (kan brukast på mindre stevne.) 14
Resultatadmin: Logg på som ved innlegginga av arrangement og finn arr du skal legge inn resultat på og opne dette. Velg «Resultater» 15
Klikk på «importer påmeldte» og systemet hentar frå webpåmeldinga og legg inn resultat, vind etc. Merk av for godkjendt om alt er ok. Dersom ein ikkje har brukt webpåmelding legg ein inn deltakarane manuelt på dei klassar/øvelsar som er approberte/godkjende i sportsadmin for stevnet. Klikk deretter på «send inn» og stevnet er ferdig rapportert og res går til statistikkførarane. Systemet vert utvikla vidare med modul der resultatliste kan sendast rett til media med eit format som er tilpassa for bruk hos aviser. Blir testa ut vinteren/våren 2016. 16
Notatar: 17