Forvaltning av utplassert kunst

Oslo kommune Kommunerevisjonen Rapport 4/2008 Forvaltning av utplassert kunst 2008 Rutiner og tiltak for å sikre Oslo kommunes kunst utenfor museene Kommunerevisjonen integritet og verdiskaping

Rapport nr. 4/2008 Publikasjoner fra Kommunerevisjonen i Oslo 1/2007 Oppfølgingsundersøkelse Undervisningsbygg Oslo KF 2/2007 Kontroller i og rundt det elektroniske bestillings- og fakturasystemet i Oslo kommune 3/2007 Intern kontroll i og rundt IT-systemer - Samlerapport 2006 4/2007 Offentlige anskaffelser - etterlevelse av regelverk 5/2007 Bydelenes bruk av korttidsplasser 6/2007 Økonomisk forvaltning av brukermidler i samlokaliserte boliger 7/2007 Bydelenes behandling av søknad om fast plass i sykehjem 8/2007 Tildeling av spillemidler til idrettsanlegg 9/2007 Skolefritidsordningen i Oslo kommune - status for tilbudet 10/2007 Saksbehandling døgnovernattingssteder - Bydel Gamle Oslo og Bydel Østensjø 11/2007 Psykisk helsearbeid - tre bydelers samarbeid med spesialhelsetjenesten 12/2007 Anskaffelsesrutiner i Boligbygg Oslo KF 13/2007 Anskaffelsesrutiner i Oslo Havn KF 14/2007 Leveranser fra PEAB Norge AS til Undervisningsbygg Oslo KF 15/2007 Leveranse og journalføring i hjemmesykepleien 16/2007 Systemgjennomgang av byggesaksprosesser i Plan- og bygningsetaten 17/2007 Offentlige anskaffelser i Renovasjonsetaten 1/2008 Bydelenes tilsyn, oppfølging og kontroll ved fosterhjemsplasseringer. Oppfølging av rapportene 23/2004 og 29/2004 om barn i fosterhjem 2/2008 Intern kontroll i og rundt Socio 3/2008 Anskaffelser i Kollektivtransportproduksjon AS For mer informasjon om Kommunerevisjonen og våre rapporter, se www.krv.oslo.kommune.no Omslagsfotoet viser en utsmykking utført av Bjørn Ransve, innkjøpt til en Oslo-skole i 1988/89. Teknikken er olje på møbelplate, det måler 1,22 m i høyden og er 11 m bredt. Innkjøpssummen var 150 000 kr. Blomqvist kunsthandel i Oslo anslår at en antatt salgsverdi per 2008 kan ligge mellom 400 000 og 600 000 kr.

Forvaltning av utplassert kunst Forord Denne rapporten er et resultat av et forvaltningsrevisjonsprosjekt om forvaltning av utplassert kunst i Oslo kommunes virksomheter. Kommunerevisjonen har vurdert virksomhetenes etterlevelse av føringene som er gitt i bystyrets vedtatte instruks for forvaltning av utplassert kunst. Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave for Oslo kommune etter kommuneloven av 25. september 1992 med endringer av 12. desember 2003. Formålet med forvaltningsrevisjon er nedfelt i kommuneloven 77 nr. 4, som har følgende ordlyd: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Forvaltningsrevisjonsprosjektet ble opprinnelig behandlet og vedtatt som uprioritert av kontrollutvalget i møter 24.08.2006, sak 86 og 24.01.2007, sak 11. Prosjektet ble vedtatt opprioritert 31.05.2007, sak 63. Prosjektet tilhører området store brukergrupper i overordnet plan for forvaltningsrevisjon, som ble vedtatt av bystyret 16.03.2005. Prosjektet er gjennomført med Cecilie Karlsen som prosjektleder og Trine Wold Larsen som prosjektmedarbeider. Vi vil takke alle berørte i Kulturetaten og i bydeler, etater og kommunale foretak for godt samarbeid og nødvendig bistand i løpet av prosjektet. 10. april 2008 Johnny Pedersen avdelingsdirektør Cecilie Karlsen revisjonsrådgiver Kommunerevisjonen 1

Rapport nr. 4/2008 Innhold Hovedbudskap...5 Sammendrag...5 1. Innledning...9 1.2 Formål... 10 1.3 Problemstillinger...10 1.4 Avgrensninger...10 1.5 Revisjonskriterier...10 1.6 Metode... 11 1.7 Rapportens struktur... 11 2. Kulturetatens forvaltning...13 2.1 Oversikt over utplasserte kunstverk... 15 2.2 Rapportering i årsberetningen... 16 3. Virksomhetenes forvaltning...16 3.1 Oversikt, rapportering og kontrollrutiner... 16 3.1.1 Skriftlig oversikt over kunstverk... 16 3.1.2 Oppdaterte og detaljerte oversikter... 17 3.1.3 Kontrollaktiviteter... 19 3.1.4 Rapportering i årsmeldinger... 20 3.2 Oppdatering av e-kunstbasen... 20 3.2.1 Melding om flytting... 20 3.2.2 Lagring av kunst... 22 3.2.3 Tilbakelevering... 22 3.2.4 Utlån til tredjepart... 23 3.2.5 Merking av kunst... 23 3.2.6 Erverv... 24 3.3 Håndtering og ivaretakelse... 25 3.3.1 Lokale endringer i verkets omgivelser... 25 3.3.2 Kassasjon... 26 3.3.3 Tyveri og andre tap... 26 3.3.4 Skader på og vedlikehold av kunst... 27 3.4 Øvrige funn og vurderinger... 29 3.4.1 Overvåking av rapportering i årsmeldinger... 29 3.4.2 Mangel på informasjon... 30 4. Konklusjon og anbefalinger...30 4.1 Konklusjon... 30 4.2 Anbefalinger... 31 5. Tilbakemeldinger og avsluttende vurderinger...32 5.1 Tilbakemelding fra Kulturetaten... 34 5.2 Tilbakemelding fra byrådsavdeling for kultur og utdanning... 35 5.3 Tilbakemelding fra byrådsavdeling for byutvikling... 36 5.4 Tilbakemelding fra byrådsavdeling for miljø og samferdsel... 36 5.5 Tilbakemelding fra byrådsavdeling for næring og idrett... 37 5.6 Tilbakemelding fra byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester... 37 5.7 Tilbakemeldinger fra bydeler... 38 5.8 Tilbakemeldinger fra øvrige etater og foretak... 38 Referanser...39 2 Kommunerevisjonen

Forvaltning av utplassert kunst Vedlegg 1 Metode...41 Vedlegg 2 Instruks for forvaltning av utplassert kunst...43 Vedlegg 3 Høringssvar...46 Kommunerevisjonen 3

Forvaltning av utplassert kunst Hovedbudskap Kommunerevisjonen har undersøkt i hvilken grad bystyrets vedtatte instruks for forvaltning av utplassert kunst blir etterlevd i Oslo kommunes virksomheter. Undersøkelsen har avdekket avvik på så godt som alle punktene i instruksen. Samlet sett er forvaltningen av Oslo kommunes kunst utenfor museene ikke tilfredsstillende. Det er svakheter i oversikt over og kontroll med kunstverk både i virksomhetene som forvalter kunsten, og i Kulturetaten som har det overordnede forvaltningsansvaret. Sammendrag Bystyret vedtok i sak 251/2003 Instruks for forvaltning av kunstverk i Oslo kommunes virksomheter. Hvis denne instruksen følges i alle virksomheter, utgjør den et internkontrollsystem som kan bidra til god forvaltning av kunst utenfor museene. Kommunerevisjonen har gjennomført en undersøkelse om forvaltning av kunst i henhold til instruksen. Undersøkelsen omfatter så å si alle etater, bydeler og kommunale foretak, i alt 50 virksomheter. Blant disse er Kulturetaten (KUL), som har det overordnede ansvaret for kunst utenfor museene. Kommunerevisjonen har samlet inn data via spørreskjema og intervjuer, og har dessuten gjennomgått dokumentasjon fra virksomhetene over forvaltet kunst. I tillegg til dette har Kommunerevisjonen brukt data fra e-kunstbasen, som er Kulturetatens register over utplassert kunst. Undersøkelsen viser at det er avvik på så godt som alle revisjonskriteriene som er hentet fra instruksen. Til tross for at det finnes eksempler på virksomheter som hver for seg forvalter utplassert kunst i tråd med føringene, er Kommunerevisjonens konklusjon om praktiseringen følgende: Det er svakheter i oversikt over og kontroll med kunstverk både i virksomheter som forvalter utplassert kunst, og hos KUL. Rapporteringen fra virksomhetene til KUL om hvor kunstverkene befinner seg og hvilken tilstand de er i, fungerer ikke alltid som den skal. Selv om rapportering til KUL skjer i tråd med instruksen, blir tilbakemeldingene ikke systematisk fulgt opp av etaten. KULs register over utplasserte kunstverk i kommunens virksomheter var så godt som fullstendig og oppdatert i 2001, men har siden ikke blitt oppdatert i tråd med endringer. Det er svakheter i den pålagte rapporteringen om forvaltning av kunst i årsmeldingene, og KUL følger ikke med på denne rapporteringen. Etter Kommunerevisjonens mening er virksomhetenes forvaltning av utplassert kunst ikke tilfredsstillende. Undersøkelsen har avdekket forbedringsmuligheter på alle nivå og i de aller fleste virksomheter. Fraværet av tilfredsstillende kontroll med og oversikt over kunsten utenfor museene innebærer en betydelig risiko for at kommunens kunstverk stjeles, forringes og ødelegges, og åpner for mislighold. Kommunerevisjonen anbefaler samtlige virksomheter å gjennomgå sin forvaltning av kunst, og å følge den instruksen bystyret har vedtatt. Kommunerevisjonen 5

Rapport nr. 4/2008 Kommunerevisjonen anbefaler Kulturetaten å gjennomføre nødvendige tiltak på følgende områder: Bringe registeret over kunst utenfor museene (e-kunstbasen) i samsvar med faktisk status. Følge med på og følge opp tilbakemeldinger fra virksomhetene (om flytting, lagring, mangelfull merking, erverv, bygg-/interiørrelaterte endringer, tyveri/tap, skader og vedlikehold) innen rimelige tidsfrister. Rapportere i årsmeldingen om sitt arbeid med oversikt og kontroll av kunstverkene i virksomhetene og om gjennomføring av bestemmelsene i instruksen fra og med punkt 5 til og med punkt 16, jf. vedlegg 1. Følge med på og følge opp virksomhetenes rapportering om forvaltning av utplassert kunst i årsmeldingene innen rimelige tidsfrister. Kommunerevisjonen anbefaler alle virksomheter å iverksette nødvendige tiltak på følgende områder: Sørge for at virksomheten har en fullstendig og oppdatert skriftlig oversikt over utplassert kunst i tråd med føringene i instruksen. Oversikten bør egne seg for oppdatering etter kontrollaktiviteter og andre endringer i virksomheten. Gjennomføre kontroll med utplassert kunst i samtlige lokaler/deler av virksomheten årlig eller oftere, og oppdatere virksomhetens oversikt over kunst etter gjennomført kontroll. Kontrollaktivitetene bør dokumenteres skriftlig. Sende en oppdatert skriftlig oversikt over utplassert kunst til KUL etter gjennomført kontroll. Sørge for at virksomheten rapporterer om sin forvaltning av utplassert kunst i årsmeldingene i tråd med føringene i instruks og rundskriv/fellesskriv. Rapporteringen bør være basert på gjennomførte kontrollaktiviteter og oppdatert skriftlig oversikt i virksomheten. Gi tilbakemeldinger til KUL om flytting, lagring, mangelfull merking, erverv, bygg- / interiørrelaterte endringer, tyveri/tap, skader og vedlikehold uten unødig opphold. Levere kunstverk som ikke lenger ønskes utplassert, tilbake til KUL. KUL bør konsulteres om behandling av kunstverkene ved returneringen. Virksomhetene skal bekoste returtransporten selv. Konsultere KUL ved erverv av kunst gjennom eget innkjøp. Konsultere KUL for vurdering av vedlikeholdsbehov på utplasserte kunstverk i virksomheten. Bekoste eventuelle utgifter til utbedring av skader og vedlikehold på utplasserte kunstverk i virksomheten. Sørge for at instruksen for utplassert kunst og det derav følgende ansvaret for kontrollhandlinger og nødvendige rapporteringsrutiner er delegert og gjort kjent i alle deler av virksomheten, særskilt hvis denne omfatter desentraliserte avdelinger/enheter. Kommunerevisjonen har mottatt høringsuttalelser fra flere byrådsavdelinger og virksomheter, disse ligger som vedlegg til rapporten. De viktigste tilbakemeldingene i høringsuttalelsene er referert i kapittel 5, sammen med Kommunerevisjonens vurderinger av disse. I flertallet av høringsuttalelsene blir det meldt tiltak basert på rapportens anbefalinger. 6 Kommunerevisjonen

Forvaltning av utplassert kunst Samlet sett mener Kommunerevisjonen at høringsuttalelsene ikke gir grunnlag for endringer i rapportens opprinnelige vurderinger, konklusjoner og anbefalinger. En rekke virksomheter har ikke gitt tilbakemelding på rapporten. Enkelte som har gitt tilbakemelding, har ikke meldt tiltak i forbindelse med rapportens anbefalinger. Kulturetatens og byrådsavdelingenes oppfølging av sine meldte tiltak vil kunne få konsekvenser for praksis i virksomhetene. På basis av disse forholdene vil Kommunerevisjonen gjennomføre en oppfølgingsundersøkelse i 2009. Kommunerevisjonen 7

Forvaltning av utplassert kunst 1. Innledning 1.1 Bakgrunn Dette forvaltningsrevisjonsprosjektet dreier seg om Oslo kommunes forvaltning av utplassert kunst. Med utplassert kunst menes kunstverk som kommunen eier, og som befinner seg utenom de kommunale museene. Det er et kulturpolitisk mål at den kommunalt eide kunsten skal være tilgjengelig for innbyggerne. Kulturetaten 1 har ansvar for Oslo kommunes kunst. Totalt forvalter etaten ca. 65 000 kunstverk, hvorav ca. 18 000 befinner seg utenfor museene. Hoveddelen av kunsten utenfor museene består av grafiske trykk, malerier, foto og tekstil. I tillegg kommer henimot 500 utendørs skulpturer og en rekke utsmykninger i kommunens bygg. I Kulturetaten er det avdelingen Kunst i Oslo (KiO) som har det overordnede ansvaret for all innen- og utendørs kunst utenom museene. Forvaltningen innebærer registrering av nyinnkjøp, ha oversikt over hvor alt er til enhver tid, vedlikehold/konservering og veiledning mht. kunstforvaltning, og vedlikehold i de enkelte virksomheter. Virksomhetene som har lånt kunst fra KUL, og/eller som selv har ervervet kunst, har et selvstendig ansvar for å ha oversikt og kontroll over kunstverkene hos seg. De har ansvar for å behandle, oppbevare og transportere kunstverkene på en forsvarlig og sikker måte. Kunsten representerer verdier. I tillegg til kunstverkenes kulturhistoriske og estetiske egenverdi og bruksverdi, har de en markedsverdi. Kommunerevisjonen har ikke selv gjort eller funnet noe anslag over hvor store pengesummer kunstverkene utenfor museene representerer. Det vil være et krevende arbeid, fordi samlingen omfatter verk av svært ulik kvalitet, og fordi markedsverdien er relativ og variabel. Det er likevel grunn til å anta at den samlede økonomiske verdien av samlingen er betydelig. I 2002 utarbeidet Kommunerevisjonen en sak om utplassert kunst basert på en redegjørelse fra Kunstsamlingene over status for registrering av utplassert kunst som ble lagt fram for kontrollutvalget (sak 57 av 06.06.2002). Her viste Kunstsamlingene til at det var laget utkast til retningslinjer for forvaltning av utplasserte kunstverk. Kontrollutvalget vedtok i saken blant annet at: Kontrollutvalget forventer at det utformes nødvendige kontrolltiltak i de nye retningslinjene, og at det innarbeides rutiner for rapportering i årsberetningen om gjennomførte kontrollhandlinger for Kunstsamlingene og øvrige virksomheter. Bystyret vedtok i sak 251/2003 Instruks for forvaltning av kunstverk i Oslo kommunes virksomheter. Instruksen gjelder alle kommunale virksomheter, også kommunale foretak, slik byrådet presiserte i byrådssak 1179/04 om endring av instruksen. Også før bystyret vedtok nevnte instruks, har kunsten utenfor museene vært omfattet av internkontrollrutiner. Dokument 103/1991 Oslo kommunes regler for registrering av inventar og utstyr pålegger den enkelte virksomhet minst årlig å registrere og 1 Kulturetaten har i perioden 01.01.2005 01.04.2008 vært en del av Kultur- og idrettsetaten (KIE). Kommunerevisjonen refererer for enkelthets skyld til Kulturetaten/KUL i rapporten. Kommunerevisjonen 9

Rapport nr. 4/2008 kontrollere inventar og utstyr, herunder kunstverk, og legger føringer for registreringsmetode og fortegnelsesform. Dette dokumentet gjelder fremdeles, men elementene i det som omfatter kunst, dekkes nå av instruksen fra 2003. Kommunerevisjonen gjennomførte i 2006 et prosjekt om bevaring av kunst i museene, dvs. Munch-museet, Vigeland-museet og Stenersen-samlingen (rapport nr. 7/2006, Bevaring av kunst i Oslo kommune). Rapporten viste at bevaringsforholdene ved Munch-museet var bra, men ikke optimale mht. gjennomføring av direkte konservering, klimaforhold og sikkerhet. Med utgangspunkt i at Oslo kommunes kunstverk skal bevares på en mest mulig forsvarlig måte, så det ut til at det var forbedringspotensial både med tanke på direkte konservering, klima og sikkerhet ved Stenersenmuseet og Vigeland-museet. Denne rapporten tar for seg etterlevelsen av bystyrets vedtatte instruks for forvaltning av utplassert kunst. Instruksen beskriver Oslo kommunes internkontrollsystem for forvaltning av kunsten utenfor museene. Hvis instruksen blir fulgt i alle ledd, kan det bidra til god forvaltning av kunsten. Undersøkelsen omfatter alle etater, bydeler og kommunale foretak. 1.2 Formål Prosjektet skal bidra til god forvaltning av utplassert kunst i Oslo kommunes virksomheter ved å finne eventuelle forbedringsområder som gjelder etterlevelsen av bystyrets vedtatte instruks. 1.3 Problemstillinger Hovedproblemstillingen i undersøkelsen er i hvilken grad bystyrets vedtatte instruks for forvaltning av utplassert kunst blir etterlevd i virksomhetene. 1.4 Avgrensninger Prosjektet dreier seg om den delen av Oslo kommunes kunst som befinner seg utenfor museene, med unntak av de ca. 500 utendørs skulpturene som er underlagt KULs direkte forvaltning. Det omfatter ikke kunst i statlig eller privat eie som måtte befinne seg i eller ved kommunale virksomheter. Det omfatter heller ikke kommunalt eid kunst som av historiske årsaker eller via organisasjonsendringer etc. nå befinner seg i statlige eller private virksomheter. Eiendomsforetakene Omsorgsbygg Oslo KF og Undervisningsbygg Oslo KF har et potensielt tosidig forvaltningsansvar for utplassert kunst, dels som forvalter av lånt/ervervet kunst, og dels som forvalter av utendørs, eventuelt veggfast kunst i byggene de eier og drifter. Kommunerevisjonen har ikke gått nærmere inn på problemstillinger knyttet til denne tosidige forvaltningen i undersøkelsen. Enkelte mindre enheter og avdelinger som for eksempel Forhandlings- og strategienheten, Storbyavdelingen og Vederlagsutvalgets sekretariat, er unntatt fra undersøkelsen. 1.5 Revisjonskriterier Revisjonskriteriene utgjør målestokken som ligger til grunn for revisjonens vurderinger av virksomhetenes praksis. Revisjonskriteriene er utledet av bystyresak 251 av 10 Kommunerevisjonen

Forvaltning av utplassert kunst 27.08.2003, Instruks for forvaltning av kunstverk i Oslo kommunes virksomheter (se vedlegg 1) og av aktuelle rundskriv/fellesskriv knyttet til virksomhetenes årsberetninger (fellesskriv 11/2006 og rundskriv 33/2006). Revisjonskriteriene presenteres sammen med fakta og vurderinger i kapitlene 2 og 3. 1.6 Metode Prosjektet er rettet mot Kulturetaten, som har det overordnede ansvaret for forvaltningen av kunst i Oslo kommune. Problemstillingene er belyst gjennom kvalitative intervjuer, en spørreundersøkelse i alle virksomheter, og dokumentanalyse, jf. rapportens vedlegg 1. Kommunerevisjonen har i perioden juni desember 2007 intervjuet og hatt flere møter med avdelingssjef for kunst og kultur i KUL og med ansvarshavende for Kunst i Oslo. Informasjonen fra intervjuene er verifisert av informantene. Vi har i oktober 2007 gjennomført en breddeundersøkelse i 50 kommunale virksomheter. Kommunerevisjonen har samlet inn data via elektroniske spørreskjema (Questback) med spørsmål om virksomhetenes praksis mht. oversikt, kontroll og forvaltning av utplassert kunst. I tillegg har Kommunerevisjonen fått oversendt og gått gjennom dokumentasjon over utplassert kunst i virksomhetene. Kommunerevisjonen har også innhentet og brukt data fra KULs e-kunstbase i undersøkelsen i perioden november 2007 februar 2008. E-kunstbasen er ikke en fullt ut pålitelig datakilde fordi den ikke er fullstendig eller oppdatert, slik vi beskriver i kapittel 2. Dette har Kommunerevisjonen tatt hensyn til i bruken, tolkningen og vurderingen av disse dataene. Samlet sett mener vi at data er egnet til å gi et gyldig og pålitelig grunnlag for faktaframstillingen, vurderingene og konklusjonene i rapporten. 1.7 Rapportens struktur Rapportens kapittel 2 innledes av en kort beskrivelse av Kulturetatens ansvar for utplassert kunst og aktuell status for kunst utenfor museene. Deretter presenterer vi revisjonskriterier, fakta og vurderinger knyttet til Kulturetatens forvaltning av denne kunstmassen. Kapittel 3 dreier seg om revisjon av virksomhetenes praksis i henhold til instruksen. Til sist, i kapittel 4, tilkjennegir Kommunerevisjonen de konklusjoner og anbefalinger vi har kommet fram til på basis av undersøkelsen. Kapitlene 1 4 (foreløpig rapport) har vært sendt på høring til alle berørte virksomheter og byrådsavdelinger. Kapittel 5 inneholder hovedtrekkene i høringsuttalelsene og Kommunerevisjonens vurdering av disse. Høringsuttalelsene er lagt som vedlegg i denne rapporten. Kommunerevisjonen 11

Forvaltning av utplassert kunst 2. Kulturetatens forvaltning KUL er kommunens faginstans i saker som angår bildende kunst og har det faglige tilsyn med det Oslo kommune eier av kunstverk i offentlige bygg og med byens skulpturer i kommunal eie. Etaten har ansvar for drift av Munch-museet, Vigelandmuseet, Stenersenmuseet og Middelalderkontoret / Oslo Ladegård, og forvalter samlet ca. 65 000 kunstverk. Det følger av bystyrets vedtatte instruks for forvaltning av utplassert kunst at KUL har det overordnede ansvar for oversikt og kontroll over kunstverkene i virksomhetene. KULs avdeling Kunst i Oslo (KiO) har ansvaret for registrering, utplassering og vedlikehold av eldre og ny kunst som befinner seg i kommunale bygninger, det vil si all kunst Oslo kommune eier utenom Munch-museet, Stenersenmuseet og Vigelandmuseet. Samlingen omfatter ca. 18 000 kunstverk. Forvaltningen innebærer registrering av nyinnkjøp i de enkelte virksomheter, oversikt over hvor alt er til enhver tid, vedlikehold/konservering og veiledning mht. kunstforvaltning og vedlikehold i de enkelte virksomheter. Avdelingen har på undersøkelsestidspunktet en fast stilling. Avdelingen er Oslo kommunes faginstans i saker vedrørende billedkunst. Den er også sekretariatet for 2 %-fondet, det vil si Oslo kommunes utsmykkingsfond, og innkjøpskomiteen for kunst i Oslo. Kunst i Oslo foretok i årene 1996 2001 et omfattende registreringsarbeid der samtlige kommunale lokaler ble besøkt, og alle kunstverkene en kom over, ble registrert som Oslo kommunes kunst (OKK). Opplysningene om kunstverkene er samlet i en database, fordelt på skulpturer (OKK S), utsmykninger (OKK U) og øvrige verk (OKK E). Databasen omfatter både Oslo kommunes kunstverk og kunstverk som befinner seg i det offentlige rom, men som har andre eiere. I denne rapporten vil vi henvise til e- kunstbasen når det er snakk om denne databasen. Ifølge KiOs e-kunstbase fordeler kunsten utenfor museene seg slik per 13. februar 2008 2 : Tabell 1: Eierskap til kunst utenfor museene Kategorier Status i 2002 Status i 2008 Antall kunstverk i databasen 20 190 20 508 Antall andre eiere 3 1752 1393 Antall uten avklart eierskap - * 237 Antall kommunale kunstverk (OKK) 18 438 18 878 * Opplysninger mangler, er inkludert i andre eiere I 2002 var det ifølge KUL til sammen 1029 kunstverk registrert fra gammelt av på virksomheter som ikke lenger eksisterer og i små, desentraliserte avdelinger som ikke 2 Kommunerevisjonen har basert seg på tabelloppsettet for oversikt over kunst utenfor museene som ble brukt i Kunstsamlingenes redegjørelse i brev til Kommunerevisjonen av 30.04.2002 (underlag for kontrollutvalgets sak 57/2002). Dette gjør vi blant annet for å kunne sammenlikne med 2008-data som KUL har supplert med. Tabelloppstillingen er dermed ikke utformet av Kommunerevisjonen. 3 Ifølge KUL er dette kunstverk som tilhører staten, borettslag, privat næringsliv, Helse Øst, Kirkelig fellesråd, og kommunale etater som er omdannet til aksjeselskap. Kommunerevisjonen 13

Rapport nr. 4/2008 ble kontrollert i registreringsprosjektet. KUL har bidratt med noen eksempler på slike registreringer, jf. tabell 2: Tabell 2. Eksempler på oppført lokalisering i e-kunstbasen 4 Kategorier Status i 2002 Status i 2008 OKK oppført uten lokalisering i det hele tatt 35 33 OKK oppført med ukjent lokalisering 98 95 OKK oppført på Sosiale etater og 77 72 Sosialrådmannen OKK oppført på Helserådet (Oslo helseråd) 63 55 OKK oppført på nedlagte skoler 150 -* OKK oppført på Kommuneinstallasjonen 15 16 * Opplysninger mangler E-kunstbasen har følgende opplysninger om kunstverk som av ulike årsaker ikke er funnet eller er gått tapt: Tabell 3. Oversikt over manglende kunstverk Kategorier Status i 2002 Status i 2008 OKK-kunstverk som ikke er funnet (ukjent 1 832 1 774 årsak) OKK-kunstverk tapt grunnet brann, ulykke 26 -* og lignende OKK-kunstverk som er kondemnert 22 24 OKK-kunstverk som er stjålet 49 51 Totalt 1 929 -* * Opplysninger mangler Av de kunstverk som ikke er funnet (1832 / 1774), er antallet slik i de forskjellige kategorier: Tabell 4. Kunstverk som av ukjent årsak ikke er funnet, fordelt på type kunst Kategorier Status i 2002 Status i 2008 Malerier 209 205 Grafikk 1238 1189 Skulptur 60** 59** Tegninger 242 241 Tekstil 44 40 Annet 39 40 ** Ifølge KUL er henholdsvis 15/14 av disse utendørs skulpturer, resten innendørs. Av de hhv. 15/14 er 3 av dem høyst sannsynlig kondemnert uten Kunstsamlingenes viten (lekeskulpturer i polyester). Innendørsskulpturene er ofte små objekter som f.eks bord- og veggskulptur i gips og terrakotta, som er relativt lett knusbare materialer. 4 Tabellen er tatt med som eksempel, og omfatter ikke alle registrerte lokaliseringer for de 1029 savnede verkene. 14 Kommunerevisjonen

Forvaltning av utplassert kunst 2.1 Oversikt over utplasserte kunstverk Revisjonskriterium KUL skal ha et fullstendig og oppdatert register over alle utplasserte kunstverk i virksomhetene. (Instruksens pkt. 1.3) Fakta E-kunstbasen ble opprettet i 1992, og er basert på gamle arkivkort, innkomstjournaler og tidligere registreringer og oversikter. Registreringsprosjektet som ble gjennomført i årene 1996 2001, omfattet som nevnt samtlige kommunale virksomheter. Opptil tre personer jobbet på heltid med å registrere kunsten. E-kunstbasen ble oppdatert mht. hvor verk befant seg og hvilke som evt. ikke lenger var å finne, og umerkede verk ble merket og innregistrert. Ifølge KiO kan e-kunstbasen inneholde feil og mangler. Både oversiktene som e- kunstbasen opprinnelig ble basert på, og det senere registreringsprosjektet, kan på enkelte punkter ha omfattet mangelfull og feilaktig informasjon om det enkelte verk. Registreringen kan i seg selv ha vært opphav til feil. KiO peker også på at e-kunstbasen kan være ufullstendig når det gjelder å omfatte samtlige kunstverk: Informasjonen som databasen ble basert på (arkivkort, innkomstjournaler, øvrige oversikter og registreringer), kan ha vært ufullstendig. Selv under den omfattende gjennomgangen i årene 1996 2001 er det en risiko for at en ikke kom over samtlige verk. KiO forteller at det fremdeles dukker opp bilder som ble registrert forsvunnet under gjennomgangen i virksomhetene. En har heller ikke full oversikt over kunst som har befunnet seg i tidligere kommunale virksomheter, og som senere er omgjort til statlig eller privat virksomhet. Ifølge KUL var e-kunstbasen per 2001 så oppdatert og fullstendig som mulig, med forbehold om mulige feil, mangler og ufullstendigheter. Siden registreringsprosjektet ble avsluttet, har KiO måttet basere seg på rapportering fra virksomhetene for å holde oversikt over kunstverkene. Dette følger også av instruksen for utplassert kunst. I løpet av disse årene har kommunale virksomheter vært omfattet av omorganiseringer, etableringer, nedleggelser og sammenslåinger. Siden 2001 har KUL ikke hatt bemanning til å oppdatere basen, så det er et etterslep på oppdateringer over en årrekke. Ifølge intervjuene har oppdateringer av e-kunstbasen skjedd tilfeldig og usystematisk i de senere årene, avhengig av bemanning i KiO. Per 2008 er det en person som har hovedansvaret for forvaltningen i KiO og for oppdatering og vedlikehold av e-kunstbasen, i tillegg til oppgavene for 2 %-fondet. Vurdering KUL har et register over utplasserte kunstverk i kommunens virksomheter. Registeret er imidlertid verken fullstendig eller oppdatert. I praksis medfører dette at Oslo kommune ikke har full oversikt over sine verdier, dvs. hvilke kunstverk som er i kommunal eie, hvor kunstverkene befinner seg eller hvilken tilstand de er i. Kommunerevisjonen 15

Rapport nr. 4/2008 2.2 Rapportering i årsberetningen Revisjonskriterium KUL skal i årsberetningen rapportere om sitt arbeid med oversikt og kontroll av kunstverkene i virksomhetene og om gjennomføring av bestemmelsene i instruksen fra og med punkt 5 til og med punkt 16. (Instruksens pkt. 1.18) Fakta KUL rapporterte ikke om sitt arbeid med oversikt og kontroll av kunstverkene i virksomhetene og om gjennomføring av bestemmelsene i tråd med instruksen i årsmeldingen for 2006. Vurdering Det er et avvik at KUL i årsmeldingen for 2006 ikke rapporterte i tråd med bystyrets instruks for forvaltning av utplassert kunst. Manglende rapportering medfører at politikere, administrasjon og andre som ønsker å vite hva som er aktuell status for dette arbeidet, ikke får nødvendig informasjon der det ellers er forventet at informasjonen skal være. Manglende rapportering kan også indikere at Kulturetaten ikke har den nødvendige oversikt over dette arbeidet til å kunne rapportere, eller i verste fall at arbeidet med oversikt og kontroll ikke er utført. 3. Virksomhetenes forvaltning Kommunerevisjonen bygger som nevnt på tre datakilder i faktaframstillingen av virksomhetenes forvaltning av utlånt kunst: Virksomhetenes svar og kommentarer i spørreundersøkelsen, mottatt dokumentasjon over utplassert kunst, og virksomhetenes rapportering om forvaltning av kunstverk i årsmeldingene for 2006. I tillegg til disse kildene har Kommunerevisjonen med bistand fra Kultur- og idrettsetaten fått data fra e-kunstbasen over antall kunstverk som er registrert i de enkelte virksomhetene. Som nevnt over, er e-kunstbasen ikke fullt ut oppdatert, og er således ikke en fullt ut pålitelig datakilde. Dette har Kommunerevisjonen tatt hensyn til i tolkningen og vurderingen av dataene. 3.1 Oversikt, rapportering og kontrollrutiner 3.1.1 Skriftlig oversikt over kunstverk Revisjonskriterium Alle kommunale virksomheter skal ha skriftlig oversikt over kunstverk de forvalter. (Instruksens pkt. 1.4) Fakta Tabell 5 oppsummerer hvordan virksomhetene fordeler seg mht. om de forvalter kunst, og om de har skriftlig oversikt over kunsten de eventuelt forvalter. Tabell 5. Har virksomheten skriftlig oversikt over utplassert kunst? Status for forvaltning og oversikt Antall Antall i prosent Har utplassert kunst og skriftlig oversikt 35 70 % Har utplassert kunst, men ikke skriftlig oversikt 6 12 % Har ikke utplassert kunst 9 18 % Sum (N) 50 100 % 16 Kommunerevisjonen

Forvaltning av utplassert kunst Flertallet av virksomhetene (70 %) oppga i spørreundersøkelsen at de hadde skriftlig oversikt over forvaltede kunstverk, og oversendte disse til Kommunerevisjonen. Ni virksomheter (18 %) oppga at de ikke forvalter utplassert kunst fra KiO. Dette gjelder Bydel Gamle Oslo, Bydel Søndre Nordstrand, Energigjenvinningsetaten, Enøketaten, Gravferdsetaten, Omsorgsbygg Oslo KF, Overformynderen, Park og Idrett KF og Undervisningsbygg Oslo KF. Seks virksomheter (12 %) oppga at de forvalter kunst, men hadde ikke tilgjengelig noen skriftlig oversikt over kunsten de forvalter. Det gjelder Brann- og redningsetaten, Byantikvaren, bydelene Nordre Aker og Sagene, Kulturetaten og Sykehjemsetaten. Kommunerevisjonen har sammenholdt informasjonen fra virksomhetene med opplysninger fra KULs e-kunstbase. Ifølge e-kunstbasen er det registrert kunstverk i fem av de ni virksomhetene som hevder at de ikke forvalter kunst, dvs. Bydel Gamle Oslo, Bydel Søndre Nordstrand, Energigjenvinningsetaten, Gravferdsetaten og Overformynderen. KULs e-kunstbase har mellom 12 og 91 verk registrert i disse virksomhetene. E-kunstbasen inneholder ikke registreringer av utplassert kunst i Enøketaten, Omsorgsbygg Oslo KF, Park og Idrett KF og Undervisningsbygg Oslo KF. 5 Sammenligningen viser for øvrig en svært varierende grad av samsvar mellom de skriftlige oversiktene Kommunerevisjonen har mottatt fra virksomhetene og registreringene i e-kunstbasen. Bare i 9 tilfeller dreier det seg om full overensstemmelse eller avvik på inntil 2-3 kunstverk mellom virksomhetens egne oversikter og antallet som er registrert i KULs base. Det er dermed avvik i 80 % av virksomhetene. I enkelte tilfeller er avviket på under 10 verk, i enkelte andre dreier det seg om mer enn 200 kunstverk. Avvik forekommer ofte i virksomheter med desentraliserte, geografisk atskilte avdelinger som f.eks bydeler. Vurdering Det er avvik mht. kravet om oversikt over forvaltede kunstverk i seks virksomheter som oppgir at de forvalter kunst. Det er avvik mellom opplysninger fra fem virksomheter som hevder de ikke forvalter kunst, og som derfor heller ikke har oversendt noen dokumentasjon, og det som er registrert på disse virksomhetene i e-kunstbasen. Det er dessuten til dels store avvik mellom antallet verk som er oppgitt i dokumentasjonen fra flertallet av virksomhetene, og antallet som er registrert på disse virksomhetene i e- kunstbasen. Selv om e-kunstbasen ikke er fullstendig eller oppdatert, er avvikene i registreringer samlet sett betydelige. 3.1.2 Oppdaterte og detaljerte oversikter Revisjonskriterium Virksomhetene skal til enhver tid ha en oppdatert oversikt over kunstverkene hos seg. Oversikten skal ha med verkets registreringsnummer (OKK E-nr.) og hvor verket er plassert. Oversikten skal så langt det er mulig gi opplysninger om kunstnerens navn, 5 Skulpturer og utsmykninger som eiendomsforetakene forvalter i byggene de eier og drifter, er ikke omfattet. Kommunerevisjonen 17

Rapport nr. 4/2008 verkets tittel, kunstverkets art (grafikk, maleri, tekstil og skulptur), mål, når verket er laget, dato for anskaffelse og anskaffelsesbeløp. (Instruksens pkt. 1.16) Fakta Kommunerevisjonen har mottatt oversikter over forvaltede kunstverk fra 35 av 50 virksomheter, og har gjennomgått og vurdert disse. De fleste av virksomhetene som har utplassert kunst (77 %), oversendte egne dokumenter enten elektronisk eller per post. De øvrige 23 % oversendte ad hocproduserte oversikter, dvs. at virksomheten satte opplysninger om kunstverkene de forvalter inn i brev eller e-post til Kommunerevisjonen. De fleste av virksomhetene med ad hoc-produserte oversikter forvalter et fåtall verk, dvs. 2 10 kunstverk. I to tilfeller gjelder det etater som i henhold til oversiktene forvalter henholdsvis 22 og 33 kunstverk. Oversiktene som Kommunerevisjonen har mottatt, er svært varierende både mht. form og innhold. I enkelte tilfeller oversendte virksomheter kopi av dokumentasjon som de i sin tid hadde fått fra KiO over kunstverk registrert på virksomheten i e-kunstbasen. En del av oversiktene er ufullstendige fordi de ikke omfatter hele virksomheten 6. Virksomheter med underavdelinger/ seksjoner/ tjenestesteder som er geografisk atskilt fra administrasjonen, har i flere tilfeller ikke oversikt over kunst som befinner seg i underavdelingene, slik vi var inne på i forrige punkt. Dette gjelder for eksempel Barneog familieetaten, Kulturetaten og bydelene Bjerke og Nordstrand. Særlig enkelte av bydelene ser ut til å ha ufullstendig dokumentasjon. Utdanningsetaten, som kan dokumentere ajourførte oversikter over kunstverk i flertallet av skolene, representerer et unntak. Dokumentanalysen viser at ingen av de 35 oversiktene var ført i henhold til føringene i instruksen på alle punkter. Tre oversikter (8 %) var tilnærmelsesvis ført slik de skulle. Flertallet av oversiktene var enten udaterte eller mer enn ett år gamle. Virksomhetene som forvalter inntil 10 verk, var blant de mest oppdaterte. I spørreundersøkelsen svarte om lag 30 % av virksomhetene som hadde skriftlig oversikt at de ikke visste om oversikten ble oppdatert etter endringer som f.eks flytting, endret plassering, eventuelle erverv, utlån, skader, tyveri eller kassasjon, eller at oversiktene ikke ble oppdatert etter slike endringer. Vurdering Kommunerevisjonen oppfatter det slik at en ut fra instruksens krav om å ha en oppdatert oversikt over utplassert kunst, kan forvente at den enkelte virksomhet har opprettet et særskilt dokument til dette. Flertallet av virksomhetene som forvalter kunst, kan framvise egne dokumenter som gir oversikt over kunstverkene de har hos seg, men kvaliteten på disse dokumentene er svært variabel. Nær en fjerdedel av virksomhetene 6 Det er vanskelig å fastslå nøyaktig hvor mange som ikke har fullstendig oversikt ut fra svargiving i spørreundersøkelsen og mottatt dokumentasjon. Noen respondenter svarer selv at virksomheten ikke har fullstendig oversikt, i andre tilfeller går dette fram av oversiktene Kommunerevisjonen har mottatt. Vurderingen er også basert på at det er til dels store avvik mellom registreringene i e-kunstbasen og antall kunstverk for flertallet av virksomhetene. 18 Kommunerevisjonen

Forvaltning av utplassert kunst som forvalter kunst, hadde ad hoc-produserte oversikter. I en del tilfeller er oversiktene ufullstendige, og flertallet av oversiktene er ikke oppdaterte. Det er betydelige avvik mellom kravet til opplysninger som skal framgå i oversikten og det som faktisk framgår i 92 % av oversiktene Kommunerevisjonen har mottatt. Samlet sett var det ingen av oversiktene som helt og holdent var ført i henhold til føringene i instruksen for utplassert kunst. Bare tre av oversiktene (8 %) var tilnærmelsesvis ført slik de skulle i henhold til instruksen. 3.1.3 Kontrollaktiviteter Revisjonskriterium Virksomhetene skal foreta kontroll minst en gang i året med utgangspunkt i oversikten over kunstverkene. (Instruksens pkt. 1.17) Fakta Drøyt to tredjedeler av virksomhetene som forvalter kunst, oppgir at de foretar kontroll med kunstverkene, se tabell 6. Tabell 6. Foretar virksomheten kontroll med kunstverkene? Svar Antall Antall i prosent Ja 29 70 % Nei 8 20 % Vet ikke 4 10 % Sum* (N) 41 100 % * Utvalget omfatter bare virksomhetene som opplyser at de forvalter kunst. Som tabellen viser, har 20 % svart at de ikke foretar kontroll med kunstverkene hos seg, mens 10 % ikke vet om kontroll foretas. Virksomhetene som svarte nei eller vet ikke på spørsmålet om virksomheten kontrollerer utplassert kunst, ble bedt om å kommentere dette. Dette gjelder 30 % av virksomhetene som forvalter utplassert kunst, som vist i tabell 2. Kommunerevisjonen har gått gjennom disse kommentarene, og ser at flere av dem viser svak oversikt over og kontroll med kunstverk. Kommunerevisjonen har også spurt virksomhetene om hvor ofte kontroll gjennomføres, jf. tabell 7 under. Tabell 7. Hvor ofte foretar virksomheten kontroll med kunstverkene? Svar Antall Antall i prosent Årlig eller oftere 20 69 % Annet hvert år 5 17 % Sjeldnere 4 14 % Sum* (N) 29 100 % * Utvalget omfatter bare virksomheter som har svart at de foretar kontroll. Flertallet av de som svarer ja til at de gjennomfører kontroll (69 %), svarer at de gjennomfører kontroll årlig eller oftere, mens 31 % svarer at de foretar kontroll annet hvert år eller sjeldnere, jf. tabell 3. Kommunerevisjonen 19

Rapport nr. 4/2008 Under halvparten av virksomhetene som foretar kontroll, kan dokumentere dette. Flertallet av oversiktene Kommunerevisjonen mottok, inneholdt ikke opplysninger om gjennomført kontroll på noe tidspunkt. En rekke av oversiktene er lite egnet som grunnlag for kontroll fordi det er vanskelig å oppdatere informasjonen i dem, f.eks papirdokumenter og e-post/brev. På den annen side har to virksomheter, Rådhusets forvaltningstjeneste og Tannhelseetaten, oversendt særskilt dokumentasjon på gjennomført kontroll. Vurdering Samlet sett er virksomhetenes kontroll med kunstverkene ikke tilfredsstillende. Selv om flertallet av virksomhetene som forvalter kunst opplyser at de foretar kontroll med kunstverkene, er det 30 % som ikke gjør det, eller som ikke vet om det blir gjort. Av de som foretar kontroll, er det nær en tredjedel som foretar kontroll annet hvert år eller sjeldnere. Virksomhetene kan dessuten i liten grad dokumentere kontrollaktivitetene. Flere av dokumentene er lite egnet til kontrollaktiviteter fordi det er vanskelig å oppdatere informasjonen i dem. 3.1.4 Rapportering i årsmeldinger Revisjonskriterium Virksomhetene skal rapportere om kontrollaktiviteter, antall kunstverk fordelt på art og eventuelle erverv, utlån, skader, tyveri og kassasjon i årsmeldingen. (Instruksens pkt. 1.17) 7 Fakta Kommunerevisjonen har gått gjennom 48 virksomheters årsmeldinger for 2006 8. Denne gjennomgangen viser at om lag halvparten (52 %) rapporterer om forvaltning av kunst i samsvar med føringene i rundskriv/fellesskriv, mens rapporteringen fra nesten like mange (48 %) ikke gjør det. I enkelte årsmeldinger er rapportering på dette punktet fraværende. Vurdering Det er avvik mellom rapporteringen i årsmeldingene og føringene i instruksen for omtrent halvparten av virksomhetene. Som nevnt under pkt 2.2, innebærer manglende rapportering at de som ønsker informasjon om status for dette arbeidet, ikke finner dette der informasjonen skal være. Det kan også tyde på at virksomhetene ikke har oversikt og kontroll over dette arbeidet. 3.2 Oppdatering av e-kunstbasen 3.2.1 Melding om flytting Revisjonskriterium Alle virksomheter skal sende skriftlig melding ved flytting til nye lokaler eller ny adresse hvor kunstverk blir tatt med. (Instruksens pkt. 1.5) 7 Virksomhetene blir årlig bedt om å rapportere i tråd med dette. For årsmeldingene for 2006 gjaldt fellesskriv 2006/11 Årsmelding for bydelene 2006 og rundskriv 2006/33 Utarbeidelse av årsberetning 2006 for etater og byomfattende tiltak. 8 To av virksomhetene som inngår i undersøkelsen, er dermed unntatt: Sykehjemsetaten ble opprettet 01.01.2007. Helse- og sosialombudets årsmelding er ikke omfattet av rundskriv 33/2006 Retningslinjer for rapportering i årsmelding. 20 Kommunerevisjonen

Forvaltning av utplassert kunst Fakta Om lag en tredjedel av virksomhetene (32 %) oppgir at de har flyttet siden 31.12.2003. Halvparten av disse svarer at de har meldt fra til KUL, mens like mange svarer at de ikke vet om flyttingen er innmeldt. Ifølge KUL mottar etaten sjelden flyttemeldinger fra virksomhetene. Omorganisering som fører til sammenslåing eller utskilling av virksomheter er vel så viktig å få beskjed om som flytting mht. å ha oversikt og kontroll. Ved sammenslåing av virksomheter hender det ifølge KUL at kunstverk blir tatt med inn fra tidligere arbeidsplasser. Ved utskilling er det en risiko for at kunstverk kan bli hengende i lokalene og i praksis overlatt til nye leietakere. Ifølge etaten kan omorganiseringer også innebære at en virksomhet fjerner kunst den ikke lenger ønsker å beholde, uten at denne blir returnert til KUL. Kommunerevisjonen spurte derfor virksomhetene om de var omorganisert eller endret siden 31.12.2003 9, og om antallet kunstverk i virksomheten var endret som følge av dette. Flertallet av virksomhetene (66 %) oppgir at de har blitt omorganisert eller endret siden 31.12.2003. Svarfordelingen mht. endringer i antall kunstverk i disse virksomhetene går fram av tabell 8. Drøyt en tredjedel svarer at det har blitt færre kunstverk som følge av omorganiseringen, mens en fjerdedel svarer at det har blitt flere kunstverk. Tabell 8. Har det blitt flere eller færre kunstverk i virksomheten som følge av omorganisering/organisasjonsendring? Svar Antall Antall i prosent Flere 8 24 % Som før 7 21 % Færre 12 37 % Vet ikke 6 18 % Sum* (N) 33 100 % * Utvalget omfatter bare virksomheter som har svart at de er omorganisert og/eller endret siden 31.12.2003. De virksomhetene som svarte at omorganiseringen hadde medført endringer i den totale samlingen av forvaltede kunstverk, ble spurt om KUL ble varslet om endringene. Halvparten svarte at de ikke vet om KUL er orientert om endringene i det totale antallet kunstverk. Om lag like mange svarer at KUL har blitt varslet om dette, mens en virksomhet oppgir at dette ikke har skjedd. Kulturetaten sier at den siden 2001 ikke har hatt kapasitet til å følge opp organisasjonsendringer i virksomhetene som bekjentgjøres, f.eks via kommunens nettsider. Ifølge etaten har e-kunstbasen ikke blitt systematisk oppdatert siden 2001, selv om etaten skulle ha mottatt flyttemelding eller andre meldinger om organisasjonsmessige endringer fra virksomhetene. Vurdering Det er avvik mellom instruksens krav om å sende skriftlig flyttemelding til KUL og praksis for flere virksomheter. Det er også et avvik at KUL i en del tilfeller ikke får informasjon om endringer i status for og plassering av kunstverk ved sammenslåing eller utskilling av virksomheter. 9 Blant annet ble bydelsreformen gjennomført fra 01.01.2004. Kommunerevisjonen 21

Rapport nr. 4/2008 Selv om virksomhetene har meldt fra om flytting slik de skal, har KUL siden 2001 ikke hatt kapasitet til å oppdatere e-kunstbasen systematisk. 3.2.2 Lagring av kunst Revisjonskriterium Virksomhetene skal melde fra til KUL om utplassert kunst som lagres og ikke vises fram eller ikke er tilgjengelig på annen måte. (Instruksens pkt. 1.6) Fakta Flertallet av virksomhetene som har oppgitt at de forvalter kunst (68 %), svarer at de ikke har kunst som lagres og ikke vises fram, eller på annen måte ikke er tilgjengelig, mens 10 % svarer at de ikke vet, jf. tabell 9. Tabell 9. Har virksomheten kunst som lagres og ikke vises fram, eller ikke er tilgjengelig på annen måte? Svar Antall Antall i prosent Ja 9 22 % Nei 28 68 % Vet ikke 4 10 % Sum* (N) 41 100 % * Utvalget omfatter bare virksomhetene som opplyser at de forvalter kunst. Som det framgår av tabellen, er det om lag en femtedel, 22 % av virksomhetene, som oppgir at de har kunst som ikke er tilgjengelig. Halvparten av disse oppgir at KUL er varslet om dette, mens de øvrige oppgir at KUL ikke er varslet eller at de ikke vet. KUL gir uttrykk for at de kjenner til at kunst i mange tilfeller er blitt stuet bort, av og til under uhensiktsmessige forhold. Etaten sier de er bekymret for at kunst kan skades eller gå tapt som følge av slik lagring. KUL peker på at etaten er avhengig av at virksomhetene følger instruksen og unngår lagring av uønsket kunst, og at de melder fra om dette. Vurdering Det er avvik mellom revisjonskriteriet og praksis for om lag en femtedel av virksomhetene. Dette kan blant annet innebære en risiko for at kunst blir skadd eller ødelagt som følge av uheldige lagringsforhold. Det innebærer dessuten at kunstverk ikke blir vist fram, og at de ikke er tilgjengelige for andre låntakere. 3.2.3 Tilbakelevering Revisjonskriterium Virksomhetene skal levere utlånte kunstverk tilbake til KUL når en ikke lenger ønsker lånet. Virksomhetene skal bekoste transport ved tilbakelevering. (Instruksens pkt. 1.7) Fakta Det er flere av virksomhetene (42 %) som oppgir at de ikke har levert kunstverk tilbake til KUL når lånet ikke lenger er ønsket, enn det er som svarer at de har gjort dette (38 %), se tabell 10. 20 % svarer at de ikke vet om kunst er levert tilbake i slike situasjoner. 22 Kommunerevisjonen

Forvaltning av utplassert kunst Tabell 10. Har virksomheten levert kunst tilbake til Kulturetaten når lånet ikke lenger er ønsket? Svar Antall Antall i prosent Ja 19 38 % Nei 21 42 % Vet ikke 10 20 % Sum (N) 50 100 % Av de som oppgir at de har levert kunst tilbake, oppgir to tredjedeler at de har bekostet transporten selv. En tredjedel svarer vet ikke. Ifølge KUL er det som oftest låntaker som bekoster transporten. Etter etatens vurdering er risikoen for skader på kunstverk stor i forbindelse med transport. Etaten gir råd om forsvarlig transport når de blir spurt. Det hender at etaten bekoster spesialtransport hvis risikoen for skader er stor. Vurdering Det er avvik for en rekke virksomheter mht. kravet om å levere utlånte kunstverk tilbake til KUL når lånet ikke lenger er ønsket. Hvis disse kunstverkene lagres, innebærer det som nevnt i forrige punkt, en risiko for at verkene skades eller ødelegges. Uansett innebærer det at kunstverkene ikke er tilgjengelige for andre potensielle låntakere. Det ser ikke ut til å være vesentlige avvik mht. kravet om at virksomhetene selv skal bekoste transport ved tilbakelevering. 3.2.4 Utlån til tredjepart Revisjonskriterium Bare KUL kan låne ut kunstverk til tredjepart. Alle forespørsler om utlån til utstillinger o.l skal gå gjennom KUL. (Instruksens pkt. 1.8) Fakta Ifølge svarene i spørreundersøkelsen får virksomhetene i liten grad forespørsler om utlån til tredjepart. 10 % av det samlede utvalget (N = 50) oppgir at de har fått slike forespørsler. Som regel har utlånet da skjedd gjennom KUL. KUL uttaler at det forekommer om lag 2 5 eksterne forespørsler om utlån av kunst per år. Etatens erfaring er at slike henvendelser går direkte til etaten, blant annet fordi eksterne aktører er klar over at det er her de skal henvende seg. Vurdering Det er ikke vesentlige avvik mht. kriteriet om utlån til tredjepart. 3.2.5 Merking av kunst Revisjonskriterium Alle kunstverk som lar seg merke, skal stemples og nummereres av KUL med OKK E- nr. på baksiden. Dersom kunstverk ikke er stemplet med OKK E-nr. skal KUL umiddelbart bli underrettet. Instruksens bestemmelser gjelder også kunstverk som ikke lar seg merke. (Instruksens pkt. 1.15) Kommunerevisjonen 23

Rapport nr. 4/2008 Fakta De fleste virksomhetene (62 %) oppgir at de ikke har kommunalt eid kunst som ikke er merket med OKK-E-nummer, jf. tabell 11. 20 % oppgir at de har umerket kunst, og nesten like mange (18 %) svarer at de ikke vet om de har kunstverk som ikke er merket med OKK E-nummer. Tabell 11. Har virksomheten kommunalt eide kunstverk som ikke er merket med Kulturetatens stempel? Svar Antall Antall i prosent Ja 10 20 % Nei 31 62 % Vet ikke 9 18 % Sum (N) 50 100 % KUL gir uttrykk for at det meste av e-kunsten som etaten kjenner til, er merket. Nyervervelser er et unntak, her er etaten avhengig av å bli kontaktet av virksomhetene for å få merket og registrert kunsten. Vurdering Det er avvik mellom kriteriet om merking av kunst og praksis i 20 % av virksomhetene. Til sammen er det mer enn en tredjedel som svarer at de har umerket kunst, eller at de ikke vet om etaten har dette. En kontroll i virksomhetene ville kunne fastslå graden av avvik mer nøyaktig. Siden mange virksomheter ikke foretar kontroll, og siden kunnskap om instruksen og kravene i den er lav hos enkelte, f.eks mht. innrapportering om kunst ervervet som gave, er sannsynligheten stor for at avvikene er større enn spørreundersøkelsen sier. 3.2.6 Erverv Revisjonskriterium Virksomhetene skal innhente uttalelse fra KUL før de erverver kunstverk. Alle nye kunstverk skal registreres og merkes av KUL. (Instruksens pkt. 1.14) Fakta Nesten halvparten av virksomhetene (46 %) har svart at de ikke har ervervet kunstverk gjennom eget innkjøp. Om lag en tredel oppgir at virksomheten har kjøpt inn kunst, mens en fjerdedel har svart vet ikke på spørsmålet, jf. tabell 12. Tabell 12. Har virksomheten ervervet kunstverk gjennom eget innkjøp? Svar Antall Antall i prosent Ja 15 30 % Nei 23 46 % Vet ikke 12 24 % Sum (N) 50 100 % Ifølge spørreundersøkelsen var det en av virksomhetene som ervervet kunstverk og som konsulterte KUL i den forbindelse. De øvrige 14 virksomhetene som ervervet kunst gjennom eget innkjøp, konsulterte ikke etaten. Om lag en fjerdedel av virksomhetene som selv kjøpte inn kunst, svarte at kunsten er registrert og merket av KUL. Dette samsvarer med opplysninger fra intervjuer i KUL 24 Kommunerevisjonen