Konkurransegrunnlag Leie av ett fartøy til mengdemåling av lodde i norsk sone i januar - februar 2009 Tokt nr: 2009 804 Tilbudsfrist 22. september 2008 kl. 1430 Åpen anbudskonkurranse 1
Orientering om oppdragsgiver: HAVFORSKNINGSINSTITUTTET: Er den største forskningsinstitusjonen innenfor ressursforvaltning, havmiljø og havbruk i Norge. Med mer enn 600 ansatte er instituttet også blant de største i verden på dette området og internasjonalt ledende på en rekke forskningsfelt. Havforskningsinstituttet er underlagt Fiskeri- og kystdepartementet. Kjerneområdet til Havforskningsinstituttet er de marine ressursene, havmiljøet og havbruk. Instituttets hovedmål er å levere faglige råd til myndigheter, næring og samfunn om spørsmål knyttet til disse tre områdene. I TILBUDSINNBYDELSE Orientering om toktet: Havforskningsinstituttet ønsker å leie ett ringnot/trålfartøy til å kartlegge forekomster av ung sild i det sørlige Barentshavet og utføre mengdemåling av lodde i perioden 20. januar - 20. februar 2009. Fartøyet skal operere i norsk sone, sør for 76 N. Toktet starter og avslutter i Troms eller Finnmark etter nærmere avtale med reder. Det skal byttes personell fra Havforskningsinstituttet ca. 5 februar. Formålet med toktet er å utvikle metodikk for beregning og kartlegging av gyteinnsiget av lodde med akustisk utstyr. I tillegg skal det foretas målinger av akustisk målstyrke med nedsenkbar sonde. Det vil bli tatt prøver av fisken basert på pelagiske trålfangster. 1 Kontraktens forutsetning, omfang og varighet Med forbehold om at nødvendige økonomiske tilskudd/forskningskvote blir gitt Havforskningsinstituttet vil kontrakten vare fra 20.01.- 20.02.2009. Under forutsetning av at Havforskningsinstituttet får tildelt forskningskvote, kan fartøyet fiske i rund vekt inntil 1750 tonn lodde. Kvoten kan ikke fiskes/leveres i toktperioden, men tas etter at denne er avsluttet. 2
2 Anskaffelsesprosedyre/-kontrakt Konkurransen skjer i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA), vedtatt ved kgl. res. 24.november 2006. Anskaffelsen gjennomføres som et uprioritert tjenestekjøp ved åpen anbudskonkurranse i henhold til del II i forskriftene, jf. kapittel 5. 3 Frist for levering av tilbud Tilbud må være oppdragsgiver i hende innen 22.09.2008 kl. 1430 for å komme i betraktning. Tilbud er rettidig avgitt dersom det er kommet til innleveringsstedet før tilbudsfristens utløp. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i forsendelsen, postgangen og lignende. For sent innkomne tilbud avvises, og returneres uåpnet. 4 Innlevering av tilbud Tilbud med nødvendig dokumentasjon skal leveres på norsk i lukket konvolutt merket Anbud tokt nr. 2009 804. Tilbudet skal enten sendes eller leveres til: Postadresse: Havforskningsinstituttet Postboks 1870, Nordnes 5817 Bergen Leveringsadresse: (Levering kun mot kvittering fra resepsjonen) Havforskningsinstituttet v/resepsjonen Nordnesgaten 50 5005 Bergen Tilbud må ikke sendes pr. telefaks eller pr. e-post, det må heller ikke sendes kopi av tilbud via telefaks eller e-post. Mottatte tilbud i strid med dette avvises, se punkt 7. 5 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Dersom tilbyderne har spørsmål til konkurransegrunnlaget, er fristen til dette satt til 17.09.2008 kl.1430. Alle henvendelser skal skje skriftlig pr. e-post til post@imr.no og merkes med det aktuelle toktnummer. Oppdragsgiver har kun adgang til å besvare spørsmål som gjelder eventuelle uklarheter eller feil i konkurransegrunnlaget. 3
6 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. 7 Avvisning av tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise tilbud i henhold til: Forskrift om offentlige anskaffelser 11-11, Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet. Forskrift om offentlige anskaffelser 11-12, Avvisning av unormalt lave tilbud. Forskrift om offentlige anskaffelser 11-10, Avvisning på grunn av forhold ved leverandøren. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med reglene om avvisning nevnt ovenfor. Beslutning om avvisning med kort begrunnelse vil bli meddelt skriftlig. 8 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med 20.01.2009. II GRUNNLAGET FOR KONKURRANSEN 1 Kvalifikasjonskrav til reder Ved vurdering vil det bli lagt vekt på at tilbyderen har det faglige, tekniske og økonomiske grunnlag som er nødvendig for å kunne oppfylle kontraktens forpliktelser. Følgende dokumentasjon skal følge tilbudet: Skatteattester HMS-egenerklæring (se vedlegg 1) 4
Skatteattester Det skal vedlegges 2 skatteattester; 1 attest fra kemner/kommunekasserer (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) og 1 attest fra skattefogd i vedkommende fylke (merverdiavgift). Begge attestene har betegnelsen RF 1244 og er fastsatt av Skattedirektoratet. For utenlandske leverandører skal det fremlegges attester som dokumenterer at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser vedrørende betaling av skatter og avgifter. Attestene skal være oppdragsgiver i hende senest ved tilbudsfristens utløp. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. Dersom skatteattestene ikke er oppdragsgiver i hende ved tilbudsfristens utløp, skal tilbudet avvises. HMS-egenerklæring Samtlige leverandører skal levere HMS-egenerklæring i samsvar med skjema for dette som ligger vedlagt dette konkurransegrunnlag (vedlegg 1). Ved dette må leverandøren erklære at han/hun oppfyller eller ved tildeling av kontrakt vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. (HMS) Egenerklæringen må være oppdragsgiver i hende senest innen tilbudsfristens utløp. Dersom egenerklæringen ikke er oppdragsgiver i hende ved tilbudsfristens utløp, skal tilbudet avvises. 2 Krav til fartøy m.v. Fartøyet må ha: a) Trålkonsesjon. b) Pelagisk trål med all instrumentering som er nødvendig for å sikre fangstmuligheter av sild og lodde i alle dyp. c) Vinsj til sonde for temperaturmåling (ca. 10 kg belastning, og 400 m rekkevidde) d) Plass til montering av hydraulisk vinsj med tilhørende hydraulisk tilkobling eller separat aggregat. e) Dekkplass til lagring og håndtering av TS sonde, med nærliggende rom for plassering av PC til operasjon av sonden, datalagring og analyser. f) Bemanning for døgnkontinuerlig drift. g) Moderne kommunikasjonsutstyr, tilgang til internett, satellittelefon og telefaks/skriver. h) Skipper og mannskap med erfaring med pelagisk tråling og erfaring fra sildeog loddefiske. 5
i) Mannskap som bistår Havforskningsinstituttets personell med nødvendig arbeid som tilrigging av utstyr, prøvetaking osv. j) Simrad EK60 ekkolodd med ES38B svinger (split-stråle) eller tilsvarende utstyr som kan tilkobles PC med Simrad ER60 programvare. Med tilsvarende utstyr menes at fartøyet må ha et ekkolodd som har en effektiv rekkevidde for enkeltmål på minst TS= -30 db på 600 meter ved 10 knops fart, fortrinnsvis 38 khz, og må kunne levere rådata over Ethernet som kan analyseres med Havforskningsinstituttets etterprosesseringsverktøy. Det er en fordel å ha flere frekvenser i tillegg til 38kHZ. k) Et egnet arbeidssted for databehandling med plass for oppmontering av loggingsutstyr etc. l) Et egnet arbeidssted under tak for prøvetaking av fisk, med god belysning og ventilasjon, sorteringsbord og tilstrekkelig plass for elektronisk målebrett, vekt og PC. m) Ekstra lugarplass med tilfredsstillende sanitære forhold for inntil 7 personer fra Havforskningsinstituttet. Dersom disse er av ulikt kjønn, må det være plass til innkvartering på egne lugarer for hvert kjønn. n) Mulighet for å fryse ned fiskeprøver. o) Lagringsplass for prøvetakingsutstyr. p) Godkjent rednings- og sikkerhetsutstyr. q) Røykfrie felles arbeids- og oppholdsrom, forbud mot røyking på lugarene, i bysse, messe og styrehus i periodene hvor Havforskningsinstituttet har representanter om bord. r) Prosedyre for avfallshåndtering (herunder spillolje) som forhindrer forurensing. s) Prosedyre for håndtering av fiskeavfall og ikke-omsettelig fisk. Ønskelig: Sonarutstyr som gjør det mulig å overføre filer med informasjon om stimposisjoner. Sonaren skal ikke forstyrre ekkoloddet. Opplysninger om fartøyets egenstøy ved 38 khz, dersom denne informasjonen er tilgjengelig. En enkel støymåling kan utføres av Havforskningsinstituttet i løpet av ca. 4 timer i kystnære farvann rundt Bergen. Svinger(e) montert på nedsenkbar instrumentkjøl for å redusere effekten av boblestøy. Tilbyder bes om å redegjøre i sitt tilbud punktvis i henhold til kravene/ønskene ovenfor, slik at det tydelig fremkommer svar på alle punktene. 6
3 Krav om dokumentasjon / redegjørelse Følgende dokumentasjon/redegjørelse skal følge tilbudet: 3.1 Dokumentasjon på at fartøyet har trålkonsesjon. 3.2 Spesifikasjon av fartøy, akustisk utstyr, fangstredskap, sikkerhetsutstyr, kommunikasjonsutstyr og lugarforhold, enten ved tegninger eller/og redegjørelse. 3.3 En redegjørelse for de øvrige forhold nevnt under punkt 2 (Krav til fartøy m.v.) som ikke er omfattet av spesifikasjonen gitt under pkt. 3.1 og 3.2. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at tilbudet blir avvist, jfr. FOA 11-11. Dokumentasjon/redegjørelse som er sendt inn ved tidligere anbud vil ikke bli tatt hensyn til. III TILDELINGSKRITERIER Tilbydere som anses egnet iht. ovennevnte kvalifikasjonskrav og krav til fartøy, får vurdert sine tilbud iht. tildelingskriteriene. Kontrakten vil bli tildelt på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbud (dvs. beste tilbud generelt med hensyn til alle tildelingskriteriene listet nedenfor). Ved tildeling av kontrakt vil følgende kriterier bli vektlagt : Erfaring slik det er beskrevet under punkt 2 ovenfor. Art og kvalitet av utstyr om bord slik det er beskrevet under punkt 2 ovenfor. Innvendige fasiliteter om bord (lugar- og sanitære forhold, arbeids/kontorplass, osv.) Miljøhensyn (bl.a. røykfrie soner, avfallshåndtering) Pris Kriteriene er ikke angitt i prioritert eller vektet rekkefølge. Tilbyder har et selvstendig ansvar for å dokumentere eller redegjøre for de ulike tildelingskriteriene. 7
IV ØVRIGE REGLER OM KONKURRANSEN OG TILBUDET 1 Kostnader ved å delta i konkurransen Enhver kostnad som tilbyder pådrar seg i forbindelse med konkurransen og eventuell kontraktsinngåelse dekkes av tilbyder. Det samme gjelder kostnader pådratt ved demonstrasjoner, tester eller lignende. 2 Tilbyders rett til å gjøre endringer og tilbakekall Avgitt tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall av tilbud skal skje skriftlig. Endringen av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 3 Oppdragsgivers rett til å foreta suppleringer, endringer og tilbakekall Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Enhver supplering, endringer eller rettelse vil umiddelbart bli sendt til samtlige tilbydere som har mottatt konkurransegrunnlaget. Dersom rettelser, suppleringer eller endringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til det i tilbudet, vil oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. 4 Avlysning av konkurransen eller forkastelse av tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger saklig grunn. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste alle tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, eventuelt bruke deler av tilbudet. 5 Valg av tilbud Oppdragsgiver velger blant de ikke avviste tilbud, på basis av de angitte tildelingskriterier, det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Det kan velges og inngås kontrakt med en eller flere leverandører selv om det er opplyst at det er ønskelig å inngå avtale med flere enn en leverandør. Ved like kvalifiserte tilbud forbeholder vi oss retten til å foreta loddtrekning. 6 Oppdragsgivers opplysningsplikt Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle deltakerne i rimelig tid før kontrakt inngås. Kontrakt er inngått når begge parter har undertegnet kontrakten. 8
7 Forbehold Eventuelle forbehold må spesifiseres i tilbudsbrevet. Forbeholdet må være presist og entydig, og skal være slik at oppdragsgiver kan vurdere avviket (prissette) uten kontakt med leverandøren. På generelt grunnlag vil vi minne om at tilbyderne ved anbudskonkurranser, hvor det ikke er anledning til å forhandle med tilbyderne, bør være varsomme med å ta forbehold til konkurransegrunnlaget da tilbudet må avvises dersom det ikke er mulig å evaluere hva forbeholdene vil innebære for leveransen. 8 Pris/oppgjør Under forutsetning av at Havforskningsinstituttet får tildelt forskningskvote, kan fartøyet fiske i rund vekt inntil 1750 tonn lodde. Kvoten kan ikke fiskes/leveres i toktperioden, men tas etter at denne er avsluttet. Fartøyets pristilbud ønskes gitt i prosent av totalfangstens verdi av tildelt forskningskvote. Med totalfangstens verdi menes brutto fangstinntekter, minus lags- og produktavgifter og ev. emballasje- og losseutgifter. Fartøyet kan maksimalt be om 70 % av fangstverdien av totalt tildelt kvote. Reder dekker utgifter til bunkers, smøreolje og evt. havneavgifter. Kost skal ikke tas med i tilbudet og eventuelle andre elementer som inngår i pristilbudet skal beskrives. Alle priser skal være oppgitt i norske kroner ekskl. merverdiavgift. 9 Lønns- og arbeidsvilkår Havforskningsinstituttet vil i sine kontrakter stille krav om at ansatte hos leverandører og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønnsog arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. Havforskningsinstituttet vil kreve at leverandøren og eventuelle underleverandører på forespørsel må dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Havforskningsinstituttet forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktklausulen om lønns- og arbeidsvilkår. Sanksjonen skal være egnet til å påvirke leverandøren eller underleverandøren til å oppfylle kontraktklausulen. 9
Vedlegg 1 Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Dato ( ) Ingen ansatte Representant for de ansatte * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt av kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. 10