Fylkesmannen i Hedmark Samfunnssikkerhet og beredskap Rapport fra tilsyn 15.april 2015 med Samfunnssikkerhet og beredskap Bakgrunn for tilsynet Hensikten med tilsynet var å kontrollere ns arbeid og etterlevelse av bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet ble gjennomført med hjemmel i lov av 26. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivilbeskyttelse og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) 29 og forskrift av 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt 10. Tema for tilsynet er sin oppfyllelse av beredskapspliktene etter loven ( 14 og 15) og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Vi ville spesielt undersøke om n i tråd med kravene i loven har: en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) lagt ROS-analysen til grunn for arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap i n, også ved utarbeidelse av planer etter plan- og bygningsloven. utarbeidet overordnet beredskapsplan på grunnlag av ROS-analyse oppdatert ROS-analyse og beredskapsplanverk Hovedinntrykk Kommunen gav en god og ærlig redegjørelse for arbeidet innen samfunnssikkerhet og beredskap. Status oppfattes som stort sett uendret siden siste tilsyn. Kommunens overordnede Risiko- og sårbarhetsanalyse fyller ikke kravene i sivilbeskyttelsesloven med forskrift. Den er ikke videreutviklet og den er for gammel. Kommunen må fortsatt ha fokus på målrettet utvikling innen arbeidet knyttet til samfunnssikkerhet og beredskap, og spesielt utviklingen og bruken av CIM. Drøfting Kommunens ledelse viser godt engasjement og forståelse knyttet til utviklingen innen fagområdet. Kommuneplanen for ble vedtatt i 2008 og gjelder frem til 2020. Denne planen inneholder en tekstdel, men har ingen mål eller retningslinjer for arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap. Gjennom intervju fremkom det at s planprogram er under utvikling og skal etter planen vedtas våren 2016. Ved rullering av planen er det viktig at det gjennom samfunnsdelen beskrives ns strategi, mål og prioriteringer innen fagområdet. Kommunen har i dag en Risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) som ble utviklet i 2009. ROS-analysen framstår fortsatt som aktuell, men begynner å bli gammel, og må derfor ha en ny helthetlig gjennomgang. En ny veileder for kommunal ROS-analyse foreligger, og n anbefales å benytte denne ved utvikling og revidering av eksisterende ROS-analyse. En helhetlig ROS-analyse skal ha som hensikt å kartlegge, systematisere og vurdere sannsynligheten for uønskede hendelser som kan inntreffe i n, og hvordan disse kan påvirke. I tillegg må n vurdere usikkerhet knyttet hver enkelt uønsket hendelse i analysen, samt at det må beskrives hvordan ulike sårbarhetsfaktorer påvirker hverandre. I tillegg må n beskrive hvordan de skal opprettholde sin virksomhet (tjenester) når de utsettes for en uønsket hendelse. ROS-
analysen skal gi et så komplett risikobilde som mulig innenfor ns geografiske område. Den skal ikke begrenses til de ansvarsområder som er tillagt n gjennom øvrig lovgivning. Dette tilsier at analysen bør gjennomføres av en tverrfaglig gruppe med fagpersoner og ansvarlige aktører på de ulike fagfelt. Kommunens overordnede beredskapsplan ble sist rullert i april 2015. Planen fremstår som oversiktlig og den inneholder minimumskravene gitt i sivilbeskyttelseslovens 15 og forskriftenes 4. Punktet knyttet til kriseledelsens fullmakter bør omskrives og defineres klarere. Planen må fremmes for ny politisk behandling etter at dette er gjennomført. Planen inneholder et punkt om masseevakuering. Kommunen må utpeke en leder for dette området, og planen bør øves. Sammensetningen av ns kriseledelse oppleves som hensiktsmessig, og det er i tillegg beskrevet stedfortrederfunksjoner. Planen bør dog gjøres mer kjent i organisasjonen, slik at de som har en rolle blir øvd og trent og gjennom dette skape trygghet i sine oppgaver og forventninger. Underliggende fagplaner som er listet opp i planen er relevante. Kommunen bør også videreutvikle området for befolkningsvarsling. Kommunen har beskrevet beredskapsrådet i beredskapsplanen. Rådet har hatt jevnlige møter for gjensidig informasjonsutvikling, sist i 2014. Dette er et naturlig samarbeidsorgan for samhandling i ns beredskapsarbeid. Medlemmene i rådet vil også være naturlige samarbeidspartnere i forbindelse med utvikling av ns helhetlige ROS-analyse. Kommunen må sørge for at egen øvingsaktivitet, og at nødvendig opplæring blir dokumentert skriftlig. Opplæringen skal sikre at alle som har tiltenkt en rolle i ns krisehåndtering har tilstrekkelig kompetanse til å ivareta sine roller og oppgaver. Dette gjelder spesielt utvikling i bruken av CIM. Resultater fra tilsynet Definisjoner Avvik: Manglende etterlevelse av krav fastsatt i bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt i sivilbeskyttelsesloven og/eller i forskrift til kommunal beredskapsplikt. Merknad: Funn det er grunn til å påpeke for å sikre forbedring i oppfølging av bestemmelsene om beredskapsplikten. Avvik Følgende avvik ble notert under tilsynet: Avvik nr 1: Helhetlig ROS-analyse Regelhenvisning: Sivilbeskyttelseslovens 14, og forskriftens 2 a-f. Utdypende kommentarer: ROS-analysen framstår fortsatt som aktuell, men er for gammel, og bør derfor ha en ny helthetlig gjennomgang. En ny veileder for kommunal ROS-analyse foreligger, og n bør benytte
denne ved utvikling og revidering av eksisterende analyse. Analysen må beskrive eksisterende og fremtidige sårbarhetsfaktorer i n, også utenfor ns geografiske område. Det må også fremkomme hvordan de ulike faktorene påvirker hverandre, og hvordan tap av kritisk infrastruktur og kritiske samfunnsfunksjoner vil påvirke ns evne til å opprettholde sin virksomhet. Merknader Følgende merknader/forbedringspunkter ble notert under tilsynet: Merknad nr. 1 Overordnet beredskapsplan Utdypende kommentar Punktet knyttet til kriseledelsens fullmakter bør omskrives og defineres klarere. Planen må fremmes for ny politisk behandling etter at dette er gjennomført. Planen inneholder et punkt om masseevakuering. Kommunen må utpeke en leder for dette området, og planen bør øves. Sammensetningen av ns kriseledelse oppleves som hensiktsmessig, og det er i tillegg beskrevet stedfortrederfunksjoner. Planen bør dog gjøres mer kjent i organisasjonen, slik at de som har en rolle blir øvd og trent og gjennom dette skape trygghet i sine oppgaver og forventninger. Underliggende fagplaner som er listet opp i planen er relevante. Kommunen bør også videreutvikle området for befolkningsvarsling. Andre forhold Intet spesielt.
Vedlegg 1 Dokumenter Oversikt over dokumenter som ble benyttet under tilsynet: 1. Kommunens ROS analyse, 2009. 2. Kommunens kriseplan, rullert 2015. 3. Kommuneplanens areal og samfunnsdel 4. Kommunens planprogram 5. Fylkesmannens tilsynsrapport med n fra 2011. 6. Fylkesmannens rapport fra øvelse avholdt i 2013.
Åpnings møte Intervju Sluttmøte Vedlegg 2 Deltakere Navn Funksjon/rolle Virksomhet Svein Borkhus Ordfører Erling Straalberg Rådmann Erland Horten Beredskaps- Koordinator/Informasjons ansvarlig Trine Økseter Knudsen Plansjef Per Arne Aaen Ass.rådmann Anders Wahl Vara for informasjonsansvarlig Ola Sørhus Enhetsleder kommunalteknikk Knut Anders Fossum Direktør Fylkesmannen i Hedmark Espen Berntsen Tilsynsleder/rådgiver Fylkesmannen i Hedmark