Møteinnkalling Kontrollutvalget Rakkestad Møtested: Rakkestad kommune, møterom Formannskapssal Tidspunkt: 01.11.2017 kl. 08:15 Eventuelle forfall meldes til Anita Rovedal, telefon 908 55 384, e-post anirov@fredrikstad.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Rakkestad, 25.10.2017 Vidar Storeheier Leder (sign) 1
Kontrollutvalget Rakkestads møte 01.11.2017 Sakliste PS 17/24 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 27.09.2017 PS 17/25 Orienteringssak - Barnevern PS 17/26 Kontrollutvalgets innstilling til budsjett for kontroll og tilsyn 2017 PS 17/27 Kontrollutvalgets møteplan for 1. halvår 2018 PS 17/28 PS 17/29 Informasjon fra revisjonen Eventuelt 2
Dokumentnr.: 4 Løpenr.: 208678/2017 Kontrollutvalget Rakkestad 01.11.2017 17/24 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 27.09.2017 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 27.09.2017, godkjennes Rakkestad, 20.10.17 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Protokoll fra kontrollutvalgets møte 27.09.2017 Vurdering Protokoll fra kontrollutvalgets møte 27.09.2017 legges frem for godkjenning 3
Dokumentnr.: 6 Løpenr.: 208681/2017 Kontrollutvalget Rakkestad 01.11.2017 17/25 Orienteringssak kommunens økonomiske situasjon pr. d.d. Rådmanns redegjørelse i saken, tas til orientering. Rakkestad, 20.10.17 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Saksopplysninger Utvalget vedtok i sitt møte 27. september å invitere rådmann for å gi en orientering om kommunens økonomiske situasjon generelt og rundt barnevern spesielt. Vurdering Rådmanns redegjørelse i saken, tas til orientering. 4
Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 206155/2017 Kontrollutvalget Rakkestad 01.11.2017 17/26 Kontrollutvalgets innstilling til budsjett for kontroll og tilsyn 2018 1. Budsjett for kontroll- og tilsyn for 2018 med en kostnadsramme på kr. 1.425.800,-, vedtas 2. Budsjettet for kontroll- og tilsyn 2018 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i «Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner» Rakkestad, 17.10.17 Forslag til budsjett for kontroll og tilsyn i Rakkestad kommune 2018 Saksopplysninger I henhold til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, gjeldende fra 01.07.04, omhandler 18 budsjettbehandlingen. I nevnte paragraf sies det at kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Videre sies det at kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat tolker forskriften slik at utgifter til kontrollutvalgets egen virksomhet og utgifter til kjøp av revisjons- og sekretærtjenester skal innarbeides i forslaget. Budsjettets enkelte elementer: Løpende utgifter til kontrollutvalgets ordinære drift. Utgifter til kjøp av revisjonstjenester. Utgifter til kjøp av sekretærtjenester. Budsjettet for sekretariatet og revisjonen skal behandles i de respektive representantskap 27. oktober 2017. 5
Vurdering Sekretariatet vurderer det slik at fremlagt forslag er et minimum for at kontrollutvalget skal kunne utføre sitt lovpålagte kontrollarbeid på en tilfredsstillende måte, det er lagt opp til 5-6 møter i året. Vi ser at det er en økende interesse for at de av KUs medlemmer som ønsker det skal kunne dra på NKRF s kontrollutvalgskonferanse i februar. Dette vurderer sekretariatet som hensiktsmessig og nyttig på bakgrunn av flere faktorer. Men de viktigste er at konferansen tar opp dagsaktuelle temaer knyttet til arbeidet med kontroll og tilsyn, samt gir utvalget påfyll og inspirasjon i sitt videre virke. Budsjettall for IØKR IKS og IØKUS IKS vedtas i respektive representantskap, innbakt her ligger bla. ett forvaltningsrevisjonsprosjekt, en selskapskontroll og løpende regnskapsrevisjon, samt kostnader tilknyttet sekretariatets forarbeid/saksbehandling/gjennomføring/etterarbeid i forbindelse med kontrollutvalgets møtevirksomhet. : innstilling til budsjett for kontroll og tilsyn 2018 Rakkestad Ansvar Art Tekst Budsjett 2017 Regnskap 2016 Forslag til budsjett 2018 Evt. kommentar 080 Møtegodtgjørelse 23 000 24 000 ca 7 møter 080 Ledergodtgjøring 20 000 21 000 080 Tapt arbeidsfortjeneste 14 000 14 000 099 Arbeidsgiveravgift 8 000 8 500 115 Bevertning 1 500 1 500 alle drar på KU 150 Kurs/opplæring 35 000 35 000 konferansen 100 Abb. Tidsskrifter 7 500 8 000 160 Kjøregodtgjørelse 2 000 2 000 kjøp av revisjonstjenester 375 fra IØKR IKS 1 070 420 1 042 626,00 1 104 541 375 Kjøp av sekretariat tjenester fra IØKUS IKS 201 644 206 507,00 207 252 Sum 1 383 064 1 249 133,00 1 425 793 6
Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 206760/2017 Kontrollutvalget Rakkestad 01.11.2017 17/27 Kontrollutvalgets møteplan for 1. halvår 2018 Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet 1. halvår 2018: 1. møte: onsdag 24. jan, kl. 08:30 2. møte: onsdag 16. mai, kl. 08:30 3. møte: onsdag 20. juni, kl. 08:30 Rakkestad, 18.10.17 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Saksopplysninger I henhold til kommuneloven 32 er det utvalget selv, kommunestyret eller utvalgets leder som fastsetter når det skal avholdes utvalgsmøter. Av praktiske grunner er det formålstjenlig at utvalget fastsetter møteplan for hvert halvår. Det er møteplikt i kontrollutvalgets møter, og evt. gyldig forfall må meldes sekretariatet så fort som mulig slik at vara kan innkalles. Vedtatt møteplan oversendes kommunen for utlegging på kommunens nettside, i tillegg kan møteplan finnes på sekretariatets hjemmeside iokus.no. Vurdering Det er i innstillingen antydet 3 møter for 1. halvår 2018. Når det er foreslått konkrete dager så har dette sammenheng med sekretariatets praktiske muligheter til saksbehandling osv., samt forholdet til frister, ferieavvikling m.m. Utover de foreslåtte 3 møtene, er det opp til utvalget/utvalgsleder å endre tidspunkter, bestemme andre møter, eller å avlyse allerede berammede møter. 7
Dokumentnr.: 5 Løpenr.: 208680/2017 Kontrollutvalget Rakkestad 01.11.2017 17/28 Informasjon fra revisjonen Informasjonen fra revisjonen tas til orientering Rakkestad, 20.10.17 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Vurdering Informasjonen er først og fremst muntlig orientering og sekretariatet tar utgangspunkt i det i sin saksbehandling. 8
Dokumentnr.: 3 Løpenr.: 207029/2017 Kontrollutvalget Rakkestad 01.11.2017 17/29 Eventuelt Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, 18.10.17 9