Møtetid: 14.06.2016 kl. 18:30 20:50 Sted: Formannskapsalen MØTEPROTOKOLL Ski kontrollutvalg Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte 7 av 7 Møtende medlemmer: Roar Thun (Ap), Karl M. Johnsen (PP), Bente Njøs Paulshus (H), Anne Marit Holene (SP) Møtende varamedlemmer: Haakon Hofgaard Dahl (H) møtte for André Kvakkestad (FrP), Silje Njarde Tangnes (A) møtte for Janne Brit Myrmo (SV), Rune Sletner (A) møtte for Svein Kamfjord (V) Forfall: Andre Kvakkestad, Janne Brit Myrmo og Svein Kamfjord Fra administrasjonen møtte: Audun Fiskvik, rådmann (sakene 25/16 og 26/16) Terje Trovik, økonomisjef (sak 26/16) Fra Follo distriktsrevisjon (FDR) møtte: Steinar Neby, revisjonssjef (sakene 25/16,26/16,27/16) Didrik Hjort, avdelingsleder (sakene 29/16 og 30/16) Møtesekretær: Lene H. Lilleheier (FIKS) Møteprotokoll godkjent 14.06.2016 Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen 29 64 96 20 59 (m): 920 16 409 FIKS@follofiks.no www.follofiks.no
Saksliste Side Saker til behandling 25/16 Høringer i kontrollutvalget 3 26/16 Revisjonsbrev nr. 6 3 27/16 Revisjonens rapport til kontrollutvalget i Ski per 30.04.16 3 28/16 Orienteringssaker 14. juni 2016 4 29/16 Forvaltningsrevisjonsrapport - Omorganisering, økonomi og IKT 4 30/16 Overordnet analyse - forvaltningsrevisjon 6 Eventuelt Ski kontrollutvalg 14.06.2016 Side 2 av 6
Ski KU-25/16 Høringer i kontrollutvalget Saken tas til orientering. Saken tas til orientering. Ski KU-26/16 Revisjonsbrev nr. 6 Kontrollutvalget tar revisjonens rapport per 31.12.2015 revisjonsbrev nr.6 og rådmannens svar av 01.06.2016 til orientering. Innkommet forslag fra utvalget: Kontrollutvalget ber om å bli orientert om punkt 3. Votering: Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt. 1) Kontrollutvalget tar revisjonens rapport per 31.12.2015 revisjonsbrev nr.6 og rådmannens svar av 01.06.2016 til orientering. 2) Kontrollutvalget ber om å bli orientert om punkt 3. Ski KU-27/16 Revisjonens rapport til kontrollutvalget i Ski per 30.04.16 Rapporten fra Follo distriktsrevisjon pr. 30. april 2016 tas til orientering Ski kontrollutvalg 14.06.2016 Side 3 av 6
Rapporten fra Follo distriktsrevisjon pr. 30. april 2016 tas til orientering Ski KU-28/16 Orienteringssaker 14. juni 2016 Sakene tas til orientering. Sakene tas til orientering. Ski KU-29/16 Forvaltningsrevisjonsrapport - Omorganisering, økonomi og IKT Kontrollutvalget ber Follo distriktsrevisjon foreta en egen undersøkelse av kommunens tekniske problemer i forbindelse med sykefraværsrapportering. Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Omorganisering, økonomi og IKT» til orientering. 2) Kommunestyret merker seg at revisjonen fremmer følgende forslag til tiltak: Ski kontrollutvalg 14.06.2016 Side 4 av 6
a) Stillingsbeskrivelse, økonomireglement, delegeringsskriv og økonomiprosesser bør samordnes og tydeliggjøre rollen til kommunalsjefene. b) Fagnettverkenes rolle bør avklares. c) Det bør utarbeides mål for realisering av gevinster i den fortsatte utviklingen av Agresso. 3) Rådmannen bes følge opp anbefalingene i rapporten og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks måneder. Innkommet forslag fra utvalget: 1. Rapporten om sykefraværsrapportering leveres innen utgangen av oktober 2016. 2. FDR bes utarbeide en rapport som forstudie til et fremtidig forvaltningsrevisjonsprosjekt på IKT. Rapporten bør omfatte status, utfordringer, forsystemer og problemstillinger for et revisjonsprosjekt. Rapporten leveres i løpet av 2016. Votering: Innstillingen og tilleggsforslagene ble enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget ber Follo distriktsrevisjon foreta en egen undersøkelse av kommunens tekniske problemer i forbindelse med sykefraværsrapportering, og levere rapport til kontrollutvalget innen utgangen av oktober 2016. 2. FDR bes utarbeide en rapport som forstudie til et fremtidig forvaltningsrevisjonsprosjekt på IKT. Rapporten bør omfatte status, utfordringer, forsystemer og problemstillinger for et revisjonsprosjekt. Rapporten leveres i løpet av 2016. Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Omorganisering, økonomi og IKT» til orientering. 2) Kommunestyret merker seg at revisjonen fremmer følgende forslag til tiltak: a) Stillingsbeskrivelse, økonomireglement, delegeringsskriv og økonomiprosesser bør samordnes og tydeliggjøre rollen til kommunalsjefene. Ski kontrollutvalg 14.06.2016 Side 5 av 6
b) Fagnettverkenes rolle bør avklares. c) Det bør utarbeides mål for realisering av gevinster i den fortsatte utviklingen av Agresso. 3) Rådmannen bes følge opp anbefalingene i rapporten og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks måneder. Ski KU-30/16 Overordnet analyse - forvaltningsrevisjon 1. Kontrollutvalget tar den overordnede analysen til orientering. 2. Kontrollutvalget ber sekretariatet legge frem forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Ski for perioden 2017 2020. Planen tar utgangspunkt i innspillene som kommer frem i møtet den 14. juni. IKT og Eiendomsforvaltning tas inn i planen i tillegg til revisjonens forslag. 1. Kontrollutvalget tar den overordnede analysen til orientering. 2. Kontrollutvalget ber sekretariatet legge frem forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Ski kommune for perioden 2017 2020. Planen tar utgangspunkt i innspillene som kommer frem i møtet den 14. juni. Ski kontrollutvalg 14.06.2016 Side 6 av 6