KTRU /17 Kontrollutvalget Status saker i arbeid - mars 2017 GYSP EKTRU-0224-201605103-30 Hva saken gjelder: Sekretariatet legger frem en oppdatert oversikt over status på saker kontrollutvalget har bestilt og som ikke er levert eller ferdig sluttbehandlet politisk. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar oversikten over status på saker kontrollutvalget har i bestilling/arbeid pr. mars 2017 til orientering. Dato: 14. mars 2017 Gudny Spjeld - saksbehandler Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Vedlegg: 1 1
Vedlegg KTRUs egne prosjekter for oppfølging: under arbeid: Delegasjonsreglement KTRU 16.02.16 sak 13-16: Leder Robert Monsen tar kontakt med bystyredirektøren i forbindelse med utarbeidelse av delegasjonsreglementet, og vil være kontrollutvalgets kontaktperson slik etterspurt i dokumentet «Politisk tilsyn og kontroll utarbeidelse av opplæringsopplegg» om kontaktperson fra kontrollutvalget/sekretariat. : Saker har vært i arbeid under bystyredirektøren (Jf. saker til gjennomsyn i ktru-møtet 15.11.16) KTRU 18.05.16: Leder Robert Monsen (H) orienterte om erfaringer som kontrollutvalgets kontakt i forbindelse med sak om arbeidsgiverfullmakter for kontrollutvalget og sekretariatet for kontrollutvalget som pågår ved Bystyrets kontor. I forkant av møtet hadde han sendt medlemmene Bystyrets kontors, samt sekretariatets, utkast til sak om dette. Kontrollutvalgets medlemmer var omforent om at Bystyrets kontors forslag ikke kunne gå til Bystyret slik det forelå. KTRU 15.11.16 sak 106-16: Kontrollutvalgets medlemmer gjennomgikk og drøftet de fremlagte dokumentene og var omforent om i tilknytning til dokument: Nr. 7, Epost fra Bystyrets kontor, Saker om arbeidsgiverfullmakter klare for behandling m/saksframleggene, å be kontrollutvalgets leder sammen med sekretariatet varsle Bystyrets kontor og Komite for fullmakter og politisk styringssystem om at Kontrollutvalget mener at de er den rette innstillingsinstans overfor Bystyret i denne saken om arbeidsgiverfullmakter Sak fra Bystyrets kontor til fullmaktskomiteens møte 16.11.16, sak 63-16, som vedtok: Saken sendes tilbake til kontrollutvalget som tar stilling om de vil utforme eget forslag til innstilling før behandling i komite og bystyre. (Jf. Saker til gj.syn, dok. nr. 4, i dette møtet 20.12.16) KTRU 20.12.16 sak 126-16 Sake utsettes. Kontrollutvalget ved leder, nestleder og ytterligere en representant ber om et møte med ordfører med sikte på å komme frem til et omforent forslag til hvordan Kontrollutvalgets arbeidsgiverrolle skal praktiseres. KTRU 24.01.17 sak 8-17 - innstilling til Bystyret: 1. Bystyret delegerer arbeidsgiveransvaret for kontrollutvalgets sekretariat til kontrollutvalget. Den daglige personaladministrative oppfølging ivaretas av bystyrets kontor på oppdrag fra kontrollutvalget, i samråd med kontrollutvalgets leder. 2. Kontrollutvalgets utøvelse av arbeidsgiveransvaret gjøres på grunnlag av arbeidsgiverpolitikk og retningslinjer som gjelder i Bergen kommune. 3. Ansettelse av leder for sekretariatet gjøres av bystyret etter inn 4. Ansettelsesmyndighet for øvrig personale i sekretariatet delegeres til kontrollutvalget. 5. Fastsettelse av lønnsbetingelser m.v. for kontrollutvalgets sekretariat foretas av kontrollutvalgets leder og nestleder i samråd med ordfører. BEBY 22.02.17: 1. Bystyret delegerer arbeidsgiveransvaret for kontrollutvalgets sekretariat til kontrollutvalget. 2. Kontrollutvalgets utøvelse av arbeidsgiverfunksjonen gjøres på grunnlag av arbeidsgiverpolitikk og retningslinjer som gjelder i Bergen kommune. 3. Den praktiske oppfølging og personaladministrative tilrettelegging ivaretas av Bystyrets kontor. Nødvendig rapportering skjer til kontrollutvalgets leder. Ferdig i Bystyret 2
KTRUs egne prosjekter under arbeid: Årsrapport for Kontrollutvalget for 2016 for oppfølging: KTRU 24.01.17 sak 7-17: 1. Kontrollutvalget i Bergen kommune sin årsrapportering for 2016 godkjennes. 2. Kontrollutvalgets årsrapportering for 2016 oversendes Bystyret. : BEBY 22.02.17 sak 57-17: Bystyret tar kontrollutvalgets årsrapportering for 2016 til orientering. Ferdig i Bystyret Plan for selskapskontroll 2017 2020 KTRU 16.02.16 sak 19-16: Tatt til foreløpig orientering. Tas opp igjen etter rapport med resultatene av Eierskapskontroll Bestilt revisjonsrapport på Eierskapskontroll. KTRU 06-17, Plan for selskapskontroll 2017-2020: 1. Kontrollutvalget vedtar at saken sendes Bystyret som kontrollutvalgets forslag til rammeplan for selskapskontroll i perioden 2017 2020. 2. Kontrollutvalget legger til grunn at det ved bestilling av prosjekter vil bli utarbeidet en prosjektplan som beskriver problemstillinger, metoder, avgrensning, ressursforbruk, kostnader og prosjektperiode, og som skal godkjennes av kontrollutvalget før oppstart. 3. For å sikre nødvendig fleksibilitet med hensyn til valg og gjennomføring av prosjekter ber kontrollutvalget om å få delegert myndighet til å foreta endringer i planen i planperioden. BEBY 22.02.17 sak 58-17: 1. Kontrollutvalget gjennomfører eierskapskontroll i selskaper etter utvalgets nærmere vurdering. 2. Kontrollutvalget kan på grunnlag av gjennomført eierskapskontroll selv vedta forvaltningsrevisjon i selskaper hvor det er adgang til det. 3. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å endre planen i løpet av perioden, herunder åpne for eierskapskontroll eller forvaltningsrevisjon i ytterligere selskaper. 4. Bystyret tar for øvrig saken om Plan for selskapskontroll 2017-2020 til orientering. Ferdig i Bystyret 3
Nummererte brev under arbeid Nummerert brev nr. 8 Bergen kommune, revisjon av beboerregnskaper 2015 KTRU 20.09.16: 1. Kontrollutvalget tar revisors rapportering i «Nummerert brev nr. 8 Bergen kommune, revisjon av beboerregnskaper 2015» og revisjonsberetningene etter den lovpålagte revisjonen av beboerregnskaper for 2015 ved kommunens alders- og sykehjem, til foreløpig orientering. 2. Kontrollutvalget merker seg konklusjoner, funn og avvik revisor rapporterer om og at mange av forholdene er tatt opp tidligere år, og sender rapporteringen fra BDO AS til Byrådet for uttalelse. 3. Kontrollutvalget ber Byrådet om tilbakemelding innen utgangen av oktober 2016 med eventuelle kommentarer til brevet og med opplysninger om hvordan revisors kommentarer og anbefalinger i «Nummeret brev nr. 8 Bergen kommune, revisjon av beboerregnskaper for 2015» vil bli fulgt opp. Utgangen av oktober KTRU 20.12.16 sak 123-16: 1. Kontrollutvalget tar revisors rapportering i «Nummerert brev nr. 8 Bergen kommune, revisjon av beboerregnskaper 2015», revisjonsberetningene etter den lovpålagte revisjonen av beboerregnskaper for 2015 ved kommunens alders- og sykehjem samt opplysningene i Byrådsavdeling for helse og sosial sitt brev av 22.11.16, til foreløpig orientering. 2. Kontrollutvalget sender saken til Bystyret. BEBY 25.01.17 sak 18-17: 1. Bystyret tar revisors rapportering i «Nummerert brev nr. 8 Bergen kommune, revisjon av beboerregnskaper 2015», revisjonsberetningene etter den lovpålagte revisjonen av beboerregnskaper for 2015 ved kommunens alders- og sykehjem samt opplysningene i Byrådsavdeling for helse og sosial sitt brev av 22.11.16, til foreløpig orientering. 2. Bystyret ønsker tilbakemelding via Kontrollutvalget med bekreftelse på at intern kontrollopplegget er operativt i tråd med normale kvalitetsstandarder som forventes på området lovpålagte beboerregnskaper innen 31. mars 2017. Innen 31.03.17 4
Avtalte kontrollhandlinger under arbeid Håndtering av økonomiske midler for tjenestemottakere i hjem. Forvaltning av tjenestemottakers midler i bofellesskap og lignende (ikke lovpålagt revisjon) KTRU 20.01.15: Kontrollutvalget bestiller tilleggsrevisjoner, ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger ( ) i tråd med forslagene til prosjektmandat. KTRU 19.04.16 KTRU 20.01.15: Kontrollutvalget bestiller tilleggsrevisjoner, ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger ( ) i tråd med forslagene til prosjektmandat. KTRU 19.04.16 Fremlagt for KTRU i samlerapport møtet 19.04.16: Sendt Byrådet for eventuelle kommentarer innen utgangen av mai 2016 Påminninger sendt 6.06.16 og 30.09.16 Sak med begge rapportene: BEBY 25.01.17 sak 19-17: Bystyret ber Byrådet gi tilleggsopplysninger til Kontrollutvalget på utydelig besvarte forhold som er omtalt i rapporten innen 28. februar 2017. Dette gjelder: 1. Det framstår ikke å være tenkt på pengeforvaltning/kontantforvaltning i bofellesskap for psykiatri og rus 2. Pasientregnskapene på f.eks. Landås Menighets Eldresenter og Betanien har ukjent status. Mottatt svar i brev av 16.10.16 Innen 28.02.2017 Prosjekter og særattestasjoner KTRU 20.01.15: Kontrollutvalget bestiller tilleggsrevisjoner, ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger ( ) i tråd med forslagene til prosjektmandat. KTRU 16.02.16 sak 14-16: 1. Kontrollutvalget tar opplysningene fra BDO AS i rapporten Prosjekter og særattestasjoner fra januar 2016 etter avtalte kontrollhandlinger (ISRS) til foreløpig orientering. 2. Kontrollutvalget sender rapporteringen til Byrådet for eventuelle kommentarer og ber om en tilbakemelding innen utgangen av mars 2016. KTRU 06.06.16 sak 58-16 Beby 21.09.16: 1. Bystyret tar rapporteringen fra BDO AS fra mai 2016 om rapporten Prosjekter og særattestasjoner og finansbyrådens tilbakemelding i brev av 26.05.16, til orientering. 2. Bystyret ber Byrådet rapportere via Kontrollutvalget om status på den videre oppfølgingen av rapportens funn og anbefalinger innen utgangen av 2016. Frist utgangen av 2016 Tilskrevet 22.02.17 5
Avtalte kontrollhandlinger under arbeid Tilleggsrevisjoner av sikkerhets- og beredskapsopplegget KTRU 20.09.16 sak 84-16: 1. Kontrollutvalget ber oppdragsansvarlig regnskapsrevisor BDO AS utarbeide effektive skisser til revisjoner/avtalte kontrollhandlinger for å avdekke eventuelle mangler og svakheter i sikkerhets- og beredskapsopplegget som kan forårsake særskilt eller forhøyet risiko for uønskede hendelser, innenfor en totalramme på inntil 350 timer, for følgende områder: Sikkerhet og beredskap i sentraladministrasjonen (Byrådsleders avdeling og Byrådsavdeling for finans og eiendom) Sikkerhet og beredskap i skoler og barnehager Sikkerhet og beredskap i institusjoner under Byrådsavdeling for helse og omsorg. KTRU 18.10.16 sak 92-16: 1. Kontrollutvalget godkjenner den fremlagte prosjektskissen for gjennomføring avtalte kontrollhandlinger for å avdekke eventuelle mangler og svakheter i sikkerhets- og beredskapsopplegget i sentraladministrasjonen, i skoler og barnehager, og i institusjoner under Byrådsavdeling for helse og omsorg med et tidsforbruk på inntil 350 timer og ferdigstillelse februar/mars 2017. 2. Kontrollutvalget presiserer at revisor bes om å inkludere fokus på: læring av uønskede hendelser. 3. Nødvendig konkretisering av kontrollhandlinger kan skje i dialog med sekretariatet, i tråd med de innspill som kom frem i møtet. Februar/mars 2017 Avstemmingskontroller i transaksjonsstrømmer og kontoklasser Kontrollutvalget 24.01.17 sak 4-17: 1. Kontrollutvalget viser til prosjektskisse fra BDO AS fra forrige kontraktsperiode og bestiller tilleggsrevisjoner, ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger, hos BDO AS på Avstemmingskontroller i transaksjonsstrømmer og kontosaldoer. 2. Revisjonen gjennomføres i tråd med forslagene til prosjektmandat som fremkommer i punkt 5 i forslaget fra BDO AS datert 12.01.15 og innenfor en økonomisk ramme på inntil 400 timer totalt. Arbeidet forutsettes gjennomført med høyt kompetent personell med leveranseautoritet for levering innen 01.06.17. Frist 01.06.17 6
Forvaltningsrevisjoner til politisk behandling Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter KTRU 15.12.15: Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon hos Deloitte AS av «Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter» i samsvar med forslag til prosjektmandat i fremlagte prosjektskisse. KTRU 18.05.16: Saken utsettes. Ansvarlig byråd bes om å gi en skriftlig orientering og innkalles til neste møte for å orientere utvalget om hvordan byrådsavdelingen vil følge opp rapportens anbefalte tiltak. KTRU 06.06.16: Lagt frem på nytt. : Saken utsettes. Skriftlig redegjørelse datert 06.06.16 mottatt og lagt ved saken Deloittes kommentarer til redegjørelsen mottatt og vedlagt saken Kontrollutvalget 20.09.16 sak 74-16: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter» til orientering. 2. Kontrollutvalget tar opplysningene i Byrådsavdeling for byutvikling sitt høringssvar til orientering. 3. Kontrollutvalget sender rapporten til Bystyret i Bergen kommune. 1. halvår 2016 06.06.16 Kontrollutvalget 20.09.16 sak 74-16 og avga følgende innstilling: 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter» til orientering. 2. Bystyret viser til tilleggsnotat fra revisor datert 6. september 2016 der det fremkommer at det i etaten har vært godkjent tilleggsarbeider/endringsmeldinger med beløp som overstiger fullmaktsgrensene i økonomiregelverket. 3. Bystyret viser til at det i prosjektene samlet er godkjent tilleggsarbeider/endringer for om lag 425 millioner kroner. Bystyret slutter seg til revisors vurdering av at mange av endringene har vært nødvendige, men mener standardheving/økt kvalitet som medfører høyere prosjektkostnad enn forutsatt i bystyrets opprinnelige vedtak burde vært fremlagt bystyret. 4. Bystyret ber Byrådet følge opp forslag til tiltak som framgår av forvaltningsrevisjonsrapporten. 5. Bystyret ber Byrådet rapportere til Kontrollutvalget om hvordan revisors anbefalinger er fulgt opp innen utgangen av 2016. (Komite for miljø og byutvikling hadde saken til orientering i møtet 031116 sak 322-16: Komite for miljø og byutvikling tok ikke saken til orientering i dette møtet. Komiteens arbeidsutvalg ble bedt om å legge frem forslag til merknader til saken i samarbeid med arbeidsutvalget i komite for finans, kultur og næring. Kontrollutvalget innstiller til bystyret) Ferdig i KTRU 20.09.16 7
(Komite for finans, kultur og næring hadde saken til orientering i møtet 301116 sak 153-16: Komite for finans, kultur og næring utsatte å behandle saken. 1. Det nedsettes en arbeidsgruppe bestående av tre representanter hver fra KFKN og KMBY som skal levere sine anbefalinger til de to komiteer innen 1. april 2017. 2. Fra KFKN oppnevnes Trygve Birkeland (KrF) Diane A. Berbain (MDG) og Dag Skansen (H). Trygve Birkeland leder gruppens arbeid. Fra KMBY oppnevnes Lillian Vangberg (A), Tor A. Woldseth (Frp) og Lillian Blom (SV). 3. Arbeidsgruppen skal vurdere fullmaktene og gi innspill til disse med bakgrunn i det som fremkommer i rapport fra Deloitte. 4. Komme med innspill til forslag om hvordan prosjekter av denne karakter kan organiseres. 5. Vurdere ulike løsninger for å forebygge at slike situasjoner ikke oppstår i fremtiden. 6. Saken utsettes for behandling til etter arbeidsgruppen har levert sine anbefalinger. Kontrollutvalget innstiller til bystyret.) På veg til Bystyret, men stoppet opp komiteene 8
Forvaltningsrevisjoner i arbeid Forvaltningsrevisjon av organisering og utføring av barnevernstjenestene KTRU 20.01.15: Kontrollutvalget viser til flertallsmerknad fremsatt under bystyrets behandling av sak 286/14. Kontrollutvalget viser til utvalgets vedtak i sak 39/14 der utvalget bestilte en forvaltningsrevisjon av Tilsyn, oppfølging og kontroll av fosterhjem. Utvalget ser det som naturlig at denne rapportens funn kan gi et viktig grunnlag for å formulere problemstillinger for en slik forvaltningsrevisjon bystyret har bedt om. For å følge opp den vedtatte flertallsmerknaden på raskest mulig måte ber kontrollutvalget Deloitte starte arbeidet med å utarbeide en prosjektskisse i tråd med flertallsmerknaden i bystyresak 286/14. Prosjektskissen legges frem for behandling så snart revisjonsrapporten Tilsyn, oppfølging og kontroll av fosterhjem er. Det vises også til statusrapport for barnevernet 2013. KTRU 16.02.16 Prosjektskisse vedtatt Skisse tilsendt 12.10.15 returnert for endring. Møte mellom revisor og sekretariat desember 2015. Enighet om innfallsvinkel. Frist utgangen av juni 2016 Statusrapport fra Deloitte 06.10.16: «( ) i ferd med å avtale siste intervju og skrive opp rapporten slik at vi skal få oversendt denne til kommune for høring så raskt som mulig.» I flg. Deloitte 8.03.17: «Kommer til møtet i april 2017» Forvaltningsrevisjon; Kvalitet og effektivitet i kontraktsoppfølging i kommunen KTRU 24.01.17 Kontrollutvalget bestiller revisjonen «Kvalitet og effektivitet i kontraktsoppfølging i kommunen» hos oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Deloitte AS i tråd med sekretariatets forslag. Rapportering til Kontrollutvalget om resultater av forvaltningsrevisjonen, sekvensielt eller samlet, innen 01.06.17. 9
Undersøkelse under arbeid Uavhengig juridisk vurdering «Jordalsvannsaken» Kontrollutvalget i møtet 18.10.16 sak 93-16: 1. Kontrollutvalget ber sekretariatet sende forespørsel til Deloitte Advokatfirma AS om deres vurdering av en ytterligere aktivitet slik dette fremkommer i bystyrevedtaket og om hvordan de mener en slik aktivitet kan håndteres, samt arbeidsomfanget på et slikt arbeid. KTRU 15.11.16 sak 109-16 Kontrollutvalget slutter seg til Deloitte Advokatfirma AS sin forslåtte fremgangsmåte og ber de gjennomføre de juridiske vurderingene innenfor rammene som fremgår i advokatfirmaets brev av 31.10.16 Arbeidet er startet/ Levering avhenger av mengden dokument Prosjekter for oppfølging av vedtak Tilskuddsforvaltningen i Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke KTRU møtet 20.12.16 sak 129-16:Kontrollutvalget ber Deloitte Advokater AS gjennomføre oppdraget slik de har foreslått i skissen kontrollutvalget behandlet og vedtok i møtet 15.11.16, med en utvidet ramme på inntil 100 timer (ny totalramme 200 timer). KTRU 16.06.15 BEBY 23.09.15: KTRU 06.06.16: Kontrollutvalget tar tilbakemeldingen fra Byrådsavdeling for klima, kultur og næring om byrådsavdelingen oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Tilskuddsforvaltning og bruk av tilskuddsordninger innen kultur og kulturminne» til foreløpig orientering. Sak med rapport legges frem i dette møtet. Rapporten vurderes fulgt opp i kommende revisjonsperiode. Spesialundervisning KTRU 22.09.15 BEBY 25.11.15: KTRU 20.09.16 sak 76-16: 1. Kontrollutvalget i Bergen tar Byrådsavdeling for barnehage, skole og idrett sin rapportering om oppfølgingen av forvaltningsrevisjonsrapporten «Spesialundervisning» til orientering. 2. Kontrollutvalget viser til Byrådsavdeling for barnehage, skole og idrett sitt svar 2. juni 2016 pkt. 9: Kontrollutvalget ber om at det utarbeides felles retningslinjer for rektorene som sikrer at foresatte blir involvert før vedtak om spesialundervisning blir fattet. Retningslinjene tas inn i oppdatert håndbok. 3. Kontrollutvalget sender saken til Bystyret i Bergen til orientering. Ikke satt frist 10
Prosjekter for oppfølging av vedtak Oppfølging av forvaltningsrevisjonsra pporten; Anskaffelse, oppfølging og kontroll av tjenester fra private leverandører innen helse og omsorg KTRU møtet 20.12.16 sak 124-16: 1. Kontrollutvalget tar kommunens rapport Kontroll med lønns- og arbeidsvilkår hos Orange Helse til orientering 2. Kontrollutvalget ber om å få fremlagt en sak om mulige fremtidige bestillinger av revisjonsprosjekter vedrørende kommunens intern kontroll på området oppfølging av kontrakter med eksterne leverandører. KTRU møtet 24.01.17 sak 5-17: Bestilt forvaltningsrevisjon se Forvaltningsrevisjoner i arbeid Selskapskontroll for oppfølging: : Selskapskontroll i BIR KTRU 28.01.14 KTRU 11.03.14 «1. Kontrollutvalget i Bergen kommune vedtar at selskapskontroll i BIR utsettes. 2. Kontrollutvalget ber styret i BIR om å få oversendt rapporter fra forvaltningsrevisjoner selskapet har inngått avtale med KPMG om kjøp av fra 2013.» KTRU 13.05.14 KTRU 09.09.14 KTRU 26.05.15 KTRU 20.09.16 KTRU 15.11.16 Når Plan for forvaltningsrevisjon i BIR er gjennomført (en rapport gjenstår) 11
Andre undersøkelser Arrangement i Bergen havn 17. mai 2015 KTRU 17.11.15: Kontrollutvalget slutter seg til skisserte framgangsmåte. KTRUs leder og nestleder gis fullmakt til å utforme og gjennomføre en slik bestilling i samarbeid med utvalgets sekretariat. (BDO AS) Kartlegging av arbeid med å forebygge, avdekke, og håndtere økonomisk kriminalitet KTRU 06.06.16: Kontrollutvalget tar rapportene Kartlegging av Bystyrets kontors arbeid med å forebygge, avdekke, og håndtere økonomisk kriminalitet, Kartlegging av Byrådsleders avdelings arbeid med å forebygge, avdekke, og håndtere økonomisk kriminalitet og Kartlegging av Bergen brannvesens arbeid med å forebygge, avdekke, og håndtere økonomisk kriminalitet til foreløpig orientering. Kontrollutvalget sender rapporten vedr. Bystyrets kontor til Bystyrets kontor og rapportene vedrørende Byrådsleders avdeling og Bergen brannvesen til Byrådet til uttalelse. Utvalget ber om tilbakemelding innen 1. september 2016. KTRU 20.09.16 sak 78-16: 1. Kontrollutvalget tar rapportene Kartlegging av Bystyrets kontors arbeid med å forebygge, avdekke, og håndtere økonomisk kriminalitet, Kartlegging av Byrådsleders avdelings arbeid med å forebygge, avdekke, og håndtere økonomisk kriminalitet og Kartlegging av Bergen brannvesens arbeid med å forebygge, avdekke, og håndtere økonomisk kriminalitet til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg at organiseringen av sentralledelsen avviker fra «beste praksis» når det gjeld internkontrollfunksjonen (mangler «3.dje forsvarslinje», jf. Veileder for Compliancefunksjonen). 3. Kontrollutvalget viser til høringsuttalelsen fra bystyrets kontor der det heter at: «Bystyrets kontor mener at BDO sin tolkning av oppdraget avviker en del fra kontrollutvalgets utgangspunkt i møte 22.09.15.». Kontrollutvalget slutter seg til dette, men mener at rapportene fra BDO likevel inneholder nyttige og relevante funn som bør følges opp videre. 4. Kontrollutvalget ber om å få oversendt «Risiko for korrupsjon Konsernovergripende analyse Bergen kommune» som det er vist til i svaret fra Byrådsleders avdeling. Kontrollutvalget avga følgende innstilling: 1. Bystyret tar rapportene Kartlegging av Bystyrets kontors arbeid med å forebygge, avdekke, og håndtere økonomisk kriminalitet, Kartlegging av Byrådsleders avdelings arbeid med å forebygge, avdekke, og håndtere økonomisk kriminalitet og Kartlegging av Bergen brannvesens arbeid med å forebygge, avdekke, og håndtere økonomisk kriminalitet til orientering. 2. Bystyret ber byrådet vurdere å iverksette et organisasjons- og moderniseringsprosjekt med henblikk på å dimensjonere internkontrollen (jamfør Kommuneloven 20 nr. 2) iht. «beste praksis», jf. Veileder for Compliancefunksjonen. Henvendelse fra Ordføreren 18.10.16 pluss møte 24.10.16: Kontrollutvalget bes om å vurdere om eller evnt. begrunne at, innstillingen til Bystyret i pkt. 2 er tilstrekkelig utredet. KTRU-møtet 15.11.16 sak 110-16: Kontrollutvalget ettersender tilleggsopplysninger til saken Kartlegging av arbeid med å forbygge, avdekke og håndtere økonomisk kriminalitet til bystyrets behandling. Forretningsutvalget 22.11.16 sak 255-16: Forretningsutvalget utsetter saken. Før saken behandles videre, bes byrådet og Bystyrets kontor komme med uttale til kontrollutvalgets tilleggsopplysninger i notat datert 16.11.16 Sak og tilleggsutredning på veg til Bystyret. Stoppet opp i Forretningsutvalget. (Se forretningsutvalgets vedtak; dok. nr. 4 under Saker til gjennomsyn) 12
Andre undersøkelser : (forts.) KTRU møtet 20.12.16 sak 128-16 (Under Eventuelt) Kontrollutvalget venter til ankefristen er ute før de avgjør hva de vil gjøre videre i saken. BEBY 22.02.17 sak 56-17: Bystyret tar rapportene Kartlegging av Bystyrets kontors arbeid med å forebygge, avdekke, og håndtere økonomisk kriminalitet, Kartlegging av Byrådsleders avdelings arbeid med å forebygge, avdekke, og håndtere økonomisk kriminalitet og Kartlegging av Bergen brannvesens arbeid med å forebygge, avdekke, og håndtere økonomisk kriminalitet til orientering. Merknad Bystyret viser til notater fra Byrådsleder og Bystyrets kontor, og vil ikke ta stilling til vedtakspunkt nr. 2 i Kontrollutvalgets innstilling før det eventuelt foreligger en bredere saksutredning. Ferdig i Bystyret Klagesak vedr. tiltak i Foreningsgaten 3 KTRU 18.05.16: Dokumentet legges frem til ny vurdering når klagesaken er ferdig behandlet Sendt spørsmål om status på klagesaken 29.08.16 Sendt påminning 5.10.16 Se svar fra kommunaldirektør for byutvikling av 30.10.16 under saker til gjennomsyn. Er under saksbehandling 13
Andre undersøkelser Tildeling av lokaler Mathallen KTRU-møtet 06.06.64 i sak 64-16 1. Kontrollutvalget er ikke et klageorgan, men skal føre løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget behandler derfor ikke henvendelsen fra Djukastein, men som opplysninger som er av bystyrets interesse. 2. Kontrollutvalget ber om en gjennomgang av hvorvidt kriterier og kontrakter ved tildeling av arealer i Mathallen, herunder tildeling av hele eller vesentlige deler av arealet til én aktør, er i samsvar med a) statsstøtteregelverket og b) Bystyrets vedtak knyttet til drift og utleie av arealer i Mathallen. Videre ber kontrollutvalget om en redegjørelse for hvorvidt disse kriteriene har blitt fulgt ved siste tildeling. KTRU møtet 15.11.16 sak 111-16: 1. Kontrollutvalget kan ikke se at byrådet har svart på spørsmålene knyttet til tildeling av lokaler i Mathallen til én aktør. 2. Kontrollutvalget ber derfor om en uhildet gjennomgang av hvorvidt kriterier og kontrakter ved tildeling av arealer i Mathallen, herunder tildeling av hele eller vesentlige deler av arealet til èn aktør, er i samsvar med a) statsstøtteregelverket og b) Bystyrets vedtak knyttet til drift og utleie av arealer i Mathallen. Videre ber Kontrollutvalget om en uhildet vurdering av hvorvidt disse kriteriene har blitt fulgt ved siste tildeling. 3. Kontrollutvalget ber Byrådet utdype sin vurdering av tildelingen av arealer i Mathallen «ikke representerer noen form for støtte i statsstøtteregelverkets forstand» Kontrollutvalget ønsker særlig å få belyst om den leien som betales fullt og helt dekker kapitalkostnader/internhusleie for Mathallen. KTRU 20.12.16 sak 128-16 Sekretariatet innhenter svar fra Kommuneadvokaten til neste møte. I fm forberedelse av sak om prosjektskisse bedt om opplysninger fra Byutvikling/Grønn etat Tlf. fra Grønn etat de jobber med svaret Sendt påminning 06.10.16 Byrådet tilskrevet; forespurt om å besvare punkt 3 og om å be Kommuneadvokaten besvare punkt 2 i vedtaket. Ut fra opplysninger 14.03.17 ventes svarbrev en av de første dagene. Sak i dette møtet? Henvendelse fra Norwaco KTRU-møtet 15.11.16 sak 106-16 Kontrollutvalgets medlemmer gjennomgikk og drøftet de fremlagte dokumentene og var omforent om i tilknytning til dokument: Nr. 5, brev fra Norwaco av 19.10.16; Ulovlig bruk av opphavsrettslig materiale i Bergen kommunes skoler, å be sekretariatet tilskrive Byrådet og be om at Byrådet svarer Norwaco på dette brevet med kopi til kontrollutvalget. Byrådet tilskrevet 17.11.16 (Norwaco tilskrevet samme dag) Sak i dette møtet 14
Andre undersøkelser Lønns- og arbeidsforhold støttekontakter KTRU 20.12.16 sak 128-16: Sekretariatet gjør en henvendelse til Kommuneadvokaten for om Bergen kommune følger høyesterettsdom HR 2013 630 A KTRU 24.01.17 sak 2-17: Brev fra Kommuneadvokaten der det bl.a. fremgår at «Kommuneadvokaten kjenner ikke til hvilken praksis kommunen har på dette området. Vi ber om at dette spørsmålet evt. utredes av byrådsavdeling for helse og omsorg, og at henvendelsen sendes dit.» Henvendelsen sendt Byråd for helse og omsorg 24.01.17 for besvarelse. Ikke satt frist Orienteringssak i dette møtet Varslingsordningen KTRU 24.01.17 sak 9-17: Under Eventuelt ble det presentert et eksempel på varsling og problemstillinger knyttet til dette. Utvalgets medlemmer drøftet opplysningene. Det ble vist til tidligere revisjoner på området. Utvalgets medlemmer var omforent om at temaet skulle følges opp i senere møter. Ikke satt frist 15