Undersøkelse av Rendalen kommune Miljøvernområdet Dato: 22.08.2013 Saksnummer: 2013/3900 ARKIVKODE: 410 KOMMUNENS ADRESSE: Kommunehuset 2485 Rendalen FYLKESMANNENS TILSYNSGRUPPE: Ola Gillund og Lars Martin Hagen KONTAKTPERSON I KOMMUNEN: Frank Engene Regelverk: Lov vern mot forurensninger og om avfall Forvaltningsloven Forskrift om gjødselvare mv. av organisk opphav del III og del IV Undersøkelsen omhandlet følgende tema: Forurensning: Hvordan kommunen som forurensningsmyndighet ivaretar sin myndighet og plikt etter gjødselvareforskriften del III (Bestemmelser om lagring og bruk) og del IV (Utfyllende bestemmelser). Fylkesmannen gjorde ingen funn under undersøkelsen. Det ble gjort følgende merknader under undersøkelsen: Merknad 1: Kommunen burde hatt klarere mål knyttet til forurensning og gjødselvareforskriften. Merknad 2: Delegering av ansvar knyttet til gjødselvareforskriften er ikke klart definert i delegeringsreglementet. Merknad 3: Flere saker avklares på telefonen. Merknad 4: Funksjonskontroll av tekniske anlegg bør bedres. Dato:22. August 2013 Ola Gillund revisjonsleder Lars Martin Hagan revisor Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. 1
Innhold: 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Funn 4. Merknader 5. Andre forhold 6. Gjennomføring Vedlegg: Vedlegg 1: Dokumentunderlag for Fylkesmannen sitt tilsyn Vedlegg 2: Deltakere ved Fylkesmannen sitt tilsyn 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter undersøkelse av Rendalen kommune 21. august 2013. Miljødirektoratet har besluttet at det skal føres en landsomfattende undersøkelse om kommunen som miljøvernmyndighet også i 2013. Fylkesmannen skal utføre en undersøkelse i minst tre kommuner i hvert fylke utført etter modell av systemrevisjon. Undersøkelsen gjelder kommunens myndighet knytta til gjødselvarer mv. av organisk opphav, del III og del IV i gjødselvareforskriften. Undersøkelsen fokuserer på kommunens oppfyllelse av krav innenfor oppgitte temaer, og rapporten viser funn og merknader som undersøkelsen avdekket. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunen som miljøvernmyndighet. Formålet med undersøkelsen er å vurdere om Rendalen kommune har tilfredsstillende styring i forhold til regelverket som regulerer miljøarbeidet. Undersøkelsen omfattet blant annet: om aktiviteter ble utført slik som beskrevet og uttalt om kommunen driver sin virksomhet innenfor egne rammer og de rammer som myndighetene har satt. Undersøkelsen ble gjennomført ved granskning av dokumenter, ved intervju av sentralt plasserte personer i organisasjonen, og ved verifikasjon av at rutiner, 2
prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten handler om funn og merknader som ble avdekket i undersøkelsen. FUNN er brudd på krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. MERKNAD er forhold som ikke omfattes av definisjon for funn, men der tilsynsmyndigheten påviser et forbedringspotensiale som med tiden kan blir et brudd på regelverket. 2. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget ved undersøkelsen var: Lov om vern mot forurensninger og om avfall Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) Forskrift om gjødselvarer av organisk opphav mv. del III og del IV. Korrespondanse mellom kommunen og Fylkesmannen Kommunens rapportering til Fylkesmannen på miljøområdet Dokumentasjon fra kommunen, jf. vedlegg 1 3. Funn Ingen 4. Merknader Merknad 1: Kommunen bør ha klarere mål for arbeid med forurensningsbegrensning og forvaltning av gjødselsvareforskriften. Hensikten med å ha mål er at gjennomføringsevnen skal bli bra og at man har noe å strekke etter. Det er kommunen selv som ser hva som er hensiktsmessig og det er ikke nyttig å utarbeide mål som ikke blir brukt. Men målbare mål er fornuftig for å oppnå resultater. Merknad 2: Delegering av ansvar knyttet til gjødselvareforskriften er ikke klart definert i delegeringsreglementet. I administrativt delegasjonsreglement er saker etter forurensningsloven delegert til enhetsleder. I pkt. 12.5 er flere forskrifter listet opp, herunder forurensningsforskriften og avfallsforskriften, men gjødselvareforskriften er ikke nevnt. Mangelen kan skape forvirring siden andre viktige forskrifter er nevnt. Merknad 3 Flere saker avklares på telefonen. Informasjon før og under intervjuene viser at en del saker etter gjødselvareforskriften, både tips fra publikum og henvendelser fra husdyrbrukere, blir avklart på telefonen. Det blir ikke skrevet saksnotater på slike «telefonsaker» og sakene blir ikke journalført. Praksisen er uheldig i forhold til bl.a. innsynsrett og sporbarhet. Praksisen bør vurderes endret. 3
Merknad 4 Funksjonskontroll av tekniske anlegg bør bedres. Det er positivt at det gjøres forenklet kontroll av tekniske anlegg ved de årlige PT- og RMP-kontrollene. For å få et sikrere bilde av tilstand for tekniske anlegg (gjødsellager og siloanlegg) anbefaler Fylkesmannen at det gjøres funksjonskontroller på enkelte bruk. I tillegg til å besiktige anlegget bør kvaliteten på vann som drenerer ut fra området kontrolleres f. eks. gjennom syn- og luktkontroll, og eventuelt uttak av vannprøver for analyse. 5. Andre forhold Det er veldig bra at kommunen har gode rutiner for kontroll og godkjenning av nybygg og utbedring av gjødsellager i samsvar med krav i 20 i gjødselvareforskriften. Fylkesmannen merket seg også at kommunen har fokus på arbeid med vannforskriften og at utarbeiding av tiltaksplaner i forhold til kravene i vannforskriften er i god gjenge. Det ble informert om saksbehandlingsverktøyet miljokommune.no. Verktøyet skal forenkle saksbehandlingen for kommunene ved at aktuelt regelverk og maler for brev o.l. ligger tilgjengelig. Det ble også informert om oversikt over regelverk og myndighetsfordeling etter forure ensningsloven som Miljøverndepartementet har på sin hjemmeside. http://www.regjeringen.no/nb/dep/md/dok/lover_regler/retningslinjer/2010/veiviser-imiljolovverket/lover/forurensningsloven.html?id=620462 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Varsel ble sendt 30. mai 2013 Brev med informasjon om undersøkelsen og informasjon om dokumenter som bes tilsendt ble sendt kommunen 19.juni 2013 Møter og intervjuer ble holdt 21. august 2013. 3 fra kommunen personer ble intervjuet I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen. 4
VEDLEGG 1 til rapporten Dokumentunderlag fra kommunen for Fylkesmannens undersøkelse 1. Årsmelding 2012 - Rendalen kommune 2. Administrativ organisering - Rendalen kommune 3. Utdrag av kommunens hjemmeside 4. Delegeringsreglement Rendalen kommune del I av 21.03.2013 5. Administrativt delegeringsreglement for pkt. 12 Plan/Næring/Drift 6. Eksempelsaker vedr. lagring og spredning av husdyrgjødsel VEDLEGG 2 til rapporten Oversikt over personer fra kommunen som var direkte involvert i revisjonen. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Tabellen under viser personer i kommunen som deltok under åpningsmøte og sluttmøte, og hvem som ble intervjuet. Navn Anne Lise Trøen Halgrim Breie Frank Engene Funksjon Rådmann Etatsleder Saksbehandler Fra Fylkesmannen deltok fylkesagronom Lars Martin Hagen og senioringeniør Ola Gillund, med sistnevnte som revisjonsleder. 5