Instruks for behandling og utlevering av hjemmeområder ved dødsfall 1.0 Innledning Dette dokumenet inneholder en prosedyre for situsjonen hvor en bruker av Universitetet i Oslos IT-tjenester dør, og arvingen(e) ønsker å få utlevert innholdet på dennes hjemmeområde. Den eller de som skal ha utlevert filene fra hjemmeområdet betegnes herved som arvingene. Den som utfører dette hos USIT betegnes herved som saksbehandleren. 2.0 Krav til notoritet, legitimasjon. 2. 1 Hvor en bruker dør, vil dennes arvinger tre inn i dennes sted hva angår rettigheter knyttet til såvel fysiske som immatrielle goder og objekter. Retten til innholdet av dennes hjemmeområde er et slikt. 2.2 Det som må fastlegges er at den eller de som ønsker å få utlevert innholdet av hjemmeområdet er rett arving. Dette gjøres ved fremleggelse av en skifteattest. En skifteattest er et dokument skifteretten utsteder nettopp for at arvinger/boet skal kunne legetimere seg som slike. Vedlegg nr. 1 inneholder en skifteattest. Merk at det kan forekomme visse variasjoner og tilleggsskjemaer til denne. 2.3 Arvingen må fremvise skifteattest før han eller hun kan få utlevert filene. En kopi av attesten skal lagres av saksbehandleren. 3.0 Praktisk prosedyre 3.1 Hvor USIT får beskjed om at en bruker dør, fjernes dennes bruker og hjemmeområde. Backup av hjemmeområde og spoolfil lagres. 3.2 Hvor en arving som er legetimert på riktig måte jmf. punkt 2 ønsker det, skal det uteleveres en kopi av hjemmeområdet til denne. Hjemmeområdet i sin helhet brennes da på CD-ROM plate. Hvor det blir utlevert kopi slettes backup av hjemmeområdet samt selve hjemmeområdet hvor dette ikke allerede er slettet. 3.3 Ved utlevering av CD-ROM plate til arvingen, må denne skrive under på erklæring om at dette er mottatt mv. Erklæringen finnes som vedlegg nr. 2. Erklæringen lagres av saksbehandler sammen med kopi av skifteattest.
3.4 Erklæringen og kopien av skifteattesten skal av saksbehandleren arkiveres i USITs arkiv. 3.5 Hvor brukeren har visket ut sine filer før dødsfallet skal Universitetet respektere denne handlingen. Eventuell backup skal da ikke aksesseres. 3.6 Det er ikke opp til saksbehandler å sjekke innholdet på hjemmeområdet.
Bakgrunn for instruks for utlevering av hjemmeområde til avdød brukers arving. Walter M. Tveter, 080701. 1. Backup og sletting av filer Hvor avdøde har visket ut hele eller deler av sine opplysninger, filer, mail el.l. og de etterlatte gjør krav på innsyn i backup, vil man få en kompleks problemstilling. Hvor hjemmeområdet er tømt eller delvis tømt for filer og/eller mail oppstår et særspørsmål; Kan etterlatte kreve seg utlevert kopi fra backup? For det første er det her nødvendig å si noe om personvern. Personopplysningsloven har ikke vern av avdøde innfor sine rammer. 1 Den avdødes konkludente adferd i å viske ut filer kan ikke sies å ha noen bindende påvirkning. Man kan velge å se på dette som et uttrykk for en vilje man ønsker å respektere, men det ligger ikke noen plikt her. Etterlatte arveinger har arverett til etterlattes eindom. Det må da vurderes om det kun er hvor filen har ligget på hjemmeområdet til avdøde at denne er hans eindom, eller om eindomsretten forfølger den også hvor den finnes som en backup fordi avdøde med viten og vilje har visket den ut. 2 Emm. er det sentrale spørsmål her hvorvidt man velger å respektere det man anser som et ønske fra brukeren. Mye taler for å gjøre dette. En backupkopi kan være ufullstendig eller til og med ikke eksisterende. Det å utlevere slikt gir ikke nødvendigvis noe klarere bilde enn det å ikke levere ut noenting. Schartum har også gitt uttrykk for dette standpunktet. Spørsmålet er forøvrig ikke dekke av Personopplysningsloven. 2. Opphavsrettslige spørsmål om åndsverk og eksemplarfremstilling. Hvor det ligger matriale på hjemmeområde hvor avdøde ikke har hatt opphavsrettslige beføyelser i orden, vil heller ikke boet få større rett enn avdøde. Spørsmålet om USIT foredrar eksemplarfremstilling hvor de svir et image av hjemmeområde ift. åndsverksloven er ikke klart. Her taler på den ene siden Åndsvl. 2 som gir eksemplarfremstilling en vid definisjon, og motsatt de reele hensyn utifra sakens praktiske natur. Det er i utgangspunktet en opphavsrettslig beføyelse å fremstille et eksemplar. Det er klart at USIT ikke innehar rettigheter ovenfor åndsverk på avdødes hjemmeområde. Hvor alle åndsverk på hjemmeområde var undergitt en eksemplarfremstillingsrett hos 1 Definisjonen av personopplysninger etter loven kan leses som opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en [levende]enkeltperson (min innklamming) 2 En annen tilnærming er å spørre om eindomsretten blir utslettet ved at avdøde visker den ut. Dette vil jo føre til et spørsmål om hvem som da har eindomsretten til det matrialet som ligger i backup. Det er uklart og upraktisk om man kan eller bør operere med en modell der eindomsretten viskes ut og man antar at eindomsretten til det immatrielle objektet er abandonert. Visse opphavsrettslige beføyelser vil man jo også kunne hevde at er igjen selv etter en slik abandonering av eindomsretten, men det blir veldig teoretisk da det foruten opphavsrettslige beføyelser er svært lite igjen av eindomsretten til immatrielle ting.
avdøde, som boet arver, vil det være uproblematisk. Her vil USIT fremstille eksemplar på opdrag fra den/de som sitter på rett til eksemplarfremstilling. Hvor det på hjemmeområdet ligger åndsverk som avdøde og/eller boet ikke har rett til å fremstille eksemplar av, blir spørsmålet om USIT kan brenne dette på CD uten å overtrå bestemmelsene i Ånsverksloven om eksemplarfremstilling. Hvor det brennes et image av hjemmeområdet er det hele området som brennes. USIT går ikke inn og sorterer eller formaterer innholdet. I dette ligger ikke bare at man ikke nødvendigvis vet om det finnes åndsverk på hjemmeområdet, men også at selv om man skulle ha slik kunnskap er det ikke opp til USIT å sortere innholdet på brukerens hjemmeområde. Det er boets oppgave. Etter at kopiering er foretatt, blir hjemmeområdet fjernet. Sammenholdt med drøftelsen over taler mye emm. for å ikke anse dette som en eksemplarfremstilling, men som en ombytting av lagringsmedium. Det at informasjon lagret på en CD-plate er mindre tilgjengelig enn informasjon lagret på en nettverkstilkoblet disk, minker jo tilgjengeligheten. Dette oppfyller da hensikten bak reglen. Om man ser på prosessen skritt for skritt er det nok en eksemplarfremstilling vi står ovenfor. Ser man derimot på dette som en handling står man rent fysisk ikke igjen med flere eksemplar enn man begynnte med. TONO har anført 3 at de anser dette som en eksemplarfremstilling, men at grunnet virksomhetens begrensede omfang, sammenholdt med at man her beveger seg i den private sfære, uttaler de at de ikke vil ha problemer med denne fremgangsmåten. I det at TONO er den største og viktigste rettighteshaverorganisasjonen for de åndsverkene man kan se for seg at kan ulovlig eksemplarfremstilles, ser jeg liten grunn til å endre praksis her. 3. Spørsmål om utlevering til andre. Hvor brukeren har filer på hjemmeområdet som helt eller delvis eies av andre kan det oppstå et spørsmål om hvorvidt USIT skal gjøre noe med det. Hertil kan man si følgende. For et første har man ingen mulighet til å sjekke hvilket innhold man har, langtmindre rettighetsahvere tildette. For det andre har man ingen mulighet til å utstede noe slags proklama ift. avdødes filer, da man ikke rår over disse. USITs eneste mulightet, av både praktiske og prinsipielle årsaker er derfor å utlevere matriellet til boet. Hvor boet ikke gjør krav på filinnholdet kan man så spørre seg om man da kan utlevere det til annen pretendert rettighetshaver. Svaret på dette må bli nei. Selv om boet ikke gjør krav på filene, har de ikke overført retten til USIT. Såslenge som man ikke rår over filene med slike beføyelser, kan man heller ikke gi dem vidre. Pretendert rettighteshaver må i slike tilfelle henvende seg til boet. 3 Se vedlagte mail fra Korshavn, TONO
Det siste spørsmålet blir hvor noen legger frem dokumentasjon på at de er eier av et verk på hjemmeområdet. Spørsmålet blir her mer om rådighet. Man kan tenke seg at noen bortefor enhver tvil kunne dokumentere at en fil var deres og ikke avdødes. Slikt sett ville heller ikke boet ha noen rett til denne. Det er allikevel to forhold som taler for heller ikke her å dele ut filer til andre enn boet. For det første har USIT som sagt ikke innsynsrett for andre formål enn de som er nevnt i IT-reglementets kap. 2 om driftstekniske hensyn mv. Dette må også gjelde etter brukernes død. Om en slik fil finnes vet vi dermed ikke. For det andre vil det være vanskelig hvor boet motsetter seg en utlevering til 3. part med slikt krav sålenge som de ikke selv har et motstridende krav eller betviler riktigheten av 3. partens påstand. Konklusjonen blir også her at innholdet på hjemmeområdet kun deles ut til boet.
Vedlegg 1: Eksempel på skifteattest
Vedlegg 2: Erklæring Bekreftelse på utlevering av kopi av hjemmeområde. Utlevert av Utlevert til navn, adresse, telefon Jeg/vi bekrefter med dette å ha mottat fra Universitet i Oslo innholdet av hjemmeområde tilhørende som rett arving etter denne. Jeg/vi er kjent med at vi ikke ved denne overleveringen får noen større rett, eller noen videre beføyelser over noe åndsverk fra dette hjemmeområdet enn det arvelateren hadde. Universitetet i Oslo er ikke kjent med innholdet av hjemmeområdet og kan ikke innestå for hva som måtte finnes der. Ei heller betyr overleveringen at Universitetet i Oslo på vegne av seg selv eller andre gir fra seg noen rett eller beføyelse til noe opphavsrettslig beskyttet verk som måtte finnes på hjemmeområdet. Sted, dato, underskrift. Vedlegg: fotostatkopi av skifteattest
Vedlegg 3: E-post fra Kongshavn, TONO: Received: by fkant (mbox waltert) (with Cubic Circle's cucipop (v1.31 1998/05/13) Mon Jul 2 10:24:25 2001) X-From_: svein.korshamn@tono.no Fri Jun 29 15:46:06 2001 Return-path: <svein.korshamn@tono.no> Envelope-to: w.m.tveter@usit.uio.no Delivery-date: Fri, 29 Jun 2001 15:46:06 +0200 Received: from mailscan2.newmedia.no ([212.71.66.9]) by pat.uio.no with smtp (Exim 2.12 #7) id 15Fyb0-00003M-00 for w.m.tveter@usit.uio.no; Fri, 29 Jun 2001 15:46:06 +0200 Received: (qmail 1168 invoked by uid 105); 29 Jun 2001 13:46:05-0000 Received: from svein.korshamn@tono.no by mailscan2 with qmail-scanner- 0.93 (iscan: v3.1/v5.400-0530/907/36050. uvscan: v4.0.70/v4145. sweep: 1.9/3.35. hbedv: 6.2.0.3. fsecure: 4.08/2030/2001-06-26/2001-06- 21/2001-05-25.. Clean. Processed in 1.714675 secs); 29/06/2001 15:46:03 Received: from mail.tono.no (HELO tono-notes.notes.tono.no) (212.71.67.82) by mailscan2.newmedia.no with SMTP; 29 Jun 2001 13:46:03-0000 Received: by tono-notes.notes.tono.no(lotus SMTP MTA v4.6.1 (569.2 2-6-1998)) id C1256A7A.004B047B ; Fri, 29 Jun 2001 15:39:23 +0200 X-Lotus-FromDomain: TONO From: "Svein Korshamn" <svein.korshamn@tono.no> To: w.m.tveter@usit.uio.no Message-ID: <C1256A7A.004A1BBC.00@tono-notes.notes.tono.no> Date: Fri, 29 Jun 2001 16:00:45 +0200 Subject: Eksemplarfremstilling ifm. skifteovergang Mime-Version: 1.0 Content-type: text/plain; charset=iso-8859-1 Content-Disposition: inline Tveter, Viser til vår samtale tildligere i dag. Jeg har ikke fått vurdert spørsmålet grundig, men magefølelsen tilsier at vi ikke bør sette inn særlige ressurser på akkurat denne problematikken. Det hensynet at man her overveiende beveger seg innenfor den private sfære, sammenholdt med virksomhetens naturlig begrensede omfang leder til den konklusjon at vi ikke vil involvere oss her. Med vennlig hilsen Svein Korshamn _ Svein Korshamn, Juridisk konsulent/legal Adviser TONO - The Norwegian Performing Right Society Pb. 9171 Grønland, 0134 Oslo +47 22 05 72 00, +47 22 05 72 22 (dir.), +47 22 05 72 50 (faks)