Endelig rapport etter undersøkelse av Sør-Fron kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Sør-Fron kommune Saksnummer: 10/04829 Virksomhetens adresse: Kommunevegen 1 2647 Sør-Fron Tidsrom for undersøkelsen: 27. - 28. september 2012 Kontaktperson i kommunen: Konrad Trettengen Fra Kartverket: John Thomas Aalstad Sigurd Langeland Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Statens kartverk avdekket følgende avvik under undersøkelsen: - Kommunen sikrer ikke at tidsfristene for føring av opplysninger fra byggesaksbehandlingen blir overholdt i en del saker. - Deler av kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning er ikke oppfylt. - Det mangler søknad fra rekvirent for opprettelse av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning.
2 - Utlevering av matrikkelinformasjon skjer uten registrering av den som mottar informasjonen. Det er ikke gitt merknader ved dette tilsynet. Utarbeidet dato : 10. oktober 2012 Lars Elsrud avdelingsdirektør, Matrikkelavdelingen Anders Fekjær tilsynsansvarlig Matrikkelavdelingen
3 Innholdsfortegnelse 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Merknader 6. Gjennomføring Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Omfanget av Statens kartverk sin undersøkelse, varsel om tilsyn Dokumentunderlag for Statens kartverks undersøkelse Deltakere ved Statens kartverks undersøkelse
4 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Sør-Fron kommune i perioden 27. 28. september 2012. Undersøkelsen er en del av Statens kartverk sin planlagte aktivitet for inneværende år. 20 (22) av landets 429 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Sør-Fron kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Statens kartverk sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, vedlegg 1. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
5 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var : - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen. Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 2. 4. Avvik Følgende avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen sikrer ikke at tidsfristene for føring av opplysninger fra byggesaksbehandlingen blir overholdt i en del saker. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 60. Kommentar: Matrikkelforskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I merknaden til matrikkelforskriften 60 første ledd forklares samtidig med senest fem dager. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av statistikk fra matrikkelen og intervjuene at 5 dagers fristen for føring av bygningsinformasjon ikke overholdes i en del saker. AVVIK 2 Deler av kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning er ikke oppfylt. Avvik fra: Matrikkelloven 34, matrikkelforskriften 41. Kommentarer: Matrikkelloven 34 inneholder bestemmelser om merking og måling av grenser. Etter matrikkelforskriften 41, fjerde ledd skal det opplyses med hvilken målemetode og kvalitet koordinatbestemmelsen er gjort. Matrikkelforskriften 41, femte ledd har krav til at måle- og beregningsarbeidene skal dokumenteres i samsvar med gjeldende standarder godkjent av Statens kartverk. Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av 6 utlånte saker er det funnet mangler ved måledokumentasjon i de 5 avslutta sakene. I den ene saken som er ført i matrikkelen uten fullført oppmålingsforretning, er koordinater til nye grensepunkt tatt fra plankartet, men registrert med feil målemetode og kvalitet. For de 5 avslutta sakene gjelder følgende:
6 Rapporten for målinger og beregninger er ikke i samsvar med Standard for stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser kapittel 5.1.3. Standarden gir retningslinjer for utforming av rapporten. Denne rapporten skal blant annet dokumentere at målingene og beregningene er innenfor kravene i gjeldende standard. Resultatet av beregningen skal være vurdert og kommentert. AVVIK 3 Det mangler søknad fra rekvirent for opprettelse av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning. Avvik fra: Matrikkelloven 6, andre ledd, jf. matrikkelforskriften 25 Kommentar: Kommunen kan bare etter søknad fra rekvirent føre ny matrikkelenhet inn i matrikkelen uten oppmålingsforretning. Det skal foreligge særlige grunner. Avviket bygger på følgende observasjoner: Intervjuene og gjennomgang av utlevert sak bekrefter at kommunen ikke krever søknad fra rekvirent. AVVIK 4 Utlevering av matrikkelinformasjon skjer uten registrering av den som mottar informasjonen. Avvik fra: Matrikkelloven 30, jf. matrikkelforskriften 12. Kommentar: Utlevering av opplysninger fra matrikkelen kan bare skje til registrerte brukere etter inngått avtale med matrikkelmyndigheten eller dens representant. Krav om registrerte brukere gjelder ikke innsyn etter 11 eller utlevering etter 13. I forbindelse med registreringen skal mottakeren av informasjon være gjort kjent med at de kun skal bruke informasjonen til det formål som er angitt. Viser for øvrig til Kartverkets retningslinje for utlevering av matrikkelinformasjon 12. april 2011. Avviket bygger på følgende observasjoner: Intervjuene bekreftet at kommunen ikke foretar registrering av dem som får utlevert opplysninger fra matrikkelen. Kommunen har ikke rutiner for slik registrering. 5. Merknader Det er ikke gitt merknader ved dette tilsynet.
7 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonmøter og epostutveksling. Ved intervjuer den 27. september 2012 ble 6 personer intervjuet. Ved sluttmøte den 28. september 2012 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 3 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1 8
9
10
11
12
13
14 VEDLEGG 2 Dokumentunderlag for Statens kartverk sin undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Statens kartverks undersøkelse. Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Retningslinje for utlevering av personopplysninger fra matrikkelen, versjon 1 datert 12.4.2011. 4. Stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser versjon 3.10.2011 5. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 6.6.2012 6. Kommuneplan 7. Årsrapport for Sør-Fron kommune 2011 8. Delegasjonsreglement vedtatt 11.3.2004, videredelegering 16.2.2005 9. Organisasjonskart Sør-Fron kommune med plan- og utviklingsetaten 10. Saksmapper for 5 oppmålingsforretninger og 1 sak uten fullført oppmålingsforretning 11. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokument
15 VEDLEGG 3 Deltakere på Statens kartverk sin undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Sør-Fron kommune under åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Jan Reinert Rasmussen Rådmann X X Kjell Rønn Kommunalsjef plan og utvikling X X X Konrad Trettengen Oppmålingsansvarlig og matrikkelfører matr.enhet og adr X X X Grethe Enlid Landmåler og matrikkelfører matrikkelenhet og adresse X X X Håvard Haugen Matrikkelfører bygg, saksbeh delingssaker X X X John Arne Sundgården Saksbeh delingssaker og utlevering av nabolister X X X --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fra Statens kartverk deltok John Thomas Aalstad og Sigurd Langeland med sistnevnte som tilsynsleder.