Møteprotokoll Utvalg: Partssammensatt utvalg Indre Fosen Møtested: Møterom Nord, LIV-bygget, Vanvikan Dato: 25.10.2016 Tid: 14:00 Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Representerer Steinar Saghaug LE-H Ove Vollan RI-HØ Kurt Rønning Audgunn Nilsen Vigdis Bolås Faste medlemmer som ikke møtte: Navn Funksjon Representerer Varamedlemmer som møtte: Navn Møtte for Representerer Fra administrasjonen møtte: Navn Ola Andreas Stavne Stilling Personalsjef Rissa kommune Merknader: Tilstede: Tillitsvalgt med talerett :Marit Kvarmesbakk
Saksnr Sakstittel Lukket Saksnr. 18/2016 Ansettelse av ledere til rådmannens ledergruppe i Indre Fosen kommune Prosjektleders innstilling: Kultursjef: Kine Larsen Kimo. Som følge av at Indre Fosen kultursektor ble vedtatt etablert fra 01.08.2016 ble rekruttering av kultursjef gjennomført i juni og fellesnemnda ble orientert i møtet den 30.06.2016. Personal- og kommunikasjonssjef: Ola Andreas Stavne. Som følge av at prosjektleder hadde behov for administrativ bistand ved rekruttering av helse- og omsorgssjef og økonomisjef, ble ansettelse av personal- og kommunikasjonssjef drøftet i partssammensatt utvalg sitt møte 19.10.2016 og gjort gjeldende fra samme dato. Oppvekstsjef: Finn Yngvar Benestad Arealsjef: Siri Vannebo Leder Fosen IKT: Robert Karlsen Kommuneadvokat: Kai Terje Dretvik Helse- og omsorgssjef: Hilde Anhanger Karlsen Økonomisjef: Ørjan Dahl Partssammensatt utvalg, 25.10.2016 Behandling: Prosjektleder Vigdis Bolås orienterte om saken. 30.06.2016 gjorde fellesnemnda følgende vedtak i sak 24/2016 prinsipp for rekruttering av ledere til Indre Fosen kommune: 1. Arbeidet med rekruttering av ledere til Indre Fosen kommune følger i hovedsak prinsippene i punkt 1-5. Det understrekes at dette kun gjelder stillinger som direkte berøres av kommunesammenslåing. I særlige situasjoner kan administrasjonen ved prosjektleder videreutvikle eller justere anvendelsen av prinsippene. 2. Rekruttering av ledere til Indre Fosen kommune er forankret i administrativ styringsgruppe og partssammensatt utvalg. Administrativ styringsgruppe behandler prinsipielle utfordringer. Partssammensatt utvalg drøfter hver enkelt tilsetting. Arbeidet har fulgt vedtatte prinsipp for rekruttering av ledere til Indre Fosen kommune. Administrativ organisering ble vedtatt i slutten av september, og ut fra denne var følgende lederstillinger berørt; arealsjef, helse- og omsorgssjef, kommuneadvokat, kultursjef, leder Fosen IKT, oppvekstsjef, personalog kommunikasjonssjef og økonomisjef. Kartleggingssamtaler med berørte ledere ble gjennomført i perioden 16.09-29.09.2016 av personalsjefene for Leksvik og Rissa i fellesskap. I disse samtalene ble det kartlagt hva hver enkelt leder ønsket av stilling og rolle i Indre Fosen. Samtidig ble deres CV-er oppdatert. Det viste seg at det ble konkurranse om to av totalt åtte stillinger. Bjørn Ståle Aalberg fra Leksvik kommune og Hilde Anhanger Karlsen fra Rissa kommune var begge interessert i stillingen som helse- og omsorgssjef. Karsten Bergersen fra Leksvik kommune og Ørjan Dahl fra Rissa kommune var begge interessert i stillingen som økonomisjef.
For at rekrutteringsprosessen skulle bli så ryddig og profesjonell som mulig ble det bestemt å engasjere ekstern bistand. Etter anbefaling fra blant annet rådmannskolleger sendte prosjektleder forespørsel til tre aktuelle selskap. Et premiss var at det selskapet som skulle bli valgt ikke hadde hatt oppdrag for Leksvik kommune eller Rissa kommune tidligere. Etter en totalvurdering ble Assessit AS valgt til å gjennomføre rekrutteringen av helse- og omsorgssjef og økonomisjef. Et viktig moment for at Assessit ble valgt, var at dette selskapet har oppdrag for nye NTNU der det også rekrutteres ledere blant interne kandidater etter fusjon av NTNU og flere høgskoler. Som vurderingsgrunnlag utarbeidet prosjektleder en kravspesifikasjon for den enkelte stillingen. Kravspesifikasjonen ble sendt kandidatene og Assessit AS, samt at den ble drøftet i felles hovedtillitsvalgtmøte for Leksvik og Rissa 11.10.2016. Tillitsvalgte hadde ingen innvendinger til kravspesifikasjonen. I samme møte kom de tillitsvalgte i den enkelte kommune fram til følgende representanter i rekrutteringsprosessen: Helse- og omsorgssjef o Leksvik: Audgunn Nilsen, Fagforbundet o Rissa: Cathrine Edvardsen, Sykepleierforbundet Økonomisjef: o Leksvik: Marit Kvarmesbakk, Delta o Rissa: Kurt Rønning, Fagforbundet Rekrutteringsprosessen ble gjennomført i uke 41 og 42. De fire kandidatene har i regi av Assessit AS gjennomført personlighetstest, dybdeintervju med gjennomgang av personlighetstest. Fredag 21.10.2016 ble jobbsimulering med intervju gjennomført for alle fire kandidatene. Prosessen ble ledet av to konsulenter fra Assessit AS, samt at prosjektleder, tillitsvalgte fra Leksvik og Rissa og personal- og kommunikasjonssjef var tilstede. På bakgrunn av prosessen utarbeidet Assessit AS en skriftlig vurdering av den enkelte kandidat som ble sendt til prosjektleder og personal- og kommunikasjonssjef mandag 24.10.2016. På formiddagen mandag 24.10.2016 hadde personal- og kommunikasjonssjef felles telefonmøte med de tillitsvalgte som var involvert i den enkelte ansettelse. Tilbakemeldingen var at det hadde vært en ryddig og grundig prosess som var utført av Assessit AS. De tillitsvalgte kom i tillegg med sin vurdering av kandidatene. På ettermiddagen mandag 24.10.2016 hadde prosjektleder og personal- og kommunikasjonssjef telefonmøte med Assessit AS hvor deres vurdering av kandidatene ble gjennomgått. Med utgangspunkt i Assessit AS sin vurdering har prosjektleder kommet til følgende innstilling: Helse- og omsorgssjef: Hilde Anhanger Karlsen Økonomisjef: Ørjan Dahl I tråd med prinsippene for rekruttering av ledere i Indre Fosen kommune vil Bjørn Ståle Aalberg og Karsten Bergersen bli tilbudt annet passende arbeid i organisasjonen. Drøfting i PSU: Ordfører i Leksvik, Steinar Saghaug, synes det er synd at det ikke er innstilt noen ledere fra Leksvik til ledergruppa for Indre Fosen. Han legger vekt på at prosessen høres profesjonell og ryddig ut, og han har tillit til arbeidet og vurderingen som er gjort. Samtidig er han klar på at det er prosjektleder som har ansvaret for ansettelse av ledergruppe. Hovedtillitsvalgt for Fagforbundet i Leksvik, Audgunn Nilsen, synes også at det er synd at det ikke er funnet plass til noen ledere fra Leksvik. Hun mener også, ut fra deltakelsen i prosessen, at Assessit har gjort en grundig og ryddig jobb. Når resultatet blir slik, er det viktig å påpeke at vi framover må være spesielt bevisst på hvordan Leksvik sin kultur og identitet ivaretas i sammenslåingsprosessen.
Hovedtillitsvalgt for Fagforbundet i Rissa, Kurt Rønning, opplever at det har vært en ryddig prosess og at det er utarbeidet et godt beslutningsgrunnlag. Hovedtillitsvalgt for Delta i Leksvik, Marit Kvarmesbakk, gir uttrykk for at hun hadde ønsket at det ble med ledere fra Leksvik i ledergruppa for Indre Fosen kommune, samtidig støtter hun prosjektleders innstilling ut fra hennes deltakelse i prosessen og det beslutningsgrunnlaget som foreligger. Ordfører i Rissa, Ove Vollan, hadde også ønsket at det hadde blitt en fordeling mellom Leksvik og Rissa, men uttrykker at det er de som er best kvalifisert ut fra kompetanse og egenskaper som må bli tilbudt disse stillingene som blir særdeles viktig for å nå målene som er satt for Indre Fosen kommune. Informasjon fra prosjektleder: Protokollen for dette møtet i PSU, skal som tidligere protokoller legges ut offentlig når den er ferdig skrevet av sekretær (som i kommunestyret, formannskap og utvalg / komiteer). Protokollen bør skrives underveis i møtet og synliggjøres på skjerm slik at alle deltakere ser hva som protokollføres. Det er viktig at protokollene legges ut offentlig så snart det er mulig, til informasjon for alle. Det må legges inn rutine på at protokollen godkjennes i utvalgets neste møte.